MØTEBOK GODKJENNES 20.5.2010 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEBOK-30.4.2010 Ekstraordinært e-postmøte i Universitetsstyret Til stede: Rektor Knut Hove Professor Birger Solberg Professor Anne Marte Tronsmo Førsteamanuensis Mari Sundli Tveit Seniorrådgiver Inger Anni Schult Seniorrådgiver Anne Sæterdal Konserndirektør Geir Isaksen Direktør Ole Harbitz Student Maja Aarønæs Student Nils-Ener Lundsbakken Administrasjonen: Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa Møtebok: Ingeborg Hauge Høyland Møtebok: Seniorrådgiver Ingeborg Hauge Høyland Saksnr 63/2010 Revisjon av Retningslinjer for nominasjon av medlemmer til instituttstyrene ved Universitetet for miljø- og biovitenskap Utsendte sakspapir: a) Saksframlegg b) Vedlegg: utkast til reviderte retningslinjer Vedtak: Dei reviderte Retningslinjer for nominasjon av medlemmer til instituttstyrene ved Universitetet for miljø- og biovitenskap vedtas og vert lagd ved protokollen.
2.2.15 Retningslinjer for nominasjon av medlemmer til instituttstyrene ved Universitetet for miljø- og biovitenskap Fastsatt av universitetsstyret 19. juni 2003, sak 130/2003 Endringer vedtatt 7. april 2005, sak 71/2005 og 30. april 2010, sak 63/2010 Retningslinjene er fastsatt i medhold av lov om universiteter og høgskoler av 12. mai 1995 nr. 22 og endringer ved lov av 13.12.2002, og lov av 1.4.2005 nr 15 og i samsvar med universitetsstyrets vedtak den 19.12. 2002 i sak 224/2002 om Kvalitetsreformen - ny styrings- og ledelsesstruktur ved UMB. 1. Oppnevning av instituttstyre Universitetsstyret oppnevner på fritt grunnlag et styre ved hvert institutt etter nominasjon fra instituttene og studentene. Universitetsstyret tilsetter instituttleder på åremål med hjemmel i universitets- og høgskoleloven 11-1 (1) og 6-4 d) Instituttleder leder instituttstyret. Ved oppnevningen skal universitetsstyret oppnevne like mange varamedlemmer som medlemmer i nummerert rekkefølge. Instituttstyret skal ha følgende ansvars- og oppgaveområder: Strategiutvikling - initiere, utvikle og vedta delstrategier, mål og handlingsplaner for instituttet - se til at instituttets delstrategier, mål og handlingsplaner støtter opp under UMBs overordnede strategier og Universitetsstyrets vedtak Kvalitetssikring - påse at instituttets utdanning og forskning holder høy kvalitet - påse at instituttet implementerer vedtatte kvalitetssikringssystemer Økonomistyring og effektiv drift - i nært samarbeid med instituttleder, sørge for at mål og resultatkrav fastsatt i strategier og budsjettvedtak følges opp - kontrollere instituttets økonomiske utvikling - påse at virksomheten ved instituttet er i samsvar med lover, regler og retningslinjer, og følger gjeldende forvaltningsprinsipper og regler for økonomistyring Rapportering - i nært samarbeid med instituttleder, rapportere instituttets samlede virksomhet til UMBs ledelse - avgi årsregnskap og årsrapport og årsevaluering til Universitetstyret Studietilbud - instituttstyret har i samarbeid med instituttleder det operative ansvaret for de studieprogrammene som Universitetsstyret har godkjent ved instituttet Organisasjonsutvikling - påse at instituttet følger opp UMBs arbeid med verdigrunnlag og organisasjonskultur - påse at instituttet er effektivt organisert - påse at instituttet realiserer UMBs strategier på det organisatoriske området Læringsmiljø og studiemiljø - se til at instituttet har et godt studiemiljø påse at det utvikles et godt læringsmiljø ved instituttet - 2 -
Helse, miljø og sikkerhet - påse at instituttet fyller gjeldende krav til internkontroll Nettverksutvikling og omdømmebygging - se til at instituttet utvikler nettverk og samarbeid med allianseparter, nasjonalt og internasjonalt, for å sikre instituttets og UMBs posisjon og framtid 2. Størrelse og sammensetning Instituttstyret skal ha åtte medlemmer og være sammensatt slik: Instituttleder (leder) To fast tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger En midlertidig tilsatt i undervisnings- og forskerstilling En fast tilsatt i teknisk eller administrativ stilling To studenter En representant utenfor instituttet, enten fra et samarbeidende institutt internt ved UMB, eller fra en relevant samarbeidende institusjon utenfor UMB. Representanten fra samarbeidende institutt skal være fast tilsatt i undervisnings- og forskerstilling. Dersom ekstern representasjon fra relevant samarbeidende institusjon utenfor UMB velges, må representanten fylle kravene for tilsetting i undervisnings- og forskerstilling. Instituttstyret bestemmer selv om undervisningsleder og forskningsleder skal være representert i det nye styret gjennom to av de vitenskapelige medlemmene fra eget institutt. Instituttleder utpeker selv sin faste stedfortreder blant instituttstyrets medlemmer etter først å ha drøftet spørsmålet i styret. 3. Funksjonsperiode Universitetsstyret oppnevner som hovedregel medlemmer med varamedlemmer til instituttstyret fra tilsatte for fire år. Instituttstyret følger universitetsstyrets funksjonsperiode. Det avtroppende universitetsstyret oppnevner nye instituttstyrer. Studentrepresentanter og varamedlemmer for disse oppnevnes som hovedregel for ett år, og har sin funksjonstid fra henholdsvis 1. august og 1. januar. Dersom universitetsstyret finner det nødvendig å skifte instituttstyret i styreperioden, skal det etableres ny nominasjonsprosess. 4. Forslag til medlemmer i instituttstyrene En nominasjonskomite fremmer følgende forslag på kandidater i prioritert rekkefølge til instituttstyret: a) For gruppen Fast tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger til eget institutt skal det nomineres fire kandidater til vervene i prioritert rekkefølge. Dersom det er mulig, skal det nomineres to av hvert kjønn, se pkt 2 andre avsnitt. b) For gruppen Midlertidig tilsatt i undervisnings- og forskerstilling til eget institutt skal det nomineres to kandidater til vervene i prioritert rekkefølge. Dersom det er mulig, skal det nomineres en av hvert kjønn. - 3 -
c) For gruppen Ekstern fra samarbeidende institutt eller fra samarbeidende institusjon. Fra samarbeidende institutt skal det nomineres to kandidater som er fast tilsatt i undervisnings- og forskerstillinger til vervet i prioritert rekkefølge. Dersom samarbeidende institusjon utenfor UMB velges, skal det nomineres to kandidater som fyller kravene for tilsetting i undervisnings- og forskerstilling til vervet i prioritert rekkefølge. Dersom det er mulig, skal det nomineres en kandidat av hvert kjønn. d) For gruppen Fast tilsatte i teknisk og administrative stillinger til eget institutt skal det nomineres to kandidater til vervet i prioritert rekkefølge. Dersom det er mulig, skal det nomineres en kandidat av hvert kjønn. e) For gruppen Studenter skal det nomineres fire kandidater. Dersom det er mulig, skal det nomineres to kandidater av hvert kjønn. Nominasjonskomiteen må påse at likestillingshensyn blir ivaretatt, jf. pkt 7. 5. Nominasjonsprosessen 5.1 Administrasjon av nominasjonsprosessen Instituttstyret, eller de styret bemyndiger, er ansvarlig for å administrere nominasjonsprosessen ved instituttet. Studenttinget, eller de tinget bemyndiger, administrerer nominasjon av studentrepresentanter. Instituttstyrene må ha gjennomført nominasjonsprosessen senest tre uker før oppnevningen foretas i universitetsstyret. 5.2 Nominasjonen a) Instituttstyret oppnevner en nominasjonskomité blant tilsatte ved instituttet. Instituttstyret beslutter om nominasjonsprosess skal gjennomføres ved skriftlig avstemming eller behandling allmøte, se nedenfor. Nominasjonskomiteen skal være representativt sammensatt, jf. også pkt. 7 Likestillingshensyn. b) Nominasjonskomiteen innhenter forslag på kandidater til alle verv, også på representanten fra det samarbeidende institutt, alternativt på ekstern kandidat fra relevant samarbeidende institusjon utenfor UMB. De tilsatte kan fremme forslag på kandidater til alle stemmerettskategoriene, forslagene skal fremmes skriftlig. Nominasjonskomiteen kan i tillegg fremme egne forslag. c) Hvem som kan foreslås til vervene framgår av pkt. 5.3. Om plikt til å motta og fungere i verv, jf. pkt 6. d) Forslagene skal inneholde følgende opplysninger: hvilket verv kandidaten foreslås til kandidatens navn, stilling, alder, kjønn om kandidaten er forespurt og kandidatens svar begrunnelse for forslaget (egenskaper som er nyttig i styresammenheng) e) På grunnlag av forslagene utarbeider nominasjonskomiteen en samlet oversikt over kandidater. - 4 -
f) På bakgrunn av lister med forslag på kandidater, gjennomføres en rådgivende avstemming. Avstemmingen kan gjennomføres ved skriftlig avstemming eller behandling i et allmøte, se pkt a). Avstemmingen gjennomføres særskilt for gruppene. Hver gruppe avgir stemme blant de nominerte i sin gruppe i samsvar med pkt 4. Nominasjonskomiteen vurderer avstemmingsresultatet, og oversender deretter universitetsstyret et prioritert, begrunnet forslag på kandidater i samsvar med pkt 4. Nominasjonskomiteen skal i sitt forslag påse at likestillingsbestemmelsene er oppfylt. Pkt 5.2.1 Følgende stemmeregler benyttes ved rådgivende avstemming: a) Tilsatte ved Universitetet for miljø- og biovitenskap, i minst 50 prosent stilling, har rett til å stemme hvis de før 3. mars har tiltrådt slik stillingskategori som det avlegges stemme i. b) Stemmerett har likevel ikke den som er tilsatt for mindre enn ett år, med mindre vedkommende har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved universitetet i minst ett år når det rådgivende valget holdes. c) Ansatte som av helsemessige årsaker er i mindre enn 50 prosent stilling, har stemmerett. d) Stemmerett faller bort for den som har permisjon fra sin stilling for å arbeide utenfor universitetet. e) Studenter som er registrert og har betalt semesteravgift for det semester det rådgivende valget gjennomføres i, har stemmerett ved nominasjon av representant for studentene til instituttstyret. f) Studenttinget bestemmer hvordan nominasjonen av studentrepresentanter skal foregå. 5.3 Hvem kan nomineres som medlem til instituttstyre a) Nomineres kan den som har tiltrådt minst 50 prosent stilling i den relevante stillingskategori 3. mars i valgåret. b) Nomineres kan likevel ikke den som er tilsatt for mindre enn ett år, med mindre vedkommende har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved universitetet i minst ett år når valget holdes. c) Nomineres som studentrepresentant kan den som har stemmerett etter pkt 5.2. g) Tilsatte som har permisjon uten lønn kan ikke nomineres h) Representant fra relevant samarbeidende institusjon utenfor UMB, som fyller kravene for tilsetting i undervisnings- og forskerstilling. Personer som har fungert i det aktuelle vervet i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved begynnelsen av den nye perioden etter reglene i Universitets- og høgskoleloven, kan ikke nomineres. 5.4 Behandling i universitetsstyret Universitetsstyret behandler innkomne forslag. Dersom universitetsstyret ikke finner å kunne oppnevne de foreslåtte kandidatene, sendes saken tilbake til nominasjonskomiteen. - 5 -
6. Plikt til å ta imot tillitsverv og plikt til å fungere i verv a) Tilsattes plikt til å ta imot og fungere i verv er regulert i Universitets- og høgskoleloven 9-5: (1) En ansatt som blir valgt til styret eller andre tillitsverv ved institusjonen, har plikt til å ta imot vervet. Den som har gjort tjeneste i et tillitsverv, har rett til fritak fra gjenvalg til dette i like lang tid som vedkommende har fungert i vervet. Varamedlem som har møtt som medlem minst halve valgperioden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode. (2) Innehaver av tillitsverv skal fratre når valgbarheten opphører. b) Den som har permisjon i funksjonsperioden fratrer vervet så lenge permisjonen varer. c) Universitetsstyret kan etter søknad frita den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine funksjoner i vervet. d) Dersom et medlem slutter i stilling i funksjonsperioden, rykker varamedlem opp, og fungerer i vervet for den resterende funksjonsperiode. e) Student som tar imot verv i et instituttstyre, har plikt til å fungere i vervet for hele valgperioden så lenge han eller hun er valgbar. Innehaver av verv skal fratre når valgbarheten opphører. Universitetsstyret kan etter søknad frita den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine funksjoner i vervet. f) Et styremedlem blir sittende inntil nytt styremedlem er oppnevnt selv om tjenestetiden er utløpt. g) Når tungtveiende arbeids- eller velferdsmessige grunner tilsier det, kan universitetsstyret etter søknad frita en nominert kandidat fra å stille til vervet. 7. Likestillingshensyn Universitets- og høgskoleloven 9-4 nr 8 har følgende bestemmelse om likestilling: Kravene i likestillingsloven 21 om representasjon av begge kjønn skal være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Med valgkrets menes vedkommende gruppe som det skal nomineres kandidater til: 1. Undervisnings- og forskerstillinger til eget institutt 2. Undervisnings- og forskerstillinger fra samarbeidende institutt/ekstern kandidat fra relevant samarbeidende institusjon utenfor UMB 3. Teknisk administrative stillinger 4. Studenter Skal det oppnevnes fire medlemmer eller mer fra en gruppe, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant dem som oppnevnes. Skal det oppnevnes to eller tre medlemmer fra gruppen, skal begge kjønn være representert. Disse kravene gjelder også for varamedlemmer. Instituttleder er tilsatt, og inngår ikke i vurderingen av likestilling ved sammensetning av styret. Viser det seg ved opptelling etter avstemmingen at et kjønn vil få færre representanter enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer for opp, inntil det er oppnådd slik balanse. - 6 -
- 7 -