Etiske retningslinjer ("Code of conduct") for Pm Innhold: 1. Formålet med Code of Conduct 2. Etiske retningslinjer 3. Miljø- og samfunnsansvar 4. Rapportering av brudd på Code of Conduct 1. Formålet med Code of Conduct Pm sin bedriftskultur er tuftet på god forretningsskikk, åpenhet, ærlighet og respekt for andre mennesker. Pm sine retningslinjer er samlet i selskapets Code of Conduct, som inneholder etiske retningslinjer for ansatte og samarbeidspartnere, samt prinsipper knyttet til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og sosiale forhold. Code of Conduct gjelder for alle ansatte i Polly2 Holding AS og samtlige direkte eller indirekte heleide datterselskaper («Pm»). Alle i Pm skal i sitt arbeid følge de lover og regler som gjelder og utføre sitt arbeid i samsvar med god forretningsskikk, vårt verdigrunnlag, de etiske retningslinjer og Pm sin målsetning med hensyn til miljøansvar. Formålet med Code of Conduct er å skape en selskapskultur som fremmer integritet, vårt verdigrunnlag, våre etiske retningslinjer og Pm sin målsetning med hensyn til miljøansvar. I tillegg er Code of Conduct ment å være et verktøy både for egenvurdering og for å videreutvikle Pm sin identitet. Alle styremedlemmer og ansatte i Pm skal ved å signere et eksemplar av gjeldende Code of Conduct erklære at de er kjent med innholdet. 2. Etiske retningslinjer for Pm Etiske retningslinjer er viktige for å skape tillit, lojalitet og ansvarlig adferd i Pm. Etiske retningslinjer skal i tillegg beskytte selskapet, arbeidstakere og tillitsvalgte for beskyldninger om uetisk adferd. Nedenfor følger en oversikt over Pm sine etiske retningslinjer. 1. Personlig opptreden Alle ansatte skal opptre med respekt og integritet overfor kunder, kolleger, forretningsforbindelser og andre som en kommer i kontakt med i sitt arbeid. Det skal ikke utøves noen form for trakassering, diskriminering, forskjellsbehandling eller annen adferd som kan oppfattes som truende eller nedverdigende.
2. Lover og regler Alle i Pm er personlig ansvarlige for å til enhver tid overholde gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer fra relevante offentlige myndigheter. 3. Arbeidsmiljø og sikkerhet Pm skal være en profesjonell, positiv og sikker arbeidsplass med et inkluderende arbeidsmiljø. Retningslinjer for arbeidsmiljø og sikkerhet er nedfelt i Pm sin HMS-håndbok. 4. Interessekonflikter, inhabilitet og interne relasjoner Alle i Pm skal unngå situasjoner hvor det kan oppstå konflikt mellom deres egne personlige og/eller økonomiske interesser og Pm sine interesser. En ansatt skal ikke påvirke eller avgjøre utfallet av en sak mellom Pm og en annen part når den ansatte selv er part i saken. Det samme gjelder når man er i slekt med den annen part, eller når man er gift eller samboende med den annen part. Tilsvarende gjelder når det foreligger andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til den ansattes upartiskhet. Ansatte som er inhabile, eller i tvil om man er det, plikter å varsle sin nærmeste leder. Den ansatte kan fritas fra videre befatning med saken. Ansatte med innkjøpsmyndighet har et særlig krav til objektivitet og integritet for å unngå tvil om pålitelighet og habilitet. Det forventes lojalitet mot selskapet og at man ikke driver konkurrerende virksomhet. Ansatte som er i familie eller har en personlig relasjon til en leder med personalansvar kan ikke rapportere til hverandre. 5. Konfidensiell informasjon Konfidensiell informasjon om ansatte, kunder og forretningsforbindelser skal behandles konfidensielt og med største varsomhet. Alle skal forholde seg lojale til signerte taushetserklæringer og/eller innhold i kontrakter/avtaler. Våre ansatte skal vise diskresjon ovenfor kunder og har ikke anledning til å kommentere eller uttale seg til andre om kunders situasjoner eller handlemønster. Kun administrerende direktør, styreformannen, og representanter fra selskapets aksjonærer (etter avtale mellom aksjonærene) kan uttale seg offentlig på vegne av Pm om ikke annet er eksplisitt godkjent av styreformannen eller administrerende direktør. 6. Anti-korrupsjon: godtgjørelser og gaver Pm er en sterk motstander av korrupsjon i enhver form.
Ingen i selskapet skal - direkte eller indirekte - tilby, love, etterspørre, kreve, godta eller akseptere ulovlige eller urettmessige gaver eller andre godtgjørelser. Det største lovlige beløpet en gave kan være verdt er NOK 1,000 per ansatt uten skriftlig tillatelse fra administrerende direktør. Uansett om denne grensen blir møtt eller ikke, skal alle gaver mottatt av ansatte rapporteres til nærmeste leder og HR avdelingen i Pm umiddelbart. Ingen skal oppnå personlige forretningsmessig begunstigelse utover gaver eller andre ytelser av uvesentlig verdi. Avtaler med konsulenter, leverandører, samarbeidspartnere eller andre mellommenn skal aldri brukes til å kanalisere betaling eller andre godtgjørelser til noen i eller utenfor selskapet. Som hovedregel skal man ikke takke ja til invitasjoner eller delta på reiser eller arrangementer med leverandører og forretningsforbindelser som ikke er i direkte tilknytning til utførelsen av arbeidet. Det forutsettes at deltakelse på arrangementet er avklart med nærmeste leder. 7. Konkurranse Pm er tilhenger av rettferdig og åpen konkurranse. Ingen skal inngå ulovlig prissamarbeid, ulovlig markedsdeling, eller annen adferd som hindrer, begrenser eller vrir konkurransen i strid med gjeldende konkurranselovgivning. 8. Kommunikasjon i sosiale medier Hver enkelt medarbeider er personlig ansvarlige for innlegg på blogg(er) og ved deltakelse på internettbaserte diskusjoner. Alle i Pm skal være særdeles aktsomme hva gjelder innlegg og bilder på blogg(er) og deltakelse på internettbaserte diskusjoner som angår Pm, Pm sin drift og/eller produkter og/eller kollegaer, kunder eller samarbeidspartnere. Selv om man uttaler seg som privatperson vil man alltid være en representant for det selskap man er ansatt i, i større eller mindre grad. I Arbeidsreglementet i Pm finnes en guide med retningslinjer for bruk av sosiale medier. Brudd på retningslinjene kan medføre konsekvenser for stillingen. Personlig og konfidensiell informasjon skal ikke publiseres og man skal ikke sitere eller referere til kollegaer, kunder, samarbeidspartnere eller leverandører uten deres tillatelse. Opphavsrett og kopibeskyttet materiale respekteres. 9. Samfunnsansvar og etisk handel Pm ønsker å være en samfunnsansvarlig virksomhet. Det betyr at vi har som målsetning å jobbe for handel som fremmer menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø. Pm ønsker å stadig styrke innsatsen vår for å forbedre arbeids- og miljøforhold i vår leverandørkjede og i egen drift. På denne måten vil vi bidra til en mer bærekraftig utvikling. Pm ønsker også å bidra til en styrket oppslutning om etisk handel generelt. Pm har vært medlem av Initiativ for etisk handel (IEH) siden juni 2012. Ved å være medlem av IEH har Pm forpliktet seg til å jobbe aktivt for forbedringer i leverandørkjeden og hos våre samarbeidspartnere. Dette arbeidet gjøres basert på IEH sine etiske retningslinjer for innkjøp. Ved å være medlem har Pm også forpliktet seg til årlig å rapportere til IEH om vårt arbeid med etisk handel. Årsrapporten er tilgjengelig både på hjemmesiden vår og på IEH sin hjemmeside.
Pm sine retningslinjer for etisk handel er vedlagt som vedlegg 1. 10. Varsling og etiske valg Hvis noen i Pm får kjennskap til forhold som er i strid med lover, forskrifter eller de etiske retningslinjer, plikter de å rapportere dette i henhold til Code of Conduct. Dersom du står ovenfor en etisk problemstilling, spør deg selv: Er det lovlig? Er det nødvendig? Er det forsvarlig? Føles det riktig? Er det åpenbart at Pm ikke ville bli satt i forlegenhet hvis dette ble offentlig kjent? Hvis du ikke kan svare "Ja" på alle disse spørsmålene, bør du ta opp saken med din nærmeste leder, eventuelt leders leder. 7. Sanksjoner ved brudd på de etiske retningslinjer Opptreden i strid med de etiske retningslinjene kan få store konsekvenser for Pm og overtredelser vil derfor bli fulgt opp. For ansatte kan dette bety konsekvenser i form av muntlig eller skriftlig advarsel og ved alvorlige tilfeller oppsigelse eller avskjed. 3. Pm miljø- og samfunnsansvar Næringsvirksomhet kan medføre skader på miljøet. Det tar Pm på alvor. Ansatte og tillitsvalgte skal i sitt arbeid følge de lover og regler som gjelder og utføre sitt arbeid i samsvar med disse samt de retningslinjer vedrørende miljøansvar som er gjeldende for selskapet.
Nedenfor følger en oversikt over Pm sine retningslinjer, mål og konkrete tiltak med hensyn til miljøansvar. Retningslinjer for avfallshåndtering er nedfelt i HMS håndboken. 1. Lovpålagt miljø- og samfunnsansvar Selskapet oppfordrer hver enkelt til å ta vare på miljøet og alle skal minimum følge de lovregler som finnes i forhold til miljø- og samfunnsansvar. 2. Målsetning med hensyn til miljøansvar Pm har som målsetning å bli stadig bedre i beskyttelse av miljøet. Alle i selskapet skal til enhver tid vurdere miljøeffekten av deres arbeidsrelaterte aktiviteter, og skal innenfor rimelighetens grenser velge miljøvennlige løsninger. Våre mål for miljøansvar: Vi skal arbeide med tiltak for å redusere miljøbelastningene. Det dreier seg om hvordan vi drifter butikkene våre, hvilke produkt og miljøvalg vi tar og hvordan vi legger til rette for gode miljøvalg for våre kunder. Vi stiller krav til oss selv, våre butikker, leverandører og samarbeidspartnere om å ta miljøansvar. Det er utarbeidet strategi og handlingsplaner for Pm sitt miljøansvar med fokus på følgende hovedområder: Strategisk planlegging og engasjement i alle ledd Økt sporbarhet og gjennomsiktighet i leverandørkjedene og hos Pm sine samarbeidspartnere Reduksjon av miljøpåvirkning gjennom hele verdikjeden Utvikling av bærekraftige produkter Kjemikaliehåndtering Dyrevelferd 3. Målsetning med hensyn til samfunnsansvar Pm har som målsetning å være en samfunnsansvarlig virksomhet. Alle i Pm skal til enhver vurdere effekten av deres arbeidsrelaterte aktiviteter og skal, innenfor rimelighetens grenser, velge samfunnsansvarlige løsninger. Det er utarbeidet strategi og handlingsplaner for samfunnsansvar med fokus på følgende hovedområder: Strategisk planlegging og engasjement i alle ledd HMS, arbeidsvilkår, levelønn og barnearbeid God innkjøpspraksis Kjemikaliehåndtering Dyrevelferd
4. Rapportering av brudd på Code of Conduct Alle i Pm er pålagt å rapportere brudd, eller begrunnet mistanke om brudd, på Code of Conduct ved å følge prosedyren nedenfor. 1. Spørsmål om innholdet eller virkningen av Code of Conduct Spørsmål som gjelder forståelsen av Code of Conduct, eller hvordan Code of Conduct får anvendelse i praksis, skal adresseres til nærmeste leder. 2. Rapportering av brudd eller begrunnet mistanke om brudd Ethvert brudd, eller begrunnet mistanke om brudd, på Code of Conduct skal rapporteres skriftlig til overordnede leder. Dersom slik rapportering ikke ansees hensiktsmessig grunnet menneskene involvert eller alvorligheten av bruddet, skal brudd eller begrunnet mistanke om brudd rapporteres direkte til daglig leder eller styreleder i Pm. 3. Rapportering form og innhold Enhver rapportering skal gjøres skriftlig, men angivelse av navn på den som rapporterer, dato for rapportering og grunnlaget for rapporteringen. 4. Videre prosess og utfall Mottakere av rapporteringer av brudd, eller begrunnede mistanker om brudd, på Code of Conduct skal videreformidle disse til styreleder i Pm. Styret i Pm skal utrede/etterforske alle slike rapporteringer i den utstrekning de finner det hensiktsmessig og/eller nødvendig. Styret i Pm skal basert på den informasjon som da fremkommer vedta slike handlinger og/eller sanksjoner som det finner hensiktsmessig og/eller nødvendig, herunder preventive tiltak og disiplinære sanksjoner. Styret kan også vedta i den enkelte sak å overlate til daglig leder å fatte beslutning med hensyn til handlinger og/eller sanksjoner. * * * * *
Vedlegg: 1 Pm sine retningslinjer for etisk handel Pm jobber for å fremme gode arbeids- og miljøforhold som arbeidsgiver ovenfor egne ansatte og i våre leverandørkjeder. Dette ønsker vi å gjøre i nært samarbeid med våre leverandører og samarbeidspartnere. For å tydeliggjøre hva vi forventer av våre leverandører, har Pm utarbeidet retningslinjer for etisk handel. Retningslinjene inneholder grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, sosiale forhold og miljø. Pm er medlem av Initiativ for etisk handel (IEH). IEH er en medlemsorganisasjon for private og offentlige virksomheter og organisasjoner, og en pådriver og et ressurssenter for Etisk Handel. Pm rapporterer årlig til IEH på progresjonen i arbeidet med Etisk Handel, og denne rapporten er offentlig tilgjengelig både på Pm sine hjemmesider og på hjemmesiden til IEH. Våre leverandører og samarbeidspartnere skal levere varer og tjenester til Pm som er produsert i overensstemmelse med retningslinjene. Leverandørene skal også videreformidle og følge opp retningslinjene hos sine underleverandører. Krav til forhold i leverandørkjeden IEH sine retningslinjer for etisk handel er basert på internasjonalt anerkjente FN- og ILO-konvensjoner og angir minimums- og ikke maksimumsstandarder. Lovgivningen på produksjonsstedet skal respekteres. Der hvor nasjonale lover og reguleringer dekker samme tema som disse retningslinjene, skal den høyeste standarden gjelde. 1. Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO konvensjon nr. 29 og 105) 1.1. Det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. 1.2. Arbeidere skal ikke måtte levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver og skal fritt kunne avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. 2. Fagorganisering og kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr. 87, 98, 135 og 154) 2.1. Arbeidere skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget ønske, og til å forhandle kollektivt. Arbeidsgiver skal ikke blande seg inn i, hindre eller motarbeide fagorganisering eller kollektive forhandlinger. 2.2. Fagforeningsrepresentanter skal ikke diskrimineres eller hindres i å utføre sitt fagforeningsarbeid. 2.3. Dersom retten til fri organisering og/eller kollektive forhandlinger er begrenset ved lov, skal arbeidsgiveren legge til rette for, og ikke hindre alternative mekanismer for fri og uavhengig organisering og forhandling. 3. Barnearbeid (FNs konvensjon om barnets rettigheter, ILO konvensjon nr. 138, 182 og 79, ILO anbefaling nr. 146) 3.1. Minstealder for arbeidere skal ikke være mindre enn 15 år og i tråd med i) nasjonal minstealder for ansettelse, eller; ii) minstealder for obligatorisk skolegang, med høyeste alder som gjeldende. Dersom lokal minstealder er satt til 14 år i tråd med unntaket i ILO konvensjon 138, kan dette aksepteres.
3.2. Nyrekruttering av barnearbeidere i strid med ovennevnte minstealder skal ikke finne sted. 3.3. Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som er til skade for deres helse, sikkerhet eller moral, inkludert nattarbeid. 3.4. Det skal etableres handlingsplaner for snarlig utfasing av barnearbeid som er i strid med ILOkonvensjonene 138 og 182. Handlingsplanene skal dokumenteres og kommuniseres til relevant personale og andre interessenter. Det skal legges til rette for støtteordninger hvor barn gis mulighet til utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. 4. Diskriminering (ILO konvensjon nr. 100 og 111 og FNs Kvinnediskrimineringskonvensjon) 4.1. Det skal ikke forekomme diskriminering når det gjelder ansettelse, avlønning, opplæring, forfremmelse, oppsigelse eller pensjonering basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, sivil status, seksuell legning, fagforeningsarbeid eller politisk tilhørighet. 4.2. Det skal etableres vern mot seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende adferd og mot diskriminering eller oppsigelse på usaklig grunnlag, f. eks ekteskap, graviditet, foreldrestand eller status som HIV-smittet. 5. Brutal behandling 5.1. Fysisk mishandling eller avstraffelse, eller trussel om fysisk mishandling er forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk og andre former for ydmykelser. 6. Helse, miljø og sikkerhet (ILO konvensjon nr. 155 og anbefaling nr. 164) 6.1. Det skal arbeides for å sikre arbeidere et sikkert og sunt arbeidsmiljø. Farlige kjemikalier og andre stoffer skal håndteres forsvarlig. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av, eller relatert til, forhold på arbeidsplassen. 6.2. Arbeidere skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet. Helse- og sikkerhetsopplæring skal gjentas for nyansatte og omplasserte arbeidere. 6.3. Arbeidere skal ha tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. Hvis relevant, skal arbeidsgiver også besørge tilgang til fasiliteter for trygg oppbevaring av mat. 6.4. Hvis arbeidsgiver tilbyr losji, skal dette være rent, sikkert, tilstrekkelig ventilert og med tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. 7. Lønn (ILO konvensjon nr. 131) 7.1. Lønn til arbeidere for en normal arbeidsuke skal minst være i tråd med nasjonale minstelønnsbestemmelser eller bransjestandard, den høyeste gjelder. Lønn skal alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov, inkludert noe sparing. 7.2. Lønnsforhold og utbetaling av lønn skal være skriftlig avtalefestet før arbeidet påbegynnes. Avtalen skal være forståelig for arbeideren. 7.3. Fratrekk i lønn som disiplinærreaksjon tillates ikke. 8. Arbeidstid (ILO konvensjon nr. 1 og 14)
8.1. Arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller bransjestandard, og ikke overstige arbeidstid i samsvar med gjeldende internasjonale konvensjoner. Normal arbeidstid per uke skal vanligvis ikke overstige 48 timer. 8.2. Arbeidere skal ha minst én fridag per 7 dager. 8.3. Overtid skal være begrenset og frivillig. Anbefalt maksimum overtid er 12 timer per uke, dvs. samlet arbeidstid på 60 timer per uke. Unntak fra dette kan aksepteres dersom det er regulert av en kollektiv avtale eller nasjonal lov. 8.4. Arbeidere skal alltid ha overtidstillegg ved arbeidstidstid over normal arbeidstid (se punkt 8.1 over), minimum i tråd med gjeldende lover. 9. Regulære ansettelser 9.1. Forpliktelser overfor arbeidere, i tråd med internasjonale konvensjoner, nasjonale lover og regler om regulære ansettelser skal ikke omgås gjennom bruk av korttidsengasjementer (som bruk av kontraktsarbeidere, løsarbeidere og dagarbeidere), underkontraktører eller andre arbeidsrelasjoner. 9.2. Alle arbeidere har krav på arbeidskontrakt på et språk de forstår. 9.3. Lærlingprogram skal være klart definert med hensyn til varighet og innhold. 10. Marginaliserte befolkningsgrupper 10.1. Produksjon og bruk av naturressurser skal ikke bidra til å ødelegge ressurs- og inntektsgrunnlag for marginaliserte befolkningsgrupper, for eksempel ved å beslaglegge store landarealer, uforsvarlig bruk av vann eller andre naturressurser som befolkningsgruppene er avhengig av. 11. Miljø 11.1. Tiltak for å redusere negative effekter på helse og miljø i hele verdikjeden skal gjennomføres gjennom minimering av utslipp, fremme effektiv og bærekraftig ressursbruk, inkludert energi og vann og minimering av drivhusgassutslipp i produksjon og transport. Lokalmiljøet på produksjonsstedet skal ikke bli drevet rovdrift på eller skadet av forurensning. 11.2. Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og -reguleringer skal overholdes og relevante utslippstillatelser skal innhentes. 12. Korrupsjon 12.1. Alle former for bestikkelser, er uakseptabelt, så som bruken av alternative kanaler for å sikre illegitime private eller arbeidsrelaterte fordeler til kunder, agenter, kontraktører, leverandører eller deres tilsatte samt offentlige tjenestemenn/-kvinner.