Side 1 Osloregionens Europakontor Oppdatert etter ekstraordinært årsmøte 2013 VEDTEKTER FOR FORENINGEN OSLOREGIONENS EUROPAKONTOR Foreningen ble stiftet med virkning fra 1. januar 2004. Vedtektene ble vedtatt i stiftelsesmøte 17. desember 2003. Sist endret på årsmøte 15. november 2013. 1 NAVN Foreningens navn er Osloregionens Europakontor. 2 FORMÅL OG VIRKEMIDLER a) Foreningen opprettes med følgende formål: Å være et kompetansesenter i Brussel et offentlig regionalkontor som skal fremme fellesinteressene til Oslo-regionen i Europa. Å være et verktøy for å sikre økt deltagelse i fellesskapet av europeiske regioner, i prosjekter og i EU-programmer som denne regionen har anledning til å delta i. b) Europakontoret skal legge følgende til grunn for sitt arbeid: Å bistå med henvendelser til EUs organer, til å etablere kontakt med andre regionkontor og organisasjoner generelt, samt bistand i forbindelse med søknader til programmer/prosjekter innenfor EU/EØS. Å innhente og videreformidle informasjon til medlemmene som er av interesse for offentlige myndigheter, næringsliv, utdannings- og forskningsinstitusjoner mv. i deltakende fylkeskommuner og kommuner. Å bruke Brussel-miljøet til å synliggjøre Osloregionen og Østlandsfylkene som interessante samarbeidspartnere. Å yte bistand til å knytte internasjonale kontakter, for eksempel i forbindelse med medlemmenes ønsker om hospitering/møter/studiebesøk. c) Foreningen kan etablere et hjemmeapparat med sete i Oslo som er til felles bruk for alle foreningens medlemmer, og som er underlagt Europakontorets daglige leder. Hjemmeapparatets og kontorets dimensjonering besluttes av styret. 3 JURIDISK PERSON a) Foreningen er en selveiende og frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld. b) Foreningen registreres i Brønnøysundregisteret. Foreningens sete er i Oslo, hvis ikke annet bestemmes av årsmøtet.
Side 2 4 MEDLEMSKAP a) Foreningen kan bestå av fylkeskommuner og kommuner innenfor Østlandsområdet, det vil si området som dekkes av følgende 8 fylker: Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold og Telemark. Alle disse har mulighet til å delta i foreningen under samme vilkår. b) Kunnskapsinstitusjoner eller andre regionale aktører på Østlandet kan av årsmøte tas opp som medlem av foreningen. c) Medlemmer som bryter vedtektene eller på annen måte motarbeider foreningens målsetting og felles beste kan utestenges fra foreningen hvis ¾ av foreningens medlemmer i årsmøte stemmer for et slikt forslag. 5 KONTINGENT a) Medlem i foreningen er fylkeskommuner, kommuner og kunnskapsinstitusjoner på Østlandet som skriftlig har meldt dette til styret, og betalt kontingent. b) Medlemmene har rett til å melde seg ut av foreningen med ett års varsel. Dette må meldes skriftlig til styret innen utløpet av 1. kvartal det ene året for å ha virkning fra og med 01.01. påfølgende år. Kontingenten skal da betales ut det året da man har meldt sin uttreden til styret. c) Alle medlemmer skal betale den kontingent som årsmøtet har vedtatt. Kontingenten fastsettes som følger: - Alle kommuner og fylkeskommuner betaler et minstebeløp i bunnen på NOK 30 000. - Ny kontingentpris per innbygger er: NOK 1,68 for fylker og NOK 2,24 for kommuner - - Kontingentnivået justeres rutinemessig hvert år tilsvarende den kommunale deflatoren Kontingentnivået for kunnskapsinstitusjoner innenfor det geografiske område Osloregionens Europakontor fastsettes til 100.000 kr. for institusjoner med opp til 3999 studenter, til 150.000 kr. for institusjoner med opptil 9999 studenter og 200.000 kr. for institusjoner med 10.000 studenter og oppover for første år, og vil i det videre justeres tilsvarende den kommunale deflatoren som for øvrige medlemmer d) Kontingenten betales ut fra fjorårets befolkningstall, hvis ikke annet er bestemt av årsmøtet. e) Kontingenten betales hvert år innen utgangen av 1. kvartal det angjeldende året. f) Utover de midler som foreningen mottar gjennom kontingenten, kan kontoret ta seg betalt for spesielt arbeidskrevende tjenester selv om det er på oppdrag fra medlemmene. g) Medlemmer som ikke oppfyller sine økonomiske forpliktelser etter denne paragraf utestenges fra foreningen. 6 ÅRSMØTE a) Årsmøtet er foreningens øverste besluttende organ og består av inntil to representanter fra hvert medlem. Hvert medlem har imidlertid kun én stemme ved avstemninger. Etter forslag fra styret velger årsmøtet en møteleder av og blant medlemmene. Medlemmene utpeker selv sine to representanter til årsmøtet. b) Årsmøtet avholdes senest innen utgangen av 2. kvartal, enten i Norge eller Brussel. c) Møte- og talerett ved årsmøtet har, i tillegg til foreningens medlemmer, styrets medlemmer og daglig leder. d) Innkalling til årsmøtet skal inneholde tid og sted for møtet og forslag til dagsorden. e) Forslag som ikke er oppført på dagsorden kan ikke behandles med mindre ¾ av de fremmøtte stemmeberettigede krever det. f) Innkalling til årsmøtet skal sendes ut til medlemmene minimum 4 uker før møtedatoen. g) Det føres protokoll fra årsmøtet og protokollen skrives under av referent og møteleder, og skal sendes ut til medlemmene, styre og revisor senest 2 uker etter møtet. Styret gis fullmakt til å godkjenne protokollen fra årsmøte, etter at årsmøtedeltakerne har hatt mulighet til å gi merknader.
Side 3 7 ÅRSMØTETS OPPGAVER Årsmøtet skal: a) Behandle årsmelding b) Behandle revisorgodkjent regnskap c) Vedta handlingsplan og budsjett d) Fastsette kontingent e) Behandle innkomne forslag, herunder forslag til vedtektsendringer eller nye medlemmer, jfr. 4b. f) Velge valgkomité, som skal bestå av minst 3 medlemmer. Valgkomitéen velges for 2 år og skal legge frem forslag til: - Leder - Nestleder - styremedlemmer - revisor g) Velge styreleder, nestleder, styre og revisor. 8 STEMMEGIVNING PÅ ÅRSMØTET a) Med mindre annet er bestemt skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. b) Personvalg foregår skriftlig når det foreligger mer enn en kandidat til det enkelte verv. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Skal flere velges ved samme avstemning, må stemmeseddelen inneholde det antall kandidater som det skal velges ved vedkommende avstemning. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges forkastes. c) Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmene, foretas bundet omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 9 EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE Ekstraordinært årsmøte holdes når styret eller når minst en tredel av de stemmeberettigede medlemmene krever det. Det innkalles på samme måte som ordinært årsmøte, men med minst 14 dagers varsel. 10 REPRESENTANTSKAP. a) Representantskapet er foreningens øverste besluttende organ mellom årsmøtet og består av inntil to representanter fra hvert medlem. Hvert medlem har imidlertid kun én stemme ved avstemninger.. b) Representantskapet innstiller budsjett ovenfor årsmøtet og behandler saker av strategisk karakter eller andre saker styret velger å legge frem for representantskapet.. c) Etter forslag fra styret velger representantskapet en møteleder av og blant medlemmene.. d) Representantskapet avholdes to ganger per år, enten i Norge eller Brussel.
Side 4. e) Møte- og talerett ved representantskapet har, i tillegg til foreningens medlemmer, styrets medlemmer og daglig leder.. f) Innkalling til representantskapet skal inneholde: tid og sted for møtet og forslag til dagsorden.. g) Innkalling til representantskapet skal sendes ut til medlemmene minimum 4 uker før møtedatoen.. h) Det føres protokoll fra representantskapet og protokollen skrives under av referent og møteleder, og skal sendes ut til medlemmene, styret og revisor senest 2 uker etter møtet. Styret gis fullmakt til å godkjenne protokollen fra representantskapet. 11 STYRET. a) Foreningen ledes av et styre. Styret skal iverksette årsmøtets og representantskapets vedtak og bestemmelser, forvalte og føre kontroll med foreningens økonomi, samt representere foreningen utad.. b) Styret består av syv personer, inkludert styreleder og settes sammen av et representativt utvalg av foreningens medlemmer slik at tre fylkeskommuner, tre kommuner og en kunnskapsinstitusjon er representert. Oslo skal være representert blant kommunene. Det oppnevnes personlige vararepresentanter til hvert styremedlem innen samme medlemskategori.. c) Styret har instruksjonsmyndighet over direktør, og alle styrevedtak er forpliktende for direktørs virksomhet.. d) Styret velges av årsmøtet, og sitter for en periode på to år, dog slik at ikke alle styremedlemmer byttes ut samtidig. Styrets leder og nestleder velges ved særskilt valg på årsmøtet.. e) Styret bør reflektere den geografiske spredningen av medlemmene. Oslo kommune skal ha minst ett medlem i styret.. f) Styret møtes etter behov, det vil si etter styreleders innkalling, eller hvis en tredjedel av styrets medlemmer krever det.. g) Styret er beslutningsdyktig hvis over halvparten av medlemmene er til stede. Vedtak fattes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet teller styreleders stemme dobbelt.. h) Styret har personalansvar for Europakontorets direktør, og har fullmakt til å ansette denne, mens direktør har personalansvar for de øvrige ansatte.. i) Det føres protokoll fra styremøter, og disse signeres av referent og styreleder og sendes ut til styrets medlemmer innen 2 uker. Protokollen godkjennes av styret ved påfølgende styremøte.. j) Direktør stiller på styrets møter med talerett. Direktør deltar ikke under behandling av personalsaker som angår direktør. 12 VEDTEKTSENDRING Endring i disse vedtektene kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte, og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Endringen trer i kraft umiddelbart.
Side 5 13 REVISJON På årsmøte skal det fremlegges et revisorgodkjent regnskap fra foregående år. Regnskapsåret sammenfaller med kalenderåret. Revisjonen skal skje i tråd med god regnskapsskikk. Foreningen skal til en hver tid gi fullt innsyn i alle deler av sin virksomhet på forespørsel fra en av medlemmene. 14 OPPLØSNING, SAMMENSLUTNING ELLER DELING AV FORENINGEN a) Foreningen kan oppløses, men ikke hvis to eller flere medlemmer ønsker å fortsette foreningens virksomhet. Dersom det vedtas at foreningen skal oppløses velges et avviklingsstyre. Det ordinære styret kan velges til avviklingsstyre. b) Ved oppløsning av foreningen vedtar årsmøte disponering av foreningens midler. c) Sammenslutning med andre foreninger eller deling av foreningen anses ikke som oppløsning. Vedtak om sammenslutning/deling og nødvendige vedtektsendringer i denne forbindelse treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring ( 11). Styret skal i denne forbindelse utarbeide en plan for sammenslutning/deling som årsmøtet skal stemme over. Ved sammenslutning eller deling skal det innhentes samtykke fra foreningens kreditorer.