Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn Kommunal beredskapsplikt Gjemnes kommune Tilsynsdato: 29.04.2015 Rapportdato: 18.06.2015
Innhald 1 BAKGRUNN OG GJENNOMFØRING... 3 1.1 FØREMÅL OG HEIMELSGRUNNLAG... 3 1.2 PÅLEGG OM GJENNOMFØRING... 3 1.3 TILSYNSTEMA... 3 1.4 GRUNNLAGSDOKUMENTASJON... 4 1.5 GJENNOMFØRING... 5 2 HOVUDINNTRYKK... 6 3 RESULTAT FRÅ TILSYNET... 7 3.1 AVVIK... 7 3.2 MERKNADER... 9 4 VIDARE OPPFØLGING... 10 Side 2 av 10
1 Bakgrunn og gjennomføring Tabellen nedanfor oppsummerer nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar. Tidspunkt for tilsynet: Adressa til kommunen: 02.03.2015 (formøte) 29.03.2015 (tilsyn) Rådhuset, 6631 Batnfjordsøra Kommunenummer: 1557 Kontaktperson i kommunen: Fylkesmannen sitt tilsynslag: Tilsynsrapporten er skriven av: Tilsynsrapporten er godkjent av: Alf Høgset Ketil Matvik Foldal (tilsynsleiar) Atle Morsund Atle Morsund Helge Mogstad Førebels tilsynsrapport sendt: 13.05.2015 Endeleg tilsynsrapport sendt: 18.06.2015 Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: 01.09.2015 1.1 Føremål og heimelsgrunnlag Føremålet med tilsynet er å sjå til om Gjemnes kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet er gjennomført med heimel i 29 i sivilbeskyttelseslova og 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt. 1.2 Pålegg om gjennomføring I Justis- og beredskapsdepartementet sitt embetsoppdrag til fylkesmennene er det fastsett at fylkesmannen skal føre tilsyn med kommunane sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Tilsyna skal gjennomførast i samsvar med DSB sin tilsynsrettleiar, og det skal førast tilsyn med den einskilde kommune minimum kvart fjerde år. 1.3 Tilsynstema I møte mellom DSB og fylkesmennene i mars 2015 presiserte DSB at alle krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt skal vurderast under tilsyna i 2015 Side 3 av 10
1.4 Grunnlagsdokumentasjon Desse dokumenta vart sende frå kommunen til fylkesmannen før tilsynet: Nr. Dokument Datering 1. Gjemnes kommune ROS 1999 20.12.1999 2. ROS-analyse brann for Gjemnes kommune m/vedlegg Ikkje datert 3. Referat nr. 1 Arbeidsgruppa for risiko og sårbarhetsanalyse 30.08.2013 4. ROS-analyse prosjektgruppe vedtak i formaskapssak 23/13 05.03.2013 5. Innkalling til møte kommunal beredskap måndag 26.06.2013 19.06.2013 6. Referat møte prosjekt ROS for kommuner 25.02.13 25.02.2013 7. Referat ROS i kommunene. Møte 2, 13.03.13 13.03.2013 8. Referat ROS i kommunene. Møte 3, 10.04.13 10.04.2013 9. Plan for kriseleiing 08.01.2015 10. Samarbeid om beredskap mot akutt forurensing på Nordmøre 00.02.2010 11. Operativ delplan NIUA s operative organisering 01.0x.2010 12. Beredskapsplan mot akutt forurensing delplan for Gjemnes kommune 00.00.2007 13. Statens vegvesen Beredskapsplan RV 70 Freifjordtunnelen (ikkje offentleg) 00.12.2010 14. Kommuneplan 2003 2015 02.09.2003 15. Strategiplan for Gjemnes kommune 2012 2016 25.06.2013 16. Planlegging for kontinuitet i produksjonen ved en pandemi 12.06.2009 17. Avtale om leveranse av WEB-basert teneste frå UMS 28.02.2015 18. Satellitt-telefon notat 14.04.2015 19. Kvalitetshåndbok «Felles kvalitetssystem» - Utkast 2014 IKT Orkide Ikkje datert 20. Kriseverktøyet CIM notat Ikkje datert 21. Tilsynsrapport Mattilsynet 05.06.2014 22. Tilsynsrapport med varsel om tiltak Mattilsynet 05.06.2014 23. Tilsyn med helse- og sosialtenester til eldre., Fylkesmannen 25.04.2014 24. Tilsyn med barenvern, helse og sosialtjenester, Fylkesmannen 18.01.2011 25. Øvinger notat 14.05.2015 26. Delegasjonsreglement for Gjemnes kommune 23.11.2010 27. Kursbevis for Alf Høgset ROS-analyse generell samfunnsikkerhet 09.01.2013 Side 4 av 10
1.5 Gjennomføring Formøte med Gjemnes kommune vart gjennomført 02.03.2015. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 29.04.2015. Kven som deltok går fram av tabellen under. Deltakarar Stilling Odd Steinar Bjerkeset Ordførar X X X X Birgit Eliassen Rådmann X Alf Høgset Beredskapskoordinator X X X X Olav Inge Hoem Avdelingsleiar X X X Kjellfrid Blakstad Rådgjevar X X Vigdis Grefstad Ingeniør X Formøte Opningsmøte Intervju Sluttmøte Ketil Matvik Foldal Fylkesberedskapssjef X X X Atle Morsund Rådgjevar X X X X Side 5 av 10
2 Hovudinntrykk Både dokumentgjennomgangen og tilsynsbesøket viste at Gjemnes kommune er medviten om oppgåver og ansvar for samfunnstryggleik og beredskap. Kommunen har god forståing av status for beredskapsarbeidet også forbetringspotensialet. Dei fleste elementa i den kommunale beredskapsplikta er på plass, og kommunen har eit medvite forhold til fagområdet. Heilskapleg ROS-analyse er på plass, men oppfyller ikkje alle forskriftskrav. Analysen manglar vurdering av kommunen si evne til å takle ekstraordinære situasjonar, og vurdering av behov for befolkningsvarsling og evakuering. ROS-analysen er sist rullert i 1999. Kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er svakt forankra på strategisk nivå (kommuneplan og planstrategi) Beredskapsplanverket er oppdatert, men generelt moge for revisjon. Potensialet for forenkling er større enn behovet for nybrottsarbeid. Kommunen bør vurdere å utarbeide eit styringsdokument som kan fungere som bindeledd mellom strategisk plannivå og beredskapsdokumentasjon, og som oversikt over korleis kommunen skal arbeide (og arbeider) med samfunnstryggleik og beredskap. Side 6 av 10
3 Resultat frå tilsynet Tilsynet avdekte fire avvik. To forhold er kommenterte som merknader. 3.1 Avvik Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik nr. 1 Den heilskaplege ROS-analysen omfattar ikkje vurdering av kommunen si evne til å oppretthalde drifta ved uønskte hendingar, eller vurdering av behovet for befolkningsvarsling og evakuering. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 2, tredje ledd, litra e og litra f. Utdjupande kommentar: Forskrift om kommunal beredskapsplikt listar i 2 opp ei rekkje minimumskrav til kva ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse skal innehalde. Vurderingar av kommunen si evne til å takle uønskte hendingar og behovet for befolkningsvarsling og evakuering er blant desse. Avvik nr. 2 Gjemnes kommune har ikkje med utgangspunkt i den heilskaplege ROS-analysen fastsett langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleik- og beredskapsarbeidet. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 3, første ledd, litra a. Utdjupande kommentar: Gjemnes kommune manglar overordna forankring av arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap. Mål, strategiar, prioriteringar og plan er ikkje fastsett, verken i samband med utarbeiding av heilskapleg ROS-analyse eller i andre strategiske planar. Avvik nr. 3 Kommunen sin beredskapsplan oppfyller ikkje alle forskriftskrava til innhald. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, første ledd. Utdjupande kommentar: Planverket oppfyller ikkje kravet om samordning og integrering av andre beredskapsplanar i kommunen og hos andre relevante offentlege og private aktørar. Side 7 av 10
Avvik nr. 4 Kommunen sin risiko- og sårbarheitsanalyse er ikkje oppdatert i samsvar med forskriftskravet Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 6, første ledd. Utdjupande kommentar: Risiko og sårbarheitsanalysen er ikkje revidert eller oppdatert sidan 1999. Side 8 av 10
3.2 Merknader Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som fylkesmannen meiner det er grunn til å påpeike for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta. Merknad nr. 1 Når den heilskaplege ROS-analysen er revidert, bør kommunen gjennomføre ein gjennomgåande revisjon av heile beredskapsplanverket. Potensialet for samordning og forenkling er sannsynlegvis større enn behovet for nybrotsarbeid. Kommunen bør i denne samanhengen vurdere om planverket plan for kriseleiing og delplanar bør samlast i CIM eller kvalitetssystem. Det er særleg viktig å revidere planen for befolkningsvarsling. Merknad nr. 2 Kommunen bør vurdere å utarbeide eit styringsdokument som kan fungere som operativ overbygning, oversikt og ramme for kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap eit bindeledd mellom strategiske planar og ROS-analysar, beredskapsplanverk og aktivitet. Eit slikt dokument vil kunne imøtekome avviket som gjeld beredskapsplanen, og kan også styrke forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men der kommunen har forbetringspotensial for eksempel: tydelegare rutinar for faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet. tydelegare rutinar for evaluering både av øvingar og reelle hendingar tydelegare rutinar for gjennomføring av opplæring og øvingar Side 9 av 10
4 Vidare oppfølging Fylkesmannen ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis det avdekte avviket skal følgjast opp. Planen skal sendast til fylkesmannen seinast seks veker etter tilsynsrapporten er motteken. Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer fylkesmannen om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast tre veker etter fylkesmannen har motteke kommunen sin oppfølgingsplan. Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølginga, kan fylkesmannen sin tilsynsleiar kontaktast: Ketil Matvik Foldal, ketil.matvik.foldal@fylkesmannen.no, 71258483 / 41693480. Side 10 av 10