1 Vedtekter for Vekselbanken Voss Veksel- og Landmandsbank ASA ajourført med endringar til og med generalforsamling 25.04.2014
2
Vedtekter for Voss Veksel- og Landmandsbank ASA Kap. 1. Firma. Kontorkommune. Formål. 1-1 Voss Veksel- og Landmandsbank ASA er skipa den 1. mars 1899 og har forretningskontor (hovudkontor) i Voss. Banken er eit allment aksjeselskap. Banken kan innanfor råma av den lovgjeving som gjeld til kvar tid utføra alle forretningar og tenester som det er vanleg eller naturleg at bankar utfører. Kap. 2. Aksjekapital. Ansvarleg kapital. Aksjar. 2-1 Aksjekapitalen i banken er kr. 9.500.000,- oppdelt på 1.900.000 aksjar à kr. 5,- fullt innbetalte. 1 Med samtykke av Kongen kan generalforsamlinga vedta å ta opp ansvarleg lånekapital opptil ein samla sum som svarar til 100 % av den bokførte eigenkapitalen i banken. Den ansvarlege lånekapitalen skal stå tilbake for skyldnadane banken elles har, og skal opptakast med ei gjennomsnittleg bindingstid på minst 5 år. Generalforsamlinga kan særskilt vedta at ansvarleg lånekapital, med samtykke av Kongen, skal likestillast med aksjekapital i medhald av lov om forretningsbankar 21. 2-2 Aksjar i Voss Veksel- og Landmandsbank ASA skal vera registrerte i Verdipapirsentralen. Alle overdragingar av aksjar skal meldast av den tidlegare eigaren eller den som har fullmakt på vegne av den tidligare eigaren til Verdipapirsentralen innan ein månad. Overdraging må godkjennast av styret i banken. Samtykke til overdraging kan berre nektast når det er sakleg grunn til det. Nekting av samtykke kan krevjast grunngjeve skriftleg.
Ingen kan eiga meir enn 10 % av aksjekapitalen i banken. Andre enn norske statsborgarar kan tilsaman ikkje eiga over 33 1/3 % av aksjekapitalen. Aksjar som vert overdregne til ny eigar gjev ikkje røysterett før to veker etter at overdraginga er registrert i Verdipapirsentralen. Elles kan den som får overdrege ein aksje ikkje nytta dei rettar som tilkjem ein aksjeeigar med mindre han er registrert i Verdipapirsentralen sitt aksjeeigarregister, eller han har meldt og godtgjort aksjeoverdraginga si. Kap. 3. Styret. 3-1 Styret er på fem medlemer, valde av representantskapet. Minst halvdelen av medlemene i styret må vera busett i riket og ha budd her i dei to siste åra, eller vera statsborgarar i stat som er part i EØS-avtalen og busett i ein slik stat. 2 Ein av dei valde styremedlemene skal vera tilsett i banken. For denne medlem skal det veljast ein personleg varamedlem med møte- og talerett i styret. For dei andre valde styremedlemene skal det veljast opp til 2 varamedlemer. Formannen og nestformannen for styret skal veljast særskilt. Valde styremedlemer gjer teneste i to år. Av dei valde medlemene går kvart år ut dei som har gjort teneste lengst. Første gong går tilnærma halvparten ut etter lutdraging som valnemnda held. Varamedlemene skal veljast for 2 år. I staden for styremedlem som går ut før valperioden er ute, skal det ved første høve veljast ny medlem for resten av perioden. 3-2 Valet av styremedlemer skal førebuast av ei valnemnd samansett av formannen i representantskapet og 2 medlemer valde av representantskapet. Nemnda skal ha medlemer frå begge grupper i representantskapet, jfr. forretningsbanklova 11, fjerde og femte stykket. Formannen i representantskapet er formann i valnemnda. For den styremedlem som vert vald mellom dei tilsette og for den personlege varamedlem for denne styremedlem, gjev berre representanten for dei tilsette i valnemnda innstilling. Valnemnda førebur også val til avdelingsstyre og distriktsråd.
3-3 Formannen kallar saman styret og det har møte minst ein gong i månaden og elles så ofte verksemda i banken tilseier det eller når ein styremedlem krev det. Styret er vedtaksført når meir enn halvparten av alle styremedlemene er tilstades. Styret kan likevel ikkje ta avgjerd med mindre alle medlemer av styret så langt råd er har fått høve til å vera med på førehaving av saka. Har ein styremedlem forfall skal varamedlem ha fått høve til å møta. Som styrevedtak gjeld det som fleirtalet av dei møtande har røysta for, eller står røystene likt, det som møteleiaren har røysta for. Dei som røystar for eit vedtak, må alltid vera minst halvparten av alle styremedlemene. Fråverande styremedlemer skal gjera seg kjende med vedtak styret har gjort når dei var borte. 3-4 Styret står føre forvaltninga av banken og tek avgjer i dei einskilde kredittsakene. Det skal syta for tilfredsstillande organisasjon av verksemda til banken og herunder sjå til at bokføring og formuesforvaltning er trygt kontrollert. 3 Representantskapet kan ikkje avgjera saker som etter paragrafen her høyrer under styret. Styret kan delegera fullmakter til avdelingsstyra og andre medarbeidarar og gjera vedtak om i kva utstrekning desse kan gje kredittar og elles gjera vedtak på vegne av banken, og om i kva utstrekning saker skal rapporterast til styret. Styret fastset instruks for banken sine avdelingsstyre, jfr. likevel 6-1 siste punktum. 3-5 Styret tilset medarbeidarar og gjev dei avskil, og fastset vilkåra deira. Styret kan delegera denne fullmakta når det gjeld andre medarbeidarar enn administrerande direktør.
3-6 Styreformannen eller administrerande direktør teiknar åleine firmaet til banken. To valde styremedlemer kan òg gjere det i lag. Styret kan gje særleg nemnde tilsette rett til å teikna bankens firma. Styret kan dessutan gje prokura og spesialfullmakter. 3-7 Administrerande direktør har den daglege leiinga av bankverksemda i samsvar med ålmenne instruksar fastsette av representantskapet og godkjende av generalforsamlinga og dei retningsliner og pålegg styret har gjeve. Kap. 4. Representantskapet. 4-1 Representantskapet har 15 medlemer. 4 Representantskapet bør vera allsidig samansett og m.a. ha medlemer frå ulike distrikt og næringar som banken har med å gjera. Minst halvdelen av representantskapet sine medlemer og varamedlemer må vera busett i riket og ha budd her dei siste to åra, eller vera statsborgarar i stat som er part i EØS-avtalen og busett i ein slik stat. Generalforsamlinga vel 11 medlemer med 6 varamedlemer. Medlemene og varamedlemene skal veljast mellom aksjeeigarane i banken. Ei valnemnd på 3 medlemer vald av generalforsamlinga førebur dette valet. Av og mellom dei tilsette i banken skal det veljast 4 medlemer med 4 varamedlemer. Kongen gjev nærare reglar om dette valet. Representantskapet vel kvart år formann og nestformann mellom medlemene. Medlemer og varamedlemer til representantskapet skal veljast for to år. Av dei medlemer som ved første gongs val er valde av generalforsamlinga går tilnærma halvparten ut etter lutdraging etter eitt år. Deretter går kvart år ut dei som har gjort teneste lengst. Valnemnda held lutdraginga. Går eit medlem ut av representantskapet før valperioden er ute, skal det ved første høve veljast ny medlem for resten av perioden.
4-2 Formannen kallar representantskapet saman til møte så ofte det er naudsynt, og når styret, kontrollnemnda eller minst ein seksdel av representantskapsmedlemene krev det. Innkalling må sendast ut seinast ei veke før møte i representantskapet. Medlemene i styret og kontrollnemnda og revisor skal innkallast til representantskapsmøta. Dersom representantskapet i einskilde høve ikkje avgjer noko anna, har styret og kontrollnemnda rett til å vera til stades og til å uttala seg på representantskapsmøta. Styreformannen og administrerande direktør har plikt til å vera til stades med mindre dette openbert er uturvande eller dei har gyldig forfall. I sistnemnde tilfelle skal det utpeikast ein annan i deira stad. 4 3 Godtgjersle til medlemene i representantskapet skal fastsetjast av generalforsamlinga. Eit medlem av representantskapet må ikkje i samband med sitt arbeid for representantskapet motta godtgjersle frå andre enn banken. Dette gjeld også godtgjersle som ein medkontrahent eller hans eller hennar representant har gjort krav på hjå banken. 5 Godtgjersle som er avtalt eller motteke i strid med forbodet i fyrste stykket, tilfell banken. Dette gjeld også avkastning av og eignelutar som er kome i staden for godtgjersle. Forbodet i fyrste stykket er ikkje til hinder for at representantskapsmedlem som ikkje deltek i den daglege leiinga, kan opptre som mellommann overfor selskapet mot vanleg mellommannsgodtgjersle dersom: 1. representantskapsmedlemmet ikkje også representerer banken, og 2. forretninga inngår i mellommannsverksemd som representantskapsmedlemmet driv som næring. 4 4 Representantskapet sine medlemer må ikkje føreta seg noko som er eigna til å gje visse aksjeeigarar eller andre urimeleg føremon på andre aksjeeigarar eller banken sin kostnad. Representantskapet må ikkje etterkoma noko vedtak av generalforsamlinga eller eit anna selskapsorgan dersom vedtaket strir mot lova eller banken sine vedtekter.
4-5 Representantskapet er vedtaksført når meir enn halvparten av alle medlemer er til stades. Representantskapet kan likevel ikkje gjera vedtak med mindre alle medlemene så langt råd er har fått høve til å vera med i sakførehavinga. Har ein medlem forfall, skal varamedlem få høve til å møta. Som vedtak i representantskapet gjeld det som fleirtalet mellom dei møtande har røysta for, eller når røystetalet står likt, det som møtestyraren har røysta for. Dei som røyster for eit vedtak må alltid vera meir enn ein tredel av alle representantskapsmedlemer. 4-6 Representantskapet skal: 1. Fastsetja retningsliner for bankverksemda. Retningslinene skal vera generelle instruksar for bankstyret og administrasjonen og skal leggjast fram for generalforsamlinga til godkjenning. 6 2. Velja dei styremedlemer med varamedlemer som skal veljast, jfr. likevel 3-1, tredje stykket. 3. Velja valnemnda, jfr. 3-2. 4. Velja revisor eller revisjonsfirma. 5. Ta imot opplysningar om banken si drift og gå gjennom rekneskapsutdrag og meldingar frå kontrollnemnda. 6. Gå gjennom årsoppgjeret til banken, revisjonsmeldinga, og gje uttale til generalforsamlinga om styret sitt framlegg til resultatrekneskap og balanse, eventuelt også konsernrekneskap og konsernbalanse, og om styret sitt framlegg til bruk av overskot eller dekning av tap. 7. Fastsetja godtgjersla til bankens tillitsmenn, revisor og godtgjersla/løn for administrerande direktør. 8. Ta avgjerd vedkomande avdelingsstyre og distriktsråd i samsvar med 6-1 og 6-2. 9. Gje uttale i saker vedkommande banken, som vert lagt fram for representantskapet av styret eller kontrollnemnda. Representantskapet kan vedta tilråding til styret i ei kvar sak.
4-7 Etter framlegg frå styret gjer representantskapen vedtak om: 1. Skiping av filial eller avdelingskontor og nedlegging av filial eller avdelingskontor i kommune der banken ikkje har hovudkontoret sitt, annan filial eller avdelingskontor. 2. Om og i tilfelle kor stort utbyte som skal delast ut til aksjeeigarane innanfor den høgste summen som styret fastset, og når vedteke utbyte kan utbetalast. 4-8 Det skal førast protokoll over møte og møteleiaren har ansvaret for det. Protokollen skal godkjennast og underskrivast av alle på møtet eller av møtestyraren og to andre møtande som vert valde på møtet. Kap. 5. Utgår. 7 Kap. 6. Avdelingsstyre og distriktsråd. 6-1 Representantskapet kan avgjera at avdeling utanfor hovudkontorkommunen skal ha eige styre med frå fire til sju medlemer. Dersom det er 15 tilsette eller fleire ved avdelinga, skal ein styremedlem veljast av og mellom dei tilsette ved avdelinga. Valet skjer ved fleirtalsval i samsvar med dei forskrifter Kongen har gjeve for det valet dei tilsette skal gjere av medlemer til representantskapet, så langt desse forskriftene høver. Dei andre styremedlemene skal veljast av representantskapet. Dei valde styremedlemer gjer teneste i to år. Hovudstyret fastset instruks for avdelingstyret. Instruksen skal godkjennast av representantskapet og leggjast fram for generalforsamlinga. 6-2 Representantskapet kan avgjera at ein avdeling eller filial skal ha rådgjevande distriktsråd. Rådsmedlemene skal veljast av representantskapet, i tilfelle etter innstilling frå avdelingsstyret. Eit distriktsråd kan vera felles for fleire avdelingar eller filialar.
Kap. 7. Kontrollnemnda. 7-1 Kontrollnemnda skal ha 3 medlemer og 2 varamedlemer. 8 Medlem av kontrollnemnda må fylla vilkåra for val til representantskapet. Ein medlem må tilfredsstilla dei krav ein set til domarar etter lov om domstolane av 13. august 1915 54, andre stykket. Valet av denne medlem skal godkjennast av Kredittilsynet. Kredittilsynet kan gjera unnatak frå føresegnene i dei to føregåande setningane. Formann, nestformann i representantskapet og styremedlem, varamedlem til styre, revisor eller tenestemann i banken kan ikkje veljast til medlem eller varamedlem av kontrollnemnda. Heller ikkje kan det veljast nokon som er umyndige eller som står i samarbeids- eller underordningshøve til eller er avhengige av eller er gift med eller i rett opp- eller nedstigande line eller i første sideline er i slekt med eller verskyld med styremedlem, varamedlem til styret, revisor eller overordna tenestemann i banken. Heller ikkje kan det veljast nokon som er komen under konkursførehaving, gjeldsforhandling eller er under privat administrasjon. Kjem det opp noko som gjer at vedkomande ikkje lenger kan veljast, går han ut av kontrollnemnda. I staden for medlem som går ut, skal det ved første høve veljast ny medlem for resten av valperioden hans. Vala gjeld for to år. For avdelingar med eige styre kan generalforsamlinga etter innstilling frå kontrollnemnda (hovudkontrollnemnda) velja lokale kontrollnemnder for kontroll på staden under tilsyn av hovudnemnda. 7-2 Kontrollnemnda møter så ofte det tykkjest turvande for å kunna sikra eit effektivt tilsyn. Nemnda skal føra protokoll autorisert av Kredittilsynet over det den har føre seg, og skal kvart år gje melding til representantskapet, generalforsamlinga og Kredittilsynet om arbeidet sitt og banken si stilling. 7-3 Kontrollnemnda skal føra tilsyn med bankverksemda og m.a. sjå til at ho er i samsvar med lov, vedtekter og retningsliner vedtekne av representantskapet. Så langt den finn det naudsynt, skal nemnda granska protokollane, bøkene, korrespondansen og det banken sit inne med, både det banken sjølv eig og det som er deponert. Styret og revisor skal gje kontrollnemnda alle opplysningane som den meiner den treng for å kunna utføra arbeidet sitt. Representantskapet skal vedta instruks for nemnda. Instruksen skal godkjennast av Kredittilsynet.
Kap. 8. Generalforsamlinga. 8-1 Ordinær generalforsamling skal haldast kvart år ved hovudkontoret innan utgangen av april månad. For ekstraordinær generalforsamling gjeld føresegnene i allmennaksjelova 5-7. Generalforsamlinga skal innkallast av formannen i representantskapet. Innkallinga skal kunngjerast i «Hordaland» og «Bergens Tidende» med mindre ein sender innkalling til alle aksjeeigarar med kjend opphaldsstad. I innkallinga kan det krevjast at aksjeeigarar som vil møta, må ha meldt dette til hovudkontoret seinast 5 dagar føreåt. Innkallinga må utsendast seinast fjorten dagar før ordinær generalforsamling og seinast ei veke før ekstraordinær generalforsamling, eller om det krevst førehandsmelding - før siste meldingsdag. Medlemene av styret og kontrollnemnda og revisor skal innkallast til generalforsamlingsmøta. Dersom generalforsamlinga for det einskilde tilfelle ikkje avgjer noko anna, har styret og kontrollnemnda sine medlemer rett til å vera tilstades og til å uttala seg på møte i generalforsamlinga. Formannen i styret og administrerande direktør har plikt til å vera tilstades med mindre dette er openbert uturvande eller det føreligg gyldig forfall. I sistnemnde tilfelle skal det utpeikast ein annan i deira stad. 9 Før generalforsamling vert halde, skal Kredittilsynet i god tid, seinast samstundes med lovleg innkalling til aksjonærane, få ei melding om dei saker som skal handsamast. Av protokollen over forhandlingane skal ein gjenpart straks sendast til Kredittilsynet. 8-2 På den ordinære generalforsamlinga skal årsoppgjeret og revisjonsmeldinga leggjast fram og utdelast til aksjeeigarar som ikkje har fått dokumenta tilsende på førehand. 8-3 Formannen i representantskapet opnar generalforsamlinga og styrer møtet til det er valt møtestyrar. 8-4 Aksjeeigarane har den øvste myndigheita i banken gjennom generalforsamlinga, med mindre myndigheita er lagd til eit av banken sine øvrige organ ved særskild lovregel. På generalforsamlinga er røysteretten avgrensa i samsvar med 8-6. Alle avgjerder skal treffast med vanleg fleirtal, med mindre anna fylgjer av lov eller vedtekter.
Den ordinære generalforsamling skal: 1. Velja møtestyrar mellom dei møtande aksjonærane. 2. Velja 11 medlemer og 6 varamedlemer til representantskapet mellom aksjeeigarane i banken og medlemer til kontrollnemnda. 3. Velja ei valnemnd til å førebu dei val som skal føregå på neste ordinære generalforsamling av medlemer og varamedlemer til representantskapet og kontrollnemnda. 4. Fastsetja resultatrekneskapen og balanse, herunder bruk av årsoverskot eller dekning av årsunderskot. 5. Fastsetja eit eventuelt konsernrekneskap og konsernbalanse. 6. Handsama andre saker som etter lov eller vedtekter høyrer inn under generalforsamlinga. 10 8-5 Når generalforsamlinga er opna, skal møtestyraren setja opp liste over dei møtande aksjeeigarar og representantar for aksjeeigarar med oppgåve over kor mange aksjar og røyster kvar av dei representerer. Denne lista skal nyttast til ho måtte verta endra av generalforsamlinga. 8-6 Det skal røystast skriftleg dersom ikkje alle som møter samtykkjer i røysting på annan måte. Møtestyraren skal syta for at det vert ført protokoll over generalforsamlinga. I protokollen skal vedtaka til generalforsamlinga førast inn med opplysning om utfallet av røystinga. Lista over dei møtande aksjeeigarar og representantar skal takast inn i eller leggjast ved protokollen. Protokollen skal underskrivast av møtestyraren og minst ein annan person som vert vald av generalforsamlinga mellom dei som er til stades. Protokollen skal haldast tilgjengeleg for aksjeeigarane og takast vare på, på trygg måte. På generalforsamlinga kan ingen røysta for meir enn ein tidel av alle aksjar med røysterett eller gje fleire røyster enn ein femdel av dei røystene som er representerte på generalforsamlinga. Likt med aksjeeigarane sine eigne aksjar skal ein rekna aksjar som er eigde av personar, selskap eller andre som står i eit slikt forhold til aksjeeigaren som nemnt i finansieringsvirksomhetslova 2-6.
I tillegg er røysteretten i generalforsamlinga avgrensa slik: 1-200 aksjar gjev 1 røyst 201-400 aksjar gjev 2 røyster 401-800 aksjar gjev 3 røyster 801-2.000 aksjar gjev 4 røyster Fleire enn 2.000 aksjar gjev 5 røyster som er det høgste røystetal nokon kan ha. Kap. 9. Revisor. 9-1 Revisor skal følgja dei instruksar og pålegg som representantskapet måtte gje for så vidt dei ikkje strider mot føresegner gjevne i lov eller i samsvar med lov eller mot vedtektene i banken eller god revisjonsskikk. Revisor gjev sine merknader og meldingar gjennom kontrollnemnda til representantskapet. Revisjonsmeldinga skal avgjevast minst to veker før det representantskapsmøte der rekneskapen skal førehavast. 11 Kap. 10. Innskotsvilkår. 10-1 Styret fastset nærare vilkår for mottaking og utbetaling av innskot i samsvar med mogelege reglar fastsette av Kredittilsynet. Kap. 11. Årsoppgjer m.v. 11-1 Rekneskapsåret følgjer kalendaråret. For kvart rekneskapsår set styret opp årsoppgjeret. Det skal omfatta resultatrekneskap, balanse og årsmelding. Minst ein månad før den ordinære generalforsamlinga skal revisor få gjera seg kjend med årsoppgjeret. Årsmeldinga og den reviderte rekneskapen skal gåast igjennom av kontrollnemnda og representantskapet før det vert framlagt for generalforsamlinga. Generalforsamlinga fastset rekneskapen seinast innan utgangen av april månad. Seinast ei veke etter at generalforsamlinga har fastsett årsrekneskapen, skal styret senda rekneskapen til kunngjering.
Kap. 12. Aldersgrense. Tenestetid. 12-1 Høgste aldersgrense for fast tilsette er 70 år. 12-2 Ein vald medlem av eller formann for styre, avdelingsstyre, representantskap eller kontrollnemnd kan ikkje ha dette tillitsyrket i eit samanhengande tidsrom lengre enn 12 år, eller ha desse tillitsyrka i eit lengre samla tidrom enn 20 år. Ved utrekning av desse tidsroma reknar ein berre med den tida vedkomande har hatt tillitsyrke i banken etter 1. januar 1978. Ein person kan ikkje veljast/attveljast til nokon av desse yrka dersom vedkomande på grunn av føresegna i denne paragrafen ikkje kan sitja valperioden ut. Kap. 13. Vedtektsendringar. 12 13-1 Vedtak om å endra vedtektene vert avgjort av generalforsamlinga. Vedtak krev tilslutnad av minst to tredjedelar av dei gjevne røyster og av den aksjekapital som er representert på generalforsamlinga. Framlegg til endringar i vedtektene må vera innsendt til formannen i styret seinast fire veker før den generalforsamlinga der framlegget skal førehavast. Kap. 14. Iverksetjing. 14-1 Desse vedtektene tek til å gjelda når dei er godkjende i samsvar med forretningsbanklova 4, fjerde stykket. Frå same tid fell bankens tidlegare vedtekter bort.
Sak 14/4696 Finanstilsynet viser til brev av 25. april 2014 med søknad om godkjenning av endringar i banken sine vedtekter 2-1 første ledd og 8-6 fjerde ledd. Finanstilsynet kan ikke sjå at endringane er i strid med relevant regelverk. Endringane er godkjent. For Finanstilsynet, Oslo, den 2. mai 2014 Ole-Jørgen Karlsen seksjonssjef Marit Sletta seniorrådgiver 13 Dokumentet er godkjent elektronisk, og har derfor ikke håndskrevne signaturer.
14 Vekselbanken Voss Veksel- og Landmandsbank ASA Grafisk produksjon : Voss Prenteverk Grafiske Tenester AS