Miljørapport for Stallen

Miljørapport for Stallen (HMS-avdeling og de tillitsvalgte) Oppstart: September 2002 Medlemmer i prosjektgruppen: Knut Alnæs (HMS-sjef) Lena Myhrberg (HMS-rådgiver) Signar Karlsen (vaktmester) William Gulbrandsen (hovedtillitsvalgt NKF) Hilde Ranum (hovedtillitsvalgt Norsk Sykepleierforbund) Miljøansvarlig: Rådgiver: Bransjekrav: Rapportens målsetting: Grete Rasmussen (Plan og miljøseksjonen) 1. Utarbeide en miljøstatus for virksomheten(e) 2. Sette opp en forpliktende handlingsplan for miljøforbedring 3. Gjennomføre tiltak slik at virksomheten(e) oppfyller Miljøfyrtårns bransjekrav for en kontorbedrift

1 Avfallsreduksjon: Bruk av engangsartikler skal være redusert til et absolutt minimum. 1. etg bruker konsekvent ikke engangsartikler. I 2. etg brukes ikke engangs til daglig - men av og til ved større møter. I dag finnes det utstyr til ca. 25-30 personer. Vi slutter å kjøpe inn engangsartikler Alle NÅ! Det kan være at det viser seg nødvendig å ha litt mer utstyr. I hver etg. sjekkes det om det er behov for dette Alle Fortløp ende Bedriften/virksomheten skal sette som krav til leverandører og egen praksis at varer ikke overemballeres, og at det brukes ombruksemballasje eller i det minste gjenvinnbar emballasje. Returordninger benyttes hvis mulig. Innkjøpsavdelingen tar seg av rammeavtaler og dermed har den enkelte virksomhet ikke så stor mulighet for å påvirke leverandørene. Det er derfor innkjøpsavdelingen vi må henvende oss til dersom vi har ønsker som avviker fra det som eksisterer i dag. Vi registrerer emballasjen på varer vi kjøper inn: Er det mye unødvendig emballasje? Hvis ja, så gis det tilbakemelding til innkjøpsavd. Det lages et oppslag i hver etg. der den/de som pakker opp varer kan registrere omfanget av unødvendig emballasje. Bruk gjerne Miljøfyrtårn-logoen på oppslaget så får vi gjort kjent at dette er en del av dette prosjektet! I tillegg orienteres det om tiltaket på førstkommende mandagsmøte slik at alle er oppfordret til å skrive opp ting på lista. Prosjekt gruppa lager skjema og henger opp Reg. periode sept og okt. Bruk av papir, utskrift og kopiering skal begrenses. Tosidig kopiering benyttes når det er hensiktsmessig. E-postmeldinger leses på skjerm i stedet for å ta utskrift. Vi er usikre på hvor stort omfanget av unødvendig papirbruk er. Men mistenker at mailutskrifter er et av de største papirslukene. Vi har en opplysningskampanje om hvordan man kan lage mapper Hilde og 12/11 på innboksen i Outlook. Da blir det lettere å strukturere seg uten å ha Ann-Sofi alt på papir i ringpermer. En i hver etg. besøker alle på kontorene og viser dem hvordan de lager slike mapper i fall de ikke kan det. (Knut spør henne) Vi sjekker med IT om dette er en ok måte å bruke Outlook på eller om de foretrekker at ting skal lagres på H: Dersom det siste er tilfelle trenger vi å lære en snarvei slik at det blir like enkelt å lagre mailer William Snarest

på H: som det er å lagre dem i mapper på innboksen. Vi prøver å bli flinke til å legge til denne setningen i slutten av mailene vi sender ut: Ta utskrift kun hvis du trenger det - 2-sidig Alle Blanketter, bilag etc. kommuniseres mest mulig elektronisk. Dette er det vanskelig å gjøre så mye med ettersom mye av skjemaene er felles for kommunen. I påvente av e-signatur vil det nok ikke skje noe her på en stund. Men det er i gang et prosjekt som ser på mulighetene. Mottak av brosjyremateriell skal begrenses. Det er lite uadressert reklame som mottas. Det kommer noe adressert, men mye av dette er av interesse, så det vil vi beholde. Utrangert utstyr skal gjenvinnes så langt det lar seg gjøre. Dette gjøres sentralt: For eksempel tar IT med seg utrangert utstyr når de bytter til nytt. Disketter, filmer, tonerkassetter og microfisch leveres til mottaker(e) som gjenvinner og behandler avfallet forsvarlig. Disketter og lignende skal per i dag ikke leveres som spesialavfall (Jfr. mail fra Miljøfyrtårnkontoret. De kommer også til å endre bransjekravet.)

2 Avfallshåndtering: Miljøansvarlig skal følge opp avfallshåndteringen jevnlig. To ganger i året gjøres en grundig gjennomgang. Ved avvik eller behov for oppgradering skal strakstiltak iverksettes. I dag måles ikke avfallsmengder. Og det er i praksis ikke så lett å få til: Det er Byggforvaltning som tar seg av bestilling og betaling av renovasjon, og deres registrering tror vi er basert på det totale volumet som leveres fra alle virksomhetene. Virksomhetene selv ser altså ikke noe til renovasjonsregningene. Det finnes tre kategorier avfall: Restavfall, papp, papir. Containerne tømmes om tirsdager. Den ene uka tømmes restavfallet, den andre papp og papir. Det vi kan gjøre for å følge med på avfallsmengder - og hvor flinke vi er til å legge i riktig container - er å følge med på mengdene i containerne hver mandag ettermiddag. Det kan kanskje vise seg at man kan gå ned til mindre hyppige tømminger? Mengden avfall i containerne registreres i en periode. (Husk å gjemme dokumentasjonen og lagre den i Miljøfyrtårn-permen!) Lena Fra nå av I forhold til brannsikkerhet/forsikringsavtale bør containerne flyttes lenger bort fra husveggen. Bedriften/virksomheten skal benytte alle eksisterende lokale ordninger for kildesortering av gjenvinnbare avfallsfraksjoner som organisk avfall, papp og papir, plast, EE-avfall, glass m.m. I dag kildesroteres papp og papir. Det passer ikke å startet med kompostering nå. Dette venter vi med til våren, det er en bedre tid å starte på. Husk å skaffe flere beholdere til å samle opp matrestene inne, og at ped.senteret har lyst til å være med på ordningen. Den plasttypen som ville være mest nyttig å samle inn på Stallen er folie (mykplast). Ødegård transport kan kontaktes for egne gjennomsiktige sekker som kan brukes. Hardplast og farget plast må ikke blandes med folie. Disse plasttypene går sammen med restavfallet til forbrenning, med mindre dere skulle finne ut at det er hensiktsmessig også å skille ut hardplast etter hvert. Avfallsskapet er lages. Det skaffes to røde bokser som merkes glass og metall. Disse fraksjonene tømmer dere selv etter behov. William Spesialavfall skal lagres forsvarlig og leveres til godkjent mottak.

Toner: Dette tar TGK med seg Lysrør: Disse samler vaktmester og leverer FREVAR Sprøytespisser: Disse samles i egen beholder og leveres på FREVAR Batterier (oppladbare og knappcelle): Ikke organisert per i dag Dersom vi kommer på flere typer spesialavfall må dette fortløpende Alle føyes til i listen. Vi spør FREVAR om vi kan få en av de røde dunkene med lokk for å samle det vesle som oppstår av spesialavfall. Dunken settes i avfallsskapet som skal innføres. Renholder må informeres om at hun ikke skal tømme dunkene i dette skapet. William 12/11 80-90 % av avfallet skal gjenvinnes. Ettersom vi i Fredrikstad har forbrenningsanlegg med energigjenvinning kan vi si at 100% av avfallet gjenvinnes. Det er likevel slik at det miljømessig er viktig å kildesortere: Materialgjenvinning er ofte miljømessig bedre i et livsløps-perspektiv. Dessuten er kildesortering bevisstgjørende for den enkelte i forhold til å se hvor store avfallsmengder som oppstår og dette kan sette i gang prosesser hos den enkelte for å redusere mengdene avfall. En avfallsinstruks skal være utarbeidet og tilgjengelig for alle ansatte. Denne lages når de foregående punktene er innført og prøvd ut i praksis. Det lages en felles prosedyre for Stallen hvor det beskrives hvilke fraksjoner som skal skilles ut og hvor de skal leveres. Dersom noen har spesielle oppgaver, for eksempel vaktmester eller renholder, må dette tas med i prosedyren. Lena 1/12

3 Energi Eget energiforbruk skal registreres og følges opp periodisk. Energibruk har sikkert byggforvaltning en oversikt over. Det er en felles måler som er felles for bygget. Vi innfører månedlige målinger. Registreringene føres på Ivar Fra nå søylediagram og slås opp på en plass der alle lett kan følge med. av Vi sjekker på måleren hvor mye som er brukt fra nyttår frem til nå. Bedriften/virksomheten skal ha gjort en enkel ENØK-analyse med oversikt over aktuelle tiltak. Tiltak med en inntjeningstid på inntil to år skal gjennomføres (også dersom bedriften er leietaker). Vi kjenner ikke til når siste enøk-analyse ble gjort, men mener det har vært noe en gang Vi trenger en ny! Det bestilles en enøk-analyse fra FEV. Det er mulig at denne er gratis når dere sier at dere gjør dette i forbindelse med Miljøfyrtårn. Spør! Kontaktperson er Bjørn Strand. Det kan være lurt å avklare dette med Kjell Jacobsen før dere kontakter FEV. Ivar Analys en bør være gjenno mført før 12/11 Miljøvennlige energikilder skal foretrekkes under like, eller tilnærmet like forhold. Energikildene som brukes i dag er olje og elektrisitet. Innetemperaturen skal normalt ligge mellom 20 og 24 grader (20-22 C vinterstid og 20-24 i sommerhalvåret). Det er en måler på fyren som regulerer temperaturen. Måleren kontrolleres. Dessuten trenger vi en gjennomgang av fyrens utnyttelsesgrad. Kanskje trenger den service: Kanskje må veker skiftes og sot fjernes? Knut ber vaktmester

Det kjøpes inn to termometre som henges i gangen i 1. og 2. etg. Kontrolleres jevnlig. Når temp. overstiger 22 grader skrus radiatoren i disse rommene ned. (Temperaturen på det enkelte kontor er det opp til hver enkelt å vurdere.) Vi har mistanke om at det er kommet luft i radiatorsystemet. Vi skaffer nøkkel til lufting av radiatorene og sjekker samtlige. William Kontorer skal ha egne justerbare ovner. I landskap bør oppvarmingen skje der de ansatte sitter. Alle har justerbare ovner/radiatorer på eget kontor. Det aller meste av lyset skal slås av etter stengetid. Dette er vi flinke til! En hovedbryter som slukker alle lys samtidig gjør det enkelt. Men, vi har noen andre vaner som bør endres/forbedres. Alle ansatte informeres om tiltak de selv kan bidra med for å redusere energiforbruket: Vi må bli flinkere til å slå av PCene når vi går hjem! Alle Dersom vi skal være borte lengre enn en time sluker vi lyset på kontoret Vinduene lekker. Det kjøpes inn tetningslister som monteres. De som kan, ordner dette selv på sitt kontor. Dersom dette er problematisk må vi spørre vaktmester om hjelp. Alle Alle / vaktmester Det skal vurderes å installere sentral driftsanlegg som kan styre lys, varme og ventilasjon. Det er en måler på fyren som regulerer temperaturen. Panelovnene styrer den enkelte selv. I vår var det en grundig gjennomgang på ventilasjonsanlegget hvor det bl.a. ble skiftet filter. Men rapporten fra de som utførte arbeidet mangler. Vi purrer på rapporten slik at vi har dokumentasjon Knut 12/11

4 Transport Ansatte skal oppfordres til å sykle, gå, reise kollektivt eller kameratkjøre til jobb. Miljøvennlig transport til arbeid bør premieres. Mange sykler sommerhalvåret, og Stallen deltar Sykle til jobben aksjonen. Man kan også søke kommunen om kr. 1.000,- ved bruk av egen sykkel i tjenesten. Men, det er vanskelig å be folk om å la vær å kjøre bil. I stedet velges det å satse på holdningsskapende tiltak: Man tar opp temaet og snakker om de positive erfaringene man har med å sykle / la bilen stå. Sykkelparkeringen burde hatt tak. Vi prøver å finne et brukt stativ, Knut eller kjøper et. (Kanskje har TD noe?) Bedriften skal vurdere bruk av telefon/-videokonferanser for å redusere reisevirksomhet. Det er lite møtevirksomhet som krever lange reiser. Mesteparten skjer innen kommunen. Rådhuset har nylig fått installert videokonferanse utstyr i møterom Østfold, og dette går det an å spørre om å få bruke hvis behovet skulle melde seg. Bedrifter/virksomheter i bysentra bør ikke ha flere parkeringsplasser enn det som er nødvendig for egen drift. Stallen har parkeringsplasser til ca. halvparten av de ansatte. Vi setter i gang følgende tiltak for å bedre miljøulempene ved bilkjøringen: Holdningsskapende, uformelle samtaler knyttet til valg av piggfrie Alle dekk på de ansattes biler. Vurdere nytten av / muligheten for å legge opp til motorvarmer på parkeringsplassen. Ivar Tomgangskjøring Det er et problem at mange biler (besøkende) står på tomgang utenfor Stallen. Det settes opp et skilt med at tomgangskjøring er forbudt. Knut

5 Arbeidsmiljø / Generelt / Estetikk Bedriften/virksomheten bør ha en god internkontroll for HMS som fungerer i praksis. IK for 2. etg. er ikke etablert. I oktober skal det kjøpes inn programvare som gjør jobben enklere. På førstkommende fellesmøte (9/9) tas det opp hvordan løpet skal legges for å få et velfungerende IK-system. Arbeidet må være ferdig før jul. Uten dette på plass vil det ikke kunne finne sted noen Miljøfyrtårn sertifisering. W + H presenterer en plan for dette i prosjektgruppas neste møte, gjerne skriftlig. William + Hilde Desem ber Bedriften/virksomheten bør være tilknyttet verne- og helsepersonale (bedriftshelsetjeneste). Her kommer Stallen i en litt spesiell stilling: HMS-avdelingen er kommunens bedriftshelsetjeneste, og består således av personer med spisskompetanse på dette feltet. Men, HMS-avdelingen har ingen slik funksjon for sine ansatte. De tillitsvalgte benytter seg av HMS-avdelingen. Det vurderes å knytte HMS-avdelingen til en ekstern ordning Knut Lokaler skal ha tilstrekkelig ventilasjonssystem. Det skal være rutiner for vedlikehold og rengjøring av ventilasjonsinnretninger. Vi mistenker at ikke alt er optimalt i ventilasjonsanlegget. Det virker for eksempel som om anlegget sprer lukt, og dermed ikke fungerer optimalt. Dette kan det være at er hensiktsmessig å sjekke opp i samme Ivar runde som enøk-vurderingen. Arbeidet legges opp slik at det blir minst mulig ensformig både når det gjelder arbeidsstillinger og jobbfunksjon generelt. Det skal være gode ergonomiske forhold for ansatte (arbeidslys, bord, stol). HMS-avdelingen har satt egne standarder for ergonomi i sitt IK-system. De tillitsvalgte er ikke i mål med dette punktet enda, men dette er en del av arbeidet Hilde er i gang med i forhold til at IK-systemet bygges opp.

En kartlegging av sittestillinger, lys osv er i gang i 2. etg. Hilde Medarbeidersamtaler gjennomføres årlig. Her er de tillitsvalgte i en litt spesiell situasjon: Det er to instanser man kunne tenke seg medarbeidersamtale-liknende samtaler med: Både motparten i forhandlinger, samt overordnede i den enkelte fagforening. Det etterspørres tilbakemeldinger i forhold til hvordan man opplever hverandre i forhandlinger. Hilde tar opp med Leif Forholdet til den enkelte tillitsvalgtes overordnede i egen fagforening kan man ikke legge seg opp i direkte. Men, tema tas opp på et personalmøte slik man kanskje øker bevisstheten rundt muligheten. Hilde Bedriften bør tilrettelegge/sponse fysisk trening for de ansatte. HMS-avdelingen har minitrimmen som tilbud til hele kommunen: Lena lærer opp instruktører, og har laget veiledningsmateriell og CD! Det er imidlertid ingen mini-trim i Stallen, fordi ingen har gått instruktørkurset. For å få ordningen til å fungere en plass hvor de fleste ansatte ofte er ute på oppdrag, tror vi det trengs 3-4 instruktører for at ordningen skal fungere. Når det gjelder trening i fritiden har kommunen avtaler med SATS, Family og Nautilus om at kommunes ansatte får rabatter på årsavtaler. Lena prøver å forbedre disse avtalene. Det etterlyses 3-4 frivillige som Lena kan lære opp. Knut Røykeloven skal følges. Det er 100% røykeforbud i Stallen. Anonyme HMS-undersøkelser skal gjennomføres hvert år for bedrifter/virksomheter med mer enn 30 ansatte. Informasjonen sammenfattes i en HMS-rapport. HMS-avdelingen har jevnlige HMS-undersøkelser internt. Ofte velges en vinkling hvor det fokuseres på forventninger og det positive. Verktøy er de ulike skjema i kommunens HMSsystem og fellessamlinger med idémyldringer. 2. etasje skal ha sin første HMS-dag 6. desember.

Bedriften/virksomheten skal ha rutiner for god skjøtsel og ytre vedlikehold av egne bygninger og eventuelle utearealer. Det arrangeres dugnad for å forskjønne uteområdet Museet kontaktes for lån av kunst William