EN NY TURNERING STÅR FOR DØREN Helgene 3.-5.juni og 10.-12.juni inviterer Kristiansand Pirates nok en gang til den tradisjonsrike turneringen Pirates Cup i Kristiansand. I fjor var det totalt 93 lag som var påmeldte, og vi håper på et lignende - om ikke bedre - tall i år. Her er informasjon om årets turnering. Mange benytter turneringen som en avslutning på sesongen. Det synes vi er kjempehyggelig, og det betyr at vi har mange faste lag som deltar år etter år. Vi som arrangerer denne turneringen jobber hardt for at turneringen skal bli så god den kan være - år etter år. Vi har tatt imot tilbakemeldinger etter cupene, og justert turneringen til året etter. Derfor håper vi at årets turnering vil være tidenes beste. En av tingene som vi fikk tilbakemelding på i fjor, var at man savnet litt suvenirer, som t-skjorter etc. Vi kommer derfor i år til å legge ut en webshop på våre nettsider, der lagene kan bestille det de ønsker. Alt vil da stå klart til dere når dere ankommer Kristiansand. Mer informasjon om dette vil komme. Vi skal også prøve å være mer presise i informasjonen om deltakerpakker og hva det inneholder. Vi merket i fjor at det var litt forvirring rundt definisjonen av disse. Vi har forklart det i dette skrivet, skulle det være noen forvirringer så er det bare å spørre. Hovedpunktet er at deltakerpakker er for deltakere + lagledere, mens følgepakker er for foreldre og venner som ønsker å komme å støtte laget. Da gjenstår det bare å ønske deg og ditt lag velkommen til Kristiansand, og gleder oss til å ta dere i mot! På vegne av ledergruppen Sandy Lopes Prosjektleder Pirates Cup 2011
FØR TURNERINGEN: PÅMELDING Påmelding av lag skjer på piratescup.no. Du vil motta en bekreftelsesmail når du er registrert påmeldt. Du kan melde på flere lag, men du kan bare melde på ett lag av gangen. Dersom du f.eks er leder for en klubb og skal melde på 3 lag, må du derfor gå gjennom prosedyren 3 ganger. Det er derimot mulig - når du har fullført påmeldingen - å trykke på Back-knappen, da vil påmeldingssiden komme opp med detaljene du nettopp har ført inn. På denne måten slipper du å skrive inn kontaktdetaljer og lignende en gang til. FRIST FOR PÅMELDING AV LAG TIL BEGGE HELGER ER 1.APRIL. Vi kommer IKKE til å vike på dette i år, så vær ute i god tid! Lag som ikke rekker å melde seg på innen fristen, blir satt på venteliste til et lag trekker seg. Når du har meldt på lag, vil en faktura bli sendt til din epostadresse, samt til den adressen du oppga i påmeldingen. Ved påmelding av lag, husk å være så nøye som overhodet mulig med påmeldingen. Det gjør det enklere for de som skal holde styr på all informasjonen som kommer inn. Etter påmeldingsfristens utløp (1.april) vil ansvarlig person bli tilsendt praktisk informasjon med hvilket hotell/skole sitt lag skal bo på. Lag som bor på hotell må snarest sende inn oversikt med navn og fødselsdato på de som skal være med til paamelding@piratescup.no. Ønsket romfordeling vil også være en fordel. PRISER JUNIORER: PRIS PER LAG: Kr. 500,- DELTAKERLISENS: Kr. 250 kroner Pr person. Alle spillere og en trener pr lag må betale deltakerlisens. For lag som kjøper overnatting av Pirates Cup, er deltakerlisensen inkludert. For deltakere (spillere og trenere) har vi laget følgende 4 pakker: Pakker: Pris pr deltakerkort: Innehold: Premium Junior Hotell 1.650,- Hotellovernatting m/frokost 2 måltider +hotellfrokosten Adgang til juniorfest på lørdag
Fri transport mellom hallene og hotellet / skolene Basis Junior Hotell 1.050,- Hotellovernatting Fri transport mellom hallene og hotellet / skolene Premium Junior Skole 900,- Skoleovernatting 4 måltider Fri transport mellom hallene og hotellet / skolene Adgang til juniorfest på lørdag Basis Junior Skole 600,- Skoleovernatting Fri transport mellom hallene og hotellet / skolene For danske lag vil vi også i år kunne tilby billig overfart fra Hirtshals til Kristiansand med ColorLine, til et tillegg på kr 100,- pr person tur/retur. På skolene vil vi i så stor grad som mulig forsøke å innkvartere lag for seg. Dersom det fylles opp, vil det være aktuelt å høre med lag innenfor samme klubb om å dele klasserom. FØLGEPAKKER For foreldre og venner som ønsker å følge spillerne på turneringen, har vi laget noen følgepakker som har et litt annet innhold. Dette er fordi et følge vil ha et litt annet behov enn en spiller, og derfor har vi valgt å lage separate pakker for disse. Pakke Pris pr person Innhold: Følgepakke Singel 2.050,- Hotell m/innkvartering i singelrom Kaffekort med 5 kopper kaffe/te Offisiell Pirates Cup Supporter-t-skjorte Følgepakke Multi * 1.175 Hotell m/innkvartering i flermannsrom Kaffekort med 5 kopper kaffe/te pr pers Offisiell Pirates Cup Supporter-t-skjorte * Påkrever minimum to stk pr rom.
PRIS SENIOR: PRIS PER LAG: Kr. 1.000,- DELTAKERLISENS: Kr. 250,- pr person. Alle spillere og en trener pr lag må betale deltakerlisens. For lag som kjøper overnatting av Pirates Cup, er lisensen inkludert. Pakke Pris pr person Innhold: Premium Senior 1.550,- Hotellovernatting i flermannsrom Adgang til bankett og show på lørdag Basis Senior 1.300,- Hotellovernatting i flermannsrom Følgepakke Singel 2.050,- Hotell m/innkvartering i singelrom Kaffekort med 5 kopper kaffe/te Offisiell Pirates Cup Supporter-t-skjorte Følgepakke Multi * 1.175,- Hotell m/innkvartering i flermannsrom Kaffekort med 5 kopper kaffe/te pr pers Offisiell Pirates Cup Supporter-t-skjorte * Påkrever minimum to stk pr rom. ENDRING AV BESTILLING Det vil være mulig å endre bestillingen frem til 17.april. Innen denne perioden kan man også trekke laget sitt uten at det vil koste noe. Etter fristens utløp vil det ikke lenger være mulig å endre antall pakker eller å trekke laget sitt. BETALING Etter at bestilling er foretatt vil en faktura bli sendt ut til den registrerte mailadressen.fakturaen må være betalt i sin helhet innen tidsfristen. Et lag kan ikke stille til start uten at hele fakturaen er gjort opp. Husk å benytte referansenummeret på fakturen ved betaling. Da kan vi lettere få registrert innbetalingen. Frist for innbetaling vil være 17.april. Utenlandske lag må benytte følgende detaljer: Kristiansand Pirates Postboks 363 4664 Kristiansand S Bank: SWIFT: IBAN: Nordea Bank Norge ASA NDEANOKK NO2763180527798
INNLOSJERING Du kan velge selv om du vil bo på skole, på hotell eller om du vil bo privat. De lagene som bor på skole vil i så stor grad som mulig få tildelt egne klasserom. Dersom noen klubber har kretsdommere som ønsker å være med og dømme i turneringen, så kan de henvende seg til oss. Disse vil da bli innkvartert gratis på skole og vil få utdelt et premium deltakerkort, i tillegg til betalingen for dømming av kamper. Vi tar et forbehold om et begrenset ledig plasser. De som overnatter på hotell vil i størst grad bli fordelt på 2- og 3-mannsrom, men vi har flere store rom tilgjengelig med plass til flere enn 3. Noen lag må derfor beregne å bli innlosjert på disse. Det vil være en vakt tilstede på skolen så lenge denne er åpen. På skolene vil det også være en kiosk hvor det er mulig å kjøpe brus, is, toast og annet snacks. OFFISIELLE PIRATES CUP-EFFEKTER Nå kan du bestille offisielle Pirates Cup effekter i forkant av turneringen. Produkter vil bli lagt ut på våre hjemmesider, hvor du kan bestille til deg og ditt lag. Betaling kan enten skje via nettbank eller kontant ved ankomst. Produktene blir utlevert ved innsjekking. KAMPOPPSETT OG TURNERINGSSTART Kampoppsettet skal være ferdig utarbeidet SENEST 2 uker før turneringsstart, og sendt ut til ansvarlig person da, i tillegg til å bli lagt ut på piratescup.no. Husk på at samtlige lag kan bli nødt til å spille kamper på fredag kveld. Ta hensyn til dette når du planlegger reise. Turneringen begynner på fredagen klokken 1800. Vi ber dere derfor være nøyaktige når dere fyller ut ankomsttidspunkt. Deres første kamper blir beregnet ut ifra dette. Vi har forståelse for at noen ikke har anledning å ta fri fra jobb og skole på fredagen, derfor ber vi dere om å være så nøyaktig som mulig med dette, slik at vi er sikre på at vi rekker alt. De som kjører bil kan beregne 4 timer kjøring fra Oslo, normalt sett. Siden det er fredag vil det nok være lurt å legge inn en eller to timer ekstra. Da får dere også tid til å stoppe på veien for å strekke på beina.
UNDER CUPEN INNSJEKKING Ved ankomst skal samtlige lag møtes i Gimlehallen for innsjekking. En ansvarlig representant møter ved innsjekkingsskranken i den lille gymsalen, og får utdelt deltakerbevis og praktisk informasjon, samt evt effekter som laget har bestilt. Det vil være en representant fra Pirates tilstede på skolene og hotellene dersom man har spørsmål, samt at kampoppsett, busstider og kontaktdetaljer vil være tilgjengelige på overnattingsstedene. Lagleder vil motta en mappe med all nødvendig informasjon. I denne mappen vil det også være et evalueringsskjema som vi ønsker at alle skal fylle ut så nøye som mulig. Skjemaet kan leveres til en Pirates Cup-representant ved avreise. Kjørerute til hallene og hotellene vil bli sendt ut på mail, lagt ut på våre hjemmesider og legges i mappen dere får ved innsjekking. TRANSPORT En bussrute blir satt opp for å frakte deltakerne mellom overnattingsstedene og hallene. Tidspunktene for bussavgangene vil bli offentliggjort så snart de foreligger. Det vil være en stor buss som sirkulerer mellom alle stedene de første timene, før vi går over til en minibuss som sirkulerer mellom hallene og byen på midten av dagen. Bussen er inkludert for alle som har kjøpt overnattingspakke til turneringen. MATSERVERING Inkludert i premiumpakkene er kveldsmat fredag, frokost og lunsj lørdag, og frokost søndag. Hotelldeltakere spiser frokost på hotellet. Skoledeltakere får utdelt matpakke på skolen. Utover dette vil det være mulig å kjøpe mat i hallene. Lørdag er det turneringsfest på SPOT i samme bygg som Hotell Sørlandet, hvor det vil bli servert mat og drikke. Adgang til denne festen, inkludert mat, er inkludert i premiumpakkene. SOSIALT ARRANGEMENT LØRDAG Begge helgene arrangerer vi et sosialt arrangement på lørdagene. Arrangementet er tradisjon på seniorhelgen, men vi ønsker nå å innføre dette som tradisjon også juniorhelgen. Derfor ble dette innført med stor suksess i fjor. Juniorhelgen vil vi starte ca klokken 1800. Dette er ikke bekreftet enda, nærmere beskjed vil bli gitt senere. Det vil bli servert mat og drikke, og en dj vil spille funky musikk for de som vil bruke litt energi på dansegulvet. Arrangementet er alkoholfritt og vil avslutte klokken 2300. Busser vil frakte de som bor på skole tilbake til skolen.
Tidspunkt for seniorene vil vi komme tilbake til. Det blir samme struktur som tidligere, med middag og show. Banketten for seniorene vil offisielt avslutte klokken 2300, da nattklubben åpner for ordinært besøk. KAMPOPPSETT Kampene begynner på fredag klokken 1800. Vi benytter oss av Gimlehallen, samt en hall til. Det er foreløpig ikke bestemt hvorvidt den andre hallen er Vågsbygdhallen, eller Møvighallen. Begge ligger i Vågsbygd, Møvighallen tilhører overnattingsskolen som er Møvig skole. Vi forsøker å tilrettelegge slik at lagene som spiller i en hall spiller alle kampene sine den dagen i samme hall. Hvert lag er garantert 3 kamper. I hver klasse vil det bli spilt semifinale, bronsefinale og finale. Det blir utdelt medaljer til plass nummer 1, 2 og 3 i hver klasse, samt en pokal til odel og eie for vinnerlaget. Finalelagene forplikter seg til å delta på fotografering etter finalen. Bilder herfra kan benyttes til markedsføring av turneringen på våre nettsider og i invitasjoner, samt redaksjonell omtale. I seniorklassen vil det bli spilt semifinaler og finale. På søndag vil vi holde på ca til klokken 1500. Lagene anbefales derfor å beregne hjemreise etter dette. Søndag er det i stor grad finalespill (semifinaler, bronsefinale, finale) som blir arrangert. RESULTATSERVICE Resultater vil bli ført opp på en tavle i hallen regelmessig, slik at alle lag kan følge med på sin gruppes kamper. Resultattavlen vil være plassert sentralt og i forbindelse med utgangen av hallen. I tillegg vil resultatene bli ført opp på overnattingsstedene. UTSJEKKING OG AVREISE Alle lag må sjekke ut fra hotellene og skolen før klokken 12 på søndag. Lag som bor på skole er ansvarlig for å forlate skolen i den samme stand som ved utsjekk. Vasking og plassering av stoler og pulter tar Pirates Cup seg av. Pass på at alle får med seg sine personlige eiendeler. Ting som er glemt igjen vil bli levert til en ansvarlig person, og lagt til i en liste som blir sendt ut etter turneringen. Personer som har glemt igjen ting på denne listen vil bli bedt om å beskrive eiendelen nøyaktig. Dersom det i løpet av turneringen har blitt gjort skade eller hærverk som beviselig kan spores tilbake til deltakerne, vil laget bli fakturert for denne skaden i sin helhet. Regning vil da bli sendt til ansvarlig person i henhold til påmelding, med 14 dagers forfall. Alle lag har tillatelse til å reise etter at deres siste kamp er spilt. Husk å si ifra til en Pirates Cup - representant, slik at vi får registrert dere som reist.
ETTER TURNERNINGEN GJENGLEMTE EIENDELER Ting som er glemt igjen vil bli levert til en ansvarlig person, og lagt til i en liste som blir sendt ut etter turneringen. Personer som har glemt igjen ting på denne listen vil bli bedt om å beskrive eiendelen nøyaktig. ERSTATNINGSKRAV VED SKADE Dersom det i løpet av turneringen har blitt gjort skade eller hærverk som beviselig kan spores tilbake til deltakerne, vil laget bli fakturert for denne skaden i sin helhet. Regning vil da bli sendt til ansvarlig person i henhold til påmelding, med 14 dagers forfall. EVALUERINGSSKJEMA Evalueringsskjema vil bli gjennomgått, og aktuelle problemstillinger vil bli diskutert for å forbedre oss til Pirates Cup 2012. Ansvarlig lagleder kan bli kontaktet for utfyllende informasjon rundt sine kommentarer. All informasjon som blir skrevet ned på dette evalueringsskjemaet er konfidensielt, og vil bli kun bli behandlet internt i Pirates Cup-ledelsen, og kun til det formål å forbedre de områder som kan forbedres til neste års turnering. Utover dette så må du bare spørre dersom du har noe du lurer på.