Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge Møtested: E-post møte, sendes kl. 12:00, 21.10 Tidspunkt: 21.10.2013 kl. 12:00 Etter avtale 10.9 2013 vedtak under Eventuelt: 1. Kontrollutvalget vedtar prosjektplan «Startlån» i et elektronisk møte så snart den er klar fra revisjonens side. Fredrikstad, 21.10 2013
Kontrollutvalget Rygges møte 21.10.2013 Sakliste U.off. PS 13/21 Prosjektplan Startlån
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2013/91 Dokumentnr.: 15 Løpenr.: 156492/2013 Klassering: 188 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge 21.10.2013 13/21 Prosjektplan Startlån Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Startlån», godkjennes Fredrikstad, 21.10 2013 Vedlegg Prosjektplan «Startlån», datert 18.10 2013 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 1. Kommunestyresak 21/12, 23.3 2012 (Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden 2012-2013) 2. KU-sak 12/3, 16.2 2012, (Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden 2012-2013) Saksopplysninger Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2013 ble vedtatt i kommunestyret den 29. mars 2012, sak 21/12, og i henhold til denne er «Startlån» neste prosjekt på planen. I forvaltningsrevisjonsplanen står dette prosjektet omtalt slik: «Ordningen med startlån ble innført i 2003 og administreres av kommunen. Kommunen hadde ved utgangen av 2010 en samlet utlånsportefølje på 102 millioner. Startlån er Husbankens låneordning for vanskeligstilte, og personer som ellers ville falle utenfor boligmarkedet har fått en mulighet til å skaffe seg egen bolig. Ordningen innebærer i seg selv risiko for kommunen, blant annet knyttet til tapsføring, tapsfordeling stat og kommune, etablering av sikkerhet, klagesaker osv.»
Revisjonen foreslår disse problemstillingene: 1. I hvilken grad ser Rygge kommune boligsosiale virkemidler i sammenheng? 2. Har Rygge kommune et forsvarlig system for arbeidet med startlån? 3. Hvordan sikrer Rygge kommune kostnadseffektiv forvaltning av startlånordningen? Rapport antas å være ferdig og klar for politisk behandling våren 2013. Ressursforbruket er anslått til 290 timer +/- 10 %. Vurdering Sekretariatet anbefaler at prosjektplanen godkjennes. Problemstillingene er relevante og i tråd med forvaltningsrevisjonsplanen. Anslått ressursforbruk er også rimelig.
Startlån Rygge kommune Prosjektplan Rolvsøy 18. oktober 2013
1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2013 ble vedtatt i bystyret den 29. mars 2012, sak 21/12, og i henhold til denne er Startlån neste prosjekt på planen. 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Det gis mulighet til å endre problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER 1. I hvilken grad ser Rygge kommune boligsosiale virkemidler i sammenheng? 2. Har Rygge kommune et forsvarlig system for arbeidet med startlån? 3. Hvordan sikrer Rygge kommune kostnadseffektiv forvaltning av startlånordningen? 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Lov om husbanken (husbankloven) av 29. mai 2009, nr. 30 med tilhørende forarbeider, forskrifter, rundskriv og retningslinjer/veiledere. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10. februar 1967 med forarbeider og juridisk litteratur. 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 I hvilken grad ser Rygge kommune boligsosiale virkemidler i sammenheng? Husbankloven med tilhørende forarbeider, forskrifter og rundskriv. Organisering, planer, rutiner og praksis knyttet til kommunens boligsosiale arbeid. Dokumentanalyse Intervjuer østfold kommunerevisjon iks 2
Problemstilling 2 Har Rygge kommune et forsvarlig system for arbeidet med startlån? Husbankloven med tilhørende forarbeider, forskrifter, rundskriv og retningslinjer/veiledere. Organisering, planer og rutiner knyttet til kommunens arbeid med startlån. Dokumentanalyse Intervjuer Problemstilling 3 Hvordan sikrer Rygge kommune kostnadseffektiv forvaltning av startlånordningen? Forvaltningsloven med tilhørende forarbeider og juridisk litteratur Husbankloven med tilhørende forarbeider, forskrifter, rundskriv og retningslinjer/veiledere. Organisering, planer og rutiner knyttet til kommunens arbeid med startlån. Dokumentanalyse Intervjuer 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Lene Brudal - forvaltningsrevisor Anders Svarholt - oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Oktober 2013 - mars 2013 Antall timer 290 +/- 10 % Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Rygge kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU Oktober 2013 Når rapport er sendt til rådmannen Våren 2013 Når rapport er sendt til ØKUS Våren 2013 østfold kommunerevisjon iks 3