Rapport fra systemrevisjon ved Østbø AS

Saksbehandler, innvalgstelefon og e-post: Vår dato Vår referanse Vår arkivkode Marit Torsvik, 75 53 15 56 19.12.2008 2008/6816 471 mat@fmno.no Deres dato Deres referanse Rapport fra systemrevisjon ved Østbø AS Adresse: 8038 Bodø Tillatelse av: Bodø: 21.07.1999, Alstahaug: 21.02.2003 Rana: 11.11.2008, Fauske: 30.11.2005 Tidsrom for 08. 10.12.2008 revisjon: Org.nr: 920 508 324 MVA Revisjonsleder: Marit Torsvik, Fylkesmannen Telefon: 75 50 09 00 Revisor: Hege Rasmussen, Fylkesmannen Kontaktperson: Kjetil Østbø Revisor: Inger Katharina Gregersen, Fylkesmannen Rapportens innhold Denne rapporten beskriver de avvik og anmerkninger som ble avdekket innen de kontrollerte områdene, dvs. selskapets internkontrollsystem og avfallsanlegg relatert til forurensningsloven med forskrifter og tillatelse. Hovedkonklusjon Under revisjonen ble det påvist følgende avvik fra forskrifter og tillatelse: Inngjerdingen på Langstranda er ikke fullført I tillegg ble det registrert 3 anmerkninger. Utarbeidet dato: 19.12.2008 Godkjent dato: 19.12.2008 Marit Torsvik senioringeniør Oddlaug E. Knutsen (e.f.) seksjonsleder Statens hus Miljøvernavdelinga Elektronisk postadresse Postadresse: 8002 Bodø Postadresse: som Statens hus postmottak@fmno.no Kontoradresse: Moloveien 10 Kontoradresse: som Statens hus Telefon: 75 53 15 00 Telefon: 75 53 15 80 Telefaks: 75 52 09 77 Telefaks: 75 53 16 80

Innhold 1 INNLEDNING... 3 2 DOKUMENTGRUNNLAG... 3 3 OMFANG... 4 4 AVVIK... 4 5 ANMERKNINGER... 5 6 KOMMENTAR... 7 7 GJENNOMFØRING... 7 8 ANDRE FORHOLD... 7 9 DELTAKERLISTE... 8 Fylkesmannen i Nordland 2/8

1 Innledning Rapporten er utarbeidet etter en systemrevisjon ved Østbø AS i perioden 08. 10. desember 2008. Systemrevisjon er en systematisk granskning av virksomheten for å fastslå om internkontrollaktiviteter og tilhørende resultater stemmer overens med det som er planlagt. En systemrevisjon vil vanligvis omfatte en gjennomgang av virksomhetens HMSdokumentasjon, intervjuer og verifikasjoner. Verifikasjon er bekreftelse ved å undersøke og fremskaffe objektivt bevis på at spesifiserte krav er oppfylt. Systemrevisjoner inngår som en del av Fylkesmannens arbeid med å håndheve gjeldende krav med hensyn til beskyttelse av det ytre miljø. Kontrollen fokuserer på overholdelse av krav og rapporten beskriver eventuelle avvik og anmerkninger som ble avdekket under kontrollen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av selskapets miljøarbeid eller miljøstatus. Hensikten med kontrollen var å fastslå om selskapets internkontroll er effektiv med hensyn til å nå fastsatte miljømål, om den tilfredsstiller kravene i internkontrollforskriften, hvorvidt forhold som er beskrevet i systemet stemmer overens med praksis i selskapet (kart og terreng) og å påse at krav fastsatt i forurensningsloven med tilhørende forskrifter og vilkår i gitte tillatelser overholdes av selskapet. Kontrollen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervjuer av relevante personer i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under kontrollen. Avvik er overtredelse av krav fastsatt i, eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Anmerkning er forhold som tilsynsetaten mener det er nødvendig å påpeke for å ivareta helse-, miljø- og sikkerhet og som ikke omfattes av definisjonen på avvik. 2 Dokumentgrunnlag Følgende dokumenter dannet grunnlaget for kontrollen: Lov av 13. mars 1981 nr. 6 om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) (med senere endringer) Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) Tillatelse av 21.07.1999 til mottak, sortering og lagring av avfall i Bodø kommune (erstatter tidligere tillatelser, sist endret 19.12.2002) Tillatelse av 21.02.2003 til mottak og mellomlagring av farlig avfall på Helgelandsbase i Alstahaug kommune Fylkesmannen i Nordland 3/8

Tillatelse av 30.11.2005 til mottak, sortering og lagring av avfall på Finneid i Fauske kommune (sist endret 02.10.2008) Tillatelse av 11.11.2008 til mottak, sortering og lagring av avfall i Rana kommune (erstatter tidligere tillatelser) Fylkesmannen hadde følgende dokumenter fra Østbø AS tilgjengelig før gjennomføringen av systemrevisjonen: Håndbok for kvalitet, miljø og sikkerhet Opplysninger om sertifisering etter NS-EN ISO 9001:2000 og NS-EN ISO 14001:2004, revisjon sist gjennomført av Teknologisk Institutt 10.-11.06.2008 3 Omfang Kontrollen besto av systemrevisjon av Østbø AS sin internkontroll, sett i forhold til krav fastsatt i medhold av forurensningsloven med tilhørende forskrifter og selskapets tillatelse. Revisjonen er basert på gransking av dokumenter og opplysninger som har kommet fram under intervju av 11 medarbeidere hos Østbø AS. Det er også gjennomført tilsynsbesøk ved: Kortneset (Bodø): Mellomlagring av farlig avfall Langstranda (Bodø): Sorterings og omlasting av tørt næringsavfall Finneid (Fauske): Sortering og omlasting av EE-avfall Fylkesmannen har ikke vurdert andre forhold ved selskapets virksomhet. 4 Avvik Følgende avvik ble avdekket under revisjonen: Inngjerdingen av avfallsanlegget på Langstranda er ikke fullført. Avvik fra tillatelse av 21.07.1999 (Bodø), vilkår 2.2.1. Begrunnelse I tillatelsens vilkår 2.2.1 framkommer det at anlegget skal inngjerdes og holdes låst utenom åpningstidene. Inngjerdingen må utformes slik at den hindrer innsyn til avfall som lagres/oppbevares utendørs. Under revisjonen hos Østbø AS i 2000 ble det slått fast at inngjerdingen på Langstranda manglet. Siden da har det skjedd en del forbedringer når det gjelder innsyn og inngjerding, men dette tiltaket er ikke fullført i områdets innkjøringsparti. Det betyr at det også mangler låsbar port. Fylkesmannen er kjent med at det i mange år har vært begrensninger i byggeaktiviteter på dette området som følge av planer som er knyttet opp mot det kommunale avløpssystemet. Vi har derfor forståelse for at det ikke tidligere har vært mulig å lukke dette avviket. Samtidig ser vi at risikoen sett i forhold til hvilke typer avfall som lagres på Langstranda har blitt vesentlig redusert etter at EEavfallet har blitt flyttet over til Finneid. Vilkåret står like fullt ved lag og det forutsettes at selskapet jobber videre med å få til en avklaring med kommunen. Fylkesmannen i Nordland 4/8

5 Anmerkninger Følgende forhold ble under revisjonen vurdert som anmerkninger: Anmerkning 1 Tillatelsen for avfallsanleggene i Bodø er ikke søkt oppdatert i tråd med endringer i aktiviteter og tilgjengelig kapasitet. Referanse: Tillatelse av 21.07.1999 (Bodø) Begrunnelse En gjennomgang av årsrapporter og bedriftens egen dokumentasjon viser følgende: Kortneset: Den 01.01.08 ble det registrert 235 tonn farlig avfall samtidig på lager, mens rammen i tillatelsen er satt til 150 tonn. Forholdet er klarert med Fylkesmannen og i tillegg meldt inn via årsrapport. Vi forutsetter at dere sørger for å unngå overskridelse i rammen. Dere har imidlertid anledning til å søke om utvidet ramme (rammen i tillatelsen har ikke vært vurdert siden tidlig på 90-tallet). I den forbindelse forventes det oversendelse av en risikovurdering som tar hensyn til den økningen som det søkes om, samt et anslag for hvilke mengder det kan være snakk om innenfor hver hovedtype av farlig avfall (olje, batterier, løsemidler osv.). Vikan: Østbø AS sin egen dokumentasjon viser at tankanlegget for lagring av spillolje i dag har et totalvolum på 1140 m 3, fordelt på to tanker. Rammen i tillatelsen er satt til 800 m 3, referert til størrelsen på det gamle tankanlegget. Dersom bedriften ønsker å utnytte hele lagringskapasiteten for spillolje, må også rammen i tillatelsen søkes økt. Også her forutsettes det oversendelse av risikovurdering. Langstranda: I tillatelsen for Bodø finnes det fortsatt et vilkårssett som gjelder sortering og demontering av EE-avfall. Denne aktiviteten er imidlertid flyttet til Fauske. Østbø AS signaliserer at de ønsker å opprettholde tillatelsen for EE-avfall på Langstranda, i tilfelle det skulle være aktuelt å ta imot deler av dette avfallet i Bodø. En tillatelse som ikke er i bruk, skal meldes til forurensningsmyndigheten senest 2 år etter at aktiviteten opphørte, jf. vilkår 1.17. Tillatelsen kan etter dette trekkes tilbake. Fylkesmannen har vært kjent med overflyttingen av EE-avfallsanlegget fra Langstranda til Finneid. Vi savner imidlertid en nærmere redegjørelse for i hvilket omfang det fortsatt kan være aktuelt å ta i mot EE-avfall på Langstranda. Ut fra dagens regelverk, anser vi det som mest hensiktsmessig å kunne ta inn EE-avfall som en del av det vilkårssettet som gjelder sortering og omlasting av avfall. Behandling av EE-avfall skal uansett skje i henhold til de bestemmelsene som gjelder for returselskap som er godkjent av Statens forurensningstilsyn, jf. avfallsforskriftens kapittel 1 1-13. Vi forventer at bedriften selv gjennomgår tillatelsen i Bodø, sett opp mot de aktivitetene som faktisk foregår, og at det søkes om endringer der det er relevant. Fylkesmannen vil deretter ta stilling til videre saksbehandling. Det må kunne påregnes at søknaden sendes ut på en høringsrunde til kommunen og de naboene som antas å være mest berørt, samt at vi legger ut ei kunngjøring på Fylkesmannens hjemmesider. Søknaden må derfor utformes slik at den er egnet for å kunne sendes på høring. Fylkesmannen i Nordland 5/8

Anmerkning 2 Systemet for registrering og behandling av avvik er ikke fullt ut innarbeidet i bedriften. Referanse: Internkontrollforskriftens 5 andre ledd punkt 7 og tillatelsens vilkår 1.11 om rapportering Begrunnelse I følge internkontrollforskriftens 5 andre ledd punkt 7, skal det iverksettes rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav. En vesentlig del av dette handler om registrering og videre oppfølging av egne avvik. Østbø AS har etablert et system for registrering av avvik. Det meldes også inn en hel rekke avvik og det kan på en enkel måte gjøres oppsummering av avvik innenfor ulike tema, samt at man kan følge med på hvorvidt avviket er lukket. Resultatet fra intervjurunden tyder imidlertid på at en rekke mindre uhell som kan relateres til ytre miljø (søl, lekkasjer osv.), i praksis ikke blir registrert som avvik. Denne observasjonen gjelder for samtlige avdelinger som ble besøkt. Når det gjelder intern informasjonsflyt på dette området, ser vi imidlertid at det er forskjell mellom avdelingene. Finneid ser ut til å ha et fast system med driftsmøter og lignende der blant annet registrerte avvik er tema. Ved avdelingene i Bodø fikk vi inntrykk av at det i mindre grad gis tilbakemelding på oppfølging av registrerte avvik, for eksempel via interne møter. Man risikerer dermed at avvikssystemet ikke fungerer helt etter hensikten. Vi forventer at dere tar en intern gjennomgang av hva som er å oppfatte som et avvik når det gjelder forhold som angår ytre miljø. For anleggene i Bodø, forventer vi i tillegg at dere tar en gjennomgang av rutiner for behandling av avvik. Tillatelsens vilkår 1.11 (alle anlegg) sier noe om årsrapportering til forurensningsmyndigheten. I tillegg til opplysninger om avfallstyper- og mengder, skal det rapporteres avvik som er registrert i løpet av det året som rapporteringen gjelder for. Vi savner opplysninger om registrerte avvik i de årsapportene som vi har fått fra dere. Vi beklager at vi ikke har gitt noen tilbakemelding om dette tidligere. Anmerkning 3 Enkelte av de medarbeiderne som håndterer farlig avfall på Langstranda og Finneid, har mangelfull opplæring på dette området. Referanse: Internkontrollforskriftens 5 andre ledd punkt 2. Begrunnelse I følge internkontrollforskriftens 5 andre ledd punkt 2, skal arbeidstakerne ha tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Når det gjelder håndtering av farlig avfall, er det gjennom forurensningslovens bestemmelser for øvrig ikke gitt noen spesifikke krav til opplæring. Intervjurunden på Langstranda og Finneid avdekket at farlig avfall som oppstår ved sortering/demontering, håndteres av personell som ikke har noen egen opplæring på farlig avfall. Denne kompetansen finnes naturlig nok i selskapet. Østbø AS oppgir i tillegg at de i det siste har gjennomført en god del kursing av ansatte hos interkommunale avfallsselskap som nettopp omhandler håndtering av farlig avfall. Det planlegges også gjennomføring av tilsvarende kurs for egne ansatte. Vi ber om tilbakemelding på status for gjennomføring av denne bedriftsinterne opplæringen. Fylkesmannen i Nordland 6/8

6 Kommentar Fylkesmannen har siden 2002 gjennomført en rekke kontrollaksjoner rettet mot småbedrifters håndtering av farlig avfall, særlig i verkstedbransjen. Kontrollresultatene viser at kun et fåtall småbedrifter kan dokumentere levering av alle aktuelle typer farlig avfall. Mange bedrifter har også fått avvik på grunn av utilfredsstillende lagringsforhold for farlig avfall. Østbø AS er i stadig kontakt med denne kundegruppen, særlig i forbindelse med innsamling av spillolje. I noen tilfeller kan det virke som om bedriftene har misforstått hva som ligger i det å ha en kontrakt med godkjent innsamler av farlig avfall. Vi ber dere derfor om å være bevisst på denne problemstillingen. 7 Gjennomføring Kontrollen omfattet følgende aktiviteter: Åpningsmøte Åpningsmøtet ble avholdt 8. desember kl 08:30 09:30 på Kortneset. Her ga Fylkesmannen informasjon om gjennomføringen av kontrollen. Videre ga Østbø AS en kort presentasjon av virksomheten og internkontrollarbeidet. Intervjuer og verifikasjoner I alt 11 personer ble intervjuet, enten den 8. desember på Kortneset eller den 9. desember på Finneid. De to HMS-medarbeiderne ble intervjuet samtidig. Disse to medarbeiderne var også til stede under de intervjuene som ble foretatt på Finneid. Det ble foretatt verifikasjon ved avfallsanleggene på Kortneset, Langstranda og Finneid. Avslutningsmøte Avslutningsmøtet ble avholdt 10. desember kl 09:00 10:00 på Kortneset. Registrerte avvik og anmerkninger ble presentert. Fylkesmannen oppfattet det slik at Østbø AS var inneforstått med de avvikene og anmerkningene som ble presentert på møtet. 8 Andre forhold Fylkesmannen takker selskapets representanter for et godt og konstruktivt samarbeid under hele revisjonen. Som nevnt i innledningen, er dette en avviksrapport og gir således ikke en totalvurdering av selskapets miljøarbeid eller miljøstatus. Vi vil derfor legge til at vi observerte mange positive forhold med hensyn på arbeidet med å ivareta det ytre miljøet ved bedriften. Det kan spesielt trekkes fram at Østbø AS har kommet godt i gang med konkretisering og oppfølging av egne miljømål. Vi går ut fra at dette har nær sammenheng med det at virksomheten er miljøsertifisert. Fylkesmannen i Nordland 7/8

Åpningsmøte Intervju på Kortneset Befaring Kortneset Befaring Langstranda Intervju på Finneid Befaring Finneid Avslutningsmøte 9 Deltakerliste I tabellen er det gitt en oversikt over deltakerne ved revisjonen, samt hvilke anlegg som ble besøkt. Navn Funksjon Østbø AS: Anders Mjaaland Adm. dir. X X X Dordi Snefjellå HMS / farlig avfall X X* * X X Kjetil Østbø HMS/ avd. leder farlig X X* X * X X avfall Steinar Slettvoll Formann farlig avfall X X X X Sigve Langvand Formann vedlikehold / X X X verneombud Øystein Wiik Avd. leder X X X X næringsavfall Laurits Larsen Operatør sorteringsanlegg X X X Sture Pettersen Fag-/markedssjef / vikar avd.leder EE-avfall X X X Ørjan Zahlsen Formann EE-avfall X X Roald Strømme Operatør EE-avfall X Bjørn Erik Næsje Operatør EE-avfall / verneombud Stig Kristiansen Avd. leder X langtransport Eva Terese Skog Regnskapssjef X X X X X Ståle Indregård Økonomisjef X Per Øyvind Kristiansen Avd. leder EE-avfall X * HMS-medarbeiderne ble intervjuet samlet, de var også til stede under de intervjuene som ble foretatt på Finneid. Fylkesmannen i Nordland: Marit Torsvik Revisjonsleder X X X X X X X Hege Rasmussen Revisor X X X X X Inger Katharina Gregersen Revisor X X X X X X X Fylkesmannen i Nordland 8/8