Håndtering av de etiske retningslinjene i Trondheim kommune. - hvordan er disse fulgt opp og brukt?

Håndtering av de etiske retningslinjene i Trondheim kommune - hvordan er disse fulgt opp og brukt? Trondheim kommunerevisjon Mars 2007 1

Forord I møtet 09.11.2006 ba kontrollkomiteen revisjonen gjennomføre en forvaltningsrevisjon med hovedfokus på de Etiske retningslinjene i Trondheim kommune (1995) og de situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser (personlige og/eller økonomiske fordeler). I denne rapporten presenterer kommunerevisjonens undersøkelsen: Håndtering av de etiske retningslinjene i Trondheim kommune hvordan er disse fulgt opp og benyttet. Undersøkelsen bygger i noen grad på et tilsvarende prosjekt gjennomført av Oslo kommunerevisjon i 2005 Etiske normer og regler knyttet til økonomiforvaltningen, rapport 27/2005. Arbeidet med rapporten startet opp i desember 2006 og ble oversendt til behandling i kontrollkomiteen 8.mars 2007. Rådmannen har hatt rapporten til høring i perioden 27. februar til 6. mars. Revisjonen er kjent med at bystyret den 25. januar 2007 vedtok nye etiske retningslinjer for Trondheim kommune. Vi mener resultatene fra denne undersøkelsen kan benyttes som innspill til implementering av disse retningslinjene. Arbeidet er utført av Magnar Andersen og Hans Petter Wollebæk (prosjektleder). Trondheim dato, 7. mars 2007 Per Olav Nilsen Revisjonsdirektør Hans Petter Wollebæk Forvaltningsrevisor Håndtering av de etiske retningslinjene i Trondheim kommune 1

Innholdsfortegnelse Sammendrag...4 1. Innledning...13 1.1 Bakgrunn... 13 1.2 Formål og problemstillinger... 13 1.3 Avgrensinger... 14 1.4 Revisjonskriterier... 14 1.5 Metode... 14 1.6 Utvalg... 15 1.7 Analyse... 16 1.8 Rapportens oppbygging... 16 2. Risikoområder for brudd på etiske retningslinjene...18 2.1 Risiko for brudd på de etiske retningslinjene... 18 2.2 Revisjonens vurdering... 20 3. Kjennskap til og etterlevelse av de etiske retningslinjene...21 3.1 Egen kjennskap til de etiske retningslinjene... 21 3.2 Vurdering av kollegaers kjennskap til de etiske retningslinjene... 22 3.3 Etterlevelse av de etiske retningslinjene... 23 3.4 Bevissthet om de etiske retningslinjene... 24 3.5 Revisjonens vurdering... 25 4. Tiltak for å gjøre de etiske retningslinjene kjent...26 4.1 Tiltak for å gjøre de etiske retningslinjene kjent... 27 4.2 Type tiltak for å gjøre de etiske retningslinjene kjent... 27 4.3 Ansvar for de etiske retningslinjene... 28 4.4 Revisjonens vurdering... 29 5. Virksomhetsspesifikke etiske retningslinjer...31 5.1 Er det etablert egne retningslinjer på arbeidsplassen... 31 5.2 På hvilke områder er egne retningslinjer etablert... 32 5.3 Revisjonens vurdering... 33 6. Kontrollrutiner av de etiske retningslinjene...34 6.1 Er det etablert kontrollrutiner?... 34 6.2 Type kontrollrutiner?... 35 6.3 Er kontrollrutinene evaluert?... 37 6.4 Er kontrollrutinene gode nok?... 38 6.5 Hvorfor er ikke kontrollrutiner etablert?... 38 6.6 Revisjonens vurdering... 40 7. Brudd på de etiske retningslinjene og sanksjonering...42 7.1 Brudd på de etiske retningslinjene... 42 7.2 Hvordan ble brudd på de etiske retningslinjene avdekket... 43 7.3 Hvordan ble brudd på de etiske retningslinjene håndtert... 44 7.4 Hvorfor er ikke brudd på de etiske retningslinjene avdekket?... 44 7.5 Sanksjonsformer... 45 7.6 Revisjonens vurderinger... 45 8. Konklusjoner...46 9. Rådmannens høringsuttalelse og revisjonens svar...48 9.1 Rådmannens høringsuttalelse... 48 9.2 Revisjonens svar på rådmannens høringsuttalelse... 49 10. Litteraturliste...50 11. Vedlegg...50 2

Tabelloversikt Tabell 1: Hvilke risikoområder foreligger på din arbeidsplass i forhold til brudd på de etiske retningslinjene? (N=861)*...19 Tabell 2: Hvor god kjennskap har du til de Etiske retningslinjene for kommunen? (N=861) (%)21 Tabell 3: Hvor god kjennskap mener du ansatte på din arbeidsplass har til de etiske retningslinjene for kommunen? (N=861) (%)...22 Tabell 4: I hvor stor grad mener du de etiske retningslinjene etterleves på din arbeidsplass? (N=861) (%)...23 Tabell 5: Hvor bevisst mener du ansatte på din arbeidsplass er i å aktivt ta avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis? (N=861) (%)...24 Tabell 6: Er det på din arbeidsplass gjort tiltak for å gjøre kommunens etiske retningslinjer kjent for de ansatte?? (N=861) (%)...27 Tabell 7: På hvilken måte er de Etiske retningslinjene for Trondheim kommune gjort kjent (du kan sette flere kryss)? (N=331) (%)*...28 Tabell 8: Hvem mener du har ansvaret for at de Etiske retningslinjene er kjent på din arbeidsplass? (N=861) (%)...29 Tabell 9: Er det på din arbeidsplass etablert egne retningslinjer ut over de Etiske retningslinjene for Trondheim kommune fra 1995? (N=861) (%)...31 Tabell 10: På hvilke av følgende områder har dere etablert egne retningsliner, skriftlige eller muntlige? (%) (N=96)...32 Tabell 11: Er det på enheten etablert kontrollrutiner som sikrer at de etiske retningslinjene for kommunen etterleves (%) (N=861)...34 Tabell 12: Hva består kontrollrutinene av? (%) (N=119)*...35 Tabell 13: Er disse kontrollrutinene evaluert de siste to årene? (%) (N=119)...37 Tabell 14: Mener du kontrollrutinene er gode nok til å kunne avdekke brudd på de etiske retningslinjene? (%) (N=119)...38 Tabell 15: Hva er årsaken til at det ikke er etablert kontrollrutiner? (%) (N=357)*...39 Tabell 16: Er det avdekt brudd på de etiske retningslinjene på din arbeidsplass? (%) (N=861).42 Tabell 17: Hvordan ble brudd på de etiske retningslinjene avdekket? (%) (N=62)...43 Tabell 18: Hvordan brudd på de etiske retningslinjene ble håndtert? (%) (N=62)...44 Tabell 19: Hva skyldes at brudd på de etiske retningslinjene ikke blir avdekt? (%) (N=444)...44 Tabell 20: Er eventuelle sanksjonsformer ved brudd på retningslinjene gjort kjent for de ansatte? (%) (N=850)...45 3

Sammendrag 1. Formålet med undersøkelsen Formålet med undersøkelsen var å se på hvordan de etiske retningslinjene for Trondheim kommune er blitt fulgt opp og brukt. Er de etiske retningslinjene et levende dokument, er verdiene gjort kjent, er det innført kontrollrutiner som sikrer at retningslinjene følges, har enhetene i kommunen en bevissthet om retningslinjene og de etiske problemstillinger ansatte til stadighet stilles overfor? For å belyse problemstillingen ble det fokusert på følgende spørsmål: På hvilke områder er det risiko for brudd på de etiske retningslinjene på din arbeidsplass? Er de etiske retningslinjene kjent blant de ansatte og blir de etterlevd? Er det ute på enhetene gjennomført tiltak for å gjøre de etiske retningslinjene for kjent for de ansatte? Er det enheter som har utarbeidet egne etiske retningslinjer? Er det etablert kontrollrutiner som sikrer at etiske retningslinjer etterleves? Har det forekommet brudd på de etiske retningslinjene og hvordan er disse eventuelt håndtert? 2. Metode og utvalg Med utgangspunkt i hovedområdene i de etiske retningslinjene ble det utarbeidet et strukturert spørreskjema. Spørreundersøkelsen ble sendt ut til 1 616 ansatte i Trondheim kommune med innkjøpsansvar, økonomiansvar, saksbehandlere på byggesakskontorets, rådgivere i rådmannens fagstab og enhetsledere. Undersøkelsen fikk en svarprosent på 53. 3. Analyse Vi analyserte de ansattes vurderinger av etiske risikoområder, hvor kjent de etiske retningslinjene er, tiltak for å gjøre retningslinjene kjent, om de etterleves, etablering av virksomhetsspesifikke retningslinjer og etablering av kontrollrutiner i forhold til: Hvilken funksjon man har Hvor lenge man har hatt den gjeldende funksjonen (ansiennitet) Hvilket tjenesteområde man tilhører 861 personer besvarte undersøkelsen. Når vi brøt opp utvalget medførte det at antall respondenter ble lite i enkelte av fordelingene. I slike tilfeller øker usikkerheten om utvalgets representativitet og muligheten for å kunne generalisere. Dette ble tatt hensyn til i våre vurderinger. 4. Resultater og revisjonens vurderinger 4.1 Risikoområder for brudd på de etiske retningslinjene Innenfor kommunal forvaltning kan flere former for uetisk fremferd oppstå. I undersøkelsen ba vi ansatte om å vurdere risikoen for at brudd på de områdene som fremkommer i de etiske retningslinjene fra 1995 på sin arbeidsplass. 4

De tre viktigste risikoområdene er i forbindelse med bruk av kommunens eiendeler til private formål, tilbud om deltakelse på lunsj/middag og tilbud om gaver av et omfang som går ut over kommunens retningslinjer. Det ser ut til at habilitetsproblemer i liten grad anses som et risikoområde. Ingen av de ansatte i utvalget pekte på andre risikoområder enn de som fremkommer i de etiske retningslinjene. Vi mener av den grunn at de områdene som fremkommer i Etiske retningslinjer fra 1995 ser ut til å være relevante for ansatte i Trondheim kommune. Vi ser imidlertid at hvilken funksjon man innehar og hvilket tjenesteområde man ligger under, påvirker i noen grad den enkeltes vurderinger av hva som er etiske risikoområder eller ikke. Dette ser vi som naturlig ut i fra hvilke posisjoner man har og type tjenesteproduksjon. Byutvikling er et eksempel på et tjenesteområde med flere risikoområder enn innenfor de andre områdene. 4.2 Kjennskap til og etterlevelse av de etiske retningslinjene for Trondheim kommune Egen kjennskap til de etiske retningslinjene Vi mener det er viktig at ansatte har god kjennskap til de etiske retningslinjene av spesielt to årsaker. For det første er god kjennskap nødvendig for å sikre en god etisk standard i selve arbeidsutførelsen for den enkelte arbeidstaker. For det andre vil ansatte med kjennskap til retningslinjene være et korrektiv til ledelsen. Undersøkelsen viser at to av tre ansatte mener deres kjennskap til de etiske retningslinjene er god eller svært god. Vi registrerer at bare 9 prosent av disse har svart at de har svært god kjennskap til retningslinjene. På den annen side betyr det at en av tre ser ut til å ha en dårlig kjennskap til retningslinjene. Kjennskapen varierer da også noe i forhold til hvilken funksjon man innehar og hvilket tjenesteområde man er ansatt innenfor. Selv om retningslinjene er godt kjent blant mange av kommunens ansatte, mener vi at gruppen med for dårlig kjennskap til retningslinjene er for stor. Vi mener spesielt at antall med dårlig kjennskap til retningslinjene er for stor blant ansatte med økonomi/innkjøpsfunksjoner. På bakgrunn av at ansatte innenfor byutvikling selv mener å ha mange risikoområder, mener vi det er positivt at byutvikling har bedre kjennskap til retningslinjene enn hva tilfellet er innenfor de tjenesteområdene med færre risikoområder. Vi mener imidlertid at alle ansatte, uavhengig av antall risikoområder, skal ha god kjennskap til de etiske retningslinjene. Vurderinger av kollegaers kjennskap til de etiske retningslinjene Analysen viser at det er en klar sammenheng mellom vurdering av egen kjennskap til de etiske retningslinjene og vurdering av sine kollegaers kjennskap. Det betyr at de som selv har god kjennskap til de etiske retningslinjene vurderer sine kollegaers kjennskap i større grad som god. De som har dårlig kjennskap til retningslinjene vurderer i større grad sine kollegaers kjennskap som dårlig. Selv om det kan være naturlig at man vurderer sin egen kjennskap til de etiske retningslinjene som bedre enn deres kollegaers kjennskap, mener vi at når 34 prosent mener kjennskapen blant sine kollegaer er dårlig eller svært dårlig og 22 prosent ikke vet hvor god kjennskap de har, vurderer vi dette som et signal på at det har vært lite fokus på de etiske retningslinjene. Vi mener ansatte i et miljø med et kontinuerlig fokus på etiske problemstillinger i større grad vil vurdere sine kollegaers kjennskap som god. 5

Dette kan sees i sammenheng med at bare litt over halvparten av enhetslederne mener deres ansatte har god eller svært god kjennskap til de etiske retningslinjer. I tillegg registrerer vi også at 10 prosent av enhetslederne ikke i stand til å vurdere om deres ansattes kjennskap til retningslinjene er god eller dårlig. Når en enhetsleder vurderer sine ansattes kjennskap som dårlig eller ikke er i stand til å vurdere de ansattes kjennskap, mener vi enhetsleder bør iverksette tiltak for å bedre kjennskapen til retningslinjene. Etterlevelse av og bevissthet om de etiske retningslinjene Undersøkelsen viser en god etisk standard blant ansatte i Trondheim kommune. Av de 861 personene som besvarte undersøkelsen, er det bare syv personer som har svart at retningslinjene ikke etterfølges eller at de bare følges i liten grad. Det er samtidig viktig å påpeke at 99 prosent av enhetslederne mener de etiske retningslinjene i stor eller noen grad etterleves. Vi vil påpeke at selv om svært mange mener de etiske retningslinjene blir etterlevd, mener vi det må taes forbehold om at en tredjedel av de ansatte har svart at deres kjennskap til retningslinjene er mangelfull. Når det gjelder de ansattes vurderinger av hvor bevisst ansatte på egen arbeidsplass er i å aktivt ta avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis, har de aller fleste svart at de ansatte er meget eller noe bevisst på dette. Vi mener dette er med på å underbygge at det er en god etisk standard blant ansatte i Trondheim kommune. Vi registrer at nesten samtlige enhetsledere mener deres ansattes er meget eller noe bevisst i aktivt å ta avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis. Undersøkelsen viser også at en høy bevissthet er jevnt fordelt mellom alle tjenesteområdene. Selv om undersøkelsen viser at mange ansatte i kommunen mener å ha god kjennskap til de etiske retningslinjene, mener vi at gruppen med for dårlig kjennskap til retningslinjene er for stor. Revisjonen mener derfor ytterligere tiltak for å øke ansattes kunnskap om de etiske retningslinjene i kommunen er nødvendig. Dette arbeidet må sees i forhold til implementering av vedtatte etiske retningslinjer fra 2007. 4.3 Tiltak for å gjøre de etiske retningslinjene kjent Et av formålene med undersøkelsen var å se på hvordan de etiske retningslinjene for Trondheim kommune er blitt fulgt opp og brukt. For at retningslinjene skal være levende er det avgjørende at det ute på den enkelte arbeidsplass iverksettes tiltak for å bekjentgjøre de etiske retningslinjene som er gjeldende for kommunen. Vi spurte derfor om tiltak er iverksatt, hvilke type tiltak som er igangsatt og hvem de mener har ansvaret for dette arbeidet. Tiltak 38 prosent svarte at det på deres arbeidsplass er gjort tiltak for å gjøre retningslinjene kjent. Vi mener det tyder på at arbeidet med etikk i kommunen ikke bærer preg av å være en kontinuerlig aktivitet. Det kommer også klart til uttrykk ved at hele 62 prosent av de ansatte enten har svart at tiltak for å gjøre de etiske retningslinjene ikke er igangsatt eller at de ikke vet om tiltak er igangsatt. 6

Type tiltak Det viktigste tiltaket for å gjøre de etiske retningslinjene kjent er gjennom informasjon på interne møter/seminarer. Vi mener det er positivt at arbeidet med de etiske retningslinjene i stor grad blir håndtert internt på arbeidsplassen. Selv om det viktigste tiltaket er informasjon på interne møter/seminarer, er vi ikke kjent med hvor ofte etikk er tema. Vi mener kontinuerlig arbeid med etiske problemstillinger er nødvendig for å klargjøre hva som er rett og galt i gitte situasjoner. Vi er overrasket over at informasjon om de etiske retningslinjene ikke i større grad blir gitt ved ansettelse. Vi mener en gjennomgang av retningslinjene burde være obligatorisk i ansettelsesprosesser. Den etiske bevissthet kan også gjennom for eksempel praktisk dilemmatrening bidra til å forebygge eventuelle uetiske handlinger og praksis Ansvar Det er enhetsleder som har overordnet ansvar for at de etiske retningslinjene i Trondheim kommune er kjent på sin enhet. Den enkelte ansatt har også selv et ansvar for å gjøre seg kjent med og sette seg inn i retningslinjene. Vi mener undersøkelsen viser en god forståelse av ansvars- og rollefordeling i kommunen når 70 prosent blant de ansatte mener det er enhetsleders ansvar og 19 prosent mener det er den ansatte selv som har dette ansvaret. Det er også flere som har svart at både enhetsleder og den enkelte ansatte har et ansvar. Dette styrkes også med at de aller fleste av enhetslederne er sitt ansvar bevisst når det gjelder å gjøre de etiske retningslinjene kjent på arbeidsplassen Vi mener at Trondheim kommune har et stort ansvar for å sette etiske spørsmål på dagsorden. Arbeidet med etikk i kommunen bør være en kontinuerlig aktivitet, både blant folkevalgte og i administrasjonen. Ved å ha et vedvarende søkelys på etiske spørsmål, kan en på en bedre måte forebygge uetiske handlinger og praksis. Med dette mener vi tiltak og et sett av virkemidler som virker sammen mot et felles mål, god etisk praksis i Trondheim kommune. 4.4 Virksomhetsspesifikke etiske retningslinjer De etiske retningslinjene i Trondheim kommune kan i stor grad betraktes som generelle retningslinjer. Innenfor noen tjenesteområder kan det derfor oppleves som nødvendig å etablere egne virksomhetsspesifikke retningslinjer. Egne virksomhetsspesifikke retningslinjer Det er ingen utbredt praksis i Trondheim kommune å etablere egne virksomhetsspesifikke retningslinjer ut over de etiske retningslinjene. Vi antar at dette skyldes at eksisterende retningslinjer oppleves som tilstrekkelige ut fra den tjenesteproduksjonen som utøves. Vi mener det er positivt at de som har etablert egne retningslinjer har gjort dette spesielt i forbindelse med håndtering av tilbud om gaver, bruk av kommunale eiendeler til private formål og tilbud om dekning av reiseutgifter i faglig sammenheng eller fritidsreiser fordi disse områdene ble også utpekt som de største risikoområdene for brudd på de etiske retningslinjene. Vi registrerer at det er en veldig stor andel som ikke vet om det er etablert egne retningslinjer. Det kan bety at det ikke er etablert egne retningslinjer eller at det faktisk er etablert egne retningslinjer uten at disse er gjort kjent for de ansatte. 7

Skrifteliggjøring Vi mener det er for mange av de virksomhetsspesifikke rutinene som er basert på muntlighet. Det er viktig at enhetene i Trondheim kommune blir bedre i å dokumentere forhold som omhandler etiske vurderinger og beslutninger. Uten at det er implementert skriftlige rutiner øker risikoen for uønsket atferd, og mulighetene for å avdekke brudd kan bli vanskelig. Et annen side er at selv om de etiske retningslinjene er fulgt, kan det fra omgivelsene stilles spørsmål om så faktisk er tilfelle. Skriftlige rutiner, som er helt nødvendig for slik etterkontroll, vil kunne bekrefte at retningslinjene er fulgt. Vi mener det er positivt at byutvikling i større grad enn de andre tjenesteområdene har skriftliggjort sine egne retningslinjer. 4.5 Kontrollrutiner av de etiske retningslinjene Når det avdekkes brudd på de etiske retningslinjene, alt fra korrupsjon, juks, kameraderi og inhabilitet i saksutredninger og beslutninger, eller når folk opplever at politikere eller ansatte i kommunen skaffer seg selv goder og fordeler, er det ofte i ettertid lett å se hva som gikk galt. Vi mener det er nødvendig å etablere kontrollrutiner som sikrer at vi reagerer og handler riktig når vi kommer opp i situasjoner der de etiske grensene er uklare, eller der vi rett og slett ikke har tenkt at handlingen kan føre til mistillit. Selv om det foreligger få konkrete krav om kontrollrutiner for å sikre at de etiske retningslinjene etterleves, mener vi det er en svakhet at bare 14 prosent har svart at kontrollrutiner er etablert. Det er flest enhetsledere, rådgivere og saksbehandlerer som har svart at rutiner er etablert. Blant de som har etablert kontrollrutiner, er den klart viktigste kontrollrutinen muntlig rapportering om situasjoner som kan medføre konflikt med kommunens etiske retningslinjer. Vi mener det er nødvendig med mer skriftlig dokumentasjon av forhold som omhandler etiske vurderinger og beslutninger. Uten skriftlige kontrollrutiner øker risikoen for brudd på retningslinjene og mulighetene for å avdekke brudd kan bli vanskelig på grunn av manglende etterprøvbarhet. Vi registrerer i tillegg at nesten halvparten av utvalget, inkludert også noen av enhetslederne, ikke vet om kontrollrutiner er etablert. At mange ikke vet om kontrollrutiner er etablert, mener vi kan tyde på fravær av rutiner eller mangelfull bekjentgjøring av rutinene. Er rutiner etablert men i liten grad gjort kjent på arbeidsplassen, er det en fare for at den som er ansvarlige for at de etiske retningslinjene etterleves blir utsatt for en falsk trygghet. Vi mener manglende fokus på kontrollrutiner er en svakhet. Et av kontrolltiltakene som fremkommer i de etiske retningslinjene er at brev skal sendes til avsender ved retur av gave. Vi registrerer at denne rutinen i større eller mindre grad er etablert som en kontrollrutine innenfor alle funksjonene. I tillegg fremkommer det i retningslinjene at kopi av brev i slike tilfeller skal sendes til Trondheim kommunerevisjon. Bare 3 prosent har etablert dette som en kontrollrutine. Fra 1995 og frem til i dag har revisjonen mottatt svært få kopier av slike brev. Vi mener det er viktig at flere etterlever rutinen og at kopi sendes til revisjonen. I de etiske retningslinjene blir det understreket at om en saksbehandler mener personlige interesser ut over de som er regulert gjennom forvaltningsloven kan påvirke saksbehandlingen, skal dette taes opp med overordnede. Vi registrerer at det blant de som har oppgitt at de har 8

etablert kontrollrutiner, er det mange som har en rutine på muntlig rapportering om situasjoner som kan medføre konflikt med kommunens etiske retningslinjer. Det er grunn til å tro at avklaringer om saksbehandlers habilitet ofte blir ivaretatt gjennom denne rutinen. Med det fokus som har vært og er om habiliteten til offentlige tjenestemenn, mener vi imidlertid det er en svakhet at det ikke er flere som har svart at det er etablert skriftelig rapportering om bierverv, familiære og andre nære sosiale forbindelser til overordnet og skriftelig godkjennelse av disse. Undersøkelsen viser at nesten halvparten av utvalget mener kontrollrutinene ikke er gode nok eller de ikke kan ta stilling til om de er gode nok eller ikke. Dette mener også et flertall av enhetslederne som har etablert kontrollrutiner. På bakgrunn av dette mener vi det er en svakhet at de fleste av de som har etablert rutiner ikke har evaluert rutinene de siste to årene. Vi mener at det i de tilfellene man mener etablerte kontrollrutiner ikke er gode nok eller man er i tvil om dette, bør rutinene evalueres og eventuelt forbedres. Den viktigste forklaringen blant de som har besvart undersøkelsen på at kontrollrutiner ikke er etablert, er liten risiko for brudd på de etiske retningslinjene. Det er flest enhetsledere som mener dette. Vi mener denne forklaringen står i motsetning til at det i undersøkelsen fremkommer at enhetslederne var den funksjonen, i tillegg til rådgiverne, som identifiserte flest risikoområder på sin arbeidsplass. Når enhetslederne forklarer fraværet av kontrollrutiner med at det er liten risiko for brudd på de etiske retningslinjene, mener vi det er en forutsetning at det på arbeidsplassen er gjennomført risikovurderinger av alle forhold som kan medføre brudd på de etiske retningslinjene. 4.6 Brudd på de etiske retningslinjene og sanksjonering Undersøkelsen viser at de aller fleste av de som har besvart undersøkelsen har svart at de etiske retningslinjene følges. Bare syv av total 861 personer mener at de etiske retningslinjene i liten grad følges eller at de ikke følges i det hele tatt. Dette mener vi er positivt. Her må det imidlertid taes noe forbehold om varierende kjennskap til de etiske retningslinjene. På vårt spørsmål om det er avdekket brudd på retningslinjene, er det 62 personer som har svart at brudd er avdekt. I undersøkelsen har vi ikke spurt om omfanget av disse bruddene. Det betyr at flere kan henvise til de samme forholdene. Undersøkelsen kan heller gi svar på alvorligheten av disse bruddene. Siden vi ikke har gjort undersøkelser rettet mot regnskap eller annen skriftlig dokumentasjon, kan vi ikke gi svar på om de ansattes beskrivelse av etterfølgelse av retningslinjene stemmer. Undersøkelsen viser at det er flere av de i lederfunksjoner enn de innenfor de øvrige funksjonene som er kjent med at brudd på de etiske retningslinjene er avdekt. I følge de fleste av enhetslederne blir brudd på retningslinjene avdekt gjennom intern varsling. Undersøkelsen viser også at de fleste sakene håndteres internt. Vi mener det er positivt at brudd på retningslinjene både blir rapportert og håndtert tjenestevei. At ikke flere av de innenfor de andre funksjonene er kjent med brudd på retningslinjene, mener vi det kan tyde på at eventuelle brudd ikke blir kommunisert videre. Vi mener at dersom brudd på retningslinjene blir avdekt, bør dette informeres til de øvrige ansatte på enhetene i de tilfeller der dette er hensiktmessig. Undersøkelsen viser at halvparten av de ansatte mener at intern og ekstern varsling er viktige årsaker til at brudd på de etiske retningslinjene blir avdekt. Vi mener dette synliggjør behovet for gode varslingsrutiner i kommunen. Det er helt nødvendig for å etablere et godt ytringsklima i kommunen. 9

Handlinger som bryter med de etiske retningslinjene har ulike former for sanksjoner for den som utøver handlingen. Avhengig av alvorlighet kan en handling eller unnlatelse i tjenesten medføre alt fra påtale og straffereaksjoner til at forholdet blir vektlagt i en personalsak. Vi mener det er et viktig tiltak å informere de ansatte om hvilke sanksjoner som kan iverksettes ved brudd på de etiske retningslinjene. Her må alle former for sanksjoner fremkomme, både de som fremkommer i interne retningslinjer i kommunen og annet relevant lovverk. At 83 prosent svarer at sanksjonsformer ikke er gjort kjent eller man ikke vet om de er gjort kjent mener vi er en svakhet. I tillegg mener vi det er viktig at de varslede sanksjonsformene blir gjennomført når brudd på retningslinjene blir avdekt. 4. Konklusjoner I forhold til problemstillingene konkluderer vi med følgende: 4.1 På hvilke områder er det risiko for brudd på de etiske retningslinjene på din arbeidsplass? De viktigste etiske risikoområdene er i forbindelse med bruk av kommunens eiendeler til private formål, tilbud om deltakelse på lunsj/middag og tilbud om gaver av et omfang som går ut over kommunens retningslinjer. Ingen andre risikoområder enn de som fremkommer i de etiske retningslinjene er påpekt. Vi mener de etiske retningslinjene fra 1995 i stor grad er dekkende for de etiske risikoområdene i kommunen. 4.2 Er de etiske retningslinjene kjent blant de ansatte og blir de etterlevd? De etiske retningslinjene er kjent for de fleste. Vi mener imidlertid at det er for få som har svært god kjennskap til retningslinjene og at gruppen som har for dårlig kjennskap til disse er for stor. Vi konkluderer derfor med at kunnskapen om de etiske retningslinjene er for dårlig i Trondheim kommune. I forhold til etterlevelse av de etiske retningslinjene og de ansattes bevissthet i aktivt å ta avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis, viser undersøkelsen at de fleste ansatte mener det er en god etisk standard i Trondheim kommune. Svært få har oppgitt at de etiske retningslinjene ikke etterleves på deres arbeidsplass. Det må imidlertid påpekes at noen mener retningslinjene etterleves i bare noen grad. Vi konkluderer med at selv om undersøkelsen viser at enkelte brudd på retningslinjene forekommer, mener vi at etterlevelsen blant de ansatte er god. 4.3 Er det ute på enhetene gjennomført tiltak for å gjøre de etiske retningslinjene for kjent for de ansatte? Vi konkluderer med at arbeidet med de etiske retningslinjene i Trondheim kommunen ikke bærer preg av å være en kontinuerlig aktivitet i Trondheim kommune. Vi begrunner dette med at et flertall av de ansatte har oppgitt at tiltak ikke er iverksatt eller at de ikke er kjent med dette. Det viktigste tiltaket for å gjøre de etiske retningslinjene kjent er informasjon gitt på interne møter og seminarer. Selv om det er positivt at arbeidet med etiske problemstillinger i stor grad blir håndtert internt på arbeidsplassen, mener vi at flere typer tiltak bør benyttes. Et tiltak som bør benyttes er bekjentgjøring av de etiske retningslinjene i ansettelsesprosesser. Vi mener dette må være en obligatorisk del av slike prosesser. 10

Vi konkluderer med at arbeidet med etikk i kommunen bør være en mer kontinuerlig aktivitet der man har fokus på tiltak og et sett av virkemidler som virker sammen mot et felles mål, god etisk praksis i Trondheim kommune. 4.4 Er det enheter som har utarbeidet egne etiske retningslinjer? Det er ingen utbredt praksis å operere med egne virksomhetsspesifikke etiske retningslinjer i Trondheim kommune. Blant de som har egne retningslinjer er disse i stor grad basert på muntlighet. Vi konkluderer med at eksisterende retningslinjer i stor grad oppleves som tilstrekkelige. De som har etablert egne retningslinjer må i større grad skrifteliggjøre disse. 4.5 Er det etablert kontrollrutiner som sikrer at etiske retningslinjer etterleves? Vi konkluderer med at det i for liten grad er etablert kontrollrutiner som skal sikre et de etiske retningslinjene etterleves. Bare en av syv oppgir å ha etablert slike kontrollrutiner. Vi mener at de som har etablert kontrollrutiner i for stor grad har basert disse på muntlighet. Det er nødvendig med skriftlig dokumentasjon av forhold som omhandler etiske vurderinger og beslutninger. Skriftlige rutiner vil gjøre etterkontroll mulig. Undersøkelsen viser at nesten halvparten av utvalget mener kontrollrutinene ikke er gode nok eller de ikke kan ta stilling til om de er gode nok eller ikke. Det fremkommer også at de som har etablert rutiner i liten grad har evaluert disse de siste to årene. Vi mener at det i de tilfellene man mener etablerte kontrollrutiner ikke er gode nok eller man er i tvil om dette, bør rutinene evalueres og eventuelt forbedres. Både rådmannen og enhetslederne bør ha mer fokus på å etablere skriftlige kontrollrutiner spesielt på de hovedområdene som fremkommer i retningslinjene. Det bør i tillegg legges opp til jevnlig risikovurdering av forhold som kan medføre brudd på de etiske retningslinjene og løpende evaluering av innførte kontrollrutiner. 4.6 Har det forekommet brudd på de etiske retningslinjene og hvordan er disse eventuelt håndtert? Undersøkelsen viser at de fleste ansatte mener at brudd på de etiske retningslinjene i liten grad har forekommet. Brudd på de etiske retningslinjene har i størst grad blitt avdekt gjennom varsling eller ved at de er blitt tilfeldig avdekt. At forhold blir avdekt på disse måtene mener vi underbygger behovet for mer fokus på etablering av varslings- og kontrollrutiner i kommunen. I de tilfeller der brudd på de etiske retningslinjene er avdekt, mener vi det er positivt at de fleste har oppgitt at forholdet ble sanksjonert internt på arbeidsplassen. Vi mener det er viktig at de ansatte i Trondheim kommune er kjent med hvilke sanksjonsformer som kan benyttes ved brudd på de etiske retningslinjene. Undersøkelsen viser at de ansatte i dag i alt for liten grad er kjent med disse. 11

5. Rådmannens høringsuttalelse og revisjonens svar 5.1 Rådmannens høringsuttalelse Revisjonens undersøkelse ble foretatt på et tidspunkt der organisasjonen ventet på politisk vedtak i saken om reviderte etiske retningslinjer. (Saken var utsatt i komiteen fra august-06 til januar 07). Bystyresaken presiserer behovet for implementering, og planlegging av dette er nå godt i gang. Rådmannen oppfatter denne undersøkelsen som et godt utgangspunkt og hjelpemiddel i den videre prosessen. Rådmannen er tilfreds med at retningslinjene oppleves dekkende, at de etterleves og at brudd blir sanksjonert. Rådmannen er enig i at de etiske retningslinjene bør gjøres enda mer kjent. I tillegg er det spesielt viktig å jobbe med holdninger og skjønnsutøvelse, jfr den første setningen i de nye etiske retningslinjene: Ansatte og folkevalgte blir daglig utfordret til å ta stilling til etiske dilemmaer. Det utarbeides nå materiell til bruk på enhetene. Kontrollrutiner og rutinene for ansettelsesprosesser skal også gjennomgås i dette perspektivet. I bystyresaken ble det ikke foreslått egne sanksjoner for brudd på de etiske retningslinjene. Dersom etiske retningslinjer brytes er det de ordinære sanksjoner som fremkommer av arbeidsmiljølov og personalhåndbok som er aktuelle å bruke. Valg av sanksjonsform er avhengig av handlingens alvorlighetsgrad. Rådmannen ser det imidlertid som viktig at organisasjonen er kjent med at brudd på etiske retningslinjer medfører sanksjoner. Når det gjelder risikovurdering ble det i desember på bakgrunn av aktuelle saker i andre kommuner etablert et internkontrollprosjekt i Trondheim eiendom, Trondheim bydrift og Trondheim byteknikk med tanke på økonomiske misligheter. Rådmannen vil også ta i bruk erfaringene fra dette prosjektet i det videre arbeidet. Det vises også til bystyresak vedr. varsling. Trondheim 050307 Elin Rognes Solbu kommunaldirektør 5.2 Revisjonens svar på rådmannens høringsuttalelse Vi tar rådmannens uttalelse til etterretning. Vi ser positivt på at rådmannen oppfatter undersøkelsen som et godt utgangspunkt og hjelpemiddel i den videre prosessen med implementering av de nye etiske retningslinjene. 12

1. Innledning 1.1 Bakgrunn Etikk i offentlig sektor står høyt på dagsordenen. Årsaken er at vi i den senere tid har erfart flere forhold der offentlige ansatte har opptrådt uetisk, enten i form av sammenblanding av roller, smøring, bestikkelser eller andre former for økonomisk kriminalitet. Den siste tids avsløringer har medført at det blir stilt spørsmål om den etiske standarden i kommune-norge. Av flere er det konkludert med at det er en potensiell ukultur i kommunal sektor, det går ut over befolkningens tillit til både de folkevalgte og ansatte i kommunene. Bystyret vedtok Etiske retningslinjer for Trondheim kommune 22. mai 1995. I retningslinjene blir det understreket at som forvaltere av samfunnets fellesgoder stilles det spesielt høye krav til folkevalgtes og ansattes holdninger i sin virksomhet i Trondheim kommune. Alle plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Både folkevalgte og ansatte skal være seg bevisst at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdning til og oppfatning om kommunen og derfor må ta aktiv avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis. De etiske retningslinjene for Trondheim kommune understreker videre at ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Følgende interessekonflikter er betraktet i undersøkelsen: Tilbud om gaver av et omfang som går ut over kommunens retningslinjer Bruk av kommunale rabattordninger ved private kjøp av varer og tjenester Bruk av kommunens eiendeler til private formål Tilbud om dekning av reiseutgifter i faglig sammenheng eller fritidsreiser Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver/kollega Lønnet bierverv som går ut over utførelsen av arbeidet i kommunen Utførelse av bierverv som kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet Familiære - og andre nære sosial forbindelser med private bedrifter, organisasjoner o.l. som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med (habilitet). Verv i bedrifter, organisasjoner o.l. som skaper habilitetsproblemer Tilbud om deltakelse på lunsj/middag Bruk av kommunale midler til representasjon og bevertning 1.2 Formål og problemstillinger I følge undersøkelser utført av Kommunenes sentralforbund (KS) har om lag 74 prosent av alle kommuner i Norge etablert etiske retningslinjer. Under halvparten av disse har gjennomgått disse retningslinjene med sine ansatte i løpet av de siste to årene. Med dette som utgangspunkt er problemstillingen i undersøkelsen å se på hvordan de etiske retningslinjene for Trondheim kommune fra 1995 er blitt fulgt opp og brukt. Er de etiske retningslinjene et levende dokument, er verdiene gjort kjent, er det innført kontrollrutiner som 13

sikrer at retningslinjene følges, har enhetene i kommunen en bevissthet om retningslinjene og de etiske problemstillinger ansatte til stadighet stilles overfor? For å belyse problemstillingen har vi fokus på følgende spørsmål: På hvilke områder er det risiko for brudd på de etiske retningslinjene på din arbeidsplass? Er de etiske retningslinjene kjent blant de ansatte og blir de etterlevd? Er det ute på enhetene gjennomført tiltak for å gjøre de etiske retningslinjene for kjent for de ansatte? Er det enheter som har utarbeidet egne etiske retningslinjer? Er det etablert kontrollrutiner som sikrer at etiske retningslinjer etterleves? Har det forekommet brudd på de etiske retningslinjene og hvordan er disse eventuelt håndtert? 1.3 Avgrensinger Det er på dette området flere lover, forskrifter og kommunale retningslinjer som har bestemmelser som vil begrense uetisk atferd. Et søk på kommunens interne hjemmeside etter etiske retningslinjer ga i overkant av 820 treff på saker som er relatert til tema. Vi har valgt å ikke vurdere alle relevante bestemmelser. Våre vurderinger vil i hovedsak ta utgangspunkt i de etiske retningslinjer for Trondheim kommune fra 1995. Vi har ikke gjort undersøkelser rettet mot regnskap eller annen skriftlig dokumentasjon. Det betyr at denne undersøkelsen ikke gir svar på om de ansattes beskrivelse av etterfølgelse av retningslinjene stemmer. Vi har ikke gått inn på det som kan betegnes som yrkesetikk knyttet til de ulike tjenesteområder i Trondheim kommune. Etiske retningslinjer er gjeldende for både folkevalgte og ansatte i Trondheim kommune. Folkevalgte er ikke en del av utvalget i denne undersøkelsen. 1.4 Revisjonskriterier Våre vurderinger er basert på kriterier hentet fra Etiske retningslinjer for Trondheim kommune, 1995. 1.5 Metode Med utgangspunkt i hovedområdene i de etiske retningslinjene ble det utarbeidet et strukturert spørreskjema. Spørreskjemaet hadde både lukkede og åpne svaralternativer. Respondentene i undersøkelsen var anonyme. For å sende ut spørreundersøkelsen benyttet vi QuestBack. Dette er et webbasert verktøy for å utforme og distribuere spørreundersøkelser, samt innsamling og dataanalyse. Spørreskjema sendes ut til respondenten via e-mail. Questback ivaretar anonymiteten til de som svarer på våre undersøkelser. 14

Spørreundersøkelsen ble sendt ut 20. desember 2006 og avsluttet torsdag 11. januar 2007. Det ble sendt ut to påminnelser til de som ikke hadde besvart undersøkelsen. 1.6 Utvalg Utvalget i denne undersøkelsen er ansatte i Trondheim kommune med innkjøpsansvar, økonomiansvar, rådgivere, saksbehandlere og alle enhetsledere. I undersøkelsen har vi kategorisert utvalget i følgende funksjoner: Enhetsledere = enhetsledere Andre lederfunksjoner = ansatte med lederfunksjoner (inspektører, avdelingsledere, fagansvarlige etc.) Økonomi/innkjøp = de som innehar økonomi- og innkjøpsfunksjoner Rådgivere = rådgivere i rådmannens fagstab Saksbehandlere = saksbehandlere og jurister på byggesakskontorets Annen funksjon = diverse funksjoner ut over de spesifiserte kategoriene Saksbehandlerne på byggesakskontoret har vi valgt på bakgrunn av at dette er en type virksomhet der vi kan anta at eksterne kunne ha ønske om å påvirke utfallet av saksbehandling/vedtak. Rådgiverfunksjonen har vi lagt inn fordi disse har en viktig rolle som rådmannens rådgivere overfor enhetene og som rådmannens støttefunksjon. Siden rådmannen har et overordnet ansvar for at de etiske retningslinjene blir effektuert ute på enhetene, mener vi det er viktig hvilken opplevelse og holdninger rådgiverne har til dette arbeidet. Som ansvarlig for at de ansatte på enheten har kjennskap til de etiske retningslinjene i kommune og at disse retningslinjene etterleves, er det viktig å få frem enhetsledernes syn på håndtering og bruk av de etiske retningslinjene For å identifisere de med innkjøpsfunksjoner ble kommunens elektroniske handelssystem benyttet. I utgangspunktet sendte vi ut spørreskjema til 1 917 personer som er registrert med bestillings- og godkjenningsfullmakt i dette systemet. Et tilsvarende utvalg med e-postgrupper eksisterer ikke på økonomiområdet, men ofte er det slik at disse også har bestillings- og/eller godkjenningsfullmakt. De aller fleste av de som innehar økonomi- og innkjøpsfunksjoner ute på enhetene er derfor representert i utvalget. Store enheter som Trondheim eiendom, Trondheim bydrift og Trondheim byteknikk har egne innkjøpsordninger og er derfor ikke fullstendig registrert i kommunens e-handelssystem. Vi ba derfor disse enhetene om å utarbeide lister over ansatte som innehar innkjøps- og økonomifunksjoner. Disse ble lagt inn i hovedutvalget. For å få med alle enhetsledere i kommunen har vi i utvalget lagt til alle enhetsledere som ikke er registrert i e-handelssystemet. Utvalget er kategorisert i forhold til de seks tjenesteområde i kommunen (byutvikling, kultur, helse og velferd, oppvekst og utdanning, finansforvaltning og organisasjon). I tillegg har vi benyttet annet tjenesteområde. I denne kategorien ligger institusjoner, foretak, selskaper og kommunale enheter som er tilsluttet kommunens innkjøpsordning. 15

861 personer besvarte undersøkelsen. Det gir en svarprosent på 45. To tekniske problem ved utsendelse av spørreskjemaet ga lavere svarprosent enn forventet. For det første viste det seg at flere av respondentene ikke klarte å åpne/besvare undersøkelsen elektronisk. Det gjaldt spesielt ansatte på enheter med ADSL - tilkobling. For det andre var det flere som ikke fikk vår undersøkelse på mail fordi de er registrert med feil i e-post adresse i e-handelssystemet. Totalt var det ca. 300 personer som ble utelukket fra å kunne besvare undersøkelsen. Det betyr at 1 616 personer kunne besvare undersøkelsen elektronisk slik at faktisk svarprosent er 53. I vedlegg 1 fremkommer fordelingen på besvarelsene ift kjønn, alder, utdanning, ansiennitet i TK (Trondheim kommune), tjenesteområde, antall ansatte på arbeidsplassen, hvilken funksjon man har og til slutt hvor mange år man har hatt denne funksjonen. 1.7 Analyse I analysen vil vi se på de ansattes vurderinger av etiske risikoområder, hvor kjent de etiske retningslinjene er, tiltak for å gjøre retningslinjene kjent, om de etterleves, etablering av virksomhetsspesifikke retningslinjer og etablering av kontrollrutiner i forhold til: Funksjon Hvor lenge man har hatt den gjeldende funksjonen (ansiennitet) Tjenesteområde 861 personer besvarte undersøkelsen. Når vi bryter opp utvalget medfører det at antall respondenter blir svært få i enkelte av fordelingene. I disse tilfellene øker usikkerheten om utvalgets representativitet og muligheten for å kunne generalisere. Dette blir tatt hensyn til i våre vurderinger. I analysen har vi valgt å presentere kun tabeller som viser de relative fordelingene. I tabellene fremkommer prosentueringsgrunnlaget (oppgis som N i tabellene). I rapporten presenteres ikke tabeller som beskriver årsaks- og effektforhold. Disse tabellene foreligger som utrykte vedlegg. 1.8 Rapportens oppbygging Innenfor kommunal forvaltning kan flere former for uetisk fremferd oppstå. I kapitel 2 presenterer vi respondentenes syn på hvilke områder de mener det er en risiko for brudd på de etiske retningslinjene i forhold til aktiviteten som utføres på deres arbeidsplass. Hvordan respondentene vurderer sin egen og sine kollegaers kjennskap til de etiske retningslinjene i Trondheim kommune fremkommer i kapittel 3. I dette kapitlet blir også respondentenes vurdering av etterlevelse og bevissthet om de etiske retningslinjene på sin arbeidsplass presentert. Et av formålene med undersøkelsen er å se på hvordan de etiske retningslinjene for Trondheim kommune er blitt fulgt opp og brukt. I kapittel 4 presenteres derfor respondentenes syn på om det på deres arbeidsplass er gjort tiltak for å gjøre de etiske retningslinjene kjent, hvilke type tiltak som er igangsatt og hvem de mener har ansvaret for dette arbeidet. 16

De etiske retningslinjene i Trondheim kommune kan i stor grad betraktes som generelle retningslinjer. Innenfor noen tjenesteområder kan det derfor oppleves som nødvendig å etablere egne virksomhetsspesifikke retningslinjer. I hvilket omfang og på hvilke områder egne etiske retningslinjer er etablert fremkommer i kapittel 5. Etablering av etiske retningslinjer er ikke nødvendigvis tilstrekkelig for å sikre god etisk praksis i kommunen. For å sikre etterlevelse må kontrollrutiner etableres. I hvilken grad kontrollrutiner er etablert, type kontrollrutiner, om eventuelle rutiner er evaluert og om de vurderes som gode nok til å avdekke brudd på retningslinjene presenteres i kapittel 6. Etikk handler om å bli enige om et sett av verdier, hvordan verdiene skal komme til syne i praktisk handling, og om å forstå konsekvensene av egen handling. Det er de faktiske handlingene som danner grunnlaget for kommunes omdømme i befolkningen. I kapittel 7 ser vi derfor på den faktiske etterlevelsen av de etiske retningslinjene, om det er avdekt brudd på retningslinjene, hvordan disse er blitt avdekt og hvordan disse er håndtert/sanksjonert. Til slutt i hvert kapittel presenteres revisjonens vurderinger av forholdet. 17

2. Risikoområder for brudd på etiske retningslinjene Etikk sier noe om hvordan man bør opptre eller handle. Etiske retningslinjer gir veiledning for hva som er riktig og gal atferd i ulike situasjoner. Fordi kommunene forvalter fellesgoder i samfunnet må det stilles spesielt store krav til ansattes etiske holdninger og atferd. Selv enkeltstående brudd på regelverket vil kunne svekke omdømme og tilliten til Trondheim kommune. Innenfor kommunal forvaltning kan flere former for uetisk fremferd oppstå. I undersøkelsen spurte vi derfor om på hvilke områder på den enkelte arbeidsplass det er en risiko for at brudd på de etiske retningslinjene kan oppstå. 2.1 Risiko for brudd på de etiske retningslinjene Blant de opplistede områdene er det to forhold som skiller seg ut som risikoområder i forhold til brudd på de etiske retningslinjene. 41 prosent mener bruk av kommunale eiendeler til private formål er et risikoområde, 35 prosent mener brudd kan oppstå i forbindelse med deltakelse på lunsj/middag. Videre anser 28 prosent at tilbud om gaver av et omfang som går ut over kommunens retningslinjer som et risikoområde. 22 prosent mener det er en risiko for brudd på retningslinjene i forbindelse med bruk av kommunale rabattordninger ved private kjøp av varer og tjenester, tilbud om dekning av reiseutgifter i faglig sammenheng eller fritidsreiser og bruk av kommunale midler til representasjon og bevertning. Det ser ut til at habilitetsproblemer i liten grad anses som et risikoområde. 8 prosent mener brudd kan oppstå i forbindelse med at ansatte har verv i bedrifter, organisasjoner o.l., i forbindelse med utførelse av bierverv som kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet og forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver/kollega. 12 prosent mener brudd kan oppstå i forbindelse med familiære - og andre nære sosiale forbindelser med private bedrifter, organisasjoner o.l. som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med. Lønnet bierverv som går ut over utførelsen av arbeidet i kommunen blir av 11 prosent sett på som et risikoområde. 19 prosent har krysset av for kategorien annet. Hoveddelen av disse uttrykker at de ikke kjenner til denne type risikoområder på sin arbeidsplass. 18

Tabell 1: Hvilke risikoområder foreligger på din arbeidsplass i forhold til brudd på de etiske retningslinjene? (N=861)* N % Bruk av kommunens eiendeler til private formål 349 41 Tilbud om deltakelse på lunsj/middag 303 35 Tilbud om gaver av et omfang som går ut over kommunens retningslinjer 238 28 Bruk av kommunale rabattordninger ved private kjøp av varer og tjenester 190 22 Tilbud om dekning av reiseutgifter i faglig sammenheng eller fritidsreiser 167 19 Annet 164 19 Bruk av kommunale midler til representasjon og bevertning 142 17 Familiære - og andre nære sosiale forbindelser med private bedrifter, organisasjoner o.l. 100 12 som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med Lønnet bierverv som går ut over utførelsen av arbeidet i kommunen 97 11 Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver/kollega 66 8 Utførelse av bierverv som kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i 68 8 forhold til kommunens virksomhet Ansatte har verv i bedrifter, organisasjoner o.l. som skaper habilitetsproblemer 67 8 Sum 861 *Respondenten kunne sette flere kryss Funksjon Ser vi på de risikovurderinger som er gjort i forhold til den funksjonen den enkelte har, så mener enhetslederne (53 prosent) og de i andre lederfunksjoner (49 prosent) at det er størst risiko for brudd på de etiske retningslinjene i forhold til bruk av kommunale eiendeler. Rådgiverne og saksbehandlerne mener den største risikofaktoren ligger innenfor deltakelse på lunsj/middag, med henholdsvis 55 og 49 prosent. Som det nest viktigste risikoområdet mener både enhetlederne (36 prosent), rådgiverne (40 prosent) og saksbehandlerne (38 prosent) at det gjelder i forbindelse med tilbud om gaver. Når det gjelder risiko for brudd på de etiske retningslinjene i forhold til forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver/kollega og i forbindelse med utførelse av bierverv og ansatte med verv i bedrifter, organisasjoner o.l., er dette alle forhold som kan skape habilitetsproblemer i den kommunale saksbehandlingen. Enhetslederne, de i andre lederstillinger eller de med økonomi/regnskapsfunksjoner mener risikoen for brudd i forhold til disse områdene er lav. Rådgiverne og saksbehandlerene anser risikoen for brudd innenfor disse forholdene som større. De med økonomi/regnskapsfunksjoner anser bruk av kommunale rabattordninger som det nest største risikoområde, 30 prosent. I hvilken grad man vurderer risikoen for brudd på de etiske retningslinjene varierer i forhold til hvor lenge man har vært i den aktuelle funksjonen. Det er en klar tendens til at jo lengre ansiennitet man har jo lavere vurderer man risikoen for brudd på retningslinjene når det gjelder tilbud om gaver, forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver/kollega, lønnet bierverv, familiære - og andre nære sosiale forbindelser og ansatte med verv i bedrifter, organisasjoner o.l. som kan skape habilitetsproblemer. Det er kun når det gjelder bruk av kommunale rabattordninger at risikovurderingen er økende i forhold til ansiennitet. Når det gjelder bruk av kommunens eiendeler, dekning av reiseutgifter, utførelse av bierverv, deltakelse på lunsj/middag og representasjon og bevertning er det ikke noe variasjon i risikovurderingene i forhold til ansiennitet. 19