MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I FOLLDAL KOMMUNE

MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I FOLLDAL KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører (jf Kommunelovens 31) MØTEDATO: Tirsdag 24. november 2015 KL.: 12:00 STED: Møterom kommunestyresalen i Folldal kommunehus SAKSLISTE Det vil bli gitt en kort innføring til nye kontrollutvalgsmedlemmer. Presentasjon av sekretariat og revisjon Kort gjennomgang av kontrollutvalgets viktigste oppgaver Varamedlemmer inviteres for å delta på møtets første del. SAK NR. INNHOLD 25/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling 26/2015 Møteprotokoll i fra møte 15.09.15 til orientering 27/2015 Oppfølgingssaker 28/2015 Årsplan og møteplan for 2016 29/2015 Orienteringssaker 30/2015 Eventuelt Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Os i Ø. 12. november 2015 For Kollbjørn Kjøllmoen, leder i kontrollutvalget Torill Bakken Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS Kopi sendt: Ordfører i Folldal kommune Revisjon Fjell IKS Ekspedisjonen for gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.: 908 15 168 e-post: tb@kontrollutvalgfjell.no

MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 24.11.15 25/2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 25/15 Kontrollutvalget 24.11.15 Godkjenning av saksliste og innkalling Saksdokumenter: - Saksliste til møte 24.11.15 Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er satt opp i samråd med leder. Sekretariatets forslag til vedtak: Saksliste og innkalling til møte 24.11.15 godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr.25/2015

MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 24.11.15 26/2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 26/15 Kontrollutvalget 24.11.15 Møteprotokoll fra møte 15.09.15 til orientering Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte 15.09.15 (vedlagt) Saksframlegg: Vedlagt følger møteprotokoll i fra forrige møte til orientering. Protokollen ble godkjent etter møtet. Sekretariatets forslag til vedtak: Møteprotokoll fra møte 15.09.15 tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr.26/2015

vedlegg

vedlegg

vedlegg

vedlegg

MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 24.11.15 27/15 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 27/15 Kontrollutvalget 24.11.15 Oppfølgingsoversikt Saksdokumenter: - Kontrollutvalgssaker til oppfølging. Liste lagt frem for det "gamle" kontrollutvalget i møte 15.09.15. Til orientering og oppfølging i kontrollutvalget Saksframlegg: Saken legge frem for drøfting og oppfølging/supplering i kontrollutvalget. Oppfølgingslisten bør gjennomgås og suppleres ved behov. Sekretariatets forslag til vedtak: Oppfølgingsliste for kontrollutvalget 2015-2016 vedtas. Oppfølgingslisten rulleres årlig. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 27/2015

Kontrollutvalgets oppfølgingsliste 2015-2016 for Folldal kommune Saksnr. Sak vedrørende: Ansvarlig Merknader / Tiltak Status Opplæring KU- info på møte november 2015. Utdeling av permer. Påmelding til regionalt kurs Sekr. forbereder Permer og innholdsfortegnelse + div. info til Under arbeid permen utleveres i møtet 13/2015 Forvaltningsrevisjon 2015 om "Arbeid med etikk i Folldal" Revisor Behandles av nytt utvalg når den foreligger Prosjektbeskrivelse behandlet i møte 15.09.15 Oversikt over gjennomførte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller Møteplan 2015 Sekr Sekr. forbereder Legges frem sammen med dette dokumentet. Ajourføres ev. til nytt utvalg Møtet nytt utvalg november 2015 Siste møte gammelt utvalg. Første møte nytt utvalg Revisors uavhengighet Revisor Fremlegges når den foreligger fra revisor KU-sak -første møte 2016 vedlegg Årsmelding for KU 2015 Årsplan for kontrollutvalget 2016 Bestille overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Bestille overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekr. forbereder Sekr. forbereder Sekr forb., KU vedtar Sekr forb., KU vedtar Sak i første møte 2016 KU-sak møte 1/2016 KU har tidligere ikke utarbeidet egen årsplan. Nytt KU bes vurdere om dette er hensiktsmessig Nytt kontrollutvalg må bestille overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Nytt kontrollutvalg må bestille overordnet analyse og plan for selskapskontroll KU-sak møte 1/2016 (?) Møte 1. halvår 2016 Møte 1. halvår 2016 Kontrollrapport skatt 27/2014 Samordning av tilsyn mellom kontrollutvalgene og 06/2015 fylkesmannen 11/2015 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger/ representantskapsmøter der det er anledning Kontrollutvalgets deltakelse på NKRFs Kontrollutvalgskonferanse februar 2016 Skatte-etaten Saken behandles når rapport foreligger. Skal behandles i kommunestyret, jf. KUvedtak i sak 14/2011 Sekr/KU Følges opp etter avviklet møte med FM i Hedmark. Sekr. Sekr. Sekretariatet informerer så snart man har mottatt innkallinger til disse, og purrer ev. på de selskaper som ikke oversender innkalling. Sekretaritet distribuerer invitasjonen når den foreligger (ev. på møte 24.11.15) Saken behandles når den foreligger FM i Hedmark har tillyst et møte med sekretariatene h2015. Møte med kontrollutvalgene bør avholdes i 2016. Fortløpende 1. halvår 2016 Medlemmene av nytt KU bes vurdere deltakelse Stein Dølmo Side 1 11.11.2015

MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 24.11.15 28/2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 28/15 Kontrollutvalget 24.11.15 Årsplan og møteplan for 2016 Saksdokumenter: - Utkast til årsplan Saksopplysninger: Møter i kontrollutvalget holdes på de tidspunkt som er vedtatt av kontrollutvalget selv, eller når kontrollutvalgets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold Kommuneloven 31. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører og kommunens oppdragsansvarlige revisor. Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. Ordfører har møte- og talerett. Saksvurdering: For å kunne planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Kontrollutvalgets møter har i 2015 vært holdt i Folldal kommunehus, Kommunestyresalen. For samtlige eierkommuner i Kontrollutvalg Fjell IKS legges det i 2016 opp til fem ordinære møter i året, og for Folldal kontrollutvalg foreslås tre i første halvår og to i siste halvår. Enkelte år har det vært behov for ett møte utenom oppsatt møteplan. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret, samt formannskapets behandling av regnskap for 2015. Møteplan 2016 for andre politiske utvalg er ikke vedtatt. Det kan derfor bli nødvendig å foreta endringer i kontrollutvalgets planlagte møte i mai hvor regnskapet skal behandles. Sekretariatet har satt opp noen datoer der vi, så langt det har vært mulig, koordinerer i forhold til avvikling av møter i andre kontrollutvalg, da både sekretær og Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr.28/2015

MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- oppdragsansvarlig revisor har ansvar for flere kommuner. Utvalget må avklare hva som passer best, herunder når møtene skal starte. Kontrollutvalget må vurdere oppsatte dager ut fra de enkelte medlemmers øvrige aktivitet. Utvalget kan i møtet, eller løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Møtedato i forhold til behandling av uttalelsen til regnskap 2015 for Folldal kommune må tilpasses, slik at formannskapet får kontrollutvalgets uttalelse før de lager sin innstilling til kommunestyret. Sekretariatets forslag til vedtak: Sekretariatet legger saken fram for avgjørelse i kontrollutvalget med slik tilrådning for møter i 2016: Møtene starter kl 13:00 Møtestedet er fortrinnsvis Folldal kommunehus Møtedatoene er: o Onsdag 20.01.16 o Onsdag 16.03.16 o Onsdag 11.05.16 o Onsdag 14.09.16 o Onsdag 16.11.16 Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr.28/2015

Folldal kommune Kontrollutvalget vedlegg Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 24. november 2015, Sak 28/15

vedlegg INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL... 3 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVARS OGARBEIDSOMRÅDE... 3 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET... 4 2.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET... 4 2.2 REGNSKAPSREVISJON... 4 2.3 FORVALTNINGSREVISJON... 4 2.4 SELSKAPSKONTROLL... 4 2.5 ANDRE OPPGAVER... 4 2.5.2 BEFARING/BESØK... 5 2.5.3 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE... 5 2.5.4 BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET... 5 2.5.5 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM... 5 2.5.6 OPPFØLGING MED REVISORS ARBEID... 5 2.5.7 OPPFØLGING AV SAKER... 5 2.5.8 RAPPORTERING... 5 2.5.9 ANNET... 6 3 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2016... 6 4 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2016... 6 VEDLEGG - MØTEPLAN... 7 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 2 AV 7

vedlegg INNLEDNING Kommunestyret skal etter kommuneloven påse at kommunens virksomhet skjer innenfor rammene av lovverket og egne vedtak. Kommunestyret kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kan omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret har også ansvaret for at de kommunale regnskaper blir revidert på betryggende måte. For å gjennomføre disse kontrolloppgavene skal kommunestyret velge et kontrollutvalg. Jfr. kommunelovens (koml.) 76 og 77. Den delen av den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med kommunens internkontroll. Kommunens internkontroll er rådmannens ansvar. 1 KONTROLLUTVALGET Kommunestyret valgte i møtet den 29.10.15 et kontrollutvalg bestående av 5 faste medlemmer og 5 varamedlemmer i prioritert rekkefølge for perioden 2015 2019. Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Partigr. Funksjon Navn Kollbjørn Kjøllmoen Sp Leder Sp Bård H. Lohn Rolf Ulsletten Ap Nestleder Ap Liv Jorunn Bekken Kari Brun Moen Sl Medlem Sl Odd Hallgeir Øien Kollbjørn Kjøllmoen sitter i kommunestyret. 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgets arbeid er regulert av: Kommunelovens (KL) 76 til 80 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kommunestyret kan i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsette eget reglement for kontrollutvalget som vil kunne gi nærmere regler for kontrollutvalget. 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVARS OGARBEIDSOMRÅDE Kontrollutvalget er valgt for å ivareta kommunestyrets kontroll- og tilsynsansvar. Med unntak for kommunestyret selv, skal kontrollutvalget føre tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen - inklusive de øvrige folkevalgte organer. Kontrollutvalgets arbeidsområde er derfor altomfattende. En viktig del av kontrollutvalgets ansvar vil være å påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon), og at det blir ført kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollutvalget skal videre påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger knyttet til hvorvidt norsk lov og politiske vedtak etterleves, samt systematiske vurderinger av forvaltningens effektivitet, produktivitet og måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). I tillegg skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (selskapskontroll). KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 3 AV 7

vedlegg Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer fattet i samsvar med delegert myndighet. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 2.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Møtene i kontrollutvalget er åpne. Møtene vil være lukket i saker/orienteringer der lov- og regelverk hjemler taushetsplikt og lukket dør. Kommunens ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Det legges opp til 5 møter i 2016, se vedlegg. 2.2 REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder Kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av loven og god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget skal følge opp eventuelle merknader og påpekninger fra revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunestyret vedrørende kommunens årsregnskap og årsmelding før formannskapet avgir sin innstilling. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Det tas sikte på at planarbeidet igangsettes med et bestillingssvedtak i første møte i 2016. 2.4 SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Planen skal være basert på en overordnet analyse. Det tas sikte på at planarbeidet igangsettes med et bestillingssvedtak i første møte i 2016. 2.5 ANDRE OPPGAVER Kontrollutvalget kan til enhver tid ta opp saker som ligger innenfor dets ansvars- og kompetanseområde. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 4 AV 7

2.5.2 BEFARING/BESØK vedlegg For å bli kjent med den kommunale forvaltningen, og for at ansatte i kommunen skal bli kjent med kontrollutvalget, kan utvalget besøke ulike kommunale virksomheter. Dette kan også inkludere kommunale foretak og selskap. Flere kontrollutvalg har etablert en slik praksis. Det er ikke tidligere gjennomført i Folldal, men dersom utvalget ønsker å etablere en fast praksis med virksomhetsbesøk, bør det utarbeides en prosedyre for slike besøk. 2.5.3 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jfr. KL 77.7. Ved behov for ytterligere saksopplysninger, kan kontrollutvalget også innkalle administrasjonssjefen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Administrativ ledelse bør normalt være til stedet ved kontrollutvalgets møte når regnskap og årsberetning for foregående år skal behandles. 2.5.4 BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på bestillinger fra kommunestyret mht. saker og prosjekter kommunestyret ønsker at kontrollutvalget skal følge spesielt opp. 2.5.5 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollutvalget kan ta imot henvendelser fra publikum, men kontrollutvalget er imidlertid ikke et klageorgan og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken form og grad henvendelser fra publikum skal følges opp. 2.5.6 OPPFØLGING MED REVISORS ARBEID Kontrollutvalget er pålagt å holde seg orientert om revisors arbeid, og skal bl.a. påse revisjonsarbeidet utføres i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Denne oppgaven blir ivaretatt med jevnlige orienteringer fra revisor. Oppgaven ivaretas også ved behandling av uavhengighetserklæringer og kvalitetsrapporter i fra NKRF. Revisor er, med svært få unntak, alltid tilstede i utvalgets møter. 2.5.7 OPPFØLGING AV SAKER Det ligger bl.a. til kontrollutvalget å føre tilsyn med at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Kontrollutvalget vil en gang i året gå gjennom oppfølgingen av egne saker. 2.5.8 RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til kommunestyret om sin virksomhet. Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller videresendes Kommunestyret til endelig behandling. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 5 AV 7

2.5.9 ANNET vedlegg Det er viktig at kontrollutvalget er gitt ressurser til å kunne holde seg oppdatert på sine arbeidsområder og med det kunne delta på kurs og konferanser som arrangeres både lokalt og nasjonalt. Følgende konferanser bør vurderes: 3. - 4. februar 2016 NKRF s kontrollutvalgskonferanse. (Gardermoen) 7.-8. juni 2016 Forum For Kontroll og Tilsyn arrangerer kontrollutvalgskonferanse. (Gardermoen) 3 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2016 Kontrollutvalget har utarbeidet forslag til samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet, jf. sak 33/15. Kontrollutvalgets egen aktivitet, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester inngår i budsjettet. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. 4 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2016 Se vedlegget for kontrollutvalgets møteplan. Denne gir en oversikt over behandling av faste saker. Kontrollutvalget forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller av andre årsaker. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 6 AV 7

VEDLEGG - MØTEPLAN vedlegg Temaer til behandling 201 20.jan 16.mars 11.mai 14.sep 16.nov Bestilling av overordnet analyse Plan for x forvaltningsrevisjon Bestilling av overordnet analyse Plan for selskapskontroll x Gjennomgang av oppfølgingssaker x Uavhengighetserklæring i fra revisjonen x Status revisjonsarbeidet, orientering fra revisjonen x Kontrollutvalgets årsmelding 2015 x Folkevalgtopplæring for nyvalgt kontrollutvalg Økonomi Planlagte orienteringer fra administrasjonen x Uttalelsene til årsregnskap/årsmelding 2015 Plan for forvaltningsrevisjon Plan for selskapskontroll Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2017 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet 2017 Andre orienteringer fra administrasjonen Andre saker x x x x x

MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 24.11.15 29/2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 29/15 Kontrollutvalget 24.11.15 Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget: Orienteringssak 1 Artikkel i Kommunal Rapport 7/9-15: "En folkevalgt kan ikke instrueres" Orienteringssak 2 Kronikk i Kommunerevisoren 6/15: "Tillit til lokaldemokratiet" Orienteringssak 3 Kontrollutvalgskonferansen 2016: NKRF inviterer til Kontrollutvalgskonferanse 3. - 4. februar 2016. Programmet vill bli utsendt til utvalgsmedlemmene så snart det foreligger. Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr.29/2015

Bernt svarer: En folkevalgt kan ikke instrueres En folkevalgt kan ikke instrueres, heller ikke om hva han eller hun forteller eller uttaler til media eller andre, verken av administrasjonen eller av kommunestyret eller annet folkevalgt organ, forteller jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Kommunal Rapport 7.9 2015 15:23 Kan et kommunestyre vedta retningslinjer om hva de folkevalgte kan eller bør uttale seg om? Bakgrunnen for spørsmålet er at det under Arendalsuka kom det fram at en rekke kommuner i Agder bryter loven, ved at kommunestyrene har vedtatt reglementer som pålegger folkevalgte taushetsplikt om alle opplysninger som framkommer bak lukkete dører. Bernt svarer Her er vi inne i en jungel av ulike teknikker for å sette grenser for hva de folkevalgte forteller og sier i det offentlige rom. Utgangspunktet er her at vervet som folkevalgt er et personlig tillitsverv, og at det er en sak mellom den folkevalgte og dem som har valgt ham eller henne, hvordan vervet utføres. Det betyr at en folkevalgt ikke kan instrueres, heller ikke om hva han eller hun forteller eller uttaler til media eller andre, verken av administrasjonen eller av kommunestyret eller annet folkevalgt organ. Den folkevalgte har bare taushetsplikt plikt til å unnlate og fortelle og ellers sørge for å holde skjult, så langt slik taushetsplikt er fastsatt i lov. Slik taushetsplikt har de folkevalgte i praksis bare der det er tale om konkrete opplysninger som går inn under bestemmelsen i forvaltningsloven 13; det vil si enten forretningshemmeligheter for privatpersoner som andre vil kunne utnytte i konkurranse med vedkommende, eller personlige forhold noe som må forstås som forhold av privat karakter, og ikke opplysninger om hvordan kommunale saksbehandlere og tjenesteytere utfører sine arbeidsoppgaver. Det at et møte i et folkevalgt organ holdes for lukkete dører, kan ikke skape taushetsplikt. Det kan være gode grunner for at man ikke bør referere alt som har kommet fram i et slikt møte, men dette er det i siste instans opp til den enkelte folkevalgte å vurdere. Reglementer som forbyr å opplyse om hva som er sagt og gjort i et lukket møte, vil derfor være klart ulovlige. Også generelle retningslinjer e.l. som sier at man ikke bør eller skal gi slike opplysninger, er svært problematiske, både fordi de lett kan bli oppfattet som rettslig bindende, noe de ikke er, og fordi gir uttrykk for en uheldig holdning til spørsmålet om åpenhet om politiske prosesser og grunnlaget for disse. Hvis man er tydelig på at det ikke er tale om utvidelse av taushetsplikten utover det som er fastsatt i forvaltningsloven 13, må ordfører eller rådmann i forbindelse med behandlingen av en konkret sak, kunne anmode de folkevalgte om å bevare taushet om visse forhold som knytter seg f.eks. til en forhandlingssituasjon eller en pågående utredning, så lenge forhandlingene eller utredningen pågår. Men i siste instans er det enkelte folkevalgtes ansvar å vurdere om det er riktig å bevare hemmelighold om dette, eller om velgerne bør informeres som hva som foregår. Her har vi i det hele tatt å gjøre med et mangehodet troll som synes å gro nye hoder raskere enn Sivilombudsmannen klarer å kutte dem av, i alle fall så lenge vi har en vedlegg 22

vedlegg del kommuner som er mer opptatt av arbeidsro enn av demokrati, og som lager ulovlige eller tvetydige reglementer uten å risikere annet enn kritikk fra pressen og Sivilombudsmannen. Heldigvis er det mange kommuner og politikere som har forstått hvor skadelig en slik lukkethetskultur kan være for kommunaldemokratiet, men når det kniper, ser vi dessverre stadig at velmenende folkevalgte og rådmenn bygger opp en vognborg av skranker mot innsyn i prosesser og grunnlaget for de vedtak som treffes, slik vi så ved Stortingets famøse hastevedtak om en egen lovbestemmelse om unntak fra innsynsrett etter offentlighetsloven for dokumenter framlagt for byrådene i forberedende byråd, der disse bestemmer seg hvordan og på hvilket grunnlag de vil legge fram saker til formell behandling i ordinært byrådsmøte. 23

vedlegg

MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB 24.11.15 30/15 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 30/15 Kontrollutvalget 24.11.15 Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget i Folldal kommune Sak nr. 30/2015