Protokoll fra møte i kontrollutvalget

Transkript

1 Protokoll fra møte i kontrollutvalget Dato: kl. 16:30 Sted: Fredrik Selmers vei 3, 0663 Oslo Arkivsak: 18/00003 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Fra kontrollutvalgets sekretariat: Ola Kvisgaard (H), Janne Svegården (A), Marit Bjerke (A), Brit Andreassen (H), Julie Ness (MDG), Olav A. Røssaak (V), Henrik Gjerding (F), Jan-Bendix Byhring (SV), Gudmund A. Dalsbø (R), Bente Groven-Syversen (KrF) Hans Christian Lillehagen (A) Rune Tokle (A) Sekretariatsleder Reidar Enger Fra Kommunerevisjonen: Kommunerevisor Unn Helen Aarvold, avdelingsdirektør Lars Normann Mikkelsen, avdelingsdirektør May-Britt Bratlie, assist. avdelingsdirektør Hilde Ludt, seniorrådgiver Magnhild Eggen (sak 73), seniorrådgiver Arve Alstad (sak 74), seniorrådgiver Tove Andersen (sak 76), seniorrådgiver Janne Aassveen (sak 76), seniorrådgiver Terje Grønli (sak 76), seniorrådgiver Kristin Skaane (sak 76) Sak Side 72/18 18/ Protokoll fra kontrollutvalgets møte /18 18/ Endelig innberetning om mislighetssak i Bydel Alna 2 74/18 18/ Endelig innberetning om tyveri av to brukeres bankkort 3 75/18 17/ /18 17/ Anmodninger om gransking i en barnevernssak orientering om endelig utfall av tilsynssaker Kommunerevisjonens undersøkelser knyttet til kjøp og salg av boliger i Boligbygg Oslo KF 4 5 1

2 72/18 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Sendt til arkiv Protokollen ble godkjent. 73/18 Endelig innberetning om mislighetssak i Bydel Alna Sendt til arkiv Kopi til byråden for eldre, helse og arbeid, Bydel Alna, Kommunerevisjonen Saken gjelder: Det fremkom av et oppslag i Aftenposten at det hadde vært domsavsigelse i Oslo tingrett, hvor en hjemmehjelp hadde blitt dømt for å ha stjålet kr fra en bruker i Bydel Alna. Det fremkom videre at kvinnen hadde innrømmet forholdet i retten, og ble idømt en betinget dom på 45 dager. Det ble også vist til at kvinnen hadde blitt avskjediget. Kommunerevisjonen hadde ikke blitt orientert rutinemessig om saken av bydelen, jf. Instruks for saksbehandling i saker om økonomiske uregelmessigheter og misligheter i Oslo kommune, byrådets sak nr. 1085/10. Bydelen hadde vært i kontakt med Byrådsavdeling for finans om saken, men opplyste at det ved en inkurie ikke ble sendt formelt varsel verken til Byrådsavdeling for eldre, helse og arbeid eller Kommunerevisjonen. På forespørsel fra Kommunerevisjonen opplyste bydelen at de den ble varslet av pårørende om at en av bydelens hjemmehjelpere hadde stjålet penger hos en bruker. De pårørende hadde filmet hendelsen og anmeldt forholdet. Den ansatte ble innkalt til samtale hos arbeidsgiver den , og innrømmet forholdet. Vedkommende ble umiddelbart suspendert fra tjeneste, og ble avskjediget Det ble ikke utbetalt erstatning for tap av midler da det ikke ble fremsatt noe krav verken fra bruker eller brukers pårørende. Det ble imidlertid inngått en avtale mellom bruker, brukers pårørende, hjemmetjenesten og den gjeldende ansatte om at låsen til leiligheten skulle skiftes. Den ansatte aksepterte et lønnstrekk for å dekke utgifter til dette. Bydelen opplyste at de 2

3 etiske retningslinjer gjennomgås årlig med de ansatte, utover dette er det ikke iverksatt ytterligere tiltak enn det som ble avtalt som følge av denne saken. Kommunerevisoren fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonens endelige innberetning av om tyveri hos bruker av hjemmetjenesten i Bydel Alna til orientering. Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens innstilling av Votering: Kommunerevisorens forslag ble enstemmig vedtatt. Etter dette er kontrollutvalgets vedtak følgende: Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonens endelige innberetning av om tyveri hos bruker av hjemmetjenesten i Bydel Alna til orientering. 74/18 Endelig innberetning om tyveri av to brukeres bankkort Sendt til arkiv Kopi til byråden for eldre, helse og arbeid, byråden for finans, Sykehjemsetaten, Kommunerevisjonen Saken gjelder: Sykehjemsetaten orienterte i brev av til Byrådsavdeling for eldre, helse og arbeid med kopi til Kommunerevisjonen om at politet hadde varslet om at en ansatt hadde blitt siktet i en større politisak for grovt tyveri/bedrageri der bl.a. to beboere ved et helsehus hadde blitt frastjålet bankkort. Sykehjemsetaten mottok kopi av anmeldelsene Den ansatte ble umiddelbart gitt beskjed om suspensjon grunnet anmeldelsene og ureglementert fravær fra jobb. Den ansatte ble i brev av varslet om avskjed og ble samtidig innkalt til møte. Da den ansatte ikke møtte opp til det avtalte møtet, fattet Sykehjemsetaten vedtak om avskjed. Sykehjemsetaten oppgir at helsehuset etter hendelsen har gjennomgått de relevante prosedyrene som gjelder oppbevaring av verdisaker med ansatte. I tillegg fremkommer det nå i velkomstbrevet til beboerne/pasientene at de oppfordres til å ikke ha med seg verdisaker under oppholdet. 3

4 Denne saken har ikke tidligere vært innberettet. Kommunerevisoren fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonens endelige innberetning om tyveri av to brukeres bankkort av til orientering. Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens innstilling av Votering: Kommunerevisorens forslag ble enstemmig vedtatt. Etter dette er kontrollutvalgets vedtak følgende: Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonens endelige innberetning om tyveri av to brukeres bankkort av til orientering. 75/18 Anmodninger om gransking i en barnevernssak orientering om endelig utfall av tilsynssaker Sendt til helse- og sosialkomiteen Kopi til byråden for eldre, helse og arbeid, byråden for oppvekst og kunnskap, Bydel St. Hanshaugen, Fremskrittspartiets bystyregruppe, mor og sønn, Kommunerevisjonen Saken gjelder: Fremskrittspartiets bystyregruppe henvendte seg til kontrollutvalget med forespørsel om igangsetting av granskning rettet mot håndteringen av en barnevernssak i Bydel St. Hanshaugen og daværende Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenesters og byrådens håndtering av taushetsbelagt dokumentasjon i den samme saken. Moren henvendte seg til kontrollutvalget med anmodning om granskning av Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester og byråden. Kommunerevisjonen la fram sin vurdering av om det var grunn til anbefale kontrollutvalget å igangsette en undersøkelse. Saken ble ferdigbehandlet i kontrollutvalgets møte , sak 24. Kontrollutvalget pekte i sitt vedtak på at saken var tilstrekkelig belyst blant annet gjennom domstolens, Fylkesmannens og Datatilsynets arbeid. Videre framgikk det av vedtaket at byrådsavdelingen hadde erkjent mangler i internkontrollen når det gjaldt håndteringen av taushetsbelagte opplysninger, og at avdelingen hadde igangsatt et 4

5 forbedringsarbeid. Kontrollutvalget ba om å bli holdt orientert om dette arbeidet. Utvalget ba videre om å bli orientert om det endelige utfallet av tilsynssakene til Fylkesmannen i Oslo og Akershus og Datatilsynet. Saken ble behandlet av bystyret , sak 212. Bystyret vedtok å gjøre kontrollutvalgets vedtak til sitt eget. I denne saken orienterer Kommunerevisjonen om de endelige utfallene av tilsynssakene til Fylkesmannen i Oslo og Akershus og Datatilsynet. Begge er nå avsluttet etter at henholdsvis Bydel St. Hanshaugen og Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap har redegjort for tiltak for å lukke avvikene. Kommunerevisoren fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonens redegjørelse om forbedringsarbeid i Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap, samt de endelige utfallene av tilsynssakene til Fylkesmannen i Oslo og Akershus og Datatilsynet til orientering. Saken sendes helse- og sosialkomiteen. Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens innstilling av Det ble orientert kort om e-post av fra moren. Votering: Kommunerevisorens forslag ble enstemmig vedtatt. Etter dette er kontrollutvalgets vedtak følgende: Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonens redegjørelse om forbedringsarbeid i Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap, samt de endelige utfallene av tilsynssakene til Fylkesmannen i Oslo og Akershus og Datatilsynet til orientering. Saken sendes helse- og sosialkomiteen. 76/18 Kommunerevisjonens undersøkelser knyttet til kjøp og salg av boliger i Boligbygg Oslo KF Sendt til kontrollutvalget 5

6 Saken gjelder: Kommunerevisjonen fikk i kontrollutvalgets møte (sak 76) i oppdrag å kartlegge og vurdere de igangsatte undersøkelsene av kjøp og salg av boliger i Boligbygg Oslo KF med tanke på å iverksette eventuelle supplerende kontroller, samt gjennomgå byrådens og styrets overordnede styring av foretaket. Kommunerevisjonen har valgt å presentere resultatet av arbeidet i to rapporter; rapport 11/2018 Styring av Boligbygg Oslo KF for å forebygge korrupsjon og misligheter og rapport 12/2018 Eiendomstransaksjoner Boligbygg Oslo KF. Rapport 11/2018 omfatter en forvaltningsrevisjon av byrådens og styrets overordnede styring av foretaket, jf. kontrollutvalgets vedtak (sak 7). Den tilhører området virksomhetsstyring, digitalisering og informasjonssikkerhet, jf. bystyrets vedtak om Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon av (sak 186). Rapport 11/2018 viser at byråden hadde satt overordnede og generelle krav til foretakets etterlevelse av kommunens regelverk for risikostyring og internkontroll. Det ser ut til at både byråden og styret langt på vei hadde påsett at foretaket hadde et system for internkontroll for å forebygge korrupsjon på flere av foretakets områder, og da særlig på anskaffelsesområdet og ved bygging av boliger i egen regi. Kommunerevisjonen vurderer det imidlertid slik at verken byråden eller styret i tilstrekkelig grad hadde fulgt opp at foretaket hadde etablert et system for internkontroll for å forebygge korrupsjon og andre misligheter når det gjaldt kjøp og salg av fast eiendom. Verken styret eller byråden fulgte eksempelvis opp at foretaket hadde gjort egne risikovurderinger ved kjøp og salg av boliger til tross for at omfanget av dette økte betydelig. Dette ga økt risiko og større handlingsrom for uønskede handlinger og økt risiko for lavere kostnadseffektivitet. Kommunerevisjonen har mottatt uttalelser til rapport 11/2018 fra byråden for næring og eierskap og Boligbyggs styre. I uttalelsene blir det varslet tiltak som Kommunerevisjonen vurderer som relevante for anbefalingene gitt i rapporten. Rapport 12/2018 omfatter en kartlegging og vurdering av de igangsatte undersøkelsene utført av BDO og Deloitte om kjøp og salg av boliger i Boligbygg Oslo KF, samt nødvendige supplerende kontroller utført av Kommunerevisjonen. Rapport 12/2018 bygger i vesentlig grad på Deloittes rapport når det gjelder kjøp av eiendom. Kommunerevisjonens egne undersøkelser dekker kjøp i perioden og salg i perioden Videre har Kommunerevisjonen gjennomført undersøkelser for å besvare kontrollutvalgets spørsmål om innleie av konsulenter. Deloittes rapport viste at det var alvorlige svakheter og mangler i foretakets direktekjøp av boliger og internkontrollen i kjøpslinjen i perioden Det fremkommer at det var en manglende forståelse og erkjennelse i ledelsen når det gjaldt omfang, kompleksitet og nødvendig samhandling for å ivareta oppgaven foretaket ble gitt av bystyret gjennom Tøyenvedtaket og det påfølgende vedtaket i 2016 om å skaffe ytterligere 550 boliger. Dette fikk betydning særlig for direktekjøpene. I tillegg viser Deloittes rapport at foretaket fikk utført betydelig oppgraderingsarbeid av selger i forkant av kjøp, som ikke fremkom av kjøpekontraktene. Foretaket manglet videre effektive kontroller som kunne forhindret eller avdekket bevisste og ubevisste feil. Kommunerevisjonen vurderer at noen av de samme risikomomentene som var knyttet til direktekjøp i perioden også var til stede i perioden Imidlertid var omfanget av direktekjøp langt lavere, og det var i liten grad kjøp fra samme selgere. 6

7 Kommunerevisjonens undersøkelse av salg av boliger, viste at de i hovedsak var i tråd med salgsinstruksen og i det alt vesentlige ble gjort i et åpent marked. For direktesalg til andre leietakere enn vanskeligstilte, viste undersøkelsen at det var større risiko for at foretaket fikk lavere pris for salgsobjektene enn ved markedssalg. Det var også enkelte andre svakheter ved salg, dette gjaldt særlig dokumentasjon av beslutning om salgsobjekter. Kommunerevisjonen har mottatt uttalelser til rapport 12/2018 fra byråden for næring og eierskap, Boligbyggs styre og Boligbygg. I uttalelsene blir det varslet en rekke tiltak på bakgrunn av de gjennomførte undersøkelsene. Kommunerevisjonen har ikke ytterligere anbefalinger og vurderer de varslede tiltak som relevante opp mot funnene i de gjennomførte undersøkelsene. Kommunerevisjonen vil holde kontrollutvalget orientert om videre utvikling i saken. Kommunerevisoren fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Kommunerevisjonens rapporter 11/2018 Styring av Boligbygg Oslo KF for å forebygge korrupsjon og misligheter og 12/2018 Eiendomstransaksjoner Boligbygg Oslo KF viser sammen med Deloittes rapport Eiendomstransaksjoner Boligbygg Oslo KF at det har vært et betydelig antall alvorlige mangler i forbindelse med kjøp av boliger i Boligbygg, herunder i internkontrollen i hele linjen fra kjøpsteamet i Boligbygg og opp til og med byråden. Dette har gitt økt risiko og større handlingsrom for uønskede handlinger og økt risiko for lavere kostnadseffektivitet. Bystyret merker seg at tiltak er iverksatt og at flere tiltak er varslet, herunder at styret i løpet av høsten 2018 vil etablere en egen tiltaksplan og at byråden tar sikte på å fremme sak om oppfølging av de ulike rapportene om eiendomstransaksjonene i Boligbygg for behandling i bystyret i løpet av første halvår Bystyret vil påpeke viktigheten av at dette arbeidet prioriteres fra byrådets og foretakets side. Bystyret tar for øvrig Kommunerevisjonens rapporter 11/2018 og 12/2018 til orientering. Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens innstilling av med rapport 11/2018 og 12/2018 Forslag: Gudmund A. Dalsbø (R) fremmet følgende tilleggsforslag til nytt andre avsnitt i kommunerevisorens forslag: Undersøkelsene viser slik bystyret ser det at det har vært manglende forståelse og erkjennelse i Boligbyggs ledelse og styre og hos forrige og nåværende byråd når det gjelder omfang, kompleksitet og nødvendig samhandling for å ivareta oppgavene foretaket fikk i og 7

8 med Tøyen-vedtaket. Vedtaket medførte stor endringsrisiko og det ble ikke iverksatt nødvendige risikoreduserende tiltak. Det ble i for stor grad fokusert på måloppnåelse knyttet til antall boliger og budsjett, mens det ble underfokusert på etterlevelse av normer og standarder. Gudmund A. Dalsbø (R) fremmet følgende tilleggsforslag til andre avsnitt, siste setning i kommunerevisorens forslag (tillegget kursivert): Bystyret vil påpeke viktigheten av at dette arbeidet prioriteres fra byrådets og foretakets side og at byrådet bruker funnene i denne saken også overfor øvrige foretak og etater så langt det passer. Henrik Gjerding (F) fremmet følgende forslag: Kontrollutvalget ber Oslo kommune v/byrådsleder å komme til kontrollhøring i kontrollutvalget vedrørende Boligbygg Oslo KF. Ola Kvisgaard (H), Jan-Bendix Byhring (SV) og Bente Groven-Syversen (KrF) fremmet følgende forslag: Byråden for næring og eierskap og styrelederen innkalles til sakens videre behandling i kontrollutvalgets møte Votering: Henrik Gjerdings forslag fikk én stemme F og falt. Ola Kvisgaards, Jan-Bendix Byhrings og Bente Groven-Syversens forslag ble enstemmig vedtatt. Det ble ikke votert over kommunerevisorens forslag og Gudmund Dalsbøs tilleggsforslag. Etter dette er kontrollutvalgets vedtak følgende: Byråden for næring og eierskap og styrelederen innkalles til sakens videre behandling i kontrollutvalgets møte Eventuelt 1. Kommunerevisjonen orienterte om videre arbeid med varsler vedrørende byråden for oppvekst og kunnskap og Utdanningsetaten. Kommunerevisjonen håper å kunne legge fram sak til kontrollutvalgets møte Møte ble delvis lukket under denne orienteringen under henvisning til kommuneloven 31 nr Kommunerevisjonen orienterte om nye varsler og undersøkelser i Omsorgsbygg. Kontrollutvalget ba Kommunerevisjonen gjennomføre sine undersøkelser om nødvendig ved at planlagte eller igangsatte forvaltningsrevisjoner utsettes. Møtet ble lukket under denne orienteringen under henvisning til kommuneloven 31 nr Med bakgrunn i medieoppslag om Plan- og bygningsetatens arbeidsmiljø orienterte Kommunerevisjonen om byrådsavdelingens oppfølging av etaten. Det er engasjert ekstern bistand for en gjennomgang. Kommunerevisjonen vil holde kontrollutvalget oppdatert. 8

9 4. Med bakgrunn i medieoppslag om egenbetaling innenfor rusomsorgen orienterte Kommunerevisjonen noe nærmere om kommunens rutiner. 5. Kontrollutvalget behandlet foreløpig innberetning om overfakturering av arbeider vedrørende kunstgressbaner i Bymiljøetaten. Kommunerevisjonen opplyste at en sentral leverandør nå er dømt til ubetinget fengsel i tingretten. 6. Kontrollutvalget har mottatt ny henvendelse om byggesak som kan være relevant for undersøkelsen Plan- og bygningsetatens dispensasjonspraksis og ulovlighetsoppfølging i byggesaker som utvalget vedtok i august. Henvendelsen er videresendt til Kommunerevisjonen. 7. Bystyret behandlet Oppfølging etter rapport 10/2015 Infrastrukturkapasitet for Gerica kontrollutvalgets sak 50 av Helse- og sosialkomiteen sluttet seg til kontrollutvalgets vedtak; bystyret vedtok i tillegg følgende: Bystyret ber byrådet avklare hva slags tiltak som trengs på hver institusjon og i hver bydel for at hver ansatt skal kunne bruke Gerica uten at mangler i system eller infrastruktur medfører tidstap. 8. Finanskomiteen behandlet Rapport 6/2018 Overordnet styring informasjonssikkerhet kontrollutvalgets sak 42 av Kontrollutvalgets sekretariat, Reidar Enger sekretariatsleder Godkjent og ekspedert elektronisk 9