REFERAT FRA STYREMØTE NR. 09 12-13 Sted: Idrettens hus, Ullevål stadion Tid: Mandag 8. april 2013 Til stede: Forfall: Katrine Foss (KF), fung. president Anders Fugelli (AF), fung. 2. Visepresident Stein Tage Domaas (STD), leder TKS (med på møtet via Skype) Thomas Vedeler (TV), nestleder TKS Eilert Hesthagen (EH), leder TDK Bent Aaseby (BAa), nestleder TDK Maren Lindahl (ML), leder UK Lotte Friid Fladeby (LFF), NHF s adm. Stephen Smithurst (SS), NHF s adm. Venke de Lange (VDL), fung. 1. Visepresident Martin Kavli Lysgaard (MKL), nestleder UK Merknadsfrist: Neste styremøte(r) på idrettens hus: Mandag 6. mai, kl. 18.00 Fredag 31. mai, kl. 18.00 (ifm. NHFs ting, Scandic Hotel, Gardermoen) 1 GODKJENNING AV REFERAT 08/12-13 Referatene er tidligere blitt godkjent på e-post av styret. Ellers ingen andre kommentarer til referatet. 2 INNKOMMET POST a) Sak 17/13 Fra TKS: Forslag fagmøte og ting b) Sak 18/13 Fra Valdres TK: Forslag NHFs ting c) Sak 19/13 Fra Hamar TK: Forslag tinget 2013 d) Sak 20/13 Fra Trysil HK: Forslag til fagmøte/ting e) Sak 21/13 Fra Holmenkollen SK: Tingforslag 2013 f) Sak 22/13 Fra Femund TK: Forslag til forbundstinget 2013 1
g) Sak 23/13 Fra Elverum SHK: Forslag til NHFs ting 2013 h) Sak 25/13 Fra Olympiatoppen: Søknad om stipend for vinteridrettene frist 20. april. Sendt styret/nestledere. TKS og nestleder TD-komiteen (for TKN) går igjennom evt. kandidater, og leverer innstilling senest fredag 12. april. Så behandles innstilingene på e-post i styret. i) Sak 26/13 Fra Hadeland TK: Forslag til NHFs ting 2013 j) Sak 27/13 Fra IFSS: Applications for World and European Championships 2014-2017 Sendt styret/nestledere. Forbundet har tidligere varslet ESDRA om at NHF ønsker å søke på EM snø 2016. Det ble foreslått at kontoret på nytt sender dette til ESDRA/IFSS. 3 ØKONOMI a) Regnskap 2012 Styret har mottatt forslag om disponering av underskuddet fra 2012 fra AU/kontoret, der underskuddet dekkes fra NHFs forskjellige fond, for å komme i balanse. Det vil allikevel stå igjen over 911.335,- på respektive fond, i tillegg til kr.226.751,- i positiv egenkapital. Styret ønsket at dette disponeringsforslaget ble oversendt til kontrollutvalget, for å få deres mening her. Kontrollkomiteen ga tilbakemelding om at dette ikke var en sak de skulle behandle. Styret må da selv fatte vedtak i saken. Vedtak: Styret godkjenner AU/kontorets forslag om disponering av fond iht. tidligere utsendt Disponeringsoppsett, da ingen andre løsninger for å bringe balanse i regnskapet i praksis foreligger. Kontoret informerer regnskapskontoret som foretar de nødvendige føringene, før regnskapet oversendes til revisor. I forhold til de mottatte brev fra kontrollkomiteen, så jobber generalsekretær med de forskjellige sakene og spørsmålene de har kommet med. Han vil komme med en oversikt til styret når klart. Disse tingene tas også med i styrets økonomiske årsberetning. b) Oppfølging budsjett 2013 I lys av underskuddet i 2012 regnskapet har Styret gjennomgått budsjettet for 2013 for å få kontroll på de løpende utgiftene og bringe økonomien i balanse. Administrasjonen i NHF har blitt styrket gjennom å ansette en aktivitetsleder (administrasjonskonsulent) som skal være kontaktpunktet ut mot klubbene. Det er dessverre på det rene at hovedinntektene gjennom tilskudd fra NIF ikke er tilstrekkelig til å dekke de budsjetterte utgiftene på kort sikt. I NHFs lover 13, pkt 5 står at «budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital». Styret har i utgangspunkt jobbet under forutsetning om at de faste kostnadene til administrasjon holdes uforandret i første omgang. Ved å justere løpende utgifter er det søkt å bringe budsjettet i tråd med det som var godkjent av Tinget i 2012, der det ble vedtatt et underskudd på 226 000,- Post 3 midler: Bruke kun det som mottas fra NIF og som er øremerket de forskjellige områdene. Budsjettbeløpet til trenerutdanningen, øremerkes lønn til adm.konsulenten for den jobben hun gjør med trenerløypa. Det vil ikke bli gitt støtte for deltagelse ved årets barmarks-vm i Italia, annet enn reise og opphold for hovedleder. Generelle kontorutgifter slik som trykking, kopiering etc vil førsøkes begrenset. Avtaler for forsikringer, bank, regnskap og revisjon etc vil gjennomgås og forsøkes forhandles frem med bedre vilkår. 2
På inntektssiden vurderer styret flere alternativer slik som jobbing mot sponsor og andre kilder for inntekter slik som kan søkes i NIF systemet. Styret foretok justeringer av en rekke poster i årets budsjett, både på inntekts- og utgiftssiden. (se vedlegg). Dersom disse justeringer i budsjettet ikke er tilstrekkelig til å bringe økonomien under kontroll, må styret vurdere andre tiltak ut over dette på kort og lang sikt. Det kom også forslag om å øke chipsprisen med kr. 15,- til kr. 100,- pr. stk. fra dagens dato. Vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. c) Budsjett 2014 (til NHFs ting) Generalsekretæren lager et utkast til styret som da behandles på et ekstra møte/telefonmøte. Punktene i handlingsplanen må synliggjøres i budsjettet, med hva det skal jobbes med. 4 KONFIRMERING AV TIDLIGERE BEHANDLEDE SAKER PÅ E-POST a) Sak 16/13 fra Hamar TK: Brev til styret i NHF, veien videre. Styret behandlet breutkast på e-post og vedtok ordlyden. Brevet ble så sendt til klubben pr. e-post 21. mars 2013. 5 NHF S TING 2013 a) Gjennomgang av innkomne forslag Grunnet tidspress ønsket fungerende president at disse forslagene ble gjennomgått på et eget møte. Det ble foreslått å ta det som et telefonmøte, og datoen ble satt til mandag 15. april, kl. 18.00. Styrets medlemmer har tidligere mottatt alle innkomne forslag, og ser nøye igjennom disse til dette møtet. Nestleder i TD-komiteen hadde to forslag til tinget, som han ønsket styret skulle se på: Det ene var å øke lisensen, fra dagens nivå: Engangslisens: kr. 50,-, junior: kr. 175,-, senior: kr. 300,- Til følgende: Engangslisens opp til 16 år: kr. 50,- Engangslisens 17 år +: kr 200,-. Junior: kr. 200,- Senior: kr. 400,- Styret var enig i dette. Vedtatt. Det andre forslaget var å øke satsene for startkontingenter (arrangementsreglement nordisk stil, punkt 1.2.2.3).. Alle klasser i vanlige løp og G/P mesterskap økes med kr. 25,- Senior og sledeklasser i Seppalaløpet foreslås øket med kr. 100,- Mini-Seppala økes med kr. 150,-. Enstemmig vedtatt. De øvrige punktene vedr. tinghelgen ble foreslått gått igjennom på neste styremøte grunnet tidsnød. 6 EVENTUELT a) Sommerhundekjørerskolen 2013 Skolen får det som var bevilget i årets budsjett, dvs. kr. 100.000,-. Leder for årets skole, sammen med adm.konsulenten, ser på alternative steder til Johnsgård, da de visstnok var opptatt de helgene i perioden som skolen opprinnelig var tenkt avholdt. Så snart ting er avklart, vil informasjon/invitasjon bli sendt ut. 3
b) Robert Corell, landslagstrener nordisk stil var invitert på møtet for å snakke om landslaget nordisk stil. Han og Andreas Fossnes har tatt ut landslagene for hhv. senior og junior for kommende sesong. Seniorer: Yngve Hoel, Svein Ivar Moen, Esil Knag, Mikael Lillestu, Yvette Hoel, Susannah Kelly, Carina Nilsen og Ane Morisbak Skjønsberg. Juniorer: Ole Jørgen Thue Holthe, Sigurd Korsmo Corell, Anna Kristine Amundrud og Maiken Lillehagen Olden. Disse utøverne er tatt ut på poeng og skjønn, og det var viktig å få til en fungerende gruppe. Adm.konsulenten blir nå med fremover som juniortrener og koordinator for landslaget. Vedtak: Styret godkjenner landslagstreners uttak. c) Utdanning for yngre ledere i idretten. Leder av UK har ønske å ta denne utdannelsen for kommende år. Styret synes det er positivt at hun ønsker å delta på dette, noe som gir henne verdifull læring som kan brukes videre i hennes verv og arbeid.. Forbundet ved administrasjonen følger opp henne igjennom semesteret, i tillegg til at forbundet må dekke semesteravgiften. Vedtak: Styret godkjente hennes ønske om å delta på dette studiet. Oslo, 8. april 2013 Stephen Smithurst referent Distribusjonsliste etter merknadsfrist: NIF NIFs idrettsstyremedlem (ansvar NHF) Styrets medlemmer NHFs internasjonale representanter Hundekjørerkretser Hundekjørerklubber Kontrollkomité Idrettens Regnskapskontor Revisor 4
08.04.2013 BUDSJETT 2013 NORGES HUNDEKJØRERFORBUND prosjektnr. Budsjetterte utgifter Totalt Org/Adm TKN 40 TKS 50 TD 60 UK 70 Styrke idrettens rolle i samfunnet 10010-10 Ekstern nasjonal aktivitet 25 000 25 000 10050-10 Ekstern internasjonal aktivitet 32 000 20 000 12 000 10070-10 Antidoping arbeid 30 000 30 000 10080-10 Veterinær og dyrevern 80 000 80 000 Styrke idrettslagenes aktivitetstilbud 32010 Rekruttering - skole trinn I 0 0 32020 Øvrig tiltak - 13-19 år 40 000 40 000 32022 Trening/Instruksjon/unge utøvere 40 000 40 000 32025 Jentesamling 0 32027 Rekruttering - skole trinn II 100 000 100 000 32030 Arrangementstøtte 6 000 6 000 32040 Klubbrelatert rekr./gr.kurs hkj 225 000 225 000 32050 Nasjonale stevner 153 000 40 000 7 500 40 000 65 500 32060 Spillemidler utstyr (NIF) 0 32070 Integrering funksjonshemmede 20 000 20 000 Styrke toppidretten 51015 Juniorsamlinger 25 000 25 000 51030 Samlinger sen/jr./rekr. Landslag 130 000 100 000 30 000 51040 Deltakelse NoM/SOC 40 000 40 000 51050 Deltakelse EM snø 0 51055 Deltakelse EM barmark 0 51057 EM/VM-arrangement Norge 0 0 51060 Deltakelse VM snø 120 000 10 000 80 000 30 000 51065 Deltakelse VM barmark 10 000 10 000 51070 Øvrig int. deltakelse 10 000 10 000 51080 Olympiatoppstipend 0 Styrke kompetanseutviklingen 73001 Grunnkurs Hundekjøring 0 73010 Intern trenerutdanning 50 000 50 000 73020 Ekstern trenerutdanning 0 73030 Intern leder utdanning 20 000 20 000 73040 Ekstern leder utdanning 0 73050 TD utdanning 0 0 73060 Ekstern (int) TD utdanning 0 73090 Utdanning arrangører (TDK-NM pakka) 20 000 20 000 73100 Mediagruppe 5 000 5 000 Forbundets organisasjon 90010-10 Forbundsstyret 20 000 20 000 90011 Øvrig intern møtevirksomhet 53 000 5 000 5 000 10 000 3 000 30 000 90030-10 Ting/ledermøter 60 000 60 000 Forbundets administrasjon 95010-10 Lønn 680 000 680 000 95010-10 Arb. Avg 82 000 82 000 95010-10 Ber ferielønn 96 000 96 000 95010-10 Ber. Arb.avg. Ferielønn 16 500 16 500 95010-10 Obl. tjenestepensjon 16 500 16 500 95020-10 Leie/fellesforvaltning 40 000 40 000 95020-10 Trykking/rekvisita 15 000 15 000 95020-10 Porto 15 000 15 000 95020-10 Telefon/faks 8 000 8 000 95020-10 Kontorutstyr 10 000 10 000 0 0 95020-10 Regnskap/revisjon 90 000 90 000 95020-10 IT-Ullvål/hjemmesider 50 000 50 000 95020-10 Gaver/Premier 7 000 7 000 95020-10 Int. kont. 6 000 6 000 95040-10 Div. kostnader 30 000 30 000 95030-10 Håndbok/Publikasjoner 0 0 0 95060-10 Markedsføring 0 0 96010-10 Salgsmateriell 10 000 10 000 98010-10 Lisens forsikring 70 000 70 000 95020-10 Renteinntekter -40 000-40 000 95020-10 Gebyrer 4 000 4 000 95050 Utstyr/bekledning 1 000 0 1 000 Tildeling komiteer 0 Sum utgifter 2 521 000 2 026 000 192 500 191 000 81 500 30 000 Budsjetterte inntekter 98010-10 Startlisens -140 000 98020-10 Tilskudd NIF (post 2) -1 270 000 98030-10 Tilskudd NIF (post 3) -375 000 98020-10 Utv.orienterte ungdomsmidl. -160 000 98020-10 Refusjon mva. kompensasjon -100 000 97010 Sponsoravtaler 10020-10 Aktivitetsfond NHF -95 000-55 000-40 000 95010-10 Ref. adm. Samarbeid (30%) -140 000 Sum inntekter -2 280 000 Resultat 241 000