Tilsyn i henhold til matrikkelloven Fagseminar plan- og byggesak Tromsø 5/02-2013, Anders Fekjær Foto: Liv Trongmo Hognes
Tema for innlegget om matrikkellovtilsyn Hva tilsynet går ut på Hvilke typer avvik og merknader som ofte leveres Konsekvenser av tilsyn
Tilsyn, hjemmel Matrikkelloven 28: Sentral matrikkelstyresmakt skal føre tilsyn med at matrikkelen blir ført i samsvar med lov og forskrift, og kan gi pålegg om retting av opplysningar eller andre tiltak for å rette opp manglar ved måten føringa skjer på. Kommuneloven kapittel 10A: Statlig tilsyn med kommunen eller fylkeskommunen.
Tilsyn er systemrevisjon En måte å undersøke hvordan kommunen overholder de myndighetskrav i form av lover og forskrifter som regulerer virksomheten Tilsynsmyndigheten (Kartverket) skal sammen med kommunen avklare om kommunens virksomhet planlegges organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med regelverket En systematisk undersøkelse gir kommunene forutsigbarhet ut fra at de får levert sammenlignbare resultater fra ulike tilsyn
Roller og tilsyn Sentrale myndigheter: Ansvarlig for å utforme regelverket Det utførende ledd: Kommunen plikter å treffe vedtak og levere tjenestetilbud på ulike sektorer innenfor rammen av regelverket Tilsynsmyndigheten: Skal føre tilsyn med at den kommunale aktiviteten er i samsvar med regelverket
Tilsynet etterlater seg avvik og merknader Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale.
Tilsyn Prøveprosjekt i 2011 22 kommuner i 2012 20 kommuner i 2013
Tilsynstema Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning føring av bygningsinformasjon føring av adresse
Tilsynstema føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert
Tilsyn praktisk gjennomføring Varsel om tilsyn, innhenting av dokumentasjon, avklaring av tidspunkt og intervjuobjekt Åpningsmøte Intervjuer; rådmann, enhetsleder for matrikkellovarbeid og en/flere som utfører matrikkellovoppgaver Oppsummeringsmøte Sluttmøte Rapport med evt. avvik og krav om tilbakemelding fra kommunen
Eksempel: forskriftskrav og sjekkliste Krav i matrikkelforskriften 38 andre ledd første punktum: Protokollen skal inneholde et kart med påtegning som tydelig viser hvor grenser og grensemerker ligger i forhold til hverandre og tilstøtende matrikkelenheter.
Avvik i 2011 og 2012 Utlevering av matrikkelinformasjon manglende registrering. Krav til protokoll og dokumentasjon ved oppmålingsforretning for grensejustering er ikke oppfylt. Føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen er organisert på en slik måte at tidsfristen overskrides i mange/en del saker
Avvik i 2011 og 2012 Kommunen sikrer ikke at alle nye grenser blir merket og målt før oppmålingsforretning blir registrert som fullført i matrikkelen For visse feilrettingssaker så praktiseres det ikke å sende ut særskilt underretning til alle parter. Kommunen sikrer ikke at matrikkelføring av matrikkelenheter er en del av kommunens virksomhet. Oppretting av anleggseiendom Kravet til selvstendig funksjonell enhet er ikke oppfylt Kommunene verken informerer i forkant om adressetildeling, eller opplyser om klageadgang
Merknader i 2011 og 2012 Mangel på skriftlige rutiner For lite bemanning/for dårlig beredskap Manglende oppfølging/ kontroll på at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. For dårlig samhandling mellom plan og bygningslovmiljø og matrikkellovmiljø
Nytte og konsekvenser av tilsyn Tilsynet rapporterer internt endringsbehov i retningslinjer og mht hvordan lover er utformet Tilsynet formidler rapporter og kommunenes tilsvar til fylkeskartkontorene med oppfordring om å bistå/hjelpe de aktuelle kommunene Der det avdekkes vesentlige mangler i saksbehandling, dokumentasjon mv kan det bli utstedt pålegg Kommunene skal oppleve tilsynet som konstruktivt Kartverket får dokumentert kommunenes praksis Rapportene offentlige, publisering Sluttrapporten legges på Kartverkets hjemmesider: http://www.kartverket.no/?module=articles;action=article.publ icshow;id=16950