En enkel løsning - men en verden av muligheter Da Telenor i Norge i 2011 vurderte løsninger som kunne bidra til enklere rekruttering falt valget på WebCruiter. Vi ønsket en løsning som skulle sikre enklere søknadsadministrasjon med større grad av oversikt og kontroll, forteller Lena Nilsson, som er fagansvarlig for rekruttering i Telenor. WebCruiter brukes i dag av over 5000 ansatte i alle Telenor-selskaper, deriblant Canal Digital, Comoyo og Datametrix. Ambisjonen var en helhetlig profesjonell rekrutteringsprosess på tvers av selskapene i gruppen. Vi ønsket å sikre at jobbsøkere hadde samme gode kandidatopplevelse uansett hvilken stilling det ble søkt på. En enkel løsning Det viktigste kriteriet ved anskaffelsen var at løsningen måtte være enkel både å implementere og å benytte i hverdagen.
Kort fortalt Organisasjon: Telenor i Norge Ansatte: 5000 Industri: Telekommunikasjon/Media Utfordring Telenor i Norge ønsket en enkel rekrutteringsløsning for å sikre en effektiv og profesjonell rekutteringsprosess på tvers av konsernet. Det måtte være enkelt og raskt å implementere løsningen uten omfattende integrasjoner, tilpasninger eller opplæring. Løsning WebCruiter ble valgt fordi løsningen fremsto som ferdig og enkel å bruke både for HR-medarbeidere, ledere og jobbsøkere. Videre var det et viktig poeng at det ikke var nødvendig å integrere løsningen mot andre IT-løsninger men at dette var mulig på sikt. Realiserte gevinster Løsningen viste seg å være både enkel å implementere og enkel bruke i hverdagen. De har derfor hatt muligheten til å heve blikket og realisert uventede gevinster: Samme positive kandidatopplevelse på tvers av konsernet Muligheten til å arbeide målrettet med kandidattiltrekning En voksende CV-database med attraktive kandidater Økt intern mobilitet Riktige valg med god statistikk som grunnlag Vi visste at løsningen måtte kunne tas i bruk uten omfattende ressursbruk internt. Vi så etter en løsning som kunne fungere uavhengig av eksisterende løsninger men som kunne integreres over tid om ønskelig. Videre var det viktig at løsningen kunne komme raskt opp å gå uten for mange tilpasninger. WebCruiter har vist seg å være akkurat hva vi ønsket. Ressursbruk internt har i hovedsak vært relatert til interne prosesser og retningslinjer løsningen krevde svært lite tilpasning utover tilpasning til organisasjonens respektive enheter. Fordi løsningen er frittstående og ferdig ble ikke prosjektet så omfattende, forklarer hun. For Telenor var det også viktig at løsningen var enkel å bruke i hverdagen både for rekrutterere, HR-medarbeidere, ledere, ansatte og jobbsøkere. Vi opplever at brukerne er svært fornød med løsningen nettopp fordi den er enkel og intuitiv. Dette er svært viktig for oss, påpeker Nilsson. Hvis løsningen er vanskelig å bruke er den verdiløs - da blir den ikke brukt. Senior rekrutteringsrådgiver Camilla Thoresen mener det ikke er én ting men summen av mange aspekter, som gjør WebCruiter velegnet som en administrativ løsning. WebCruiter gjør at hele rekrutteringsoppdraget blir mer oversiktlig, i og med at alt fra stillingsannonsen til kandidatlisten, hvem som internt jobber med oppdraget, hvor stillingen er blitt publisert og søknadsfrister osv. er samlet på ett sted. Det er også en stor fordel at rekrutterende leder og rekrutteringsrådgiver/ rekrutteringsleverandør jobber i samme system, sier hun. Når det gjelder bruken av verktøyet, er det en fordel at oversikt over alle søkere er samlet på ett sted, og kandidatlisten forvaltes kontinuerlig ettersom hvilken dialog en har med kandidaten. Et standardisert CV-oppsett, gjør det enkelt å lese mange CV-er. Det at all skriftlig kommunikasjon med kandidatene foregår via WebCruiter, gjør også at vi sparer mye tid. Dessuten er det enkelt for ansatte og eksterne kandidater å abonnere på ledige stillinger i WebCruiter. Det vil i praksis si at du får informasjon via mail om stillinger som er aktuelle, slik at du ikke trenger å gå inn og se på ledige stillinger hver dag, legger Thoresen til.
Suksesskriterier Den viktigste grunnen til at prosjektet og utrullingen hos Telenor var så vellykket var at vi ble enige om retningslinjer for hele konsernet før vi rullet ut løsningen, mener Nilsson. På den måten var det hele tiden åpenbart hvordan rekrutteringsprosessen skulle se ut før det dukket opp uvaner. Videre har vi brukergruppen fungert veldig bra med tett dialog og møter både før, under og etter utrullingen, slik at det eksisterte et naturlig fora å diskutere utfordringer og muligheter i. Støtten fra WebCruiter var også viktig. I implementeringsprosessen må man noen ganger ta valg hvor det er vankelig å forstå alle konsekvenser, da er det verdifullt å kunne lene seg på en leverandør som har gjort dette mange ganger før. Ikke minst er teknologien viktig at den er samtidig både enkel og kompleks. Det er det unike med WebCruiter, mener Nilsson. En verden av muligheter Slik fagansvarlig Nilsson ser det, er det nettopp fordi løsningen er så enkel at brukerne har hatt mulighet til å heve blikket og se hvilken verden av muligheter som åpner seg når WebCruiter er på plass. Selv om, eller kanskje fordi, løsningen er så enkel å bruke ser vi nå at det er mulig å realisere uventede gevinster ved å ta i bruk mer avansert funksjonalitet. Nilsson og hennes kolleger ser flere områder hvor de i tiden fremover kan realisere ytterligere gevinster: Samme positive kandidatopplevelse på tvers av konsernet Gjennom muligheten til ta ut rapporter relatert til etterlevelse av retningslinjer er det mulig å arbeide målrettet med strømlinjeforming av kandidatopplevelsen på tvers av konsernet. Dette gjør det mulig å sikre at vi fremstår på samme gode måte uansett hvor en kandidat søker jobb. Kandidattiltrekning Ved at vi har fått muligheten til å se hvilke type stillinger vi ønsker flere gode kandidater til, er det mulig å arbeide målrettet med utvalgte stillingstyper. Fordi det er mulig å analysere hvor de gode kandidatene kommer fra, kan vi nå sikre at vi har god kandidattilgang der det er viktigst.
FORNØYDE SUPERBRUKERE: Fagansvarlig Lena Nilsson (med kake) og senior rekrutteringsrådgiver Camilla Thoresen med 9 av de 33 superbrukerne. Kandidatdatabasen Vi har allerede over 6000 Cver i CV-databasen,og ser nå at det er hensiktsmessig å endre våre rutiner slik at vi benytter denne verdifulle ressursen i alle rekrutteringsprosesser. Denne muligheten kom virkelig som en ekstra bonus for oss, og vi ser frem til å i økende grad ta i bruk denne spennende muligheten. Intern mobilitet Vi ser at effekten på intern mobilitet er betydelig. For første gang blir alle stillinger eksponert for alle relevante søkere internt, på tvers av konsernet. Dette er svært verdifullt fordi konsernet kan beholde flere gode hoder ved å tilby nye utfordringer internt. Riktige valg Vi har nok bare begynt å skrape overflaten av alle mulighetene relatert til uttak av rapporter og statistikk, sier Lena. Det vi ser er at rapportmulighetene gjør det mulig å ta riktige valg. Fordi det er enkelt Vi valgte WebCruiter fordi det er en enkel løsning, men ser nå at WebCruiter er mye mer. WebCruiter er en verden av muligheter og vi gleder oss til å oppdage stadig nye muligheter i tiden fremover, konkluderer Lena. Veien til en profesjonell rekrutteringsprosess For mer informasjon se www.webcruiter.no eller ta kontakt på 22 30 11 50.