r Lu Si&/p9 DET KONGELIGE KUNNSKAPSDEPARTEMENT Statlige universiteter og høyskoler Deres ref Vår ref Dato 200804396-/EAS 04.12.2009 Oversendelse av nye retningslinjer for behandling av forslag om igangsetting av statlige byggeprosjekter der husleien dekkes innenfor gjeldende budsjettrammer -kurantprosjekter - Rundskriv P 5-2009 Vi viser til brev fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet av 17. november 2009, jf. vedlegg. Rundskriv P 5/2009 om forslag om igangsetting av statlige byggeprosjekter der husleien dekkes innenfor gjeldende budsjettrammer (kurantprosjekter) er fastsatt av 17. november 2009 og gjelder fra 1. januar 2010. Vi ber universitetene og høyskolene gjøre seg kjent med innholdet. Fra 1. januar 2010 skal alle kurantprosjekter med styringsramme på 50 mill. kroner eller mer, legges fram for regjeringen for beslutning om igangsetting. Dette betyr at alle kurantprosjekter i universitets- og høyskolesektoren må meldes til Kunnskapsdepartementet før institusjonene setter byggesakene i bestilling hos Statsbygg eller andre byggherrer. Vi ber institusjonene merke seg punkt 2 andre avsnitt i rundskrivet. "Dersom et prosjekt ikke realiseres, skal utgifter til prosjektering dekkes av oppdragsgiver (departement eller virksomhet), med mindre annet er avtalt. I prosjekter som blir realisert, skal prosjekteringsutgiftene legges inn i grunnlaget for husleieberegningen, med mindre annet er særskilt avtalt." Postadresse Kontoradresse Telefon 22 24 90 90* Universitets- og høyskoleavdelingen Saksbehandler Postboks 8119 Dep Akersg. 44 on stmottak@kd.deo.no Telefon 22 24 77 01 Elin Stokkan 0032 Oslo www.kunnskapsdepartementet.no Telefaks 22 24 27 33 22 24 77 96 Org no. 872 417 842
Vi ber institusjonene også merke seg punkt 4 i rundskrivet om økonomiske konsekvenser dersom det foretas endringer i prosjektet etter at leieavtale med Statsbygg er inngått. Erik Blom-Dahl (e.f.) avdelingsdirektør Elin Stokkan seniorrådgiver Vedlegg Side 2
I A DET KONGELIGE FORNYINGS- OG ADMINISTRASJONSDEPARTEMENT Se vedlagte adresseliste i 9 NOV. 409 Deres referanse Vår referanse 200900961-/KAP Dato 7 NOV. 2009 Retningslinjer for behandling av forslag om igangsetting av statlige byggeprosjekter der husleien dekkes innenfor gjeldende budsjettrammer (kurantprosjekter) Bakgrunn Ordningen med forenklet behandling av statlige byggeprosjekter der leietaker dekker husleien innenfor sine uendrede økonomiske rammer (kurantprosjekter), ble etablert i 1998, jf. omtale i Stprp. nr. 1 (1997-98) for Planleggings- og samordningsdepartementet, side 109. Fullmakt til å gjennomføre slike prosjekter er forankret i fullmakt fra Stortinget. Det er i dag etablert egne budsjettposter under kap. 2445 Statsbygg, der midler til oppstart og videreføring av kurantprosjekter bevilges. Ulike sider ved ordningen har vært oppe til vurdering. Fornyings- og administrasjonsdepartementet sendte eget høringsbrev til samtlige departementer 12. februar 2009. I høringsbrevet ble det presentert tre ulike modeller for håndtering av kurantprosjektene, med fokus på hvordan ansvar og risiko bør fordeles mellom oppdragsgiver/leietaker og byggherren (Statsbygg). Modellen som er valgt innebærer at Statsbygg har ansvar for å gjennonøre prosjektene i henhold til styringsrammen. Husleien settes i samsvar med dette, og skal ikke justeres (verken i positiv eller negativ retning) selv om sluttkostnaden avviker fra styringsrammen. Spørsmål om særskilt behandling av enkeltprosjekter i regjeringen var også et sentralt tema i høringen. Nve retningslinjer fastsatt i eget rundskriv I etterkant av høringen har saken vært oppe til drøfting i regjeringen. Med bakgrunn i regjeringens konklusjoner og de forutgående drøftingene, har Fornyings- og Postadresse Kontoradresse "Telefon Statsforvaltningsavdelingen Saksbehandler Postboks 8004 Dep \kerrg. 59 22 &190 90 Telefaks Kaa e Falken berg N0030 OSLO Org no. 22 214 917 972417785
1 administrasjonsdepartementet i vedlagte rundskriv fastsatt retningslinjer for behandling av forslag om igangsetting av statlige byggeprosjekter der husleien dekkes innenfor oppdragsgivers/leietakers uendrede økonomiske rammer. Formidling til underliggende virksomheter Fornyings- og administrasjonsdepartementet ber om at samtlige departementer formidler retningslinjene til sine underliggende virksomheter. Retningslinjene vil også bli å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets hjemmesider. Ikrafttredelse Retningslinjene gjøres gjeldende fra 1. januar 2010. Med hilsen nni Horsnes ke. fungerende ekspedisjonssjef Gjenpart Statsministerens kontor Statsbygg Side 2
r Adresseliste Arbeids- og inkluderingsdepartementet, Postboks 8019 Dep, 0030 OSLO Barne- og likestillingsdepartementet, Postboks 8036 Dep, 0030 OSLO Finansdepartementet, Postboks 8008 Dep, 0030 OSLO Fiskeri- og kystdepartementet, Postboks 8118 Dep, 0032 OSLO Forsvarsdepartementet, Postboks 8126 Dep, 0032 OSLO Helse- og omsorgsdepartementet, Postboks 8011 Dep, 0030 OSLO Justis- og politidepartementet, Postboks 8005 Dep, 0030 OSLO Kommunal- og regionaldepartementet, Postboks 8112 Dep, 0032 OSLO Kultur- og kirkedepartementet, Postboks 8030 Dep, 0030 OSLO Kunnskapsdepartementet, Postboks 8119 Dep, 0032 OSLO Landbruks- og matdepartementet, Postboks 8007 Dep, 0030 OSLO Miljøverndepartementet, Postboks 8013 Dep, 0030 OSLO Nærings- og handelsdepartementet, Postboks 8014 Dep, 0030 OSLO Olje- og energidepartementet, Postboks 8148 Dep, 0033 OSLO Samferdselsdepartementet, Postboks 8010 Dep, 0030 OSLO Utenriksdepartementet, Postboks 8114 Dep, 0032 OSLO Side 3
P DET KONGELIGE FORNYINGS- OG ADMINISTRASJONSDEPARTEMENT Rundskriv Samtlige departementer Statsministerens kontor Statsbygg Nr. Vår referanse Dato P 5/2009 200900961-/KAF 17. november 2009 Retningslinjer for behandling av forslag om igangsetting av statlige byggeprosjekter der husleien dekkes innenfor gjeldende budsjettrammer (kurantprosjekter) Retningslinjene gjelder fra 1. januar 2010 for alle kurantprosjekter der styringsrammen er fastsatt etter denne datoen. 1. Kuran rosjekter Kurantprosjekter er byggeprosjekter (nybygg, tilbygg, ombygginger, rehabiliteringer m.v.) med bevilgning over kap. 2445 Statsbygg', der leietakeren forplikter seg til å dekke den husleien som følger av prosjektet innenfor gjeldende budsjettrammer. Kurantprosjekter er i utgangspunktet et tilbud til statlige virksomheter2. Kurantprosjektene inngår i den interne husleieordningen i staten, der Statsbygg forvalter eiendommene og står for utleie til statens virksomheter. Dette er en intern statlig ordning der både utleier og leietaker er del av samme rettssubjekt (staten). 1.1 Fullmaktsforhold Kurantprosjekter kan bare gjennomføres innenfor rammen av gjeldende fullmakter og bevilgninger. Dette vedrører fullmakter gitt av Stortinget, fullmakter gitt fra overordnet departement til Statsbygg, samt øvrige retningslinjer på området. Fullmakter gitt av Stortinget gjelder normalt kun for det aktuelle budsjettåret. Så vel oppdragsgiver (departement/virksomhet) som Statsbygg må derfor forvisse seg om at prosjektet ligger innenfor de fullmakter som gjelder på igangsettingstidspunktet. P.t. benyttes postene 32 rgangsetting av kurantprosjekt og 34 Videreføring av kurantprosjekt. z Unntaksvis gjennomføres prosjekter for virksomheter som ikke tilhører rettssubjektet staten, jf Postboks 8004 Dep, 0030 Oslo Telefon 22 24 90 90 Telefaks 22 24 95 17 pkt. 6 nedenfor.
i r. 2. Leieavtale som grunnlag for prosjektet Uansett størrelse på prosjektet skal det foreligge signert leieavtale mellom Statsbygg (som byggherre og utleier) og departement/statlig virksomhet som leietaker, som grunnlag for gjennomføring av prosjektet. Dersom et prosjekt ikke realiseres, skal utgifter til prosjektering dekkes av oppdragsgiver (departement eller virksomhet), med mindre annet er avtalt. I prosjekter som blir realisert, skal prosjekteringsutgiftene legges inn i grunnlaget for husleieberegningen, med mindre annet er særskilt avtalt. Statsbygg skal som statens byggherre ikke pådra vesentlige prosjekteringsforpliktelser uten at det foreligger avtale om dekning av prosjekteringskostnader. 3. Jennomføringsansvar - risiko for avvik For alle prosjekter skal det utarbeides en styrings- og kostnadsramme. Husleien skal beregnes på grunnlag av prisjustert styringsramme for prosjektet. Statsbygg er byggherre og ansvarlig for gjennomføringen av prosjektet. Det er Statsbygg som bærer risikoen for at sluttkostnaden ikke overstiger styringsrammen. Det innebærer at husleien ikke skal økes selv om sluttkostnaden overstiger styringsrammen, men det medfører også at leien ikke skal reduseres dersom sluttkostnaden er lavere. Statsbygg kan unntaksvis avtale en annen risikodeling i gjennomføringen av prosjektet. Det understrekes imidlertid at dette kun skal skje unntaksvis, og være begrunnet i helt særskilte forhold ved det aktuelle prosjektet. 4. Om eventuelle ønskede endringer i prosjektet etter at avtale er inngått Dersom oppdragsgiver/leietaker ønsker endringer i prosjektet etter at forprosjektet er sluttført og oppdragsgiver/leietaker har inngått avtale med Statsbygg om gjennomføring av prosjektet, må dette finansieres av oppdragsgiver, og det vil bli beregnet tilleggsleie. Dette nedfelles i egen avtale. Statsbygg kan imidlertid avslå slike forslag til endringer, dersom dette etter Statsbyggs vurdering kan gi negative følger for prosjektet som helhet. 5. Foreleggelse av kurantprosjekter for regjeringen Alle kurantprosjekter med styringsramme (P50) på 50 mill. kroner eller mer, må legges fram for regjeringen i form av et regjeringsnotat. I notatet må det redegjøres for styringsrammen og den tilhørende husleien. På grunnlag av en usikkerhetsanalyse av prosjektet, skal det også oppgis hvilken kostnadsramme som er beregnet å gi 85 pst sikkerhet mot overskridelse (P85). Det skal framgå om Finansdepartementet har godkjent kostnadsrammen. I tillegg må øvrige brukerkostnader være beregnet, og inndekning av disse må godtgjøres. Det er statsråden i oppdragsgivende departement som er ansvarlig for å utforme regjeringsnotatet. Denne skal som hovedregel søke tilslutning fra den statsråd som har ansvar for Statsbyggs virksomhet, slik at det blir et felles regjeringsnotat fra disse ministrene som forelegges finansministeren og eventuelt andre berørte statsråder før behandling i regjeringen. Om det ikke lar seg gjøre å komme fram til et felles Side 2
regjeringsnotat, kan statsråden i oppdragsgivende departement fremme saken for regjeringen på selvstendig grunnlag. I så fall må notatet som et minimum forelegges finansministeren og den statsråd som har ansvar for Statsbygg. Konklusjonen i regjeringsnotatet må være utformet slik at regjeringen aktivt gir sin tilslutning til at kurantprosjektet igangsettes. Det er ikke tilstrekkelig med et konklusjonspunkt til orientering, til etterretning eller lignende. 6. Foreleggelse for rezieringen av ^rantprosjekter der leietaker ikke tilhører rettssubjektet staten Dersom man skal gjennomføre kurantprosjekter for utleie til virksomheter som ikke er, del av rettssubjektet staten, kreves avklaring i regjeringen i form av et regjeringsnotat. Dette gjelder uansett størrelsen på prosjektet. Ansvarlig statsråd i det departement som initierer saken må i slike saker legge fram et regjeringsnotat som beskriver prosjektet, styringsrammen (P50) og tilhørende husleieberegning. På grunnlag av en usikkerhetsanalyse av prosjektet, skal det også oppgis hvilken kostnadsramme som er beregnet å gi 85 pst, sikkerhet mot overskridelse (P85). Det skal framgå om Finansdepartementet har godkjent kostnadsrammen. I notatet bør det også redegjøres for leietakerens juridiske posisjon og forhold til staten, for eksempel om staten har eierinteresser i virksomheten, om virksomheten mottar statsstøtte eller om staten har noen annen styringsmessig innflytelse på virksomheten. 6.1 Husleiegaranti og utforming av konklusjonspunkt Ansvarlig departement må garantere for husleiebetalingen i hele avtalens løpetid. Denne garantien må komme klart fram i regjeringsnotatet, også i konklusjonen. I tillegg bør det framgå hvordan man dekker øvrige brukerkostnader ved prosjektet, utover husleien. Konklusjonen i regjeringsnotatet må være utformet slik at regjeringen aktivt gir sin tilslutning til at kurantprosjektet igangsettes. Det er ikke tilstrekkelig med et konklusjonspunkt til orientering, til etterretning eller lignende. 7. Foreleggelse av forslag til kostnadsramme for Finansdenart mentet For prosjekter med kostnadsramme på 100 mill. kroner eller mer, skal oppdragsgivende departement legge fram kostnadsrammen for Finansdepartementet for godkjenning. Kostnadsrammen for prosjekter over 100 mill. kroner skal være godkjent av Finansdepartementet før sak om igangsetting av prosjektet fremmes i eget regjeringsnotat. ni Horsnes (e. fungerende ekspedisjonssjef Side 3