Ekstra styremøte 11.09.15 Tid: Fredag 11. september 2015, kl. 14:00 16:00 Sted: Høgskolen i Gjøvik (Mustad, møterom 3. etasje) Saksliste Beslutningssaker: Sak STY 41/15 Innkalling til ekstra styremøte 11. sept. 2015... 2 Sak STY 42/15 Saksliste... 3 Sak STY 43/15 Protokoll for sak STY 25/15 Varslingssak... 4 Orienteringssaker: Sak STY 44/15 Forhold vedr. sak STY 25/15 Varslingssak... 8 Sak STY 45/15 Status fusjon... 18 Gjøvik 7. september 2015 Jørn Wroldsen, rektor
Beslutningssaker: Sak STY 41/15 Innkalling til ekstra styremøte 11. sept. 2015 Møtedato: 11.09.15 Sakstype: Beslutningssak Saksbehandler: Rektor Saksdokumenter: Innkalling Rektors forslag til vedtak Styret vedtar: Innkalling til ekstraordinært styremøte 11.09.15 godkjennes. Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 2/18
Sak STY 42/15 Saksliste Møtedato: 11.09.15 Sakstype: Beslutningssak Saksbehandler: Rektor Saksdokumenter: Saksliste Rektors forslag til vedtak Styret vedtar: Saksliste til ekstra styremøte 11.09.15 godkjennes, med sakene 41-45/15. Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 3/18
Sak STY 43/15 Protokoll for sak STY 25/15 Varslingssak Møtedato: 11.09.15 Saksbehandler: Høgskoledirektør Sakstype: Beslutningssak Saksdokumenter: Vedlegg: Forslag til protokoll for sak STY 25/15 Rektors forslag til vedtak Forslag til protokoll for sak STY 25/15 vedtas. Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 4/18
Vedlegg til sak STY 43/15 Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 5/18
Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 6/18
Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 7/18
Sak STY 44/15 Forhold vedr. sak STY 25/15 Varslingssak Møtedato: 11.09.15 Saksbehandler: Rektor og høgskoledirektør Sakstype: Orienteringssak Saksdokumenter: Saksframlegg Saksopplysninger Det vises til vedtak i styremøte 12. juni - sak STY 30/15 vedr. ekstra beslutningssak for protokoll i sak STY 25/15 Varslingssak unntatt offentlighet jf. 14: Styreleder foreslo at saken ble utsatt til endelig rapport fra advokat i saken foreligger. Ekstraordinært styremøte for denne saken bør avholdes over sommerferien. Styreleders forslag ble enstemmig vedtatt. Under behandling av forslag til nevnte saksprotokoll, ba styret rektor om å følge opp fire forhold nærmere, hvorav to ved hjelp av ekstern bistand. I saksfremstillingen som følger er: oppfølgingpunktene fra styrets behandling av saken 12. juni vurderinger fra advokat (pkt. 1 og 2) rektors tilbakemeldinger (pkt. 3 og 4) 1. Styret ber rektor med evt. ekstern bistand, å vurdere om styret har gitt rektor tilstrekkelig delegasjon av myndighet til å inngå avtaler med CCIS. Advokat Krokeides vurdering, 02.09.15: Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 8/18
2. Rektor bes om å gi en redegjørelse, med ekstern bistand, om håndtering av spørsmålet om unntatt offentlighet/ offentlighet i denne saken. Bakgrunnsinformasjon, 14 og 15 i Offentlighetsloven: 14. Dokument utarbeidde for eiga saksførebuing (organinterne dokument) Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing. Første ledd gjeld ikkje: a) dokument eller del av dokument som inneheld den endelege avgjerda til organet i ei sak, b) generelle retningslinjer for saksbehandlinga til organet, c) føredrag til saker som er avgjorde av Kongen i statsråd, og d) presedenskort og liknande, men ikkje dersom kortet gjengir organinterne vurderingar. Kongen kan gi forskrift om at det ikkje skal kunne gjerast unntak etter første ledd i paragrafen her for bestemte dokument i bestemte statlege eller statleg tilknytte organ. 15.Dokument innhenta utanfrå for den interne saksførebuinga Når det er nødvendig for å sikre forsvarlege interne avgjerdsprosessar, kan organet gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har innhenta frå eit underordna organ til bruk i den interne saksførebuinga si. Det same gjeld dokument som eit departement har innhenta frå eit anna departement til bruk i den interne saksførebuinga si. Det kan vidare gjerast unntak for delar av dokument som inneheld råd om og vurderingar av korleis eit organ bør stille seg i ei sak, og som organet har innhenta til bruk for den interne saksførebuinga si, når det Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 9/18
er påkravd av omsyn til ei forsvarleg ivaretaking av det offentlege sine interesser i saka. Unntaka i paragrafen her gjeld tilsvarande for dokument om innhenting av dokument som er nemnde i første og andre ledd, og innkallingar til og referat frå møte mellom overordna og underordna organ, mellom departement og mellom eit organ og nokon som gir råd eller vurderingar som er nemnde i andre ledd. Paragrafen her gjeld ikkje for dokument som blir innhenta som ledd i allmenn høyring i ei sak. Advokat Krokeides vurdering av Offentlighetslovens anvendelse, 02.09.15: Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 10/18
Advokat Krokeides vurdering av spørsmålet om offentlighet i saksbehandlingen til nå: Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 11/18
Advokat Krokeides vurdering av spørsmålet om offentlighet i den videre saksbehandling: 3. Styret ber rektor følge opp anbefalingen fra Inven2 (om endring av punkt 6.2.12 i konsortieavtalene) i saken, og rapportere til styret når dette er fullført. Rektors statusrapport: Det pågår en prosess rundt dette forholdet, da det er dissens mellom to advokater. Endelig rapportering legges fram for styret når forholdet er endelig avklart og evt. tiltak iverksatt. Se redegjørelse fra CCIS v/ direktør Sofie Nystrøm: Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 12/18
Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 13/18
Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 14/18
4. Styret ber om en redegjørelse fra rektor om det i overgangsperioden ved innføring av nytt arkivsystem har forekommet ytterligere problemer med arkivering i virksomheten, og evt. hvordan disse problemene er håndtert. Rektors redegjørelse: Rektor redegjør muntlig for styret. Se notat fra bibliotekleder Klaus Jøran Tollan: Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 15/18
Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 16/18
Rektors forslag til vedtak Styret vedtar: 1. Styret tar punkt 1 til orientering, og merker seg at rektor hadde tilstrekkelig delegert myndighet til å inngå avtaler om CCIS. 2. Styret tar punkt 2 om offentlighet i saken til etterretning. 3. Styret imøteser endelig rappportering om punkt 3 fra rektor. 4. Styret tar rektors redegjørelse om arkivering til orientering. Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 17/18
Sak STY 45/15 Status fusjon Møtedato: 11.09.15 Saksbehandler: Rektor Sakstype: Orienteringssak Saksdokumenter: Saksframlegg Saksopplysninger Rektor orienterer om pågående aktiviteter. Saksliste ekstra styremøte 11.09.15 - Høgskolen i Gjøvik Side 18/18