Hvordan kalkulerer vi besparelser i virksomheter og på tvers av virksomheter?
Bakgrunn 2
Offentlige virksomheter kan samlet sett spare milliardbeløp ved å profesjonalisere anskaffelsene Offentlige virksomheter kjøper i dag for i overkant av 400 milliarder kroner per år. Dette innebærer at selv små tiltak kan gi store økonomiske gevinster Difi utlyste i august et oppdrag om å utvikle en nasjonal veileder for effektivisering av offentlige innkjøp. Oppdraget gikk til revisjons- og rådgivningshuset Deloitte AS Med dette prosjektet føyer Norge seg inn i rekken av land som har innført tiltak for å effektivisere offentlige anskaffelser 3
Veilederen sett i et større forbedringsperspektiv 4
Innkjøp som et instrument for kostnadsreduksjoner En spend og/eller modenhetsanalyse, danner bakgrunnen for å konkretisere og gjennomføre besparingstiltak Etablere innkjøps / spend analyse Konkretisere og gjennomføre tiltak Virksomhet X Div 1 Div 2 Div 3 Prosjekt 1 Prosjekt 2 Prosjekt 3 Prosjekt 3 Alle leverandører Leverandør grupper Øke konkurranse Øke kunde service Byggmax Norge Bauhaus Byggmax Maxbo Trelast Stål og metaller Trevare Jernvare Transport Restrukturere leverandør base Øke lønnsomhet Byggmax Fredrikst. Utføre modenhetsanalyse Restrukturere relasjoner Konsolidere innkjøp Redusere forbruk Tiltaksområder Redusere transaksjoner Øke driftsmargin Redusere verdikjedekost Forbedre spesifikasjoner Redusere total kostnad
Veileder for kostnadsbesparelser ved anskaffelser 6
Difi og Deloitte har sammen utviklet en veiledere for kostnadsbesparelser ved anskaffelser Veilederen med Excel verktøy er ferdig utviklet og publiseres i forbindelse med Anskaffelseskonferansen Veilederen er laget gjennom et fellesarbeid med Difi og Deloitte Veilederen med tilhørende Excel verktøy kan lastes ned fra «anskaffelser.no» 7
Hva kan oppnås ved bruk av veilederen med verktøy? Økt synlighet av virksomhetens innkjøpsvolum Identifisering og prioritering av tiltak for å redusere kostnader ved anskaffelse Metodikk til å utarbeide en utrullingsplan Mulighet til å identifisere forventet besparelse ved tiltak, og for å kalkulere faktisk oppnådde besparelse etter iverksatte tiltak 8
Veilederen inneholder tre Excel verktøy Veilederen inneholder tre Excel verktøy: Spend analyse-verktøyet Verktøy for prissammenligning (støtteverktøy) Verktøy for kontroll av faktiske priser og lojalitet til avtalesortiment (støtteverktøy) Videre i presentasjonen gjennomgås overordnet metodikk i Spend analyse-verktøyet 9
Metodikken i veilederen består av 5 hovedaktiviteter Veilederens metodiske fremgangsmåte 1. Innhenting av data 2. Vasking og strukturering av data 3. Kategorisering 4. Analyse og utarbeidelse av utrullingsplan 5. Evaluere effekten av tiltak Det er essensielt å utføre arbeidet på en strukturert og målrettet måte Spend analyse-verktøyet støtter arbeidet, fra A til Å Verktøyet gir mulighet til å benytte data på leverandørreskontro nivå eller artikkel nivå. Data på artikkelnivå vil gi best synlighet av spend 10
I steg 1 skal data fra virksomhetens økonomisystem(er) innhentes på leverandør- eller artikkelnivå 1 2 3 4 5 Feltnavn Krav Format Eksempel Beskrivelse Kildesystem Tekst AGR01 ID på kildesystemet til datanene. Krav dersom en virksomhet her flere datakilder i analysen Bilagsnummer Ja Tekst 9812093414 Transaksjons ID i økonomisystem, kan også være fakturanummer Bilagsserie Ja Tekst Type bilag Bilagsbeskrivelse Tekst Beskrivelse på transaksjon Bilagsdato Ja Dato 18.10.2013 Dato når faktura ble kontert, anbefales å bruke norsk datoformat dersom mulig Virksomhet ID Tekst ID på virksomhet Virksomhet Tekst Konkurransetilsynet Navn på virksomhet Lokasjon ID Tekst Lokasjon Tekst Hovedkontor Navn på kontor eller lignende fysisk enhet under virksomheten Lokasjon Postnummer Tekst 5805 Lokasjon By/sted Tekst Bergen Geografisk plassering av lokasjon Kostnadssted ID Ja Tekst 887721 Kostnadssted Ja Tekst Beskrivelse/navn på kostnadssted Bestiller ID Tekst 91979 Ansatt ID eller brukernavn påbestiller Bestiller Tekst Ola Norman Navn på bestiller Leverandør ID Ja Tekst 1231514 Leverandørnavn Ja Tekst XX Norge AS I verktøyet forklares samtlige felter og om det er krav eller ikke å inkludere Leverandør organisasjonsnummer Ja Tekst 9-siffer organisasjonsnummer, det er krav på å ha dette i økonomisystemet. Brukes for å slå sammen leverandørnavn dem i arbeidet. Avtaleinformasjon er det ikke krav på men anbefales Leverandør bankkontonummer Ja Tekst Bankkontonummeret til leverandøreren Artskonto ID Ja Tekst Artskonto 11 ID på statens standard kontoplan
1 2 3 4 5 I steg 2 skal de uttrukne dataene vaskes og struktureres før de limes inn i verktøyet. Leverandørnavn vaskes i verktøyet 1) Endre formater i grunnlagsdataene 2) Fjerne ansattes persondata 3) Lime inn data i Spend analyse-verktøyet 4) Vasking av leverandørnavn: Leverandørnavn Leverandør organisasjonsnummer Total Leverandørnavn (vasket automatisk basert på organisasjons nr) Basefarm AS 982211743MVA 22 047 696 Basefarm AS Grev Wedels Plass 9 AS 993511080MVA 17 095 697 Grev Wedels Plass 9 AS Atea AS 976239997MVA 10 524 860 Atea AS IBX AS 983142788MVA 9 549 790 IBX AS Buypass AS 983163327MVA 7 341 834 Buypass AS Norconsult 962392687MVA 7 031 803 Norconsult Skatteetaten - Økonomi og personal 974761076MVA 5 079 680 Skatteetaten - Økonomi og personal Inmeta Consulting AS 977302390MVA 4 793 480 Inmeta Consulting AS Millstream Associates Limited GB498440994 4 768 146 Millstream Associates Limited Automatisk sammenslåing av leverandører med samme organisasjonsnummer Manuell vasking av navn Markering av intern/ekstern leverandør 12 Leverandørnavn (vasket) Intern/Ekstern leverandør
1 2 3 4 5 I steg 3 skal leverandørene kategoriseres i en struktur med 3 nivåer. Strukturen er basert på Statens standard kontoplan Total innkjøpsvolum Kategori: Kontor og administrasjon Reise og personell Eiendom IKT Profesjonelle tjenester Virksomhetsspesifikk kategori #1 Virksomhetsspesifikk kategori #2 Leverandørgruppe: Software lisenser IT Hardware IKT driftstjenester og vedlikehold Telecomabonnement Uklassifisert IKT 3-siffer artskonto: 643 Leie av datamaskiner 655 Datamaskiner (PCer, servere) Excel verktøyet gir innkjøpsvolum iht hierarkiet over, men kategoristruktur kan tilpasses virksomhetens struktur manuelt 13
1 2 3 4 5 Tilpasninger av kategoristrukturen utføres av virksomheten direkte i verktøyet; de samme prinsippene bør benyttes KATEGORISTRUKTUR Kategori Leverandørgruppe 3-siffer artskonto ID 3-siffer artskontobeskrivelse IKT IKT driftstjenester og vedlikehold 672 Kjøp av tjenester til løpende driftsoppgaver, IKT IT hardware 643 Leie av datamaskiner 655 Datamaskiner (PCer, servere m.m.) Software lisenser 642 Leie av datasystemer (årlige lisenser m.m.) 652 Programvare (anskaffelse) Telekomabonnement 690 Telefoni og datakommunikasjon, samband, internett Uklassifisert IKT 999 Uklassifisert IKT Kobling mellom artskonto og leverandørgruppe Mulighet for manuell justering på leverandør og artskontonivå Innleggelse av virksomhetsspesifikke leverandørgrupper og kategorier dersom hensiktsmessig 14
I steg 4 skal virksomheten analysere sine innkjøpsdata, identifisere tiltak og utarbeide en utrullingsplan 1 2 3 4 5 Verktøyet inneholder flere standard analyser og det er mulig å legge til egne analyser Identifisering av tiltak på leverandørgruppe nivå Vurdering av adresserbar kostnad, potensiale for besparelse Vurdering av kompleksitet knyttet til implementering per tiltak Viktig at man gjør et godt arbeid med datamateriell i spendanalysen, for å få ut gode analyser og en fornuftig utrullingsplan 15
1 2 3 4 5 Innkjøpsstrategi handler om mer enn bare pris og konsolidere volumer på tvers av virksomhetens enheter Samle volum Forbedre spesifikasjoner Prisstruktur Strategisk innkjøp Prosessforbedring Globalt innkjøp Endring av etterspørsel 16
2010-03 2011-03 2011-05 2011-06 2011-09 2011-10 2011-11 2011-12 2012-01 2012-02 2012-03 2012-04 2012-05 2012-06 2012-07 2012-08 2012-09 2012-10 2012-11 2012-12 En rekke standard analyser er inkludert i verktøyet. Eksemplet nedenfor viser kostnadsutvikling per måned og per kategori KOSTNADSUTVIKLING 1 2 3 4 5 KOSTNAD PER KATEGORI OG MÅNED Leverandørnavn (vasket) Sum of Totalbeløp 30 000 000 25 000 000 20 000 000 15 000 000 10 000 000 5 000 000 Kategori Reise og personell IKT Profesjonelle tjenester Klassifisering ikke OK 0-5 000 000 Periode 17
En rekke standard analyser er inkludert i verktøyet 1 2 3 4 5 Eksemplet nedenfor viser kostnad per leverandør (i kr og %), antall fakturaer SPEND ANALYSE og gjennomsnittlig OVERSIKTERverdi per faktura INNKJØPSKOSTNAD PER LEVERANDØR Values Sum of Antall unike fakturaer Sum of Gj.snitt pris per faktura Leverandørnavn (vasket) Sum of Totalbeløp % andel totalbeløp Basefarm AS 22 047 696 11 % 46 479 298 Grev Wedels Plass 9 AS 17 095 697 9 % 4 4 273 924 Atea AS 10 524 860 5 % 357 29 481 IBX AS 9 549 790 5 % 31 308 058 Buypass AS 7 341 834 4 % 7 1 048 833 Norconsult 7 031 803 4 % 38 185 047 Skatteetaten - Økonomi og personal 5 079 680 3 % 6 846 613 18
Utrullingsplanen visualiseres i verktøyet i en prioriteringsmatrise 1 2 3 4 5 Lev. Grp. X Lev. Grp. X Lev. Grp. X Lev. Grp. X Lev. Grp. X 19
I steg 5 skal virksomheten evaluere effekten av gjennomførte tiltak, disse kan grupperes i direkte og indirekte besparelser Direkte besparelser: Unngå kjøp Reduksjon i priser Inngå samarbeidsavtaler (prisreduksjon pga. størrelse) Unngå økninger i kostnader Forbedret garanti, raskere oppmøtetid Forenkling av kravspesifikasjon Indirekte besparelser: Redusert tidsbruk hos ansatte Standardisering Implementering av elektroniske verktøy Avklare hvorvidt det er mulig å redusere behovet? Endringer i adferd Bedre oversikt inventar Faktura kostnader 1 2 3 4 5 Veilederen fokuserer på direkte besparelser men vi anbefaler at virksomheten i tillegg vurderer indirekte besparelser av gjennomførte tiltak 20
Det er utviklet to Excel-verktøy for å beregne oppnådde besparelser 1 2 3 4 5 Spend analyse-verktøyet inneholder er en standard rapport for rapportering av besparelser. Dette forutsetter at virksomheten fyller inn oppnådde besparelser i modellen I veilederen er det beskrevet en måte å beregne oppnådde besparelser. I tillegg er det utviklet to modeller for å beregne oppnådde besparelser av iverksatte tiltak Ved kalkuleringen av besparelser brukes formelen: (gammel pris ny pris) * volum = kostnadsbesparelse 21
1 2 3 4 5 Følgende mal kan benyttes for å rapportere på effekten av iverksatte tiltak RAPPORTERING AV BESPARELSER EKSEMPEL RAPPORT SOM KAN SENDES TIL LEDER Values Kategori Leverandørgruppe Tiltak PROSJEKT ANSVARLIG Bølge # Sum of Totalbeløp Sum of Oppnådd Sum of Påvirkbar kostnad besparelse Sum of % oppnådd besparelse Klassifisering ikke OK Formatfeil eller konto ikke tilgjengelig i ny kontoplan Samle volum NN Bølge 1 143 829 703 143 829 703 11 506 376 8 % Klassifisering ikke OK Total 143 829 703 143 829 703 11 506 376 8 % IKT IKT driftstjenester og vedlikehold NN Bølge 2 22 047 696 22 047 696 1 763 816 8 % Software lisenser NN Bølge 1 10 524 860 8 419 888 1 010 387 10 % Telekomabonnement NN Bølge 2 2 847 181 2 277 744 0 0 % IKT Total 35 419 737 32 745 329 2 774 202 8 % Reise og personell Kaffe, kjøp av frukt NN Bølge 2 9 549 790 9 549 790 763 983 8 % Reise og personell Total 9 549 790 9 549 790 763 983 8 % Profesjonelle tjenester Konsulent- og rådgivningstjenester NN Bølge 1 3 856 889 3 085 511 370 261 10 % Midlertidlige ansatte og vikarer NN Bølge 1 485 151 388 121 0 0 % Profesjonelle tjenester Total 4 342 040 3 473 632 370 261 9 % Grand Total 193 141 270 189 598 454 15 414 823 8 % 22
Hva kan oppnås? 1 2 3 4 5 Vedlegg 5 Deloitte erfaringsbase for vurdering av forventet besparelser 23
Veien videre 24
Arbeidsseminar vår 2014 Difi vil sammen med Deloitte arrangere arbeidsseminarer. Det vil i disse arbeidsseminarene bli vektlagt praktisk tilnærming til metodikken presentert i veilederen, og hvordan man bruker de Excel verktøy som presenteres Deltakerne må ta med data fra egen virksomhet, da en målsetning med arbeidsseminaret er at deltakerne skal komme et stykke på vei i arbeidet med kostnadsbesparelser for egen virksomhet De første arbeidsseminarene gjennomføres 27.-28. februar 2014 For mer informasjon og påmelding, se: www.difi.no/om-difi/kursog-konferanser 25
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. This communication contains general information only, and neither Deloitte AS nor Deloitte Advokatfirma AS is, by means of this publication, rendering professional advice or services and shall not be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.