Saker til behandling i møte for kontrollutvalget Sakskart I Dato: 28.05.2019 kl. 16:30 Sted: Fredrik Selmers vei 3 Arkivsak: 19/00001 Arkivkode: 027.2 Mulige forfall meldes snarest til sekretariatet. Sak Side 44/19 19/00001-19 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 24.04.2019 2 45/19 19/00001-20 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 30.04.2019 2 46/19 19/00021-9 Endelig innberetning om underslag 2 47/19 16/00549-11 48/19 16/00728-7 49/19 16/00479-8 Oppfølging etter rapport 10/2016 Spesialpedagogisk hjelp til barn under skolepliktig alder Oppfølging etter rapport 16/2016 Tiltak mot arbeidslivskriminalitet Oppfølging etter rapport 6/2016 Målfastsetting og styringsdialog Barne- og familieetaten 3 4 5 50/19 18/00642-15 Rapport 6/2019 Vg3 fagopplæring i skole 6 51/19 18/00517-9 Kommunerevisjonens budsjettforslag 2020 8 52/19 18/00517-10 Kontrollutvalgets budsjettforslag 2020 8 1
Arkivsak-dok. 19/00001-19 Arkivkode 027.2 44/19 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 24.04.2019 Protokollen følger vedlagt. Arkivsak-dok. 19/00001-20 Arkivkode 027.2 45/19 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 30.04.2019 Protokollen følger vedlagt. Arkivsak-dok. 19/00021-9 Arkivkode 126.5 46/19 Endelig innberetning om underslag Kommunerevisjonen ble den 28.02.2019 orientert av Utdanningsetaten om at en medarbeider ved en skole var mistenkt for underslag ved misbruk av et COOP handlekort. Etter en gjennomgang av saken fant Byrådsavdeling for finans at vilkårene for avskjed var til stede. På grunn av personlige forhold vurderte skolen at oppsigelse var tilstrekkelig, og vedkommende ble oppsagt den 22.02.2019 og politianmeldt den 25.03.2019. Skolen har opplyst at underslaget ble avdekket ved en tilfeldighet på grunn av en gjenglemt handlepose med matvarer og kvittering. Kvitteringen viste at det på handlekortet var handlet inn til administrasjonen, men også til privat bruk. En gjennomgang av tidligere kvitteringer avdekket flere tilsvarende innkjøp, og den ansatte innrømmet å ha handlet til seg selv flere ganger. Skolen har opplyst at den vil få dekket tapet ved trekk i den ansattes lønn i oppsigelsestiden. Videre er det opplyst at skolen har innført ny rutine der den som handler på skolens kort, må kvittere ut kortet og få kvitteringen «godkjent» når kortet leveres tilbake. Saken har ikke vært foreløpig innberettet til utvalget. 2
Kontrollutvalget tar endelig innberetning av 16.05.2019 om underslag i Utdanningsetaten til orientering. Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens saksfremlegg av 16.05.2019 47/19 Oppfølging etter rapport 10/2016 Spesialpedagogisk hjelp til barn under skolepliktig alder Arkivsak-dok. 16/00549-11 Arkivkode 126.2.2 Kommunerevisjonen har gjennomført en oppfølgingsundersøkelse etter rapport 10/2016 Spesialpedagogisk hjelp til barn under skolepliktig alder Bydel St. Hanshaugen og Bydel Østensjø, jf. kontrollutvalgets vedtak 29.01.2019 (sak 11/19). Undersøkelsen tilhører området myndighetsutøvelse og brukertilpassede tjenester med tilstrekkelig kvalitet i Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020 som bystyret behandlet 22.06.2016 (sak 186). I 2016 undersøkte Kommunerevisjonen om Bydel St. Hanshaugen og Bydel Østensjø sikret at barn under skolepliktig alder fikk nødvendig spesialpedagogisk hjelp. Undersøkelsen viste at begge bydelene hadde systemer som kunne bidra til at barn under skolepliktig alder fikk slik hjelp. Det var likevel flere svakheter. Det var blant annet risiko for at barn med behov for spesialpedagogisk hjelp ble oppdaget senere enn ønskelig. Det gjaldt særlig for barn som ikke gikk i barnehage. Bydelene sikret ikke alltid at barna fikk spesialpedagogisk hjelp i samsvar med enkeltvedtaket. Det gjaldt blant annet ved fravær av pedagog og mangel på lokaler. I Bydel St. Hanshaugen var enkeltvedtakene upresise og inneholdt ikke nødvendig informasjon. Flere vedtak viste til at hjelpen skulle gis i henhold til spesialpedagogiske planer, noe som gjorde fravær av slike planer særlig uheldig. Årsevaluering manglet i en tredjedel av sakene. Kommunerevisjonen har i 2019 undersøkt om Bydel St. Hanshaugen, Bydel Østensjø og byråden for oppvekst og kunnskap har iverksatt varslede tiltak og fulgt opp politiske føringer fra behandlingen av rapport 10/2016. Oppfølgingsundersøkelsen tyder på at Bydel Østensjø hadde iverksatt varslede tiltak og med det fulgt opp bystyrets vedtak mens Bydel St. Hanshaugen i hovedsak hadde gjort det samme. Bydel St. Hanshaugen hadde ikke sett på en prosedyre for samarbeid mellom helsestasjon, barnehage og pedagogisk ressursteam, men oppga at dette ville gjøres våren 2019. Flere av bydelens tiltak ble også gjennomført senere enn varslet. Byråden for oppvekst og kunnskap hadde i hovedsak fulgt opp bystyrets vedtak ved behandlingen av rapport 10/2016, men byrådsavdelingen hadde, på bakgrunn av tilbakemeldinger om ulike preferanser i bydelene, valgt ikke å oppfordre bydelene om å bruke felles henvisningsskjema. 3
Kontrollutvalget merker seg at Kommunerevisjonens oppfølgingsundersøkelse etter rapport 10/2016 Spesialpedagogisk hjelp til barn under skolepliktig alder tyder på at varslede tiltak og politiske vedtak i stor grad var fulgt opp. Bydel St. Hanshaugen hadde imidlertid iverksatt enkelte av tiltakene senere enn meldt og ikke sett på prosedyrer for samarbeidet mellom helsestasjon, barnehage og pedagogisk ressursteam. Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap hadde, på bakgrunn av tilbakemeldinger fra bydelene, valgt ikke å oppfordre bydelene om å bruke det felles henvisningsskjemaet. Bydel Østensjø hadde gjennomført alle varslede tiltak og fulgt opp politiske føringer. Kontrollutvalget tar oppfølgingsundersøkelsen til orientering. Saken sendes kultur- og utdanningskomiteen. Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens saksfremlegg av 15.05.2019 48/19 Oppfølging etter rapport 16/2016 Tiltak mot arbeidslivskriminalitet Arkivsak-dok. 16/00728-7 Arkivkode 126.2.2 Kommunerevisjonen har gjennomført en oppfølgingsundersøkelse etter rapport 16/2016 Tiltak mot arbeidslivskriminalitet, jf. kontrollutvalgets vedtak 29.01.2019 (sak 11). Undersøkelsen tilhører området anskaffelser, kontraktsoppfølging og tiltak mot arbeidslivskriminalitet i Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 som bystyret behandlet 22.06.2016 (sak 186). I forvaltningsrevisjonen i 2016 undersøkte Kommunerevisjonen om Kultur- og idrettsbygg Oslo KF og Undervisningsbygg Oslo KF hadde fulgt opp forskriftskrav om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter og kommunens egne krav for å motvirke arbeidslivskriminalitet. Kommunerevisjonen undersøkte også Utviklings- og kompetanseetatens rolle i Lovlighetsteamet. Forvaltningsrevisjonen viste at foretakene stort sett hadde ivaretatt kravene i de undersøkte kontaktene, men at foretakene i liten grad hadde kontrollert etterlevelsen og at flere underleverandører ikke var godkjent av Undervisningsbygg Oslo KF. I oppfølgingsundersøkelsen har Kommunerevisjonen sett på om byråden for finans, byråden for næring og eierskap, Undervisningsbygg Oslo KF (Undervisningsbygg), Kultur- og idrettsbygg Oslo KF (Kultur- og idrettsbygg) og Utviklings- og kompetanseetaten har iverksatt varslede tiltak, og fulgt opp vedtak og føringer fra den politiske behandlingen av rapporten i bystyrets organer. Kommunerevisjonen har nylig gjennomført en forvaltningsrevisjon av kommunens bruk av leverandøroppfølgingssystemet HMSREG (rapport 5/2019). Undersøkelsen var rettet mot de samme aktørene som var omfattet av forvaltningsrevisjonen i 2016. Kommunerevisjonens 4
undersøkelse avdekket mangler blant annet knyttet til det å ta i bruk HMSREG som forutsatt og oppfølging av avvik. Både Kultur- og idrettsbygg og Undervisningsbygg samt de ansvarlige byråder varslet relevante tiltak. Flere av de meldte tiltakene etter rapport 16/2016 er dekket gjennom den undersøkelsen. Kommunerevisjonen har i denne oppfølgingsundersøkelsen undersøkt statusen for de tiltakene som ikke er direkte omfattet av rapport 5/2019. Oppfølgingsundersøkelsen viser at byråden for finans, byråden for næring og eierskap, Undervisningsbygg og Utviklings- og kompetanseetaten hadde iverksatt de varslede tiltakene etter rapport 16/2016 Tiltak mot arbeidslivskriminalitet. Kultur- og idrettsbygg hadde i hovedsak iverksatt de varslede tiltakene. Flere av foretakets tiltak var imidlertid iverksatt senere enn opprinnelig meldt. Når det gjaldt utarbeidelse av kontrollplaner merker Kommunerevisjonen seg foretakets opplysninger om at dette var under implementering. Byrådet hadde også fulgt opp arbeidet mot arbeidslivskriminalitet i tråd med bystyrets vedtak. Kontrollutvalget merker seg at varslede tiltak etter rapport 16/2016 Tiltak mot arbeidslivskriminalitet var iverksatt eller var i ferd med å iverksettes. Byrådet hadde fulgt opp arbeidet mot arbeidslivskriminalitet i tråd med bystyrets vedtak. Kontrollutvalget viser til sin behandling av rapport 5/2019 Kommunens bruk av leverandøroppfølgingssystemet HMSREG (sak 41) og understreker viktigheten av at arbeidet mot arbeidslivskriminalitet blir gitt høy prioritet i tråd med bystyrets vedtak. For øvrig tas saken til orientering. Saken sendes finanskomiteen. Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens saksfremlegg av 16.05.2019 49/19 Oppfølging etter rapport 6/2016 Målfastsetting og styringsdialog - Barneog familieetaten Arkivsak-dok. 16/00479-8 Arkivkode 126.2.2 Kommunerevisjonen har gjennomført en oppfølgingsundersøkelse etter rapport 6/2016 Målfastsetting og styringsdialog Barne- og familieetaten, jf. kontrollutvalgets vedtak 29.01.2019 (sak 11). Undersøkelsen tilhører fokusområdet virksomhetsstyring, digitalisering og informasjonssikkerhet i Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020, som bystyret behandlet 22.06.2016 (sak 186). Kommunerevisjonen undersøkte i 2016 prosessen med målfastsetting for Barne- og familieetaten og styringsdialog mellom etaten og daværende Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester i perioden 2012 2015. Undersøkelsen viste forbedringsmuligheter knyttet til 5
både operasjonalisering av byrådets kvalitative mål for etaten, dokumentasjon av løpende resultatevaluering og helhetlig risikostyring for å nå målene. I oppfølgingsundersøkelsen har Kommunerevisjonen sett på om Barne- og familieetaten og aktuell byråd har iverksatt varslede tiltak og fulgt opp politiske føringer i forbindelse med behandlingen av rapport 6/2016. Barne- og familieetaten og aktuell byrådsavdeling har delvis gjennomført varslede tiltak. Oppfølgingsundersøkelsen viser at status samlet sett ikke er vesentlig endret siden forvaltningsrevisjonen i 2016, og at det fortsatt er rom for forbedringer. Byråden hadde så langt ikke i tilstrekkelig grad fulgt opp den politiske føringen om å følge opp etatens og byrådsavdelingens iverksetting av tiltak på bakgrunn av Kommunerevisjonens anbefalinger. Kontrollutvalget merker seg at Kommunerevisjonens oppfølgingsundersøkelse etter rapport 6/2016 Måloppnåelse og styringsdialog Barne- og familieetaten viser at Barne- og familieetaten og Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap delvis har iverksatt meldte tiltak. Kontrollutvalget merker seg også Kommunerevisjonens vurdering av at den politiske føringen så langt ikke er tilstrekkelig fulgt opp, og at det fortsatt er rom for forbedringer. Kontrollutvalget understreker betydningen av at etats- og virksomhetsstyring skal skje på en måte som understøtter måloppnåelse og resultatforbedring, og ber byrådet sikre dette. Kontrollutvalget tar for øvrig Kommunerevisjonens oppfølgingsundersøkelse etter rapport 6/2016 til orientering. Saken sendes kultur- og utdanningskomiteen. Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens saksfremlegg av 16.05.2019 Arkivsak-dok. 18/00642-15 Arkivkode 126.2.2 50/19 Rapport 6/2019 Vg3 fagopplæring i skole Vg3 fagopplæring i skole er et lovfestet tilbud til yrkesfagelever som ikke får læreplass. Tilbudet er viktig for å sikre at flest mulig elever på yrkesfag fullfører og består sin videregående opplæring. Oslo kommunes mål er å sikre at alle som ønsker det, får praksiseller læreplass. Gjennomsnittlig formidlingsgrad til læreplass i Oslo fra 2015 til 2018 har vært 65 prosent. I samme tidsperiode har 10 prosent av dem som søkte om læreplass, begynt på Vg3 fagopplæring i skole. Lærlinger tilbringer normalt to år i bedrift, hvorav ett år er opplæring og ett år er verdiskaping. Elevene i Vg3 fagopplæring i skole skal ta fagprøven etter ett år på skolen. Elevgruppen i Vg3 fagopplæring i skole har over tid i gjennomsnitt hatt dårligere karakterer og høyere fravær enn de som har fått læreplass. Det er viktig at kvaliteten på dette erstatningsløpet er godt og gir elevene en kompetanse arbeidslivet etterspør. 6
Rapport 6/2019 Vg3 fagopplæring i skole er forankret i kontrollutvalgets vedtak fra 28.08.2018 (sak 56) og tilhører området myndighetsutøvelse og brukertilpassede tjenester med tilstrekkelig kvalitet, jf. bystyrets vedtak om Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020 av 22.06.2016 (sak 186). Kommunerevisjonen har undersøkt om opplæringen i Vg3 fagopplæring var tilfredsstillende ved elektrikerfaget på Bjørnholt videregående skole og helsearbeiderfaget på Nydalen videregående skole. Undersøkelsen viser at det på begge skolene var mye som fungerte bra, og som kunne bidra til opplæring i henhold til læreplanen og at elevene fikk tilstrekkelig og relevant praksis i kompetansemålene. Elevene på begge skolene sa at de var fornøyde med tilbudet og særlig med lærerne. På Bjørnholt videregående skole fikk elevene opplæring og praksis på skolen. Skolen klarte å utnytte flere av fordelene med det, slik som løpende faglig veiledning. Elevene fikk imidlertid ikke relevant praksis i de delene av kompetansemålene som forutsatte praksisperioder i bedrift. Skolen manglet også utstyr for å gi elevene praksis knyttet til deler av enkelte kompetansemål. Nydalen videregående skole hadde skaffet alle elevene praksis på sykehjem. Elevene fikk dermed en opplæring som lignet mer på tradisjonell læretid. I tillegg fikk de ukentlig veiledning av lærer. Det var mangler ved skolens skriftlige avtaler med sykehjemmene. Skolen samarbeidet ikke tilstrekkelig med sykehjemmene om veiledning, vurdering og tilbakemelding til flertallet av elevene. Rapporten ble sendt til uttalelse til byråden for oppvekst og kunnskap, Utdanningsetaten og Bjørnholt og Nydalen videregående skoler. Nydalen videregående skole har ikke varslet relevant tiltak til den ene av Kommunerevisjonens tre anbefalinger. Byråden og Utdanningsetaten har ikke varslet oppfølging av om tiltak får tilstrekkelig effekt. For øvrig har byråden, etaten, Bjørnholt og Nydalen videregående skoler varslet tiltak som er relevante sett i lys av Kommunerevisjonens konklusjoner og anbefalinger. Kontrollutvalget merker seg at Kommunerevisjonens rapport 6/2019 Vg3 fagopplæring i skole viser at det på begge skolene var mye som fungerte bra, og som kunne bidra til opplæring i henhold til læreplanen og til at elevene fikk tilstrekkelig og relevant praksis i kompetansemålene. Utvalget understreker betydningen av at Vg3 fagopplæring i skole har god kvalitet og at skolene legger til rette for at elevene får praksisperioder i bedrift. Fordi det ikke er nok læreplasser til alle, er det viktig for gjennomføringen i den videregående skole at denne alternative veien til fag- eller svennebrev er av god kvalitet. Kontrollutvalget merker seg videre at rapporten peker på områder hvor skolene bør forbedre seg. Utvalget merker seg i den sammenheng at byråden vil gå i dialog med etaten for å vurdere hvordan byrådet og kommunen sentralt kan bistå i arbeidet med å fremskaffe praksisplasser. Videre understreker utvalget betydningen av at Nydalen videregående skole gjennomfører tiltak som kan bidra til at elever får nødvendig oppfølging og veiledning på praksisstedet. Det er også viktig at byråden for oppvekst og kunnskap påser at andre nødvendige tiltak iverksettes med tilstrekkelig effekt. Kontrollutvalget tar for øvrig rapport 6/2019 til orientering. 7
Saken sendes kultur- og utdanningskomiteen. Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens saksfremlegg av 16.05.2019 med vedlagt rapport 6/2019 Arkivsak-dok. 18/00517-9 Arkivkode 121.1 51/19 Kommunerevisjonens budsjettforslag 2020 Herved legges Kommunerevisjonens budsjettforslag for 2020 fram. Deler av Kommunerevisjonens utgifter dekkes gjennom et selvkostprinsipp der utgifter fordeles til kommunens virksomheter. En økning i Kommunerevisjonens inntekter vil som hovedregel medføre tilsvarende økning av utgifter i kommunens øvrige virksomheter, uten netto effekt i kommuneregnskapet. Netto budsjettramme for 2019 er 45,017 millioner kroner. I forslaget for 2020 er planleggingsrammen redusert med kroner 255 000 til 44,762 millioner kroner. Kuttet er i tråd med forventede innsparinger ved digitalisering som ligger i kommunes økonomiplan. I 2021 økes kuttet til kroner 509 000 i forhold til rammen for 2019. Kommunerevisjonen jobber med effektivisering av arbeidsprosesser og mener det blir mulig å gjøre disse innsparingene, uten at det går utover kvaliteten på våre leveranser. Kontrollutvalget anbefaler at Kommunerevisjonens budsjettforslag for 2020 vedtas med en ramme på 44,762 millioner kroner. Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens saksfremlegg av 30.04.2019 med vedlegg Arkivsak-dok. 18/00517-10 Arkivkode 121.1 52/19 Kontrollutvalgets budsjettforslag 2020 Forslag til budsjett for kontrollutvalget for 2020 legges med dette fram. Forslaget følger som vedlegg til saken. 8
Forskrift om kontrollutvalg har bestemmelse i 18 om at kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge byrådets innstilling til bystyret. Sekretariatslederen fremmer følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget anbefaler at det fremlagte budsjettforslaget for 2020 for kontrollutvalget vedtas. Dokumenter innkommet: Sekretariatslederens saksfremlegg av 14.05.2019 med vedlegg Kontrollutvalgets sekretariat, 20.05.2019 Reidar Enger sekretariatsleder Godkjent og ekspedert elektronisk 9