Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Styret i Dyrøyseminarsenteret KF Utvalg: Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: 04.06.2015 Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 77 18 92 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed, som gis pr. telefon.
Saksliste Utvalgssaksnr ST 7/15 RS 12/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Referatsak Vedrørende tilsagn om tilskudd til prosjektet Samarbeidsavtale Dyrøyseminaret RS 13/15 Tilsagn om tilskudd over innovasjonsinfrastruktur 2015 til prosjektet "Samarbeidsavtale Dyrøyseminaret" 2015/71 2015/71 RS 14/15 Bekreftelse på tilsagn 2015-075 2015/71 RS 15/15 RS 16/15 RS 17/15 Avslag på søknad om tilskudd over rekruttering og kompetanseheving i landbruket - til prosjektet "Forprosjekt Tromslandbruket 2024" ved Dyrøyseminarsenteret KF VS: Dokument 14/5106-11 Innvilger tilskudd til "Senioraktivitet i Dyrøy" over statsbudsjett 2015, kapittel 761, post 79 sendt fra Helsedirektoratet Aksept på vilkår Ref: 14/5106-11. "Seniortiltak i Dyrøy" kap. 761, post 79 av 24.04.2015 2015/71 2015/71 2015/71 ST 8/15 Årsoppgjør 2014 - Dyrøyseminarsenteret KF 2015/70 ST 9/15 Driftsorientering II/2015 - Dyrøyseminarsenteret KF 2015/71 ST 10/15 Budsjettregulering 1/2015 Dyrøyseminarsenteret KF 2015/71 ST 11/15 Vedtektsendringer - Dyrøyseminarsenteret KF 2015/71 Randi Lillegård styreleder
ST7/15Referatsak
file://\\aspfilclsrv001\pdfserverdocproc$\ephorte_dyr_p\76179_fix.html Page 1 of 1 08.05.2015 Hei, Vedlagt finner du tilsagnsbrev for prosjektet Samarbeidsavtale Dyrøyseminaret. Tilsagnet sendes også åer post. Tilskuddsmottaker må innen 3 uker bekrefte, på vedlagt akseptskjema, at vilkår er forstått og akseptert. Dersom akseptskjema ikke mottas innen fristen faller tilbud om finansiering bort. Lykke til med prosjektet og årets seminar! Ta kontakt om noe skulle være uklart. Med ønske om god helg, Mvh Ann-Christin Hansen Ese Rådgiver, næringsetaten Troms fylkekommune Tlf: 77788159 E-post: ann-christin.ese@tromsfylke.no
Næringsetaten Dyrøyseminarsenteret KF Dyrøytunet 1 9311 BRØSTADBOTN Vår ref.: Saksbehandler: Arkiv: 15/1126-3 Ann-Christin Hansen Ese 243 SAKSARKIV Løpenr.: Tlf. dir.innvalg: Deres ref.: Dato: 16727/15 77 78 81 59 08.05.2015 TILSAGN OM TILSKUDD OVER INNOVASJONSINFRASTRUKTUR 2015 TIL PROSJEKTET "SAMARBEIDSAVTALE DYRØYSEMINARET" V/ DYRØYSEMINARSENTERET KF Tilsagnsnummer TFK2015-075 KMDs hovedkategori 1250- Kunnskapsutvikling for bedrifts-/næringsmiljøer Tilskuddsbeløp 500 000,- Geografisk Troms nedslagsfelt Kontaktperson Kjell Sverre Programområde Kap 3. og kap 4. Myrvoll fylkesplan Prosjektperiode 01.01.2015-31.12.2015 Tilsagnet er gyldig til 31.12.2015 Vedtak: Vi viser til Deres søknad innsendt 11.02.2015. Fylkesråd for næring innvilger inntil 500 000 kr til Dyrøyseminarsenteret KF og prosjekt Samarbeidsavtale Dyrøyseminarsenteret. Midlene tas over rammen for Innovasjonsinfrastruktur 2015. Støtten gis som bagatellmessig støtte. Dyrøyseminarsenteret bes snarest om å oversende forslag til ny samarbeidsavtale. Fylkeskommunen ber om at nedslagsfeltet «hele Troms» spesifiseres i ny avtale. Tilsagnsbrev utformes og oversendes i etterkant av inngått avtale. 4.5.2015 mottok fylkeskommunen forslag til samarbeidsavtale. Følgene tilsagnsbrev er utformet med bakgrunn i forslaget og prosjektbeskrivelsen. Besøksadresse Telefon Telefaks Bankgiro Org.nr. Strandveien 13 77 78 80 00 77 78 80 01 4700 04 00064 NO 864 870 732 Postadresse Epost mottak Internettadresse Postboks 6600, 9296 TROMSØ postmottak@tromsfylke.no www.tromsfylke.no
2 Prosjektmål: 1: Bidra til å gjennomføre og videreutvikle Dyrøyseminaret som Troms fylkeskommunes nasjonale arena for lokalsamfunnssatsinger, der kommuners og regioners utfordringer settes på dagsorden og framtidige løsninger og modeller utformes. 2: Dyrøyseminarsenteret skal bistå med inspirasjon, mobilisering og læring i møte med utfordringer som lokalsamfunn og regioner har i ei ny tid. Samfunnsendringene tilsier at lokalsamfunnene må styrkes. Dyrøyseminarsenteret vil være en aktør på vegne av Troms fylkeskommune på satsinger som kan være med på å skape regional vekstkraft. Representanter fra Dyrøyseminarsenteret KF vil delta med foredrag og kunnskap på regionale konferanser / møteplasser som er initiert av Troms fylkeskommune. 3: Dyrøyseminarsenteret KF skal kunne utføre oppdrag for fylkeskommunen med utgangspunkt i det etablerte Kompetansesenteret for stedsuavhengig arbeid og læring, som tilrettelegger for nye måter å lære og arbeide på i Troms. Dyrøyseminarsenteret skal bistå Troms fylkeskommune, med å utnytte bredbandsinfrastrukturen som er etablert i fylket over år. Herunder videreføring av Dyrøyseminarsenteret KF som kompetansesenter for stedsuavhengig arbeid og læring. Aktiviteter: Dyrøyseminarsenteret vil ha følgende aktiviteter i 2015: 1. Dyrøyseminaret 2016, med løpende planlegging gjennom 2015. Herunder videreutvikle Dyrøyseminaret sammen med Troms fylkeskommune og Kommunal- og Moderniseringsdepartementet. 2. Videreutvikle kompetansesenter for Stedsuavhengig arbeid Det har gjennom prosjektperioden vært utviklet modeller slik at flere kan bo og arbeide der de ønsker. Det er åpnet flere kontorhotell og flere kommuner har brukt modellen og lagt til rette for fleksibelt arbeid. Det er laget egen hjemmeside www.stedsuavhengig.no som kunnskapsbase og det pågår forskningsprosjekt som er nevnt tidligere i søknaden. Det er utarbeidet felles løsninger på markedsføring og bookingsystemer for disse kontorhotellene, og det er utviklet en felles app, for stedsuavhengig som er i utprøvingsfasen og som blir lansert medio mars 2015, for alle kontorhotellene. Det er pr i dag etablert 8 kontorhoteller i Troms, og flere i Nordland, der kompetansesenteret har bidratt faglig i oppstart og etablering. Det er etablert følgende kontorhotell/fleksible arbeidsplasser i Troms: Dyrøy, Sørreisa, Salangen, Bardu, Kvænangen, og 2 i Lenvik. I tillegg er «Flow» etablert i Tromsø, som seminaret vil følge med også i 2015. Det er i tillegg flere kommuner som er i startgropa og som har fått dokumentasjoner og hatt møte med kompetansesenteret, disse kommunene er Ibestad, Lavangen og Gratangen. Disse vil senteret følge opp videre i 2015. Dyrøyseminarsenteret ønsker å jobbe videre med nye modeller for å drive moderne utdanning. Den etablerte infrastrukturen er et viktig verktøy, for å kunne tilby bla videregående opplæring og videre- og etterutdanning. Dette er et viktig redskap for å kunne ta utdanning der folk bor. Denne utbygde infrastrukturen har også en positiv effekt for reiselivsbedrifter som kan ha nye satsinger med "workation", der en ser et voksende potensiale med at fritid og jobb kombineres. Senteret erfarer en etterspørsel og kobling mellom kontorhotell og reiselivsbedrifter. 3. Innovasjonsprosjekter med regionalt nedslagsfelt - pågående og under utvikling: - "Stedsuavhengige arbeidsplasser" - Fortsatt nasjonalt kompetansesenter, med ansvar for oppfølging av de etablerte kontorhotellene i Troms.
- "Sammen om en bedre kommune" - tre-parts-samarbeid med fokus på økt digital kompetanse. - Utviklingsprogram i Dyrøy kommune, for ledere, ansatte, politikere og tillitsvalgte - Prosjektledelse i By og regionprogrammet i Midt-Troms - Utarbeidelse av kommuneplan i Dyrøy - Aktør i prosjektet "Dokumentasjon av helsehjelp"- et kompetanse- og kvalitetsforbedringsprogram for kommunene i Troms. - Prosjektutvikling på velferdsteknologi i regionen. - Prosjektleder i «Beitebruk i utmark», leder arbeidsgruppen «beitebruksplan i kommunene», med Fylkesmannen i Troms (landbruk og miljø), rovviltprosjektet, Troms sau og geit og Troms landbruksfaglige senter som samarbeidspartnere. Prosjektet er delt inn i tre arbeidsområder, der Dyrøy kommune har ansvar for å få beitebruk inn i kommunalt planverk i kommuner i Troms. Målet er å dokumentere beitebruk, bidra til å synliggjøre verdiskapingen av denne og øke forståelse for beitenæring hos politikere, forvaltning og samfunnet omkring. - Samarbeidsprosjekt mellom oppdrettsnæringen og villfisknæringene. 4. Foredrag / prosessledelse / nasjonale referansegrupper/ kompetansenettverk, både i Troms og i resten av landet 5. Deltakelse i "Lærende nettverk" med norske og svenske kommuner 6. Bidrag i forskning innenfor lokalsamfunnsutvikling med artikler Tidsplan: Prosjektperiode: 01.01.2015-31.12.2015 Driftsstøtten 2015 knyttes til tre hovedformål 1: Dyrøyseminaret 2016 Et hovedmål i 2015 er å bygge plattformen for Dyrøyseminaret 2016, samt etterarbeid etter seminaret i 2014, vi må nå høste gevinstene av oppmerksomheten skapt i 2014, og de videre debattene om kommunereformen. Effektoppnåelse er et arbeid som strekker seg over lang tid, derfor har vi fokus på seminaret også de år det ikke gjennomføres et fysisk seminar. 2: Driftsstøtte, samarbeidsavtale Dyrøyseminarsenteret Til en hver tid er det løpende prosjektutvikling som Troms fylkeskommune er med på å muliggjøre. 3. Videreutvikling av kompetansesenter for stedsuavhengig arbeid Budsjett Kostnader 2015 SUM Fagutvikling, konseptutvikling 500 000 500 000 Lønn ansatt Dyrøyseminarsenteret 500 000 500 000 Sum 1 000 000 Finansieringskilde 2015 SUM Egenandel, Dyrøy kommune 500 000 500 000 Innovasjonsinfrastruktur 2015 500 000 500 000 Sum 1 000 000 Fylkeskommunens støtteandel 50 % 3
4 VILKÅR FOR TILSAGN GITT OVER INNOVASJONSINFRASTRUKTUR 1. Tilskuddsmottaker må innen 3 uker bekrefte, på vedlagt akseptskjema, at vilkår er forstått og akseptert. Dersom akseptskjema ikke mottas innen fristen faller tilbud om finansiering bort. 2. Prosjektet må gjennomføres i tråd med tilskuddsbrevet. 3. Det skal føres eget regnskap for prosjektet, som er satt opp slik at det kan sammenlignes med budsjettpostene i tilskuddsbrevet. Godkjent egeninnsats skal dokumenteres med timelister. 4. Tilskuddsmottaker må søke dersom det gjøres prosjektendringer i forhold til tilskuddsbrevet. Endringer skal ikke iverksettes før Troms fylkeskommune har samtykket skriftlig. Dersom arbeidet ikke blir utført i forutsatt omfang, eller til oppgitt kostnad, vil tilskuddet bli tilsvarende redusert. 5. Profilering: Ved omtale av prosjektet skal det opplyses om at Troms fylkeskommune har støttet prosjektet. Fylkeskommunens logo skal synliggjøres i prosjektets presentasjonsmateriell mv. Grafisk datafil med logo finnes på tromsfylke.no - logoer. 6. Dersom anmodning om sluttutbetaling ikke er mottatt innen 31.12.2015, vil tilskuddet bli trukket tilbake. Troms fylkeskommune kan etter søknad forlenge tilsagnets gyldighet med inntil 1 år. 7. Det tas forbehold om adgang for Troms fylkeskommune, Riksrevisjonen og Kommunal- og moderniseringsdepartementet til å iverksette kontroll med at midlene nyttes etter forutsetningen, jfr. forskrift for distrikts og regionalpolitiske virkemidler (FSDRV) 14 og Stortingets bevilgningsreglement 10. Utbetaling og rapportering: 8. Tilskuddet forvaltes gjennom regionalforvaltning.no (RF). 9. Delutbetaling skal inneholde skriftlig rapport og regnskap som registreres i RF. Utbetaling beregnes på bakgrunn av finansieringsandel (%) og medgåtte prosjektkostnader. Inntil 75 % av tilskuddet kan delutbetales. Forskuddsbetaling av fremtidige kostnader må omsøkes særskilt. 10. Sluttutbetaling skal inneholde skriftlig rapport og regnskap som registreres i RF. Utbetaling beregnes på bakgrunn av finansieringsandel (%) og medgåtte prosjektkostnader. Revidert og revisorbekreftet prosjektregnskap kreves for tilskudd over 100.000 kr, unntatt fra dette er: a. Ikke revisjonspliktige tilskuddsmottakere, kan få regnskapet bekreftet av autorisert regnskapsfører. b. Institusjoner underlagt Riksrevisjon er unntatt revisjonsplikt. Regnskapsattestasjon skal inneholde følgende kontrollhandlinger: a. Kontroll av at det er ført timer for egeninnsats i prosjektet, og at oppgitte kostnader tilhører prosjektet. b. Kontroll av at kostnader er påløpt innenfor prosjektperioden angitt i tilsagnet, totalbeløp oppgis. c. Eventuelle avvik fra budsjetterte hovedposter godkjent av Troms fylkeskommune skal kommenteres. Reduksjon av tilskudd og krav om tilbakebetaling av midler: 11. Tilskuddet kan bli redusert eller krevd tilbakebetalt, helt eller delvis, ved brudd på tilskuddsvilkår pkt. 1 10 eller om tilskuddsmottaker ikke rapporterer i henhold til andre særvilkår som fremgår av tilskuddsbrevet. Jfr. FSDRV 16, kan følgende forhold også medføre reduksjon av tilskudd eller krav om tilbakebetaling: a. Dersom prosjektkostnader som tilskuddet er ment å dekke er påbegynt før tilsagnet er innvilget. b. Dersom prosjektet har endret seg slik at forutsetning for innvilgelse ikke lengre er til stede, eller at tilskuddet helt eller delvis ikke er brukt etter forutsetningene. c. Dersom tildelingen bygger på uriktige opplysninger fra søker eller om tilskuddsmottaker ikke leverer pliktig rapportering d. Dersom departementet, fylkeskommunen eller andre tilskuddsforvaltere finner at tilskuddet er i strid med EØS-avtalen. Tilskuddsmottaker har kontrollansvar i forhold til utbetalt beløp og plikter å betale tilbake tilsagnsbeløpet helt eller delvis dersom det er utbetalt for mye eller på feil grunnlag.. Mislighold av tilbakebetalingskrav medfører innfordring ved inkasso. Klageadgang 12. Søker har i henhold til Forvaltningslovens 28 anledning til å påklage vedtak om tildeling av tilskudd innen 3 uker fra søker er gjort kjent med vedtaket ( 29). Nærmere informasjon om klageadgang og rutiner kan fås ved henvendelse til saksbehandler.
5 Henvendelser angående tilskuddet rettes til rådgiver Ann-Christin Hansen Ese i næringsetaten. Telefon: 77788159 E-post: ann-christin.ese@tromsfylke.no Med vennlig hilsen Anne Hjortdahl Ass. næringssjef Ann-Christin Hansen Ese Rådgiver Dette dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur./. Vedlegg: 1. Bekreftelse på aksept av vilkår, som skal returneres underskrevet til næringsetaten innen 3 uker.
6 Vedlegg 1 Tilsagn: Prosjekt: Prosjekteier: BEKREFTELSE PÅ AKSEPT AV VILKÅR FOR TILSAGN TFK2015-075 Samarbeidsavtale Dyrøyseminarsenteret Dyrøyseminarsenteret KF Organisasjonsnummer: 985 953 570 Beløp: Inntil 500 000,- Arkivsak: 15/1126 Finansieringskilde 2015 SUM Egenandel, Dyrøy kommune 500 000 500 000 Innovasjonsinfrastruktur 2015 500 000 500 000 Fylkeskommunens støtteandel 50 % Jeg bekrefter på vegne av Dyrøyseminarsenteret KF at det fortsatt er aktuelt å gjennomføre prosjektet, og at tilskuddet mottas på de vilkår som er satt. ----------------------------------------------- Sted og dato Signatur Signert akseptskjema returneres til Troms fylkeskommune via epost til postmottak@tromsfylke.no eller per post til postboks 6600, 9296 Tromsø
file://\\aspfilclsrv001\pdfserverdocproc$\ephorte_dyr_p\10\76181.html Page 1 of 1 28.05.2015 Hei! Vedlagt følgende bekreftelse på aksept av tilskudd på tilsagn 2015-075 Med vennlig hilsen Kjell-Sverre Myrvoll Daglig leder Dyrøyseminarsenteret KF Tverrveien 1 9311 Brøstadbotn Tlf.: 410 20 861 Epost: kjell.myrvoll@dyroy.kommune.no Fra: Nordavindshagen [mailto:canonscanner@dyroy.kommune.no] Sendt: 8. mai 2015 17:12 Til: Kjell-Sverre Myrvoll Emne: Attached Image
file://\\aspfilclsrv001\pdfserverdocproc$\ephorte_dyr_p\76630_fix.html Page 1 of 1 27.05.2015 Vi takker og bukker Med vennlig hilsen Nina J rgensen Nikolaisen Prosjektleder Dyr yseminarsenteret KF Tverrveien 1, 9311 Br stadbotn Tlf.: 95803547 Nina.nikolaisen@dyroy.kommune.no www.dyroyseminaret.no www.stedsuavhengig.no Fra: no-reply@helsedirektoratet.no [mailto:no-reply@helsedirektoratet.no] Sendt: 28. april 2015 14:07 Til: Nina J rgensen Nikolaisen Emne: Dokument 14/5106-11 Innvilger tilskudd til "Senioraktivitet i Dyr y" over statsbudsjett 2015, kapittel 761, post 79 sendt fra Helsedirektoratet Kj re DYR YSEMINARSENTERET KF Dokumentet 14/5106-11 Innvilger tilskudd til "Senioraktivitet i Dyr y" over statsbudsjett 2015, kapittel 761, post 79 for saken Dyr yseminarsenteret KF - Tilskudd - Aktivitet eldre- og seniorsentra - Statsb 2014/2015 er utsendt av Helsedirektoratet. Se vedlegget for innholdet i utsendelsen. Dette er en systemgenerert e-post, og skal ikke besvares.
v2.2-18.03.2013 DYRØYSEMINARSENTERET KF Dyrøytunet 1 9311 BRØSTADBOTN Deres ref.: AR86954111 Vår ref.: 14/5106-11 Saksbehandler: Vlora Kabashi Dato: 24.04.2015 Innvilger tilskudd til "Senioraktivitet i Dyrøy" over statsbudsjett 2015, kapittel 761, post 79 Helsedirektoratet viser til søknad på tilskudd 12.01 2015 under tilskuddsordningen «Aktivitet seniorer og eldre». INNVILGELSE AV TILSKUDD Helsedirektoratet innvilger tilskudd på inntil 90 000 kroner til «søknadstittel» over kap. 761.79 på statsbudsjettet for 2015. Utbetalingen gjøres samlet. For 2015 er det bevilget 9 000 000 kroner til tilskuddsordningen. Vi har mottatt 239 søknader der det er søkt om totalt kr. 70 021 813. I vår vurdering har vi blant annet lagt vekt på tildelingskriterier, søknadens budsjett, forventet måloppnåelse og framdriftsplan. Følgende er også vektlagt i vurderingen av søknaden: hvordan prosjektets egne mål bidrar til måloppnåelse for ordningen; hvorvidt prosjektet og tiltakene er i samarbeid med andre deler av kommunens helsefremmende og forebyggende lavterskeltilbud; om prosjektet og tiltakene utvikles sammen med representanter for brukerne og planer for videreføring etter prosjektperiodens slutt. Helsedirektoratet innvilger deres søknad delvis. Helsedirektoratet har mottatt mange gode søknader i år. Vi har valgt å innvilge flest mulig søknader innenfor et begrenset budsjett slik at flest mulig skal få muligheten til å sette i gang prosjekter. De fleste som får tilskudd i år, får derfor delvis innvilget beløp. Helsedirektoratet mener at dere har et godt utgangspunkt for å gjennomføre prosjektet med det reduserte tilskuddsbeløpet. Dere fikk tilskudd i 2014. Helsedirektoratet mener at dere har et godt utgangspunkt for å videreføre prosjektet med det reduserte tilskuddsbeløpet. Helsedirektoratet - Divisjon folkehelse Avdeling oppvekst og aldring Vlora Kabashi, tlf.: 24163912 Postboks 7000 St. Olavs plass, 0130 Oslo Besøksadresse: Universitetsgata 2, Oslo Tlf.: 810 20 050 Faks: 24 16 30 01 Org.nr.: 983 544 622 postmottak@helsedir.no www.helsedirektoratet.no
Det bes om at det sammen med aksept av vilkår sendes inn et revidert budsjett i tråd med nytt tilskuddsbeløp, da søknaden er innvilget delvis. Dette spesifiserte budsjettet skal inneholde informasjon om de ulike utgiftspostene og hvorfor de er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Det bes også om en mer utfyllende fremdriftsplan og nærmere beskrivelse av tiltakene og hvordan tiltak/aktivitet vil bidra til måloppnåelse. VILKÅR FOR TILSKUDDET Mål, føringer og vilkår Tilskuddet skal brukes i samsvar med budsjett og tiltak som er beskrevet i søknaden og ettersendt informasjon, regelverket for ordningen og kravene i dette brevet. Tilskuddet skal dekke utgifter til aktivitet som retter seg mot målet med tilskuddsordningen, som er å motvirke ensomhet, passivitet og sosial tilbaketrekning, og skape aktivitet, deltakelse, sosialt fellesskap og møteplasser. Helsedirektoratet legger følgende føringer for arbeidet som skal utføres Prosjektene og tiltakene må: - være innenfor målet og målgruppen til tilskuddsordningen - være helsefremmende og forebyggende lavterskeltilbud som ikke stiller krav til enkeltvedtak for deltakelse. - ha 20 % egen- eller del-finansiering Ordningen er rettet mot å skape møteplasser som er åpne for alle seniorer og eldre, enten gjennom utvikling/videreutvikling av egne tilbud til gruppen eller ved å legge til rette for møteplasser på tvers av generasjoner. Det gis tilskudd under forutsetning av at tiltaket er åpent for alle, ikke bare medlemmer, og gjøres allment kjent blant målgruppa. Vi ber om at det sendes inn en plan for hvordan dere skal kunngjøre tiltaket ut over medlemmene sammen med aksept av vilkår, dersom søkers organisasjon er medlemsbasert. Tilskuddet skal ikke dekke utgifter til innkjøp av utstyr eller investeringer over 15 000 NOK. Dersom investeringene er høyere enn kr. 15 000.- må det fremgå i regnskapet at egenfinansieringen dekker beløp over kr. 15 000.- Tilskuddet kan ikke omdisponeres til andre formål uten skriftlig godkjennelse fra Helsedirektoratet. RAPPORTERINGSKRAV Rapporteringsfrist Frist for rapportering er 1. april neste år. For prosjekter/aktiviteter/drift som går over flere år, skal dere rapportere hvert år dere mottar tilskudd. Nærmere krav til rapportering finnes nedenfor. - 2 -
Det skal rapporteres i elektronisk skjema i Altinn. Lenke finner dere på www.helsedirektoratet.no/tilskudd. Når du skal søke om tilskudd eller rapportere på tilskudd, er det en fordel å ha en rolle for virksomheten i Altinn. Les mer om dette på nettsidene Rapportering på måloppnåelse Rapporteringen skal beskrive hvordan og i hvilken grad målene for tilskuddet er oppnådd. Kriteriene for måloppnåelse skal vise hvordan prosjektet har bidratt til å oppfylle målet for tilskuddsordningen: "å motvirke ensomhet, passivitet og sosial tilbaketrekning, og skape aktivitet, deltakelse, sosialt fellesskap og møteplasser". Kriterier for måloppnåelse: a) Hvilke mål har prosjektet hatt? b) Hvordan søker har arbeidet for å oppnå målene? c) Hvilken måte måloppnåelsen har blitt målt og evaluert, og hvilke resultater er oppnådd? Videre skal rapporteringen inneholde: gjennomførte tiltak i henhold til søknad og ettersendt informasjon fremdriftsplan planer for videreføring REGNSKAPSRAPPORTERING Det skal føres regnskap for tilskuddet og egenfinansieringen, skilt fra det øvrige regnskapet for eksempel med en prosjektkode. Regnskapet skal kun vise hvilke utgifter som er dekket av tilskuddet og egenfinansieringen. Regnskapet skal kunne sammenlignes med budsjettet i søknaden. Rapporteringsmalen inneholder ferdig definerte utgiftskategorier som regnskapstallene skal føres inn i. I tillegg skal det legges ved regnskapsutskrift direkte fra økonomisystemet som viser hvilke artskonti utgiftene er fordelt på. Utskriften kan vise utgifter aggregert per art og trenger ikke å vise de enkelte bilagene. Se mer informasjon om krav til regnskapet i standardvilkårene. REVISORKONTROLL Regnskapet skal revideres av registrert revisor, statsautorisert revisor eller oppdragsansvarlig kommunerevisor (jf. 11 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner) i samsvar med Den norske revisorforenings standard ISA 805 Særlige hensyn ved revisjon av enkeltstående regnskapsoppstillinger og spesifikke elementer, kontoer eller poster i en regnskapsoppstilling. Tilskuddsmottaker må gi revisor en kopi av dette brevet før revisorkontroll. - 3 -
Dersom innvilget tilskudd er høyere enn 100 000 kroner, mens forbruket er lavere enn 100 000 kroner, kan det leveres revisorbekreftelse for to år av gangen. Krav til revisorbekreftelse gjelder ikke for: tilskuddsbeløp mindre enn 100 000 kroner tilskudd til statlige virksomheter og forvaltningsorgan underlagt Riksrevisjonens regnskapsrevisjon tilskudd til helseforetak, såfremt prosjektregnskapet inngår i foretakets reviderte totalregnskap mindre aksjeselskaper som oppfyller skatteetatens vilkår for å kunne unntas revisjonsplikt og som har registrert dette i Regnskapsregisteret KLAGERETT Det er klageadgang på vedtaket. Dette følger av forvaltningsloven 28. Klagefristen er tre uker etter at brevet er mottatt. Klagen skal sendes til Helsedirektoratet (postmottak@helsedir.no eller vår postadresse) og merkes med vår referanse, 14/5106. Helsedirektoratet vurderer om det er grunnlag for å endre vedtaket. Hvis vedtaket ikke endres, sendes klagen for endelig avgjørelse i Helse- og omsorgsdepartementet som er klageinstans. AKSEPT AV VILKÅR Tilskuddet utbetales når Helsedirektoratet har mottatt vedlagt «Aksept av vilkår». Akseptbrevet må returneres umiddelbart, og senest innen 4 uker etter mottatt brev. Innvilgelse av tilskudd kan trekkes tilbake etter en purring. All korrespondanse skal sendes til postmottak@helsedir.no eller vår postadresse, og merkes med vår referanse 14/5106. Vi ønsker dere lykke til med arbeidet og ser fram til å høre om resultatene. Vennlig hilsen Ellen Margrethe Carlsen e.f. avdelingsdirektør Vlora Kabashi rådgiver Dokumentet er godkjent elektronisk - 4 -
STANDARDVILKÅR FOR TILSKUDD FRA HELSEDIREKTORATET Gi beskjed om endringer Helsedirektoratet må ha skriftlig beskjed så fort som mulig om endringer i mottakers adresse, kontonummer og kontaktperson. Mottakere uten faste ansatte må informere om ny leder og/eller økonomiansvarlig/kasserer. Generelle vilkår Anskaffes det utstyr ut over det som er forutsatt i tilskuddsbrevet, eller ut over det som betraktes som rimelig, kan Helsedirektoratet kreve at mottaker tilbakebetaler verdien når prosjektet/aktiviteten/driften er avsluttet. Investeringer og utstyr som kjøpes inn, kan regnes som Helsedirektoratets eiendom. Utgifter til reise-, kost- og nattillegg må ikke overstige satsene i Statens reiseregulativ, jf. Statens personalhåndbok. Lønnsmidler til mottakere som hovedsakelig finansieres av offentlige tilskudd skal ikke overstige hva som er rimelig i forhold til statlige lønninger. Lov (forskrift) om offentlig anskaffelse og krav til kjøp av varer og tjenester Tilskuddsmottakere som er omfattet av lov og forskrift om offentlige anskaffelser må følge denne ved bruk av tilskuddsmidler. Lovens grunnleggende krav er å sikre konkurranse, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, og at utvelgelsen skal skje etter ikke-diskriminerende og objektiv kriterier. I noen tilfeller vil det være vanskelig å vurdere om man er omfattet av lov og forskrift. Tilskuddsmottakere som hovedsakelig er finansiert av offentlige midler (over 50 prosent) må vurdere hvorvidt de er omfattet av forskriften. Følgende virksomheter er omfattet av forskriften jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-2: 1. Forskrift gjelder statlige, kommunale, fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere av disse 2. Et offentligrettslig organ er ethvert organ: a. som tjener allmennhetens behov, og ikke er av industriell eller forretningsmessig karakter, og b. som er et selvstendig rettssubjekt og c. som i hovedsak er finansiert av myndigheter eller organer som nevnt i første ledd, eller hvis forvaltning er underlagt slike myndigheters eller organers kontroll, eller som har et administrasjons-, ledelses- eller kontrollorgan der over halvparten av medlemmene er oppnevnt av slike myndigheter eller organer. Regnskap Tilskuddet gis som nettotilskudd, med unntak av tilskudd til frivillige organisasjoner. Inntekter Regnskap som sendes til Helsedirektoratet, må omfatte alle inntekter som relaterer seg til prosjektet/aktiviteten/driften det er gitt tilskudd til. Unntaket er momskompensasjon for frivillige organisasjoner som omtales under. Inntekter knyttet - 5 -
til arbeidet eller de utgiftene som er ført, skal også føres opp i regnskapet. Eksempler kan være sykelønnsrefusjoner, inntekter på salg av utstyr, varer eller tjenester. Momskompensasjon til frivillige organisasjoner Frivillige organisasjoner kan søke om momskompensasjon fra Lotteri- og stiftelsestilsynet. Dette er en egen tilskuddsordning, og skal holdes utenom regnskapstallet som innrapporteres for prosjektet/aktiviteten/driften. Alternativt skal momskompensasjonen merkes tydelig, slik at et eventuelt overskudd som skyldes momskompensasjon ikke trekkes fra fremtidige tilskudd eller kreves tilbakebetalt. Tilskuddets varighet og bruk av ubrukt tilskudd Tilskuddet er innvilget for dette året. Bruk av ubrukt tilskudd: 1. Tilbakebetaling av tilskudd: Hvis det på slutten av året gjenstår ubrukte tilskuddsmidler og dere ikke benytter hele tilskuddet til prosjektet/aktiviteten/driften, må ubrukt tilskudd tilbakebetales umiddelbart til Helsedirektoratets kontonummer 7694 05 12162, merket med kapittel, post og vår referanse 14/5106. Helsedirektoratet skal informeres om tilbakebetaling med e-post til tilskudd@helsedir.no merket med vår referanse 14/5106. 2. Avkortning av neste års tilskudd dersom det også søkes om nytt tilskudd: Hvis det på slutten av året gjenstår ubrukte tilskuddsmidler og dere skal søke om nytt tilskudd det påfølgende året, kan dere enten tilbakebetale ubrukte midler eller så vil neste års tildeling kunne avkortes mot de ubrukte midlene. Dette krever en ny fullstendig søknad som sendes inn i henhold til kunngjøring og årlig søknadsprosedyre. Søknadsbeløpet må inneholde både ubrukt tilskudd og nytt tilskudd. 3. Overføring av tilskuddsmidler dersom prosjektet skal ferdigstilles/ avsluttes kun ett år: Hvis det på slutten av året gjenstår ubrukte tilskuddsmidler og prosjektet ikke er ferdigstilt, kan det søkes om å få overført tilskuddet ett år. Dette krever en kortfattet søknad pr brev eller e-post. Saksbehandler vurderer behov for ytterligere opplysninger eller en helt ny søknad, før overføring kan behandles. Mulige reaksjonsformer dersom mottaker gir uriktige opplysninger eller ikke bruker tilskuddet i samsvar med fastsatte betingelser Dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med forutsetningene gitt i tilskuddsbrevet og regelverket, kan hele eller deler av tilskuddet kreves tilbakebetalt. Mislighold kan få rettslig forfølgelse. Klage Det står i tilskuddsbrevet om det er klagerett eller ikke på avgjørelsen. Dette følger av forvaltningsloven 28. Eventuell klage skal sendes til Helsedirektoratet. Klagefristen er normalt tre uker. Helsedirektoratet vurderer om det er grunnlag for å endre vedtaket. Hvis vi ikke endrer vedtaket, sendes klagen til departementet (normalt Helse- og - 6 -
omsorgsdepartementet) for endelig avgjørelse. Klagen skal sendes til postmottak@helsedir.no eller vår postadresse, og merkes med vår referanse 14/5106. Generelle vilkår Eventuelle investeringer og utstyr som kjøpes inn, regnes som Helsedirektoratets eiendom. Anskaffes det utstyr ut over det som er forutsatt i tilskuddsbrevet, eller ut over det som betraktes som rimelig, kan Helsedirektoratet kreve at mottaker tilbakebetaler verdien når prosjektet/aktiviteten/driften er avsluttet. Utgifter til reise-, kost- og nattillegg må ikke overstige satsene i Statens reiseregulativ, jf. Statens personalhåndbok. Dokumentinnsyn Mottaker har rett på innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18 og 19. Tilsyn eller kontroller Rapporter/resultat fra relevante offentlige tilsyn eller kontroller skal sendes inn fortløpende til Helsedirektoratet. Kontroll av tilskuddsmottakere og dokumentasjon Helsedirektoratet krever at regnskapsdata og dokumentasjon av opplysninger som ligger til grunn for søknaden eller rapporteringen, skal oppbevares for kontroll i minimum 10 år etter tilskuddet ble mottatt. Helsedirektoratets forbeholder seg retten til å kontrollere at tilskuddet brukes etter forutsetningene, og skal ha adgang til å undersøke alle dokumenter og steder som vi måtte kreve, hos tilskuddsmottaker og deres samarbeidspartnere, jf. bevilgningsreglementet 10.2. Har Helsedirektoratet delegert ansvaret for tilskuddsforvaltningen til andre, tar vi også forbehold om deres rett til kontroll. Riksrevisjonen har adgang til å kontrollere om tilskudd brukes etter forutsetningene, hjemlet i lov om Riksrevisjonen 12, 2. ledd. Kunngjøring av tilskudd Kunngjøring med søknadsfrist publiseres under www.helsedirektoratet.no/tilskudd. På nettsidene våre kan dere abonnere på kunngjøringer. - 7 -
AKSEPT AV VILKÅR Akseptbrevet må returneres umiddelbart, og senest innen 4 uker etter mottatt brev. Brevet skal sendes i retur til: Helsedirektoratet Postboks 7000 St. Olavs plass 0130 Oslo Eller i skannet versjon til postmottak@helsedir.no Vår ref: 14/5106-11 DYRØYSEMINARSENTERET KF Dyrøytunet 1 9311 BRØSTADBOTN Org.nr.: 985953570 Kontonummer IBAN-nummer (dersom bank er utenfor Norge) BIC/Swift-kode (dersom bank er utenfor Norge) Kontoens valuta (dersom bank er utenfor Norge) Kontaktperson, telefonnummer og e-postadresse for økonomiansvarlig Utbetalingen til mottaker bes merket med Aksept av vilkår: DYRØYSEMINARSENTERET KF aksepterer vilkårene for tilskuddet i tilskuddsbrev Innvilger tilskudd til "Senioraktivitet i Dyrøy" over statsbudsjett 2015, kapittel 761, post 79 av 24.04.2015. DYRØYSEMINARSENTERET KF bekrefter at dette skjemaet gir riktige opplysninger om konto eid av tilskuddsmottaker, og at Helsedirektoratet varsles ved endringer. Sted, dato og signatur Bekreftelsen skal undertegnes av styreleder eller den som har signaturmyndighet (prokura). For kommuner og fylkeskommuner skal bekreftelsen undertegnes av rådmannen eller den som har fått delegert myndighet. - 8 -
file://\\aspfilclsrv001\pdfserverdocproc$\ephorte_dyr_p\10\76410.html Page 1 of 1 28.05.2015 Hei! Vedlagt følger scannet tilsagn i overnevnte tiltak. Med vennlig hilsen Kjell-Sverre Myrvoll Daglig leder Dyrøyseminarsenteret KF Tverrveien 1 9311 Brøstadbotn Tlf.: 410 20 861 Epost: kjell.myrvoll@dyroy.kommune.no Fra: Nordavindshagen [mailto:canonscanner@dyroy.kommune.no] Sendt: 18. mai 2015 15:06 Til: Kjell-Sverre Myrvoll Emne: Attached Image
Dyrøy kommune Den lærende kommune Dyrøyseminarsenteret KF Arkiv: 210 Saksmappe: 2015/70 Saksbehandler: Kjell-Sverre Myrvoll Dato: 27.05.2015 Saksframlegg Årsoppgjør 2014 - Dyrøyseminarsenteret KF Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret i Dyrøyseminarsenteret KF 8/15 04.06.2015 Kommunestyret 15.06.2015 Vedlegg 1 Årsmelding 2014 2 Regnskap 2014 3 Revisors beretning - Uttalelse om særregnskapet 4 Melding om vedtak i kontrollutvalget den 26.5.2015 Saksopplysninger Dyrøyseminarsenteret KF er et kommunalt foretak som i sin helhet er eid av Dyrøy kommune. Vedlagt foreligger forslag til årsmelding og årsregnskap m/noter for 2014 for foretaket til Behandling. Revisjonsrapport fra Sør-Troms Kommunerevisjon IKS og melding om vedtak i Dyrøy Kontrollutvalg følger vedlagt. Årsberetningen for foretaket har vært forelagt både revisjon og kontrollutvalget til deres behandling. Styret i Dyrøyseminarsenteret har hatt årsmeldingen og regnskap for 2014 til 1.gangs behandling i styremøtet 13.5.2015. Daglig leders forslag til vedtak: 1. Fremlagte forslag til årsmelding for 2014 for Dyrøyseminarsenteret KF vedtas 2. Årsregnskap for 2014 vedtas. 3. Årets mindreforbruk på kr 4.000 overføres til disposisjonsfondet i Dyrøyseminarsenteret KF
Styreleders innstilling: Randi Lillegård styreleder Kjell-Sverre Myrvoll daglig leder
Dyrøy kommune Den lærende kommune Dyrøyseminarsenteret KF Arkiv: 031 Saksmappe: 2015/71 Saksbehandler: Kjell-Sverre Myrvoll Dato: 26.05.2015 Saksframlegg Driftsorientering II/2015 - Dyrøyseminarsenteret KF Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret i Dyrøyseminarsenteret KF 9/15 04.06.2015 Saksopplysninger Daglig leder vil med dette gi tilbakemeldinger til styret i Dyrøyseminarsenteret KF om drifta i senteret pr juni 2015. Viser for øvrig til driftsorientering I/2015. Det siste året har det vært utarbeidet og jobbet etter en tjenestekjøpsavtale mellom foretaket og Dyrøy kommune. Det foreligger ny avtale for 2015 som foretaket jobber etter internt mot Dyrøy kommune. Denne følger vedlagt og blir nærmere beskrevet senere i dokumentet. «Sammen om en bedre kommune» og oppfølging av HMS prosjektet innenfor PLO tar 0,5 stilling i 2015. Fokus er fremdeles å implementere de tiltakene som er initiert tidligere i prosjektet. «Byogregionprogrammet» Fase 1 ble avsluttet i begynnelsen av mars og det ble utarbeidet en rapport på om lag 140 sider til vår oppdragsgiver Lenvik kommune. Vi har nok brukt større ressurser på dette programmet enn det vi i utgangspunktet tenkte når vi leverte inn tilbud, men det har vært en god læringsprosess for foretaket på anbudsrunder og å jobbe med en omfattende samfunnsanalyse, og det har også vært et viktig bidrag til å heve kompetansen. Det er i ettertid blitt sendt søknad til KMD om opptak i Fase II som er hovedløpet i Byregionprogrammet, og som vil gå over tre år. Svar på denne søknaden er varslet medio juni 2015. Det er avklart med Lenvik kommune at ved et eventuelt opptak vil Lenvik kommune benytte seg av opsjonen fra fase 1 og Dyrøyseminarsenteret KF v/ragnvald Storvoll vil få oppdraget med å lede byregionprogrammet 2015 2018 «Samarbeidsprosjekt Villfisk Oppdrettsnæringen» Forprosjektet som ble igangsatt i januar ble avsluttet i utgangen av april, og endte opp i en søknad om hovedprosjekt der mange parter er involvert. Det har vært avholdt møter i forprosjektet og mange aktører har møttes for å diskutere og komme frem til hvordan man kan jobbe i felleskap for å sikre anadrom en bærekraftig utvikling i fjordene og elvene i regionen.
Hovedmålet med hovedprosjektet er å medvirke til ei bærekraftig utvikling av bestanden av anadrom laksefisk, noe som igjen kan være med på å sikre både ei bærekraftig villfisknæring og ei bærekraftig havbruksnæring.. Viser for øvrig til rapport og søknad om hovedprosjekt som ble lagt frem som referatsak til styremøte 13.mai d.å «Beitebruk i utmark» Dyrøyseminarsenteret KF er innleid som prosjektledelse på beitebruk i utmark på tredje og siste året fra FM Troms/Troms Landbruksfaglige Senter. Vi har utarbeidet forslag til beitebruksplan som skal kunne benyttes av kommunene. Vi ønsker å utarbeide denne planen for to til tre kommuner i Troms som pilotprosjekter, heriblant Dyrøy kommune. Helse DSS fikk som kjent tilsagnet på flere oppdrag knyttet til helse, og Karl Johan Olsen jobber med utviklingsprosjekter i USH og Løkta, samt er superbruker i journalsystemet Profil i Sørreisa og Dyrøy. Tjenestekjøpsavtale Dyrøy kommune På styremøtet i februar ble det fremlagt forslag til avtale mellom Dyrøyseminarsenteret KF og Dyrøy kommune. Hoveddelen av avtalen for 2015 har vært knyttet opp mot videreføring av kontorhotellet fra senteret første halvår 2015. Avtalen innbefattet husleie, oppfølging av studenter og utvikling av felles bookingløsninger for Dyrøy kommune og kompetansesenteret for Stedsuavhengige arbeidsplasser. De fleste av de digitale løsningene er nå på plass. Disse er oversendt Dyrøy kommune, og vil bli implementert etter godkjenning fra kommunen. Det må avklares med Dyrøy kommune hva som skal skje videre med kontorhotellet fra sommeren av. Det har vært kontakt mellom Dyrøyseminarsenteret KF og rådgiver plan og næring om utarbeidelse av saksdokument på dette til kommunestyremøtet 15.6.2015. Videre ble det lagt inn to ekstrabestillinger i avtalen; Det ene er oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 66/14 Boliger i 2 etasje på utleiebygget. Her jobber daglig leder i Dyrøyseminarsenteret KF for å sikre fremdrift i prosjektet, og fungerer som sekretær for Dyrøy boligstiftelse. Kommunereformen er tatt inn i ettertid, og daglig leder er prosjektleder på «statusbildet» for Dyrøy kommune. Dette har vært en hektisk men spennende oppgave. Statusbildet er nå ute på høring internt i organisasjonen og ekstern ute i kommunen. Karl J Olsen deltar på vegne av kommunen i det regionale arbeidet innenfor helse. Ansatte: Siden rapporteringen i februar, er det gjort endringer i sammensetningen av staben i Dyrøyseminarsenteret KF. Pr i dag er det 5 ansatte på 2,9 stillinger knyttet til senteret. Ansatte og oppgaver pr 1.juni
Kjell Sverre Myrvoll, Daglig leder, 100 % stilling - Personell og økonomiansvar - Overordnet prosjektansvar - Sekretær og saksbehandler for styret - 20 % stilling som Prosjektleder Beitebruk i utmark (FM Troms) - Sekretariatsfunksjon for Dyrøy boligstiftelse - Prosjektleder kommunereformen, «Statusbildet» - Ansvaret for lokalt sekretariat for kommuneplanarbeidet og lederutviklingsprogrammet - Ansvar for oppfølging av nye/eksisterende samarbeidspartnere. - Salg av tjenester - Ansvarlig for oppfølging av tjenestekjøpsavtale med Dyrøy kommune - Foredragsholder og bidragsyter Karl Johan Olsen, Prosjektleder 80 % stilling: - 20 % stilling knyttet til «Dokumentasjon av Helse» ved Undervisningssykehjemmet i Troms - 20 % stilling knyttet til «Dokumentasjon av helse» i Midt-Troms» knyttet til LØKTA. - 20 % stilling knyttet til superbrukerfunksjon IKT/Helse i Sørreisa Kommune - 20 % stilling knyttet til helseprosjekter/so1bk i Dyrøyseminarsenteret KF Nina Jørgensen Nikolaisen, prosjektleder 50 % Stilling - 25 % knyttet til sammen om en bedre kommune - 10 % knyttet til HMS prosjekt i PLO - 15 % knyttet til studenter og kontorhotellet i Dyrøy Ragnvald Storvoll, prosjektleder 40 % stilling (Jmfr avtale fra 2014) - Foredrag og ansvarlig for eksterne nettverk Marit A Espenes, prosjektleder 20 % stilling - Ansvar for kommunikasjon, layout og deltar i strategisk arbeid sammen med daglig leder. Foretakets vurdering: Som saksutredningen viser er det stor aktivitet ved Dyrøyseminarsenteret KF. Vi har gjennom de siste årene hatt store og forutsigbare prosjekter som har gitt stor grad sikkerhet rundt foretaket. Utviklingen i 2015 har vært at vi har omstilt oss til å selge tjenester, og tar på oss mer fragmenterte oppdrag som trenger en stor grad av oppfølging fra prosjektlederne men ikke minst fra daglig leder. Dette er en krevende men helt nødvendig oppgave for å sikre kontinuitet og videreutvikle Dyrøyseminarsenteret KF. Disse oppgavene gir oss også en økonomi som gir grunnlag for drift, men vil ikke gi oss det overskuddet og handlingsrommet som er ønskelig fra daglig leders side. Det påligger daglig leder et stort ansvar for å tilpasse utgiftene etter inntektene, og vi må hele tiden forsøke å gjøre driftstilpasninger. Dette har ikke vært en situasjon som har vært så tydelig tidligere og det påvirker selvsagt også de ansatte som har større inntjeningskrav enn de har hatt før. Det er utfordringer knyttet til at daglig leder er prosjektleder i flere prosjekter, og spesielt i perioder der enkeltprosjekter må prioriteres og tar mye tid, går dette ut over den strategiske ledelsen i foretaket. Det er varslet i strategiplanen for Dyrøyseminarsenteret KF at det skal utarbeides egen sak for fremtidig organisering av Dyrøyseminarsenteret KF, som skulle komme til behandling i dette
styremøte og til kommunestyret i juni 2015. Denne saken må dessverre utsettes på grunn av kapasitetsutfordringer hos daglig leder. Til kommunestyremøtet i juni vil det bli fremmet sak om endring av vedtektenes punkt om styresammensetning, gjeldende fra høstens valg og konstituering. Daglig leders forslag til vedtak: Styret slutter seg til de betraktninger om drifta i Dyrøyseminarsenteret KF fra daglig leder. Styreleders innstilling: Randi Lillegård styreleder Kjell-Sverre Myrvoll daglig leder
Dyrøy kommune Den lærende kommune Dyrøyseminarsenteret KF Arkiv: 031 Saksmappe: 2015/71 Saksbehandler: Kjell-Sverre Myrvoll Dato: 26.05.2015 Saksframlegg Budsjettregulering 1/2015 Dyrøyseminarsenteret KF Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret i Dyrøyseminarsenteret KF 10/15 04.06.2015 Kommunestyret 15.06.2015 Vedlegg 1 Budsjettregulering 1/2015 talldel Dyrøyseminarsenteret KF Saksopplysninger Det ble allerede under budsjettbehandlingen varslet at usikkerheten rundt inntektene i 2015 kom til å gjøre det nødvendig å komme tilbake med en budsjettregulering innen første halvår. Budsjettet som ble vedtatt av kommunestyret 16.12.2014 var laget på bakgrunn av de kjente oppdragene som lå til grunn for inngangen av 2015. Denne budsjettreguleringen er litt annerledes enn det styret har fått tidligere. Budsjettet er nå lagt inn og tilpasset kontoplan i kommunens økonomisystem xledger. Det har tidligere vært budsjettert med samleposter for eksterne prosjekter. Disse samlepostene er nå regulert inn på kontoplanen for driftsbudsjettet, slik at det for ettertiden skal være lettere å rapportere på foretaksnivå. Heretter vil eksempelvis lønnsutgifter inngå i budsjettposten 135000 - Kjøp fra kommuner. Dette er den kontoen som blir brukt i regnskapet, og det er derfor nødvendig å budsjettere på samme kontonivå. Foretakets vurdering Som varslet i driftsorienteringer til styret i styremøtet i februar, tok daglig leder avgjørelse om å gå inn i 2015 med større bemanning enn det som lå inne i budsjettet. Denne avgjørelsen ble tatt med bakgrunn i at blant annet oppdrettsnæringa og kommunene Sørreisa og Dyrøy gikk inn med midler til forprosjekt på konfliktdemping mellom lakseelver og oppdrettsnæringen i regionen. Det ble i januar inngått avtale med Undervisningsykehjemmet i Troms, Løkta og Sørreisa kommune om kjøp av tjenester innenfor utviklingsprosjekter i helsesektoren. Tjenestekjøpsavtalen med Dyrøy kommune innehar videreføring av flere elementer av SUA III, med blant annet utvikling av felles bookingløsning, infoskjermer etc. Dette gjorde at det var avgjørende å holde bemanningen på nivået fra desember 2014. Viser for øvrig til driftsorientering II/2015 som presenteres i samme møte.
Budsjettregulering 1: 111510 - Bevertning Denne posten har tidligere kun fremgått av prosjektbudsjett. Denne er nå lagt inn på kontoplan for å forenkle rapporteringen. Denne er regulert til kr 10 000,- Posten reguleres med en økning på kr 10 000, - 115010 - Kursavgifter og oppholdsutgifter Denne posten har tidligere kun fremgått av prosjektbudsjett. Denne er nå lagt inn på kontoplan for å forenkle rapporteringen. Denne er regulert til kr 10 000,- Posten reguleres med en økning på kr 10 000, - 117000 - Reiseutgifter (ikke oppgavepliktig) Denne posten har tidligere kun fremgått av prosjektbudsjett. Denne er nå lagt inn på kontoplan for å forenkle rapporteringen. Denne er regulert til kr 15 000,- Posten reguleres med en økning på kr 15 000, - 135000 - Kjøp fra kommuner. Med bakgrunn i utredninger tidligere i denne saken foreslås posten for kjøp kommuner reguleres fra kr 1 509 117 til kr 2 115 000. Posten reguleres med en økning på kr 605 883 *SO1BK Denne posten har vært brukt som samlepost for Sammen om en bedre kommune, men etter tidligere forslag i denne saken er denne posten overflødig videre og reguleres ned med kr 60 000,- og settes til 0,- Posten reguleres ned med kr 60 000,- 175000 - Refusjon fra kommuner Denne posten inneholder kjøp av utviklingstjenester innenfor helse, og bidrag fra næringsfondene i Sørreisa og Dyrøy for forprosjektet «Villfisk-Oppdrettsnæring» Prognoser for denne posten vil være på kr 385 000, - Posten reguleres med en inntektsøkning på kr 385 000,- 177000 - Refusjon fra andre (private) Denne posten inneholder i hovedsak støtte fra oppdrettsnæringen til forprosjektet «Villfisk- Oppdrettsnæring» Denne posten økes derfor fra kr 10 000,- til kr 110 000,- Posten reguleres med en inntektsøkning på kr 100 000,- 185000 - Overføring fra kommuner Denne posten inneholder tjenestekjøpsavtalen mellom Dyrøy kommune og Dyrøyseminarsenteret KF. Økning i omfang av avtalen gjør at denne posten økes fra kr 300 000,- til kr 450 000,-
Posten reguleres med en inntektsøkning på kr 150 000,- Bruk av fond Ved de øvrige endringene i budsjettet vil det være behov for 14 117 kr mindre i bruk av fond for å saldere budsjettet. Denne reguleres derfor fra kr 319 317,- til kr 305 200,- Posten reguleres med mindreforbruk av fond på kr 14 117,- Daglig leders forslag til vedtak: Styret vedtar reguleringer for Dyrøyseminarsenterets budsjett 2015 ihht. framlagte talldokument. Styreleders innstilling: Randi Lillegård styreleder Kjell-Sverre Myrvoll daglig leder
Konto Faktisk pr 1.6 Budsjett 2015 Regulering Reg.budsjett Kommentarer 110000 - Kontormateriell og -rekvisita 372 1200 1200 110010 - Faglitteratur/tidsskrifter/aviser 835 111500 - Matvarer 111510 - Bevertning 4 544 10 000 10 000 112000 - Diverse forbruksmateriell 112041 - Arrangementsutgifter 112044 - Oppholdsutgifter ved reise 112060 - Leie av utstyr 112070 - Varekjøp for videresalg 112090 - Øredifferanse 0 113010 - Telefon 2 898 25 000 25 000 113020 - Internett 34 531 50 000 50 000 113030 - Porto 113090 - Bankgebyrer 114000 - Annonser 114040 - Reklameutgifter 114080 - Trykkingsutgifter 115010 - Kursavgifter og oppholdsutgifter 7 435 10 000 10000 116520 - Flyttegodtgjørelse 117000 - Reiseutgifter (ikke oppgavepliktig) 8 093 15 000 15 000 *SO1BK og div 119000 - Husleie 44 174 65 000 65 000 119010 - Leie av lokaler 119515 - Diverse avgifter og gebyrer 119530 - Lisenser/brukerstøtteavtaler 2 000 2 000 120000 - Kjøp av inventar og utstyr 120010 - Maskinelt utstyr og instrumenter 4 567 35 000 35 000 120025 - Datautstyr 10 000 10 000 121010 - Leie av transportmidler 122000 - Leie av driftsmidler 123000 - Tjenester vedr. vedlikehold bygninger/anlegg 5 000 5 000 124000 - Serviceavtaler teknisk utstyr/anlegg 5000 5 000 124010 - Serviceavtaler kopieringsmaskiner
124025 - Serviceavtaler brukerstøtte 2000 2 000 124060 - Rep. og vedlikehold datamaskiner 127000 - Konsulenthonorar 36 500 40 000 40 000 135000 - Kjøp fra kommuner 1 509 117 605 883 2 115 000 * Lønnskostnader m fellesutgifter 137000 - Kjøp fra andre (private) 142900 - Merverdiavgift som gir rett til mva.kompensasjon 21 537 145000 - Overføring til kommuner 150040 - Forsinkelsesrenter 150050 - Betalingsgebyr 638 158000 - Ikke disponert netto driftsresultat 160000 - Brukerbetaling *SO1BK 60000 * Overflødig etter regulering 162000 - Annet salg av varer og tjenester, gebyrer 162070 - Andre gebyrinntekter 170000 - Refusjon fra staten 172900 - Kompensasjon mva påløpt i driftsregnskapet -21 537 173000 - Refusjon fra fylkeskommuner -2 611-140 000-140 000 *Beitebruk 175000 - Refusjon fra kommuner -385 000-385 000 *Frikjøp 177000 - Refusjon fra andre (private) -10 000-100 000-110 000 *Forprosjekt og annen refusjon 181000 - Andre statlige overføringer (1a) -300 000-300 000 *SO1BK 183000 - Overføring fra fylkeskommuner -500 000-500 000 *Driftstøtte 185000 - Overføring fra kommuner -300 000-150 000 * Tjenestekjøpsavtale Dyrøy -450 000 kommune/utleiebygg 190000 - Renteinntekter 195000 - Bruk av bundne fond Bruk av fond -319 317-14 117-305 200 3000 - Salgsinntekt, avgiftspliktig -17 200-200 000-200 000 9995 - Midlertidig konto 1 396 126 172 0 31 766 0
Dyrøy kommune Den lærende kommune Dyrøyseminarsenteret KF Arkiv: 031 Saksmappe: 2015/71 Saksbehandler: Kjell-Sverre Myrvoll Dato: 26.05.2015 Saksframlegg Vedtektsendringer - Dyrøyseminarsenteret KF Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret i Dyrøyseminarsenteret KF 11/15 04.06.2015 Kommunestyret 15.06.2015 Vedlegg 1 Gjeldende vedtekter Dyrøyseminarsenteret KF 2 Forslag vedtekter - Dyrøyseminarsenteret KF Saksopplysninger I arbeidet med sak om ny organisasjonsform i 2013 kom det frem noen andre problemstillinger som burde drøftes og vedtas i styret og deretter kommunestyret. Det ble i diskusjonene rundt og i den vedtatte strategiplanen for 2014/2015 lagt opp til at det i 2015 skulle være en bred prosess for valg av navn, organisasjonsform, etc. på foretaket videre. Det ble videre i sak 10/13 gjort følgende vedtak: 1. Styrets sammensetning blir uforandret denne valgperioden, men man vil komme tilbake til sammensetning og valgperiodens varighet før nytt styre velges i 2015. Det har dessverre ikke vært kapasitet til å utarbeide en grundig sak til behandling våren 2015, som omhandler selskapsform, navneendring etc. men daglig leder varsler at denne saken vil komme til styrebehandling og til vedtak i kommunestyret senest i desember 2015. Det som imidlertid må gjøres vedtak om i inneværende kommunestyreperiode er styresammensetningen, jfr. Vedtak i sak 10/13. Det står følgende formuleringer i gjeldende vedtekter for Dyrøyseminarsenteret KF: 4. Organisasjon 1. Foretaket ledes av et styre bestående av fem medlemmer som velges for en periode på fire år som følger kommunestyrets valgperiode. Foretakets styre skal bestå av de til en hver tid faste medlemmer i formannskapet i Dyrøy kommune valgt av Dyrøy kommunestyre, med ordfører som styreleder og varaordfører som styrets nestleder. Varamedlemslista til formannskapet er varamedlemmer til styret i Dyrøyseminarsenteret KF
Foretakets vurdering Daglig leder mener at det vil være fornuftig å kunne velge et styre til Dyrøyseminarsenteret KF på et friere grunnlag enn i dag. Ved å ha muligheten til å velge styremedlemmer utenom formannskapets medlemmer vil man kunne unngå problematikk rundt inhabilitet i beslutninger som foretas i formannskap og kommunestyre. Det har også tidligere vært diskutert i styret at det kunne være en fordel å få inn styremedlemmer som kommer fra næringslivet eller andre miljø. Daglig leder mener at det samtidig vil være fornuftig å endre funksjonstiden til styret slik at den vil være to år, mot dagens fire. Ved å innføre rullering på valgene vil man samtidig sikre kontinuitet. På bakgrunn av overnevnte vurderinger ønsker daglig leder å fremme følgende endringer av vedtektene i Dyrøyseminarsenteret KF: Foretaket ledes av et styre bestående av 5 medlemmer og 2 varamedlemmer. Varamedlemmene møter fast i styret og har stemmerett dersom styret ikke er fulltallig. Styret er vedtaksfør når minst 50 % av medlemmene er til stedet. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme. Styret velges av kommunestyret for 2 år, hvor halvparten er på valg hvert år. Daglig leder mener dette forslaget vil gi kommunestyret handlingsrom til å velge styremedlemmer på et fritt grunnlag. Det vil videre være formålstjenlig at disse valgene skjer i kommunestyremøtet der årsmelding og regnskap fremlegges. Dette vil fortrinnsvis være i kommunestyremøtet i juni hvert år. For inngangen av neste valgperiode vil det være fornuftig å gi styret en funksjonstid litt i underkant av to år, slik at de som blir valgt i konstituerende kommunestyremøte 5.oktober 2015 vil få en valgperiode frem til juni 2017. Daglig leders forslag til vedtak: 1. Vedtektenes 4 endres til: Foretaket ledes av et styre bestående av 5 medlemmer og 2 varamedlemmer. Varamedlemmene møter fast i styret og har stemmerett dersom styret ikke er fulltallig. Styret er vedtaksfør når minst 50 % av medlemmene er til stedet. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme. Styret velges av kommunestyret for 2 år, hvor halvparten er på valg hvert år. 2. Kommunestyret velger styremedlemmer fortrinnsvis etter avlagt årsoppgjør i kommunestyremøte i juni. 3. Styremedlemmer valgt i konstituerende kommunestyremøte høsten 2015 vil få funksjonstid frem til juni 2017
Styreleders innstilling: Randi Lillegård styreleder Kjell-Sverre Myrvoll daglig leder
Dyrøy kommune Den lærende kommune DYRØYSEMINARSENTERET KF Vedtekter 1. Navn og rettslig stilling Foretakets navn er Dyrøyseminarsenteret KF, et kommunalt foretak registrert av Dyrøy kommune. 2. Forretningskontor Foretaket har sitt forretningskontor og adresse i Brøstadbotn i Dyrøy kommune. 3. Formål Foretaket har til formål å: - fremme, tilrettelegge og drive erfaringsformidling mellom distriktskommuner - gjennom samarbeid med interesserte forskningsmiljøer i landsdelen, arbeide for å styrke forskning som dokumenterer distriktskommuners situasjon og muligheter - på oppdragsbasis utføre erfaringsformidling, utviklingsarbeid, undersøkende og rådgivende arbeid for distriktsbasert næringsliv, offentlig myndighet, organisasjoner og andre. 4. Organisasjon Foretaket ledes av et styre bestående av fem medlemmer som velges for en periode på fire år som følger kommunestyrets valgperiode. Foretakets styre skal bestå av de til en hver tid faste medlemmer i formannskapet i Dyrøy kommune valgt av Dyrøy kommunestyre, med ordfører som styreleder og varaordfører som styrets nestleder. 5. Styrets oppgaver og myndighet Styret skal forestå de oppgaver som i hht lov eller forskrift tilligger styret, herunder: a. utarbeide regelmessige reviderte retningslinjer for foretakets virksomhet b. utarbeide strategiplan, handlingsprogram og budsjetter c. påse at foretakets organisasjonsform og ansatte er tilpasset de oppgaver foretaket skal gå inn for i framtiden d. kontrollere foretakets arbeid, herunder faglig virksomhet e. se til at regnskap og forvaltning er i samsvar med offentlige lover og forskrifter for et kommunalt foretak f. påse at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens økonomiplan og årsbudsjett foretaket skal være selvfinansierende og andre vedtak fattet av Dyrøy kommunestyre. g. være tilsettingsmyndighet for ansatte i foretaket