VEDTEKTER FOR HOLMEN OG LANDØEN VELS VEILAG 1394 Nesbru Asker kommune Vedtatt i årsmøte 06.03.2006. Endret i årsmøte 14.02.2011. 1 Bakgrunn, formål og prinsipper Når privat vei blir brukt som felles adkomst for flere eiendommer, plikter hver eier, bruker eller den som har bruksrett (heretter kalt Hefter), å holde veien i forsvarlig og brukbar stand. Hefterne utgjør etter vegloven automatisk et veilag, og de kan organisere dette slik de finner det hensiktsmessig. Holmen og Landøen Vels Veilag (Velveilaget) skal stå for den daglige driften av de private veiene som fremgår av 2, på de vilkår som fremkommer av disse vedtektene. Velveilaget skal sørge for at veien er i forsvarlig og brukelig stand bl.a. ved å sørge for vedlikehold, brøyting og nødvendig utbedring av veiene. Velveilaget skal også kreve inn avgifter til dekning av Velveilagets utgifter, og søke kommunen om støtte til drift og vedlikehold av veiene. 2 Veier omfattet av Velveilaget Velveilaget omfatter veistrekningene omtalt vedlegg 1 til vedtektene (nedenfor benevnt Veiene ). Hver Vei kan meldes ut av Velveilaget ved flertallsavgjørelse blant de bruksberettigede til den aktuelle veien. I tillegg kan årsmøtet ved flertallsbeslutning beslutte at en Vei ikke lenger skal være med i Velveilaget. Også Velveilagets styre kan, etter forutgående skriftlig varsel, beslutte dette hvis særlige grunner taler for det, f.eks. hvis Veien ikke overholder sine plikter etter disse vedtektene, herunder pliktene som følger av 3. Et slikt vedtak fra styret må fremlegges for neste årsmøte til orientering for godkjenning. Veier går også ut av Velveilaget dersom de overtas av kommunen. 3 Veiansvarlig Hver Vei skal til enhver tid ha en Veiansvarlig og en Varaveiansvarlig (nedenfor i fellesskap omtalt som Veiansvarlig ). Hver Vei forestår valg av sin Veiansvarlig ved flertallsbeslutning blant Medlemmene, og skal skriftlig meddele styret hvem som er valgt. Veiansvarlig har ansvaret for den daglige ledelse et særskilt ansvar forav Veien, og skal herunder: - være styrets hovedkontaktpunkt mot den enkelte Veien, og har myndighet og fullmakt til å representere den enkelte Veien overfor styret i spørsmål som reguleres av disse vedtektene, - holde oversikt over hvem som til enhver tid er Medlem iht. 4 og informere bistå styret slik at med å holde vedlegg 2 til vedtektene holdes oppdatert, HLVHAFP18FL 1
- holde Veiens Medlemmer oppdatert på Velveilagets virksomhet, herunder ved å gi nye Medlemmer kopi av Velveilagets vedtekter, og gjøre Medlemmene oppmerksom på at alternativet til å følge disse er at Veien må organisere et eget, særskilt veilag, - avholde dugnad for Veien iht. 18 18 17, - overvåke bruk av veiene iht. 19 19 18, - melde inn særskilte vedlikeholdsbehov til styret, - melde inn forslag til tiltak i forbindelse med sommervedlikehold (utbedring av hull i veien o.l.), samt koordinere innsamling av Medlemmenes egenbidrag i forbindelse med slikt vedlikehold, - ved behov bistå styret med inndrivelse av veiavgift fra de enkelte Medlemmene, - delta i årsmøter, - holde styret oppdatert på forhold som vedrører Veien, - forestå andre oppgaver som pålegges av styret, og følge styrets instrukser om hvordan oppgaver skal utføres. 4 Medlemskap Alle som eier, leier eller fester tomt, bolig eller fritidsbolig med adkomst via Veiene, eller som eier andel av Veiene, er Medlemmer av Velveilaget, og er bundet av Velveilagets vedtekter. Som ett Medlem i relasjon til reglene om årsavgift og stemmerett regnes hver juridiske enhet (gnr. og bnr. eller snr., evt. andelslagsnummer) med tilknyttet boenhet. Ved usikkerhet knyttet til hva som skal regnes en boenhet eller som ett Medlem avgjøres denne med bindende virkning av styret. Hvis styret finner behov for det, kan styret også beslutte at én juridisk enhet skal regnes for å ha flere enn ett Medlem, f.eks. om den juridiske enheten inneholder flere husstander eller boenheter. Hvert Medlem skal til enhver tid ha én kontaktperson, og må påse at Veiansvarlige er orientert om hvem dette er og at dette også fremgår av vedlegg 2. En oversikt over Velveilagets Medlemmer med Veiansvarlige for den enkelte Vei utgjør vedlegg 2 til vedtektene. Denne holdes løpende oppdatert av styret i samarbeid med Veiansvarlige. Medlemskapet følger eiendommen og kan ikke skilles fra denne. Om styret finner dette ønskelig, for eksempel ved langtidsutleie, kan styret holde brukeren av eiendommen ansvarlig for avgifter. Dersom en eiendom blir delt, og den fradelte parsellen sokner til Veien, blir også den nye parsellen Medlem i Velveilaget. Som nye medlemmer kan etter søknad tas opp andre eiendommer i området og andre som Velveilaget er interessert i å ha som medlemmer. Søknad sendes Velveilagets styre. Nytt medlem etter dette ledd må godkjennes av Velveilagets årsmøte. Velveilagets Medlemmer forutsettes å betale medlemskontingent til Holmen og Landøen Vel, dog slik at unnlatt betaling ikke regnes som mislighold av disse vedtektene. HLVHAFP18FL 2
5 Regnskaps- og arbeidsår Regnskaps- og arbeidsåret følger kalenderåret. 6 Innkalling til årsmøte Årsmøtet kalles inn av styret. Senest to uker før årsmøtet skal styret sende melding til Medlemmene om dag, dato, sted og klokkeslett for årsmøtet. Innkallingen skal også inneholde saksliste, styrets årsberetning, regnskap, budsjettforslag samt forslag som er kommet inn. Ved vedtektsendring skal hovedinnholdet i den nye vedtekten gjengis i innkallingen. Årsmøtet kan ikke treffe bindende beslutninger i saker som ikke er nevnt i innkallingen. Forslag fra medlemmene til behandling på årsmøtet må være mottatt av styret før 15. januar. Styret kan la være å fremlegge for årsmøtet senere innkomne forslag. Forslag fra Medlemmene må være mottatt av styret før 15. januar for å bli votert over på årsmøtet. Styret skal bekrefte mottaket av forslag. 7 Ordinært årsmøte Årsmøtet er Velveilagets overordnede organ. Ordinært årsmøte holdes en gang hvert år innen utløpet av mars, straks etter Holmen og Landøens Vels generalforsamling. Bare Medlemmer i Velveilaget har møte- og stemmerett på årsmøtet. Medlemmene kan bare stemme ved personlig fremmøte. Årsmøtet er vedtaksdyktig uansett antall møtende. Årsmøtet skal treffe beslutninger i følgende saker (dagsorden): 1. Velge ordstyrer. 2. Velge protokollfører. 3. Godkjenne innkallingen, fullmakter og saksliste. 4. Velge to personer som sammen med styrets leder skal underskrive protokollen. 5. Behandle årsmeldingen fra styret. 6. Behandle arbeidsplan, dersom forslag til arbeidsplan er utarbeidet av styret. 7. Behandle revidert regnskap og budsjettforslag samt revisors merknader. 8. Fastsette medlemsavgiftens størrelse samt eventuelle andre avgifter. 9. Fastsette godtgjørelse til styret. 10. Behandle innkomne saker. 11. Velge styreleder. Velge styremedlemmer og vararepresentanter som står på valg. 12. Velge 2 revisorer. 13. Velge valgkomité. 14. Andre saker som er nevnt i innkallingen. Det skal føres protokoll for årsmøtet. Protokollen skal underskrives av styrelederen og to av medlemmene som er valgt på møtet. 8 Avstemming Hvert Medlem iht. 4 andre ledd har én stemme. Uenighet om hvem som stemmer for en eiendom avgjøres av årsmøtets ordstyrer. HLVHAFP18FL 3
For andre beslutninger enn vedtektsendringer treffer årsmøtet beslutning med alminnelig flertall (mer enn 50 % av de avgitte stemmer fra blant de fremmøtte Medlemmer). Ved stemmelikhet har styrets (avtroppende) leder dobbeltstemme. Om styreleder ikke er tilstede har årsmøtets ordstyrer dobbeltstemme.stemmelikhet avgjøres ved loddtrekning. Vedtektsendringer krever 2/3 flertall. Avstemming skal skje skriftlig dersom et av de fremmøtte Medlemmene krever det. Ved skriftlig valg anses blanke stemmer som ikke avgitte stemmer. 9 Ekstraordinært årsmøte ( ekstraordinær generalforsamling ) Ekstraordinært årsmøte skal holdes når styret eller minst 20 Medlemmer forlanger det. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle den eller de saker som kravet om slikt årsmøte omfatter, og som er kunngjort i innkallingen. Ekstraordinært årsmøte skal avholdes snarest mulig og innen fire uker etter at skriftlig krav om dette er fremsatt for styret. Reglene om ordinært årsmøte gjelder tilsvarende så langt de passer. 10 Styret Årsmøtet skal velge et styre for Velveilaget. 11 Styrets sammensetning Årsmøtet i Velveilaget kan bestemme at styret for Velveilaget skal være det samme som styret i Holmen og Landøen Vel, forutsatt at dette styret ikke har reservert seg mot å utgjøre styret i Velveilaget. Hvis årsmøtet ikke treffer slik beslutning som nevnt i første ledd skal styret ha fire medlemmer og tre vararepresentanter. Styreleder velges hvert år. De øvrige representantene blir valgt for to år av gangen. Etter det første året er to av styremedlemmene på valg. Dersom ikke to av styremedlemmene stiller styreplassen til rådighet, treffes avgjørelse ved loddtrekning. Styret i Holmen og Landøen Vel har møterett på Velveilagets styremøter. Innkallingen til Velveilagets styremøter skal også sendes til styrelederen i Holmen og Landøen Vel. Holmen og Landøen Vel kan, når det anses å være nødvendig, innkalle styrerepresentant fra Velveilaget til sine styremøter. 12 Styrets oppgaver Etter retningslinjer gitt av årsmøtet, ligger det under skal styret å: 1. Forberede, kalle inn til og arrangere årsmøte 2. Sørge for ordnet regnskap og revisjon 3. Utarbeide forslag til budsjett for Velveilaget 4. Utarbeide forslag til arbeidsplan for Velveilaget dersom det anses hensiktsmessig 5. Lede driften av Veiene, føre tilsyn med arbeid mv. i overensstemmelse med vedtektene, vedtak på årsmøte og godkjent budsjett og evt. arbeidsplan 6. Prioritere bruken av Veilagets midler i forhold til de enkelte Veienes behov 7. Overvåke bruken av Veiene ved å føre nødvendig tilsyn med de Veisjefene Veiansvarlige og sikre Velveilagets interesser overfor kommunen, herunder ved å påse at kommunalt godkjente gravearbeider forelegges Velveilaget 8. Sette i gang mindre arbeid som må gjøres for å hindre eller reparere skader på veiene, i den grad arbeidet ikke utføres av den enkelte Vei HLVHAFP18FL 4
9. Gjøre innkjøp av utstyr eller tjenester som er nødvendig for gjennomføringen av styrets oppgaver 10. Bistå de Veiansvarlige med å Hhindre ufornuftig bruk av Veiene. Styret har myndighet til ved å regulere eller stoppe kjøring i kortere eller lengre tid, som for eksempel ved teleløsning og i regnperioder 11. Avgjøre spørsmål fra andre personer, foreninger mv. om bruk av Veiene 12. Kreve innbetaling av avgifter og eventuelt tvangsinndrive disse, eventuelt ved bruk av faktoringselskap e.l. 13. Sette i verk misligholdssanksjoner etter vedtektene 18 14. Tvangsinndrive krav i medhold til veiloven 59 dersom dette er i Velveilagets interesse 15. Gjennomføre andre saker som årsmøtet pålegger styret 16. Sette bort oppgaver til Veiansvarlige, forretningsfører eller andre og gi nødvendige instrukser om hvordan oppgavene skal utføres Regnskap og budsjettforslag skal foreligge i tide til at dette kan brukes som grunnlag for søknad om eventuelle bevilgninger m.v. og senest innen 1. februar hvert år. Det skal føres protokoll fra styremøtene. Protokollen skal underskrives av minst to av styrets medlemmer. Protokollen skal være tilgjengelig for alle Medlemmer i Velveilaget. Protokollen skal også oversendes styret i Holmen og Landøen Vel. Styret skal også sørge for et velordnet arkiv. 13 Avstemming Styret er vedtaksdyktig når minst to av styrets medlemmer er tilstede. Styret treffer beslutninger med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Når bare to av styrets medlemmer er tilstede, treffes beslutning bare ved enstemmighet. 14 Styrelederens kompetanse Styrelederen kan treffe beslutning alene i saker av mindre betydning eller saker som må behandles raskt. Styrelederen skal holde styret underrettet om slike avgjørelser. 15 Øvrige valg Årsmøtet velger hvert år to revisorer og tre medlemmer til valgkomite. Som revisorer og og valgkomitemedlemmer bør normalt velges de som har de samme verv for Holmen og Landøen vel. 15 16 Veiavgift Hvert Medlem er pliktig til å betale årlig avgift til Velveilaget iht. tilsendt giro. Avgiften fastsettes av årsmøtet på bakgrunn av påløpte og fremtidige utgifter Velveilaget har hatt eller vil ha til forvaltning av veiene, herunder ekstraordinært vedlikehold, utbedringer eller lignende, og til administrasjon. Velveilagets styre kan ved behov vedta ekstraordinære avgifter. HLVHAFP18FL 5
16 17 Særavgift for ekstraordinær bruk av veien Dersom et Medlem har behov for å bruke veiene i strid med vedtektene, eller i strid med pålegg fra årsmøte, eller fra styret, kan styret gi dispensasjon til slik bruk, eventuelt mot en særlig avgift, jf. 17. 17 18 Dugnadsplikt Medlemmene er pliktig til å delta på dugnader som styret eller Veiansvarlige innkaller til. Slik innkalling må være sendt til Medlemmene senest to uker før dugnaden skal skje. Medlemmer som ikke møter på dugnad kan pålegges å betale en dugnadsavgift til Velveilaget. Denne fastsettes av styret eller Veiansvarlige fra gang til gang. 18 19 Bruk av Veiene Transport må ikke skje når det kan være fare for skade på veibane, stikkrenner eller grøfter. Ved bygging av bolig/hytte, utvidelse av eksisterende bebyggelse, større rehabiliterings og/eller anleggsarbeid, skal eier av medlemseiendom i Velveilaget melde fra om dette til Veiansvarlige. Det skal foretas befaring av veien(e) før og etter arbeidet igangsettes og når arbeidet er ferdig. Før arbeid igangsettes kan det kreves innbetalt betales det inn et depositum fastsatt etter styrets, eventuelt Veiansvarliges, skjønn. For å forebygge mulige tvister, er det en fordel at veien(e) fotograferes ved befaringene før og etter arbeidene. Både utbygger og Veiansvarlige, eventuelt representant for styret, skal være tilstede ved befaringen. Slitasje og eventuelle skader på veien(e) utbedres og dekkes av utbygger. Er kostnadene mindre enn depositumet, refunderes det overskytende til utbygger. 19 20 Sanksjoner ved Medlemmers mislighold For det tilfelle at noen av Velveilagets Medlemmer misligholder lagets vedtekter eller pålegg fra årsmøtet, styret eller Veiansvarlige, f.eks. ved ikke å betale avgiften, kan styret iverksette misligholdssanksjoner. Styret kan bl.a. ilegge Medlemmet ekstraordinær avgift/ bot og tvangsinndrive denne. 20 21 Ansvar for skade på veiene Medlemmer og andre som bruker veiene er personlig ansvarlig for skader de påfører veiene. Dersom slike skader ikke blir tilfredsstillende utbedret innen rimelig tid eller innen en frist som er gitt av styret, kan styret sørge for utført utbedring for Medlemmets/brukerens regning. 21 22 Utmelding Medlemmer har ikke adgang til å melde seg ut av Velveilaget. De enkelte Veiene kan meldes ut iht. 2. 22 23 Endringer i vedtektene Årsmøtet kan endre disse vedtektene ved 2/3 flertall av de fremmøtte. HLVHAFP18FL 6
23 24 Forholdet til veiloven Veiloven av 21. juni 1963 nr. 23 supplerer og utfyller disse vedtektene. Ved eventuell motstrid går vedtektene foran veiloven. 24 25 Forhold til Holmen og Landøens Vels tidligere forvaltning av veiene Holmen og Landøens Vels Veilag overtar etter sin stiftelse alle de oppgaver og plikter som Holmen og Landøen Vel tidligere har hatt i tilknytning til forvaltning av Veiene. Ved eventuell oppløsning/nedleggelse av Velveilaget, tilfaller Velveilagets midler Holmen og Landøen Vel. Nesbru, 14.02.201106.03.2006 HLVHAFP18FL 7