Leka kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget i møte 15.01.2013 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2012... 3 2.1 MØTER... 3 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAP... 3 2.3 FORVALTNINGSREVISJON... 3 2.4 SELSKAPSKONTROLL... 4 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER... 4 2.6 TILSYN MED REVISJONEN... 4 2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON... 4 2.8 BEFARING/BESØK... 4 2.9 DELTAKELSE I KURS/KONFERANSER... 5 3 AVSLUTNING... 5 4 VEDLEGG... 6 OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2012... 6 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 2 AV 7
1 INNLEDNING Kommunestyret i Leka valgte i møte 20.10.2011 et kontrollutvalg på 5 faste medlemmer og 5 (personlige) varamedlemmer for perioden 2011 2015. Faste medlemmer Varamedlemmer Leder Thor Erling Knædal Jacob Andreas Sandvik Nestleder Lars Thorvik Beate Johansen Medlem Bente Martinsen Jon Martin Thorsen (til 30.08.2012) Jostein Reppen (fra 30.08.2012) Medlem Tore Hagen Arve Haug Medlem Lidia Hakkebo Inge Nilsen Tore Hagen sitter i kommunestyret. Leder Thor Erling Knædal flyttet fra kommunen i desember, og medlem Tore Hagen ble valgt til ny leder 13.12.2012. Petter Konrad Sandvik ble valgt til nytt medlem 13.12.2012. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2012 2.1 MØTER I 2012 har kontrollutvalget holdt 5 ordinære møter og 1 besøk ved kommunal avdeling, og behandlet 24 saker, se vedlegg. Tilsvarende tall for 2011 var 6 møter og 23 saker. Kontrollutvalget vedtok i møte 16.01.2012, sak 06/12, at utvalgets møter er åpne fom. mars 2012. Kommunens revisor deltar med møte- og talerett. Ordføreren har møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordfører og rådmann får tilsendt møteinnkalling og protokoll. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAP Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget uttale seg om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen går til kommunestyret, men kopi skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir sin innstilling til kommunestyret, jfr. forskr. 7. I møte 03.05.2012 ga kontrollutvalget uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap med revisjonsberetning og kommunens årsmelding for 2011 (sak 14/12). 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 ble vedtatt av kontrollutvalget 03.05.2012 (sak 12/12) og av kommunestyret 19.06.2012. Kontrollutvalgets prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter 2012 2015 er: 1. Ressursbruk i pleie- og omsorgstjenesten KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 3 AV 7
2. Fellesfunksjoner; rett til innsyn, behandlingsmåten i forvaltningssaker, habilitet/ oppgavefordeling, sikkerhet for personopplysninger mm 3. Teknisk, med vekt på vedlikeholdsrutiner og gjennomføring av tiltak Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Ressursbruk og kompetanse innen pleie og omsorg» er satt i gang høsten 2012. 2.4 SELSKAPSKONTROLL Plan for selskapskontroll 2012 2015 ble vedtatt av kontrollutvalget 03.05.2012 (sak 13/12) og av kommunestyret 19.06.2012. Følgende selskaper er prioritert for selskapskontroll i perioden 2012-2015: 1. Leka Industriselskap AS 2. Leka Vassverk A/L Rapporten Eierskapskontroll Namdal Rehabilitering IKS ble behandlet av kontrollutvalget 03.10.2012, sak 17/12, og av kommunestyret i møte 15.11.2012. 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Rapporter etter revisjonens gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyret og formannskapet blir lagt fram for kontrollutvalget to ganger i året. Hensikten med gjennomgangen av saksframlegg og vedtak er å kontrollere at de samsvarer med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Saker av vesentlig økonomisk betydning er prioritert. I 2012 fant kontrollutvalget grunn til å sende den ene halvårsrapporten (sak 08/12) videre til behandling i kommunestyret. 2.6 TILSYN MED REVISJONEN Gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen fører utvalget tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Oppdragsansvarlig revisor skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Denne ble forelagt kontrollutvalget i møte 30.11.2012, sak 20/12. 2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Disse har møtt og orientert kontrollutvalget i møte: Rådmann Anne Støckert Hagen 16.01 under sak 02/12 Rådmann Anne Støckert Hagen og økonomileder Laila Thorvik 30.11 under sak 22/12 Kommunens administrasjon har orientert om aktuelle forhold ved driften av kommunen. 2.8 BEFARING/BESØK Kontrollutvalget besøkte 12.03.2012 Teknisk område og hadde møter med ledelse og ansatte. I møte 03.05.2012, sak 11/12, fulgte kontrollutvalget opp besøket med å sende en orientering til kommunestyret. Under «orienteringer» i kommunestyremøtet 19.06.2012 ble det gjort vedtak om å be rådmannen arbeide med forbedringspunktene i orienteringen. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 4 AV 7
2.9 DELTAKELSE I KURS/KONFERANSER Thor Erling Knædal deltok på Norges Kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 1.-2. februar 2012. 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at utvalget ser nærmere på. Leka, 15.01.2013 Tore Hagen Lars Thorvik Bente Martinsen leder nestleder medlem Lidia Hakkebo medlem Petter Konrad Sandvik medlem KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 5 AV 7
4 VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2012 Møtedato Saksnr. Sakstittel 16.01. 001 002 003 004 005 006 007 12.03. 008 009 010 Referatsak Orientering fra administrasjonen Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til kommunestyret Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 innspill Besøk ved kommunale institusjoner/avdelinger Åpne møter i kontrollutvalget Orientering fra revisjonen Gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2011 Skatteoppkreverfunksjonen 2011 Mediestrategi for kontrollutvalget Besøk i Teknisk område 03.05. 011 012 013 014 03.10. 015 016 017 018 Besøk ved kommunal avdeling oppsummering og oppfølging Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 Plan for selskapskontroll 2012-2015 Kontrollutvalgets uttalelse Leka kommunes årsregnskap og årsmelding for 2012 Referatsaker Gjennomgang av møteprotokoller 1.halvår 2012 Rapport eierskapskontroll Namdal Rehabilitering IKS Forslag til driftsbudsjett for kontroll og tilsyn 2013 30.11 019 020 021 022 023 024 Revisjonsstrategi 2012 Revisors uavhengighetserklæring Referatsaker Orientering fra administrasjonen Forvaltningsrevisjon prosjektplan Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2013 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 SIDE 6 AV 7