VENNESLA KOMMUNE VEDLEGGSHEFTE Administrasjonsutvalget Dato: 13.02.2014 kl. 9:00 Sted: Ordførers kontor Arkivsak: 14/00033 Arkivkode: 033. SAKSKART 2/14 13/03041-2 Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune - Personalreglementer (Hefte 1) 1
Saker til behandling 2/14 Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune - Personalreglementer (Hefte 1) Arkivsak-dok. 13/03041-2 Arkivkode. 400 Saksbehandler Geir Knutsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalget 03.02.2014 1/14 2 Administrasjonsutvalget 13.02.2014 2/14 3 Plan- og økonomiutvalget 13.02.2014 4 Kommunestyret 27.02.2014 2
Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune 01.01.2014
1 Forord... 2 2 Innledning... 3 3 Organisasjonskultur... 4 4 Grunnlag for Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune... 4 5 Forslag til Arbeidsgiverpolitikkdokument i Vennesla kommune.... 5 6 Personalreglementer... 6 6.1 Mål... 6 6.2 Strategi... 6 7 Lønnspolitisk plan... 6 7.1 Mål... 6 7.2 Strategi... 7 8 Seniorpolitikk og Livsfasepolitikk... 7 8.1 Mål... 7 8.2 Strategi... 7 9 Lederutvikling... 7 9.1 Mål... 7 9.2 Strategi... 8 10 Rekruttering og kompetanseutvikling... 8 10.1 Mål... 8 10.2 Strategi... 8 11 Bedriftshelsetjenesten og Arbeidsmiljø (HMS)... 9 11.1 Mål... 9 11.2 Strategi... 10 12 Pensjon og forsikringer... 10 12.1 Mål... 10 12.2 Strategi... 10 1 Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune Organisasjonsseksjonen 22.01.2014
1 Forord Vennesla kommune er en stor organisasjon. Vi har til sammen mer enn 1000 ansatte fordelt på ca. 850 årsverk. Kommunen spiller en stor og betydningsfull rolle i lokalsamfunnet vårt. Vi yter mangfold av tjenester som er helt avgjørende for velferden for innbyggerne i kommunen. På noen områder skal vi også utøve myndighet og forvalte felles interesser. Sist men ikke minst skal kommunen bidra til en positiv utvikling av lokalsamfunnet. All vår aktivitet skal skje innenfor de rammene og de prioriteringene som settes av våre folkevalgte. I årene som kommer står kommunen foran store utfordringer. Det vil være en løpende diskusjon om hvilke oppgaver kommunen skal ha ansvar for og hva andre skal ta seg av. Det vil være langt større forventninger til omfanget av våre tjenester enn det vi kan utføre med tilgjengelige ressurser. Våre brukere vil også stille stadig høyere krav til kommunens ytelser. For å møte slike utfordringer vil det være viktig at vi setter brukerne, kvalitet og service i sentrum. Vi må arbeide rasjonelt og effektivt og alltid utnytte ressursene godt. Da må organisasjonen vår være moderne, fleksibel og innrettet mot endringer. Med slike krav til kommunen er det avgjørende at vi som arbeidsgiver har et positivt og utviklende forhold til våre ansatte. Vi skal utfordre og stille krav, men samtidig skal vi bygge på gjensidig tillit og ansvar, slik at Vennesla kommune blir en god og interessant arbeidsplass. Dette dokumentet er utarbeidet for å vise den politikk, de mål og de holdninger som vi ønsker skal prege Vennesla kommune som organisasjon i forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstakere i årene som kommer. I dette dokumentet presenteres kommunens samlede arbeidsgiverpolitikk. Denne skal være et godt redskap i forhold til å skape en effektiv og rasjonell organisasjon med dyktige og motiverte ansatte som trives med jobben sin. Rådmannen er delegert myndighet til å utøve personalpolitikken iht vedtatte retningslinjer. Dette er i samsvar med kommunelovens 23 der rådmannen er pålagt å sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. En rekke forhold mellom arbeidsgiver og arbeidstaker er i dag regulert i lover og sentralt fastsatte avtaler. De områder som ikke er regulert på denne måten, betraktes som arbeidsgivers styringsrett. Den administrative ledelsen trenger på disse områdene retningslinjer for sine beslutninger. Det er disse retningslinjene som presenteres i dette dokumentet. En av framtidas største utfordringer for kommunesektoren er å beholde og rekruttere dyktige medarbeidere til å utføre oppgavene våre. Det er mitt sterke ønske at disse retningslinjene og dokumentene skal være med å bidra til at Vennesla kommune lykkes med dette. I den sammenheng er det også viktig at retningslinjene blir et er i endring og utvikling. Alle kommunens ledere er pålagt å sette seg godt inn i disse retningslinjene og aktivt bruke disse i sitt daglige arbeide med lede å utvikle de ansatte. Vennesla Kommune, 2014 Svein Skisland 2 Rådmann Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune Organisasjonsseksjonen 22.01.2014
2 Innledning Arbeidsgiverpolitikken bygger på kommuneplanen 2011-2023. Kommuneplanen har fokusert på to hovedutfordringer/mål: Levekår Utvikling Hovedutfordringene vil være retningsgivende for kommunens ulike roller som samfunnsutvikler, tjenesteyter, arbeidsgiver og ressursforvalter. Hovedmålet er å bedre kommunen på satsningsområdene. Som arbeidsgiver skal kommunen være en attraktiv arbeidsgiver som klarer å rekruttere nok arbeidskraft og ha kvalifisert og motiverte ansatte D kommunen skal fungere både som en kunnskapsorganisasjon og attraktiv arbeidsplass, samt å gi innbyggerne i kommunen gode tjenester. I tillegg er det lagt en strategi i Vennesla kommune som følger: Tydelig ledelse og god organisasjonskultur. Målrettede strategier for opplæring og avlønning av ansatte. Skape større fagmiljø gjennom interkommunalt samarbeid. Velferdstiltak som bidrag til positivt arbeidsmiljø. Fleksible arbeidstidsordninger. Profilering og omdømmebygging. Ta i bruk ny teknologi for å møte behovet for økt arbeidskraft. Sikre riktig og nødvendig kompetanse gjennom gode prosesser i ansettelser. Beholde erfaringskompetanse og viktig arbeidskraft. Lederutviklingsprogram og mentorordning. Individuell tilrettelegging for å beholde seniorer. Arbeide aktivt for å redusere ufrivillig deltid. Alle medarbeidere skal være kjent med Vennesla kommunes mål og strategier. Strategiene er retningslinjer for hvordan vi forholder oss til våre eksterne eller interne omgivelser enten det er snakk om kolleger, kommunale, fylkeskommunale eller statelige virksomheter, leverandører, selve virksomheten eller andre. Vennesla kommune har tro på at medarbeiderne tar ansvar for egen og kommunes utvikling, og at de bidrar til å skape et godt arbeidsmiljø. Vennesla kommune vil vise medarbeidere tillit ved å gi den enkelte ansvar, støtte og frihet i arbeidet. Kommune forventer at medarbeiderne holder seg informert om virksomhetens oppgaver og utfordringer, engasjerer seg i arbeidet og deltar aktivt i omstillingsprosesser, slik at Vennesla kommune er godt forberedt på å møte nye krav og utfordringer fra omgivelsene. Personalpolitikken bygger på informasjon og medbestemmelse etter Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen på alle nivåer i virksomheten. Medbestemmelsen ivaretas dels gjennom formelt samarbeid med organisasjonene som er representert i kommunen, men også gjennom direkte og løpende samhandling mellom ledere og medarbeidere på den enkelte arbeidsplass. 3 Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune Organisasjonsseksjonen 22.01.2014
3 Organisasjonskultur Vi har en organisasjonskultur hvor vi: Er serviceinnstilt Er endringsvillige Ser hverandre Gjør hverandre gode Unner hverandre suksess Er stolte over egen arbeidsplass og kommunen Tenker løsning i stedet for problem Er uformelle og folkelige Har det gøy på jobben Har lov å prøve noe nytt Disse prinsippene er vedtatt av kommunestyret. Prinsippene skal holdes levende gjennom årlige prosesser i den enkelte enhet/seksjon. 4 Grunnlag for Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune Vennesla kommunes arbeidsgiverpolitikk skal støtte opp under kommunes strategier og bidra til at virksomhetens mål nås. Det må være et mål at arbeidsgiverpolitikken oppleves som helhetlig og framtidsrettet, og at konkrete tiltak er i samsvar med arbeidsgiverpolitikkens overordnede mål og strategier. Arbeidsgiverpolitikken skal bidra til å bygge og styrke en enhetlig organisasjonskultur i Vennesla kommune, og sikre et godt og utviklende arbeidsmiljø. Alle medarbeidere har ansvar for å etterleve dette og derved bidra til at Vennesla kommunes mål nås. Ledere har et spesielt ansvar for å tydeliggjøre verdiene. Arbeidsgiverpolitikken bygger videre på de generelle retningslinjene som gjelder for alle ansatte i alle kommuner herunder avtalen om inkluderende arbeidsliv. Det betyr at rettigheter og plikter for Vennesla kommunes ansatte er regulert i en rekke lover og forskrifter, samt sentrale avtaler og regulativer. Den overordnede arbeidsgiverpolitikken fastsetter mål og angir retning og strategier for praktisering og videreutvikling av personalpolitiske tiltak. Følgende delområder er omfattet av dette dokumentet: Personalreglementer Lønnspolitisk plan Livsfase og seniorpolitikk Lederutvikling Rekruttering og kompetanseutvikling Bedriftshelsetjenesten og arbeidsmiljø (HMS) Pensjon og forsikringer I praksis griper hvert delområde inn i hverandre og virker sammen 4 Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune Organisasjonsseksjonen 22.01.2014
5 Forslag til Arbeidsgiverpolitikkdokument i Vennesla kommune. 5 Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune Organisasjonsseksjonen 22.01.2014
6 Personalreglementer Personalreglementene i Vennesla kommune skal vise arbeidsgiverpolitikk i praksis. Med utgangpunkt i lover og avtaler skal personalreglementene beskrive retningslinjene, reglene og prinsippene for forholdet mellom kommunen og de ansatte. 6.1 Mål Personalreglementene skal bidra til: Plikter og rettigheter for ansatte følges God og rask saksbehandling innen personalforvaltningen, herunder Permisjoner Ansettelser 6.2 Strategi Vennesla kommune skal til enhver tid ha alle reglementer oppdatert, og som er iht de lover og regler som er gjeldene. 7 Lønnspolitisk plan Vennesla kommunes lønnspolitikk skal være aktiv og motiverende del av kommunens arbeidsgiverpolitikk. Lønn er et av de sterkeste virkemidler for å gi anerkjennelse for innsats. Vi må sikre en langsiktig og strategisk styring i lønnspolitikken. Kommunen skal være forutsigbare på lønn, slik at lønnstilbudet følger tilbud til stilling, både ved intern organisasjonsendringer og ordinære tilsettinger. Lønnspolitikken skal også omfatte andre belønningsfaktorer enn lønn som muligheter for etter- og videreutdanning, jobbinnhold, personlige utviklingsmuligheter, fleksible arbeidstidsordninger mv. 7.1 Mål Lønnspolitikken skal bidra til: Å rekruttere, beholde og utvikle dyktige medarbeidere på alle plan i organisasjonen Å gi medarbeiderne en lønn som står i forhold til; Stillingens ansvar, oppgave og myndighet, og Medarbeidernes kvalifikasjoner og realkompetanse i forhold til kommunens behov Medarbeidernes innsats og resultatoppnåelse i forhold til avtalte vurderingskriterier og mål Produktivitet og effektivitet. Kvalitet på tjenestene Å utvikle interne lønnssystemer som; Bygger på Hovedtariffavtalens bestemmelser Fremmer likelønn mellom kvinner og menn Er enkle å forstå og administrere Gir riktig lønns differensiering 6 Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune Organisasjonsseksjonen 22.01.2014
7.2 Strategi Vennesla kommune skal til enhver tid ha et lønnsnivå innenfor de ulike stillingskategoriene, som er konkurransedyktige med sammenlignbare virksomheter. Dette med spesiell vekt på markedsutsatt personell, uten at vi nødvendigvis blir lønnsledende. 8 Seniorpolitikk og Livsfasepolitikk Senior og livsfasepolitikk skal forstås som en politikk der individuelle tilpasninger og tiltak er sentralt gjennom hele det yrkesaktive livet. 8.1 Mål Livsfasepolitikken skal bidra til og Vedlikeholde og videreutvikle arbeidstakernes ressurser og kompetanse gjennom hele yrkeskarrieren Styrke Vennesla kommunes ressurser, effektivitet og omstillingsevne Legge til rette slik at målene i IA-avtalen nås 8.2 Strategi Vennesla kommune skal ivareta, anvende og utvikle de ressurser som medarbeidere i alle livsfaser representerer. Vennesla kommune vil utvikle en livsfasepolitikk herunder seniorpolitikk - hvor ulike tiltak er en integrert del av personalpolitikken og en naturlig del av kompetanseutviklingen. Livsfasepolitikken skal ta hensyn til at det er individuelle forskjeller mellom medarbeidere og at det er behov for fleksible ordninger jf. målene i IA-avtalen. 9 Lederutvikling Lederutvikling i Vennesla kommune skal sikre at alle ledere blir gitt nødvendig opplæring, trening og oppfølging for å ivareta lederrollen i tråd med kommuneplanens strategi. 9.1 Mål Leder skal iht leder avtalen: Være tydelig Være løsningsorientert Ha fokus på organisasjonskultur Være utviklingsorientert Være lojal 7 Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune Organisasjonsseksjonen 22.01.2014
Lederutvikling skal bidra med: å tilføre nødvendig kunnskap og ferdigheter for å kunne utfylle ulike lederroller i kommunen å fokusere og bevisstgjøre lederne på ønskede holdninger og verdier i lederskapet å bidra til å skape felles oppfatning av hvilket lederskap som er nødvendig for å nå kommunes mål 9.2 Strategi Lederutvikling skal sikres gjennom å utvikle ledere i egen sesjon/enhet å bringe frem og forvalte ledertalenter. Tiltakene skal skje gjennom interne prosesser og eksterne lederutviklings programmer eller skole/kurs. Det skal regelmessig gjøres en vurdering av de mest aktuelle utfordringene for kommunen som er grunnlag for å definere satsningsområder for lederutvikling 10 Rekruttering og kompetanseutvikling I Vennesla kommune definerer vi kompetanse som de samlede kunnskaper, evner, ferdigheter og holdninger som gjør det mulig å utføre aktuelle funksjoner og oppgaver i tråd med definerte krav og mål. Kompetanseutvikling omfatter både planlagt endring av kompetanse, tilegnelse av ny og mobilisering av eksisterende kompetanse. Målet er at disse prosessene skal dekke gapet mellom eksisterende og ønsket, framtidig kompetanse. Med rekrutteringspolitikk menes de mål og strategier som legges til grunn ved rekruttering for å sikre ønsket kompetanse. 10.1 Mål Rekruttering -og kompetanseutvikling skal bidra til følgende: Utvikle medarbeidere slik at Vennesla kommune kan møte framtidens krav. Styrke kommunes fleksibilitet med hensyn til arbeidsformer og organisering av oppgaver. Videreutvikle et læringsfremmende miljø i kommunen. Å rekruttere og beholde medarbeidere med riktig kompetanse Å rekruttere medarbeidere med flerkulturell bakgrunn At målene i IA-avtalen oppnås ved å øke andelen funksjonshemmede arbeidstakere Profilere Vennesla kommune som en attraktiv arbeidsgiver i relevante miljøer 10.2 Strategi Vennesla kommunes rekruttering og kompetansestrategi skal bidra til å sikre at kommunen når sine mål effektive rekrutteringsprosesser. Rekruttering og kompetansestrategien skal forankres hos ledelsen og gis nødvendige økonomiske rammer innenfor vedtatte budsjettrammer. Alle medarbeidere skal ta ansvar for og initiativ til egen læring. Rekrutteringspolitikken skal være fleksibel og målrettet i forhold til de 8 Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune Organisasjonsseksjonen 22.01.2014
kompetansebehov Vennesla kommune til enhver tid har. Rekrutteringspolitikken skal også bidra til å sikre en hensiktsmessig fordeling mellom realkompetanse og formalkompetanse. Vennesla kommune skal stimulere til likestilling mellom kjønnene. Vennesla kommune skal gjennom rekruttering bidra til å øke andelen flerkulturelle medarbeidere. 11 Bedriftshelsetjenesten og Arbeidsmiljø (HMS) Med arbeidsmiljø forstås både fysisk og sosialt arbeidsmiljø. Vennesla kommune skal være en attraktiv arbeidsplass hvor arbeidsmiljøet er kjennetegnet av trivsel og arbeidsglede, åpenhet og kvalitet. I tillegg skal kommunen ha en bedriftshelsetjeneste. Kommunen har sammen med bedriftshelsetjenesten laget en handlingsplan der arbeidsoppgavene prioriteres. Det legges vekt på oppfølging av langtids sykemeldte, oppfølging av enheter med høyt fravær og helseundersøkelser ved enheter som har arbeidsoppgaver med særlig høy risiko. Vennesla kommune I, og definert sine mål i avtalen. Disse forplikter ledere, tilsatte og tillitsvalgte. Målene i IA-avtalen skal bidra til å skape et utviklende og inkluderende arbeidsliv for alle ansatte i kommunen. Dette skal blant annet gjøres via medarbeidersamtale. 11.1 Mål Det totale arbeidsmiljøet skal stimulere til den enkeltes faglige vekst/utvikling og trivsel. Vennesla kommunes arbeidsmiljøutvikling er basert på forebygging, bred medvirkning og lokalt lederansvar. Tilpassede velferdsordninger er en del av Vennesla kommunes forebyggende arbeid for å skape et godt arbeidsmiljø. Systematisk arbeidsmiljøutvikling skal være målrettet og integrert i Vennesla kommunes ordinære styrings- og rapporteringssystemer. Ha løpende dialog med bedriftshelsetjenesten 9 Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune Organisasjonsseksjonen 22.01.2014
11.2 Strategi Ledere skal gi tydelige tilbakemeldinger til sine medarbeidere om forventninger og resultater. Hver enkelt ansatt har et selvstendig ansvar for å bidra til et godt arbeidsmiljø for seg selv og andre. Vennesla kommune skal arbeide for å redusere sykefraværet ved å ha fokus på de ulike sidene av IA-avtalen. Den enkelte leder er ansvarlig for at systematisk arbeidsmiljøkartlegging gjennomføres, dokumenteres og følges opp. Arbeidsmiljøtiltak skal skje i nært samarbeid med de ansatte og deres organisasjoner. Helseundersøkelser, tiltak for sykefravær m.m. skal gjennomføres i samarbeid med bedriftshelsetjenesten. 12 Pensjon og forsikringer Pensjonsordningen følger av lov om samordning av pensjons -og trygdeytelser, og reguleres som bestemt i hovedtariffavtalen mellom KS og arbeidstakerorganisasjonene. Vennesla kommunen sin pensjons- og forsikringsordning er KLP og Statens pensjonskasse. Ved å følge denne linken til Waco Forsikringsmegling vil du finne informasjon om hvilke forsikringer du har som ansatt i Vennesla kommune. 12.1 Mål Pensjons og forsikringsordningen skal bidra til og Sikre de ansattes pensjons -og forsikringsvilkår på best mulig måte 12.2 Strategi Vennesla kommunes pensjons og forsikringsordninger skal til en hver tid være oppdatert. Kommune skal legge til rette for at de ansatte for den hjelp de trenger til pensjons og forsikringsspørsmål 10 Arbeidsgiverpolitikk i Vennesla kommune Organisasjonsseksjonen 22.01.2014
Hefte 1 - Personalreglementer Del 1 Arbeids og ansettelsesreglement Del 2 Permisjonsreglement Organisasjonsseksjonen Vennesla kommune 1
1 Innhold Del 1 - Arbeids og ansettelsesreglement... 6 1 Formål og omfang... 6 2 Ansettelser... 6 2.3 Ansvarsforhold og ansettelsesmyndighet... 6 2.3.1 Kommunestyret... 6 2.3.2 Administrasjonsutvalget... 6 2.3.3 Rådmannen... 6 2.3.4 Kommunalsjefer og enhetsledere... 6 2.3.5 Organisasjonsseksjonen... 7 2.3.6 Ansettelsesutvalget... 7 2.4 Utlysning av ledige stillinger... 7 2.4.1 Plikter før utlysning... 7 2.4.2 Ekstern utlysning... 8 2.4.3 Intern utlysning... 8 2.4.4 Vikarer... 8 2.4.5 Utlysning... 8 2.4.6 Søknadsfrist... 9 2.4.7 Søknadsskjema og behandling av søknader... 9 2.4.8 Ansettelses prosedyre... 9 2.4.9 Familieansettelser... 9 2.4 10 Ansettelsesbrev og vilkår... 10 2.4.11 Prøvetid... 10 2.4.12 Klage... 10 2.5 Arbeidsavtale... 10 2.6 Attester... 10 3 Arbeidsregler... 10 3.1 Arbeidstid og hviletid... 10 3.2 Fleksibel arbeidstid... 10 3.2.1 Generelt... 10 3.2.2 Hvem ordningen gjelder for... 11 3.2.3 Arbeidstid mv.... 11 3.2.4 Registrering... 11 3.2.5 Avregning, overføring av saldo mv.... 11 2
3.2.6 Tjenestereiser/kurs/reisetid... 11 3.2.7 Avspasering... 11 3.3 Overtidsarbeid... 12 3.4 Annet lønnet arbeid /ekstra arbeid... 12 3.5 Fravær fra arbeid... 12 3.6 Ferie... 12 3.7 Utbetaling av lønn... 12 3.8 Håndtering av utstyr, ansvar kommunal eiendom... 12 3.9 Misbruk av alkohol og/eller narkotiske stoffer... 13 3.10 Etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte... 13 3.10.1 Generelt... 13 3.10.2 Lojalitet og tillit... 13 3.10.3 Fortrolige opplysninger og informasjon... 13 3.10.4 Gaver og lignende... 13 3.10.5 Oppmerksomhet i forbindelse med representasjon... 13 3.10.6 Reiseutgifter... 14 3.10.7 Personlig interesse vs. Kommunens interesser... 14 3.10.8 Privat bruk av kommunalt utstyr... 14 3.10.9 Kurs, foredrag, annet lønnet oppdrag i ordinær arbeidstid... 14 3.10.11 Trafficking... 14 3.11 Varsling... 14 3.12 Taushetsplikt... 15 3.13 Inkluderende arbeidsliv... 15 3.14 Oppsigelse, avskjed og suspensjon... 15 4 Ulike økonomiske godtgjørelser... 15 4.1 Reiser... 15 4.2 Telefon og elektronisk kommunikasjon... 15 4.3 Flytting... 15 4.4 Oppmerksomhet til ansatte ved milepæler... 16 4.4.1 Når fast ansatte gifter seg... 16 4.4.2 Etter 25 års tjeneste... 16 4.4.3 Ansatte som slutter etter 10 års tjeneste i Vennesla kommune... 16 4.4.4 Regulering av satser... 16 4.5 Begravelse... 16 3
5 Om offentlig informasjon og innsyn... 16 6 Tolkninger og endringer... 17 Vedlegg 1 Retningslinjer for bruk av kommunalt utstyr... 17 Vedlegg 2 Regler for flyttegodtgjørelse... 17 Del 2 Permisjonsreglement... 19 1 Reglementets virkeområde og generelle bestemmelser... 19 1.1 Reglementets formål.... 19 1.2 Virkeområde.... 19 1.3 Avgjørelsesmyndighet/delegasjon.... 19 1.4 Fremgangsmåte ved søknad om permisjon.... 19 1.5 Feriepenger ved permisjon.... 19 1.6 Pensjonsmedlemskap.... 20 2 Permisjon for utføring av tillitsverv/ombud... 20 2.1 Offentlige tillitsverv og ombud.... 20 2.2 Politisk arbeid - nominasjonsmøter... 20 2.3 Tillitsverv/stilling i arbeidstakerorganisasjoner... 20 2.4 Permisjonsregler for tillitsvalgte... 21 2.5 Permisjon ved andre tillitsverv.... 21 2.6 Verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg... 21 3 Permisjon ved overgang til ny stilling/annet arbeid... 21 3.1 Permisjon ved overgang til ny stilling.... 21 3.2 Permisjon etter 7 års sammenhengende tjeneste i Vennesla kommune.... 21 3.3 Permisjon i forbindelse med tjenestegjøring som dommerfullmektig/forskning m.m.... 21 3.4 Permisjon i forbindelse med hjelpetiltak i utviklingsland i offentlig regi.... 22 3.5 Arbeidstakeres deltakelse i hjelpekorps.... 22 4 Permisjon ved sykdom, svangerskap, fødsel, adopsjon, omsorg i hjemmet og tvungen verneplikt... 22 4.1 Sykepermisjon... 22 4.2 Permisjon ved svangerskap, fødsel og adopsjon... 22 4.3 Amming... 23 4.4 Rett til redusert arbeidstid.... 23 4.5 Permisjon barn og barnepassers sykdom... 23 4.6 Verneplikt/Repetisjonsøvelser... 23 5 Utdanningspermisjoner... 23 4
5.1 Grunnutdanning.... 23 5.2 Etterutdanning.... 23 5.3 Videreutdanning.... 24 5.4 Permisjon i forbindelse med opplæring av tillitsvalgte... 24 5.5 Permisjon ved eksamen.... 24 5.6 Plikttjeneste - Bindingstid/refusjon.... 24 6 Velferdspermisjoner... 24 61. Rammer for velferdspermisjoner.... 24 6.2 Alvorlig sykdom i nærmeste familie.... 24 6.3 Ved dødsfall.... 25 6.4 Tilvenning av barn i barnehage/første skoledag (SFO)... 25 6.5 Eget bryllup/partnerskap/konfirmasjon... 25 6.6 Deltakelse i idrettsarangementer.... 25 6.7 Høytidsdager... 25 6.8 Andre velferdspermisjoner.... 26 6.9 Legebesøk m.m.... 26 Vedlegg 1... 27 5
- 1 Formål og omfang Personalreglementet skal sikre ryddige arbeidsforhold for den enkelte ansatt, samt struktur og forutsigbarhet i prosesser som regulerer arbeidsforholdet. Reglementet bygger på kommunens vedtatte hovedmål for personalpolitikken; «Personalpolitikken skal gjennom rekruttering og utvikling av ansatte, gi grunnlag for tilpassing av tjenestetilbudet i takt med endringer og omstillinger. Personalpolitikken skal ta vare på og fremme trivsel og utvikling på arbeidsplassen i tråd med kommunens vedtatte organisasjonskultur.» Reglementet gjelder for alle kommunale arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold, jf. HTA, 1, så langt annet ikke er regulert i tariffavtalen. Likevel gjelder unntak som til enhver tid følger av lov, tariffavtale eller andre forskrifter som er bindende for kommunen. 2 Ansettelser Ansettelser skjer på de vilkår som følger av lover, tariffavtaler, kommunens ansettelsesreglement og arbeidsavtale. Alle som blir ansatt har 6 måneder prøvetid. Arbeidsgiver kan endre arbeidstakerens arbeids- og ansvarsområde. Arbeidsgiver kan også endre arbeidssted i kommunen. 2.3 Ansvarsforhold og ansettelsesmyndighet 2.3.1 Kommunestyret Kommunestyret har det overordnede arbeidsgiveransvaret i kommunen. Kommunestyret ansetter rådmannen etter innstilling fra administrasjonsutvalget. 2.3.2 Administrasjonsutvalget Administrasjonsutvalget er ankeutvalg for alle anker på ansettelser gjennomført av ansettelsesutvalget. 2.3.3 Rådmannen Rådmannen har det overordnede ansvaret jf. kommunelovens 24, 1. ledd, samt kommunens delegasjonsreglement. 2.3.4 Kommunalsjefer og enhetsledere I samsvar med delegasjonsreglementet er det løpende personalansvar tillagt kommunalsjefer/enhetsledere. Kommunalsjefer og enhetsledere ansetter i alle vikariater og korttidsengasjementer med varighet inntil 6 måneder innenfor egen enhet/seksjon. Ansettelse i 6
vikariater utover 3 måneder drøftes med tillitsvalgte. Mindre justeringer i stillingsprosent kan foretas av kommunalsjef/enhetsleder, etter drøfting med tillitsvalgte. 2.3.5 Organisasjonsseksjonen Organisasjonsseksjonen har ansvaret for å utvikle gode retningslinjer og rutiner for personalarbeidet i kommunen. Seksjonen skal være en faglig ressurs for enhetene, og ivareta personalspørsmål på tvers av disse. 2.3.6 Ansettelsesutvalget Ansettelsesutvalgene ansetter i alle andre stillinger med varighet over 6 måneder. Ansettelsesutvalg etableres innen alle seksjoner/enheter. Ansettelsesutvalget skal være sammensatt av følgende 3 representanter; - Kommunalsjef/enhetsleder. - En representant fra organisasjonsseksjonen - En fra de ansattes organisasjon Forbundene oppnevner selv sin representant. Dersom de ikke blir enige, utpekes representanten etter forholdstall. Ved ansettelse av enhetsleder sammensettes utvalget av; rådmann, aktuell kommunalsjef og tillitsvalgt. Ved ansettelse av kommunalsjef sammensettes utvalget av; rådmann og tillitsvalgt. I ansettelsesutvalget må habilitet vurderes. Ved vurderingen legges forvaltningslovens 6 til grunn. Et medlem i ansettelsesutvalget kan anke saken til administrasjonsutvalget. Anken må fremsettes i møtet og protokolleres. 2.4 Utlysning av ledige stillinger 2.4.1 Plikter før utlysning Før en eventuell utlysning av en ledig stilling kan foretas, skal kommunalsjef/enhetsleder drøfte saken med tillitsvalgte, og eventuelt i samarbeid med organisasjonsseksjonen gjennomføre følgende; a) Omplasseringsrett for overtallige, jf. Aml 15-7 (2). «Skyldes oppsigelsen driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, er den ikke saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har et annet passende arbeid i virksomheten å tilby arbeidstaker» b) Omplasseringsrett for personer med redusert arbeidsevne, jf. Aml 4-6 (1) «hvis en arbeidstaker har fått redusert arbeidsevne, skal arbeidsgiver, så langt det lar seg gjøre, gjøre nødvendige tiltak» c) Fortrinnsberettigede, jf. Aml 14-2 (1) og (2), 14-3, 10-2 (4) «14-2(1) - Arbeidstaker som er sagt opp på grunn av virksomhetens forhold har fortrinnsrett til ny ansettelse i samme virksomhet» «14-2(2) - Fortrinnsretten gjelder også arbeidstaker som er midlertidig ansatt og som på grunn av virksomhetens forhold ikke får fortsatt ansettelse. Dette gjelder likevel ikke arbeidstaker i vikariat» 7
«14-3 - Deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten.» «10-2(4) - Arbeidstaker som av helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsgrunner har behov for å få redusert sin arbeidstid, har rett til dette dersom arbeidstidsreduksjonen kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten» 2.4.2 Ekstern utlysning Hovedregel er at alle stillinger med varighet over 6 måneder utlyses eksternt. 2.4.3 Intern utlysning Rådmannen kan vurdere intern utlysning i følgende tilfelle; R H V ilsatte tilbys utvidelse av sitt arbeids Vikariat og annen midlertidig tjeneste som er kortere enn et år trenger ikke lyses ut eksternt når det finnes kvalifiserte søkere internt. 2.4.4 Vikarer Vikarer som er inntatt uten offentlig utlysning har ikke fortrinnsrett dersom stillingen blir permanent ledig. Deltidsansatte som de siste 12 måneder jevnlig har arbeidet utover avtalt arbeidstid, har rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid i denne perioden, med mindre arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeidet ikke lengre foreligger. Tolvmånedersperioden skal beregnes med utgangspunkt i det tidspunkt arbeidstaker fremmet sitt krav, jf. Aml 14-4 (a). 2.4.5 Utlysning Utforming av utlysningstekst styres av hvilken stilling som skal besettes og hvilken arbeidstaker som ønskes. Krav til utdanning og praksis i utlysningstekst er i utgangspunktet bindende. Følgende lovbestemmelser og avtaleverk gjelder ved utlysning; Arbeidsmiljøloven 13-4 Likestillingsloven 3 og 4 Diskrimineringsloven 7 Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven Særlovgivning Hovedtariffavtalen 2 Aml 13-4 setter forbud mot å kreve opplysninger om seksuell legning, politiske, religiøse eller kulturelle spørsmål og om man er medlem av en arbeidstakerorganisasjon. Likestillingsloven 4, 1. ledd, sier at for at et bestemt kjønn skal prioriteres må det foreligge en saklig grunn for det. 8
Barnehagelovens 20, Opplæringslovens 10-9, Kommunehelseloven 3-1 og lov om sosiale tjenester 8-10, krever at det skal foreligge politiattest ved ansettelse i barnehagen, skole og pleie og omsorgsenheter. Enheten sender forslag til annonsetekst, etter drøfting med tillitsvalgt, til organisasjonsseksjonen for utlysning. 2.4.6 Søknadsfrist Søknadsfristen skal normalt være 3 uker. 2.4.7 Søknadsskjema og behandling av søknader Ved søknad på stilling i Vennesla kommune nyttes det til enhver tid det gjeldene rekrutteringssystem. Behandling av søknader: a) Mottas en søknad etter søknadsfristens utløp står ansettelsesutvalget fritt til å avgjøre om søknaden skal behandles. b) Arbeidsgiver står fritt til å gjennomføre ny utlysning dersom søkergrunnlaget er mangelfullt. Dette gjelder også etter at intervju er gjennomført. c) Alle søkere skal ha bekreftelse på at søknad er mottatt, jf. Fvl. 16. Hvis det antas å ta mer enn en måned fra søknadsfristens utløp til avgjørelse forventes å foreligge skal en informere om dette. d) Organisasjonsseksjonen utarbeider søkerliste senest tre dager etter søknadsfristens utløp. e) Det bør innhentes samtykke fra søker før referansepersoner kontaktes. 2.4.8 Ansettelses prosedyre Som hovedregel skal minst 3 søkere innkalles til intervju. I protokollen fra møte skal det gå klart fram hvem som er tilsatt og hvem som eventuelt er rangert som 1. og 2. reserve. Anser et flertall av medlemmene i ansettelsesutvalget at ingen av søkerne er kvalifisert, kan stillingen lyses ut på nytt. Før ny utlysning finner sted skal enheten vurdere utlysningsteksten, samt drøfte utlysningsteksten med organisasjonsseksjonen. Under arbeidet i ansettelsesutvalget, er alle representantene bundet av bestemmelsene i lov- og avtaleverket. En viser spesielt til aktuelle paragrafer i forvaltningsloven, offentlighetsloven, likestillingsloven og hovedtariffavtalen. Jf. lov vedlegg i KS personalhåndbok. Ansettelse skal normalt finne sted så raskt som mulig etter søknadsfristens utløp. 2.4.9 Familieansettelser Dersom en ansettelse vil medføre at personer i nær familie kommer i direkte underordnet/overordnet forhold til hverandre, skal søker ikke ansettes. Det samme gjelder dersom familietilsetting kan gi grunnlag for tvil om uavhengig kontroll ved bruk av økonomiske verdier. Med nær familie menes foreldre/barn, ektefelle/samboer og søsken. Ansettelsesutvalget kan gjøre unntak fra bestemmelsen når særlige grunner taler for det, dog Jf. 2.3.6. siste avsnitt. 9