Innkalling til kretsting

MEMBER OF THE WORLD ORGANIZATION OF THE SCOUT MOVEMENT (WOSM) AND THE WORLD ASSOCIATION OF GIRL GUIDES (WAGGGS) WITH 35 MILLION MEMBERS IN MORE THAN 200 COUNTRIES AND TERRITORIES Hordaland Krins av Norges Speiderforbund Innkalling til kretsting Bergen 8. november 2006 Det innkalles til kretsting i kantinen i Bergen rådhus, onsdag 22. november kl. 17:30-21:00. Registrering fra kl. 17:30. Forhandlingene starter kl. 18.00. Det blir servering i løpet av møtet. Inngang er fra hovedinngangen i rådhuset. Sakspapirer I følge NSF sine lover skal gruppetinget velge delegater til kretsting blant gruppetingets medlemmer. Gruppetingets medlemmer består av alle medlemmer over 15 år og en valgt representant pr 10 medlemmer under 15 år fra tropp. Innkalling til kretsting utlyses i nyhetsbrevet, som sendes til alle ledere, rovere og direktemedlemmer. Innkalling og sakspapirer sendes til de innmeldte delegater. For de gruppene som ikke har innmeldt delegater, sendes sakspapirene til gruppeleder, som må videredistribuere dem til delegatene. Innkalling og sakspapirer blir også tilgjengelig på kretsens nettsider eller kan hentes på Speidersenteret. Saksliste: 1. Åpning med Scouts Own. 2. Konstituering 3. Orienteringer (O) 4. Kretsens retningslinjer (V) a. Retningslinjer for kretsting b. Retningslinjer for valgkomiteen 5. Åpent forum 6. Terminliste 2007 (V) 7. Budsjett for 2007 (V) a. Omdisponering av avsetning Eiendom og utstyr b. Budsjett 2007 8. Avslutning. Vel møtt! www.hordaland.scout.no Besøksadresse: Postadresse: Kontortid Telefon: E-post/bankkonto: Tverrgaten 2 Postboks 723 Sentrum Tirs 9-15 55 31 74 58 speidersenteret@hordaland.scout.no 5807 Bergen Tors 16-20 9521 05 44993

Sakspapirer Nedenfor følger sakspapirer og kretsstyrets innstillinger til de forskjellige sakene. SAK 4: NYE RETNINGSLINJER Kretsstyret har i løpet av våren jobbet med kretsens retningslinjer for å få dem mer entydig og lettere å forstå, samt tilpasset dagens landskap. I den forbindelse har kretsstyret også laget et forslag til endring av Retningslinjer for kretsting, med forretningsorden og retningslinjer for valgkomiteen. Nye og gamle retningslinjer ligger vedlagt. Kretsstyrets forslag til vedtak: 1. Retningslinjer for kretsting vedtas. 2. Retningslinjer for valgkomité vedtas. SAK 5: ÅPENT FORUM Under åpent forum kan gruppenes delegater ta opp spørsmål som ikke behandles i den ordinære saksgangen på kretstinget. SAK 6: TERMINLISTE FOR 2007 I 2007 er det 100 år siden Lord Baden-Powell arrangerte verdens første speiderleir på Brownsea Island. Dette markeres på mange måter i verden og i Norge. Det blir verdensjamboree i England, hvor mange av kretsens medlemmer er påmeldt. 1. august skal alle speidere i verden avgi speiderløftet ved soloppgang, definert som kl 08.00 lokal tid. Det blir opp til speidergruppene hva de ønsker å gjøre ut av dette, men oppfordringen er kommet fra verdensspeiderforbundene. I Hordaland krins foreslår kretsstyret at vi har fem store profilarrangementer i løpet av året. Kretsen har laget en arrangementskalender som ligger vedlagt. Her er det mulig å lese mer om tanken med de forskjellige arrangementene. Konsekvensen er, som det i flere år har vært ytret ønske om blant kretsens grupper at vi får en kortere terminliste som legger beslag på betydelig færre helger og kvelder enn det vi er vant med. Målet er at kvaliteten på disse arrangementene skal økes og at det skal være et tilbud som gjør at flest mulig av kretsens medlemmer ønsker å delta på dem. Denne satsingen vil også gjøre utslag i budsjettet. Kretsstyrets forslag til vedtak: 1. Terminlisten for 2007 vedtas SAK 7: BUDSJETT FOR 2007 Vedlagt finner dere kretsstyrets forslag til budsjett. Kretsstyret legger frem et ekspansivt budsjett for 2007. Vi ønsker å satse litt i året hvor speiding er 100 år. Vi tror at dette er en unik mulighet til å sette speiding på dagsorden, samtidig som vi ønsker å kvalitetssikre de store arrangementene. Som det fremgår av terminlisteforslaget satses det på 5 profilarrangementer. Til å styre disse arrangementene ønsker kretsstyret å øke bemanningen i kretsen med en 50 % prosjektstilling i 2007. Inntekter Kretsstyret mener at vi legger frem et forsiktig og realistisk anslag av inntekter. De store og relativt sikre bidragsyterne er kretskontingent, bingoinntekter, offentlige tilskudd, julemarked, loddsalget og friluftsleiren. I tillegg har vi lagt inn overskuddet fra kretsleiren til neste år. Kretsstyret mener det er et potensial i sponsormarkedet. Dette er svært usikre inntekter, da speiderbevegelsen ikke har noe historisk erfaring med slike inntekter. Vi har derfor budsjettert svært forsiktig, men håper at vi klarer bedre. Alle medlemsarrangementer er budsjettert i balanse, med unntak av kretsleiren.

Utgifter Hovedvekten av utgiftene ligger på lønn. Siden mars 2006 har daglig leder, som en prøveordning, hatt 100 % stilling. Kretsstyret skal evaluere dette ved årsskiftet, men budsjetterer med at prøveordningen varer ut 2007. Som en ekstra satsing i 2007 ønsker kretsstyret å ansette en prosjektleder for profilarrangementene innenfor en kostnadsramme på kr 200 000. Dette mener vi skal øke kvaliteten på arrangementene, samt gi større muligheter for eksterne midler til prosjektene. Siden daglig leder ble ansatt for tre år siden, har det vært en økende tendens til at han har måttet stå for gjennomføringen av kretsens arrangementsplan fremfor å jobbe med de oppgavene stillingen var ment for. Dette har ført til at han ikke har kunnet jobbe med medlemsvekst og sponsorarbeid. Det har de siste årene vært jobbet med reduksjon i faste utgifter. Her mener kretsstyret at vi har en realistisk og god oversikt over faste kostnader. Kretsstyret ønsker å satse på gode arrangementer, for å gi våre medlemmer og ledere gode opplevelser og faglig påfyll. For å dekke inn budsjettert underskudd for 2007 må vi overføre midler til den frie egenkapitalen. Eiendomsfondet har over tid vært bygget opp for at kretsen skulle kunne kjøpe seg en hytte på fjellet. Kretsstyret mener at kretsen ikke kan eie en hytte. Erfaringene fra Tellevik viser at kretsen mangler en dugnadsgjeng som kan ta seg av en slik hytte. Vi mener at speiderledere skal drive aktivt utviklingsarbeid i speidergruppene, ikke løpe på dugnad på kretsens hytte. Vi ønsker derfor å overføre kr 200 000 fra Avsetning for eiendom og utstyr til den frie egenkapitalen. Kretsstyret foreslår et budsjett med kr 166 000 i underskudd for 2007. Kretsstyrets forslag til vedtak: 1. Avsetning Eiendom og utstyr reduseres med kr 200 000, som overføres til Fri egenkapital. 2. Budsjett for 2007 vedtas. Vedlegg 1. Kretsens gjeldende retningslinjer for kretsting 2. Kretsstyrets forslag til nye retningslinjer for kretsting 3. Kretsens gjeldende retningslinjer for valgkomiteen 4. Kretsstyrets forslag til nye retningslinjer for valgkomiteen 5. Oversikt over kretsens avsetninger 6. Kretsstyrets forslag til terminliste for 2007 7. Kretsstyrets forslag til budsjett for 2007

Vedlegg 1: Kretsens gjeldende retningslinjer for kretsting. 1. Forretningsorden 1.1. Kretstinget ledes av valgt(e) ordstyrer(e). 1.2. Kretstingets protokoll føres av valgt referent. Protokollen undertegnes av referenten, ordstyrer(ene) og to valgte representanter. 1.3. Ordstyrer(ene) har rett til å foreslå innkortet taletid. Ordstyrer(ene) har rett til å sette strek ved inntegnet talerliste. Ordstyrer(ene) kan fremme forslag om forkortet talerliste. Forslag om forkortet talerliste vedtas med kvalifisert (2/3) flertall. 1.4. I saker som kretsstyret legger frem for kretstinget skal kretsstyret gjøre kjent stemmetall for eventuelle flertalls- og mindretallssyn, og hvem som representerer fler- og mindretallet. 1.5. Alle forslag skal leveres skriftlig, undertegnet med representantens navn, til ordstyrer(ene). Nye forslag kan ikke fremsettes etter at ordstyrer(ene) har satt strek for debatten. Fremsatte forslag kan ikke trekkes tilbake etter at ordstyrer(ene) har satt strek. Det kan ikke fremsettes forslag utenom de saker som er oppført på den av kretstinget vedtatte saksliste. Innkomne saker må sendes kretsstyret 6 uker før slik at sakene kan presenteres i innkallingen til kretstinget. 1.6. Alle vedtak gjøres med simpelt flertall, med de unntak NSFs lover og disse retningslinjer fastsetter. Alle avstemninger foregår skriftlig dersom minst en representant krever det. 1.7. Ordstyrer(ene) leder alle valg. Alle valg foregår skriftlig dersom det er mer enn en kandidat eller minst en av representantene krever det. Det kan fremmes benkeforslag for valg til verv som medlemmer og varamedlemmer til kretsstyret når valgkomiteen ikke klarer å framskaffe kandidater for å kunne gjennomføre et reelt valg. 1.8. I kretstingets protokoll føres alle forslag og fattede vedtak. I protokollen føres også navn på de representanter som har hatt ordet i de forskjellige saker. Kretstingets protokoll skal også kort gjengi representantenes ulike synspunkter. 2. Utgifter 2.1. Kretsen dekker alle møteutgifter. 3. Endringer 3.1. Retningslinjene kan endres av kretstinget med simpelt flertall. Forslag til endringer skal sendes ut sammen med kretstingets øvrige sakspapirer. Vedtatt på kretsting 23. november 2003..

Vedlegg 2: Kretsstyrets forslag til nye retningslinjer for kretsting 1. Innledning 1.1. Kretstinget er kretsens øverste myndighet, og består av kretsstyrets medlemmer og gruppenes valgte representanter. Det skal arrangeres minst to årlige kretsting; ett i februar /mars ( årsmøtet ) og ett i oktober/november. 1.2. Ekstraordinært møte i kretstinget kan holdes når kretsleder eller minst halvparten av kretsstyrets eller 1/3 av kretstingets medlemmer krever det. 1.3. Innkalling med saksliste sendes kretstingets medlemmer senest 14 dager før møtet. 1.4. Kretstinget skal arrangeres på et sted som er tilgjengelig med offentlig kommunikasjon. Minst hvert sjette møte skal arrangeres utenfor Bergen kommune. 1.5. Kretsting skal normalt avholdes på hverdager etter kl. 17. 2. Saker som skal behandles 2.1. I henhold til NSFs lover skal følgende saker behandles i løpet av et kalenderår: 2.1.1. Årsmelding Årsmeldingen utarbeides av kretsstyret, og legges frem for årsmøtet til orientering. 2.1.2. Regnskap Regnskapet utarbeides av kretsstyret og godkjennes av revisor. Godkjent regnskap legges frem for årsmøtet til orientering. 2.1.2.1. Kretsstyret legger frem forslag til disponering av avsetninger og/eller avsetning av overskudd for innspill og godkjenning. 2.1.3. Arbeidsplan og terminliste Arbeidsplan og terminliste for det kommende år utarbeides av daglig leder og kretsstyret og legges frem for kretstinget på høstmøtet for innspill og godkjenning. 2.1.4. Budsjett og fastsettelse av kretskontingent Kretsstyret legger frem forslag til budsjett for kretstinget på høstmøtet for innspill og godkjenning. 2.1.5. Valg av kretsleder, visekretsleder og fem medlemmer til kretsstyret Foregår med simpelt flertall på årsmøtet. Ved stemmelikhet holdes det omvalg mellom de aktuelle personene. 2.1.6. Valg av valgkomite og revisor Foregår med simpelt flertall på årsmøtet. Ved stemmelikhet holdes det omvalg mellom de aktuelle personene. 2.1.7. Valg av tilleggsrepresentanter og vararepresentanter til speidertinget Foregår med simpelt flertall på årsmøtet. Ved stemmelikhet holdes det omvalg mellom de aktuelle personene. 2.1.8. Valg av speiderrepresentanter og roverrepresentanter samt vararepresentanter til speiderforum/roverforum Foregår med simpelt flertall på årsmøtet. Ved stemmelikhet holdes det omvalg mellom de aktuelle personene. Ved disse valgene er det bare speider- eller roverrepresentanter som har stemmerett. Med rover menes i denne sammenheng delegat (også gruppeledere/kretstingsmedlemmer) som er 25 år eller yngre ved utgangen av det kalenderåret kretstinget møtes. 2.1.9. Innsendte saker som kretsstyret, grupper eller kretstingets medlemmer fremmer for kretsting. Innkomne saker må sendes kretsstyret minimum seks uker før møtet slik at sakene kan presenteres i innkallingen til kretstinget. 3. Møte-, tale- og stemmerett 3.1. Kretsstyrets medlemmer og gruppenes valgte delegater har møte,- tale- og stemmerett. Gruppenes delegater består av gruppeleder og én (av gruppetinget) valgt representant for hver påbegynt 10. betalende medlem i henhold til tall i siste årsmelding. Minst 1/3 av gruppens representanter skal være speidere eller rovere. Med rovere i denne sammenheng menes medlemmer som er 25 år eller yngre ved utgangen av det kalenderåret kretstinget møtes. Dersom gruppen ikke har slike representanter, mister gruppen disse stemmene. Øvrige medlemmer av gruppen har møterett, men ikke taleog stemmerett.

3.2. En sammenslutning av medlemmer som ikke er ledere eller medlem i gruppe (dvs. direkte medlemmer i kretsen), kan velge en representant til kretstinget for hvert påbegynt 50. medlem i sammenslutningen. Kretskontoret må orienteres om slikt valg minst en uke i forkant av kretstinget for at vedkommende skal være sikret tale- og stemmerett. 3.3. Personer med tillitsverv i kretsen har møte- og talerett på kretstingets møter. Vervet gir ikke stemmerett. Kretskontoret fører iht. kretsens retningslinjer for tillitsverv 1 liste over hvem dette til enhver tid gjelder. 3.4. Valgkomiteen og revisor har talerett ved behandling av relevante saker. Vervet gir ikke stemmerett. 3.5. Medlemmer av Norges speiderforbund som ikke inngår i overnevnte, samt av kretsstyret forhåndsinviterte gjester har møterett. Disse har ikke tale- eller stemmerett. 3.6. I forbindelse med valg skal alle kandidater gis anledning til å presentere seg selv, uavhengig av om de har tale- eller stemmerett iht. overstående. 3.7. Dispensasjon fra retningslinjer for talerett kan etter forslag fra en delegat, gis av kretstinget i enkeltsaker. Forslag til dispensasjon voteres over ved setting av dagsorden. 4. Forretningsorden 4.1. Kretstinget ledes av valgt(e) ordstyrer(e). 4.2. Innlegg skal normalt fremmes fra talerstolen 4.3. Kretstingets protokoll føres av valgt referent. Protokollen skal som et minimum inneholde navn på de representanter som har hatt ordet i hver enkelt sak, inkludert deres hovedsynspunkt, alle forslag og fattede vedtak. Det skal protokollføres avgitte stemmer for forslaget, mot forslaget og antall blanke stemmer. Protokollen skal undertegnes av referenten, ordstyrer(ne) og to valgte representanter innen 30 dager etter møteslutt. 4.4. Ordstyrer(ne) har rett til å foreslå innkortet taletid. Ordstyrer(ne) har rett til å sette strek ved inntegnet talerliste. Ordstyrer(ne) kan fremme forslag om forkortet talerliste. Forslag om forkortet talerliste vedtas med kvalifisert (2/3) flertall. 4.5. I saker som kretsstyret legger frem for kretstinget skal kretsstyret gjøre kjent stemmetall for eventuelle flertalls- og mindretallssyn, og hvem som representerer fler- og mindretallet. 4.6. Alle forslag til vedtak skal leveres skriftlig, undertegnet med representantens navn, til ordstyrer(ne). Nye forslag kan ikke fremsettes etter at ordstyrer(ne) har satt strek for debatten. Fremsatte forslag kan ikke trekkes tilbake etter at ordstyrer(ne) har satt strek. 4.7. Alle vedtak gjøres med alminnelig (simpelt) flertall, med de unntak NSFs lover og disse retningslinjer fastsetter. Ved stemmelikhet anses forslaget som falt. 4.8. Alle avstemninger skal foregå skriftlig dersom minst en representant krever det. 4.9. Ordstyrer(ne) leder alle valg. Alle valg skal foregå skriftlig dersom det er mer enn en kandidat eller minst en av representantene krever det. Det kan fremmes benkeforslag til alle verv dersom ikke valgkomiteen har fremskaffet nok kandidater til å gjennomføre et reelt valg (dvs. at benkeforslag er tillatt dersom det for eksempel er en kandidat til ett verv, to kandidater til tre verv og lignende, men ikke dersom det for eksempel er seks kandidater til fem verv). I forbindelse med valg skal alle kandidater gis anledning til å presentere seg selv. 4.10. Det kan ikke fremmes saker utenom det som er oppført på sakslisten. Det kan ikke gjøres vedtak i saker som tas opp under eventuelt, åpent forum eller tilsvarende. 5. Utgifter 5.1. Kretsen dekker utgifter til leie av møtelokale og enkel bevertning. 5.2. Det skal ikke innkreves inngangspenger, deltageravgift eller lignende fra delegater på kretsting/årsmøte. 6. Endringer Endringer i disse retningslinjene kan foretas av kretstinget med alminnelig flertall.

Vedlegg 3: Kretsens gjeldende retningslinjer for valgkomité. 1. Valgkomiteens leder og 4 medlemmer velges av kretsens årsmøte. Valgkomiteen velges for to år om gangen. 2. Valgkomiteen forbereder alle valg til kretsstyret, speidertingsdelegater og speider- og roverforumsdelegater. Valgkomiteen sørger for kunngjøring av alle valgene. Kunngjøringen skal inneholde opplysninger om hvilke verv som er på valg, formelle krav til kandidatene, hvem som har rett til å foreslå kandidater og frist for innsendelse av forslag til valgkomiteen. 3. Valgkomiteen arbeider for å oppnå et tilstrekkelig antall kandidater til alle verv. Valgkomiteen har rett til selv å foreslå kandidater etter forslagsfristens utløp. 4. Valgkomiteen undersøker de foreslåtte kandidaters formelle valgbarhet i henhold til NSFs lover. Valgbare kandidater skal underrettes om hvilke verv de er foreslått til og spørres om de er villige til å stille til valg. 5. Valgkomiteen sender kretsstyret en liste over hvilke kandidater som stiller til valg. Kandidatlisten og en presentasjon av kandidatene offentliggjøres som ordinære sakspapirer til årsmøtet. Valgkomiteen presenterer kandidatene på årsmøtet. 6. Valgkomiteen makulerer deretter sitt bakgrunnsmateriale. Vedtatt på kretsting 23. november 2003. Vedlegg 4: Kretsstyrets forslag til retningslinjer for Valgkomité Valgkomiteens hovedoppgave er å forberede alle valg, herunder medlemmer av kretsstyret, speidertingsdelegater og speider- og roverforumsdelegater, samt revisor og ny valgkomite 1.1. Valgkomiteens leder og 4 medlemmer velges av kretsens årsmøte. Valgkomiteen velges for to år om gangen. 1.2. Valgkomiteen sørger for kunngjøring av alle valgene. Kunngjøringen skal inneholde opplysninger om hvilke verv som er på valg, formelle krav til kandidatene, hvem som har rett til å foreslå kandidater og frist for innsendelse av forslag til valgkomiteen. 1.3. Valgkomiteen skal arbeide for å oppnå et tilstrekkelig antall kandidater til at det kan gjennomføres et reelt valg til alle verv (dvs. minst en kandidat mer enn det skal velges til hvert verv). Dersom det er flere kandidater enn det som skal velges skal kandidatene rangeres og presenteres alfabetisk. Valgkomiteen skal ikke legge frem innstilling/anbefaling over hvem som bør velges. 1.4. Valgkomiteen har rett til selv å foreslå kandidater. 1.5. Valgkomiteen skal undersøke de foreslåtte kandidaters formelle valgbarhet i henhold til NSFs lover. Valgbare kandidater skal underrettes om hvilke verv de er foreslått til og forespørres om de er villige til å stille til valg. 1.6. Valgkomiteen skal orientere kretsstyret om hvilke kandidater som stiller til valg. Kandidatlisten og en presentasjon av kandidatene offentliggjøres som ordinære sakspapirer til kretstinget. 1.7. I forbindelse med valget skal alle kandidater gis anledning til å presentere seg selv. Valgkomiteen skal presentere kandidater som ikke er tilstede på møtet.

Vedlegg 5: Oversikt over kretsens avsetninger Avsetning Pr 8. mars 2006 Etter foreslått endring Fri egenkapital 123 640 323 640 Eiendom og utstyr 672 460 472 460 Lederutvikling og ekspansjon 72 699 72 699 Kretssekretærordning 260 000 260 000 Kretsens historie 182 924 182 924 Tiltak for funksjonshemmede 11 617 11 617 Nedlagte grupper 54 919 54 919 Tverrgaten 2 280 000 280 000