SAKSFRAMLEGG 14.09.2016 Saksbehandler: Kine Anette Johnsen Arkiv: F08 Arkivsaksnr.: 16/903 NYE VEDTEKTER FOR BØ FRIVILLIGSENTRAL 2016 Forslag til vedtak: Årsmøtet for Bø frivilligsentral vedtar følgende vedtekter: Vedtekter for Bø Frivilligsentral 1 Foreningens navn Foreningens navn er Bø Frivilligsentral 2 Formål/virksomhet Bø frivilligsentrals formål er å initiere, mobilisere og samordne frivillig aktivitet i Bø kommune Sentral skal legge opp til aktiviteter i tråd med lokale forutsetninger og behov, og bidra til utvikling av frivillig arbeid Sentralen skal være åpen for alle som ønsker å delta i frivillig arbeid, og fungere som en møteplass og et kontaktpunkt mellom enkeltpersoner, foreninger og det offentlig Sentralen skal utvikles av de frivillige som er tilknyttet sentralen 3 Juridisk person Foreningen er heleid av Bø kommune. 4 Årsmøte Formannskapets medlemmer er årsmøte i Bø Frivilligsentral. Sentralens styre har tale- og forslagsrett på årsmøtet. Årsmøtet avholdes hvert år innen utgangen av mars måned og er foreningens høyeste myndighet. Årsmøtet innkalles av styret med minst 1 måneds varsel. Forslag som skal behandles på årsmøtet skal være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet. Årsmøtet kan gjøre vedtak når minst 3 medlemmer møter. Ingen har mer enn en stemme og stemmegivning må skje personlig. Alle saker til årsmøtet må være sendt inn på forhånd til styret. Årsmøtet skal behandle: Styrets årsmelding Revidert regnskap Budsjett for inneværende år i henhold til kommunale vedtak og retningslinjer
Handlingsplan vedtatt av styret legges frem som orienteringssak Innkomne saker Valg av styre og valgkomité 5 Styret Årsmøtet velger styret som skal bestå av 5 medlemmer m/personlige varamedlemmer. Årsmøtet velger styrets leder og nestleder hvert år. Styret er foreningens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styrets sammensetning inkluderer representanter fra både eier og sentralens deltakere. Eier har flertall i styret. Valgperioden er 2 år. Ved første valg velges 2 medlemmer for 1. år. Bø kommune har som eier det overordnete arbeidsgiver-, drifts- og økonomiansvar for sentralen. Bø kommune ved kultur- og næringssjef er daglig leders nærmeste overordnede i den daglige driften. Styret er delegert følgende ansvarsområder fra sentralens eier: Iverksette årsmøtets bestemmelser. Vedta årlige handlingsplaner for sentralens arbeid. Følge opp budsjett og regnskap i henhold til kommunale vedtak og retningslinjer Påse at sentralen drives i tråd med vedtektene og Kulturdepartementets retningslinjer for frivilligsentraler. Vedta årsmelding for sentralen. Representere foreningen utad. Ansette og fastsette stillingsinstruks for daglig leder av sentralen i samarbeid med Bø kommune Daglig leder er sekretær for styret. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene, men med minst 3 stemmer. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt. 6 Daglig leder Daglig leder plasseres administrativt og organisatorisk under kultur- og næringssjef. Hovedoppgaven for lederen er å følge opp sentralens formål om å initiere, mobilisere og samordne frivillig aktivitet i Bø kommune. Daglig leder har ansvar for å iverksette årsmøtet og styrets vedtak, og skal følge opp vedtatt handlingsplan og sentralens økonomi. Daglig leder skal levere tertialrapporter, forslag til handlingsplan og forslag til årsmelding til styret. Handlingsplanen skal utarbeides i samarbeid med de frivillige aktører. Regnskap og revisjon for frivilligsentralen ivaretas av kommunens administrasjon. 7 Vedtektsendring Vedtektsendring kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært på sakslisten. Endring av vedtekter krever flertall av de avgitte stemmene, men minst 3 stemmer. 8 Oppløsning Oppløsning av Bø Frivilligsentral kan bare behandles på ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Oppløsning vedtas med flertall av de avgitte stemmene, men med minst 3 stemmer.
Sammenslutning med andre foreninger anses ikke som oppløsning av Bø Frivilligsentral. Vedtak om sammenslutning og nødvendige vedtektsendringer i tilknytning til dette, treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring, jfr. 7. Ved oppløsning av Bø Frivilligsentral skal eventuelle midler tilfalle Bø kommune Saksutredning: Bakgrunn Bø frivilligsentral ble etablert høsten 2014, og de opprinnelige vedtektene er vedtatt i desember 2014. Det er gjort en stor jobb med å få på plass organiseringen av sentralen, og på mange måter kan man si at man er kommet langt på kort tid. Det har vært gjennomført en rekke gode tiltak i perioden. Sentralen har vært pådriver for omfattende virksomhet rettet mot integrering av innvandrere i lokalsamfunnet, hatt kafe og andre arrangement rettet mot eldre, vært sekretariat for Reginedagan og samarbeidet aktivt med frivillige enkeltpersoner samt lag og foreninger. Når vi nå skal se på frivilligsentralens organisering og vedtekter, er det viktig å ha med seg de gode tingene som har skjedd og som fortjener annerkjennelse. Sentralen har uten tvil hatt en del sammensatte utfordringer i de første driftsårene. I etterkant ser rådmannen at det kunne vært gjort en bedre avklaring av roller mellom årsmøtet, styret, daglig leder og kultursjef. Vedtektene kan blant annet leses slik at styret og Bø kommune har overlappende styringsrett i forhold til daglig leder, budsjett og faglig innhold. I tillegg er det sentrale retningslinjer og forskrifter som ligger til grunn, og som sentralen må ta hensyn til i sitt arbeid. Styret var av den oppfatning at Bø kommune politisk og administrativt gikk for langt inn i styringen av driften. Dette oppgis som hovedårsaken til at styret valgte å trekke seg i etterkant av årsmøtet våren 2016. Rådmannen ønsker ikke å bruke tid på å kartlegger eller forklare hvorfor ting ble som de ble. Det viktige nå er å få på plass tydeligere vedtekter, klare roller, god kommunikasjon og et nytt styre som er engasjert i sentralens arbeid. Det er også viktig at styret har reel makt og at det kommer klart frem hvor grensene går mellom kommunen og styrets arbeid. Daglig leder skal ha et avklart arbeidsforhold der hun vet hva og hvem hun skal forholde seg. Det er viktig å være oppmerksomme på at endringene i vedtektene ikke løser alle utfordringer. Sentralens suksess er avhengig av god kommunikasjon mellom alle parter og et godt samarbeidsklima der partene kan løse utfordringen sammen etterhvert som de dukker opp. Dette er mye viktigere enn ord på papir. Sentralen er også avhengig av å fortsette å bygge opp det gode samarbeidet med frivillige, lag og foreninger, og den er avhengig av politisk velvilje som bygger opp rundt sentralens arbeid i lokalsamfunnet. Her må vi alle være gode samarbeidspartnere, og snakke sentralen frem og opp. For å få den nødvendige avklaringen og ro rundt sentralens arbeid må vi ha ny gjennomgang av vedtektene. Dette vil bidra til å klargjøre rollene, og være avgjørende for et godt videre arbeid med Bø frivilligsentral. Vedtektene
De opprinnelige vedtektene for frivilligsentralen er detaljerte og beskriver i stor grad organiseringen på en ryddig måte. Rådmannen ser det imidlertid som hensiktsmessig å endre en del punkt for å tydeliggjøre forholdene mellom Bø kommune, styret, daglig leder og de frivillige. Rådmannen har i gjennomgangen også valgt å endre vedtektene noe for å gjøre dem enklere å lese og forstå. Kulturdepartementets retningslinjer, som er vedlagt saken, legger premisser for sentralens vedtekter og organisering. Disse ligger til grunn for de opprinnelige vedtektene og er tatt hensyn til når Bø kommune nå foreslår å endre dem. Vi vil her gå igjennom de viktigste endringen i det nye forslaget. Rådmannen gjør oppmerksom på at gjennomgangen ikke tar for seg alle mindre endringer i oppsett eller språk men legger ved de gamle vedtekten slik at årsmøtet har mulighet til å sammenligne punkt for punkt hvis det skulle være ønskelig. 4 Årsmøte Det spesifiseres i det nye forslaget at budsjett for inneværende år skal vedtas i henhold til «kommunale vedtak og retningslinjer» Dette for å sikre seg at årsmøtet forholder seg til at det er kommunestyrets budsjettvedtak som ligger til grunn for sentralens budsjettramme. I rammen er det og noen forutsetninger fra kommunestyret, der spesielt punktet om at 20 % av daglig leders tid skal brukes til arbeidet som sekretariat for Reginedagan har vært omdiskutert. Dette var behandlet som en del av finansiering av sentralen, og står slik fast frem til kommunestyret eventuelt vedtar noe annet. Det er foreslått et nytt punkt som sier at «Handlingsplan vedtatt av styret legges frem som orienteringssak». Dette erstatter punktet om at årsmøtet skal «Godkjenne arbeidsplan for inneværende år». Dette punktet har vi funnet igjen hos en del andre kommunalt eide sentraler, som også velger å legge denne saken frem som orienteringssak eller ikke nevner drift eller handlingsplaner i det hele tatt under punktet som omhandler årsmøtet. Kommunaldepartementets retningslinjer har som formål at «Sentralen skal utvikles av menneskene som er knyttet til sentralen». Skal vi ta dette på alvor må vi sørge for at de også har mulighet til å utvikle innholdet i sentralen. Bø kommune som eier har allerede sagt noe om hva sentralen skal jobbe med innenfor de overordnede formål og budsjettrammer. Rådmannen foreslår at årsmøtet lar det ligge til de frivillige og styret å vedta detaljene i sentralens innhold gjennom vedtak og oppfølging av handlingsplan. I tillegg til styre foreslår rådmannen at årsmøtet skal velge valgkomite. Dette punktet var sannsynligvis glemt i de opprinnelige vedtektene. Slik rådmannen ser det bør valgkomiteen ha en representant for eier, men som hovedregel hentes blant de frivillige organisasjonene. Det blir derfor ikke naturlig å gjøre kommunens valgnemnd til permanent valgkomité. 5 Styret Om styret i kommunalt eide sentraler står det i kulturdepartementets retningslinjer:
«Styret er sentralens øverste organ mellom årsmøtene. Styret velges og får sin fullmakt fra årsmøtet. Styret skal ha et mandat fra eier som regulerer hvem som har regnskaps- og budsjettansvar, ansettelsesmyndighet, arbeidsgiver- og arbeidslederansvar.» Den største endringen i vedtektene her er at rådmannen foreslår at «Bø kommune ved kultur- og næringssjef er daglig leders nærmeste overordnede i den daglige driften.» I de gamle vedtekten ligger dette til styret samtidig som det i paragraf 6 står at «Daglig leder plasseres administrativt og organisatorisk under kultursjefen». Dette ga grunnlag for diskusjon og åpnet for overlappende roller. Årsmøtet står slik rådmannen leser retningslinjene fritt til å delegere det daglige arbeidslederansvaret til kultur- og næringssjef. Dette forutsetter at alle parter forholder seg til at det er styret som bestemmer de overordnede handlingsplanene for sentralen og er «sentralens øverste organ mellom årsmøtene». Den andre sentrale endringen er at det foreslåes at styret vedtar årlige handlingsplaner for sentralens innhold mens dette tidligere lå til årsmøtet. Dette er redegjort for under forklaringen til paragraf 4. 6 Daglig leder Her spesifiseres det, som tidligere nevnt, at daglig leder plasseres administrativt og organisatorisk under kultur- og næringssjef og at «Daglig leder skal levere tertialrapporter, forslag til handlingsplan og forslag til årsmelding til styret.» Dette punktet er kanskje noe selvfølgelig, men det kan allikevel være greit å spesifisere de viktigste rapporteringene fra daglig leder til styret. Oppsummering De foreslåtte endringene i vedtektene kan ha sine problemstillinger. De gir årsmøtet og slik det politiske nivå mindre innflytelse over sentralens faglige innhold og prioriteringer. I de nye vedtektene er det daglige leder i samarbeid med de frivillige som foreslår, og styret som vedtar handlingsplanen for sentralen. Dette er forankret i kulturdepartementets retningslinjer for sentralens formål. Rådmannens mening er at eiers forankring og innflytelse er god nok gjennom de overordnende formål, kommunale budsjettvedtak og politiske representasjonen i styret. Det er viktig at de frivillige får mer innflytelse, og endringen av dette punktet kan bidra til dette. På den andre siden kan man si at Bø kommune strammer grepet ved at rådmannen foreslår å gi arbeidslederansvar for daglig leder til kultur- og næringssjef. Dette et praktisk forslag for å få organisasjonen til å fungere. Det har vist seg å ikke fungere at Bø kommune skal være arbeidsgiver og eier på den ene siden, mens et frivillige styre skal kunne følge opp det daglige arbeidet. Vi tror det vil være bedre for alle parter om daglig leder forholdt seg til etatslederen i det daglige, men samtidig har god og regelmessig kontakt med styret som et overordnet og aktivt organ. Ved god kommunikasjon og velvilje bør dette være uproblematisk. Årsmøtet tidligere i vår vedtok at den kommunale valgnemnda er valgkomite for frivillighetssentralen. Selv om rådmannen foreslår i vedtektsendringen at det skal velges en egen valgkomite er valgnemnda fortsatt valgkomite frem til dette er gjort. Rådmannen har fått
tilbakemelding fra nemdas leder om at de er forberedt på å iverksette arbeidet med å finne nytt styre og valgkomité når nye vedtekter eventuelt er vedtatt. Valgnemndas arbeid er svært viktig, og kanskje likeså viktig som det å få på plass nye vedtekter. Et velfungerende og engasjert styre er uten tvil en av de viktigste forutsetningen for å lykkes med det videre arbeidet. Vedlegg: 1. Forslag til nye vedtekter. Ligger også under forslag til vedtak i selve saken. 2. Vedtekter vedtatt av kommunestyret 11.12.2014. 3. Kulturdepartementets formål og retningslinjer for statstilskuddet. Gundar Jakobsen Rådmann Kine Anette Johnsen Kultur og næringssjef