Årsmøte sak nr. 9 ORGANISASJONSPLAN FOR GO DAI JUDO CLUB

Årsmøte sak nr. 9 ORGANISASJONSPLAN FOR GO DAI JUDO CLUB Utkast tenkt Vedtatt på årsmøtet dd.mm. 2017

Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 3 Innledning... 4 Grunnlagsopplysninger for idrettslaget... 4 Historikk... 4 Idrettslagets formål... 4 Visjon... 5 Verdigrunnlaget... 5 Virksomhetsideen... 5 Hovedmål... 5 Delmål... 5 Virkemidler... 5 Handlingsplan... 6 Idrettslagets Organisasjon... 6 Årsmøtet... 7 Styrets funksjon og sammensetning... 7 Medlemmer... 8 Aktivitet... 8 Økonomi... 8 Regnskap... 8 Medlemskontingent... 9 Egenandeler... 9 Reklame/sponsoravtaler... 9 Lønn og honorar... 9 Klubbdrakter/profilering... 10 Mobbing og Seksuell trakassering... 10 Alkohol og andre rusmidler... 10 Politiattest... 10 Årshjulet... 11 Organisasjonsplan for Go Dai Judo Club, vedtatt på årsmøtet 2017 3

Innledning Oppstart, utvikling og drift av et idrettslag byr normalt på mange oppgaver: Hvordan skal idrettslaget organiseres Hvem skal ha ansvar for hva Ansatte eller frivillige For Go Dai Judo Club er dokumentet stort sett en oppsummering av hva styre og årsmøter har besluttet, og en samling rutiner og huskelister som skal gjøre det enklest mulig å drifte idrettslaget. Organisasjonsplanen kan være så stor eller så liten som klubben ønsker, det som er viktig å få frem klubbens verdier og holdninger som de ønsker klubben sine medlemmer skal utøve. Husk at organisasjonsplanen er et levende dokument som en kan forandre mellom årsmøtene. Grunnlagsopplysninger for idrettslaget Navn: Go Dai Judo Club Stiftet: 8.12.2004 Idrett: Judo Postadresse: co/ Bjørn Solheim, Jensmessveien 6 c, 0376 Oslo E-postadresse: post@godai.no Internettadresse: www.godai.no Bankkonto: 1503.24.99071 Bankforbindelse: DNB Organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret: 991962417 Anleggsadresse: Akersveien 4, st.sunniva skole Tatt opp som medlem i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite/nif: Registrert tilknytning til Oslo idrettskrets Registrert tilknytning til Oslo idrettsråd Registrert tilknytning til Norges Judoforbund Registrert tilknytning til Judo Region Øst Klubbnummer i NIFs medlemsregister: Årsmøtemåned: Januar Historikk Klubben fungerte fra 2003 som en blanding av fritidssyssel og underavdeling av Slemdal judoklubb. Høsten 2004 ble det besluttet å starte klubb for å kunne delta i konkurranser og samlinger. Idrettslagets formål Go Dai Judo Club skal være en åpen og demokratisk organisasjon der formålet er å skape harmoniske, veltilpassede mennesker. Og i tillegg drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrat, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktiviteter skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Organisasjonsplan for Go Dai Judo Club, vedtatt på årsmøtet 2017 4

Visjon Alle skal høre inn, alle skal trives, alle skal ta vare på hverandre, og alle skal kunne bidra. Sammen skal vi trene judo på et høyt nivå, og utforske magien i judo og relaterte kampidretter. Verdigrunnlaget Gjør mot andre hva du vil at andre skal gjøre mot deg. Og pass på å ha det moro mens dere gjør det. Alle har ansvar for å løfte hverandre til et høyere nivå - teknisk, fysisk og mentalt. Har man påtatt seg en rolle eller et ansvar, så skal man gjøre jobben minst så godt som forventet. Virksomhetsideen Hva: Klubbens navn er en antydning om 5 dimensjoner: 1. Vi skal gi våre medlemmer mestringsfølelse, motivasjon og vilje til å utvikle seg. 2. Vi skal gi våre medlemmer empati og evne til å ta ansvar for andre. 3. Vi skal gi våre medlemmer kunnskaper og ferdigheter som gjør at de kan være ambassadører for judo som idrett og livsfilosofi 4. Vi skal gi hverandre varme, vennskap og trygghet. 5. Vi skal gi våre medlemmer en sunn kropp, sunne verdier og en sunn livsstil. Hvordan: Dette skal vi gjøre gjennom: 1. Klare forventninger og god instruksjon 2. Vektlegging av et miljø der alle samarbeider 3. Klar strategi for klubben der bredde og allsidighet vektlegges mer enn medaljer 4. God kvalitet på treningsplaner for de ulike partiene 5. Videreutvikling av klubbens trenere Hvorfor: All menneskelig aktivitet bør ha som mål å skape en bedre verden. For hvem: Vi skal så langt mulig gi tilbud til alle som kommer til oss. Vi skal bare sette grenser der det de ønsker vil gå på bekostning av andre. Konkurranseutøvere som bare er på utkikk etter noen å kaste, og ikke er villig til å bidra eller ta hensyn, er ikke velkomne i klubben. Hovedmål Klubben skal vokse til en størrelse der det på treninger er minimum 4 personer i hver vektklasse. Dette betyr 6-7 vektklasser for hver av gruppene nybegynner/viderekomne barn/voksne gutter/jenter som gir anslagsvis et måltall på 4*7*2*2*2 =224 fast trenende medlemmer, noe som på årsbasis gir et medlemstall på rundt minst 400 medlemmer. Delmål Ut fra hovedmålet og innsatsområdene gjør det naturlig med følgende delmål: 1. Klubben bør på kort sikt søke å få utvidet treningstiden på st.sunniva med en time. 2. Klubben trenger på sikt sentralt beliggende, egnede lokaler med plass til minimum 50 samtidig trenende (dvs. minimum 400 kvm, eller helst 2 kampareal på 16*16 meter). 3. Klubben skal fokusere på utvikling av egne trenere og et «profesjonelt» trenermiljø 4. Klubbens trenere og andre høyere graderte skal lære fra andre miljøer i inn- og utland. 5. Klubben skal ha en sunn økonomi, og samtidig være et tilbud alle bør ha råd til. Virkemidler For å oppnå målene skal klubben bruke følgende virkemidler: 1. Kvalitet på treningen, trenerne og oppfølging av den enkelte. 2. Tett dialog med skole, judoregion, særforbund og politiske beslutningstakere 3. En konsistent mediestrategi med en god webside og bra utnyttelse av sosiale medier. 4. Gode rutiner og administrative verktøy. 5. Profilering gjennom klubbmerker, T-shirts og deltakelse på leire og samlinger. Organisasjonsplan for Go Dai Judo Club vedtatt på årsmøtet 2017 5

Handlingsplan 2016: Bjørn overlater det meste av treneransvaret til yngre trenerkrefter Bjørn strømlinjeformer rutiner og regelverk til å tåle vekst og være mindre personavhengig Gradere opp trenerne, Jon til svart, Sigrid til brunt, etc.. Bjørn følger opp og sikrer. Deltakelse på randorisamlinger og sommerleir i Montpellier. Marius og Sigrid får ansvar. Forespørsel til skolen om å få trene til kl. 20:00 til høsten. (Bjørn, innen utløpet av juni) Innspill til Idrettskretsens langtidsplan (Bjørn, innen fristen 15.2.) Politisk arbeid for å få egne lokaler på Frognerbadet innen 5 år. Arrangement av Athlon5 konkurranse (Bjørn organiserer) 2017 Deltakelse på randorisamlinger og sommerleir i Montpellier Idrettslagets Organisasjon ÅRSMØTET Leder Nestleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Varamedlem Hovedstyret Valgkomité Leder Medlem Medlem Varamedlem 1. revisor 2.revisor Revisor Dette gjelder for lag med omsetning under kr. 5 mill. Nybegynner Judo barn Viderekomne Judo ung/v. Selvforsvars gruppe Nybegynner Judo barn Viderekomne Judo ung/v. Kjønnsfordeling: Det skal være minst 2 representanter for hvert kjønn i styret, råd, utvalg mv. med mer enn 3 medlemmer. I styret, råd og utvalg som består av 2 eller 3 medlemmer, skal begge kjønn være representert Jf. Idrettslagets lov 7 Organisasjonsplan for Go Dai Judo Club vedtatt på årsmøtet 2017 6

Årsmøtet Årsmøtet er lagets høyeste myndighet. Årsmøtet blir avholdt i januar måned. Protokollen fra årsmøtet sendes til idrettsrådet i kommune, og de særkretser/særforbund idrettslaget er tilsluttet. Årstingspapirer og protokoll legges ut på idrettslagets internettsider. Innkalling til årsmøtet skal skje per epost til medlemmene minst 1 måned før årsmøtet holdes. Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut minst 1 uke før. Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten. Foreldre/foresatte har formelt ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet. Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens årsmøteparagraf 12 Styrets funksjon og sammensetning Styret skal Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, og NIF s lovnorm for idrettslag. Ha ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede ledd Stå for lagets daglige ledelse, og representere laget utad Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse. Det er viktig at alle tillitsvalgte har klart definerte oppgaver og ansvarsområder. Det anbefales at styret og eventuelle grupper/utvalg, diskuterer arbeidsfordeling, og at spesiell kompetanse og/eller interesse ivaretas. Under følger eksempler på roller og fordeling av arbeidsoppgaver: Pt. kombineres rollene som leder, sportslig leder, sekretær og kasser, samtid som rollene som nestleder og oppmann barn også kombineres. Det kan tenkes andre rollefordelinger. Leder er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene sender søknader om økonomisk støtte, treningstid, etc. skal påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a. skal sendes inn til krets- og forbund, og meldes til overordnede instanser innen gitte frister. Nestleder fungere som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt. bistår leder og danner et lederteam med denne. Sekretær føre referat over alle styremøter og medlemsmøter tar seg av inngående og utgående post, og eventuell arkivering sender det ut informasjon til alle medlemmene, og sørger for at websider er oppdatert. Kasserer Disponerer lagets midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer fører regnskap i henhold til kontoplan (https://www.idrettsforbundet.no/klubbguiden/klubbokonomi/regnskap/ ). har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne Styremedlemmer møter på styrets møter tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets vedtak Oppmann Ansvarlig for terminlister og påmeldinger for en gruppe av klubbens medlemmer Sikrer at styre og sportslig leder er orientert, og koordinerer med kasserer Sikrer at det er lagledere tilstede på stevner Organisasjonsplan for Go Dai Judo Club vedtatt på årsmøtet 2017 7

Sportslig leder Overordnet ansvar for oppsett av partier og trenere Sikrer kvaliteten på treningsplanene Setter opp en oversikt over aktiviteter klubben bør delta i Setter opp utdanningsplaner for trenere Det kan også være andre roller. Det er viktig med en riktig arbeidsfordeling som skal ivareta drift og utvikling. Tenk også hele tiden på om organisering av klubben er maksimal operativ. Spesielt er det viktig at styrets arbeid og prioriteringer ifm utvikling er forankret og at det er kontaktpunkt fra styret og ned til de operative trenere. Alt må baseres på at medlemmene blir ivaretatt. Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskapsog revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Medlemmer Medlemskap i Go Dai Judo Club er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha vært tilsluttet idrettslaget i minst 1 måned og ha betalt kontingent. Medlemskap i Go Dai Judo Club kan opphøre ved utmelding, stryking eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. Strykning kan finne sted av medlem som skylder kontingent for mer enn ett år. Medlem som strykes kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side. Ved innmelding skal medlemmene melde seg inn gjennom Min Idrett som er idrettens eget elektroniske medlemssystem. Aktivitet Det er et eget reisereglement for klubben Økonomi Hovedstyret er juridisk ansvarlig for lagets økonomi Hovedstyret er ansvarlig for å sette opp budsjett før årsmøtet. Alle innkjøp over 5000 kr. skal godkjennes av styret. Regnskap Alle inn og utbetalinger skal så langt mulig gå gjennom klubbens bankkonto. Det er ikke lov å sette penger som tilhører klubben medlemmer inn på kontoer som også omfatter personlige transaksjoner. Det godtas at kasserer av praktiske årsaker benytter en kasse eller adskilt brukskonto som buffer, dersom dette kan gi enklere rutiner eller lavere gebyrer. Alle kurs- og startavgifter skal så langt det er praktisk mulig betales gjennom klubben. Når en reiser med et lag kan det betales ut forskudd til lagleder. En skal da levere inn reiseoppgjør og kvitteringer for brukte penger. En skal levere reiseregning/utleggskjema med kvitteringer for å få igjen det en har lagt ut. Se eventuelt https://www.idrettsforbundet.no/klubbguiden/klubbokonomi/ Organisasjonsplan for Go Dai Judo Club vedtatt på årsmøtet 2017 8

Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. jf. egenbestemmelse i idrettslagets lov. 4, og er p.t. kr. 500 for vår og 700 for høst. Innkrevningsrutiner: Betalingsvarsel sendes ut innen utgangen av januar og september med forfall 15. påfølgende måned. Første purring kan gjøres 30 dager etter forfall. 31.12 kan medlemmer som ikke har betalt siste 12 måneder strykes. Egenandeler I forbindelse med deltakelse på prioriterte stevner og leire, er det vanlige p.t. at klubben dekker 50% av rimeligste alternativ for reise, trening og overnatting, men man dekker vanligvis ikke mat. Dersom utøver har meldt seg på og ikke deltar, må utøver dekke kostnadene klubben har lagt ut for utøveren. Dersom frafallet skyldes uforutsett sykdom, og det fremlegges gyldig legeerklæring, så deles ansvaret for kostnader ikke dekket av forsikring 50% på klubben og 50% på utøveren, så fremt ikke klubbens styre etter søknad fra utøver vedtar en annen fordeling av kostnadene. Klubben dekker vanligvis kursavgifter for trenerkurs og dommerkurs. Dersom ikke kursene gjennomføres, så må deltaker dekke kostnadene klubben har lagt ut. Klubben pleier også dekke utgifter til legevakt dersom det er oppstått en skade under treningen. Lengre behandling må dekkes under medlemmenes forsikringsordning i Norges Judoforbunds regi. Reklame/sponsoravtaler Klubben skal være svært forsiktig med hvilke verdier og signal som sendes gjennom eventuelle sponsoravtaler. Styret vil utforme nærmere regler ved behov. Lønn og honorar Sportslig leder i samråd med styret «ansetter» trenere og andre. Judo trenergodtgjørelse Grunntakst for trenere 50 Lønn gis ikke hjelpetrenere under 13 år. Hovedtrenertillegg (min. 16.år) 50 Trener-1 kurs 50 Trener-2 kurs 50 Sort belte 50 kampresultater landslagsnivå 50 Max-takst 300 Takst innleide gjestetrenere 300 I tillegg honoreres ansvar frukt 50 kr,, ansvar utlegging matter 50 kr., ansvar rydding/låsing 50kr. En kan p.t. betale ut kr. 10.000,- til en person i løpet av et år uten å trekke skatt. Betales det ut kjøregodtgjørelse og andre godtgjørelser skal det leveres kjøreliste og kvittering for utgifter. Når beløpet samlet kommer over kr. 10 000,- skal det innberettes til skatteetaten. En er fritatt for arbeidsgiver avgift opp til kr. 45 000,- pr person pr år, men kan ikke overstige et samlet beløp på kr. 450 000,- Trenere har lavere treningskontingent enn andre medlemmer. Dette er p.t. kr. 150 vår og 200 høst. Organisasjonsplan for Go Dai Judo Club vedtatt på årsmøtet 2017 9

Klubbdrakter/profilering Logo Logo finnes i to varianter nøytral og fargerik, avhengig av bruk: Mobbing og Seksuell trakassering Mobbing og seksuell trakassering aksepteres ikke! Alkohol og andre rusmidler Klubben skal være et rusfritt miljø. Det er en del av trenernes oppgave å gi barn og ungdom sunne innstillinger og forståelsene for farer og skadevirkninger ved rusmidler, tobakk, sukker og andre vanedannende virkemidler. Ved tvil gjelder norsk lov, NIF s vedtatte regler, og regler beskrevet i klubbens reisereglement. Ved reiser og tilstelninger er den generelle regel at alle skal være gode forbilder, og styremedlemmer, reiseledere og trenere skal ikke nyte alkohol/tobakk når medlemmer under 18 år er tilstede. Politiattest Politiattest skal avkreves av personer som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Personer under 18 år skal også avkreves politiattest dersom de har selvstendig ansvar for en gruppe i klubben. Den nedre grense er 15 år. Det kan kreves attest fra trenere, oppmenn, foreldre som er med på turneringer som ledere, og de som ofte kjører andre sine barn. Det er bedre å ha for mange attester en for lite. Hver vår og høst skal idrettslaget i samarbeid med skolen innhente politiattest for nye ansvarspersoner, i henhold til skolens rutiner. Idrettslaget kan når som helst kontakte NIF for råd og veiledning i disse sakene på telefon 800 30 630 eller på e-post til politiattest@idrettsforbundet.no. Organisasjonsplan for Go Dai Judo Club vedtatt på årsmøtet 2017 10

Årshjulet Dato/måned Desember Julehilsen, og send samtidig ut innkalling til årsmøte og informasjon om oppstart av vårsemesteret. Oppdater websider med informasjon om oppstart vår. Januar Gjør ferdig klubbens årsberetning og regnskap. Følg opp revisorer og valgkomite. Januar Send ut ny informasjon om oppstart, årsmøte, årsmøtepapirer (årsberetning, regnskap og budsjett) og send kontingentvarsel med frist 1.februar. Januar Gjennomføre årsmøtet i henhold til idrettslagets lov Januar Klubben registrerer og betaler ForsikringsLisens på sine utøvere over 13 år i SportsAdmin. Utøvere med Lisens i 2015 har gyldighet ut januar måned. Frist 1.februar. Nye utøvere må registreres fortløpende før de deltar på trening. Januar Medlemslistene skal sendes til judo@nif.idrett.no, og skal inneholde alle personer som har vært medlem i klubben i fjoråret, selv om de har sluttet i løpet av året. Samtidig sendes inn årsberetning, regnskap og referat fra årsmøte Februar Send ut purringer på de som ikke har betalt kontingent med ny frist 1.3. Følg opp medlemsopplysninger og innbetaling for nye medlemmer. Mars/April Gradering gult og oransje før påske April Rapportering av fjorårets medlemsopplysninger i henhold til NIFs nye, samordnede rapportering April Søke kommunale midler sjekk med kommune for søknadsfrist https://www.idrettsforbundet.no/idrettskretser/osloidrettskrets/tilskudd/kommunale-bidrag-gjennom-oslo-idrettskrets/ 15. mai Forbundskontingent baserer seg på tallene fra medlemslister for fjoråret. Dette forfaller til betaling 15.05.16. Forbundskontingenten er kr. 250,- pr. medlem Mai Levere GO DAI JUDO CLUB, organisasjonsnummer: 991962417, LT001-R Regnskapsskjema for lotteriverdige organisasjoner. Frist 1.6. Juni Søke skolen om treningstider for neste skoleår Juni Våravslutning Juni Sommerhilsen, og send samtidig ut informasjon om oppstart av høstsemesteret. Oppdater websider med informasjon om oppstart høst. Juni/Juli Søknad om løyve Bingospill August Send ut ny informasjon om oppstart, og kontingentvarsel med frist 15.september. September Nye utøvere over 13 år må registreres fortløpende for ForsikringsLisens og dette må også betales i SportsAdmin. Oktober Send ut purringer på de som ikke har betalt kontingent med ny frist 15.10. Følg opp medlemsopplysninger, innbetaling og forsikring for nye medlemmer. Oktober Oppmøte i bydelens LAM-møte for fordeling lokale aktivitetsmidler Desember Oppdatering manglende opplysninger i elektronisk medlemsregister Organisasjonsplan for Go Dai Judo Club vedtatt på årsmøtet 2017 11