Retningslinjer for ekstern varsling i Røde Kors Godkjent ledermøte 29.5.08 Retningslinjer for ekstern varsling i Røde Kors Det er etablert en HOTLINE for effektiv og enkel varsling av forhold som er uetisk, ulovlig, ressurssløsende eller som er i strid med profesjonelle regler i Røde Kors eller aktiviteter knyttet til Røde Kors. HOTLINE går direkte til Enhet for Kvalitetssikring og Internrevisjon (EKI) som har ansvar for å undersøke og vurdere alle forhold som blir varslet. Informasjon om varslingsordningen skal være lett å finne på våre internettsider. Det er også laget en varslingsordning for internvarsling som gjelder for ansatte i Røde Kors (se Retningslinjer for intern varsling i Røde Kors ). Mistanker om kritikkverdige forhold kan varsles på telefon (innenfor kontortid), e-post eller post: Telefon: E-mail: Post adresse: +47 22 05 40 00 - be om kontakt med internrevisjonen Hotline@redcross.no Norges Røde Kors Att.: EKI - KONFIDENSIELT Postboks 1 Grønland 0133 Oslo Alle forhold som blir varslet behandles konfidensielt. En varsler kan være anonym, men EKI oppfordrer varslere om å oppgi navn og kontaktinformasjon for å bistå og forenkle undersøkelser og utredning av forholdene. Identiteten til varsleren vil bli holdt konfidensielt. Når EKI tar kontakt med en varsler, er det er viktig at kontakten skjer i trygge former og omgivelser for å sikre konfidensialitet, tillit, og samarbeidsvillighet. Det er viktig at det mottas tilstrekkelig informasjon angående kritikkverdige forhold slik at utredningen kan skje på en målrettet og profesjonelle måte. All informasjon vil bli registrert og analysert av EKI. Følgende informasjon er viktig å motta angående varslet forhold: Navn og kontaktinformasjon for varsler Dato for rapportering Tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for observasjonen Konkret beskrivelse av hva som er observert Sted for handlingen Andre vitner Eventuell kunnskap om tidligere saker/mistanker mot samme person(er) En varsler eller andre personer som gir informasjon til eller bistår EKI i sine utredninger av mistenkelig forhold, skal beskyttes mot sanksjoner eller represalier. En varsler som ikke velger å være anonyme, skal hvis mulig få en bekreftelse på at varslingen er mottatt. Retningslinjer ekstern varsling Side 1 av 3
Retningslinjer for ekstern varsling i Røde Kors Godkjent ledermøte 29.5.08 Innkommet varsel skal undersøkes og vurderes av EKI, som bl.a. skal vurdere om det er grunnlag for kritikk. EKI vil involvere andre etter behov, i forhold til hvilken type sak og hvem varslingen er rettet mot. Personal konflikter og arbeidstvister oversendes HR-seksjonen for utredning og behandling. Når EKI vurderer varselet som godt begrunnet, gjennomfører enheten en forundersøkelse og tar saken opp med generalsekretær og berørte avdelingsledere. Mislighetssaker må behandles diskret. Dette må det tas hensyn til ved vurdering av når den det gjelder skal konfronteres om mistankene. EKIs oppgave er å skaffe til veie alle fakta i saken. Den berørte enheten/avdelingen må stille nødvendige ressurser til å bistå i utredningen. Når saken er ferdig utredet, utarbeider EKI en rapport som overleveres Generalsekretæren og ansvarlig leder. Rapporter om økonomisk mislighet eller korrupsjon skal legges frem for Landsstyret. EKI skal gjennomføre en rettferdig og objektiv undersøkelse. Når forundersøkelsen bekrefter mistanken om mislighet, må den som er mistenkt få anledning til å forklare seg, eventuelt sammen med en medhjelper. Det skal settes opp referat fra møtet. Røde Kors må på forhånd vurdere behovet for å ha et støtteapparat i beredskap. Henvendelser fra media om mislighetssaker skal alltid henvises til kommunikasjonssjef. Når fakta er framskaffet, skal den aktuelle leder sammen med HR-sjef vurdere disiplinærsak og om forholdet bør anmeldes til politiet. EKI gjennomgår rutinene og vurderer om det må gjøres endringer for å redusere faren for nye misligheter. Etter at saken er ferdig behandlet, skal varsleren få beskjed (hvis mulig), uansett utfallet av behandlingen. Retningslinjer ekstern varsling Side 2 av 3
Retningslinjer for ekstern varsling i Røde Kors Godkjent ledermøte 29.5.08 Ekstern varslingslogg Røde Kors Dato for rapportering Navn på varsler Kontaktinformasjon varsler Tidsrom, evt dato/klokkeslett for observasjon Sted for handlingen Beskrivelse av mistanken Andre vitner Evt. kunnskap om tidligere mistanker mot samme person(er) Andre kommentarer Underskrift EKI Retningslinjer ekstern varsling Side 3 av 3