Møteprotokoll Kontrollkomite Møtested: Møterom B Møtedato: 25.05.2010 Tid: 17.00 Til stede på møtet Medlemmer: Meldt forfall: Varamedlemmer: Ikke møtt: Fra administrasjonen: Møteleder: Fra sekretariatet: Morten Kokaas (leder), Nils A. Nesjan, Rita Kumar (frem til orienteringen om Skistua), Jorunn Kofoed, Ottar Michelsen (nestleder), Erling Moe, Arnstein Hellem Torbjørn Modig, Kitt Larsen, Geir Arne Aune Hovd Revisjonsdirektør Per Olav Nilsen, revisorene Bjørn Rian, Børge Sundli, kommunaldirektør Carl Jakob Midttun, rådgiverne Stein Erik Stubmo under orienteringen om finansforvaltningsreglementet og i sak 12/10, rådgiver Hilde Aunvåg under orienteringen og finansreglementet, fungerende rådmann Elin Rognes Solbu og rådgiver Siri Rasmussen under orienteringen om internkontroll, revisor Kari Wuttudal og rådgiver Merete Mihle Hansen under behandling av sak 13/10, revisorene Berit Juul og Jørn Sundet under orienteringen om Stiftelsen Skistua. Morten Kokaas Kari Aarnes Pkt. 1 Godkjenning av innkalling og sakliste: Godkjent Pkt. 2 Godkjenning av protokoll fra møte 03.05.2010: Godkjent Pkt. 3 Melding av spørsmål/saker til eventuelt: Orientering om kurs/ opplæring høsten 2010 Fastsettelse av møtetidspunkt for høsten 2010 Orientering om oppfølging av brev sendt samtlige medlemmer av kontrollkomiteen Nils Nesjan meldte som tema situasjonen rundt sykehjem i Spania Kitt Larsen meldte sykefravær som tema. Pkt. 4 Orienteringer: Utkast til nytt finansreglement ble gjennomgått av rådgiver Hilde Aunvåg og kommunaldirektør Carl Jakob Midttun. Trondheim kommunerevisjons merknader til forslaget ble utdelt i møtet. Møteprotokoll for Kontrollkomite, 25.05.2010 (10/20793) 1
Kontrollkomiteen sluttet seg etter gjennomgangen til risiko og avkastningskravet i det nye finansforvaltningsreglementet, men tar forbehold med hensyn til den videre behandling av saken frem mot endelig vedtak i bystyret. Siri Rasmussen og fungerende rådmann Elin Rognes Solbu gikk gjennom nytt kvalitetssikringsskjema for internkontroll knytta til lederavtalen til enhetslederne i kommunen. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. 12/10 10/16682 REGNSKAPSREVISJON- REGNSKAPSFUNKSJONEN I TRONDHEIM KOMMUNE 13/10 10/20526 FORVALTNINGSREVISJON: KVALITET I SYKEHJEM - RANHEIM SYKEHJEM Møteprotokoll for Kontrollkomite, 25.05.2010 (10/20793) 2
Sak 12/10 REGNSKAPSREVISJON- REGNSKAPSFUNKSJONEN I TRONDHEIM KOMMUNE Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at rådmannen iverksetter de tiltakene som revisjonen har anbefalt i revisjonsrapporten innen 01.11. 2010. For øvrig tas rapporten til orientering. Behandling: Revisor Børge Sundli orienterte med utgangspunkt i Rapport 08/2010R Regnskapsfunksjonen i Trondheim kommune. Rådmannen ved kommunaldirektør Carl Jakob Midttun og rådgiver Stein Erik Stubbmo kommenterte og svarte på spørsmål fra komiteen. Komiteleder Morten Kokaas (FrP) foreslo at pkt 1 i innstillingen gis følgende ordlyd: Bystyret ber rådmannen iverksette de tiltakene som revisjonen har anbefalt i Votering: Innstillingen med forslaget fremmet av Kokaas ble enstemmig vedtatt VEDTAK: Saken sendes bystyret med følgende INNSTILLING: 1. Bystyret ber rådmannen iverksette de tiltakene som revisjonen har anbefalt i. revisjonsrapporten innen 01.11. 2010. For øvrig tas rapporten til orientering. Saksordfører: Rita Kumar (Ap) Møteprotokoll for Kontrollkomite, 25.05.2010 (10/20793) 3
Sak 13/10 FORVALTNINGSREVISJON: KVALITET I SYKEHJEM - RANHEIM SYKEHJEM Forslag til innstilling: 1. Bystyret er tilfreds med at kvaliteten på brukermedvirkning, bokvalitet og individuell behandling på Ranheim sykehjem i hovedsak er tilfredsstillende i forhold til de vurderingskrav som er gjennomgått. revisjonsrapporten innen 01.11. 2010, og ber om at sykehjemmets arbeid med å bedre helseoppfølging, avvikshåndtering, og aktivisering av beboere får spesielt fokus. 3. Bystyret tar for øvrig rapporten til orientering. Behandling: Revisor Kari Wuttudal gjennomgikk rapport 07/10 F Kvalitet i sykehjem- Ranheim sykehjem. Rådgiver Merete Mihle Hansen svarte på spørsmål fra komiteen. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt VEDTAK: Saken sendes bystyret med følgende INNSTILLING: 1. Bystyret er tilfreds med at kvaliteten på brukermedvirkning, bokvalitet og individuell behandling på Ranheim sykehjem i hovedsak er tilfredsstillende i forhold til de vurderingskrav som er gjennomgått. revisjonsrapporten innen 01.11. 2010, og ber om at sykehjemmets arbeid med å bedre helseoppfølging, avvikshåndtering, og aktivisering av beboere får spesielt fokus. 3. Bystyret tar for øvrig rapporten til orientering. Saksordfører: Jorunn Kofoed (FrP) Orientering: Møteprotokoll for Kontrollkomite, 25.05.2010 (10/20793) 4
Revisor Berit Juul orienterte med utgangspunkt i rapport 09/2010F Stiftelsen Skistua. Eventuelt: Komiteleder Morten Kokaas orienterte om: - mulighet for deltakelse på Midt-Norsk komitesamling på Stiklestad 31.08-02.09.2010. -deltakelse fra nestleder Kenneth T Kjelsnes og sekretariatsleder Kari Aarnes foruten revisjonssjef Per Olav Nilsen på Chefrevisorkonference i Reykjavik 14.-16.08.2010 Komiteleder Morten Kokaas orienterte om at det planlegges heldagsmøte i kontrollkomiteen 27.09.2010 for utarbeidelse av overordna planer. Møtet 09.08.2010 avlyses. Komiteleder Morten Kokaas orienterte om at AU vil følge opp brev sendt samtlige medlemmer av kontrollkomiteen. Utkast til svar vil bli sendt medlemmene for kommentar før utsending. Nils Nesjan tok opp situasjonen rundt sykehjem i Spania, og ønsket at Trondheim kommunerevisjon vurderer kommunens engasjement i dette. Komiteen besluttet at revisjonen kommer tilbake med en forundersøkelse angående temaet. Kitt Larsen ønsket at arbeid med sykefravær ble prioritert. Komiteleder Morten Kokaas orienterte om hvordan dette temaet er fulgt opp i rådmannens tertialrapporter. Revisjonssjef Per Olav Nilsen orienterte om ansettelsesprosess ved Trondheim kommunerevisjon. Møtet hevet kl. 21.00 Morten Kokaas leder Kari Aarnes Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Møteprotokoll for Kontrollkomite, 25.05.2010 (10/20793) 5