Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 16/156 Møtedato/tid: 17.10.2016 Kl 17:00 Møtested: Formannskapssalen Møtedeltakere: Randi Eikevik, leder Jahn Harry Kristiansen, nestleder Kerstin Leistad Erling Foss Torkel Ystgaard Andre møtende: Carl- Jakob Midttun, rådmann Randi Rasmusen, organisasjonssjef Representant for Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Arvid Hanssen, Konsek Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann, postmottak Malvik kommune, postmottak RMN, Wenche Holt RMN, Frode Singstad RMN og Malvik-Bladet. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 10.10.2016 Randi Eikevik (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1
Sakliste Saksnr. Sakstittel 30/16 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 29.8.16. 31/16 Oppfølging av vedtak i forbindelse med innføring av eiendomsskatt. 32/16 Status kommuneøkonomi 2016 m.v 33/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon - beredskapsarbeid i Malvik kommune. 34/16 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 17.10.16. 35/16 Eventuelt. 2
Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 29.8.16. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune 17.10.2016 30/16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/156-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget, ligger tilgjengelig på lesebrett til politikere og på www.konsek.no 3
Oppfølging av vedtak i forbindelse med innføring av eiendomsskatt. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune 17.10.2016 31/16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033 Arkivsaknr 13/38-29 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget mener rådmannens oppfølging og rapportering i forhold til forutsetninger i kommunestyrevedtak knyttet til innføring av eiendomsskatt, ikke har vært god nok. 2. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret til orientering. Vedlegg Brev datert 23.0.16 fra rådmannen til kontrollutvalget. Vedtak kommuneregnskap 2015 - vedrørende eiendomsskatt. Saksutredning Kontrollutvalget konstaterte i sak 18/16 Henvendelse fra innbyggervedrørende eiendomsskatt og fellesdeponier for avfall m.v. at alle forutsetninger for kommunestyrevedtak om innføring av eiendomsskatt ikke var innfridd. Rådmannen deltok i møtet og orienterte om bruken av eiendomsskatten og bekreftet også at alle forutsetninger som lå til grunn i kommunestyrets vedtak i sak 66/13 ikke var fulgt opp. Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 18/16. 1. Kontrollutvalget ber rådmannen om skriftlig tilbakemelding innen 7.9.16 om hvordan rådmannen har fulgt opp forutsetningene i vedtak knyttet til innføring av eiendomsskatt, sak 66/13 i kommunestyret. 2. Kontrollutvalget tar dokumentene og innspillene i saken med seg i arbeide med plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018. Rådmannen har i brev til kontrollutvalget datert 23.9.16 redegjort for bruken av eiendomsskatten. Videre har rådmannen opplyst at manglende oppfølging av vedtak om at en oversikt over bruken av eiendomsskatten skal sendes alle husstander og næringsdrivende årlig, skyldes at dette ble ressurskrevende. Kommunestyret har gjennom nytt vedtak ved behandling av regnskap for 2015 den 20.6.16, funnet enklere og billigere løsninger for å orientere om bruken av eiendomsskatt. Viser til vedlagte notat fra rådmannen. Sekretariatet forholder seg til oppgitte tall i rådmannens notat. Det opplyses i notatet at eiendomsskatten er brukt til flere bygg enn det som nevnes i vedtaket fra 2013. Dette gjelder Vikhammer - og Sveberg skoler, som ble ferdigstilt i henholdsvis 2009 og 2011. Dette er før økonomiplanperioden 2014-2017, men er i rådmannens notat satt opp med kr 11,6 mill. Av samlet eiendomsskatt per 31.12.2015 på kr 25,7 mill er kr 12,4 mill brukt på formålsbygg som er satt i gang etter 1.1.2014. Det resterende beløp på kr 13,3 mill 4
forutsettes å ha gått til drift. Sekretariatet mener det klart fremgår av vedtak i kommunestyre sak 66/13, 1.ledd, at eiendomsskatten skal brukes på nye formålsbygg. Kun 3. ledd i vedtaket i sak 66/13, som omhandler rapporteringsmåten til innbyggere og næringsdrivende, ble endret gjennom vedtaket knyttet til behandling av regnskap 2015 den 20.6.16. Vedtaket i saken følger som vedlegg. Sekretariatet mener det er klart at fremtidig rapportering av bruken av eiendomsskatt må skje på bakgrunn av avdrag og renter på formålsbygg igangsatt etter 1.1.14. Kostnader på kr 11,6 mill for Vikhammer og Sveberg ungdomsskole, skal ut fra sekretariats forståelse av kommunestyrets vedtak, ikke inngå i beregningene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet konstaterer at rådmannen erkjenner at kommunestyre burde fått tilbakemelding, og dermed hatt mulighet til å vurdere vedtaket fra 2013 på et langt tidligere tidspunkt. Dette er viktig formelt, men også i forhold til omdømme, da saken har engasjert innbyggere i stor grad. Videre er det viktig at rådmannen ved fremtidig rapportering av bruk av eiendomsskatt rapporterer i forhold til forutsetningene som ligger i gjeldende vedtak. Sekretariatet konkluderer ut fra rådmannens brev med at kr 13,3 mill av netto eiendomsskatt for perioden 2014-2015, per utgangen av 2015, ikke er brukt til formålsbygg igangsatt i økonomiplanperioden 2014-2017. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å sende saken videre til kommunestyret. Hvorvidt dette bør skje i form av ordinær sak eller referatsak kan avklares i møtet. Det er viktig at kommunestyret gjøres kjent med saken, herunder rådmannens brev av 23.9.16 til kontrollutvalget. Viser for øvrig til innstillingen. 5
Rådmann Kontrollutvalget V/ leder Randi Eikevik Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Dato: «REF» 2016/2837-1 Randi Rasmussen 23.09.2016 Det vises til vedtak i kontrollutvalget 6. juni 2016 hvor rådmannen blir bedt om å gi skriftlig tilbakemelding på hvordan rådmannen har fulgt opp forutsetningene i vedtaket knyttet til innføring av eiendomsskatt, sak 66/13 i kommunestyret er fulgt opp. Rådmannen beklager at tilbakemeldingen til kontrollutvalget er noe forsinket. Malvik kommunestyre behandlet saken den 16.12.2013, og fattet følgende vedtak: «Økonomiplanen for perioden 2014-2017 vedtas slik den fremkommer av budsjettsaken. Malvik kommune innfører eiendomsskatt på 2 promille på alle boliger, hytter, verker og bruk i hele Malvik kommune. Eiendomsavgiften skal kun gå til nyinvesteringer i økonomiplan som sykehjemsplasser HOBOS, omsorgsboliger VIBOS, barnehage Sandfjæra, barnehage Vikhammer, ny ungdomsskole Hommelvik, og ny Vikhammer ungdomsskole m/kulturbygg. Minstepensjonister og andre med liten inntektsevne kan få fritak eiendomsskatt etter søknad. Eiendommer som eies av stiftelser, lag og foreninger eller institusjoner som gagner kommunen kan søke om fritak. Malvik kommune skal sende ut årlig oversikt til alle huseiere og næringsdrivende som blir belastet eiendomsavgift. På denne måten kan alle følge med på hvor store inntekter avgiften får, og hvor mye som til enhver tid er nedbetalt på nevnte byggeprosjekter. Det skal være et årlig regnskap som viser inntektene fra eiendomsavgiften og nedbetalingene a forannevnte nyinvesteringer. Nevnte regnskap skal utstedes til alle husstander i Malvik kommune årlig. Hovedrammer for takseringsarbeidet vedtas i egen sak januar 2014.» Som rådmannen har redegjort for i Kontrollutvalgets møte, har den økonomiske situasjonen vært krevende i Malvik kommune, og derfor har eiendomsskatten også vært med på å dekke renter og avdrag på flere bygg enn de som nevnes i vedtaket. Totalt er det pr 31.12.2015 ferdigstilt investeringer for til sammen 705 millioner kroner i formålsbygg i Malvik kommune, jf. tabellen under. I beløpet inngår moms med 141 millioner kroner, og det er mottatt 87 millioner kroner i statstilskudd for disse investeringene samlet sett. Korrigert for dette er netto investeringsbeløp 477 Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Postboks 140, 7551 Hommelvik Torggata 7 73972000 4218.07.50309 E-post Telefaks Org.nr postmottak@malvik.kommune.no www.malvik.kommune.no 73972001 971035560 6
Malvik kommune, saksnr. 2016/2837-1 millioner kroner. Formålsbygg er blant annet helsebygg, kulturbygg, barnehager og skoler. Eiendomsskatt ble innført i Malvik kommune fra og med budsjettåret 2014. Driftskostnadene, det vil si renter og avdrag, knyttet til finansiering av investeringene var 24,0 millioner kroner, mens netto inntekter fra eiendomsskatt utgjorde 25,7 millioner kroner i denne perioden. I oversikten under er de driftsøkonomiske konsekvensene i form av renter og avdrag på formålsbygg synliggjort. Av ovenstående fremgår det at de samlede inntektene fra eiendomsskatten pr.31.12.2015 er 1,7 millioner kroner høyere enn de økte rente- og avdragsutgiftene som disse formålsbyggene har utløst. Eiendomsskatten har dermed vært tilstrekkelig til å dekke inn de økte utgiftene. Kommunestyret har vedtatt investeringer i formålsbygg som per 31.12.2015 ikke var ferdigstilt. Disse påbegynte investeringene utgjør 246 millioner kroner, jf. tabellen under. Estimerte årlige driftskostnader knyttet til disse investeringene er 12 millioner kroner. Side 2 av 3 7
Malvik kommune, saksnr. 2016/2837-1 Av kommunestyrets vedtak fremgår det at Malvik kommune skal sende ut årlig oversikt til alle huseiere og næringsdrivende som blir belastet eiendomsavgift. Dette for å vise hvor store inntekter eiendomsavgiften gir og hvor store kostnader byggeprosjektene har. Dette ble ikke gjort og begrunnelsen for det var høye kostnader forbundet med slik distribusjon. Rådmannen ser i ettertid at det skulle ha vært fremmet ny sak for kommunestyret så snart administrasjonen var klar over at en distribusjon og tilbakemelding til kommunens innbyggere ble vurdert som utfordrende å gjennomføre, og beklager dette. Rådmannen viser for øvrig til kommunestyrets vedtak 20.06.16. som omhandler eiendomsskatt og korrigeringer i forhold til vedtak fra 16.12.13. Med hilsen Carl-Jakob Midttun Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent og kan være uten underskrift. Mottakere: Leder i kontrollutvalget Sekretær i kontrollutvalget Side 3 av 3 8
9
Status kommuneøkonomi 2016 m.v Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune 17.10.2016 32/16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 090 Arkivsaknr 11/50-22 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Saksutredning Det er avgjørende at kommunen har nødvendig økonomisk handlingsrom for å kunne gi innbyggerne lovpålagte tjenester og dekke andre oppgaver som kommunen har påtatt seg, på en god måte. Kontrollutvalget har over tid uttrykt bekymring for at aktiviteten og allerede vedtatte investeringene kan medføre at tjenestetilbudet til innbyggerne må reduseres i fremtiden. Kontrollutvalget fikk en grundig gjennomgang av resultatet for 2015 da utvalget behandlet kommuneregnskapet og gav sin uttalelse til regnskapet. Videre ga rådmannen en oppdatert status i møter 6.6.16 og 29.8.16. Rådmannen orienterte i siste møte om uforutsette ikke budsjetterte kostnader og eventuelle kostnader knyttet til erstatningssak. Dette var utfordringer i forhold til vedtatt budsjett for 2016. Utvalget vedtok 6.6.16 at de fortsatt ønsker orientering om kommuneøkonomien på alle møter. Rådmannen vil delta i kontrollutvalgets møte og gi kontrollutvalget en orientering om status i kommuneøkonomien og utsiktene fremover. Han er også oppfordret til å komme inn på andre større utfordringer han ser som nytilsatt rådmann. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kommunen har store utfordringer for å oppnå/opprettholde nødvendig økonomisk handlingsrom. Det er viktig at administrasjonen fortsatt har tett oppfølging og at politikerne får fremlagt oppdatert status innen gitte frister. Kontrollutvalget må på bakgrunn av redegjørelsen, samt svar på spørsmål, vurdere om det er tilstrekkelig å ta redegjørelsen til orientering. 10
Bestilling av forvaltningsrevisjon - beredskapsarbeid i Malvik kommune. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune 17.10.2016 33/16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/158-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon knyttet til beredskapsarbeid i Malvik kommunen. Rapport leveres i første halvår 2017. 2. Revisjonen legger på bakgrunn av signaler fra kontrollutvalget frem en prosjektskisse til utvalgets møte 27.11.16. Vedlegg Generell beredskapsplan Malvik. Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i sak 29/16 at sekretariatet skulle legge frem en sak om bestilling av forvaltningsrevisjon om beredskapsarbeidet i Malvik kommune. Dette er i tråd med prioriterte prosjekter i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. Prosjektet var aktuelt å gjennomføre i 2015, men ble utsatt som følge av tilsyn fra fylkesmannen på slutten av 2014. Fylkesmannen påpekte den gang at kommunen hadde mangler i forhold til risiko og sårbarhetsanalyser (ROS), men ellers var rapporten klar på at kommunen gjorde et godt arbeid på dette området. Kommunen har nå gjennomført ROS-analysen. Beredskapsarbeid er et stort og omfattende område. I tillegg til ROS-analyser og overordnet beredskapsplan som har detaljerte krav til innhold, skal det lages delplaner ned på virksomhetsnivå. Videre er det viktig at det foretas øvinger i tilstrekkelig grad. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 85/14 den 15.12.14. Følgende gjengis i beskrivelsen i planen: Kommunen er pålagt å ha beredskapsplaner og gjennomføre øvelser. Videre skal det foretas risiko og sårbarhetsanalyser. Kontrollutvalget ønsker fokus på om kommunen er godt rustet i forhold til klimaendringer og mer ekstremvær. Hvordan kommunen takler mer nedbør, vind, økt rasfare og dimensjonering av ledningsnett er aktuelle områder å se på. Ved vurdering av bestilling av forvaltningsrevisjon må det foretas en konkret vurdering av vinkling på prosjektet. I den forbindelse vil tilsynsrapport fra fylkesmannen, som vil foreligge i desember 2014, trolig gi viktig informasjon. Sekretariatet har innhentet dokumenter som viser at administrasjonen fortsatt har fokus på beredskapsarbeidet og arbeidet systematiseres, men har kun lagt med den generelle beredskapsplanen i denne saken. Rådmannen er bedt om å møte i kontrollutvalget og gi en orientering om status nå sett fra rådmannens side. Dette kan være nyttig i forhold til vinkling og avgrensning av forvaltningsrevisjonen. I tillegg til kontrollaspektet er det et mål at 11
forvaltningsrevisjoner skal gi impulser til forbedring av den kommunale virksomheten. Kontrollutvalget har ca 100 timer ledig til forvaltningsrevisjon i 2016. Resterende timer er bundet opp i pågående prosjekter knyttet til mobbing og kommunens eierskapsoppfølging. Nytt prosjekt må i stor grad gjennomføres i 1.halvår 2017. Sekretariatet foreslår derfor at kontrollutvalget nå gir signaler om vinkling av forvaltningsrevisjonen og at revisjonen på bakgrunn av dette i utarbeider en prosjektskisse med forslag til ressursramme og leveringstidspunkt til neste møte den 27.11.16. I tråd med anmodning fra kontrollutvalget vil revisjonen være tilstede under behandlingen av bestillingssaken. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Et lovpålagt og godt beredskapsarbeid er viktig for innbyggere og også for å redusere kostnader når det oppstår spesielle hendelser. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon på dette området. Da kommunen har hatt fokus på beredskapsarbeid og foretatt en større risiko- og sårbarhetsanalyse den senere tid, bør den endelige vinklingen av forvaltningsrevisjonen fastlegges i en prosjektplan etter at revisjonen har fått en oversikt over kommunes eget arbeid. 12
Generell beredskapsplan Malvik kommune Malvik kommune 08.04.13 13
Innhold 1. BAKGRUNN OG HENSIKT... 3 2. HJEMMEL FOR BEREDSKAPSARBEIDET... 3 3. MÅLSETTINGER OG STRATEGIER... 4 4. ROLLER, ANSVAR OG OPPGAVER... 5 5. ORGANISERING AV BEREDSKAPSARBEIDET... 6 6. SAMARBEIDSPARTNERE I BEREDSKAPSARBEIDET... 8 7. RETNINGSLINJER FOR BEREDSKAPSARBEIDET... 9 8. KVALITETSSIKRING... 10 Malvik kommune 08.04.13 14
1. Bakgrunn og hensikt Stortingsmelding nr. 17 (2001-2002) Samfunnssikkerhet veien til et mindre sårbart samfunn beskriver en målsetting om at samfunnet skal kunne forebygge og håndtere kriser på en effektiv måte. Sikkerheten i samfunnet skal styrkes slik at borgerne opplever hverdagen som trygg. Samfunnet skal i utgangspunktet kunne møte enhver trussel og håndtere enhver situasjon. Dagens trusselbilde er diffust og sammensatt. Samfunnet står ikke ovenfor en enkel trussel, risiko eller sårbarhet, men et mangfold av utfordringer som krever et tilsvarende mangfold av forebyggende og avhjelpende tiltak. Styrking av kommunens sivile beredskap har de senere år vært et satsningsområde i regionen. Det vises i den sammenheng til felles utarbeidede ros - analyser for trøndelagsfylkene. Det er anskaffet et felles kriseverktøy CIM. Samfunnssikkerhet og beredskapsarbeidet er forankret i kommunens samfunnsdel 2010-2021 i målformuleringen Vi er en pådriver i helhetlig og framtidsrettet samfunnsplanlegging. Dette skal oppnås ved å ivareta trygghet og sikkerhet gjennom fokus på samfunnssikkerhet og beredskap. 2. Hjemmel for beredskapsarbeidet Planene for kriseledelse og beredskap er utviklet med grunnlag i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvaret Sivilforsvarsloven og andre lover og forskrifter om plikt til å utarbeide beredskapsplaner innen ulike fagområder. Sivilforsvarsloven som omhandler kommunal beredskapsplikt stiller krav om å utarbeide risiko- og sårbarhetsanalyser som grunnlag for kommunenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, herunder ved utarbeiding av planer etter plan og bygningsloven om planlegging og byggesaksbehandling. Med utgangspunkt i risiko- og sårbarhetsanalysen skal kommunen utarbeide en beredskapsplan. Som et minimum skal denne inneholde en plan for kommunens kriseledelse, varslingslister, ressursoversikt, evakueringsplan og plan for informasjon til befolkningen og media. Malvik kommune 08.04.13 15
3. Målsettinger og strategier Kartleggingen av trusselbildet for kommunen og relevante lover, forskrifter, meldinger etc. for kriseledelse og beredskap er grunnlaget for målsettinger og strategier beskrevet i dette kapittelet. Malvik kommune skal ha en beredskap mot ulykker og kriser som får innbyggerne til å oppleve kommunen som et trygt sted å bo. Dersom det oppstår en ulykke eller krise skal innbyggernes trygghet og velferd være sikret ved at kommunen er i stand til å opprettholde leveransen av kjernevirksomhetene. Ved ulykker og kriser skal omgivelsene oppleve Malvik kommune som en troverdig og profesjonell organisasjon. Disse målsettinger innen kriseledelse og beredskap skal nås ved gjennomføring av følgende strategier: Samfunnssikkerhet og beredskap skal inngå som en del av kommunens planstyringssystem. Samfunnssikkerhet og beredskap skal vurderes i alle virksomheter og planprosesser med kartlegging av risiko- og sårbarhet. På grunnlag av kartleggingen utarbeides beredskapsplaner og rutiner for egen virksomhet. Planer for samfunnssikkerhet og beredskap skal revideres i henhold til plan- og styringssystemet. Organisasjonen skal ha fokus på samfunnssikkerhet og beredskap gjennom kompetanseutvikling og årlige øvelser Malvik kommune 08.04.13 16
4. Roller, ansvar og oppgaver I tabellen nedenfor er ulike roller, ansvar og oppgaver for kommunal kriseledelse og beredskapsarbeid beskrevet. Roller Ansvar Oppgaver Kommunestyret Kriseledelsen Virksomheter Overordnet ansvar for kriseledelse og beredskap i kommunen. Operativt ansvar for etablering, drift og avvikling av kriseledelsen. Skal sikre at krisen minimaliseres og at kommunen opprettholder funksjonen så lik normalsituasjonen som mulig. Virksomhetens administrative og operative beredskapsarbeid. Skal medvirke til at krisen minimaliseres og at virksomheten opprettholder funksjonen så lik normalsituasjonen som mulig - Vedta styringsmål og fullmakter til kommunens kriseledelse og beredskapsarbeid (før krisen). - Avklare samstemte beredskapsplaner og ansvarsforhold til politiet. (Beredskapsrådet) - Aktivere kriseledelsen - Kvalitetssikre beredskapsplaner for iverksetting: Plan for kriseledelse og beredskap Informasjonsplan Etablering og drift av senter for evakuerte og pårørende Fagplaner/ rutiner - Lede, koordinere og prioritere kommunale ressurser/tiltak - Varsle og informere berørte, publikum og media - Varsle og rapportere Fylkesmannen - Evaluering av kriser - Revisjon av kriseledelsen - Årlig rullering av egne krise- og beredskapsplaner - Gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyser for egen virksomhet - Varsle rådmannen ved mulig krise - Avklare ansvarsforhold i forhold til kriseledelsen - Iverksette egne beredskapsplaner/ rutiner - Varsle og rapportere kriseledelsen - Revisjon av beredskapsarbeidet i egen virksomhet - Årlig rullering av egne krise- og beredskapsplaner Ordfører Rådmannen Beredskaps- Koordinator Overordnet ansvar kommunens beredskapsarbeid. Daglig ansvar for kommunens beredskapsarbeid. Påse at kommunen driver forebyggende beredskapsarbeid og bevisstgjøring av forhold om risiko og sårbarhet. Pådriver i forhold til administrativt beredskapsarbeid i kommunen. Bevisstgjøre kommunen på forhold om risiko og sårbarhet. - Informere publikum og media ved kriser og ulykker. - Delegere myndighet til beredskapskoordinator. - Operativ leder av kriseledelsen - Samordne kommunale beredskapsplaner - Opplæring av medarbeidere - Planlegge, koordinere, gjennomføre og evaluere øvelser - Revisjon av kommunens beredskapsarbeid - Årlig rullering av overordnede beredskapsplaner Malvik kommune 08.04.13 17
Støtteapparat Støtte kriseledelsen med sekretariatsfunksjoner, informasjonsog IKT- tjenester. - Daglig kontaktledd mot Fylkesmannen. - Loggføring - Føre oversikt over situasjon, prioriteringer og iverksatte tiltak - Arkivering - Informasjon - IKT- tjenester - Bistå kriseledelsen med praktiske gjøremål 5. Organisering av beredskapsarbeidet Overordnede prinsipper I Norge er arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap bygd opp rundt tre prinsipper. Disse er beskrevet slik i Stortingsmelding nr. 22 (2007-2008) om samfunnssikkerhet: Ansvarsprinsippet: Den virksomhet som har ansvar for et fagområde i en normalsituasjon, har også ansvaret for å håndtere ekstraordinære hendelser på området. Likhetsprinsippet: Den organisasjon man opererer med til daglig skal være mest mulig lik den organisasjon man har under kriser. Nærhetsprinsippet: Kriser skal organisatorisk håndteres på lavest mulig nivå. Planstruktur Planstruktur for kriseledelse og beredskapsarbeid i kommunen. Generell Informasj Plan for Plan for Plan for Plan for brannog redning Plan Forur Plan Tegnforklaring: Organisasjonsplan Administrativt beredskapsarbeid Med grunnlag i utredninger i kapittel 4 om roller, ansvar og oppgaver, organiseres det generelle (administrative) beredskapsarbeidet slik i kommunen: Malvik kommune 08.04.13 18
Kommunestyret Rådmann Beredskapskoor dinator Virksomheter Deltakere i det administrative beredskapsarbeidet: Valgte politikere i kommunestyret og medarbeidere i linjeorganisasjonen. Operativ kriseledelse og beredskapsarbeid Med grunnlag i utredninger i kapittel 4 om roller, ansvar og oppgaver, organiseres det operative beredskapsarbeidet slik i kommunen: Rådgiver e Kriseledelsen Støtteap parat Virksomheter Deltakere i kriseledelsen: Ordfører Varaordfører Rådmannen Kommunalsjefer Følgende er rådgivere (liaison) og tiltrer kriseledelsen ved behov: Kommuneoverlege Leder eiendomsforvaltning Virksomhetsledere/ andre ledere Beredskapskoordinator Lensmannen Informasjonsmedarbeider Eksterne involverte faginstanser Malvik kommune 08.04.13 19
Støtteapparatet til kriseledelsen utgjør: Loggfører IKT- ansvarlig Servicekontor Kriseteam (EPS) (EPS= Evakuerte og pårørende senter) Virksomheter: Virksomhetene i linjeorganisasjonen. 6. Samarbeidspartnere i beredskapsarbeidet Roller, ansvar og oppgaver Rolle: Politi Ansvar Ved kriser og ulykker skal politiet iverksette tiltak innen annen myndighet overtar i løpet av 12-24 timer, jf politiloven 27. Oppgaver Administrativt: Informere og iverksette tiltak for å fremme og befeste borgernes rettsikkerhet, trygghet og alminnelige velferd for øvrig. Operativt: Skadestedsledelse Evakuere utsatte innbyggere Gi medisinsk førstehjelp Drive ettersøkning og registrering av skadde Bevoktning og forestå avsperring og nødvendige trafikkreguleringer Gi publikum løpende informasjon om krisen og hvilke forholdsregler som bør tas. Rolle: Fylkesmannen Ansvar Pådriver og rettleder for et systematisk og samordnet samfunnssikkerhets og beredskapsarbeid i fylket. Malvik kommune 08.04.13 Oppgaver Administrativt: Forestå beredskapsplanleggingen innen sektorer som direkte hører inn under Fylkesmannen Samordne og føre tilsyn med all sivil beredskapsplanlegging 20
i fylket, også den planlegging som fylkeskommunen og kommunene har ansvaret for. Yte hjelp med planleggingsarbeidet til statlige fylkeskommunale og kommunale organer. Gi råd og veiledning i sivile beredskapsspørsmål. Holde seg orientert om det arbeid som pågår innenfor de forskjellige sektorer av sivilt beredskap innen fylket. Planlegge og lede beredskapsøvelser Operativt: Samordne og eventuelt å gjennomføre beredskapstiltak innen sektorer som direkte hører inn under Fylkesmannen Varslings- og rapporteringsformidler Bindeledd mellom sentrale og lokale myndigheter Rolle: IKS- Trøndelag Brann- og redningstjeneste Ansvar Oppgaver Brann- og redningstjenester Gjennomføre oppgaver av brannforebyggende og kontrollerende art Være innsatsstyrke i forbindelse med brannsituasjoner Bistå med innsats ved andre akutte ulykkessituasjoner Rolle: Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA) Ansvar Akutte forurensninger fra olje og andre kjemikalier og dekker sjø, land og vassdrag Oppgaver Lede aksjoner innen akutt forurensning i regionen. 7. Retningslinjer for beredskapsarbeidet Følgende retningslinjer legges til grunn for alt beredskapsarbeid i kommunen: Offentlighet i beredskapsarbeidet: Beredskapsarbeidet i kommunen skal tuftes på prinsippet om offentlighet. Som hovedprinsipp skal alle planer og innhold i disse offentliggjøres. Malvik kommune 08.04.13 21
Unntak er opplysninger om personer som har funksjoner i kommunens beredskapsarbeid og som ved offentliggjøring vil bidra til at beredskapsarbeidet blir mindre funksjonelt og effektivt ved enkelte kriser og ulykker. De overordnede beredskapsplaner skal derfor i størst mulig grad gjøres tilgjengelig på kommunens internettsider. Krisehåndteringskompetanse: Organisasjonen skal ha fokus på samfunnssikkerhet og beredskap ved at det inngår i kommunens plan- og styringssystem. Kommunen skal sikre tilstrekkelig kompetanse og ferdigheter innen området ved planmessig opplæring av sine medarbeidere gjennom kurs og øvelser. Kvaliteten på arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap skal sikres og videreutvikles i hele organisasjonen ved etablering av et overordnet kvalitetssystem i kommunen. Informasjonsberedskap: Malvik kommune sin informasjonsberedskap ved kriser og ulykker skal inngå som en del av kommunens kommunikasjonsplan. Egen plan for kriseinformasjon skal sikre at kommunen raskt etablerer systemer for å varsle, koordinere, strukturere og utføre arbeidet med informasjon i en krisesituasjon. Formålet (hensikten) med informasjonsplanen er å: - Sikre at kommunikasjonen er god innad i kommunen, slik at alle medarbeidere til enhver tid vet hva som skjer og hva som må gjøres. - Skape troverdighet og trygghet i en krisesituasjon. 8. Kvalitetssikring Denne planen med vedlegg skal inngå som en del av kommunens internkontrollsystem og skal revideres innen 31. januar hvert år. Hensikten med revisjonen er å: - Kontrollere at planen er i samsvar med krav i gjeldende lover og forskrifter. - Bidra til forbedringer av arbeidet med kriseledelse og beredskap i kommunen Kommunens kriseledelse, samt rådgivere og støtteapparat skal delta i revisjonsarbeidet. Rådmannen er ansvarlig for at planen revideres årlig. Malvik kommune 08.04.13 22
Referatsaker til kontrollutvalgets møte 17.10.16. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune 17.10.2016 34/16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/156-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Protokoll Representantskapet Konsek 26.9.16. Protokoll Representantskapet RMN 26.9.2016. Kan ikke stoppe omkamp - uttalelse fra jussprofessor Jan Fritjhof Bernt. Du kan ikke saksøke rådmann eller politikere,uttalelse fra jussprofessor Jan Fritjhof Bernt. Invitasjon til samling for kontrollutvalg 8.11.2016 Saksutredning Viser til vedlegg. Referatsakene vil bli presentert i møtet. 23
Møteprotokoll - Representantskapet Møtedato/tid: 26.09.2016 kl 10:00-11:00 Møtested: Quality Hotel Panorama, Tiller Møtende medlemmer og varamedlemmer: Berit Flåmo Jostein Tetlie Bjørg Reitan Bjørgvik Jahn Harry Kristiansen Vibeke Mehlum Berit Ingeborg By Jon P. Husby, leder John Lernes Arnstein Trøite Odd Gulbrandsen Kåre Lian Svanem, vara Jomar Aftret, vara Egil Hestnes, vara Forfall: Aina Bogen Gunnar Krogstad Kjell Inge Selbekk Kristian Torve Odd Vårvik, vara Pål Sture Nilsen Stine Estenstad, vara Frøya Hemne Hitra Malvik Meldal Orkdal Skaun Snillfjord Selbu Tydal Agdenes Klæbu STFK Midtre Gauldal Melhus Agdenes STFK Midtre Gauldal Klæbu Melhus Andre møtende: Arvid Hanssen, daglig leder Helge Bjørn Bæverfjord, styremedlem Inga Balstad, styreleder Jan Ole Sund, nestleder styret Torbjørn Berglann, styremedlem Arkivsak: 16/122 Merknader: 13 av 15 deltakerkommuner og 82,2 % av stemmene var tilstede. Representantskapet var derfor vedtaksdyktig. Det fremkom ingen merknader til møteinnkalling og saksliste. 24
25
Sak 08/16 Revidering av reglement for godtgjøring til styret Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet 26.09.2016 08/16 Innstilling til representantskapet Representantskapet vedtar fremlagte forslag til nytt reglement for godtgjøring til styret. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet vedtar fremlagte forslag til nytt reglement for godtgjøring til styret. Sak 09/16 Strategiplan Konsek for perioden 2016-2020 Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet 26.09.2016 09/16 Innstilling til representantskapet Representantskapet vedtar strategiplan 2016-2020 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet vedtar strategiplan 2016-2020 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 26
Sak 10/16 Konsekvenser av fylkessammenslåing Saken behandlet i Møtedato Saknr Styret 25.08.2016 28/16 Representantskapet 26.09.2016 10/16 Innstilling til representantskapet Representantskapet ber styret gå i dialog med Komsek Trøndelag IKS om mulig sammenslåing av selskapene og fremme forslag for representantskapet senest i april 2017. Styret gis fullmakt til å vurdere eventuelt behov for ekstraordinært representantskap tidligere. Representantskapet mener det bør åpnes for at andre kommuner i fylket gis anledning til å slutte seg til samarbeidet, under forutsetning av at dette ikke forsinker fremdriften. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet ber styret gå i dialog med Komsek Trøndelag IKS om mulig sammenslåing av selskapene og fremme forslag for representantskapet senest i april 2017. Styret gis fullmakt til å vurdere eventuelt behov for ekstraordinært representantskap tidligere. Representantskapet mener det bør åpnes for at andre kommuner i fylket gis anledning til å slutte seg til samarbeidet, under forutsetning av at dette ikke forsinker fremdriften. 27
MØTEPROTOKOLL REPRESENTANTSKAPET I REVISJON MIDT-NORGE IKS MANDAG 26.09.2016 KL 12:30 14:00, QUALITY HOTELL, TILLER. Medlemmene ble innkalt til møte i brev 17.08.2016. Sakspapirer utsendt 09.09.16. Følgende møtte: Berit Flåmo leder Frøya kommune Hans Bernhard Meland Agdenes kommune Geir Rostad Hemne kommune Bjørg Reitan Bjørgvik Hitra kommune Jomar Aftret Klæbu kommune Vibeke Mehlum Meldal kommune Randi Eikevik Malvik kommune Sivert Moen Midtre Gauldal kommune Knut Even Wormdal Orkdal kommune Arnstein Trøite Selbu kommune Jon P. Husby Skaun kommune John Lernes Snillfjord kommune Knut Fagerbakke Sør-Trøndelag fylkeskommune Odd Gulbrandsen Tydal kommune Forfall: Gunnar Krogstad nestleder Melhus kommune (vara har også meldt forfall) Styret: Hans S.U. Wendelbo styreleder Torbjørn Måsøval Frode Singstad Andre: Inge Storås Daglig leder Arvid Hanssen KonSek Representasjon i møtet: 14 representanter med 87,60 % av stemmene. Møtet godkjent. To representanter til å underskrive protokollen: Jon P. Husby og Randi Eikevik For øvrig ingen merknader til innkalling og saksliste. SAK 07/16 ORIENTERINGER FRA DAGLIG LEDER Vedtak; Orienteringene tas til etterretning Arkivkode: https://revisjonmidtnorge.sharepoint.com/shared documents/selskap/representantskapet/2016/2/2016-0926 protokoll.docx Hovedkontor Postadresse: Telefon: 90 73 03 00 Hjemmeside: www.revisjonmidtnorge.no Statens Hus Sandenveien 5 E-post: post@revisjonmidtnorge.no 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: 977 036 283 mva Bankgiro: 4260 05 60276 28
SAK 08/16 ØKONOMIPLAN 2017 2021; ÅRSBUDSJETT 2017 Vedtak; Representantskapet vedtar forslag til økonomiplan 2017-2021; Årsbudsjett 2017. Utskrift sendt: Medlemmer, Kommunene 29
Kan ikke stoppe omkamp En ordfører kan ikke nekte kommunestyret å ta omkamp i kontroversielle saker når et flertall krever at saken blir behandlet på nytt, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. Spørsmål I et kommunestyremøte ble det med ni mot åtte stemmer sagt nei til et forslag om sammenslåing med to nabokommuner. En av dem som stemte mot var varamedlem som opprinnelig var innvalgt for et parti for sammenslåing, men som siden hadde skiftet partitilhørighet. Senere krevde ni av kommunestyremedlemmene at saken måtte settes opp på saklisten til neste kommunestyremøte. De viste til kommuneloven 32 nr. 1: «Møte i folkevalgte organer skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv, kommunestyret eller fylkestinget, og ellers når organets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det.» Ordføreren, som var mot sammenslåing, avviste å ta opp saken på nytt. Han viste til Kommunaldepartementet som i en annen sammenheng har uttalt at bestemmelsen i 32 ikke åpner for omkamp om avgjorde saker, og særlig ikke når det ikke foreligger nye opplysninger. Kan ordføreren å nekte å føre saken på sakslisten? Bernt svarer Etter min oppfatning er det ganske klart at ordfører ikke kan nekte at denne saken blir ført opp på saklisten i møtet. Kommuneloven gir en tredel av det folkevalgte organet rett til å kreve en sak ført opp på saklisten i neste møte, om nødvendig i et ekstraordinært møte, og ordføreren kan ikke blokkere dette fordi han mener det er en «omkamp». Kommunaldepartementet har riktignok uttalt (sak 11/1296) det legger til grunn «at bestemmelsen må anses å være en unntaksbestemmelse, og at den er ment å ha begrenset rekkevidde», at det «er ikke intensjonen å åpne for en alminnelig adgang til politisk «omkamp» etter at saken avgjort», og at dette «spesielt må gjelde dersom det ikke foreligger nye opplysninger i saken etter at denne er behandlet». Som begrunnelse for denne innskrenkende tolkningen av lovens regel viser departementet til kommunelovutvalgets utredning (NOU 1990:13 s. 375), uten at jeg kan se hvor man mener å finne støtte for denne lovforståelsen her. Kommunelovutvalget uttaler tvert imot samme sted: «Har kommunestyre, fylkesting eller minst 1/3 av organets medlemmer forlangt ekstraordinært møte til behandling av en konkret sak, må denne selvsagt føres opp på dagordenen. Av dette følger at også at kommunestyret, fylkestinget eller minst 1/3 av medlemmene i stedet kan forlange en sak oppført på dagsordenen på neste ordinære møte.» Det er etter dette ganske åpenbart at ordfører ikke har noen vetorett i en slik situasjon, og at han ikke kan unnlate å føre saken opp på saklisten når slikt krav er framsatt. Om det ikke er gjort i innkallingen, må feilen rettes opp så raskt som mulig, senest ved møtets begynnelse. 30
Ordførers rett til å nekte realitetsvedtak i sak som ikke var oppført på saklisten innkallingen til møtet, kan heller ikke gjelde her. Den tar sikte på situasjoner der ordfører mener en sak som reises først i møtet, må utsettes for å få en forsvarlig saksutredning. Det er åpenbart ikke tilfelle i denne saken, og ordfører kan selvsagt ikke bruke denne vetoretten når han selv er årsaken til at saken ikke er oppført i innkallingen. Omkampargumentet er dermed klart rettslig uholdbart og også saklig dårlig begrunnet. Hvis flertallet i det folkevalgte organet mener saken nå må være ferdig utdebattert og endelig avgjort, kan det etter kommuneloven 34 nr. 1, første setning, avskjære det det mener er en hensiktsløs omkamp ved «med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten», også på ubestemt tid. Hvorvidt krav om at sak der det er truffet vedtak føres opp til behandling på nytt, er en unødig omkamp, eller om det grunn til å gå ny runde i det folkevalgte organet, avgjør kommunestyret selv med alminnelig flertall. Hvis kommunestyret godkjenner dagordenen til møtet uten å ta uttrykkelig stilling til om denne saken skal være med, er det en avgjørelse som kan bringes inn for fylkesmannen av tre eller flere kommunestyremedlemmer, etter reglene i kommuneloven 59. 31
Du kan ikke saksøke rådmann eller politikere Det er bare i helt spesielle tilfeller det er mulig å fremme søksmål mot rådmannen og enkeltpolitikere som følge av et vedtak i kommunestyret, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Den enkelte folkevalgte eller saksbehandler i administrasjon vil i prinsippet kunne bli personlig ansvarlig i tillegg til kommunen, men det vil bare være aktuelt i helt ekstreme tilfeller, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. I en sak om en dobbeltfakturering til en kommune fra et aksjeselskap konkluderte kommuneadvokaten i en utredning til kommunestyret som følger: «De som har opptrådt på vegne av [selskapet] kan etter min mening ha opptrådt straffbart». Kommuneadvokaten mente at dobbeltfaktureringen kunne være brudd på bestemmelsene i straffeloven om bedrageri eller uaktsomt bedrageri. Kommunestyret vedtok etter dette å anmelde daglig leder, styreleder og selskapet til politiet for å få avklart dette. Selskapet hevder at det ikke hadde gjort noe ulovlig. Daglig leder og styreleder saksøker kommunen, styreleder i det interkommunale revisjonsselskapet, lederen i kontrollutvalget i kommunen, gruppeleder for det største partiet i kommunestyret. og rådmannen, med krav om erstatning for økonomisk tap for selskapet på grunn av omdømmetap. Spørsmålet er: Kan man saksøke enkeltpolitikere som utgjorde en del av flertallet ved et vedtak i et folkevalgt organ? Kan rådmann eller kommuneadvokat saksøkes? Bernt svarer Nei, det kan man normalt ikke. Kommunen som sådan er ansvarlig for alle vedtak truffet av folkevalgte organer og for alle tjenestehandlinger av tilsatt administrasjon. Den enkelte folkevalgte eller saksbehandler i administrasjon vil i prinsippet kunne bli personlig ansvarlig i tillegg til kommunen, men det vil bare være aktuelt i helt ekstreme tilfeller f.eks. ved korrupsjon, bevisst grovt misvisende framstilling av faktum, eller utilbørlig press på folkevalgte eller saksbehandlere. 32
inviterer til SAMLING FOR KONTROLLUTVALG 8. november 2016 - Quality Hotel Panorama, Tiller 33
Program 09:30 Registrering og kaffe/rundstykker 10:00 VELKOMMEN 11:00 Beinstrekk HVA NÅ? ERFARINGER FRA KONTROLLUTVALGET SÅ LANGT Innledning ved Aud Kvalvik, KU-leder i Melhus kommune og Roar Kjerstadmo, KU-leder i Hemne kommune Spørsmål og diskusjon 11:15 KOMMUNE- OG REGIONREFORM HVA GJØR KONTROLLUTVALGET? Innledning ved Tove Eivindsen, KU-leder, Sør-Trøndelag fylkeskommune Spørsmål og diskusjon 11:50 Beinstrekk 12:00 SAMSPILLET MELLOM KONTROLLUTVALGET OG FYLKESMANNEN Innleder: Representant fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Spørsmål og diskusjon 12:30 Lunsj 13:30 SAMSPILLET MELLOM KONTROLLUTVALGET OG RÅDMANNEN Svanhild Mosebakken, rådmann, Frøya kommune Spørsmål og diskusjon 14:15 Beinstrekk 14:30 ORIENTERING OM PÅGÅENDE SAMMENSLÅINGSPROSESSER Inge Storås, daglig leder, Revisjon Midt-Norge IKS Arvid Hanssen, daglig leder, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Spørsmål og diskusjon 15:00 AVSLUTNING OG VEL HJEM! Vi setter av god tid til spørsmål og diskusjoner, og legger vekt på at dagen skal bli nyttig og interessant for deltakerne. Har du aktuelle problemstillinger eller synspunkter innen de ulike temaene, så ta de gjerne med eller tips oss på forhånd! Praktiske opplysninger Påmelding: Bindende påmelding til følgende e-post adresse: eva.bekkavik@konsek.no, eller pr telefon: 468 51 950 Innen: 15. oktober 2016 Konferanseavgift: Faktura: Kr. 0,- for kontrollutvalgsmedlemmer innenfor Konsek samarbeidet. Kr. 800,- for deltakere utenfor Konsek-samarbeidet. Sendes direkte fra Konsek til kommunen etter avholdt konferanse. Mer informasjon? Kontakt eva.bekkavik@konsek.no på e-post eller tlf. 468 51 950 34
Eventuelt. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Malvik kommune 17.10.2016 35/16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/156-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Saksutredning Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon 35