KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE ÅRSMELDING FOR 2010 1. INNLEDNING Etter lov av 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 77 er Nesset kommune pålagt å ha et kontrollutvalg. Utvalget er kommunestyret sitt kontrollorgan og skal på vegne av kommunestyret, forestå det løpende tilsynet med kommunens forvaltning. Utvalgets uavhengige stilling i forhold til andre folkevalgte organ og administrasjonen er ivaretatt gjennom strenge krav til valgbarhet. Det følger av koml. 77 nr 2: Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. Funksjonen som kontrollorgan forutsetter en uavhengig stilling i forhold til den som blir kontrollert, dvs. forvaltningen. Utvalget rapporterer og gir innstilling direkte til kommunestyret i saker som vedkommer denne oppgaven. 2. UTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalget i Nesset kommune har for perioden 2007 2011 følgende sammensetning: Funksjon Navn Parti Varamedlemmer Nr Navn Parti Leder Mellvin Arvid Steinsvoll * Ap 1 Torbjørn Utigard Sp Nestleder Lars Myrset Frp 2 Paul Edvin Nauste Ap Medlem Pia Carita Gyldenskog Sp 3 Gudbjørg Frisvoll KrF (Reidun Morewood) Sp 4 Svein Øverås V 5 Janne Sylvia Bjerkeli Krohn Il * medlem av kommunestyret. Representanten Pia Carita Gyldenskog ble innvilget fritak fra vervet 10.12.09 i K sak 83/09. Som nytt medlem ble valgt Reidun Morewood. I tillegg har ordfører og oppdragsansvarlig revisor møte- og talerett i utvalgets møter. 3. SEKRETARIAT Det følger av koml 77 nr 10: Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. I 2004 ble det inngått Samarbeidsavtale om interkommunal sekretærfunksjon for kontrollutvalgene (kommunene Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes), datert 31.desember 2004. Etter avtalen skal Molde kommune være vertskommune for sekretariatet. Side 1 av 8
Det følger av avtalens punkt 5.1: Molde kommune er vertskommune og har arbeidsgiveransvaret angående sekretærfunksjonen. Molde kommune tilsetter en person i 100 % stilling som skal være sekretær for kontrollutvalgene for de deltakende kommuner. I 2010 er sekretærfunksjonen for kontrollutvalget ivaretatt av kontrollsekretær Kjell Tore Wirum fra 1.januar til 30. april. Åse Solveig Eriksen tiltrådte som kontrollsekretær 1.mai 2010. Det følger videre av avtalens punkt 5.1: Molde kommune stiller med kontorlokaler med tilhørende utstyr for sekretæren. Sekretariatet er samlokalisert med Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R i Hamnegata 35 i Molde sentrum. Kontrollutvalget vedtok 16.12.08 i KU sak 39/08 ønske om å være et aktivt utvalg, og anmodet om å utvide sekretariatet med en ny stilling. Saken ble fulgt opp i Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene i distriktet i 2010. Et forslag til revidering av samarbeidsavtalen om interkommunal sekretariatsfunksjon med utvidelse av sekretariatet med en 50 % stilling, ble behandlet og vedtatt av kontrollutvalget i Nesset. Saken ble lagt fram for kommunestyret som enstemmig gikk inn for forslaget om utvidelse av sekretariatet. Revidering av Samarbeidsavtalen om sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene ble behandlet av kommunestyrene i de 9 kommunene som omfattes av kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Av disse har 5 kommuner gått inn for en utvidelse av bemanningen ved sekretariatet, mens 4 kommuner har gått i mot. En forutsetning for å kunne utvide sekretariatet var at samtlige kommuner vedtok dette. Siden den reviderte samarbeidsavtalen ikke ble vedtatt i alle kommuner må den opprinnelige avtalen prolongeres. Brev vedr. prolongering av eksisterende samarbeidsavtale, ble sendt samtlige kommuner i desember 2010. 4. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 4.1 Innledning Med hjemmel i koml. 77 har Kommunaldepartementet fastsatt Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) hvor kontrollutvalgets oppgaver er konkretisert. Det fremgår av forskriftens 4: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. I departementets merknader til denne paragrafen blir det bemerket: Kontrollutvalget fører etter første ledd kontroll og tilsyn med hele kommunens/fylkeskommunens virksomhet, men har prinsipielt ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret/fylkestinget selv, ettersom kontrollutvalget er underordnet kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens/fylkeskommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll eller tilsyn. Kontrollutvalget har anledning til å føre kontroll og tilsyn med alle deler av den kommunale/fylkeskommunale virksomheten, herunder kommunale og fylkeskommunale foretak etter kommuneloven kap 11. Side 2 av 8
4.2 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon følger av forskriftens kap 4, herunder Uttalelse til årsregnskapet ( 7), samt Oppfølging av revisjonsmerknader ( 8) 4.3 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon følger av forskriftens kap 5, herunder Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10) Rapporter om forvaltningsrevisjon ( 11), samt Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter ( 12) 4.4 Selskapskontroll Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll følger av forskriftens kap 6, herunder Selskapskontrollens innhold ( 14), samt Rapportering om selskapskontrollen ( 15) 4.5 Særlige oppgaver for kontrollutvalget Kontrollutvalgets særlige oppgaver følger av forskriftens kap 7, herunder Valg av revisjonsordning og valg av revisor ( 16) Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse ( 17), samt Budsjettbehandling ( 18) 4.6 Saksbehandling og sekretariat Bestemmelser om saksbehandling og sekretariat følger av forskriftens kap 8 Det følger av 20 andre ledd Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. 5. VIRKSOMHET I 2010 Kontrollutvalget har hatt 5 ordinære møter og behandlet i alt 36 protokollerte saker. Av disse er 8 saker oversendt kommunestyret enten som ordinær sak eller som referatsak. I tillegg er det i 2010 behandlet 10 referatsaker og 24 orienteringssaker. Kontrollutvalgets møteprotokoller legges frem for kommunestyret som referatsak. Utvalgets møter er som hovedregel lukket. Møtene blir hovedsaklig avholdt på kommunehuset. Representasjon Utvalgets leder har deltatt på ett av to møter i Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene, sammensatt av lederne i kontrollutvalgene i de 9 samarbeidende kommunene. Utvalgets leder deltok på NKRFs 1 Kontrollutvalgskonferanse 2010 på Clarion Airport Hotel Gardermoen 3.- 4. februar 2010. Utvalgets leder deltok på Samling for kontrollutvalg 2010 på Rica Hotel Seilet Molde 8. april 2010. 1 Norges Kommunerevisorforbund Side 3 av 8
Utvalgets leder deltok på FKTs 2 Årsmøte og Fagkonferanse 2010 på Clarion Airport Hotel Gardermoen 2.- 3. juni 2010. 5.1 Tilsyn med revisjonen Utvalget har fått seg forelagt følgende i 2010: Revisjonens årsrapport for revisjonsåret 2009 Revisjonsplan for revisjonsåret 2010 Revisors vurdering av uavhengighet Dokumentene er blitt supplert med muntlig orientering fra oppdragsansvarlig revisor. Videre er revisjonsberetninger, kundebrev og nummererte brev blitt forelagt utvalget. 5.2 Uttalelse til regnskapene Utvalget har behandlet og vurdert årsregnskapet for 2009 for Nesset kommune og gitt sin uttalelse til dette. Samtidig har utvalget fått seg forelagt kommunens tertialvise økonomirapporter. Kontrollutvalget har fått seg forelagt det årlige skatteregnskapet fra skatteoppkrever sammen med Skattefutens kontrollrapport med skatteoppkreverfunksjonen. Kvaliteten og presentasjonsformen av regnskapene har vært tilfredsstillende. Det samme kan sies om rådmannens årsmelding og skatteoppkreverens årsrapport. Kontrollutvalget har i 2010 fått seg forelagt følgende sluttregnskap/byggeregnskap til behandling og uttalelse: Byggeregnskap for Veger til Hammervollhagen 5.3 Forvaltningsrevisjonsrapporter I medhold av Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011 bestilte kontrollutvalget i 2009 bl.a. følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Gjennomgang av barnevernet i Nesset kommune Kontrollutvalget har i 2010 fått seg forelagt og behandlet følgende forvaltningsrevisjonsrapporter: Forvaltningsrevisjonsrapporten Barnevernstjenester i Nesset kommune Forvaltningsrevisjonsrapporten ble vedtatt av Nesset kommunestyre 24.09.2010 i K sak 85/10. Kontrollutvalget har i 2010 behandlet oppfølging av følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune 2 Forum for Kontroll og Tilsyn Side 4 av 8
5.4 Selskapskontroll Plan for selskapskontroll 2008 2011 ble vedtatt i Nesset kommunestyre 30.10.08 i K sak 118/08. Kontrollutvalget forutsetter at arbeidet med selskapskontrollen/eierskapskontrollen startes opp snarest mulig. Gjennomføring av eierskapskontroll forutsetter at kommunen har utarbeidet eierskapsmelding (retningslinjer for forvaltning av kommunens interesser i selskap samt eierstrategier for hvert enkelt selskap). Kontrollutvalget har ikke blitt varslet om avholdte representantskapsmøter i interkommunale selskap (IKS) eller generalforsamlinger i kommunalt heleide aksjeselskap (AS) i 2010. Kontrollutvalget vedtok den 20.09.2010 i sak 25/10 bestilling av selskapskontroll av Romsdalshalvøya Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (RIR IKS). 5.5 Oppfølging av politiske vedtak I forbindelse med de tertialvise økonomirapportene, blir kontrollutvalget orientert om status for politiske vedtak som av ulike årsaker ikke er blitt iverksatt innen rimelig tid Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret, utvalg for helse, oppvekst og kultur, utvalg for teknisk, næring og miljø og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. Utvalget mener at dette skal være en prioritert oppgave også i fremtiden. 5.6 Oppfølging av kontrollutvalgets saker Alle saker fra kontrollutvalget fra før 2009 er blitt fulgt opp. Saker fra kontrollutvalget som ikke er endelig avsluttet pr 31.12.2010 er følgende: Sak nr / dato K sak 67/09 05.11.09 KU sak 11/10 27.04.2010 Sakstittel Vedtak Merknad Oppfølging av forvaltningsrevisjon hva gjelder Nesset kommunes etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser Samarbeidsavtale om sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene. Revidering Det vises til forvaltningsrevisjonsrapport med tema etterlevelse av lov om offentlige anskaffelse i Nesset kommune fra september 2009. Rådmannens redegjørelse over aktuelle tiltak for å bedre kommunens etterlevelse av dette regelverket tas til orientering. 1. Samarbeidsavtalen om interkommunal sekretariatsfunksjon for kontrollutvalgene vedtas med følgende endringer: Punkt 3 Ressursfordeling Det opprettes til sammen 150 % stilling som sekretær for kontrollutvalgene. I tabellen under er 1,5 årsverk satt til 1885 timer til kontrollutvalgene eksklusiv 660 timer til administrasjon. Kommune Folketall Ressursfordeling Timeressurs Antall Pr % møter 01.01.09 Molde 24 554 36,5 688 8 * Fræna 9 257 13,8 260 6 * Eide 3 316 4,9 92 5 Gjemnes 2 618 3,9 74 5 Vestnes 6 478 9,6 181 5 Rauma 7 376 11,0 207 5 * Aukra 3 183 4,7 89 5 Oppfølging av FR rapporten Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser i Nesset kommune vil først skje i løpet av 1. halvår 2011. Forslag til revidering av samarbeidsavtalen ble vedtatt av kommunestyrene i kun 5 av de 9 kommunene. Saken vil bli fulgt opp i Samarbeidsforumet i 2011 i forbindelse med prolongering av den opprinnelige Samarbeidsavtalen. Side 5 av 8
Nesset 3 076 4,6 87 5 Sunndal 7 347 10,9 205 5 * 67 205 100,0 1 885 49 Mulighet for utvidelse med 1 ett møte. Stillingsressursen (150 % stilling) gir rom for 58 møter. 49 av møtene er fordelt samt 2 møter i samarbeidsforumet. Resten 7 møter fordeles etter behov. Punkt 4 Økonomi De samarbeidende kommuner betaler et årlig vederlag for sekretariatsfunksjonen til Molde kommune, jf kostnadsfordelingen i tabellen under. Molde kommune er ansvarlig for å kreve inn vederlaget. Vederlagets størrelse er eksklusiv mva og for 2010 fordelt på 40 % etter grunnbeløp og 60 % etter folketall pr 1.1.2009. Vederlaget skal justeres i samsvar med gjennomsnittlig lønns- og prisstigning i kommunesektoren. Kommune Folketall Ressursfordelinbeløp Grunn- Folketall Sum Pr % 40 % 60 % 01.01.09 Molde 24 554 36,5 50 000 246 375 296 375 Fræna 9 257 13,8 50 000 93 150 143 150 Eide 3 316 4,9 50 000 33 075 83 075 Gjemnes 2 618 3,9 50 000 26 325 76 325 Vestnes 6 478 9,6 50 000 64 800 114 800 Rauma 7 376 11,0 50 000 74 250 124 250 Aukra 3 183 4,7 50 000 31 725 81 725 Nesset 3 076 4,6 50 000 31 050 81 050 Sunndal 7 347 10,9 50 000 73 575 123 575 67 205 100,0 450000 675 000 1125000 Kostnadsfordeling for 2012 og videre skal tas opp til ny vurdering innen utgangen av 2011. Det legges ikke opp til kapitalinnskudd i samarbeidsordningen. Punkt 5.1 Molde kommune som vertskommune Molde kommune er vertskommune og har arbeidsgiveransvaret angående sekretærfunksjonen. Molde kommune tilsetter 1,5 årsverk som skal utgjøre sekretariatet for de deltakende kommuner. KU sak 25/10 20.09.2010 Bestilling av selskapskontroll av Romsdalshalvøya Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (RIR IKS) 1. Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll av Romsdalshalvøya Interkommunale Renovasjonsselskap IKS. 2. Kontrollen skal omfatte både utøvelsen av kommunens eierskap i selskapet (eierskapskontroll) og driften av selskapet (forvaltningsrevisjon). 3. Undersøkelsen utføres av Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Selskapskontrollen er under utarbeidelse av Kommunerevisjonsdistrikt 2 og vil bli framlagt for kontrollutvalget på utvalgets første møte i 2011. K sak 13/09 30.04.09 KU sak 32/10 02.11.2010 K sak 110/10 09.12.2010 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune, datert 21.10.2010, herunder forvaltningsrevisors vurdering av kommunens oppfølging, til etterretning. Kontrollutvalget ser alvorlig på at revisjonen i sin oppfølging har avdekket fortsatt svikt i rutinene for saksbehandlingstid og svarfrister. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisjonens tilrådinger. KU sak Oppfølgingsliste I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Gjenstående saker fra Side 6 av 8
36/10 02.11.2010 Eierskapskontroll i Nesset kommune Beredskapsplan for Nesset kommune oppfølgingslisten for 2010 blir ført over til oppfølgingsliste for 2011. 5.7 Spesielle undersøkelsesoppgaver Kontrollutvalget ble holdt løpende orientert i 2010 om følgende saker: 1. Beregningsfeil ved kommunalt tilskudd for årene 2006 2007 Liedgarden barnehage AS 2. Salg av gnr 29 bnr 148 (Fiatverkstedet) 3. Prosessen omkring salg av Hammervollstua m/tilstøtende areal Sak 1 og 2 ble oversendt til kommunestyret for endelig behandling 04.11.2010 i k-sak 101/10 og 102/10. Sak 3 følges opp av administrasjonen i Nesset kommune etter anmodning fra kontrollutvalget i brev av 14.11.2010. 5.8 Sentrale kommunale styringsverktøy Nesset kommune har følgende sentrale styringsverktøy: v Økonomireglement for Nesset kommune (revidert 30.04.03 i K sak 29/03) v Delegasjonsreglement for Nesset kommune (vedtatt 19.05.05 i K sak 42/05) Reglementene dekker bl.a. områdene budsjettdelegasjon, attestasjon og anvising, rapporteringsrutiner og delegert beslutningsmyndighet. Alle vesentlige rutiner bør være skriftlig dokumentert med hensyn til hvordan de fungerer, og hvilken intern kontroll som ligger inne i systemene. Kommunal- og regionaldepartementet fastsatte i juni 2009 ny forskrift om finansforvaltning i kommuner og fylkeskommuner. Forskriftene regulerer plassering av ledig likviditet, langsiktige finansielle aktiva og forvaltning av kommunens gjeldsportefølje. Den nye forskrifta trådde i kraft 1. juli i 2010 og kommunene skulle ha vedtatt ny forskrift innen samme frist. Nytt finansreglement er under utarbeidelse i Nesset kommune. 5.9 Tilsyn fra andre I tillegg til kontrollutvalget, utfører eksterne forvaltningsorgan tilsyn med Nesset kommune. Disse tilsyn kan avdekke avvik eller svakheter i den kommunale organisering og utøving av tjenesteproduksjonen. En ser det formålstjenlig at kontrollutvalget blir orientert om slikt tilsyn for å kunne løpende følge opp at den samlede tjenesteproduksjonen i Nesset kommune kvalitetssikres og forbedres. Det har ikke foreligget tilsynsrapporter for fremleggelse i kontrollutvalget i 2010. 5.10 Diverse Kontrollutvalgets overordnede oppgave er å være med å skape tillit til kommunal forvaltning. I hvor stor grad utvalget har lykkes, bør vurderes av andre. Utvalget har gjennom året påpekt overfor administrasjonen og politikere forhold som bør bedres for at kommunen skal framstå som en god tjenesteyter og forvalter av fellesskapets verdier og lovverk Kontrollutvalget har på forespørsel og i nødvendig utstrekning fått orienteringer fra administrasjonen og kommunerevisjonen i saker som har vært til behandling i møtene. Side 7 av 8
6. SAMMENDRAG Kontrollutvalget legger vekt på å være en nyttig medspiller i å forbedre kommunens eksterne tjenesteproduksjon og myndighetsutøvelse så vel som de interne forvaltningsfunksjoner, ved å legge opp til en konstruktiv ikke nødvendigvis bare kritisk tilnærming ut fra hva som er realistisk å oppnå. Kommunen er avhengig av tillit til disse prosessene hos brukerne, og en aktiv og troverdig tilsyns- og kontrollfunksjon kan medvirke til å bygge opp om denne tilliten. Kontrollutvalget har i 2010 hatt stort fokus på styrking av internkontrollen i kommunen med utgangspunkt i de 85 tilrådingane for styrkt eigenkontroll i kommunane som er utarbeidet av Kommunal- og regionaldepartementet. Som kommunestyrets hjelpeorgan i tilsyns- og kontrollspørsmål er kontrollutvalgets virke avhengig av å ha legitimitet i kommunestyret, bl.a. for å få gjennomslagskraft for forbedringsforslag og anbefalinger og dermed kunne bistå i arbeidet for at kommunestyrets målsetninger blir realisert. Eidsvåg, 02.03.2011 Kontrollutvalget i Nesset kommune Mellvin Arvid Steinsvoll Lars Myrset Reidun Morewood leder nestleder Side 8 av 8