Konstituerende idrettskretsting Vestfold og Telemark idrettskrets Tingdokument Lørdag 23.november 2019 Universitetet i Sørøst-Norge, avd. Porsgrunn
PROGRAM Kl. 1300 Kl. 1330 Kl. 1335 Kl. 1355 Kl. 1415 Kl. 1430 Kl. 1615 Frammøte registrering Åpning - v/ Per-Eivind Johansen, leder Interimsstyre VTIK Hilsninger - v/ Terje Riis-Johansen Fylkesordfører VTFK - v/ Emilie Zakariassen, styremedlem NIF Idrettsstyre Faglig innlegg toppidrett og utdanning - v/ Olympiatoppen Sørøst - v/ Universitetet i Sørøst-Norge Idrettskretstinget settes - konstituering Tingforhandlinger Tinget avsluttes - v/nyvalgt leder av VTIK styre (med forbehold om endringer av tidsplan) 2
1. GODKJENNE DE FREMMØTTE REPRESENTANTENE Orientering og gjennomgang av grunnlaget for registrerte stemmeberettigede representanter. Lov for Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (utdrag) 5-5 Representasjon på idrettskretstinget (1) På idrettskretstinget møter med stemmerett: a) idrettskretsens styre b) representanter iht. idrettskretsens lov, dog slik at idrettsråd skal være representert (2) Videre møter uten stemmerett, men med tale- og forslagsrett i de saker som ligger innenfor utvalgets/komiteens arbeidsområde: a) lederne i de faglige utvalg/komiteer, eventuelt nestleder eller styremedlem dersom leder er forhindret fra å møte, b) kontrollkomiteens medlemmer, c) valgkomiteens medlemmer, d) revisor (3) Organisasjonssjefen møter med tale- og forslagsrett. (4) Representasjon etter første ledd bokstav b) fordeles av idrettskretsens styre. Idrettskretstinget fastsetter hvor mange som til sammen skal kunne møte og vedtar regler for hvordan fordelingen skal skje. Fordelingen av representer kunngjøres fra idrettskretsen ved innkalling til idrettskretstinget. Representanter må være valgt på årsmøte/ting eller oppnevnt av styret etter fullmakt og meldt idrettskretsen senest én uke før tinget. Vedtak interimsstyremøte nr.7 sak 62/2018-19 «Konstituerende ting for Vestfold og Telemark idrettskrets 23.11.2019 utgjøres ved at tingene til henholdsvis Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets slås sammen til en tingforsamling.» Innkalling til tinget 23.08.2019 Representasjon konstituerende ting Registrerte stemmeberettigede representanter til det ekstraordinære idrettskretstinget for Vestfold/Telemark, vil utgjøre tingforsamlingen til konstituerende ting for Vestfold og Telemark idrettskrets, sammen med registrerte stemmeberettigede til det ekstraordinære idrettskretstinget for Vestfold/Telemark. De fremmøtte representanter godkjennes jf. NIFs lov 5-5. 3
2. GODKJENNE INNKALLING, SAKLISTE OG FORRETNINGSORDEN SAK 2.1 GODKJENNING AV INNKALLING Innkalling ble sendt ut iht. NIFs lov 5-7. 5-7 Innkalling Idrettskretstinget innkalles av idrettskretsens styre med 3 måneders varsel. Forslag som ønskes behandlet, må være sendt inn 2 måneder før tinget. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag må være sendt ut senest 1 måned før tinget Det ble ikke invitert til å fremme forslag som ønskes behandlet til det konstituerende tinget. Dette da første ordinære idrettskretsting avholdes i 2020 og dette vil følge av innkallingen i den forbindelse. Innkalling til konstituerende idrettskretsting for Vestfold og Telemark idrettskrets godkjennes. SAK 2.2 GODKJENNING AV SAKLISTE Interimsstyrets forslag til sakliste: Sak 1: Sak 2: Sak 3: Sak 4: Sak 5: Sak 6: Sak 7: Sak 8: Godkjenne de fremmøtte representanter Godkjenne innkalling, sakliste og forretningsorden Velge dirigenter, referenter og tingfunksjonærer Behandle interimsstyrets rapport Behandle forslag og saker Engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere kretsens regnskap Behandle retningslinjer for fordeling av de midler som er til disposisjon for kretsen Foreta valg Interimsstyrets forslag til sakliste godkjennes. 4
SAK 2.3 GODKJENNING AV FORRETNINGSORDEN Interimsstyrets forslag til forretningsorden: 1. Til å lede forhandlingene velges to dirigenter. Til å føre tingprotokollene velges to sekretærer. Til å undertegne protokollene velges to representanter. Som redaksjonskomite velges fem personer og som tellekorps velges fire personer. 2. Representantene forlanger ordet ved fremvisning av sine nummerskilt. Ingen har rett til ordet mer enn 3 ganger i samme sak. Unntatt for innledningsforedrag, beregnes taletiden til fem (5) minutter 1. gang og tre (3) minutter 2. og 3. gang for hver enkelt sak. For øvrig kan dirigentene, når de finner det påkrevd, stille forslag om ytterligere begrensning av taletiden og strek satt for inntegnede talere. Representanter som forlanger ordet til FORRETNINGSORDEN har ett minutt taletid. 3. Forslag må leveres skriftlig til dirigenten og må være undertegnet med organisasjonsleddets og representantens navn. Forslag kan ikke framsettes/trekkes etter at strek er satt. Forslag kan bare fremmes i saker som står på saklisten. 4. Alle vedtak og valg avgjøres med alminnelig flertall av de avgitte stemmer, med de unntak som loven fastsetter (lovsaker). Blanke stemmesedler teller ikke og regnes som ikke avgitt. Avstemningene kan skje skriftlig. 5. I tingprotokollene innføres forslagene og vedtakene, med de avgitte stemmene. 6. Protokollene gjennomgås og underskrives av de som er valgt til å underskrive - etter tingets avslutning. 7. Idrettskretsens og ISF Vestfold og Telemarks tingforhandlinger er offentlige. 8. Inviterte gjester har talerett innenfor sitt fagområde. Interimsstyrets forslag til forretningsorden godkjennes. 5
3. VELGE DIRIGENTER, REFERENTER, DESISORER OG TINGFUNKSJONÆRER Interimsstyrets forslag: Dirigenter: Janicke Andreassen Kjetil Olsen Referenter: Line Berre Paulsen (VIK adm.) Øyvind Gonsholt (TIK adm.) Desisorer: Redaksjonskomité: 2 representanter (forslag fremlegges på tinget) 1 representant fra interimsstyret 2 representanter fra idrettsrådene 2 representanter fra særidrettene (forslag fremlegges på tinget) Tellekorps: Therese Husby (TIK adm.) Stig Haddal (TIK adm.) Camilla Nilsen (VIK adm.) Lars-Martin Monsen (VIK adm.) Forslag på dirigenter, referenter, desisorer, redaksjonskomité og tellekorps godkjennes. 4. BEHANDLE INTERIMSSTYRETS RAPPORT Interimsstyrets rapport for prosess med sammenslutning av Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets er sammenfattet med de milepælsplaner, protokoller, referater, presentasjoner og dialogmøter som har vært knyttet til arbeidet. Rapporten for prosessen følger i saksdokumentene. Interimsstyrets rapport for prosessen med sammenslutning godkjennes. 6
5. BEHANDLE FORSLAG OG SAKER SAK 5.1 SAMMENSLUTNING AV VESTFOLD IDRETTSKRETS OG TELEMARK IDRETTSKRETS Idrettstinget 2015 vedtok, under behandlingen av Idrettspolitisk dokument 2015-2019, at følgende tiltak skal stå sentralt: "Strukturelle endringer for å tilpasse organisasjonen til statens forvaltningsreform dersom denne gjennomføres i tingperioden". Idrettsstyrets vedtak Av NIFs lov 5-1 fremkommer det at Idrettskretsen er et felles organ for idretten innen sitt geografiske område. Av 5-2 fremkommer det at Idrettskretsen skal arbeide med lovpålagte oppgaver og saker av felles interesse for idretten, og idrettspolitiske innsatsområder, spesielt overfor fylkeskommunen, regionale organer/etater og kommunene, for å styrke idrettens rolle og bedre idrettslagenes rammevilkår. Idrettsstyret vedtok 15. mars 2017 i møte 19 (2015-2019), sak 152, om Statens forvaltningsreform og eventuelle strukturelle endringer i idretten: 1. Norsk idrett skal gjøre nødvendige strukturelle endringer for å tilpasse organisasjonen til regionreformen og endrede fylkesgrenser, dersom dette gjennomføres i tingperioden. 2. Det er et mål at norsk idrett til enhver tid er organisert på en måte som ivaretar hensynet til godt samarbeid med den offentlige forvaltningen. Endringene skal skje parallelt med de offentlige prosessene, dvs. med virkning fra samme tidspunkt som endringene i den offentlige organiseringen. 3. Straks det offentlige har besluttet å foreta strukturelle endringer, skal de berørte organisasjonsleddene etablere nødvendige samarbeidsorganer og en administrativ ledelse som forbereder idrettsorganisasjonens tilpasning til ny organisering. 4. Generalsekretæren pålegges å følge opp endringsprosessene, påse at organisasjonen følger opp endringene i det offentlige, samt veilede de berørte organisasjonsleddene i spørsmål av juridisk, organisasjonsmessig, økonomisk og arbeidsrettslig karakter.» Vestfold idrettskrets slås sammen med Telemark idrettskrets med virkning fra 01.01.2020. Virksomheten i Telemark idrettskrets videreføres i Vestfold idrettskrets med org.nr. 971 542 519 og ny adresse Odds plass 3, 3722 Skien. 7
SAK 5.2 SAMMENSLUTNING AV IDRETTENS STUDIEFORBUND VESTFOLD OG IDRETTENS STUDIEFORBUND TELEMARK Med samme bakgrunn og Idrettsstyrets vedtak som grunnlag i sak 5.1, kreves strukturelle endringer også når det gjelder sammenslutning av studieforbundene. Idrettens Studieforbund Vestfold slås sammen med Idrettens Studieforbund Telemark med virkning fra 01.01.2020. Virksomheten i Idrettens Studieforbund Telemark videreføres i Idrettens Studieforbund Vestfold med org.nr. 984 023 480 og ny adresse Odds plass 3, 3722 Skien. SAK 5.3 FORSLAG PÅ NAVN OG LOGO Sammenslutning av Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets er på bakgrunn av den offentlige regionreformen med sammenslutningen av fylkeskommuner, og Idrettstingets vedtak om at idrettskretsene skal tilpasses denne. Det er naturlig at idrettskretsen endrer navn i tråd med navn på den nye fylkeskommunen. Forslag til logo for Vestfold og Telemark følger som vedlegg til saken. Idrettskretsens navn endres til Vestfold og Telemark idrettskrets med virkning fra 01.01.2020, Studieforbundets navn endres til Idrettens Studieforbund Vestfold og Telemark med virkning fra 01.01.2020. Idrettskretsens logo tilpasses Norges idrettsforbund sine retningslinjer og krav til utforming. 8
SAK 5.4 FORSLAG TIL LOV FOR IDRETTSKRETSEN Idrettskretsen skal ha en lov som er i samsvar med NIFs regelverk og lovnorm for idrettskretser. Lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av det idrettskretsen må ha i sin egen lov. I forslag til lov for Vestfold og Telemark idrettskrets er det tatt utgangspunkt i ny Lovnorm for idrettskretser gjeldende fra 01.01.2020. Følgende steder i loven er det lagt inn spesifikk informasjon gjeldende for Vestfold og Telemark idrettskrets: Stiftelsesdato; 27.04.1919 som er lik dato for stiftelsen av både Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets. Datoen for vedtak av loven; gjeldende dato for konstituerende idrettskretsting 23.11.2019 2 Idrettskretstinget pkt. 1; seneste måned for avholdelse av idrettskretstinget 3 Møterett, talerett, forslagsrett og stemmerett pkt. 2 b); representasjon og representasjonsfordeling for idrettsråd og særidretter 4 Idrettskretstingets oppgaver pkt. 2 og 3; antall dirigenter og referenter 4 Idrettskretstingets oppgaver pkt. 14 a); en nestleder, fem styremedlemmer og to varamedlemmer, samt at minimum to av styrets samlende antall medlemmer skal være 26 år eller yngre Jf. NIFs lov 2-2 (3) kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmene for vedtak i denne saken Forslag til Lov for Vestfold og Telemark idrettskrets vedtas. SAK 5.5 FORSLAG TIL LANGTIDSPLAN FOR IDRETTSKRETSEN Idrettstinget 2019 vedtok norsk idrett sin langtidsplan «Idretten vil!», med visjon, virksomhetsidé, strategiske satsingsområder, overordnede mål og verdier. Langtidsplanen skal følges opp med norsk idrett sin fireårige plan «Idretten skal!» med definerte mål innenfor følgende målområder; Livslang idrett, Bedre idrettslag, Flere og bedre anlegg og Bedre toppidrett. Planen ble vedtatt av Idrettsstyret 23.10.2019. «Idretten vil!» og «Idretten skal!» er grunnlaget for utarbeidelse av idrettskretsenes, og alle andre organisasjonsledd, sine langtidsplaner. Dette arbeidet vil gjennomføres i samarbeid med Norges idrettsforbund. Langtidsplan for Vestfold og Telemark idrettskrets utarbeides og legges frem for vedtak på ordinært idrettskretsting i 2020. Idrettskretsen involverer idrettsråd og særidretter i form av høringer. 9
SAK 5.6 FORSLAG TIL RAMMEBUDSJETT 2020 FOR IDRETTSKRETSEN Idrettskretsens langsiktige rammebetingelser er ikke avklart per d.d. Rammebudsjett for 2020 legges frem med bakgrunn i dagens nivå på drift- og rammetilskudd i 2019, fra henholdsvis fylkeskommune og idrettsforbund, samt samlende periodiserte inntekter, avsetninger og aktuelle søknader. Interimsstyrets forslag til rammebudsjett 2020 for Vestfold og Telemark idrettskrets vedtas. Langtidsbudsjettet for tingperioden 2020-2022 legges frem for vedtak på ordinært idrettskretsting i 2020. SAK 5.7 FORSLAG OM FREMLEGGELSE AV BERETNING OG REGNSKAP 2019 Som følge av sammenslutningen til Vestfold og Telemark idrettskrets, eksisterer ikke Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets etter 31.12.2019. Det mest naturlige er da at styret i Vestfold og Telemark idrettskrets legger frem beretning og regnskap for de respektive idrettskretsene for 2019 på idrettskretstinget i 2020. Konstituerende idrettskretsting 2019 gir samtykke til at styret i Vestfold og Telemark idrettskrets legger frem beretning og regnskap for Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets for 2019. SAK 5.8 FORSLAG TIL TID OG STED FOR ORDINÆRT IDRETTSKRETSTING 2020 Idrettskretstinget skal jf. ny Lovnorm for idrettskretser 2, gjeldende fra 01.01.2020, avholdes året før og etter Idrettstinget. Det betyr at ordinært idrettskretsting skal avholdes i 2020. Konstituerende idrettskretsting 2019 gir det nye idrettskretsstyret fullmakt til å finne tid og sted for ordinært idrettskretsting i 2020 i samsvar med ny Lovnorm for idrettskretser 2. 10
6. ENGASJERE STATSAUTORISERT/REGISTRERT REVISOR TIL Å REVIDERE KRETSENS REGNSKAP Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets har i dag avtaler med engasjerte revisorer som videreføres for revidering av regnskapene for 2019. Henholdsvis FGH Revisjon AS og Revisjonsselskapet AS. Fra 2020 engasjeres autorisert revisor for revidering av Vestfold og Telemark idrettskrets regnskap i tingperioden 2020-2022 Idrettskretsens styre gis fullmakt til å inngå avtale med autorisert revisor for tingperioden 2020-2022. 7. BEHANDLE RETNINGSLINJER FOR FORDELING AV DE MIDLER SOM ER TIL DISPOSISJON FOR KRETSEN Med henvisning til sak 5.6 er idrettskretsens langsiktige rammebetingelser uavklarte. Det betyr at rammene for idrettskretsens daglige drift må kvalitetssikres og avklares før retningslinjer for fordeling av midler som er til disposisjon for Vestfold og Telemark idrettskrets vedtas. Forslag til retningslinjer for fordeling av midler som er til disposisjon for Vestfold og Telemark idrettskrets utarbeides og legges frem for vedtak på ordinært idrettskretsting i 2020. 11
8. FORETA VALG Valgkomiteen har bestått av: Leder: Trond Inge Haugen (TIK) Medlem: Rune André Huseby (VIK) Medlem: Joran Sørli (VIK) Medlem: Ellen Grønseth (VIK) Medlem: Siv Johanna Dalen (TIK) Medlem: Kjetil Haugersveen (TIK) Varamedlem: Jonny Pettersen (TIK) Varamedlem: Lasse Andreassen (VIK) Valgkomiteens forslag til nytt styre og kontrollutvalg for tingperioden 2020-2022: Idrettskretsstyret Verv Navn Alder Idrettslag Leder Bjørn Lauritzen 51 år Larvik Ski Nestleder Veslemøy Wåle 29 år Snøgg Fotball Styremedlem Håkon Ramberg Riddervold 43 år IF Storm Styremedlem Bjørn Bergesen 59 år Flint Tønsberg Allianseidrettslag Styremedlem Torunn Fossli Sæthre 49 år Porsgrunn Orienteringslag Styremedlem Hans Martin Bærefjell 50 år Stokke IL Styremedlem Kamilla Mathea Mogstad 19 år Urædd Bryteklubb 1. varamedlem Julie Larsen 23 år Flint Tønsberg Håndball 2. varamedlem Dag Nielsen 58 år IF Ørn Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer til styret velges samlet først og deretter velges varamedlemmer samlet. Valg skjer etter NIF s lov 2-21. Kontrollutvalg Verv Navn Alder Idrettslag Medlemmer: Arne Svardal 50 år Larvik Turn & IF Wivy Andersen Skotnes 73 år IL Hei Varamedlemmer: Terje Kolstø Strøm 71 år IL Runar Anne Brit Paulsen 73 år Skotfoss Turn & IF Kontrollutvalgets medlemmer velges samlet. Valg skjer etter NIF s lov 2-21. 12
Interimsstyrets forslag til ny valgkomité tingperioden 2020-2022: Valgkomité Verv Navn Alder Idrettslag Leder Trond Inge Haugen 61 år Kroken IL Medlem Gro Gulliksen 52 år Teie Håndballklubb Medlem Jonny Pettersen 61 år Notodden Fotballklubb Varamedlem Per-Eivind Johansen 73 år Stokke IL Valgkomiteens medlemmer velges samlet. Valg skjer etter NIF s lov 2-21. SAK 8.1 VALG AV LEDER VALGKOMITEENS INNSTILLING: Bjørn Lauritzen velges som leder SAK 8.2 VALG AV NESTLEDER VALGKOMITEENS INNSTILLING: Veslemøy Wåle velges som nestleder SAK 8.3 VALG AV STYREMEDLEMMER VALGKOMITEENS INNSTILLING: Håkon Hamberg Riddervold, Bjørn Bergesen, Torunn Fossli Sæthre, Hans Martin Bærefjell og Kamilla Mathea Mogstad velges som styremedlemmer 13
SAK 8.4 VALG AV VARAMEDLEMMER VALGKOMITEENS INNSTILLING: Julie Larsen og Dag Nielsen velges som henholdsvis 1. og 2.varamedlem SAK 8.5 VALG AV KONTROLLUTVALG VALGKOMITEENS INNSTILLING: Arne Svardal og Wivy Andersen Skotnes velges som medlemmer Terje Kolstø Strøm og Anne Brit Paulsen velges som varamedlemmer SAK 8.6 VALG AV VALGKOMITÉ Trond Inge Haugen velges som leder Gro Gulliksen og Jonny Pettersen velges som medlemmer Per-Eivind Johansen velges som varamedlem 14