KD-HBWR-2012-10.I Beredskapsplan Desember 2012
IF Tilgjengelighet Äpen unntatt enkelte Vedlegg til Administrativtvedtak 081 IFE/adm-vedtak-081 Rapporttittel Beredskapsplan for Institutt for energiteknikks Strategiske ledelse (nivå 1) Sammendrag Antall sider Planen 7 sider + Appendiks l8 sider Distribusjon Denne beredskapsplanen for IFEs Strategiske ledelse (nivå 1), er vedlegg til og bygger på administrativt vedtak 081 - Instituttets beredskapsorganisasj on. B eredskapsplanen beskriver: organisering, ansvar. Beredskapsplanen trer i kraft ved alvorlige hendelser eller uhell ved IFE. Beredskapsplanen for nivå 1 kan tre i kraft ved situasjoner knyttet til fysisk beskyttelse av IFEs virksomhet og anlegg, tyveri, sabotasje eller terrorhandlinger. Adm.direktør Daglig leder Halden Forskningsdirektører Sektordirektører Informasjonssjef HR-direktør Seksjonsleder Personal (Halden) Sikkerhetssjef Strålevernssjefer Avdelingssjefer Nivå 1 skal alltid etableres når nivå 2 etableres. Nivå I kan etableres ved hendelser, uhell eller kriser der nivå 2 ikke settes, men som kan medføre sterk medieinteresse og dermed utløse en informasj onskri se. D ette omtal e s som informasj onsbered skap. Atle Valseth,/,o -')o/l Fridtjov Øvne Eva S. Dugstad Sf,, -h,tz 2-1rc-Zo
2 Innholdsfortegnelse 1 Introduksjon 3 2 Organisering av nivå 1 3 2.1 Beredskapsledelse... 3 2.2 Informasjon... 3 2.3 Pårørende og personal... 4 3 Ansvar 4 3.1 Varsling... 4 3.2 Drift av nivå 1... 5 3.2.1 Dokumentasjon... 5 3.2.2 Forholdet mellom nivå 1 og nivå 2 2... 5 3.3 Informasjon... 6 3.4 Pårørende og personal 2... 7 Appendiks 1 Kommunikasjon 8 Appendiks 2 Konsekvensvurderinger av kunderelasjoner 10 Appendiks 3 Retningslinjer for mediekontakt for ledere ved IFE 11 Appendiks 4: Momenter for god mediekontakt 12 Appendiks 5: Standard pressemelding 13 Appendiks 6: IFEs Informasjonsgruppe (UNNTATT FRA OFFENTLIGHET) 14 Appendiks 7: Krisekommunikasjonsansvarlige på IFE (UNNTATT FRA OFFENTLIGHET) 15 Appendiks 8 Varslingslister (UNNTATT FRA OFFENTLIGHET) 16 Appendiks 9 Prosedyre for etablering av infrastruktur i nivå 1 (UNNTATT FRA OFFENTLIGHET) 20 Appendiks 10 Prosedyre for etablering av infrastruktur i kommunikasjonssekretariat 21 Appendiks 11 Prosedyre for etablering av infrastruktur i pårørendesekretariat (UNNTATT FRA OFFENTLIGHET) 22 Appendiks 12 Funksjonskort for nivå 1 (UNNTATT FRA OFFENTLIGHET) 23
3 1 Introduksjon Denne beredskapsplanen for IFEs Strategiske ledelse (nivå 1 1 ), er et vedlegg til og bygger på administrativt vedtak 081 - Instituttets beredskapsorganisasjon. Beredskapsplanen beskriver i detalj organisering og ansvar. 2 Organisering av nivå 1 Beredskapsplanen for nivå 1 trer i kraft ved: alvorlige hendelser eller uhell ved IFE. situasjoner knyttet til fysisk beskyttelse o av IFEs virksomhet og anlegg, o tyveri, sabotasje eller terrorhandlinger. informasjonsberedskap - i situasjoner hvor nivåene 2 og 3 ikke etableres o hendelser, uhell eller kriser som kan medføre sterk medieinteresse og dermed utløse en informasjonskrise. 2.1 Beredskapsledelse Nivå 1 ledes av den av de tilstedeværende som er nevnt først på listen under, heretter omtalt som beredskapsleder: Funksjonskort for beredskapsleder finnes i Appendiks 12. Nivå 1 Adm. direktør Daglig leder i Halden Relevant forskningsdirektør Informasjonssjef HR-direktør Seksjonsleder Personal i Halden Informasjonsberedskap Adm. direktør Sikkerhetssjef Daglig leder i Halden Relevant forskningsdirektør Informasjonssjef Relevant avdelingssjef 2.2 Informasjon Den av de tilstedeværende som er nevnt først på listen under er informasjonsleder: 1 Nivå 1 skal alltid etableres når Nivå 2 etableres. Se administrativt vedtak 081
Informasjonssjef 4 Relevant forskningsdirektør Informasjonsleder rapporterer til beredskapsleder. Beredskapsleder utpeker en informasjonsleder hvis ingen av de ovennevnte er tilgjengelige. Funksjonskort for informasjonsleder finnes i Appendiks 12. 2.3 Pårørende og personal 2 Den av de tilstedeværende som er nevnt først på listen under er personalansvarlig. HR-direktør Seksjonsleder personal i Halden Relevant avdelingssjef Personalansvarlig rapporterer til beredskapsleder. Beredskapsleder utpeker en personalansvarlig dersom ingen av de ovennevnte er tilgjengelige. Funksjonskort for personalansvarlig finnes i Appendiks 12. 3 Ansvar 3.1 Varsling Varslingslister finnes i Appendiks 8. Beredskapsleder varsles av nivå 2. Beredskapsleder skal: straks varsle medlemmer av nivå 1, sørge for rask, effektiv og korrekt varsling i henhold til varslingslistene 3, bl.a.: o styreleder, o politiske myndigheter, o IFEs naboer 4, o sentrale kunder og samarbeidspartnere, sørge for at varsel loggføres 2 Gjelder ikke ved informasjonsberedskap 3 Nivå 2 varsler og holder kontakt med fagmyndighetene, f.eks. Politiet og Statens strålevern 4 Med naboer menes privatpersoner i IFEs nærområde. Bedrifter og institusjoner varsles fra nivå 2
5 Beredskapsleder kan utpeke en varslingsansvarlig som koordinerer og gjennomfører varslingen. 3.2 Drift av nivå 1 Beredskapsleder: skal sørge for å etablere nivå 1 s beredskapslokaler så raskt som mulige, jf. Appendiks 9 er ansvarlig for alt arbeid i og beslutninger fattet av nivå 1, og for å følge opp status jevnlig, er ansvarlig for at alle nivå 1s funksjoner bemannes forsvarlig (om nødvendig døgnkontinuerlig). kan pålegge forsknings- og sektordirektører å avgi personell til beredskapsorganisasjonen, skal utpeke en stedfortreder, fordele funksjoner som skal fylles av nivå 1 og selv utføre oppgaver som ikke er fordelt til andre medlemmer av nivå 1, skal gjennomføre vurderinger av hvilke konsekvenser en hendelse kan ha for relasjoner til bevilgende myndigheter, kunder og samarbeidspartnere, jf. Appendiks 2. 3.2.1 Dokumentasjon Beredskapsleder skal: utpeke en loggfører som skal: o føre loggen, som et minimum skal loggen inneholde informasjon om varslinger, aksjoner og beslutninger tatt, og anbefalinger gitt av nivå 1. o sørge for å ivareta kontinuitet i loggføringen, også ved bortfall av elektronisk logg, o sørge for at alle meldinger, dokumentasjon og informasjon arkiveres på en systematisk måte under beredskapssituasjonen. Dette kan også utføres av en annen person som beredskapsleder utpeker. 3.2.2 Forholdet mellom nivå 1 og nivå 2 2 Nivå 2 skal koordinere og gjennomføre konsekvensreduserende tiltak på IFE for å beskytte helse, miljø og materielle verdier, og videre gi råd om konsekvensreduserende tiltak utenfor IFEs område. beredskapsleder skal informere nivå 2, blant annet gjennom loggen, om samtaler med fagmyndigheter.
6 nivå 2 skal ha kopi av skriftlige meldinger nivå 1 sender ut, og visa versa. leder av nivå 2 skal sørge for at beredskapsleder oppdateres med hensyn til status for uhellet og arbeidet i nivå 2, både ved hjelp av loggen og statusmøter. 3.3 Informasjon Informasjonsleder skal organisere informasjonsarbeidet hensiktsmessig. utarbeide forslag til: o pressemeldinger (som skal forelegges nivå 2 for kommentar før de sendes ut), den første innen 45 minutter etter at nivå 1 er etablert, og videre koordinere pressemeldinger med politi og eventuelt andre myndigheter o meldinger til intra- og internett på IFE, o meldinger til lokale og sentrale politikere, o meldinger til kunder og samarbeidspartnere kalle inn og gjennomføre pressekonferanser. Pressekonferanser skal koordineres med politi og eventuelt andre myndigheter. Beredskapsleder leder pressekonferanser fra IFEs side. sørge for at eventuelt et pressesenter er klart skilt fra et pårørendesenteret, kontrollere at varsling er foretatt ut fra oppsatte lister, så tidlig som mulig kartlegge og kommunisere til beredskapsleder i hvilken grad den aktuelle hendelsen har påvirket ansatte ved IFE, deres pårørende eller befolkningen i nærområdet, i samråd med beredskapsleder, kalle inn annet personell ved behov, kartlegge mediebildet, opplyse på IFEs websider om hvordan og av hvem informasjon om beredskapssituasjonen vil bli gitt, opprette et kommunikasjonssekretariat som skal o sende ut og motta eksterne og interne meldinger o videreformidle interne og eksterne henvendelser; i. telefoniske henvendelser skal ikke settes direkte inn til nivå 1 uten at dette er forhåndsklarert med beredskapsleder og ii. henvendelser fra fagmyndigheter settes over til nivå 2
7 o holde kommunikasjonsprotokollen oppdatert; 3.4 Pårørende og personal 2 Personalansvarlig skal: Kommunikasjonsprotokollen skal inneholde oversikt over innkommende og utgående meldinger, tidspunkt, til/fra hvem meldingen er og kort om meldingens innhold. samarbeide med Politi når det er behov for varsling av pårørende til omkomne eller skadde. Dette er Politiets ansvar, men de vil etter alt å dømme ønske støtte fra IFE i den sammenheng. så tidlig som mulig informere beredskapsleder om skader på ansatte, besøkende, innleid personell enten på IFE eller ved samlokaliserte bedrifter på IFEs område 5, og hvilken kontakt det har vært med pårørende av IFE ansatte, o vil motta fra nivå 2 oppdaterte lister over personer inne på IFEs område o holde seg oppdatert om de(n) skaddes tilstand, opprette et pårørendesekretariat som skal o holde kontakt med pårørende, o videreformidle interne og eksterne henvendelser (telefoniske henvendelser skal ikke settes direkte inn til nivå 1 uten at dette er forhåndsklarert med beredskapsleder), o føre pårørendeprotokollen, som minimum skal inneholde informasjon over hvem det har vært kontakt med og om hva, samt når kontakten var. etablere og operere et pårørendesenter, dersom beredskapsleder vurderer at det er behov for å etablere et slikt. Senteret kan etableres i samarbeid med aktuell kommune. Det skal være et klart skille mellom pressesenter og pårørendesenter, sørge for at administrativt vedtak 086, «Sjekkliste til bruk hvis en kollega utsettes for en alvorlig hendelse» følges. Personalansvarlig overtar avdelingssjefens ansvar dersom verken avdelingssjef eller stedfortredende avdelingssjef er tilgjengelig. 5 På Kjeller utarbeider avdelingssjef Miljø- og strålevern oversikt over personer på IFEs område. I Halden utarbeider driftssjef Haldenreaktoren oversikt over personer på reaktoranlegget, mens avdelingssjef administrative tjenester og fellesfunksjoner utarbeider oversikt over personer i Os Allé 5 og 7.