TILSYN RAPPORT ETTER TILSYN MED SAMFUNNSTRYGGLEIKS- OG BEREDSKAPSARBEIDET I AUSTRHEIM KOMMUNE OM TILSYNSOBJEKTET: OM TILSYNSFØRANDE MYNDIGHEIT: Kommunenr. og namn: Besøksadresse: 1264 Austrheim Namn: Sætremarka 2, 5943 AUSTRHEIM Tilsynsgruppe: Fylkesmannen i Hordaland Arve Meidell Vidar Simmenes Postadresse: Som over Tilsynsleiar: Arve Meidell Dato for tilsynet: Kontaktperson: 4. juni 2013 Stein Kåre Løvslett Spørsmål til rapporten: Tlf. 916 99 098 Jnr./arkivkode: 2013/6492-350 SAMANDRAG AV FUNN: Etter tilsyn med utvalde område knytt til kommunens arbeid med samfunnstryggleik og beredskap konkluderar Fylkesmannen i Hordaland med følgjande: AVVIK: MERKNADER: Det er ikkje funne avvik. Det vert gjeve to merknader: 1. Det er ønskjeleg med ytterlegare klargjering av myndigheits- og ansvarstilhøve i kommunen sin beredskapsplan. Samstundes kan planen med føremon omstrukturerast. 2. Austrheim kommune kan med føremon i større grad dokumentere korleis kommunen sikrar heilskapleg og systematisk oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet. Bergen, 19. juni 2013 Arve Meidell tilsynsleiar Vidar Simmenes
INNHALD 1. Innleiing... 2 2. Heimelsgrunnlag for tilsynet... 3 3. Anna sentralt lovverk o.a.... 3 4. Annan dokumentasjon lagt til grunn for tilsynet... 4 5. Kva tilsynet omfattar... 4 6. Deltaking... 4 7. Vurdering... 5 8. Funn (avvik og merknader)... 5 9. Konklusjon og vidare oppfølging... 6 1. INNLEIING Fylkesmannen i Hordaland førte regelfast tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Austrheim kommune 4. juni 2013. I forkant for tilsynet vart det gjennomført møte med kommunens rådmann Jan Olav Osen og beredskapskontakt Stein Kåre Løvslett, 16. mai 2013 i Statens hus. I dette formøtet vart Fylkesmannens beredskapskassett for Austrheim kommune gjennomgått og oppdatert, samt at kommunens ROS-analysar, planverk o.a. vart gjennomgått i fellesskap. Synfaringa og diskusjonen som var tenkt gjennomført 5. juni, er utsett inntil vidare. Sjølve tilsynet vart gjennomført ved at kommunen innleiingsvis presenterte relevante dokument i formøte hjå Fylkesmannen, deretter vart same dokumentasjon gjennomgått av tilsynsgruppa og utfyllande dokumentasjon ettersøkt/etterspurt, eventuelt søkt opp via kommunen sine heimesider, www.austrheim.kommune.no. Tilsynsdagen tok til med opningsmøte før ein gjekk over til individuelle samtalar med relevant personell i kommunen. Funn frå tilsynet vart deretter presentert i sluttmøte 19.06.2013, før utsending av tilsynsrapporten. I sluttmøtet fekk kommunen høve til å kommentere Fylkesmannens funn i tilsynet og korrigere eventuelle mistydingar og uklåre tilhøve. Fylkesmannens funn ved tilsyn kan bestå av følgjande: AVVIK: Dvs. brot på krav gjeve i lov- og/eller forskrift MERKNAD: Dvs. tilhøve som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men som kommunen likevel bør følgje opp Denne tilsynsrapporten omhandlar dei forbetringspunkta som vart avdekt under tilsynet på dei område det vart ført tilsyn med. Rapporten gjev såleis inga fullstendig tilstandsvurdering av kommunen sitt samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid. Side 2 av 6
2. HEIMELSGRUNNLAG FOR TILSYNET Fylkesmannen er gjennom forskrift av 18. april 2008 nr. 388 Instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til Fylkesmannen og Sysselmannen på Svalbard pålagt å føre tilsyn med heimel i gjeldande lov- og forskriftsverk. Vidare heiter det at Fylkesmannen skal gje råd, rettleie og vere pådrivar for målretta og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap i fylket, samt sjå til at fylkeskommunen og kommunane tek omsyn til samfunnstryggleik og beredskap i samfunnsplanlegginga. Den direkte heimelen for dette tilsynet går fram av: a) Lov av 25. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret ( 14 og 15) b) Forskrift av 22. august 2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt Jf. 29 i denne lova og 10 i forskrifta er det Fylkesmannen si oppgåve å føre tilsyn med at kommunane si oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet er i samsvar med lovmessige krav og forventningar. 3. ANNA SENTRALT LOVVERK O.A. Andre sentrale lover og forskrifter o.a. med innverknad på samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i kommunen er mellom anna: a) Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner b) Lov av 23. juni 2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap c) Forskrift av 23. juli 2001 nr. 0881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap d) Forskrift av 4. desember 2001 nr. 1372 om vannforsyning og drikkevann (drikkevannsforskriften) e) Lov av 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) f) Lov av 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) g) Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. h) Lov av 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) i) Forskrift av 26. juni 2002 nr. 0847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn j) Forskrift av 26. juni 2002 nr. 0729 om organisering og dimensjonering av brannvesen k) Forskrift av 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) l) Lov av 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling m) Forskrift av 26. mars 2010 nr. 489 om tekniske krav til byggverk n) Veiledning om tekniske krav til byggverk o) NS 5814:2008 Krav til risikovurderinger Side 3 av 6
4. ANNAN DOKUMENTASJON LAGT TIL GRUNN FOR TILSYNET I forkant for sjølve tilsynsbesøket mottok Fylkesmannen følgjande dokumentasjon frå kommunen: a) Austrheim kommune: Beredskapsplan (Oppdatert 07.01.2013) b) Austrheim kommune: KommuneROS Austrheim 2010 c) Austrheim kommune: Kommuneplan for Austrheim kommune 2006 2017 (S & A-del) d) Austrheim kommune: Planstrategi 2012 2015 e) Austrheim kommune: Diverse referat frå møte i KKL og KBR f) Austrheim kommune: Diverse andre beredskapsplanar g) Austrheim kommune: Sak KS-059/13 Risiko- og sårbarhetsanalyse for Austrheim kommune Revisjon 2013 Vedtak av akseptkriteria 5. KVA TILSYNET OMFATTAR I tilsynsrunde 4 (2012 2015) har Fylkesmannen primært vald å rette merksemda mot kommunane si oppfølging av dei nye lov- og forskriftskrava som kom med lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret, samt forskrift om kommunal beredskapsplikt. Nærare bestemt inneber dette at ein ved tilsynet har sett på m.a.: Forankring av samfunnstryggleiks og beredskapsarbeidet (politisk og administrativt), ref. m.a. forskriftas 2 Målsetting og målstyring (visjon, langtidsmål, årsmål, andre målformuleringar, rapportering o.a.), ref. m.a. forskriftas 3 (sjå òg kommunelova kap. 8) Kartlegging/ROS-analysar (risiko- og sårbarheitsanalysar), ref. m.a. forskriftas 2 (sjå òg plan- og bygningslova 4-3) Beredskapsplanlegging/krisehandtering, (planverk, varslingslister, ressursoversyn, samordning), ref. m.a. forskriftas 4 Kompetanse (Opplæring og øving), ref. m.a. forskriftas 7 Førebygging (beredskapsmessige omsyn i samfunnsplanlegginga (BIS) i ordinært planarbeid, gjennomføring av risikoreduserande tiltak etter fullført ROS-analyse, ref. m.a. forskriftas 1 6. DELTAKING Av tabellane under går det fram kven som deltok på kva i samband med tilsynet: FRÅ FYLKESMANNEN I HORDALAND: NAMN FUNKSJON FOR- OPNINGS- INDIVIDUELLE SLUTT- MØTE MØTE SAMTALAR MØTE Arve Meidell Fylkesberedskapssjef X X X Vidar Simmenes Seniorkonsulent X X X X Side 4 av 6
FRÅ AUSTRHEIM KOMMUNE: NAMN FUNKSJON FOR- OPNINGS- INDIVIDUELLE SLUTT- MØTE MØTE SAMTALAR MØTE Per Lerøy Ordførar X X X Jan Olav Osen Rådmann X X X X Olav Mongstad Assisterande rådmann X X X Rolf Raknes Planmedarbeidar X X X Kristin Nesbø Loggførar/KKL X X X Stein Kåre Løvslett Øvingskontakt X X X X Peter Kubon Kommuneoverlege X Rolf Henning Myrmel Brannsjef X X 7. VURDERING Samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid er ikkje eit nytt fagområde for kommunane, men dei formelle krava til kommunen vart skjerpa gjennom endringar i sivilforsvarslova gjeldande frå 01.01.2010, seinare lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret gjeldande frå 01.01.2011. Sjølve forskrifta som utdjupar desse krava kom likevel først hausten 2011. Det har såleis i ein overgangsperiode ikkje vore rimeleg å vente at alle kommunane fullt ut klarte å stette alle krava i lova. Fylkesmannen har difor funne det naturleg å vere noko lempeleg med omsyn til å gje avvik fram til lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret har vore gjeldande i 4 år, noko som òg er tidssyklusen for krav til revisjon av ROS-analysar og beredskapsplanar etter lova med forskrift. Austrheim kommune har derimot gjort eit monaleg arbeid med den heilskaplege ROSanalysen sidan førre tilsyn. Fylkesmannen sit difor att med eit inntrykk av at kommunen har gjeve prioritet til arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap. 8. FUNN (AVVIK OG MERKNADER) MERKNAD NR. 1: Det er ønskjeleg med ytterlegare klargjering av myndigheits- og ansvarstilhøve i kommunen sin beredskapsplan. Samstundes kan planen med føremon omstrukturerast. REFERANSE: Med omsyn til kva krav som vert stilt til den overordna beredskapsplanen vert det vist til: 15 i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret 4 i forskrift om kommunal beredskapsplikt Side 5 av 6
UTFYLLANDE INFORMASJON: Fylkesmannen finn m.a. myndigheits- og ansvarsforholda slik dei er skildra i kommunen sin beredskapsplan å vere noko uklåre. Dette kan delvis skuldast bruk av i KKL-samanheng uvante funksjonstitlar. Samstundes minner Fylkesmannen om at det jf. kommunelova 23 er rådmannen som skal leie arbeidet i administrasjonen (KKL kommunal kriseleiing). I samtalane forstår vi at det i realiteten er slik, men det går ikkje klårt fram av beredskapsplanen. Vidare kan ramma for den økonomiske fullmakta til KKL synast å vere noko låg, samstundes som ein slik fullmaktsdelegasjon ikkje berre bør avgrensast til ordførar. Fylkesmannen vil difor tilrå at kommunen med utgangspunkt i den heilskaplege ROSanalysen utarbeidar ein heilt ny beredskapsplan frå botnen av. Denne planen bør vere funksjonsorientert, jf. t.d. Incident Command System (ICS), på norsk einskapleg leiingssystem (ELS). Samstundes må planen stette krava i: 15 i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret 4 i forskrift om kommunal beredskapsplikt MERKNAD NR. 2: Austrheim kommune kan med føremon i større grad dokumentere korleis kommunen sikrar heilskapleg og systematisk oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet. REFERANSE: 3 i forskrift om kommunal beredskapsplikt krev at kommunen har dokumenterte langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet. UTFYLLANDE INFORMASJON: For å sikre heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, og ikkje minst for å oppretthalde kontinuiteten i arbeidet, er det viktig at samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet vert innarbeidd i kommunen sitt "årshjul". Det kan og vere ein føremon å tydeleggjere plasseringa av det daglege ansvaret for samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i kommuneorganisasjonen. 9. KONKLUSJON OG VIDARE OPPFØLGING Fylkesmannen forventar at Austrheim kommune følgjer opp dei to merknadene i tilsynsrapporten, og ber om tilbakemelding innan 30. august 2013 på korleis kommunen tenkjer å legge opp dette arbeidet. Fylkesmannen står elles om ønskjeleg gjerne til rådvelde med omsyn til råd og rettleiing i prosessen. Side 6 av 6