FORSAND KOMMUNE KONTROLLUTVALET

FORSAND KOMMUNE KONTROLLUTVALET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2008 2012 VEDTATT AV KOMMUNESTYRET I FORSAND 10.02.2008 OPPDATERT AV KONTROLLUTVALET 08.06.2010

INNHALDSLISTE 1. BAKGRUNN... 3 2. LOVHEIMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON... 3 3. RISIKO- OG VESENTLIGHETSVURDERINGAR... 3 4. OVERORDNA ANALYSE AV FORSAND KOMMUNE... 4 5. PRIORITERINGAR AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT FOR PERIODEN 2008 2012... 5 6. RAPPORTERING AV GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON... 6 7. OPPFØLGING AV VEDTEKNE FORVALTNINGSREVISJONAR... 6 8. RULLERING AV PLANEN... 6 Vedlegg... 7 I Oppsummering av innspel til plan for forvaltningsrevisjon... 7 II Overordna analyse for Forsand kommune... 8 III Lovgrunnlaget... 9 Side 2 av 9

1. BAKGRUNN Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegg kontrollutvalet at det minst ei gong i løpet av valperioden skal utarbeidast ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert.. Planen skal vedtas av kommunestyret 1, som kan delegere til kontrollutvalet å gjere endringar i planen i planperioden. Forskrifta føreslår at planen vert rullert årleg. Grunnen til dette er at kommunane står overfor store utfordringar, slik at risikoområde med behov for forvaltningsrevisjon endrar seg kontinuerlig. Kontrollutvalet kan likevel rullera planen sjeldnare dersom det ikkje oppstår behov for ei årleg rullering, sjå planen dessutan kap. 8. Kommunestyret kan og pålegga kontrollutvalet å utføra forvaltningsrevisjonsprosjekt utanom planen/planens prioriteringar. Planen skal bygge på ein overordna analyse av kommunens verksemd ut frå risiko- og vesentlighetsvurderingar, jf. planens kap. 3. Ei slik analyse er utført av Rogaland Revisjon IKS, sjå kap. 4. Det er kontrollutvalet sjølv som har det nærare ansvaret for å sjå til at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon, jf. kommuneloven 77 nr. 4 andre punktum. I dette ligg at kontrollutvalet har ei bestillarrolle i samband med forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon vart for første gong utarbeidd i 2005 Denne planen gjeld for kommunestyreperioden 2008 2011. eller til ny plan ligg føre. 2. LOVHEIMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON Gjennomføring av årleg forvaltningsrevisjon er ei lovpålagd oppgåve for kommunen. Forvaltningsrevisjon er heimla i både Kommuneloven og Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner og Forskrift om revisjon. Kontrollutvalet skal i medhald av kommunelova sjå til at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner gjer nærare reglar om korleis forvaltningsrevisjon skal gjennomførast. Forskrifta slå m.a. fast at det årleg skal gjennomførast forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet vert og pålagt å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon for kvar valperiode, som kommunestyret skal godkjenne I forskrift om revisjon finn me m.a. ein definisjon av kva forvaltningsrevisjon er og skal innehalde. For utdrag av sjølve lovtekstane, sjå vedlegg 3 3. RISIKO- OG VESENTLIGHETSVURDERINGAR Fig.1 Utgangspunktet for forvaltningsrevisjon: 1. Kontrollutvalet handlar på vegne av kommunestyret, og er berre underlagt kommunestyret, ikkje andre kommunale råd og utval. Det heng saman med at kontrollutvalte sitt tilsynsansvar omfattar alle kommunale utval utanom kommunestyret. Det er difor berre kommunestyret som kan fatte vedtak som er bindande for kontrollutvalet. Side 3 av 9

Bakgrunnen for kravet forskrifta krav om at planen skal byggast på ein overordna analyse ut frå risiko- og vesentlighetsvurderingar er for å gi informasjon om eventuelle område kor det er risiko for vesentlege avvik i forhold til dei vedtak, føresetningar og mål som er sett for kommunen. Målsettingar og risikovurderingar heng derfor nøye saman. Risikovurderinga består i å identifisera relevante truslar for korleis ein skal oppnå kommunen sine målsettingar. Risiko betyr at det kan vera muleg at målsettingar ikkje vert oppfylt. Kommunens internkontroll skal elles avdekka og motvirka risiko. Sjå dessutan fig. 2 i kap. 5. Risiko kan skuldast både interne og eksterne forhold. Eksterne forhold kan vera lovgiving, endring i kommunens økonomi etc. Interne faktorar kan vera samanbrot i It-system, endringar i leiinga som påverkar måten enkelte kontrollrutinar vert utført på, rekrutteringsproblem, omorganiseringar etc. 4. OVERORDNA ANALYSE AV FORSAND KOMMUNE Kontrollutvalet i Forsand bestilte på sitt møte den 11.09.07 utarbeiding av overordna analyse. Føremålet med den overordna analysen er å skaffa til veie relevant informasjon om kommunens verksemd, slik at det er mulig for kontrollutvalet å legga ein plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike område der det kan vera aktuelt å setja i gang ein forvaltningsrevisjon. Overordna analyse har som mål å avdekke avvik eller svakhetar i forvaltninga sett i forhold til lovar, forskrifter og kommunestyret sine vedtak og føresetnader. Eit viktig element i analysen er å avdekke kor er mest sannsynleg at avvik kan oppstå og kor eventuelle avvik får størst konsekvens. Den overordna analysen er utarbeidd av kommunens revisor; Rogaland Revisjon IKS: Heile den overordna analysen ligg ved planen som vedlegg 1. Den overordna analysen oppsummerar kommunen sine hovudutfordringar som fyljar: Megatrender og økonomien tilsier Presset på kommuneøkonomien antas å fortsette og må stimulere til økende kreativitet i forhold til effektivisering og alternative løsninger. Kravet til bemanning øker, både mer spesialisert og kompetent personell, men også flere hender i arbeid innenfor de personaltunge sektorene spesielt. Kampen om arbeidskraften er hard og tiltakende. Tjenestekvaliteten tilsier Rettighetsfesting og økende forventninger fra befolkningen legger ytterligere press på tjenestene. Forsand kommune har god overordnet styring, og engasjerte medarbeidere, men et potensial for gjennomføring av planer og utvikling av gode styringssystemer. Befolkningsendringer tilsier Kommunen har akkurat åpnet ny barnehage, men har problemer med å få plass til alle som ønsker plass. Antall barn i barnehagealder vil imidlertid synke i årene framover og oppmerksomheten kan da vris mer over på innholdet. Det er vedtatt utbygging av skolen i 2008 og antall barn i skolealder vil synke i årene som kommer. Skolesektoren vil derfor i framtiden volummessig være under mindre press, det samme med ungdomsgruppene i den tidsperioden vi har sett på. Derimot er innholdet i skolen sterkt nasjonalt fokusert. De største behovene som følge av befolkningsutviklingen kommer innen omsorgstjenestene. Her kreves mye av både om- og nybygg, organisering, kompetanse og bemanning. Tekniske tjenester vidt definert er under press som følge av aktivitetsnivået i kommunen. Forvaltningsrevisjon kan gi impulser til årette politisk og administrativt fokus på de viktige områdene, de med forbedringspotensiale, men også til å understreke hva som er tilfredsstillende praksis. Det blir til sist en politisk vurdering fra kontrollutvalg og kommunestyre av hvilke prosjekter som skal prioriteres i valgperioden. Side 4 av 9

5. PRIORITERINGAR AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT FOR PERIODEN 2008 2012 Prioriteringar av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden 2008 2012, bygger på fleire kjelder. 1. For det fyrste har kontrollutvalet gjort ei evaluering ut frå eigen kunnskap og erfaring med kommunen si verksemd. 2. Kontrollutvalet har og hatt dialog me kommunen si administrative leiing og sentrale politikarar for å få innspel til moglege områdar som bør vere med i utveljinga av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 3. I den overorda analysen kom revisjonen med innspel til områdar dei meinar burde vurderast. Oppsummering av alle innspela finnes i vedlegg 2. Fig. 2 Skjematisk framstilling av prosessen fram til kontrollutvalets prioritering: På bakgrunn av overordna analyse og ut frå ei samla vurdering av risiko- og vesentlighet vil kontrollutvalet prioritere fyljande prosjekter og fokusområdar i planperioden; i prioritert rekkjefølgje: 1. Styringssystem - Korleis vert kommunen styrt og leda gjennom system for innrapportering, styringssignal ut og med resultatmåling? 2. Innkjøp til drift og investeringar overheld kommunen regelverk 3. Kommunen sine retningsliner i tråd med lovverk 4. Korleis får kommunen mest mulig ut av ressursane ein setter inn i tenesteproduksjonen? 5. Forvaltning av kommunen sine eigedomar og prosjektstyring. 6. Kvalifisert arbeidskraft rekruttere og behalde kor sårbar er kommunen interkommunalt samarbeid Kontrollutvalets budsjett tilseiar at der vert ca 1 prosjekt årleg i planperioden Sjå og kap. 8 om rullering av planen. Side 5 av 9

6. RAPPORTERING AV GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpande til kontrollutvalet om resultat av gjennomført forvaltningsrevisjon. Vidare er kontrollutvalet pålagt ansvar for å rapportera til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtar spesielle føresegner for når og korleis denne rapporteringa skal gå føre seg er det iflg. forskrifta opp til kontrollutvalet å finne ein føremålstenleg form og frekvens på dette. Kontrollutvalet er kommunestyrets kontrollorgan, og kontrollutvalet ønskjer derfor at gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapportar skal behandlast av kommunestyret i Forsand når dei er ferdighandsama i kontrollutvalet. Vedtekne forvaltningsrevisjonsrapportar vert sendt til det respektive sektorutvalet for vidare oppfyljing 7. OPPFØLGING AV VEDTEKNE FORVALTNINGSREVISJONAR Forskrift om kontrollutvalg 12 slår fast at kontrollutvalet og har ansvar for å sjå til at kommunestyret sine vedtak i tilknyting til behandlinga av rapportar om forvaltningsrevisjon vert fylgt opp, og at dette vert rapportert til kommunestyret. Føremålet med oppfølginga er iflg. kommentarar til forskrifta at det er sentralt av omsyn til å sikra ein lærande organisasjon at resultata av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt blir fylgt opp. Merknader til føreskrift slår derfor fast at kontrollutvalet skal sjå til at forvaltninga set i verk tiltak for å retta opp påviste avvik/svakhetar. Det er kommunens administrasjonssjef som har ansvar for oppfølginga av kommunestyrets merknader, jf. kommuneloven 23 nr. 2. Det ligger derfor ikkje til kontrollutvalet å fastsetja korleis administrasjonen skal følgja opp påviste avvik/svakhetar i det konkrete tilfelle, det er administrasjonssjefen sitt ansvar. Kontrollutvalet kan likevel påpeike om dei meinar at administrasjonssjefen si tilbakemelding ikkje er tilfredsstillande. Vedtekne forvaltningsrevisjonar vert fylgt opp av kontrollutvalet innan den frist utvalet har sett i kvart enkelte tilfelle, minimum 6 mnd. Resultatet av oppfølginga vert formidla vidare til kommunestyret. 8. RULLERING AV PLANEN Iflg. Forskrift om kontrollutvalg vil kontrollutvalet sitt mynde til å foreta eventuelle endringar i den vedtekne planen vera avhengig av kva for rammer kommunestyret har sett. Kommunestyret kan delegera til kontrollutvalet å gjera nødvendige endringar i planperioden. Dette er først og fremst aktuelt dersom det skulle dukka opp nye aktuelle tema som ikkje er nemnt og vurdert i planen. I tillegg vil kommunen sine utfordringar endra seg over tid, og det gjer at risikområde der det er behov for forvaltningsrevisjon og endrar seg kontinuerlig. Kommunestyret i Forsand har tidlegare delegert til kontrollutvalet mynde til å oppdatera Plan for forvaltningsrevisjon. Når kontrollutvalet føretek endringar/oppdateringar av planen vert planen sendt til kommunestyret til orientering. Side 6 av 9

VEDLEGG I OPPSUMMERING AV INNSPEL TIL PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Område som kontrollutvalet har tatt opp BARNEHAGE INKL. TILPASSET OPPLEGG 1. Kvalitet på tenestene i barnehagane (bemanning, kvalifikasjonar, kontinuitet) 2. Tryggleik, HMS, forsikring 3. PPT SKOLER INKL. TILPASSET OPPLÆRING OG SFO 1. Kvalitet på tenestene i skolen (bemanning, kvalifikasjonar, kontinuitet, kvalitet på skolebygg, læremateriell mv.) 1. Gjennomføring av kunnskapsløftet andre sentrale føringar 2. Tryggleik, HMS, forsikring 3. PPT KULTUR, FRITID OG IDRETT 1. Tryggleik, HMS, forsikring 2. Gjennomføring av vedtatt planer (prioritering, saldering?) HELSETENESTER 1. Legevakt (alltid tilgjengelig? vikarordning?) 2. Plan for smittevern 3. Psykiatriteneste 4. Jordmorteneste 5. Helsestasjon for barn og ungdom SOSIALTENESTER 1. Barnevern 2. Rus omsorg ruspolitisk handlingsplan 3. Kommunale bustader for personar med spesielle behov 4. Sosialhjelp PLEIE OG OMSORG 1. Tilrettelaga bustader (omsorgsbustader for eldre, puh, fysisk funksjonshemming) 2. Sjukeheimsplassar 3. Heimebaserte tenester (heimesjukepleie, heimehjelp) TEKNISKE TENESTER 1. Samfunnstryggleik rutinar og planarbeid 2. Sjølvkosttenester (prissetting og kvaliteten på tenestene) 3. Kommunale veier vedlikehald 4. Byggesaksbehandling (kvalitet, tilgjengelegheit, ferdigstillelse) og reguleringssaker SENTRALADMINISTRASJON 1. Delegasjonsreglement 2. Kraftfondet (delegert mynde, regelverk) INNKJØP/INVESTERINGAR 1. Lov om offentlige anskaffelser 2. Av kommunale eigedommar tilskot FINANS 1. Finansreglementet her under etiske retningslinjer for investeringar i verdipapir PERSONALE 1. Rekruttere og behalde arbeidskraft, Seniorpolitikk 2. Personalpolitiske retningslinjer 3. HMS og arbeidsmiljø, velferdstiltak Side 7 av 9

4. Faglig utvikling og vidareutdanning EIGEDOM (DRIFT, VEDLIKEHALD, SAL ETC) 1. Vedlikehaldsplanar 2. Utleie strategi økonomi FORHOLD TIL OMVERDA 1. Profilering 2. Interkommunalt samarbeid 3. Identitet 4. Empati Område nemnt i overordna analyse 1. Attraktiv arbeidsgjevar: Rekruttering, kompetanse, seniorpolitikk, pensjon mv 2. Eigedomsforvaltning Forvaltning, drift og vedlikehald av kommunal realkapital, eventuelt med utvidingar i forhold til prosjektstyring 3. Kraftfondet gjennomgang av regelverk og vurdere bruk opp mot regelverket. 4. Plan/ og byggesaksbehandlinga i kommunen i lys av lange saksbehandlingstider og utskifting av personell på teknisk etat. 5. Innkjøp. Mange år sidan førre prosjekt og svært viktig å ha jamleg fokus på. 6. Psykiatri og psykisk helse ivaretaking av tilbodet til utsette grupper 7. Styringssystem - Korleis vert kommunen styrt og leda gjennom system for innrapportering, styringssignal ut og med resultatmåling? 8. Tekniske fagfelt: Overhalding av regelverk knytt til kommunens sjølvkostområdar og gjennomgang av kommunalteknikk 9. Informasjons- og kommunikasjonsteknologi: Fleire undertema moglege både ift datatryggleik og personvern, men også faktisk utnytting av eksisterande system, samt brukardialogen. 10. Innhaldet i barnehagetilbodet. 11. Fakturering, utbetalingar og innbetalingar -Cash management 12. Analysar av effektivitet av konkrete sektorar med sikte på innsparingar 13. Skole: Innhald, kvalitet og fagutvikling 14. Kvalitet i pleie og omsorgssektoren Dialog med administrasjonen: 1. Effektivitetsanalyse spesielt sektorane PLO og Skole. 2. Styringssystem vurdering av rutinar. 3. Forvalting av kommunen sine eigedomar. 4. Prosjektstyring 5. Plan og byggesaksbehandling utskifting av personell kor sårbar er kommunen. Dialog med politikare 1. Økonomi, produktivitet og måloppnåing effektiv utnytting av rammene. forstyrrande element, arbeidsplanar og rutinar 2. Rutinar for oppfølging av vedtak (administrasjonen skal arbeide med dette) 3. Plan og bygningslova spesielt ulovlige bygg (tilsyn) II OVERORDNA ANALYSE FOR FORSAND KOMMUNE Sjå eige vedlagt hefte. Side 8 av 9

III LOVGRUNNLAGET Kommunelovens 77.4: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forskrift om kontrollutvalg 9 12: Forskrifta inneheld både eit pålegg om å utføra forvaltningsrevisjon, eit krav om at det skal utarbeidast ein plan for forvaltningsrevisjon, samt krav om rapportering/oppfølging: 9. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11. Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Føreskrift om revisjon Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner av 15.06.2004 gir nærare omtale av kva forvaltningsrevisjon inneberer. I forskrifta vert omgrepet forvaltningsrevisjon definert slik: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyret og fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området c) regelverket etterleves d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd Side 9 av 9