Utviklingsprosjekt kull 12 Skape felleskultur på tvers i Sykehusapoteket Oslo Jalil M. Djahromi Sykehusapotekene HF
Bakgrunn og organisatorisk forankring for prosjektet Tema/problemstilling: Sykehusapoteket Oslo har 270 ansatte og har en omsetning på ca. en milliard kroner. Sykehusapotekene HF eies av HSØ og drives av en selvfinansierende forretningsmodell. Aktivitetsområdene i Sykehusapoteket Oslo kan beskrives: 1. Avdeling Varesalg privat: yter service hovedsakelig til utskrevne pasienter (Riks, Radium, Ullevål) 2. Avdeling Varesalg profesjonell: yter service mot OUS (Riks, Radium, Ullevål) 3. Avdeling Tilvirkning: produserer legemidler både til enkeltpasienter og til lager, kundene er spredt i hele Norge, meste parten fra OUS (Riks, Radium, Ullevål) 4. Avdeling Farmasøytiske tjenester: driver med rådgivning innenfor legemiddelbruk på sengepostene i OUS (Riks, Ullevål) Generelt blir Sykehusapotekene HF styrt av et godt etablert linje-hierarki, med klare ansvars- og autorisasjonslinjer med rigide regler. Det finnes rutiner og prosedyrer for nesten alle prosesser. Et slikt system skal sikre at alle ledere i driftsenhetene klarer å etterleve kvalitetsprosedyrer som sikrer apotekdriften. Dette er en forutsetning for å få bevilget apotekkonsesjon fra Statens legemiddelverk. Sykehusapoteket Oslo (heretter SAO) ble etablert mai 2011 ifølge fusjon mellom tre sykehusapotek i Oslo - Radium, Riks og Ullevål (se vedlegg 1). Fusjonen i Oslo sørget for at en horisontal funksjonsorganisering overtok plassen for den tradisjonelle vertikale apotekstrukturen. En kompleks og avansert ansvarsmatrise definerer den nye organisasjonsstrukturen, som er i tråd med juridiske krav (Apotekloven), og samtidig sørger for en mer effektiv og helhetlig ledelse på tvers. Organisasjonskulturen i de tre lokasjonene er selvfølgelig preget av forskjellige ledelse / personalkultur og omgivelsesbestemte faktorer gjennom historiens lange løp. Denne organisasjonskulturen er verdidrivende og positiv på noen områder, men samtidig virker den til tider som en hemsko i endringsprosesser og ved skifte av strategi. Den nye organisasjonen har utfordret flere kulturer og subkulturer i organisasjonen som fortsatt er preget av lokal patriotisme og gruppetenkning. Dette skaper interessekonflikter på tvers. Problemstilling og målsetting, herunder resultatmål og effektmål Problemstilling: Hvordan skape en felles kultur i hele SAO på tvers av lokasjoner? Effektmål: Fravær av interessekonflikter Bedre kommunikasjon i Sykehusapoteket Oslo Effektiv ressurs- og kunnskapsutnyttelse på tvers av avdeling og lokasjoner Totalleverandør med høy servicegrad av tjenester til Oslo universitetssykehus
Resultatmål: Felles forståelse av virkelighetsbildet hos alle ansatte Felles kjerneverdier er etablert på tvers Bedre samhandling er etablert på tvers Fleksibel bruk av medarbeidere uavhengig av lokasjon Felles fokus på kvalitet, servicegrad og jobb smart Måltall: Nøkkeltall som følges opp etter Balansert Målstyring i SAO, og Sykehusapotekene HF. Måleffekter skal være synlige i nøkkeltall. Mål, Motivasjon, Tilhørighet (fra HSØ-Medarbeiderundersøkelse) Kundetilfredshet (Kundeundersøkelse SA-HF) Øvrige kortsiktige milepæls-nøkkeltall (SAOs egne nøkkeltall for synliggjøring av prestasjoner) Analyse og argumentasjon rundt problemstilling Fusjonen har ført til at alle apotekene i Oslo er organisert som en enhet med felles ledelse. Men vi ser stadig interessekonflikter mellom subgrupper som prioriterer lokale interesser fremfor enhetlige løsninger. Dette har ført til konflikter mellom lederne og personalet når temaet er effektivisering av funksjonene på tvers av apotekene. Ledergruppen i SAO valgte fire kjerneverdier for å kunne drive målrettet for en helhetlig organisasjon på tvers, Service, Kvalitet, Samarbeid og Kreativitet. Vi ser at alle lokasjoner presterer mest på service og kvalitet, mens minimalt på samarbeidssiden, der det er basert på å prioritere gode løsninger fremfor lokasjonens interesser (se vedlegg 1- SWOT analyse). Å skape en helhetlig og dynamisk utviklingskultur, hvor ansatte er villige til å ta initiativ for endringsprosesser, er garantien for å oppnå foretakets strategiske mål. En slik kultur skaper kreativitet innenfor de byråkratiske rammebetingelsene. For å kunne etablere ny bedriftskultur er vi nødt til å kartlegge hva slags kultur som eksisterer i organisasjonen i dag, hvilke deler som er funksjonelle og hvilke deler som er dysfunksjonelle. Deretter må vi bli klar over hva slags kultur som vi ønsker skal prege organisasjonen, og få denne ønskede kulturen til å bli levende. For å kunne synliggjøre effekten av en slik prosess, må vi konsentrere oss om noen få fokusområder, som er enkle å påvirke og enkle å synliggjøre. Å bevisstgjøre ledere om deres rolle for å dyrke nye verdier og holdninger, forsterker lojaliteten hos alle ansatte. Ved å bevisst og systematisk anvende konsekvenser ift ønsket eller uønsket kultur, vil belønning og sanksjoner korrigerer veien videre i en slik endringsprosess. De beste organisasjoner har muligheten til å trekke til seg de beste kandidatene. En rekrutteringspolicy basert på ønskede verdier og holdninger, sikrer oss etterlevelse av prestasjonskulturen. Det må lages en risikoanalyse og handlingsplan på hvert trinn i Etableringsfasen. Tabellen under viser fremdriftsplan ved starten av prosjektet. Videre prosess, interesseanalysen og kommunikasjonsplan er utarbeidet i vedlegg 1.
Fremdriftsplan: Milepæl Mål ROS AKTIVITET ANSVAR Når M1 Å sikre gjennomføringen Vedtak til beslutning i LG-SAO Jalil Mai M2 Å sikre støtte hos eieren Prosjekt sendes som sak til beslutning i LG- HF Jalil + kvalitetssjef SAO Mai M3 Å sikre gjennomføringen i hele org. Workshop med oppsummering Jalil M4 Å sikre støtte hos personalet Workshop i AMU Jalil + en fasilitator Mai M5 Å sikre informasjon rødrø Lage kommunikasjonsplan M6 M7 Sikre involvering av fagfolk i prosessen Sikre kvalitet i ledelsesprosess Etablering av referansegrupper bestående av teknikere og farmasøyter Prosjektet er i handlingsplan og LGG Jalil + LG- SAO Jalil / AMU QS/ LG-SAO September M8 Forankring hos personalet Seminar + workshop + questbackintervjuer Jalil Desember M10 Å sikre synliggjøring av endringer i prosessen Utarbeide nøkkeltall BM-styring av forløpet Kontroller Desember Suksesskriterie: En sterk forankring av kjerneverdiene hos HFets direktørgruppe og alle driftsledere i SAO, samt involvering av alle ansattes representanter og bred informasjon i alle aktuelle medier i prosessen er nøkkelen til å sikre endringsprosessen. Se vedlegg 1. Budsjett: Det utarbeides eget prosjektnummer i regnskapet. Kostnader skal være i henhold til nåværende budsjettramme 2012-2013. Konklusjon: Prosjektgruppe etableres for å iverksette fullføring av prosjektet Skape felles kultur på tvers i Sykehusapoteket Oslo.
Referanser: Skogstad, A. (2000), Psykososiale faktorer i arbeidet. S. 15-34 i S. Einarsen og A. Skogstad (red.) Det gode arbeidsmiljø. Fagbokforlaget Weik, K.E. (2001). Making Sense of organizations. Kap. 1. Sensemaking in Organizations: Small Structures with Large Consequences. S. 5-31. Blackwell Dr. Leonard J. Marcus, Barry C. Dorn, Dr. Isaac Ashkenazi, Joseph Henderson, M.A. Eric J. McNulty, Meta-Leadership: A Primer Henning Bang, Å endre bedriftskulturen Henning Bang, Organisasjonskultur, Universitetsforlaget Prof. Edgar Schein Key note speech part 1, 2, 3, http://www.youtube.com/watch?v=c4svon7eeuc&sns=em Vedlegg: 1. Historikk, SWOT-analyse, ROS-analyse, interessantanalyse, kommunikajsonsplan, fremdriftsplan og prosess skjematisk. 2. Krav til apotekkonsesjon 3. http://www.lovdata.no/cgi-wift/wiftldles?doc=/app/gratis/www/docroot/all/nl-20000602-039.html&emne=apoteklov*& 4. Handlingsplan SAO, 2012-13 5. Verdikart SA-HF 6. Nøkkeltall- Difinisjonskart