UD1 Utlendingsdirektoratet Levanger kommune Deres ref: Vår ref: 11/3723-2/MMMB TRONDHEIM, 01.11.2011 Driftsavtaler Leira statlig mottak Vi sender over signerte avtaler for drift av Leira mottak. Vi ser fram til et god samarbeid i avtaleperioden. Med hilsen Utlendingsdirektoratet ne VoiIahl regiondirektør Mette Moen Baatvik rådgiver Vedlegg Driftsavtale for ordinær avdeling Driftsavtale for enslige mindreårige avdeling Driftsavtale for forsterket avdeling Databehandleravtale Vedlegg I til driftsavtale Vedlegg II til driftsavtale Utlendingsdirektoratet Telefon 73 10 40 00 Regionkontor Midt-Norge Telefaks 73 10 40 64 Postboks 6665 Persaunet E-post udi@udi.no www.udi.no 7444 TRONDHEIM Bankkontonr. 7694 05 10712 Organisasjonsnr. 974760746
UDI Utlendingsdirektoratet LEVANGER KOMMUNE Organisasjonsnummer: 938 587 051 OG UTLENDINGSDIREKTORATET Organisasjonsnummer: 974 760 746 Utlendingsdirektoratet 2011 i
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK - ORDINÆR AVDELING 1. Avtalepartene og avtalens gjenstand Det er inngått avtale mellom Levanger kommune, organisasjonsnummer 938 587 051, (driftsoperatør) og Utlendingsdirektoratet, organisasjonsnummer 974 760 746, (UDI) om drift av Leira statlige mottak, ordinær avdeling (mottaket). Mottaket skal kunne stille til disposisjon 102 plasser på eller utenfor mottakets hovedadresse. Av disse plassene er 82 faste og 20 stykkprisplasser. Mottaket skal ha selvhusholdning. Mottakets hovedadresse er Okkenhaugveien 18 i Levanger kommune med gårdsnummer 275 og bruksnummer 798. 2. Avtalens formål og innholdsmessige rammer Denne avtalen er et ledd i statens arbeid med å opprettholde et mottaksapparat for asylsøkere og flyktninger. Den skal sikre et midlertidig og nøkternt, men tilfredsstillende botilbud for personer som søker asyl i Norge. Denne driftsavtalen inngår som en del av et apparat av mange mottak. Mottakene innenfor apparatet vil ha ulike funksjoner. Alle mottak har til felles å ivareta de grunnleggende formålene, innkvartering av asylsøkere og drive et beboerrettet arbeid, slik at beboernes cerunnlecroende behov dekkes ut fra den vedtaksfase de befinner secr i Behovet for et fleksibelt mottaksapparat medfører at driften av mottaket kan bli endret i løpet av avtaleperioden slik at visse typer funksjoner kan bli styrket eller innført som en ny funksjon som allerede eksisterer i mottaksapparatet. I dette behovet ligger også at UDI i avtaleperioden kan endre både total og fastkapasitet ut fra egne forutsetninger og vurderinger. Dette åpner også for at UDI skal kunne disponere mottaksplassene til de personer direktoratet til en hver tid finner det hensiktsmessig å plassere der. Alle endringer i forhold til eksisterende avtale er gjenstand for forhandlinger. 3. Driftsavtalens varighet og oppsigelsestid. Opsjon på forlengelse. Avtaleperioden starter på avtalt oppstartsdato. Oppstartsdato for drift etter denne avtale er 1. november 2011. I mangel av oppsigelse eller utløst opsjon utløper avtalen 31. oktober 2015. Partene kan på saklig grunnlag si opp avtalen med seks måneders skriftlig varsel. De økonomiske overføringene til driftsoperatøren starter fra avtalt oppstartsdato. I de tilfeller driftsoperatør leier eller eier driftsbygningene og eiendommen for øvrig, forplikter driftsoperatøren seg til å stille mottaket fullt operativt fra avtalt oppstartsdato. I dette ligger at alle nødvendige tillatelser knyttet til bygninger, innbo og opparbeidet uteareal, strøm, telefon, vann, avløp og vei formelt er godkjent. Manglende formelle tillatelser anses som vesentlig mangel. Mottaksstedet skal være tilknyttet internett. Hvis UDI stiller bygninger og eiendom til disposisjon for driftsoperatøren er UDI er ansvarlig for å oppfylle og bekoste de bygningstekniske og branntekni krav. Krav som stilles fra Partenes signaturer:
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK ORDINÆR AVDELING offentlige myndigheter til driftsmåten utover dette, er driftsoperatøren fullt ut ansvarlig for fra driftsstart og i løpet av hele driftstiden. UDI har opsjon på forlengelse av avtalens løpetid med til sammen tre år. Avtalen kan bare forlenges innenfor denne opsjonen. Ved bruk av opsjonen skal ny avtaleperiode starte påfølgende dag etter avtalens utløpsdato. Dersom UDI ønsker å benytte opsjonen skal driftsoperatøren varsles om ønsket forlengelsestid senest seks måneder før utløpsdatoen. Eventuell benyttelse opsjonen skal være skriftlig avtalt mellom partene så snart som mulig etter varselet fra UDI. 4. Databehandleravtale Driftsoperatøren skal inngå en databehandleravtale som er utarbeidet av UDI. Databehandleravtalen følger driftsavtalen. Databehandleravtalen inngår som rettigheter og plikter i driftsavtalen. Inngåelse av databehandleravtalen skal gjøres samtidig med undertegningen av dette avtaledokumentet. Driftsoperatøren er innforstått med at mislighold av pliktene etter databehandleravtalen kan utløse sanksjoner etter denne driftsavtalen, jf. punkt 14. Mislighold som medfører heving av databehandleravtalen vil medføre at driftsavtalen også heves. 5. Dokumenter som inngår i avtalen om drift av mottaket Følgende dokumenter inngår i denne avtalen om drift av mottak: Styringsdokumenter for drift av ordinære statlige mottak, herunder bl.a.: RS 2011-034: Krav til omsorgsarbeid for enslige mindreårige i mottak RS 2011-031: Rapportering og eventuell anmeldelse av potensielt straffbare forhold ved trusler mot liv og sikkerhet RS 2011-025: Tilskudd til vertskommuner for asylmottak, retursenter eller omsorgssenter RS 2011-011: Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak RS 2011-008: Krav til arbeid med individuell kartlegging og tiltaksplan for enslige mindreårige beboere i ordinære statlige mottak RS 2011-006: Krav til mottakenes arbeid mot menneskehandel og oppfølgingen av mulige ofre RS 2011-003 : Reglement for drift av statlige mottak RS 2011-002: Krav til mottakenes håndtering av enslige mindreårige asylsøkeres ankomst til, og flytting fra mottak samt permisjonssøknader RS 2011-001: Satsingsområder for statlige mottak i 2011 RS 2010-196: Krav til oppfølging av beboere på forsterket avdeling RS 2010-187: Dekning av kostnader til ekstraordinære tiltak i mottak RS 2010-153: Krav til varsling og oppfølging når enslige mindreårige forsvinner fra statlige mottak RS 2010-148: Krav til returforberedende arbeid i ordinære mottak RS 2010-085: Krav til forebygging og håndtering av overgrep og grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlige mottak RS 2010-084: Krav til bemanning og kompetanse i ordinære statlige mottak RS 2009-041: Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak RS 2009-040: Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak RS 2009-006: Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner, eldre og personer med helseproblemer/funksjonshemminger RS 2008-054: Krav til samarbeid med lokale instanser RS 2008-044: Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak RS 2008-035: Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak RS 2008-034: Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak RS 2008-032: Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak RS 2008-031: Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak RS 2008-029: Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak RS 2008-027: Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statig mottak Partenes signaturer:
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK ORDINÆR AVDELING RS 2008-026: Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak RS 2008-025: Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig De til enhver tid gjeldende regelverk, rundskriv, rutiner, skjemaer og veiledere. De til enhver tid gjeldende rutiner og skjemaer som berører mottaksdriften og det kvalitative tilbudet til beboerne Konkurransegrunnlaget Driftsoperatørens tilbud og forpliktende budsjett med fremforhandlede punkter Som det fremgår av punkt 2 vil det kunne være aktuelt å omstille driften av mottaket til også å inkludere andre typer spesialfunksjoner innenfor mottakssystemet. Ved endringer i funksjoner kan det være egne styringsdokumenter som skal gjelde i stedet for, eller i tillegg til, dem som gjelder for den opprinnelig avtalte driftstype. Det forutsettes at DRO er kjent med, og overholder, alle ovennevnte reglementer og retningslinjer. Disse er å finne på www.udireelverk.no. Styringsdokumentene er for øvrig utformet på bakgrunn av gjeldende utlendingspolitikk og ulike regelverk som berører mottaksdriften og tilbudet til beboerne. UDI forbeholder seg retten til å endre innholdet i styringsdokumentene. Slike endringer vil typisk være en følge av endringer i flyktning- og asylpolitikken, og endringer i UDIs rammebetingelser. 6. Ansvarsfordeling, samarbeid og lojalitet mellom partene UDI har ansvar for å iverksette statens politikk på utlendingsfeltet. Drift av mottak er en del av dette ansvaret. UDI har det overordnede ansvaret for mottaksdriften og kan instruere driftsoperatøren innenfor rammene av avtalen. UDI disponerer plassene i mottaket og bestemmer hvilke grupper og individer som til enhver tid skal bo i mottak og i hvilke mottak. Driftsoperatøren har det operative, daglige ansvaret for mottaksdriften. Driftsoperatøren står ansvarlig overfor UDI i oppfyllelsen av de plikter for følger av kontraktsforholdet. Justisdepartementet, UDI, Riksrevisjonen og/eller deres representanter skal til enhver tid ha innsyn og fri adgang til mottakene. Det samme gjelder aktuelle statlige og kommunale tilsynsmyndigheter. Partene skal samarbeide og vise lojalitet under gjennomføring av oppdraget for å sikre oppfyllelsen av de oppgaver som følger av avtaleforholdet. 7. Taushetsplikt Forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 flg, får anvendelse for dette avtaleforholdet. Driftsoperatør er ansvarlig for at alle som ansettes for å utføre arbeid relatert til denne avtalen undertegner taushetserklæring før tiltredelse i stillingen. 8. Etiske retningslinjer Alle ansatte i mottaket skal følge de til enhver tid gjeldende "UDIs etiske retningslinjer for statlig mottak". Alle som ansettes i mottak skal undertegne UDIs skjema med "UDIs etiske Partenes signaturer: CG4ke, \/
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK - ORDINÆR AVDELING retningslinjer for statlig mottak" før faktisk tiltredelse i stillingen. De etiske retningslinjer for statlig mottak skal være en del av arbeidsavtalen. Brudd på UDIs etiske retningslinjer for statlig mottak vil bli regnet som et brudd på driftsavtalen. Det forventes at driftsoperatøren følger opp brudd på UDIs etiske retningslinjer på en adekvat måte, herunder eventuelle personalmessige reaksjoner. 9. Utgiftsdekning 9.1 Driftsutgifter UDI forplikter seg til å betale utgifter til drift av mottaket ved faste overføringer som på årsbasis vil utgjøre kr 3 905 000, til dekning av 82 faste plasser. Betaling skjer forskuddsvis hver måned. For stykkprisplasser betaler UDI en pris på kr 90, per benyttet plass per døgn. Betaling skjer etterskuddsvis ifht innsendte refusjonskrav. 9.2 Leiekostnader UDI forplikter seg til å betale driftsoperatørs kostnader til leie av de tilbudte lokaler i form av en fast årlig overføring som på kr 2 065 188,. Betaling skjer forskuddsvis hvert kvartal. Ved kortere oppsigelsestid enn tre måneder reduseres forskuddsperioden forholdsmessig til to måneder eller en måned. Av leiesummen på kr 2 065 188, er kr 1 012 500, en del av husleiesummen for UDIs seksjonshus. 9.3 Indeksregulering Betaling for driftsutgifter blir regulert årlig den 1.8. tilsvarende endring i prisomregningsfaktor, med utgangspunkt i indeksen ved oppstartsdato ifølge denne avtalen. Husleie reguleres etter konsumprisindeksen. Første regulering blir 1.8. det påfølgende år etter oppstartsdato. Regulering vil foretas både ved positiv og negativ indeksendring Bestemmelsene om indeksregulering gjelder både faste plasser og stykkprisplasser. 9.4 Konto for innbetalinger av driftsutgifter til driftsoperatør Kontonummer for innebetalinger til driftsoperatør er 4420 06 00565. Driftsoperatøren er ansvarlig for at UDI får melding om endring av kontonummer og/eller bankforbindelse. 10. Ytelser til beboerne 10.1 Utbetaling og refusjon Mottaket skal utbetale økonomiske ytelser til beboerne ifølge Reglement for økonomisk hjelp til personer i statlig mottak (pengereglementet). UDI refunderer utbetalingene krone for krone etter månedlig innsendte refusjonskrav. Kontonummer for innebetalinger etter Pengereglementet til driftsoperatør er 4200 03 07984. Driftsoperatøren er ansvarlig for at UDI får melding om endring av kontonummer og/eller Partenes signaturer:
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK - ORDINÆR AVDELING bankforbindelse. 11. Vedlikeholds- og utbedringsansvar 11.1 Drift i bygninger som UDI leier eller eier Alle utgifter forbundet med drift og vedlikehold av bygninger og uteareal, inklusive kommunale avgifter, energi, snørydding, vask av kontorlokaler, samt nødvendige forsikringer skal dekkes innenfor overføringene. Dette gjelder også vedlikehold av UDIs bygninger. Se vedlagt tilleggsavtale om vedlikehold. 11.2 Drift i bygninger som driftsoperatør eier eller står som leietaker av Driftsoperatøren er fullt ut ansvarlig for kostnader, vedlikehold og utbedringer på bygninger, innbo og utearealer. Eventuelle erstatningskrav for skader påført av beboere eller andre må rettes mot den ansvarlige skadeforvolder. 12. Forsikring og HMS Driftsoperatøren skal ha yrkesskadeforsikring for sine ansatte og ellers følge lovbestemte HMS-krav. For øvrig er driftsoperatøren ansvarlig for å følge arbeidslivets bestemmelser overfor sine ansatte. Oppdragsgiver m.m. (jf. pkt. 6) har rett til å foreta kontroll med at planlegging og gjennomføring utføres slik at kravene til helse, miljø og sikkerhet ivaretas. Driftsoperatøren må selv sørge for nødvendig forsikring av eget innbo og annet på mottaksstedet som tilhører driftsoperatøren. 13. Lønns- og arbeidsvilkår Driftsoperatøren, og eventuelle underleverandører som medvirker til å oppfylle driftsoperatørs del av kontrakten, skal ikke ha lønns- og arbeidsvilkår som er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. UDI kan på forespørsel kreve at driftsoperatør, med underleverandører, dokumenterer lønnsog arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Brudd på bestemmelsen er alltid å anse som et mislighold. Dersom driftsoperatør, med underleverandører, ikke etterlever kravene i denne bestemmelsen, har UDI rett til å holde tilbake ca to ganger innsparingen for driftsoperatør, med underleverandører. For øvrig gjelder misligholdssanksjonene i pkt. 14 fullt ut. 14. Mislighold (kontraktsbrudd) 14.1 Mislighold Det foreligger kontraktsbrudd dersom avtalepartene ikke overholder sine forpliktelser overfor hverandre om det som følger av avtalen. Misligholdet kan bestå i mangelfull ytelse (mangler), forsinkelse eller ikke-oppfyllelse. 14.2 Retting av mangler UDI kan pålegge at driftsoperatøren retter opp mangler for egen regning og risiko, dersom dette er mulig og ikke virker urimelig. Partenes signaturer:
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK - ORDINÆR AVDELING Pålegg om retting skal oppfylles innen en rimelig frist satt av UDI. Dersom retting ikke er foretatt innen fristen, kan UDI selv foreta retting hvis det er mulig og kreve at driftsoperatøren betaler de nødvendige kostnadene for dette. 14.3 Erstatning UDI kan kreve erstatning for alle direkte økonomiske tap som UDI lider på som følge av driftsoperatørens mislighold, unntatt ved force majeure. Hvis misligholdet skyldes vesentlig forsømmelse eller grov uaktsomhet fra driftsoperatørens side kan UDI også kreve erstatning for indirekte tap. 14.4 Avkortning UDI kan også velge å avkorte overføringene lineært dersom driftsoperatør ikke lykkes å stille avtalte plasser til disposisjon. UDI kan også velge å avkorte overføringene dersom driftsoperatør ikke overholder avtalte disposisjoner til antall årsverk aktivitetsmidler etc. 14.5 Tilbakeholdsrett Hvis UDI kan vise til et spesifisert og begrunnet krav mot driftsoperatøren for et økonomisk tap som følge av mislighold fra driftsoperatørens side, kan UDI holde tilbake så mye av driftsoverføringene som er nødvendig for å sikre kravet. 14.6 Heving av avtale Hver av partene har rett til å heve kontrakten med øyeblikkelig virkning dersom den annen part vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser eller det vurderes som klart at slikt mislighold vil inntre. Den part som vil påberope seg heving av avtalen må skriftlig redegjøre overfor den andre parten om hva som anses misligholdt, hvilke forhold som påberopes som grunnlag for heving, og erklære at avtalen heves. Den krenkede part kan kreve en rimelig avviklingsperiode av mottaksdriften. Partene velger om de selv vil benytte seg av sin hevingsadgang, eller om de i stedet skal kreve retting fra den andre med en rimelig rettefrist. 15. Overdragelse av forpliktelser Driftsoperatøren kan ikke overdra sine forpliktelser etter denne kontrakten. 16. Mottakets bygninger og innbo ved avtalens opphør Ved avtalens opphør har driftsoperatør rett til å overta UDIs bygninger og innbo til verditakst, med mindre bygningene kan benyttes til behov som staten måtte ha behov for å dekke. Dersom driftsoperatør vil benytte denne retten, må UDI varsles om dette innen seks måneder før avtalens opphør. Partene forplikter seg til, straks etter at varselet er gitt, å innhente slik takst av to uavhengige takstmenn, en oppnevnt av hver av partene. Dersom takstmennene ikke blir enige om verdien, fastsettes denne til gjennomsnittet av de to takstene. cf2sq Partenes signaturer:
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK - ORDINÆR AVDELING Driftsoperatør må innen avtalens opphør ha tatt stilling til om bygninger og innbo skal overtas til den fastsatte verditaksten. Kjøpesummen forutsettes oppgjort senest innen en måned etter avtalens opphør. Dersom driftsoperatør ikke benytter sin rett etter første ledd, forplikter UD1 seg til å bære alle kostnader ved fjerning av bygninger og innbo, samt for rydding og istandsetting av området. Arbeidet skal være utført innen 12 måneder etter avtalens opphør 17. Tvister Oppstår det tvist mellom partene om fortolkning eller rettsvirkningene av avtalen skal dette søkes løst ved forhandlinger. Dersom tvist ikke kan løses gjennom forhandlinger skal saken avgjøres av de alminnelige domstoler, med mindre partene blir enige om avgjørelse ved voldgift. Partene er enige om at Oslo skal være verneting for søksmål. UDI kan imidlertid beslutte at søksmål skal behandles ved eiendommens verneting. Z-111), 2011 2011 evanger kommune Utlendingsdirektoratet Partenes signaturer:
i U 1D1 Utlendingsdirektoratet LEVANGER KOMMUNE Orgarnsasjonsnummer: 938 587 051 OG UTLENDINGSDIREKTORATET Organisasjonsnummer: 974 760 746 Utlendingsdirektoratet 2011 I
AVTALE OM DRITT AV LEIRA STATLIG MOTTAK - AVDELING FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE 1. Avtalepartene og avtalens gjenstand Det er inngått avtale mellom Levanger kommune, organisasjonsnummer 938 587 051, (driftsoperatør) og Utlendingsdirektoratet, organisasjonsnummer 974 760 746, (UDI) om drift av Leira statlige mottak, avdeling for enslige mindreårige asylsøkere (mottaket). Mottaket skal kunne stille til disposisjon 18 plasser på eller utenfor mottakets hovedadresse. Alle plassene er faste. Mottaket skal ha selvhusholdning. Mottakets hovedadresse er Okkenhaugveien 18 i Levanger kommune med gårdsnummer 275 og bruksnummer 798. 2. Avtalens formål og innholdsmessige rammer Denne avtalen er et ledd i statens arbeid med å opprettholde et mottaksapparat for asylsøkere og flyktninger. Den skal sikre et midlertidig og nøkternt, men tilfredsstillende botilbud for personer som søker asyl i Norge. Denne driftsavtalen inngår som en del av et apparat av mange mottak. Mottakene innenfor apparatet vil ha ulike funksjoner. Alle mottak har til felles å ivareta de grunnleggende formålene, innkvartering av asylsøkere og drive et beboerrettet arbeid, slik at beboernes grunnleggende behov dekkes ut fra den vedtaksfase de befinner seg Behovet for et fleksibelt mottaksapparat medfører at driften av mottaket kan bli endret i løpet av avtaleperioden slik at visse typer funksjoner kan bli styrket eller innført som en ny funksjon som allerede eksisterer i mottaksapparatet. I dette behovet ligger også at UDI i avtaleperioden kan endre både total og fastkapasitet ut fra egne forutsetninger og vurderinger. Dette åpner også for at UDI skal kunne disponere mottaksplassene til de personer direktoratet til en hver tid finner det hensiktsmessig å plassere der. Alle endringer i forhold til eksisterende avtale er gjenstand for forhandlinger. 3. Driftsavtalens varighet og oppsigelsestid. Opsjon på forlengelse. Avtaleperioden starter på avtalt oppstartsdato. Oppstartsdato for drift etter denne avtale er 1. november 2011. I mangel av oppsigelse eller utløst opsjon utløper avtalen 31. oktober 2015. Partene kan på saklig grunnlag si opp avtalen med seks måneders skriftlig varsel. De økonomiske overføringene til driftsoperatøren starter fra avtalt oppstartsdato. I de tilfeller driftsoperatør leier eller eier driftsbygningene og eiendommen for øvrig, forplikter driftsoperatøren seg til å stille mottaket fullt operativt fra avtalt oppstartsdato. I dette ligger at alle nødvendige tillatelser knyttet til bygninger, innbo og opparbeidet uteareal, strøm, telefon, vann, avløp og vei formelt er godkjent. Manglende formelle tillatelser anses som vesentlig mangel. Mottaksstedet skal være tilknyttet internett. Hvis UDI stiller bygninger og eiendom til disposisjon for driftsoperatøren er UDI er ansvarlig Partenes signaturer:
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK AVDELING FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE for å oppfylle og bekoste de bygningstekniske og branntekniske krav. Krav som stilles fra offentlige myndigheter til driftsmåten utover dette, er driftsoperatøren fullt ut ansvarlig for fra driftsstart og i løpet av hele driftstiden. UDI har opsjon på forlengelse av avtalens løpetid med til sammen tre år. Avtalen kan bare forlenges innenfor denne opsjonen. Ved bruk av opsjonen skal ny avtaleperiode starte påfølgende dag etter avtalens utløpsdato. Dersom UDI ønsker å benytte opsjonen skal driftsoperatøren varsles om ønsket forlengelsestid senest seks måneder før utløpsdatoen. Eventuell benyttelse opsjonen skal være skriftlig avtalt mellom partene så snart som mulig etter varselet fra UDI. 4. Databehandleravtale Driftsoperatøren skal inngå en databehandleravtale som er utarbeidet av UDI. Databehandleravtalen følger driftsavtalen. Databehandleravtalen inngår som rettigheter og plikter i driftsavtalen. Inngåelse av databehandleravtalen skal gjøres samtidig med undertegningen av dette avtaledokumentet. Driftsoperatøren er innforstått med at mislighold av pliktene etter databehandleravtalen kan utløse sanksjoner etter denne driftsavtalen, jf. punkt 14. Mislighold som medfører heving av databehandleravtalen vil medføre at driftsavtalen også heves. 5. Dokumenter som inngår i avtalen om drift av mottaket Følgende dokumenter inngår i denne avtalen om drift av mottak: Styringsdokumenter for drift av statlige mottak, herunder bl.a.: RS 2011-034: Krav til omsorgsarbeid for enslige mindreårige i mottak RS 2011-008: Krav til arbeid med individuell kartlegging og tiltaksplan for enslige mindreårige beboere i ordinære statlige mottak RS 2011-006: Krav til mottakenes arbeid mot menneskehandel og oppfølgingen av mulige ofre RS 2011-002: Krav til mottakenes håndtering av enslige mindreårige asylsøkeres ankomst til, og flytting fra mottak samt permisjonssøknader RS 2010-153: Krav til varsling og oppfølging når enslige mindreårige forsvinner fra statlige mottak RS 2011-031: Rapportering og eventuell anmeldelse av potensielt straffbare forhold ved trusler mot liv og sikkerhet RS 2011-025: Tilskudd til vertskommuner for asylmottak, retursenter eller omsorgssenter RS 2011-011: Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak RS 2011-008: Krav til arbeid med individuell kartlegging og tiltaksplan for enslige mindreårige beboere i ordinære statlige mottak RS 2011-006: Krav til mottakenes arbeid mot menneskehandel og oppfølgingen av mulige ofre RS 2011-003 : Reglement for drift av statlige mottak RS 2011-002: Krav til mottakenes håndtering av enslige mindreårige asylsøkeres ankomst til, og flytting fra mottak samt permisjonssøknader RS 2011-001: Satsingsområder for statlige mottak i 2011 RS 2010-196: Krav til oppfølging av beboere på forsterket avdeling RS 2010-187: Dekning av kostnader til ekstraordinære tiltak i mottak RS 2010-153: Krav til varsling og oppfølging når enslige mindreårige forsvinner fra statlige mottak RS 2010-148: Krav til returforberedende arbeid i ordinære mottak RS 2010-085: Krav til forebygging og håndtering av overgrep og grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlige mottak RS 2010-084: Krav til bemanning og kompetanse i ordinære statlige mottak RS 2009-041: Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak RS 2009-040: Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak Partenes signaturer:
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK AVDELING FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE RS 2009-006: kvinner, eldre RS 2008-054: RS 2008-044: RS 2008-035: RS 2008-034: RS 2008-032: RS 2008-031: RS 2008-029: RS 2008-027: RS 2008-026: RS 2008-025: Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: og personer med helseproblemer/funksjonshemminger Krav til samarbeid med lokale instanser Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statlig mottak Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig De til enhver tid gjeldende regelverk, rundskriv, rutiner, skjemaer og veiledere. De til enhver tid gjeldende rutiner og skjemaer som berører mottaksdriften og det kvalitative tilbudet til beboerne Konkurransegrunnlaget Driftsoperatørens tilbud og forpliktende budsjett med fremforhandlede punkter Som det fremgår av punkt 2 vil det kunne være aktuelt å omstille driften av mottaket til også å inkludere andre typer spesialfunksjoner innenfor mottakssystemet. Ved endringer i funksjoner kan det være egne styringsdokumenter som skal gjelde i stedet for, eller i tillegg til, dem som gjelder for den opprinnelig avtalte driftstype. Det forutsettes at DRO er kjent med, og overholder, alle ovennevnte reglementer og retningslinjer. Disse er å finne på www.udire 1eIverk.no. Styringsdokumentene er for øvrig utformet på bakgrunn av gjeldende utlendingspolitikk og ulike regelverk som berører mottaksdriften og tilbudet til beboerne. UDI forbeholder seg retten til å endre innholdet i styringsdokumentene. Slike endringer vil typisk være en følge av endringer i flyktning- og asylpolitikken, og endringer i UDIs rammebetingelser. 6. Ansvarsfordeling, samarbeid og lojalitet mellom partene UDI har ansvar for å iverksette statens politikk på utlendingsfeltet. Drift av mottak er en del av dette ansvaret. UDI har det overordnede ansvaret for mottaksdriften og kan instruere driftsoperatøren innenfor rammene av avtalen. UDI disponerer plassene i mottaket og bestemmer hvilke grupper og individer som til enhver tid skal bo i mottak og i hvilke mottak. Driftsoperatøren har det operative, daglige ansvaret for mottaksdriften. Driftsoperatøren står ansvarlig overfor UDI i oppfyllelsen av de plikter for følger av kontraktsforholdet. Justisdepartementet, UDI, Riksrevisjonen og/eller deres representanter skal til enhver tid ha innsyn og fri adgang til mottakene. Det samme gjelder aktuelle statlige og kommunale tilsynsmyndigheter. Partene skal samarbeide og vise lojalitet under gjennomføring av oppdraget for å sikre oppfyllelsen av de oppgaver som følger av avtaleforholdet. 7. Taushetsplikt Forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 flg, får anvendelse for dette avtaleforholdet. Partenes signaturer:
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK - AVDELING FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE Driftsoperatør er ansvarlig for at alle som ansettes for å utføre arbeid relatert til denne avtalen undertegner taushetserklæring før tiltredelse i stillingen. 8. Etiske retningslinjer Alle ansatte i mottaket skal følge de til enhver tid gjeldende "UDIs etiske retningslinjer for statlig mottak". Alle som ansettes i mottak skal undertegne UDIs skjema med "UDIs etiske retningslinjer for statlig mottak" før faktisk tiltredelse i stillingen. De etiske retningslinjer for statlig mottak skal være en del av arbeidsavtalen. Brudd på UDIs etiske retningslinjer for statlig mottak vil bli regnet som et brudd på driftsavtalen. Det forventes at driftsoperatøren følger opp brudd på UDIs etiske retningslinjer på en adekvat måte, herunder eventuelle personalmessige reaksjoner. 9. Utgiftsdekning 9.1 Driftsutgifter UDI forplikter seg til å betale utgifter til drift av mottaket ved faste overføringer som på årsbasis vil utgjøre kr 6 295 000, til dekning av 18 faste plasser. Betaling skjer forskuddsvis hver måned. 9.7 Leiekostnader UDI forplikter seg til å betale driftsoperatørs kostnader til leie av de tilbudte lokaler i form av en fast årlig overføring på kr 337 500,. Betaling skjer forskuddsvis hvert kvartal. Ved kortere oppsigelsestid enn tre måneder reduseres forskuddsperioden forholdsmessig til to måneder eller en måned. Leiesummen utgjør avdelingens andel av UDIs husleie for bruk av seksjonshusene. 9.3 Indeksregulering Betaling for driftsutgifter blir regulert årlig den 1.8. tilsvarende endring i prisomregningsfaktor, med utgangspunkt i indeksen ved oppstartsdato ifølge denne avtalen. Husleie reguleres etter konsumprisindeksen. Første regulering blir 1.8. det påfølgende år etter oppstartsdato. Regulering vil foretas både ved positiv og negativ indeksendring 9.4 Konto for innbetalinger av driftsutgifter til driftsoperatør Kontonummer for innebetalinger til driftsoperatør er 4420 06 00565. Driftsoperatøren er ansvarlig for at UDI får melding om endring av kontonummer og/eller bankforbindelse. 10. Ytelser til beboerne 10.1 Utbetaling og refusjon Mottaket skal utbetale økonomiske ytelser til beboerne ifølge Reglement for økonomisk hjelp til personer i statlig mottak (pengereglementet). UDI refunderer utbetalingene krone for krone etter månedlig innsendte refusjonskrav. Kontonummer for innebetalinger etter Pengereglementet til dri Partenes signaturer: soperatør er 4200 03 07984. -
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK - AVDELING FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE Driftsoperatøren er ansvarlig for at UDI får melding om endring av kontonummer og/eller bankforbindelse. 11. Vedlikeholds- og utbedringsansvar 11.1 Drift i bygninger som UDI leier eller eier Alle utgifter forbundet med drift og vedlikehold av bygninger og uteareal, inklusive kommunale avgifter, energi, snørydding, vask av kontorlokaler, samt nødvendige forsikringer skal dekkes innenfor overføringene. Dette gjelder også vedlikehold av UDIs bygninger. Se vedlagt tilleggsavtale om vedlikehold. 11.2 Drift i bygninger som driftsoperatør eier eller står som leietaker av Driftsoperatøren er fullt ut ansvarlig for kostnader, vedlikehold og utbedringer på bygninger, innbo og utearealer. Eventuelle erstatningskrav for skader påført av beboere eller andre må rettes mot den ansvarlige skadeforvolder. 12. Forsikring og HMS Driftsoperatøren skal ha yrkesskadeforsikring for sine ansatte og ellers følge lovbestemte HMS-krav. For øvrig er driftsoperatøren ansvarlig for å følge arbeidslivets bestemmelser overfor sine ansatte. Oppdragsgiver m.m. (jf. pkt. 6) har rett til å foreta kontroll med at planlegging og gjennomføring utføres slik at kravene til helse, miljø og sikkerhet ivaretas. Driftsoperatøren må selv sørge for nødvendig forsikring av eget innbo og annet på mottaksstedet som tilhører driftsoperatøren. 13. Lønns- og arbeidsvilkår Driftsoperatøren, og eventuelle underleverandører som medvirker til å oppfylle driftsoperatørs del av kontrakten, skal ikke ha lønns- og arbeidsvilkår som er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. UDI kan på forespørsel kreve at driftsoperatør, med underleverandører, dokumenterer lønnsog arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Brudd på bestemmelsen er alltid å anse som et mislighold. Dersom driftsoperatør, med underleverandører, ikke etterlever kravene i denne bestemmelsen, har UDI rett til å holde tilbake ca to ganger innsparingen for driftsoperatør, med underleverandører. For øvrig gjelder misligholdssanksjonene i pkt. 14 fullt ut. 14. Mislighold (kontraktsbrudd) 14.1 Mislighold Det foreligger kontraktsbrudd dersom avtalepartene ikke overholder sine forpliktelser overfor hverandre om det som følger av avtalen. Misligholdet kan bestå i mangelfull ytelse (mangler), forsinkelse eller ikke-oppfyllelse. 14.2 Retting av mangler Partenes signaturer:
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK - AVDELING FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE UDI kan pålegge at driftsoperatøren retter opp mangler for egen regning og risiko, dersom dette er mulig og ikke virker urimelig. Pålegg om retting skal oppfylles innen en rimelig frist satt av UDI. Dersom retting ikke er foretatt innen fristen, kan UDI selv foreta retting hvis det er mulig og kreve at driftsoperatøren betaler de nødvendige kostnadene for dette. 14.3 Erstatning UDI kan kreve erstatning for alle direkte økonomiske tap som UDI lider på som følge av driftsoperatørens mislighold, unntatt ved force majeure. Hvis misligholdet skyldes vesentlig forsømmelse eller grov uaktsomhet fra driftsoperatørens side kan UDI også kreve erstatning for indirekte tap. 14.4 Avkortning UDI kan også velge å avkorte overføringene lineært dersom driftsoperatør ikke lykkes å stille avtalte plasser til disposisjon. UDI kan også velge å avkorte overføringene dersom driftsoperatør ikke overholder avtalte disposisjoner til antall årsverk aktivitetsmidler etc. 14.5 Tilbakeholdsrett Hvis UDI kan vise til et spesifisert og begrunnet krav mot driftsoperatøren for et økonomisk tap som følge av mislighold fra driftsoperatørens side, kan UDI holde tilbake så mye av driftsoverføringene som er nødvendig for å sikre kravet. 14.6 Heving av avtale Hver av partene har rett til å heve kontrakten med øyeblikkelig virkning dersom den annen part vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser eller det vurderes som klart at slikt mislighold vil inntre. Den part som vil påberope seg heving av avtalen må skriftlig redegjøre overfor den andre parten om hva som anses misligholdt, hvilke forhold som påberopes som grunnlag for heving, og erklære at avtalen heves. Den krenkede part kan kreve en rimelig avviklingsperiode av mottaksdriften. Partene velger om de selv vil benytte seg av sin hevingsadgang, eller om de i stedet skal kreve retting fra den andre med en rimelig rettefrist. 15. Overdragelse av forpliktelser Driftsoperatøren kan ikke overdra sine forpliktelser etter denne kontrakten. 16. Mottakets bygninger og innbo ved avtalens opphør Ved avtalens opphør har driftsoperatør rett til å overta UDIs bygninger og innbo til verditakst, med mindre bygningene kan benyttes til behov som staten måtte ha behov for å dekke. Dersom driftsoperatør vil benytte denne retten, må UDI varsles om dette innen seks måneder før avtalens opphør. Partene forplikter seg til, straks etter at varselet er gitt, å innhente slik takst av to uavhengige takstmenn, en oppnevnt av hver av partene. Dersom takstmennene ikke blir enige om verdien, fastsettes denne til gjennomsnittet av de to takstene. Partenes signaturer: \f_
AVTALE OM DRITT AV LEIRA STATLIG MOTTAK - AVDELING FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE Driftsoperatør må innen avtalens opphør ha tatt stilling til om bygninger og innbo skal overtas til den fastsatte verditaksten. Kjøpesummen forutsettes oppgjort senest innen en måned etter avtalens opphør. Dersom driftsoperatør ikke benytter sin rett etter første ledd, forplikter UDI seg til å bære alle kostnader ved fjerning av bygninger og innbo, samt for rydding og istandsetting av området. Arbeidet skal være utført innen 12 måneder etter avtalens opphør 17. T vister Oppstår det tvist mellom partene om fortolkning eller rettsvirkningene av avtalen skal dette søkes løst ved forhandlinger. Dersom tvist ikke kan løses gjennom forhandlinger skal saken avgjøres av de alminnelige domstoler, med mindre partene blir enige om avgjørelse ved voldgift. Partene er enige om at Oslo skal være verneting for søksmål. UDI kan imidlertid beslutte at søksmål skal behandles ved eiendommens verneting., 2011 2011 vanger kommune Utlendingsdirektoratet Partenes signaturer:
udi Utlendingsdirektoratet LEVANGER KOMMUNE Organisasjonsnummer: 938 587 051 OG UTLENDINGSDIREKTORATET Organisasjonsnummer: 974 760 746 Utlendingsdirektoratet 2011 i
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK - FORSTERKET AVDELING 1. Avtalepartene og avtalens gjenstand Det er inngått avtale mellom Levanger kommune, organisasjonsnummer 938 587 051, (driftsoperatør) og Utlendingsdirektoratet, organisasjonsnummer 974 760 746, (UDI) om drift av Leira statlige mottak, forsterket avdeling (mottaket). Mottaket skal kunne stille til disposisjon 20 plasser på eller utenfor mottakets hovedadresse. Alle plassene er faste. Mottaket skal ha selvhusholdning. Mottakets hovedadresse er Okkenhaugveien 18 i Levanger kommune med gårdsnummer 275 og bruksnummer 798. 2. Avtalens formål og innholdsmessige rammer Denne avtalen er et ledd i statens arbeid med å opprettholde et mottaksapparat for asylsøkere og flyktninger. Den skal sikre et midlertidig og nøkternt, men tilfredsstillende botilbud for personer som søker asyl i Norge. Denne driftsavtalen inngår som en del av et apparat av mange mottak. Mottakene innenfor apparatet vil ha ulike funksjoner. Alle mottak har til felles å ivareta de grunnleggende formålene, innkvartering av asylsøkere og drive et beboerrettet arbeid, slik at beboernes grunnleggende behov dekkes ut fra den vedtaksfase de befinner seg Behovet for et fleksibelt mottaksapparat medfører at driften av mottaket kan bli endret i løpet av avtaleperioden slik at visse typer funksjoner kan bli styrket eller innført som en ny funksjon som allerede eksisterer i mottaksapparatet. I dette behovet ligger også at UDI i avtaleperioden kan endre både total og fastkapasitet ut fra egne forutsetninger og vurderinger. Dette åpner også for at UDI skal kunne disponere mottaksplassene til de personer direktoratet til en hver tid finner det hensiktsmessig å plassere der. Alle endringer i forhold til eksisterende avtale er gjenstand for forhandlinger. 3. Driftsavtalens varighet og oppsigelsestid. Opsjon på forlengelse. Avtaleperioden starter på avtalt oppstartsdato. Oppstartsdato for drift etter denne avtale er 1. november 2011. I mangel av oppsigelse eller utløst opsjon utløper avtalen 31. oktober 2015. Partene kan på saklig grunnlag si opp avtalen med seks måneders skriftlig varsel. De økonomiske overføringene til driftsoperatøren starter fra avtalt oppstartsdato. I de tilfeller driftsoperatør leier eller eier driftsbygningene og eiendommen for øvrig, forplikter driftsoperatøren seg til å stille mottaket fullt operativt fra avtalt oppstartsdato. I dette ligger at alle nødvendige tillatelser knyttet til bygninger, innbo og opparbeidet uteareal, strøm, telefon, vann, avløp og vei formelt er godkjent. Manglende formelle tillatelser anses som vesentlig mangel. Mottaksstedet skal være tilknyttet internett. Hvis UDI stiller bygninger og eiendom til disposisjon for driftsoperatøren er UDI er ansvarlig Partenes signaturer:
AVTALE OM DRIFT AV LEIRA STATLIG MOTTAK FORSTERKET AVDELING for å oppfylle og bekoste de bygningstekniske og branntekniske krav. Krav som stilles fra offentlige myndigheter til driftsmåten utover dette, er driftsoperatøren fullt ut ansvarlig for fra driftsstart og i løpet av hele driftstiden. UDI har opsjon på forlengelse av avtalens løpetid med til sammen tre år. Avtalen kan bare forlenges innenfor denne opsjonen. Ved bruk av opsjonen skal ny avtaleperiode starte påfølgende dag etter avtalens utløpsdato. Dersom UDI ønsker å benytte opsjonen skal driftsoperatøren varsles om ønsket forlengelsestid senest seks måneder før utløpsdatoen. Eventuell benyttelse opsjonen skal være skriftlig avtalt mellom partene så snart som mulig etter varselet fra UDI. 4. Databehandleravtale Driftsoperatøren skal inngå en databehandleravtale som er utarbeidet av UDI. Databehandleravtalen følger driftsavtalen. Databehandleravtalen inngår som rettigheter og plikter i driftsavtalen. Inngåelse av databehandleravtalen skal gjøres samtidig med undertegningen av dette avtaledokumentet. Driftsoperatøren er innforstått med at mislighold av pliktene etter databehandleravtalen kan utløse sanksjoner etter denne driftsavtalen, jf. punkt 14. Mislighold som medfører heving av databehandleravtalen vil medføre at driftsavtalen også heves. 5. Dokumenter som inngår i avtalen om drift av mottaket Følgende dokumenter inngår i denne avtalen om drift av mottak: Styringsdokumenter for drift av statlige mottak, herunder bl.a.: RS 2010-196: Krav til oppfølging av beboere på forsterket avdeling RS 2011-034: Krav til omsorgsarbeid for enslige mindreårige i mottak RS 2011-031: Rapportering og eventuell anmeldelse av potensielt straffbare forhold ved trusler mot liv og sikkerhet RS 2011-025: Tilskudd til vertskommuner for asylmottak, retursenter eller omsorgssenter RS 2011-011: Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak RS 2011-008: Krav til arbeid med individuell kartlegging og tiltaksplan for enslige mindreårige beboere i ordinære statlige mottak RS 2011-006: Krav til mottakenes arbeid mot menneskehandel og oppfølgingen av mulige ofre RS 2011-003 : Reglement for drift av statlige mottak RS 2011-002: Krav til mottakenes håndtering av enslige mindreårige asylsøkeres ankomst til, og flytting fra mottak samt permisjonssøknader RS 2011-001: Satsingsområder for statlige mottak i 2011 RS 2010-196: Krav til oppfølging av beboere på forsterket avdeling RS 2010-187: Dekning av kostnader til ekstraordinære tiltak i mottak RS 2010-153: Krav til varsling og oppfølging når enslige mindreårige forsvinner fra statlige mottak RS 2010-148: Krav til returforberedende arbeid i ordinære mottak RS 2010-085: Krav til forebygging og håndtering av overgrep og grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlige mottak RS 2010-084: Krav til bemanning og kompetanse i ordinære statlige mottak RS 2009-041: Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak RS 2009-040: Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak RS 2009-006: Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner, eldre og personer med helseproblemer/funksjonshemminger RS 2008-054: Krav til samarbeid med lokale instanser RS 2008-044: Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak RS 2008-035: Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak RS 2008-034: Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak RS 2008-032: Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak Partenes signaturer: