Rotary International Distrikt 2260 Protokoll fra Generalforsamlingen 17. september 2010 Sak 1 Konstituering Konstitueringen fram til og med sak 1 a ble ledet av DG Steinar Wøllo. a) Valg av møteleder IPDG Lena Mjerskaug, Enebakk RK ble valgt til møteleder med akklamasjon. b) Godkjenning av innkalling og sakliste Møteinnkallingen og saklisten for generalforsamlingen (utsendt pr. e-post 4. september) ble enstemmig vedtatt. Mjerskaug konstaterte da at generalforsamlingen var lovlig satt. c) Navneopprop i samsvar med klubbliste Møtelederen leste opp oversikten over klubbene og konstaterte at følgende klubber var til stede: Aurskog-Høland Halden Mysen Skedsmokorset Borge Hobøl-Spydeberg Nesodden Ski Drøbak Hvaler Nordby Skjeberg Eidsvoll Jeløy Onsøy Strømmen Eidsvoll Syd Jessheim Oppegård Sørumsand Enebakk Kløfta Rakkestad Trøgstad Fredrikstad Kolbotn Rygge Tune Fredrikstad-Glemmen Langhus Råde Vestby Fredriksten Lillestrøm Sagdalen Våler Østfold Gamlebyen/Fredrikstad Lørenskog Sarpsborg Årnes Gardermoen Moss Skedsmo Nord Ås Gjersjøen Følgende klubber var ikke til stede: Askim Lørenskog Vest Nittedal Ørje-Töcksfors Kråkerøy Nannestad Rolvsøy d) Gjennomgang av stemmeregler Møteleder orienterte om at alle rotarianere i D 2260 som er til stede på konferansen, har stemmerett i og med at det ikke foreligger saker som krever særskilt votering i henhold til gjeldende lover og vedtekter. Orienteringen tatt til etterretning.
e) Valg av referent Distriktssekretær Per Kongsnes ble valgt med akklamasjon. f) Valg av to til å underskrive protokollen Harald Halvorsen, Kløfta, og Elsa M. Nysveen, Årnes, ble enstemmig valgt. g) Valg av tellekorps Generalforsamlingen aksepterte at representanter for arrangørklubben ville bli utpekt ved behov. Sak 2 Årsrapport 2010-2011 IPDG Lena Mjerskaug gjennomgikk rapporten som var lagt ut på distriktets hjemmesider samt utdelt ved konferansestart. Hun viste til at rapporten var noe ulikt utformet sammenlignet med tidligere årsrapporter, men fikk honnør for endringen. Det framkom en kommentar til rapporten: Elnar Seljevold tok opp bortfallet av den trykte matrikkelen og viste til at dette spørsmålet også var reist i generalforsamlingen i 2010. Han viste til at 4 PDG-er hadde skrevet brev til klubbene i sine distrikter om ønskeligheten av å beholde matrikkelen i bokform. 31 klubber (i Norge) hadde svart, og av dem svarte 24 ja. Seljevold la fram et forslag til vedtak i saken. Møteleder foreslo dette behandlet under sak 4, i og med at saker som besluttes i NORFO ville være naturlig å behandle i den saken. Generalforsamlingen ga sin tilslutning til dette. (Forslaget er referert der.) Møteleders forslag til vedtak vedrørende årsrapporten enstemmig vedtatt: Vedtak: Fremlagt årsrapport tas til orientering. Sak 3 Regnskap 2010-2011 for Rotary distrikt 2260 IPDG Lena Mjerskaug gjennomgikk regnskapet som var lagt ut på distriktets hjemmesider samt utdelt ved konferansestart. Regnskapet omfattet følgende delelementer: Distrikt 2260s aktiviteter, inntekter og utgifter. Regnskap for Distrikt 2260s tiltaksfond. Regnskap for RF-fonds Møteleder gjorde oppmerksom på feil i det utsendte regnskapet under kontogruppe 6 og 7. De korrekte kontobetegnelsene skal være: Undergruppe 60xx: Medlemsutvikling og rekruttering Undergruppe 61xx: Opplæring og kommunikasjon Undergruppe 62xx: Rotary Foundation Undergruppe 63xx: Samfunnsprosjekter Undergruppe 64xx: Distriktsprogrammer Undergruppe 68xx: Administrasjon Undergruppe 71xx: Reisekostnader
De planlagte og budsjetterte aktiviteter (både på inntekts- og utgiftssiden) har blitt gjennomført i Rotary-året 2010-11 med ett unntak, endring av web-side 2260 (konto 6876). Likeledes er Tiltaksfondet holdt utenfor driftsregnskapet. Etter avtale med revisor ble det derfor ikke ansett nødvendig å utarbeide noter til regnskapet. Hun gjennomgikk deretter revisors beretning og kommenterte enkelte poster i regnskapet før hun la fram styringsgruppas forslag til disponering av driftsresultatet for rotaryåret 2010-11. Det framlagte forslaget til vedtak ble enstemmig vedtatt. Møtelederen la fram forslag til disposisjon av årsresultatet. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1 Framlagt revidert regnskap for godkjennes. 2 Overskuddet fra fjorårets driftsresultat på kr 255 386 disponeres slik: 2.1 Kr 45 000 avsettes til subsidiering av utgifter for klubbpresidenters, AG-ers og eventuelt andres deltakelse på Rotary Institute. 1 2.2 Kr 75 000 avsettes til å subsidiere innkjøp av profileringsmateriell for/til klubbene. 2 2.3 Kr 50 000 avsettes/overføres til arbeidet med å legge om D-2260s hjemmeside til den standardiserte malen fra WebComputing, samt til å subsidiere klubber som legger om sine hjemmesider. 2.4 USD 10 000 = NOK 54 000 (RIs vekslingskurs for september 2011) avsettes til Annual Fund i anledning RID Barry Mathesons 70-årsdag. 3 2.5 Det resterende beløp fra fjorårets driftsresultat kr 31 866 overføres til Distrikt 2260s Tiltaksfond. 3 Rapporten fra Rotary Foundation TRF-komiteen og oversikten over distriktets Designated Fund ble tatt til orientering. Sak 4.1 Multidistriktsaktiviteter (Norsk Rotary Forum - NORFO) Saken ble presentert av IPDG Lena J Mjerskaug, styremedlem i NOFO, som knyttet sin orientering til følgende punkter: Orientering om NORFO hva NORFO er, hvilke aktiviteter som gjennomføres som multidistriktsaktiviteter Regnskap for NORFO 2010/2011 (NB! Ikke revidert og godkjent av NORFO pr Distrikt 2260s generalforsamling 17. september 2011) Kontingent til NORFO 2011-2012. Hevet etter vedtak i fjor med 40 kr, revidert til kr 10 pr. medlem fra distriktet. Budsjett 2011-2012 for NORFO. 1 I tillegg er det i budsjettet for inneværende år (artskonto 6819) avsatt kr 40 000,- til dette formål, slik at samlet sum vil være kr 85 000,-.) 2 Dette kan være refleksvester, eller også brosjyrer osv. som kan kjøpes fra NORFO/Rotarys medlemsservice. 3 At beløpet doneres til Annual Fund, betyr at D-2260 kan nyte godt av beløpet etter 3 år!
I og med at «Å informere distriktets klubber om NORFO», er én av DGs pålagte oppgaver hadde DG og IPDG blitt enige om at IPDG Lena Mjerskaug skulle ta denne informasjonen siden hun ble valgt inn som medlem i NORFOs arbeidsutvalg/styre som representant for DG-kullet 2010-11. IPDGs redegjørelse om NORFO følger som vedlegg 1 til denne protokollen. Møteleders forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt: Vedtak: Gjennomgangen tas til orientering. Sak 4.2 Norsk Rotary Årbok Håndbok og matrikkel i bok eller på nett? Under behandlingen av sak 2 framsatte PEG Elnar Seljevold, Fredrikstad RK, følgende forslag (se vedtak). Før saken ble tatt opp til behandling, ga IPDG Lena Mjerskaug en orientering om hvordan spørsmålet om bok- eller nettutgave av Handboka har vært behandlet i NORFO. Denne orienteringen følger som vedlegg 2 til denne protokollen. Forslaget fra Seljevold ble deretter tatt opp til votering: 33 stemte for forslaget 17 stemte mot forslaget 17 avholdt seg fra å stemme. Vedtak: Distriktskonferansen i distrikt 2260, 17. og 18. september 2011, ber DG Steinar Wøllo gå inn for at spørsmålet om en trykt utgave av Handbok og Matrikkel blir behandlet på NORFOs høstmøte 4.10.2011. DG Steinar Wøllo bes støtte forslag om at det fortsatt skal utgis en trykt utgave. Distriktskonferansen mener at NORFO bør ta imot tilbudet om at hver rotarianer kjøper sitt eksemplar av handboken. Dette betyr at verken NORFO, distriktene eller klubbene får noen utgifter ved trykking og distribusjon av handboken. Sak 5 Arbeidet med ny organisasjonsstruktur og reviderte vedtekter for distrikt 2260, vedtatt på distriktets generalforsamling i 2010 Saken ble presentert av DG Steinar Wøllo: Det har i flere år pågått diskusjoner og arbeid mht organisering av distriktsorganisasjonen med tanke på å gi optimal merverdi for distriktets klubber. Siden innføringen av ordningen med assisterende guvernører har distriktet høstet erfaringer både om arbeidsoppgaver og arbeidsform som de nye tillitsvalgte i distriktet bør ha. Generalforsamlingen tok i 2010 redegjørelsen om forslag til ny organisering av distriktet til orientering. Likeledes tok generalforsamlingen redegjørelsen om tilpasning av distriktets vedtekter til den nye organisasjonsplanen til orientering, og ga sin tilslutning til det utsendte forslag til vedtekter. Generalforsamlingen besluttet videre primært å iverksette de nye vedtektene fra 1. juli 2011, men senest 1. juli 2012, hvor det i mellomtiden skulle utarbeides overgangsordninger fra nåværende til ny organisasjonsform. Generalforsamlingen anmodet distriktets ledelse om å starte forberedel-
sene og tilpasningene av distriktets organisasjon slik at dette arbeidet samt opplæring av distriktets tillitsvalgte var ferdig i god tid før endelig iverksettelse. Styringsgruppen ble gitt fullmakt til å foreta praktiske tilpasninger av organisasjonsløsningen dersom det var ønskelig. Likeledes ble styringsgruppen gitt fullmakt til å foreta endringer som følge av eventuelt pålegg om endringer fra Rotary International. Generalforsamlingen forutsatte at endringer av prinsipiell karakter ble forelagt distriktets besluttede organer for behandling. Styringsgruppen har i arbeidet med de nødvendige forberedelser og tilpasninger av distriktets organisasjon erfart at klubbenes merverdi, og derigjennom gevinsten ved innføringen av den nye ordningen, ikke står i forhold til belastningen for de tillitsvalgte. Styringsgruppen anmoder av denne årsak generalforsamlingen om å bifalle at innføringen av ny organisasjonsform og vedtekter for distriktet utsettes inntil en ny sak om iverksettingstidspunkt blir fremlagt for distriktets generalforsamling. Utsendt forslag til vedtak ble vedtatt med akklamasjon. Vedtak: Innføring av ny organisasjonsform og vedtekter for distriktet, ref generalforsamlingens vedtak i 2010, utsettes inntil en ny sak om iverksettingstidspunkt blir fremlagt for distriktets generalforsamling. Sak 6 Valg Valg av revisor for rotaryåret 2010-11 Distrikt 2260 er registrert som en frivillig organisasjon i Brønnøysundregisteret. For frivillige organisasjoner foreligger ingen formelle krav til verken ekstern regnskapsføring eller revisjon. Fra og med rotaryåret 2010-11 har Distrikt 2260 kontrakt om regnskapsføring med firmaet VISMA i Fredrikstad. Vervet som revisor velges blant distriktets medlemmer. Revisjonen av distriktets regnskap utføres som et ulønnet tillitsverv. DGs forslag på revisor ble vedtatt med akklamasjon.: Yngve Brænd, Hobøl-Spydeberg RK, velges som D-2260s revisor for rotaryåret 2011-12. Sak 7 Nominasjon av Distriktguvernør (DGN) for rotaryåret 2013-2014 I henhold til regelverket var nominasjonskomiteens forslag til DGN sendt ut på høring i klubbene. Det var ikke kommet innsigelser mot komiteens forslag til DGN. Nominasjonskomiteens leder, PDG Åge Bjor, på vegne av IPDG Ulf S Henriksen, presenterte derfor den nominerte distriktsguvernør for D-2260 for rotaryåret 2013 2014, Elsa M. Nysveen, Årnes Rk. Enebakk, 20. september 2011 Harald Halvorsen/sign Harald Halvorsen Elsa M. Nysveen/sign. Elsa M. Nysveen Per Kongsnes/sign. Per Kongsnes referent
Protokoll fra Generalforsamlingen i RI D-2260 Vedlegg 1 IPDG Lena Mjerskaugs orientering om NORFO Hva NORFO er, hvilke aktiviteter gjennomføres som multidistriktsaktiviteter Jeg får ofte spørsmål om hva NORFO egentlig er, og hva kontingenten går til. Det kan med andre ord virke som om NORFO er en av de best bevarte hemmeligheter innen Rotary. Enkelt sagt, er NORFO et samarbeids- og koordineringsorgan for multidistrikts-aktiviteter i de seks norske rotarydistriktene. NORFO tar seg av fellesoppgaver for distriktene, og formidler gjensidig informasjons- og erfaringsutveksling. NORFO skal løse arbeidsoppgaver som er felles for alle distriktene, og som de 6 guvernørene er enige om at det verken er økonomisk eller ressursmessig hensikts-messig å utføre av det enkelte distrikt. Som eksempler på multidistriktsaktiviteter kan nevnes Handicamp Norway, felles medlemsdatabase for alle medlemmer i Norge, samkjøring av RIs og den norske medlemsdatabasen slik at klubbene kun skal legge inn medlemsinformasjon på ett sted, utarbeidelse av informasjonsmateriell på norsk, felles websider mht layout osv - og Ungdomsutveksling, hvor sistnevnte spesielt jo er blitt en særdeles byråkratisk og lovstyrt aktivitet. Arrangering av EEMA-konferansen i 2014, som Norge nettopp er tildelt vertskapsrollen for, vil også være et tema for NORFO. Dessuten diskuteres spørsmålet om lønnet generalsekretær i Norge hvert eneste år. Jeg vil dog presisere at NORFO IKKE er et overordnet organ og et organisatorisk nivå i Rotary, men en Multi District Administrative Group med vedtekter som er godkjent av Rotary International (RI). Det besluttende organ i NORFO er Høst- og Vårmøtet, der de seks til enhver tid sittende guvernører har stemmerett. I tillegg deltar de innkommende guvernører uten stemmerett. Det løpende arbeidet mellom møtene ivaretas av et arbeidsutvalg/styre som består av tre tidligere guvernører og en sittende. I tillegg er det en sekretær, en revisor (aldri med på møtene) og en controller. NORFOs arbeid finansieres ved bidrag fra medlemmene, betalt via distriktene. Alle vedtak i NORFO tas av de seks til enhver tid sittende guvernører. Grunnet at NORFO tar seg av de arbeidsoppgaver som er felles for alle distriktene, og som de pt 6 guvernørene er enige om å utføre i fellesskap, må naturlig nok vedtakene være enstemmig. Steinar vil som guvernør informere klubbene om virksomheten i NORFO via månedsbrevet og ved klubbesøkene. Som jeg gjorde i mange av mine klubbesøk i fjor, vil jeg gjerne informere særskilt om og slå et slag for Norsk Rotary Ungdoms- og Tiltaksfond (fondet), da dette for mange klubber synes å være en ukjent, potensiell finansieringskilde for prosjekter i klubbene.
Hvilke er så de oppgaver/aktiviteter som ble gjennomført som multidistrikts-aktiviteter i rotaryåret 2010-11, og hvor mye kostet dette? Som det fremkommer i sakslistens pkt 4 b, foreligger det ikke ennå et revidert og godkjent regnskap for NORFO, da godkjennelsen vil skje på NORFOs Høstmøte 4. oktober. Jeg finner det derfor naturlig å kun presentere noen hovedtall fra regnskapet, og foreslår at det f eks kan legges ut på distriktets hjemmeside så snart det er revidert og godkjent. NORFOs regnskap er oppdelt i 5 hovedaktivitetsområder: Drift NORFO herunder arrangere GETS, felles møter/seminarer (dersom indikert behov), Vår- og Høstmøte, styremøter osv med tilhørende reise- og oppholdsutgifter. Likeledes: administrering av Rotarys skattefritaksordning for våre bidrag til Rotary Foundation, regnskaps- og revisjonsutgifter, porto, telefon osv. Samlede utgifter utgjorde kr 749 001 i forrige regnskapsår. Ungdomsutveksling disse går alltid underskudd så også i år, med kr 257 432. Vi får en del penger inn som egenandelbetalinger fra studentene, men å drifte ungdomsutvekslingen har blitt og er relativt byråkratisk. Men det positive er at de aller fleste utgiftene er faste, dvs er vi mer aktive med å sende/ta i mot studentene, vil det ikke påløpe merkbart flere utgifter. Informasjonskomité herunder drift av felles nettside (disse kan vi knytte oss mot), felles medlemsregister (dog opp til oss selv å holde a jour!), felles informasjonsbrosjyrer, felles informasjonstjenester osv. De genererer inntekter v/ å selge f eks brosjyrer. I dette år ble det satt av ekstra midler for å gjøre all relevant informasjon tilgjengelig på nett samt anskaffe en ny "plattform" for matrikkelen, ifm omleggingen av matrikkel/årbok på nett (noe jeg vil komme tilbake til), så deres samlede utgifter var på kr 237 712,- (Årbok/matrikkel utgifter mht å sette og trykke Norsk Rotary Årbok og matrikkel sist gang for 2 år. Den utgaven som var for 2009-11, er pt den siste i trykket form. Samlede utgifter i 2008-09: kr 553 310) Utgifter i år (bl a utgifter ifm feil i medlemsregistrene): totalt kr 32 929. Handicamp nesten et selvfinansierende prosjekt, ved at vi alle bidrar med kr 50/år. Iom at Handicamp arrangeres hvert 2. år, gir årets resultat på kr 254 247,- et litt skjevt bilde, da de største utgiftene jo kommer det året det arrangeres leir som jo var i inneværende år. Her har NORFO, etter pålegg fra revisor lagt om regnskapsføringen. Jeg tror som sagt ikke at jeg vil gå mer i detalj nå, men at regnskapet blir lagt ut på hjemmesidene når det er revidert og godkjent. Kontingent Når det gjelder kontingent for 2011-12, besluttet Høstmøtet (dvs guvernørene) i rotaryåret 2009-10 å heve den med kr 40,- - grunnet det betydelige underskuddet i Rotaryåret 2008-09. Vårmøtet i Rotaryåret 2010-11 besluttet å øke kontingenten med kr 10/år over 4 år og ikke kr 40 i ett år. Denne endringen har kommet til uttrykk i deres kontingentbetaling (budsjettet ble vedtatt på Distriktssamlingen i mars) for inneværende rotaryår.
I tråd med fjorårets generalforsamling i D-2260, håper jeg at alle DGer klarer å opprettholde fokuset på at NORFO skal gjennomføre de aktiviteter som de norske guvernørene i fellesskap anser mer hensiktsmessige og kosteffektive å utføre for de norske distriktene i felleskap enn for det enkelte distrikt, og at disse aktivitetene gjennomføres kosteffektivt og hensiktsmessig. Det er viktig at den kontingent rotarymedlemmene betaler til distriktet og NORFO benyttes for å gjøre klubbene bedre. Budsjett 2011-12 Det er med kontingentøkningen på kr 10,- og en forutsetning om 12 350 medlemmer i inneværende rotaryår budsjettert med et overskudd/underforbruk på kr 274 500. Dersom generalforsamlingen ønsker ytterligere detaljinformasjon, foreslår jeg at det vedtatte budsjettet blir gjort tilgjengelig ved f esk utleggelse på distriktets hjemmeside. IPDG Lena Mjerskaug
Protokoll fra Generalforsamlingen i RI D-2260 Vedlegg 2 «Norsk Rotary Årbok Håndbok og matrikkel» i bok eller på nett? Orientering om NORFOs behandling av spørsmålet - Ekstern gjennomgang av NORFOs drift i 2007-08. Påfølgende behandling, harde diskusjoner og tilløp til «krig» mellom distriktene. - Betydelig overforbruk/underskudd i Rotaryåret 2008-09 Gjennomgang av oppgaver/ansvar for Rotary. En av de desidert største utgiftspostene (ca 1/3 av utgiftsbudsjettet) var relatert til årlig utgivelse av Årbok Håndbok og matrikkel. Vedtak om å trykke en 2-årig bok (2009-11) samt gjennomføre en spørreundersøkelse i alle landets klubber vedr fremtidig bok- eller på nett. Av D-2260s da 54 klubber, var det 20 klubber som besvarte undersøkelsen, av disse 20 klubbene ønsket 13 klubber å opprettholde den eksisterende «Årbok Håndbok og matrikkel», mens 7 klubber kun ønsket å få tilgang til trykket matrikkel. Liknende svarprosenter (og svar) kom fra de andre distriktene (da totalt 7 distrikter). Det ble da fra guvernørenes side antatt/forutsatt at de resterende klubber ikke hadde noen sterk mening om dette temaet. Vårmøtet 2010: Ifm budsjettdiskusjonen: Ny (siste) 2-årig Håndbok/Matrikkel 2012-14 ble diskutert. Imidlertid: For mange negative sider: Nye medlemmer kom ikke inn i boken, informasjon om vedtak i COL mht endringer i regelverk, endringer i organisasjon, vedtekter osv «kom ikke fram» til klubbene de støttet seg til «gammel bok». Vedtak: Ikke lage en ny, 2- årsbok, men sikre at all informasjon fra Håndbokdelen fremkommer på en «grei og oversiktlig og oppdatert» måte på nettet (Rotary.no), samt sikre at medlemsnett, og derigjennom matrikkel blir brukervennlig pr 1. juli 2011. 2010-11: DG fikk anmodning fra PDG Seljevold, med støtte fra Generalforsamlingen om å bidra til at Håndbok/Matrikkel kommer i bokform. Som DG tok jeg opp spørsmålet i ALLE klubbesøk før- og etter konferansen ingen stor støtte for bok dersom dette medførte at andre oppgaver bortfalt/ble overført til distriktet/klubbene. Tok opp problemstillingen med de andre DG-ene intet stort påtrykk fra deres klubber om å reversere vedtaket fra Vårmøtet 2010. «Firerbanden» tilskriver NORFOs styre, som utarbeider et forslag om en «forenklet» bok etter «pay on demand-prinsippet» til Vårmøtet 2011. Vårmøtet 2011 opprettholder vedtaket fra 2010 kan ikke drive å «omgjøre vedtak» hele tiden. «Firerbanden» tar opp saken i Rotary Norden, og skriver deretter brev til alle presidentene via avsenderen Norsk Rotary Medlemsservice (som er en av NORFOs «aktiviteter». (Altså: brevet er sendt ut i NORFOs, dvs guvernørenes navn.) I brevet, som inneholder faktiske feil med hensyn til nettløsninger, oppfordres klubbene til å påvirke NORFO gjennom DG. Etter hva undertegnede har kjennskap til, var ikke guvernørene adressater, eller informert om nevnte brev. I går fikk jeg informasjon om at Norsk Rotary Medlemsservice har beklaget å ha sendt ut brevet, og at man hadde oversett guvernørene
Jeg vil presisere på det sterkeste at jeg ikke er i mot at spørsmålet om en trykket håndbok/matrikkel reises på ny snarere tvert i mot, om enn jeg er uenig i den faktafremstilling «firerbanden» nytter. Print on demand-prinsippet, eller trykking av boken for medlemmenes egen regning og ansvar gir noen utfordringer folk flest ikke er klare over. Bl.a. må forhold rundt det redaksjonelle ansvar, eierskap til dataene samt det økonomiske ansvar avklares. Likedan foreligger det krav fra Rotary International med hensyn til lisensiering og royaltybetalinger. Håndbokens innhold er nå å finne svært systematisk på nettet: Den kan eventuelt skrives ut, og matrikkelen er meget enkel å finne frem i og kan også skrives ut. Personlig tror jeg tiden for en trykket håndbok/matrikkel er over, men det er ikke essensen i denne saken nå. Jeg reagerer meget sterkt på den fremgangsmåte som her er benyttet, hvor det på et feilaktig faktagrunnlag brukes ufine metoder for å starte en «omkamp». IPDG Lena Mjerskaug