REGLEMENT FOR FINANSFORVALTNING Gjeldende fra 01.07.2010
Innhold 1. Finansreglementets virkeområde... 3 1.1. Hensikten med reglementet... 3 1.2. Hvem reglementet gjelder for... 3 2. Hjemmel og gyldighet... 3 2.1. Hjemmel... 3 2.2. Gyldighet... 3 3. Forvaltning og forvaltningstyper... 3 4. Formålet med kommunens finansforvaltning... 4 5. Generelle rammer og begrensninger... 4 5.1. Risiko... 4 5.2. Fullmakter... 5 5.3. Etiske holdninger... 5 6. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler til driftsformål... 5 6.1. Definisjon av ledig likviditet og andre midler beregnet på driftsformål... 5 6.2. Hovedprinsipper... 6 6.3. Bankavtale... 6 6.4. Rapportering... 7 7. Forvaltning av gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler... 7 7.1. Vedtak om opptak av lån - fullmakter... 7 7.2. Lånetyper og villkår... 7 7.3. Avdragstid... 8 7.4. Rapportering... 8 8. Forvaltning av langsiktige finansielle aktiva... 8 8.1. Langsiktige finansielle aktiva i Flekkefjord kommune... 8 8.2. Rapportering... 9 9. Oppfølging og kvalitetssikring... 9 2
1. Finansreglementets virkeområde 1.1. Hensikten med reglementet Finansreglement skal gi rammer og retningslinjer for kommunens finansforvaltning. Reglementet skal gi en samlet oversikt over de rammer og begrensninger som gjelder, samtidig som underliggende fullmakter, instrukser og rutiner skal være forankret i dette. 1.2. Hvem reglementet gjelder for Reglementet gjelder for Flekkefjord kommune. Det gjelder også for virksomhet i evt. kommunale foretak etter kommunelovens kap.11, samt interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27. 2. Hjemmel og gyldighet 2.1. Hjemmel Reglementet er utarbeidet med bakgrunn i: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. sept. 1992, 52 Forskrift nr. 635 av 9. juni 2009 - om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. 2.2. Gyldighet Reglementet trer i kraft fra og med 1. juli 2010 og skal vedtas minst en gang i hver kommunestyreperiode. Dette reglement erstatter tidligere bestemmelser om kommunens finansforvaltning. 3. Forvaltning og forvaltningstyper I samsvar med forskriftens bestemmelser om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning skal reglementet omfatte forvaltningen av alle kommunens aktiva (plasseringer) og passiva (rentebærende gjeld). Dette omfatter: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler Plassering og forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva. 3
4. Formålet med kommunens finansforvaltning Gjennom finansforvaltningen skal kommunen sikre en tilfredsstillende avkastning uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko og på en slik måte at en dekker kommunens løpende forpliktelser. Dette skal oppnås gjennom følgende delmål: Kommunen skal til enhver tid ha likviditet til å dekke de løpende forpliktelser. Ledige midler skal plasseres ut fra hensyn til god avkastning innenfor definerte risikorammer. Lånte midler skal over tid gi lavest mulig totalkostnad og hvor det tas hensyn til renterisiko, muligheter til refinansiering og forutsigbarhet i lånekostnader. 5. Generelle rammer og begrensninger 5.1. Risiko Historiske undersøkelser viser at normalt oppnås høyere avkastning når man øker risikoen i porteføljen. Avkastning må således veies opp mot den risikoen kommunen er villig til å ta. Det er ulike former for risiko innen finansforvaltningen: Kredittrisiko: Faren for at motparten i en kontrakt ikke innfrir sine forpliktelser. Markedsrisiko: Risiko for tap som følge av endringer i markedspriser i verdipapirer. Renterisiko: Risiko for at verdien på lån og plasseringer i rentebærende pairer endrer seg i ugunstig retning som følge av renteendringer. Likviditetsrisiko: Faren for at midler ikke kan omgjøres til kontanter i løpet av rimelig tid. Valutarisiko: Risiko for tap på plasseringer som følge av svingninger i valutakurser. Risiko i aksjemarkedet: Risiko forbundet med sannsynligheten for at aksjemarkedet vil stige eller falle både på kort og lang sikt. Her er både en systematisk risiko til hele aksjemarkedet og en usystematisk knyttet til det enkelte selskap. Finansieringsrisiko når finansieringsbehov ikke kan dekkes i markedet. Administrativ risiko når noe går galt pga. interne forhold hos den aktøren en handler med. Operasjonell risiko når noe går galt som følge av utilstrekkelige eller sviktende interne prosesser eller systemer og menneskelige feil. 4
5.2. Fullmakter Bystyret skal selv gjennom fastsettelsen av dette finansreglement ta stilling til de prinsipielle spørsmål om finansforvaltningen. Det påligger rådmannen en selvstendig plikt til videre å utrede og legger fram saker som anses som prinsipielle for bystyret. Innenfor de generelle retningslinjer delegeres følgende fullmakter: Rådmann gjennomfører den løpende forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. Rådmann gjennomfører opptak av nye lån, herunder valg av långiver/finansieringskilde, rentevilkår og øvrige betingelser. (Jfr. p. 7.1 nedenfor) Rådmann gjennomfører refinansiering av eksisterende lån. (Jfr. p. 7.1 nedenfor) Rådmann inngår avtaler om kjøp og salg av rentesikringsinstrumenter. Rådmann har ansvar for å utarbeide nødvendige fullmakter, instrukser og rutiner for de enkelte forvaltningsformer og som er i overensstemmelse med kommunens økonomireglement. Rådmann har ansvar for å påse at kommunen besitter den nødvendige kompetanse til å håndtere de finansielle forvaltningsformer som benyttes. Avtaler skal ikke inngås dersom kompetanse om avtalene ikke er sikret i organisasjonen av minst to personer. Kravet om kompetanse gjelder også dersom kommunen kjøper forvaltningstjenester av andre. Rådmann skal minst to ganger i året legge fram status over kommunens finansforvaltning overfor bystyret, i tillegg til at det ved årets slutt skal foreligge en endelig rapport som summerer opp året som helhet. Rapportene vil fortrinnsvis skje i forbindelse med tertialrapportene og oppsummeringen i forbindelse med behandling av årsregnskapet / årsberetning. Rapportenes innhold er nærmere beskrevet under Rapportering i kap. 6-8 nedenfor. 5.3. Etiske holdninger Kommunen skal legge etiske holdninger til grunn i sin finansforvaltning. Jfr. bestemmelsene i kommunens økonomireglement p.1.2. 6. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler til driftsformål 6.1. Definisjon av ledig likviditet og andre midler beregnet på driftsformål Dette er midler som forventes å dekke kommunens løpende betalingsforpliktelser gjennom året. Kommunens likviditet vil svinge som følge av at inn- og utbetalinger varierer både i omfang og tidspunkt. Innenfor svingningene vil det oppstå perioder med overskuddslikviditet hvor det blir særlig viktig å påse at midlene gis god avkastning. 5
Rådmann har også et ansvar for å påse at det til enhver tid er tilstrekkelig likviditet til å dekke løpende forpliktelser ved forfall. Dersom kommunens minimumslikviditet over tid blir mer enn til å dekke to måneders normal drift er det å anse som langsiktige finansielle aktiva. 6.2. Hovedprinsipper Kommunen skal legge følgende prinsipper til grunn for plassering av driftsmidler og overskuddslikviditet: Risikovurdering. Dette er midler som kun er tilgjengelig i kort tid og det bør derfor ha minimal kredittrisiko, lav likviditetsrisiko og lav renterisiko. Krav til avkastning. Det skal tilstrebes å oppnå en så god avkastning som mulig, men hensynet til lav risiko skal veie tyngre enn ønske om høy avkastning. Valg av finansinstrument. Plasseringsstrategi skal konsentrere seg om bankinnskudd og pengemarkedsfond. Plasseringsstrategien innebærer at vi kun forholder oss til banker og forvaltere som er underlagt Kredittilsynet. Alle plasseringer skal være i norske kroner gjennom norske banker og kredittforetak. Det skal ikke benyttes opsjoner, derivater eller andre finansielle instrumenter. Flekkefjord kommune skal plassere sine likvide midler hos banker eller kredittinstitusjoner som vurderes som sikre, og det stilles krav om kredittrating på BBB som et minimum. Likviditet og kredittvurdering Ved plassering av likvide midler skal det legges vekt på plasseringenes likviditet. Den gjennomsnittlige varigheten på kommunens portefølje bestående av bankinnskudd og andre plasseringer, som rådmannen kan forvalte, skal ikke overstige 3 måneder. Innenfor begrensningen for den samlede porteføljen kan rådmannen foreta plasseringer i innskudd i bank, verdipapirfond eller kjøpe enkeltpapirer med en løpetid i inntil ett år. 6.3. Bankavtale Flekkefjord kommune ivaretar prinsippene i kap. 6.2 i hovedsak gjennom en bankavtale som omfatter betalingsformidling og en rekke andre banktjenester. Dette gir kortsiktig plassering av kommunens likvide midler. Under forutsetning av at avtalen om plassering av likvide midler vurderes som rimelig konkurransedyktig blir likvide midler plassert gjennom denne. Kommunen er innforstått med at slik plassering som ledd i en bankavtale kan føre til noe lavere avkastning enn den kunne ha blitt hvis ledig likviditet ble omplassert mer aktivt i pengemarkedet. Den tapte avkastningsmargin forutsettes kompensert i form av lavere kostnader for betalingsformidling og lavere administrasjonskostnader. 6
Hvis ledig likviditet blir uforholdsmessig høy (over to månedlige lønnsutbetalinger) eller at rådmannen av andre grunner vurderer at kommunen er bedre tjent med kortsiktig plassering utenfor bankavtalen skal dette gjøres. Rådmannen skal da følge prinsippene i kap. 6.2. 6.4. Rapportering Rådmannens rapporter til bystyret skal vise status for forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. Denne skal minimum angi: Sammensetning av aktiva med fordeling på de ulike typer plasseringer i kroner (markedsverdier) og i prosent. Egne rentebetingelser sammenlignet med markedsrenter. Vesentlige markedsendringer. Endringer i risikoeksponering. Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet. 7. Forvaltning av gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler Kapittelet om gjeldsforvaltning omfatter også avtaler om finansiell leasing. 7.1. Vedtak om opptak av lån - fullmakter Bystyret fatter vedtak om opptak av lån. Slikt vedtak skal som minimum angi lånets formål og lånebeløp. Med utgangspunkt i bystyrets vedtak har rådmann fullmakt til å gjennomføre låneopptak, herunder godkjenne lånevilkårene, og for øvrig forvalte kommunale innlån etter de retningslinjer som framgår av dette reglementet, og i tråd med bestemmelsene i Kommunelovens 50 om låneopptak. Rådmannens fullmakt innebærer også fullmakt til opptak av nye lån til refinansiering av eksisterende gjeld. Kommunens gjeldsbrev undertegnes av ordfører. Rådmannen er ansvarlig for at alle lånedokumenter med tilhørende dokumentasjon arkiveres og oppbevares på en forsvarlig måte. 7.2. Lånetyper og vilkår Låneopptak skal søkes gjennomført til markedets gunstigste betingelser. Prinsippet kan fravikes i forbindelse med låneopptak i statsbank (f.eks. etableringslån i Husbanken). Rådmannen velger lånetype, långiver og øvrige vilkår basert på tilbud innhentet fra minst to aktører. For ordinære serielån bør man kontakte långivere som har kommunal sektor som sitt hovedmarked. Kommunalbanken, KLP og Husbanken er eksempler på slike långivere. Kommunen skal ikke ha hele sin gjeldsportefølje på like rentevilkår. Dette eksponerer kommunen for stor renterisiko. I utgangspunkt bør kommunen ha minimum 1/3 av sine lån med fastrente bundet på minst 3 år og minst 1/3 med flytende rente. Rådmannen har fullmakt til å 7
vurdere hvilke rentebindinger som til enhver tid er gunstigst for kommunen. Den del av porteføljen som har bundet rente bør ikke komme til forfall samtidig Kommunen bør i utgangspunktet samle sine lån i så stor grad det er mulig. Det synes lite hensiktsmessig å ha mange lån med samme vilkår hos den samme långiver. 7.3. Avdragstid Avdragstiden på kommunens gjeldsportefølje må oppfylle minimumskravene i kommunelovens 50 nr. 7, dvs. gjenstående løpetid for kommunens samlede gjeldsbyrde kan ikke overstige den veide levetiden for kommunens anleggsmidler ved siste årsskifte. Kortere avdragstid kan vedtas av kommunen. 7.4. Rapportering Rådmannens rapporter til bystyret skal vise status for gjeldsforvaltningen. Denne skal minimum angi: Opptak av nye lån og refinansiering av gamle lån så langt i året. Sammensetning av passiva. Løpetid for passiva. Verdi, samlet og fordelt for de ulike typer passiva. Egne rentebetingelser sammenlignet med markedsbetingelser. Vesentlige markedsendringer Endringer i risikoeksponering Rådmannens beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet. 8. Forvaltning av langsiktige finansielle aktiva 8.1. Langsiktige finansielle aktiva i Flekkefjord kommune Flekkefjord kommune vil ikke i overskuelig framtid få tilgang til midler som vil kunne karakteriseres som langsiktige finansielle aktiva. Som deleier av Agder Energi AS har kommunen en langsiktig og verdifull aksjeplassering. Et eventuelt salg av disse aksjer vil raskt endre bildet. Det tilligger bystyret å fatte slikt vedtak. Dersom kommunen skulle få langsiktige midler til disposisjon, skal reglementets bestemmelser tas opp til ny behandling. I mellomtiden passeres alle likvide midler i hht. bestemmelsene i kap. 6. 8
8.2. Rapportering Det skal framgå i rådmannens rapportering til bystyret hvorvidt kommunen fortsatt er uten langsiktige finansielle aktiva. 9. Oppfølging og kvalitetssikring Finansforskriften pålegger bystyret å la uavhengig kompetanse vurdere om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler samt reglene i finansforskriften. I tillegg skal uavhengig kompetanse vurdere rutinene for vurdering og håndtering av finansiell risiko samt rutiner for å avdekke avvik fra finansreglementet. Rådmannen delegeres ansvar for at slike vurderinger innhentes. Det skal rapporteres til bystyret om resultatet av de vurderinger som er gjort. 9