MN-LAMU, onsdag 25. september 2013 Ledelsens HMS- gjennomgang iflg. OHSAS18001, ved BIO og IMBV, 12. desember 2012 25.09.2013, B. K. Pedersen, HMS - koordinator, IBV
Biologisk institutt (BIO) og Institutt for molekylær biovitenskap (IMBV) Bakteppet: Formalinsaken ved BIO og stengte laboratorier 2009/2010 HMS-koordinator/HMS-prosjekt 2010-2012/2012-2013 Mål: Å løfte HMS-arbeidet Mer systematisk HMS-arbeid Bidra til et bedre og sikrere arbeidsmiljø for ansatte og studenter
Ledelsen ved BIO og IMBV - 2012 Ledelsen BIO: Trond Schumacher (Instituttleder) Anne K. Brysting (Nesteleder) Maren Onsrud (Kontorsjef) Ledelsen IMBV: Finn Eirik Johansen (Instituttleder) Kristian Prydz (Nestleder) Kate Bronndal (Kontorsjef)
Arealer ved BIO og IMBV Kristine Bonnevies hus: Forskningsenheter og spesiallaboratorier Undervisningsfasiliteter Fytotronen Dyreavdelingen med akvariet Sentralverkstedet Administrasjon Annet: Finse alpine forskningssenter Drøbak marine forskningsstasjon Forskningsfartøyer
BIO + IMBV = IBV, 1. januar 2013 Nøkkelinformasjon Ansatte: Faste vitenskapelige: ca 50 Midlertidig vit. ansatte: ca 170 Teknisk personale: ca 60 Administrasjon: ca 20 Studenter: Bachelor: ca 580 Master: ca 210
Ledelsens gjennomgang ny UiO prosedyre i 2012 Avklaring med ledelsen BIO og IMBV: Ja, de ville følge ny UiO-prosedyre og gjennomføre ledelsens HMS-gjennomgang for første gang i 2012. Fastsatte dato for gjennomføringen i god tid. Forberedelser: Samle og legge til rette bakgrunnsinformasjon så langt det lot seg gjøre, v/ HMS-k. Agenda for møtet m/ underlag sendt ut ca 14 dager på forhånd.
Ledelsens gjennomgang 2012 Agenda for ledelsens gjennomgang BIO og IMBV: Følger sjekkliste iht OHSAS 18001 Styringssystem for arbeidsmiljø ved UiO: 1) Vurdering av underlag: Resultater av interne revisjoner og vurderinger av samsvar med lovbestemte krav og med andre krav som organisasjonen pålegger seg Resultater av deltagelse og konferering Relevante henvendelser fra eksterne interesseparter, inklusive klager Organisasjonens arbeidsmiljøprestasjon I hvilken grad målet er oppnådd Status for undersøkelse av hendelser, korrigerende tiltak og forebyggende tiltak Oppfølgingstiltak etter ledelsens tidligere gjennomgåelser Endrede forutsetninger, inklusive utvikling med hensyn til lovbestemte krav og andre krav som angår arbeidsmiljøet Anbefalinger om forbedringer 2) Tiltaksplan ansvar og tidsrammer 3) Eventuelt
Ledelsens gjennomgang - 2012 Gjennomføring: a) Resultater av interne revisjoner og vurderinger av samsvar med lovbestemte krav og med andre krav som organisasjonen pålegger seg: HMS-internrevisjonsrapporter: I HMS-handlingsplan 2012-2014 for BIO og IMBV var det ikke planlagt HMS-internrevisjoner i 2012. (Men det er plan for dette i 2013). Vurdering av samsvar: Vurdering i forhold til internrevisjoner ikke aktuelt i 2012. Øvrige samsvarsvurderinger ble ikke tatt opp i denne første gjennomgangen. b) Resultater av deltagelse og konferering: Referat fra HMS-dialogmøter (ledelsen, LVO og HMS-k) - 2012 Oversikt VOs og andre ansattes deltakelse i HMS-arbeid Samarbeid med TA østre HMS-opplæring ved BIO og IMBV Samhandling med MN-fakultetet og UiO forøvrig c) Relevante henvendelser fra eksterne interesseparter, inklusive klager: Ingen spesielle notert 2012
Ledelsens gjennomgang - 2012 Gjennomføringen: d) Organisasjonens arbeidsmiljøprestasjon: Statistikk for sykefravær: Ikke mulig å fremskaffe. Statistikk for uønskede hendelser: Samlet rapport lagt frem, samt på alle LAMUmøter. Informasjon om beredskapssituasjoner, beredskapsøvelser: BIO/IMBV har egen lokal beredskapsplan, har gjennomført halvdags trening med NUSB. Ingen beredskapssituasjoner i 2012. Resultater av arbeidsmiljøundersøkelser: Venter på ARK. Ellers kartlegging arbeidsmiljø ved admin, fysisk arbeidsmiljø kontorarbeidsplasser og kartlegging av funksjon avtrekkskap. Resultater av tilsyn fra myndighetene: Statens strålevern: Pålegg etter uønsket hendelse med avfall ved IMBV. Helsetilsynet: Pålegg etter GMO-tilsyn ved BIO. Pålegg etter GMO-tilsyn ved dyreavdelingen IMBV. Mattilsynet: Tilsyn plantehelse ved Fytotronen. Resultater av overvåkning /målinger: Dosimeter isotoplaboratorier, ingen avvik. Resultater fra vernerunder tiltak og oppfølging: Det vises til rapporter fra alle vernerunder (ca 14 stk ) med tiltak, ansvar og tidsfrister. Samarbeid og innspill til TAøstre for gjennomføring av deres ansvarsområder.
Ledelsens gjennomgang - 2012 Gjennomføringen: e) I hvilken grad målet er oppnådd: HMS-mål og strategier ved BIO og IMBV Utarbeidet av HMS-prosjektet H-2010 HMS-handlingsplan for 2012-2014 Det har vært jobbet godt og systematisk med HMS-arbeidet de siste årene. Vi er på god vei når det gjelder å nå de overordnede HMS-målene i HMS-handlingsplan 2012-2014, men vi er ennå ikke helt der vi ønsker å være og må jobbe systematisk videre for å bli enda bedre i HMS-arbeidet ved instituttene. Vurderinger og videre tiltak: Risikovurderinger, SOP-arbeid, HMS-opplæring, kjemikalier og ECOonline, informasjon og kommunikasjon, medarbeidersamtaler mv. f) Status for undersøkelse av hendelser, korrigerende tiltak og forebyggende tiltak: Oversikt over skader og uønskede hendelser, med mulige årsaksforhold og forbedringstiltak er utarbeidet. Tatt opp på alle LAMU-møter. ROS-analysen ved KB-hus gjennomført av Rambøll på oppdrag fra TA-sentralt påpekter en del forbedringstiltak. g) Oppfølgingstiltak etter ledelsens tidligere gjennomgåelser: Ledelsens gjennomgang er ikke gjennomført tidligere.
Ledelsens gjennomgang - 2012 Gjennomføringen: h) Endrede forutsetninger, inklusive utvikling med hensyn til lovbestemte krav og andre krav som angår arbeidsmiljøet: Det er utarbeidet nye forskrifter til Arbeidsmiljøloven, gjeldende fra 1. januar 2013 (tidligere 47 forskrifter er omarbeidet til seks stk.). http://www.arbeidstilsynet.no/nyhet.html?tid=231933 Revidert strålevernsforskrift fra 2011: http://www.lovdata.no/for/sf/ho/xo-20101029-1380.html Revidert veiledning til strålevernsforskriften fra 2012: http://www.nrpa.no/dav/22aeb74ac5.pdf i) Anbefalinger om forbedringer - HMS-faglige anbefalinger fra lokal HMSkoordinator: Det vises til rapporter fra vernerundene ved BIO og IMBV. Rapport fra arbeidsgruppe HMS til Overgangsgruppen/IL Rapport fra Samholdsgruppa BIO og IMBV til Overgangsgruppa/IL HMS-prosjektrapport for 1. og 2. kvartal 2012
Ledelsens gjennomgang - 2012 Møtereferat, tiltaksplan og oppfølging 1-2012 Vurdering av underlag: Det er første gjennomføring av Ledelsens HMS-gjennomgang ved BIO og IMBV iht OHSAS 18001. Instituttledere og kontorsjefer ga utrykk for at det hadde vært lite og utydelig informasjon om dette fra ledelsen ved UiO og MN-fak. HMS-koordinator syntes også det kunne vært gitt tydeligere beskjed om igangsetting av ny rutine. En del underlag var ikke mulig å fremskaffe, blant annet tall for sykefravær. Her er det behov for klargjøring og nye rutiner ved UiO. Etter BIOs- og IMBVs syn er det ønskelig at personalkonsulent ved MN-fakultetet har en service-oppgave overfor instituttene på dette området, og framskaffer statistikk minst to ganger per år. Vurderingen av underlagene, aktuelle tiltak og frister er satt opp i skjema for tiltaksplan nedenfor. 2-2012 Tiltaksplan: Se notater i skjemaet nedenfor. 3-2012 Eventuelt: Det var enighet om at medio desember var et godt tidspunkt for Ledelsens HMSgjennomgang. Dermed satses det på en ny gjennomgang om et år.
Ledelsens gjennomgang - 2012 Tiltaksplan med ansvar og tidsramme noen eksempler: d) Organisasjonens arbeidsmiljøprestasjon: Statistikk for sykefravær: Kontorsjefene tar opp dette med ansvarlige på MN-fak for tydelig avklaring ved ansvar og gjennomføring. Mål bør være halvårlig statistikker fra MN-fak fom V-2013. Resultater av arbeidsmiljøundersøkelser: - Kontorarbeidsplasser: Positive tilbakemeldinger. De fleste var godt fornøyd, men noe problemer med trangboddhet og inneklima. Følges opp V-2013. - Avtrekkskap: Ny lokal kartlegging V-2013. Likeledes etterspørres sentral avtale for ekstern kontroll ved hele UiO, ikke bare for IMB. Plan for utskifting av gamle avtrekk bør utarbeides. e) I hvilken grad målet er oppnådd: HMS-kultur/kommunikasjon: Det er stort behov for allmøter og annen kommunikasjon overfor ansatte i forbindelse med fusjonsprosessen som fortsetter i 2013. Det skal gjennomføres minst fire planlagte allmøter, og en systematisk e-post-informasjonskanal bør komme i gang V-2013. SOP-arbeid-BIO: Er godt i gang med et to-årig prosjekt med mål om at alle vesentlige prosedyrer er på SOPformat innen 31.12.2013. Det er ønskelig at IMBV kommer med i prosjektet våren 2013. Medarbeidersamtaler 2012: Ikke gjennomført for alle ansatte. Bedre rutiner for dette må innarbeides ved IBV og når nivå-4-ledelse er på plass medio 2013.
Konklusjon hva har vi lært? Ledelsens HMS-gjennomgang iflg OHSAS 18001 var nyttig for ledelsen ved BIO og IMBV og en slik gjennomgang kan bidra til forbedringer og måloppnåelse i HMS-arbeidet. Enighet om ny runde i desember 2013. Tidsramme på 2-3 timer var passende. Gode forberedelser er viktig samle data gjennom hele året. Hva kan bli bedre: Noe manglende bakgrunnsmateriale Mer kunnskap og informasjon: F.eks: Samsvarsvurderinger: vs UiO-prosedyrer og/el. lovverk? Hvor omfattende bør det være?
HMS-visjon ved BIO og IMBV HMS-prosjektet 2010-2013: Både ansatte og studenter skal glede seg hver dag til å komme til BIO/IMBV fordi de har et trygt og sikkert arbeidsmiljø som inspirerer til forsknings- og studieinnsats. - Gjennom felles ansvar, involvering og medvirkning skapes det trivsel ved instituttene.