S T Y R E S A K # 18/16 STYREMØTET DEN 03.05.16 Vedrørende: STYRETS ROLLE, OPPGAVER OG ANSVAR Forslag til vedtak: Styret tar redegjørelsen om styrets ansvar, oppgaver og rolle til orientering. Vedlegg: Tidligere dokumenter: Instruks for daglig ledelse ved Kunst og designhøgskolen i Bergen Instruks for styret ved Kunst og designhøgskolen i Bergen Rammer for arbeidet til styrene for universiteter og høgskoler, utgitt av KD (2014) Bergen, den 27.04.16
Styrets rolle, oppgaver og ansvar Bakgrunn for saken Styret ønsket i møte 11. mars 2016 en redegjørelse om styrets rolle, ansvar og oppgaver - herunder styremedlemmers forpliktelser og bidrag i styrearbeidet. I det følgende vil de mest sentrale delene av Lov om universiteter og høgskoler (Uhl) for KHiB og styrets vedkommende gjengis, før det utledes noen konsekvenser for hva denne rammen innebærer for styrets arbeidsform og de respektive styremedlemmers arbeid. KHiBs virksomhet, som en del av Universitets- og høgskolesektoren, er angitt i Uhl i kapittel 1. Her fremgår det i paragraf 1-3 at universiteter og høgskoler skal arbeide for å fremme lovens formål ved å: a) tilby høyere utdanning som er basert på det fremste innen forskning, faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid og erfaringskunnskap. b) utføre forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid. c) forvalte tilførte ressurser effektivt og aktivt søke tilføring av eksterne ressurser. d) bidra til å spre og formidle resultater fra forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid. e) bidra til innovasjon og verdiskapning basert på resultater fra forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid. f) legge til rette for at institusjonens ansatte og studenter kan delta i samfunnsdebatten. g) bidra til at norsk høyere utdanning og forskning følger den internasjonale forskningsfronten og utviklingen av høyere utdanningstilbud. h) samarbeide med andre universiteter og høyskoler og tilsvarende institusjoner i andre land, lokalt og regionalt samfunns- og arbeidsliv, offentlig forvaltning og internasjonale organisasjoner. i) tilby etter- og videreutdanning innenfor institusjonens virkeområde. I Uhl 1-3 gjøres det klart hva KHiB skal konsentrere virksomheten om. Styrets rolle i virksomhetsstyringen av KHiB er nærmere presisert i Uhl kapittel 9. 1 Følgende er sentrale utdrag fra dette kapittelet: 9-1. Ansvar for institusjonens virksomhet (1) Styret er det øverste organet ved institusjonen. Det har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og for at institusjonene drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet. (2) Alle beslutninger ved institusjonen truffet av andre enn styret, treffes etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar. Styret kan delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved 1 I tillegg til Uhl er selvfølgelig statsbudsjettet og ikke minst KHiBs tildelingsbrev sentrale for rammene for virksomheten som også har betydning for styrets arbeid i tillegg til annet relevant statlig lov og avtaleverk.
institusjonen i den utstrekning det ikke følger av denne lov at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere. 9-2. Styrets oppgaver (1) Styret skal trekke opp strategien for institusjonens utdannings- og forskningsvirksomhet og annen faglig virksomhet og legge planer for den faglige utvikling i samsvar med de mål som er gitt av overordnet myndighet for sektoren og institusjonen. (2) Styret skal fastsette mål og resultatkrav og har ansvaret for at institusjonens økonomiske ressurser og eiendom disponeres i overensstemmelse med bestemmelser om dette gitt av overordnet myndighet, og etter forutsetninger for tildelte bevilgninger eller andre bindende vedtak. (3) Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse av virksomheten. Styret skal fastsette instruks for institusjonens daglige ledelse. (4) Styret selv fastsetter virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Organiseringen må sikre at studentene og de ansatte blir hørt. (5) Styret skal hvert år, etter nærmere retningslinjer gitt av departementet, avgi årsregnskap med redegjørelse for resultatene av virksomheten og legge frem forslag til budsjett for kommende år. (6) Det skal i størst mulig grad være åpenhet om styrets arbeid. 9-6. Styremøter (1) Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. (2) Styrets leder sørger for at styret holder møter så ofte som det trengs. Medlem av styret og rektor eller administrerende direktør kan kreve at styret sammenkalles. Innkalling til møte skal skje med rimelig varsel. (3) Medlem av styret har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig forfall. (4) Medlem av styret har plikt til å delta i forhandlingene og avgi stemme. Det kan ikke stemmes blankt annet enn ved valg. (5) Om ikke styret for enkelte tilfeller bestemmer noe annet, har ansatt rektor eller administrerende direktør rett og plikt til å være til stede og til å uttale seg på styremøtene. (6) Styrets møter skal holdes for åpne dører. Styret kan vedta at møtene skal holdes for lukkede dører, eller at bestemte saker skal behandles for lukkede dører. Behandling av sak etter andre punktum skjer for lukkede dører.
(7) Styremøtene ledes av styrelederen, eller i dennes fravær av den styret utpeker som møteleder. (8) Det skal føres møtebok for styret. 9-7. Vedtaksførhet og flertallskrav (1) Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme. (2) Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer hvis ikke annet er fastsatt i denne lov. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg avgjøres dette ved loddtrekning. (3) Avstemning i andre saker enn valg og ansettelse skjer ved stemmetegn. Avstemning ved valg og ansettelse skal skje skriftlig hvis ett av de møtende medlemmer krever dette. Styrets rolle og rollen som styremedlem noen sentrale avledninger og presiseringer KHiB er et statlig forvaltningsorgan med særskilte fullmakter og del av staten som rettssubjekt. Fullmakter gjengis i tildelingsbrevet fra Kunnskapsdepartementet som en del av budsjettprosessen sentralt. Styret er KHiBs øverste organ og selv underlagt instruksjonsmyndighet fra Kunnskapsdepartementet, med unntak av de saker som går inn under Uhl 1-5 Faglig frihet og ansvar. 2 Alle beslutninger ved KHiB som er gjort av andre enn styret besluttes etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar. Styret ved KHiB er et kollegialt organ. Styrets sammensetning med interne og eksterne medlemmer er etablert som styringsprinsipp for å sikre bred og komplementær erfaring og kompetanse i styret. Styremedlemmer representerer KHiB, og alle styremedlemmer har et likt ansvar for å treffe beslutninger til beste for KHiB samlet sett. Ingen medlemmer er representanter for, men representanter fra de gruppene som har valgt/oppnevnt medlemmer. Styret er ansvarlig for kvaliteten i all aktivitet ved KHiB. Forutsetningen for at styret skal kunne opptre som et kollegium, er en felles forståelse av formålet med virksomheten og virksomhetens mål på kort og lang sikt. Dette innebærer at styremedlemmer er dedikert til felles mål som alle føler et felles ansvar for. Styrets medlemmer bør derfor ha kjennskap til hele organisasjonen. Styrets medlemmer bør også inneha en felles rolleforståelse og en felles oppfatning av hva styrets arbeid innebærer når det gjelder form og spilleregler. Gjensidig tillit, åpenhet og motivasjon for samarbeid er karakteristika for velfungerende team. Styreleder har, sammen med høgskoledirektøren som er sekretær for styret, ansvar for dagsorden for styremøtene og at styresakene er forsvarlig forberedt/utredet som grunnlag for tydelige og hensiktsmessige vedtak til beste for institusjonen (Uhl 10-3 (3)). Forutsatt at saksforberedelsen holder god kvalitet og at «bottom up» dynamikken fungerer, har 2 Denne problematikken ansees ikke som relevant å utdype ytterligere i forhold til det som er formålet med denne orienteringen.
styret en viktig rolle i å gi rektor kraft, retning og «ryggdekning» for arbeidet («top down»). Et siste poeng å ta med i denne sammenheng, som ikke kan utledes fra Uhl, er at styresaker kan ha flere faser i forhold til styrets behandling. I første runde kan en viktig sak i generelle termer omhandle perspektiv og retning. I andre runde vil saken kunne omhandle strategi og handling, som igjen danner grunnlag for videre saker vedrørende informasjon om fremdrift. Poenget i denne sammenheng er å illustrere at tidligere behandling av viktige og pågående saker kan legge føringer for- og avgrense mulighetsrom og beslutningsalternativer for senere styrebehandling. Det er derfor sentralt at styret til enhver tid har oversikt og kunnskap om de ulike stadier i pågående saker. Oppsummert omhandler styrets ansvar og oppgaver til beste for KHiB som institusjon: Mål, strategi og planer Kvalitet (faglig virksomhet) Effektiv drift (ledelse og organisering) Økonomi (ressursdisponering) Kontroll (etterlevelse av lover og forskrifter) Forslag til vedtak Styret tar redegjørelsen om styrets ansvar, oppgaver og rolle til orientering Bergen, 27. april 2016 Vidar Lidtun personalsjef