jhjhjhhjhjhjhjh HR-enheten Regler for beregning av utbetaling/trekk i lønn og feriepenger Sist oppdatert: 01.07.2009 1 FOR MYE UTBETALT LØNN Vedtatt av administrasjonsutvalget i sak nr. 74/80: 1 Mindre feilutbetalinger som kan rettes opp fra måned til måned, behandles normalt av den enkelte institusjon etter avtale med lønnsmottaker. 2 Ved større feilutbetalinger og feilutregninger som har pågått over lengre tid, oversendes saken til fylkesrådmannen v/hr-enheten Hjemmelsgrunnlag Spørsmålet om arbeidstakers plikt til å tilbakebetale for mye utbetalt lønn reguleres av to selvstendige regelsett, Arbeidsmiljøloven 14-15 og uskrevne obligasjonsrettslige regler (condictio indebiti). Temaet er beskrevet i Kommunenes Personalhåndbok kap. 4.5.2. Det vises også til personalreglementets 10 om arbeidstakers og administrativ leders ansvar for å kontrollere at det utbetales riktig lønn. 2 BEREGNING AV LØNN FOR ARBEIDSTAKERE SOM FØLGER SKOLERUTA I forbindelse med iverksetting av avtalefestet ferie fom 2001, førte KS forhandlinger med organisasjonene bl.a. om reduksjonsfaktoren for arbeidstakere som har komprimert arbeidsår fordi de følger skoleåret. I forbindelse med innføring av 2 nye feriedager i 2001 og ytterligere 2 nye feriedager i 2002, ble det avtalt at ansatte som følger skoleåret skal ha regulativlønnen redusert slik, jfr B-rundskriv nr 18/2001: 38 ukers skoleår (arbeidsår): Trekk 12,5 % 39 ukers skoleår (arbeidsår): Trekk 11,0 % Det betyr at arbeidstaker som er tilsatt i 100 % stilling og er pålagt å jobbe 39 uker pr. år, skal ha sin lønn redusert med 11 %, dvs. til en lønnsprosent på 89. Gjeldende avtale (SFS 2201) om Barnehager, skolefritidsordninger, skole og familiebarnehager gjelder for perioden 01.01.2009-31.12.2010 og inneholder tilsvarende bestemmelse. KS presiserer i juni 2009 at stillingene skal utlyses som 100 % stilling, men at det skal presiseres i Introduksjon administrative rutiner Sist oppdatert 17.03.2014 Side 1
utlysingsteksten at det foretas trekk i lønn pga at stillingsinnehaver skal følge skoleruta, jfr P360/200807107-2. 3 BEREGNING AV ARBEIDSTID FOR ANSATTE I VDG SKOLE MED KOMPRIMERT ARBEIDSÅR Det vises til B-rundskriv nr. 37/1994 om beregning av daglig og ukentlig arbeidstid for arbeidstakere som følger skoleåret/har et komprimert arbeidsår. Følgende beregningsmåte skal brukes for å finne arbeidstiden for slike ansatte når stillingsstørrelsen og antall arbeidsdager er fastlagt på forhånd. Eksempel: En skole har en bibliotekar i 60 % stilling i arbeid i 190 dager (38 uker) pr. år. Den ukentlige arbeidstid blir da: 100% x daglig arbeidstid x (190 dager + 35 dager) = 60 % stillingsstørrelse 1.950 Daglig arbeidstid: 60 x 1.950 = 5,2 timer 100 x (190+35) Ukentlig arbeidstid: 26,0 timer (5,2 timer x 5) Ved 39 ukers arbeidsår blir beregningen slik: Daglig arbeidstid: 60 x 1.950 100 x (195+35) = 5,1 timer Ukentlig arbeidstid: 25,5 timer (5,1 timer x 5) De 35 dagene i teller omfatter: 21 feriedager etter ferieloven 4 feriedager som avtalefestet ferie 10 bevegelige helligdager For arbeidstakere over 60 år benyttes 40 dager i teller. De 40 dagene omfatter: 26 feriedager etter ferieloven 4 feriedager som avtalefestet ferie 10 bevegelige helligdager Visma.Net Expense Side 2
3 BEREGNING AV TREKK I LØNN VED PERMISJONER OG F ERIE UTEN LØNN, FØRSTE ÅR FOR UNDERVISNINGSPERSONALE OG UTBETALING A FERIEDAGER VED SLUTT a) GENERELT Ved kortvarige permisjoner uten lønn (under 1 måneds varighet) trekkes daglønn etter netto årslønn dividert med for arbeidstakere som har 5 dagers arbeidsuke og netto årslønn dividert med 312 for arbeidstakere med 6 dagers arbeidsuke. Det er tatt utgangspunkt i at alle arbeidstakere (også turnuspersonalet) har i gjennomsnitt 5 arbeidsdager pr. uke. Derfor nyttes den fastsatte divisor på for alle. I eksemplene nedenfor er det tatt utgangspunkt i en årslønn på kr 235.000 (nettoårslønn = kr 230.300). b) TREKK VED PERMISJONER UTEN LØNN Lønnstrekk = Nettoårslønn (årslønn 2%) x antall arbeidsdager permisjon Eksempel: Perm uten lønn i 12 arbeidsdager: kr 230.300 x 12 = kr 10.629,23 c) TREKK VED FERIE UTEN LØNN En tar utgangspunkt i antall arbeidsdager ferie, og ikke feriedager. Beregningen gjøres slik: Nettoårslønn x antall arbeidsdager ferie Eksempel: 1 uke ferie uten lønn kr 230.300 x 5 = kr 4.428,85 d) GODSKRIVING AV FERIETREKK Arbeidstakere som ikke har opptjent full ferie med lønn og som normalt får automatisk ferietrekk på juni-lønn (25 dager for full ferie), kan godskrives ferie i forhold til opptjeningstiden slik: Bruttoårslønn x antall arbeidsdager godskrevet ferie Eksempel: 3 uker ferie med lønn 2 uker godskrives kr 235.000 x 10 = kr 9.038,46 Visma.Net Expense Side 3
Godskrivingen skal være mest mulig likt det beløp som trekkes. Det tas utgangspunkt i lønn på trekktidspunktet. Dersom arbeidstaker ikke avvikler ferie i det hele tatt, godskrives det samme beløp som trekkes i juni-lønn. e) FERIE TIL GODE NÅR EN SLUTTER I STILLING Det tas utgangspunkt i 5 dagers arbeidsuke og antall arbeidsdager ferie med lønn en har til gode slik: Bruttolønn x antall arbeidsdager ferie til gode Eksempel: 1 uke ferie til gode når arbeidstaker slutter 235.000 x 5 = 4.519,23 Slutt dato skal settes eksakt tilsvarende fratredelsesdagen. Lønn for eventuelle uavviklede feriedager utbetales separat, bl.a. for å unngå at det blir utbetalt ekstra lønn for bevegelige helligdager. Presisering når det gjelder utbetaling/trekk av feriedager ved slutt: Husk at juni er den måneden hvor vi foretar ferietrekket. Ved slutt før juni, har man ingen feriedager til gode, ettersom ingen dager er trukket. Da er det eventuelt kun overførte feriedager fra forrige år som kan utbetales som uavviklet ferie. Obs! Avviklede feriedager inneværende år (før juni) MÅ trekkes! Ved slutt etter juni, kan det være feriedager til gode, og som skal utbetales! Huske at feriedager og feriepenger er to forskjellige ting, så ved slutt før juni har man bare feriepenger til gode, både fra forrige år og inneværende år IKKE feriedager. Ved slutt etter juni lønn kan det være feriedager til gode, og feriepenger opptjent inneværende år. f) BEREGNING AV LØNN NÅR EN BEGYNNER ELLER SLUTTER I FYLKESKOMMUNEN Begynner i stilling: Lønn opparbeides normalt fra tiltredelsesdato, dvs. første fysiske arbeidsdag. Dersom den anførte tiltredelsesdato faller på en fridag for stillingen, eks. lørdag, søndag, helge- /høytidsdag, og vedkommende av den grunn er forhindret fra å tiltre på den oppførte dato, opparbeides lønn fra og med den anførte tiltredelsesdato. Ved lønnsanvisning må det sørges for at det ikke blir overlappende lønn (dobbelt lønn i en eller flere dager) fra forrige arbeidsgiver Visma.Net Expense Side 4
Slutter i stilling: Lønn opparbeides normalt til og med siste fysiske arbeidsdag. Dersom anført sluttdato faller på en fridag for stillingen, eks. lørdag, søndag, helge-/høytidsdag, og vedkommende av den grunn er forhindret fra å arbeide fram til den anførte sluttdato, opparbeides likevel lønn til og med den anførte sluttdato. g) FULL LØNN FØRSTE YRKESAKTIVE ÅR FOR UNDERVISNINGSPERSONALET Det vise til B-rundskriv nr. 3/2007: Fom 2007 vil lærerne få feriepengeberegning i juni på lik linje med alle andre, og vanlig lønn i juli. Det er også endringer når det gjelder kriteriene for å få full lønn i ferietiden første yrkesaktive år: Samlet opptjening av feriepenger (også hos annen arbeidsgiver) må være mindre enn full lønn, ansettelsen må gjelde for minst et år og både faglig og pedagogisk utdanning må være fullført. I tillegg gjelder bestemmelsen tilsatte på vilkår iht Forskrift til Opplæringsloven 14.5. Eksempel på hvordan dette skal håndteres. Feriepengene beregnes slik: 12% av feriepengegrunnlaget pr 31.12. i opptjeningsåret (foregående år) for dem under 60 år og 14,3 % for dem over 60 år Tilsvarende beregning gjøres med tall fra lønns-/trekkoppgaven fra forrige arbeidsgiver. Summen av disse to beløpene sammenlignes med vanlig månedslønn: Er samlet beløp høyere enn vanlig månedslønn, blir det ingen utbetaling Er samlet beløp lavere enn vanlig månedslønn, sendes regnestykket til Fagenhet personal og lønn for utbetaling. Visma.Net Expense Side 5