Til aksjonærene i Kitron ASA INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 12. JANUAR 2017 KL. 10.30 Ekstraordinær generalforsamling i Kitron ASA ("Selskapet") vil bli avholdt 12. januar 2017, kl. 10.30 i lokalene til Advokatfirmaet Selmer DA, Tjuvholmen Allé 1, 0252 Oslo Norge. Generalforsamlingen vil bli åpnet, inkludert opptak av fortegnelse over møtende aksjeeiere, av styrets leder, Tuomo Lähdesmäki. Styret foreslår følgende dagsorden: 1 VALG AV MØTELEDER Styret foreslår at Tuomo Lähdesmäki velges til å lede generalforsamlingen. 2 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN 3 VALG AV EN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN Styret foreslår at en av aksjonærene som deltar på generalforsamlingen velges til å medundertegne protokollen. 4 ENDRING AV STYRESAMMENSETNING Selskapets aksjonærsammensetning er blitt vesentlig endret i andre halvår av 2016. Som følge av dette har Selskapets valgkomité vurdert Selskapets styresammensetning og diskutert denne med Selskapets større aksjeeiere. Resultatet av dette arbeidet er et forslag om endringer i Selskapets styre. Ifølge vedtektene skal valgkomiteen foreslå kandidater for valg av styremedlemmer til styret Selskapet. Videre, i samsvar med valgkomiteens mandat og kapittel 7 i Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse ("Anbefalingen") skal valgkomiteen overvåke behovet for endringer i styrets sammensetning. I samsvar med kapittel 8 i Anbefalingen skal styrets sammensetning sikre at uavhengighetskriteriene for styret, aksjonærfellesskapets interesser samt selskapets behov for kompetanse, kapasitet og mangfold ivaretas og at styret kan fungere godt som et kollegialt organ. Ifølge vedtektene skal Selskapets styre bestå av syv til elleve medlemmer etter generalforsamlingens beslutning, og styrets leder skal velges av generalforsamlingen. Det vises til valgkomiteens innstilling for en nærmere beskrivelse av valgkomitéens anbefaling, denne er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.kitron.com eller ved forespørsel på Selskapets kontor. 1
Valgkomiteen innstiller på at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: "Stefan Charette velges som nytt aksjonærvalgt styremedlem og erstatter Martynas Cesnavicius. Charette velges for perioden frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2017. Etter dette består Selskapets styre av følgende aksjonærvalgte medlemmer: Tuomo Lähdesmäki (styreleder) Arne Solberg (styremedlem) Päivi Marttila (styremedlem) Gro Brækken (styremedlem) Stefan Charette (styremedlem) I tillegg er det følgende ansattevalgte representanter i styret: Tanja Rørheim (styremedlem) Elisabeth Jacobsen (styremedlem) Bjørn Martin Gottschlich (styremedlem) Vidar Hushovd (varamedlem til styret) Jarle Larsen (varamedlem til styret) Hege Asphjell (varamedlem til styret) " 5 ENDRING I SAMMENSETNINGEN AV VALGKOMITEEN I forbindelse med valgkomiteens arbeid beskrevet under sak 4, har de også funnet grunnlag for å foreslå endringer i valgkomiteens sammensetning. Det vises til valgkomiteens innstilling for en nærmere beskrivelse av valgkomitéens anbefaling, denne er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.kitron.com eller ved forespørsel på Selskapets kontor. Valgkomiteen innstiller på at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: "Erik Törnberg og Ola Wessel-Aas velges som nye medlemmer av nominasjonskomiteen og erstatter Kustaa Äimä og Jarkko Takanen. Törnberg og Wessel-Aas velges for perioden frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2017. Etter dette består Selskapets nominasjonskomité av følgende personer: Hans-Jørgen Wibstad (leder) Erik Törnberg (medlem) Ola Wessel-Aas (medlem)" *** 2
Aksjonærer som ønsker å delta i generalforsamlingen, enten ved personlig fremmøte eller ved fullmakt, oppfordres til å gi melding om dette til Selskapets kontofører DNB Bank ASA, Verdipapirservice. Påmelding foretas elektronisk via selskapets hjemmeside www.kitron.com, Investors, EGM 12 January 2017 eller via VPS Investortjenester. Alternativt ved at vedlagte blankett sendes via: e-post: genf@dnb.no (skannet påmelding), Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Aksjonærer som ikke selv kan møte på generalforsamling kan gi fullmakt til styrets leder eller en annen person til å møte og avgi stemme på generalforsamlingen på hans/hennes vegne ved å fylle ut og sende inn vedlagte fullmaktsskjema. Fullmaktsskjemaet må være skriftlig, datert og underskrevet. Påmeldinger/fullmakter bør være kontofører i hende senest 9. januar kl. 12.00. Aksjonærer har mulighet til å stemme på forhånd. Slike forhåndsstemmer må utføres elektronisk via Selskapets hjemmeside www.kitron.com, Investors, EGM 12 January 2017 eller via VPS Investortjenester, og må være mottatt senest innen utløpet av [9. januar] kl. 12:00. For å benytte elektronisk påmelding og forhåndsstemming på www.kitron.com må vedlagte pinkode og referansenummer oppgis. Selskapet har innført registreringsdato i selskapets vedtekter, noe som innebærer at det kun er aksjonærer som er registrert i Selskapets aksjebok i verdipapirsentralen (VPS) innen 5. januar som har lov til å delta og stemme på generalforsamlingen. Dersom en aksjonær har sine aksjer gjennom en forvalterkonto i VPS-registeret, og den reelle aksjonæren ønsker å møte på generalforsamlingen og stemme for sine aksjer, må den reelle aksjonæren få sine aksjer overført til en midlertidig stemmegivningskonto i VPS innen registreringsdatoen. Aksjonærer har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle. Aksjonærer har rett til å ta med rådgivere, og kan gi talerett til én rådgiver. En aksjonær kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er forelagt aksjonærene til avgjørelse. Det samme gjelder opplysninger om Selskapets økonomiske stilling og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. På tidspunktet for innkallingen er det 176 192 611 utestående aksjer i Selskapet. Hver aksje gir rett til én stemme på generalforsamlingen, men ingen stemmer kan avgis på vegne av aksjer eiet av Selskapet. Selskapet eier på tidspunktet for innkalling ingen egne aksjer. Informasjon vedrørende den generalforsamlingen, herunder denne innkalling og valgkomiteens innstilling, er tilgjengelig elektronisk på Selskapets hjemmeside www.kitron.com. Vedleggene kan fås i papirversjon på forespørsel til Selskapets kontor. Billingstad, 13. desember 2016 På vegne av styret i Kitron ASA Tuomo Lähdesmäki styreleder 3
Referansenr.: Pinkode: Dersom ovennevnte aksjeeier er et foretak, oppgi navnet på personen som representerer foretaket: INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING Ekstraordinær generalforsamling i Kitron ASA avholdes 12. Januar 2017 kl. 10:30 i lokalene til Advokatfirmaet Selmer DA, Tjuvholmen Allé 1, 0252 Oslo Norge. Selskapet har innført registreringsdato for dette møtet: 05.01.2017. Navn på person som representerer foretaket (Ved fullmakt benyttes blanketten under) Møteseddel/forhåndsstemmer Undertegnede vil delta på ekstraordinær generalforsamling den 12. januar 2017 og avgi stemme for: I alt for antall egne aksjer andre aksjer i henhold til vedlagte fullmakt(er) Aksjer Denne påmelding må være DNB Bank ASA i hende senest 9. januar 2017 kl. 12.00. Påmelding foretas elektronisk via selskapets hjemmeside http://www.kitron.com eller via Investortjenester. Forhåndsstemme kan kun foretas elektronisk via selskapets hjemmeside http://www.kitron.com samt via VPS Investortjenester. For å få tilgang til elektronisk påmelding og forhåndsstemming via selskapets hjemmeside, må ovennevnte pinkode og referansenummer oppgis. Alternativt: e-post: genf@dnb.no Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. (Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes delen nedenfor) Fullmakt uten stemmeinstruks Referansenr.: Pinkode: Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt uten stemmeinstruks. Dersom De ønsker å avgi stemmeinstrukser, vennl. gå til side 2. Dersom De selv ikke kan møte på ekstraordinær generalforsamling, kan denne fullmakt benyttes av den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han bemyndiger. Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 9. januar 2017 kl. 12.00. Elektronisk innsendelse av fullmakt via selskapets hjemmeside http://www.kitron.com eller via Investortjenester. Alternativt: e-post: genf@dnb.no. Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Undertegnede: gir herved (sett kryss): Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller (Fullmektigens navn med blokkbokstaver) fullmakt til å møte og avgi stemme i Kitron ASAs ekstraordinære generalforsamling 12. Januar 2017 for mine/våre aksjer. (Undertegnes kun ved fullmakt) Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten. 4
Referansenr.: Pinkode: Fullmakt med stemmeinstruks (elektronisk forhåndsstemme kan avgis via selskapets hjemmeside http://www.kitron.com) Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt med stemmeinstruks. Dersom De ikke selv kan møte på ekstraorordinær generalforsamling, kan De benytte dette fullmaktsskjema for å gi stemmeinstruks til en fullmektig. De kan gi fullmakt med stemmeinstruks til den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Fullmakten må være datert og signert. Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 9. januar 2017 kl. 12.00. E-post: genf@dnb.no (skannet blankett) Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, 0021 Oslo. Undertegnede: gir herved (sett kryss på én): Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller (Fullmektigens navn med blokkbokstaver) fullmakt til å møte og avgi stemme på ekstraordinær generalforsamling 12. Januar 2017 for mine/våre aksjer. Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme for forslaget i innkallingen. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Fullmektigen vil i så fall legge en for fullmektigen rimelig forståelse til grunn. Det samme gjelder dersom det er tvil om forståelsen av instruksen. Dersom en slik tolkning ikke er mulig, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme. Agenda ordinær generalforsamling 2016 For Mot Avstå 1 Valg av møteleder 2 Godkjenning av innkalling og dagsorden 3 Valg av en person til å medundertegne protokollen 4 Endring i styresammensetning 5 Endring i sammensetningen av valgkomiteen (Undertegnes kun ved fullmakt) Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten. 5