Landsmøtet 2019 Sak 4 Kontroll- og klageutvalgets beretning for landsmøteperioden 2016-2018 og Kontroll- og klageutvalges tilleggsberetning 1.1.2019 30.06.2019
LANDSMØTET 2019 Sak 4 Side 2 av 2
TREÅRSBERETNING FOR KONTROLL- OG KLAGEUTVALGET 2016-2018 Innhold 1. Forord...1 2. Mandat, formål, ansvarsområder og sammensetning...2 3. Kontroll- og klageutvalgets relasjon til NAAFs organisasjonsledd...3 4. Møtevirksomhet...4 5. KKUs vurdering av NAAF tilstand ved utgangen av denne perioden...5 1. Forord Kontroll- og klageutvalget har i perioden fra 2016 2018 avholdt 8 møter totalt. Flertallet av møter har vært avholdt i NAAFs lokaler i Oslo, i tillegg ett arbeidsmøte på Det Norske Helsesenter (DNH SA), på Gran Canaria. Treårsberetningen er først og fremst å oppsummere kontroll- og klageutvalgets aktivitet og virke i perioden 2016-2018. Oslo, 06. mars 2019 1
2. Mandat, formål, ansvarsområder og sammensetning NAAFs landsmøte i 2005 vedtok å opprette et kontroll- og klageutvalg for å fylle den kontroll- og klagefunksjonen det tidligere forbundsstyret hadde hatt i forhold til arbeidsutvalget. Kontroll- og klageutvalget er hjemlet i NAAFs vedtekter «5-9 (Kontroll- og klageutvalg) Landsmøtet skal velge et kontroll- og klageutvalg. Utvalgets medlemmer kan ikke inneha eller ha innehatt andre tillitsverv i NAAFs forbundsstyre eller datterselskaps styre under siste landsmøteperiode. Utvalgets mandat fastsettes av landsmøte, i overenstemmelse med vedtektene. Utvalget skal være overvåker av forbundsstyrets økonomiske disposisjoner og påse at vedtak fattes innenfor rammene av NAAFs vedtekter, samt foreta endelig godkjenning av NAAFs regnskap. Utvalget kan ikke sette forbundsstyret under administrasjon, eller innsette seg selv som forbundsstyre. Utvalget skal føre protokoll fra sine møter og sende kopi til forbundsstyret, regioner og lokallag/storlag. Kontrollog klageutvalget er klagenemnd i suspensjons- og eksklusjonssaker.» Kontroll- og klageutvalgets reviderte mandat ble vedtatt av landsmøtet 2016. 2.1. Sammensetning av Kontroll- og klageutvalget Sammensetningen av kontroll- og klageutvalget fremgår av NAAFs vedtekter. De formelle kravene til kompetanse og erfaring reflekterer utvalgets mandat og ansvarsområde. Følgende krav stilles til utvalgets medlemmer: «Utvalget skal være sammensatt av: en 1 person med lang organisatorisk fartstid fra NAAF en 1 person med fortrinnsvis formell juridisk bakgrunn en 1 person med fortrinnsvis formell økonomisk bakgrunn tre 3 personlige varamedlemmer som oppfyller kravene til kompetanse for plass i utvalget Personen med lang organisatorisk erfaring er utvalgets leder.» (NAAF vedtekter 5-9 (Kontroll- og klageutvalg)) Varamedlemmene blir innkalt ved forfall. De mottar kopi av innkalling, sakspapirer og protokoller. På landsmøtet 2016 ble følgende medlemmer av kontroll- og klageutvalget valgt: 2
Verv Leder/ lang org. fartstid Juridisk bakgrunn Økonomisk bakgrunn Varamedlem/ lang org. bakgrunn Varamedlem/ juridisk bakgrunn Varamedlem/ økonomisk bakgrunn Navn Hans Austad Bjørn Rørstad Anne Ombye Jan Pretorius Guro Birkeland Silje Ones Bjørn Rørstad gikk bort 28. november 2017. Kontroll- og klageutvalget vil benytte anledningen til å anerkjenne Bjørn Rørstad sin innsats for Norges Astma- og Allergiforbund og kontroll- og klageutvalget, særskilt under de ekstraordinære hendelser i 2014. Guro Birkeland rykker opp som fast medlem av kontroll- og klageutvalget. Ny sammensetting av kontroll- og klageutvalget: Verv Leder/ lang org. Fartstid Juridisk bakgrunn Økonomisk bakgrunn Varamedlem/ lang org. bakgrunn Varamedlem/ juridisk bakgrunn Varamedlem/ økonomisk bakgrunn Navn Hans Austad Guro Birkeland Anne Ombye Jan Pretorius Silje Ones 3. Kontroll- og klageutvalgets relasjoner til NAAFs organisasjonsledd Kontroll- og klageutvalget er et uavhengig organ i NAAF. Kontroll- og klageutvalget er forbundsstyreorganisert som en tilsynsmyndighet som ligger på siden av linjeorganisasjonen (se Organisasjonshåndboken punkt 3.3). Et slikt skille bidrar til å forsterke habiliteten for de beslutninger som fattes av utvalget og er en forutsetning for at kontroll- og klageutvalget skal kunne ivareta sin kontrollfunksjon i NAAF. 3.1. Kontroll- og klageutvalgets rolle overfor landsmøtet Landsmøtet behandler regnskapene for siste landsmøteperiode, se 6-4 b. Landsmøtet i 2007 vedtok at kontroll- og klageutvalget skal foreta den endelige godkjenningen av NAAFs regnskap, jfr. 5-9. Prosedyrer er utarbeidet av kontroll- og klageutvalget for godkjenning av regnskapet, (se vedlegg 1). På grunn av offentlige rapporteringsfrister har regnskapene vært godkjent innen utgangen av april hvert år. 3
3.2. Kontroll- og klageutvalgets rolle overfor forbundsstyret En av kontroll- og klageutvalgets oppgaver i henhold til vedtektene 5.9 er å være overvåker av forbundsstyrets økonomiske disposisjoner. Kontroll- og klageutvalget gjennomfører denne oppgaven ved å gå gjennom, og vurdere, de vedtak som forbundsstyret gjør. Kontrollog klageutvalget har også jevnlige møter med forbundsleder og generalsekretær, og ved behov. Som en følge av den vanskelig økonomiske situasjonen NAAF har vært gjennom, etterlever kontroll- og klageutvalget sitt mandat om løpende å følge de økonomiske disposisjoner gjort av forbundsstyret. Kontroll- og klageutvalget skal også foreta endelig godkjenning av NAAFs regnskap. Kontrollog klageutvalget har godkjent regnskapene for 2016, 2017 og 2018 uten anmerkninger. I forkant av godkjennelse av regnskap har kontroll- og klageutvalget hatt obligatoriske møter med NAAFs generalsekretær og revisor. Kontroll- og klageutvalget bemerker at NAAFs økonomi er godt forbedret og at egenkapitalen er på et akseptabelt nivå. 3.3. Kontroll og klageutvalgets rolle overfor sekretariatet Sekretariatets rolle vis-à-vis kontroll- og klageutvalget er å fungere som praktisk tilrettelegger. Administrasjonen sikrer at oppgavene med utarbeiding og utsending av sakspapirer, protokollførsel og arkivering av kontroll- og klageutvalgets papirer ivaretas. Kontroll- og klageutvalget får på hvert møte en orientering av generalsekretær om saker som angår regnskap, organisatoriske endringer og liknende. Bistanden fra sekretariatet har fungert veldig godt i inneværende periode. 3.4. Klagebehandling Kontroll- og klageutvalget behandler klagesaker i spørsmål om suspensjon og eksklusjon, jfr. NAAFs vedtekter 5-6 og 5-7. Kontroll- og klageutvalget har avgjørelsesmyndighet i forhold til slike saker (kan altså eventuelt endre forbundsstyrets vedtak i suspensjon og eksklusjonssaker, men kun i slike). 4. Møtevirksomhet Kontroll- og klageutvalget behandler innkommende klager og utfører kontroll av styrets arbeid gjennom sin møtevirksomhet. 4.1. Hyppighet Kontroll- og klageutvalget møter etter behov. Møteavviklingen denne treårsperioden har fordelt seg som følger: 1 møte i 2016, 3 møter i 2017 (et av disse gjennomført som telefonmøte) og 4 møter i 2018 (et av disse som e-post møte og et som telefonmøte). 4
4.2. Dokumentering/protokollførsel/arkiv Hvert møte i kontroll- og klageutvalget protokollføres. Saksdokumenter og protokoller arkiveres i sekretariatet i Oslo. Alle møteprotokoller er offentliggjort i organisasjonen. 4.3. Oversikt over saksbehandling 2016 2018 Kontroll- og klageutvalget har behandlet de ordinære sakene innen normal behandlingstid: Endelig godkjenning av årlige regnskap Forbundsstyreprotokoller/ Landsmøteprotokoll (innhold og oppfølging) Forbundsstyret som eier/generalforsamling av Det Norske Helsesenteret SA Gjennomgang av NAAFs vedtekter og kontroll- og klageutvalgets mandat 5. Kontroll- og klageutvalgets vurdering av NAAFs tilstand ved utgangen av denne perioden NAAF har på nytt opparbeidet seg økonomisk handlingsrom. Det er gjort betydelige kostnadstilpasninger i driften, og bemanningsgraden er nå tilpasset NAAFs økonomiske bæreevne. Både administrasjon og forbundsstyret har lagt ned en betydelig innsats i å rette opp NAAFs økonomi, og skape ryddighet i organisatoriske forhold. Oslo, 06. mars 2019 Hans Austad /s/ Guro Birkeland /s/ Anne Ombye /s/ Leder 5
Vedlegg 1: SAK 50/07: OVERFØRT FRA MØTET 15. NOVEMBER 2007: PROSEDYRER FOR GODKJENNING AV REGNSKAPET Utvalgets medlem med økonomisk bakgrunn orienterte. NAAF landsmøte i Bergen 21. - 23. september 2007 vedtok endringer av hvem som skal foreta den endelig godkjenningen av NAAFs regnskap, jfr. 5-9 i NAAFs vedtekter. Følgende ble foreslått som ny prosedyre for godkjenning av regnskapet: 1. Kontroll- og klageutvalget mottar senest en uke før kontroll- og klageutvalgets møte for godkjenning av endelig regnskap følgende dokumenter: Årsregnskap Balanse undertegnet av forbundsstyret Eventuelt kontantstrømoppstilling Noter til regnskapet Revisors beretning Forbundsstyrets beretning undertegnet av forbundsstyret 2. Kontroll- og klageutvalgets møte må avholdes innenfor regnskapslovens frister som i dag er seks måneder etter regnskapsårets slutt, jfr. regnskapsloven 3-1. Tidsmessig vil det for kontroll- og klageutvalget bety at denne godkjenningen senest må foreligge i utgangen av juni. 3. Regionene mottar forbundsstyrets behandling av budsjett, regnskap og prognose i protokollform. Underliggende dokumentasjon kan fås ved henvendelse til administrasjonen. En uttalelse kan oversendes til kontroll- og klageutvalget på bakgrunn av dette. Den eventuelle uttalelsen skal være mottatt av kontroll- og klageutvalget innen utgangen av april samme år. Vedtak: Prosedyre for godkjenning av årsregnskapet vedtas. Vedtaket var enstemmig 6
TREÅRSBERETNING FOR KONTROLL- OG KLAGEUTVALGET Tilleggsberetning 01.01.19 22.05.2019 1. Forord Denne tilleggsberetningen oppsummerer kontroll- og klageutvalgets møtevirksomhet og aktivitet i perioden 01.01.2019 22.05.2019. Oslo, 22. mai 2019 1
2. KKUs sammensetning Fra november 2017 har kontroll- og klageutvalget bestått av: Verv Leder/ lang org. fartstid Juridisk bakgrunn Økonomisk bakgrunn Varamedlem/ lang org. bakgrunn Varamedlem/ juridisk bakgrunn Varamedlem/ økonomisk bakgrunn Navn Hans Austad Guro Birkeland Anne Ombye Jan Pretorius Silje Ones Sammensetningen av kontroll- og klageutvalget følger landsmøteperiodene. Dette innebærer at Landsmøtet 2019 vil velge utvalgets sammensetning for den kommende landsmøteperioden. 3. Aktivitet Møtevirksomhet Kontroll- og klageutvalget har i perioden 01. januar 2019 22. mai 2019 avholdt 2 møter. Møtene har i denne perioden vært holdt i sekretariatets lokaler i Oslo samt som telefonmøte. Samarbeidet mellom kontroll- og klageutvalget og forbundsstyret har i første halvdel av 2019 vært godt og konstruktivt. Kontroll- og klageutvalget har behandlet følgende type saker i perioden: Endelig godkjenning av årsregnskap 2018 Forbundsstyreprotokoller Forbundsstyret som eier/generalforsamling av Det Norske Helsesenteret SA Retningslinjer for fastsettelse av honorar for medlemmer og varamedlemmer i kontroll- og klageutvalget Hvert møte i kontroll- og klageutvalget protokollføres. Saksdokumenter og protokoller arkiveres i sekretariatet i Oslo. Alle møteprotokoller er offentliggjort i organisasjonen. En av kontroll- og klageutvalgets oppgaver i henhold til vedtektene 5.9 er å være overvåker av forbundsstyrets økonomiske disposisjoner. Kontroll- og klageutvalget gjennomfører denne oppgaven ved å gå gjennom, og vurdere, de vedtak som forbundsstyret gjør. Kontrollog klageutvalget har også møte med forbundsleder og generalsekretær ved behov. Oslo, 22. mai 2019 Hans Austad /s/ Guro Birkeland /s/ Anne Ombye /s/ Leder 2