Protokoll fra møte i kontrollutvalget

Transkript

1 Protokoll fra møte i kontrollutvalget Dato: kl. 16:30 Sted: Fredrik Selmers vei 3, 0663 Oslo Arkivsak: 18/00003 Tilstede: Ola Kvisgaard (H), Rune Tokle (A), Janne Svegården (A), Marit Bjerke (A), Brit Andreassen (H), Julie Ness (MDG), Olav A. Røssaak (V), Henrik Gjerding (F), Jan-Bendix Byhring (SV), Gudmund A. Dalsbø (R), Bente Groven-Syversen (KrF) Fra kontrollutvalgets sekretariat: Fra Kommunerevisjonen: Protokollfører: Sak Sekretariatsleder Reidar Enger Kommunerevisor Unn Helen Aarvold, avdelingsdirektør Lars Normann Mikkelsen, avdelingsdirektør May-Britt Bratlie, assist. avdelingsdirektør Hilde Ludt (sak 56), seniorrådgiver Inger-Johanne Kramer (sak 55), seniorrådgiver Cecilie Karlsen (sak 55), seniorrådgiver Stig Eliassen (sak 55), seniorrådgiver Morten A. Engebretsen (sak 56), seniorrådgiver Arve Alstad (sak 60), seniorrådgiver Erik Høglien (sak 61) Sekretariatet Side 54/18 18/ Protokoll fra kontrollutvalgets møte /18 18/ Rapport 8/2018 Barneverninstitusjoner kompetanse og bemanning m.m. 2 56/18 18/ Forvaltningsrevisjoner med oppstart 2. halvår /18 16/ /18 18/ Rapport om registrering, vedlikehold og bruk av økonomiregisteret Kontrollutvalgets tilsyn med Kommunerevisjonen intern og ekstern kvalitetssikring /18 16/ Restanseliste for kontrollutvalgets saker pr /18 17/ Endelig innberetning om grov tjenesteforsømmelse og tyveri fra beboere i en bydel 9 61/18 16/ Oppsummering av revisjon av beboerregnskap for

2 54/18 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Sendt til arkiv Protokollen ble godkjent. 55/18 Rapport 8/2018 Barneverninstitusjoner kompetanse og bemanning m.m. Sendt til bystyret Kopi til byråden for oppvekst og kunnskap, Barne- og familieetaten, Kommunerevisjonen Kommunerevisjonen har i tråd med kontrollutvalgets vedtak (sak 65) gjennomført en forvaltningsrevisjon av utvalgte forhold av betydning for kvaliteten i Oslo kommunes barnevernsinstitusjoner. Undersøkelsen tilhører området myndighetsutøvelse og brukertilpassede tjenester med tilstrekkelig kvalitet, jf. bystyrets vedtak om Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon av (sak 186). Undersøkelsen er gjennomført i 4 av Oslo kommunes langtidsinstitusjoner. Ifølge Barne- og familieetatens årsberetning for 2017 omfattet institusjonstilbudet ved utgangen av 2017 i alt 159 plasser (plantall), hvorav 60 plasser i langtidsinstitusjoner. Barn og unge i barnevernsinstitusjoner er sårbare. De kan komme fra belastede familier, en høy andel har psykiske lidelser, noen kan ha betydelige atferdsproblemer. De har ofte behov som stiller krav til særskilt kompetanse hos de ansatte, og de er i varierende grad i stand til å ivareta egne interesser. Undersøkelsens hovedproblemstilling har vært om kommunens barnevernsinstitusjoner legger til rette for et tilstrekkelig godt tilbud til beboerne. For å besvare problemstillingen er følgende spørsmål belyst: Er beboerne innenfor institusjonens målgruppe? Er institusjonen bemannet som forutsatt med hensyn til kompetanse og antall over tid og på kontrolltidspunktet? Samarbeider institusjonen med den kommunale barneverntjenesten og andre instanser om barnet som forutsatt? 2

3 Kommunerevisjonen har i tillegg beskrevet de utvalgte institusjonenes system for medvirkning fra barna. Rapport 08/2018 Barnevernsinstitusjoner kompetanse og bemanning m.m. viser at de fire institusjonene hadde en høy andel fast ansatte med godkjent utdanning, og at det var iverksatt tiltak som kunne bidra til å sikre at alle ansatte ved institusjonene fikk nødvendig opplæring og faglig veiledning. Det var også lagt til rette for en tverrfaglig oppfølging av beboerne. Undersøkelsen har samtidig avdekket til dels betydelige mangler og svakheter når det gjaldt bemanning, kompetanse og opplæring. Både arten og omfanget varierte mellom institusjonene. Dette gjaldt blant annet kravet om tilstrekkelig, kvalifisert og faglært bemanning ved institusjonene samt ivaretakelse av barns omsorgs- og behandlingsbehov i perioder. Det var videre ikke krav om å melde avvik internt i Barne- og familieetaten ved underbemanning i forhold til det faktiske behovet. Ved en av institusjonene var ikke den faktiske bemanningen tilstrekkelig kvalifisert og faglært. Undersøkelsen gir også grunn til å stille spørsmål ved omfanget av akuttplasseringer ved en av institusjonene. Byråden for oppvekst og kunnskap og Barne- og familieetaten varsler relevante tiltak. Etaten oppgir at den har iverksatt eller vil iverksette tiltak på bakgrunn av rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Etaten vil blant annet gjennomgå rapporten og Kommunerevisjonens anbefalinger med alle etatens institusjoner. Kommunerevisoren fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Bystyret merker seg at Kommunerevisjonens rapport 08/2018 Barnevernsinstitusjoner kompetanse og bemanning m.m. viser at de fire institusjonene hadde en høy andel fast ansatte med godkjent utdanning, og at det var iverksatt tiltak som kunne bidra til å sikre at alle ansatte ved institusjonene fikk nødvendig opplæring og faglig veiledning. Samtidig ser bystyret alvorlig på at undersøkelsen avdekker til dels betydelige mangler og svakheter, blant annet mangelfull ivaretakelse av beboernes omsorgs- og behandlingsbehov i perioder. Bystyret understreker viktigheten av at Oslo kommunes barnevernsinstitusjoner har tilstrekkelig, kvalifisert og faglært bemanning. Barn og unge på barnevernsinstitusjoner har ofte behov som stiller krav til særskilt kompetanse hos de ansatte. De er en sårbar gruppe, som i varierende grad er i stand til å ivareta egne interesser. Bystyret merker seg at byråden for oppvekst og kunnskap og Barne- og familieetaten har iverksatt eller vil iverksette relevante tiltak på bakgrunn av rapporten og understreker viktigheten av at Kommunerevisjonens anbefalinger følges opp. Bystyret tar for øvrig Kommunerevisjonens rapport 08/2018 Barnevernsinstitusjoner kompetanse og bemanning m.m. til orientering. 3

4 Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens innstilling av m/vedlagt rapport Forslag: Gudmund A. Dalsbø (R) fremmet følgende tilleggsforslag som kontrollutvalgets eget vedtak: Kontrollutvalget merker seg at Barne- og familieetaten i sin høringsuttalelse (side 4) sier at det til tider mangler steder der ungdom kan få nødvendig hjelp. Utvalget ber om at det klargjøres hvilke tilbud som kunne avhjulpet situasjonen. Utvalget merker seg videre uklarheter vedrørende yrkesskadeforsikring ved skader under vergeteknikktrening. Utvalget ber om at byrådet får avklart dette. Gudmund A. Dalsbø (R) fremmet følgende forslag til nytt tredje avsnitt i innstillingen til bystyret: Bystyret påpeker videre at kommunen må ha systemer som sikrer at Barne- og familieetaten og ansvarlig byrådsavdeling får kjennskap til og responderer på forhold ved den enkelte institusjon som tidvis kan kreve tilførsel av økte ressurser. Bente Groven-Syversen (KrF) fremmet følgende tilleggsforslag til andre avsnitts første setning i kommunerevisorens forslag (tillegget kursivert): Bystyret understreker viktigheten av at Oslo kommunes barnevernsinstitusjoner har tilstrekkelig, kvalifisert og faglært bemanning ut fra det faktiske behovet til enhver tid. Tilleggsforslagene fra Gudmund A. Dalsbø og Bente Groven-Syversen ble enstemmig vedtatt. Kommunerevisorens forslag for øvrig ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget merker seg at Barne- og familieetaten i sin høringsuttalelse (side 4) sier at det til tider mangler steder der ungdom kan få nødvendig hjelp. Utvalget ber om at det klargjøres hvilke tilbud som kunne avhjulpet situasjonen. Utvalget merker seg videre uklarheter vedrørende yrkesskadeforsikring ved skader under vergeteknikktrening. Utvalget ber om at byrådet får avklart dette. Kontrollutvalget innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Bystyret merker seg at Kommunerevisjonens rapport 08/2018 Barnevernsinstitusjoner kompetanse og bemanning m.m. viser at de fire institusjonene hadde en høy andel fast ansatte med godkjent utdanning, og at det var iverksatt tiltak som kunne bidra til å sikre at alle ansatte ved institusjonene fikk nødvendig opplæring og faglig veiledning. Samtidig ser bystyret alvorlig på at undersøkelsen avdekker til dels betydelige mangler og svakheter, blant annet mangelfull ivaretakelse av beboernes omsorgs- og behandlingsbehov i perioder. Bystyret understreker viktigheten av at Oslo kommunes barnevernsinstitusjoner har tilstrekkelig, kvalifisert og faglært bemanning ut fra det faktiske behovet til enhver tid. Barn og unge på barnevernsinstitusjoner har ofte behov som stiller krav til særskilt kompetanse hos 4

5 de ansatte. De er en sårbar gruppe, som i varierende grad er i stand til å ivareta egne interesser. Bystyret påpeker videre at kommunen må ha systemer som sikrer at Barne- og familieetaten og ansvarlig byrådsavdeling får kjennskap til og responderer på forhold ved den enkelte institusjon som tidvis kan kreve tilførsel av økte ressurser. Bystyret merker seg at byråden for oppvekst og kunnskap og Barne- og familieetaten har iverksatt eller vil iverksette relevante tiltak på bakgrunn av rapporten og understreker viktigheten av at Kommunerevisjonens anbefalinger følges opp. Bystyret tar for øvrig Kommunerevisjonens rapport 08/2018 Barnevernsinstitusjoner kompetanse og bemanning m.m. til orientering. 56/18 Forvaltningsrevisjoner med oppstart 2. halvår 2018 Sendt til Kommunerevisjonen Kopi til Fylkesmannen i Oslo og Akershus I denne saken fremmer Kommunerevisjonen forslag til nye forvaltningsrevisjonsprosjekter, oppfølgingsundersøkelser og eierskapskontroller med oppstart i perioden august 2018 januar Forslaget baseres på bystyrets vedtak om Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon (sak 186) og Overordnet analyse og plan for selskapskontroll (sak 187), revisjonsstrategi for forvaltningsrevisjon 2018 som kontrollutvalget behandlet (sak 7), innspill fra kontrollutvalgets medlemmer, vurdering av risiko og vesentlighet og tilgjengelige ressurser i perioden. Rapportering av undersøkelsene til kontrollutvalget vil etter planen skje i 2018 og Kommunerevisoren fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til forslaget til forvaltningsrevisjonsprosjekter, oppfølgingsundersøkelser og eierskapskontroller med oppstart 2. halvår

6 Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens innstilling av m/vedlegg Forslag: Marit Bjerke (A) fremmet følgende endringsforslag: En forvaltningsrevisjon av Arbeid mot mobbing i Oslo-skolen føres opp som uprioritert i stedet for forvaltningsrevisjon av Legemiddelhåndtering i kommunale virksomheter. Kommunerevisjonen legger fram prosjektskisse til utvalgets neste møte. Henrik Gjerding (F) fremmet følgende endringsforslag: En forvaltningsrevisjon av Iverksetting og oppfølging av område- og reguleringsplaner føres opp som uprioritert i stedet for forvaltningsrevisjon av Samarbeidet mellom kommunen og private om gravearbeider ved tiltak på vei og fortau. Marit Bjerkes endringsforslag ble vedtatt mot to stemmer, SV og R. Henrik Gjerdings endringsforslag fikk fire stemmer 2H, F og KrF og falt. Kommunerevisorens forslag for øvrig ble enstemmig vedtatt. En forvaltningsrevisjon av Arbeid mot mobbing i Oslo-skolen føres opp som uprioritert i stedet for forvaltningsrevisjon av Legemiddelhåndtering i kommunale virksomheter. Kommunerevisjonen legger fram prosjektskisse til utvalgets neste møte. Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til forslaget til forvaltningsrevisjonsprosjekter, oppfølgingsundersøkelser og eierskapskontroller med oppstart 2. halvår /18 Rapport om registrering, vedlikehold og bruk av økonomiregisteret Sendt til arkiv Kopi til forretningsutvalget, Bystyrets sekretariat Bystyrets sekretariat har oversendt rapport om registrering, vedlikehold og bruk av økonomiregisteret for perioden juni 2017 juni 2018 til kontrollutvalget i samsvar med reglementet for registeret punkt 3 bokstav e). Rapporten og reglementet for registeret følger som trykte vedlegg. Tabellen på side tre i rapporten viser at pr hadde samtlige byråder enten registrert økonomiske interesser eller meldt at det ikke var slike opplysninger å registrere. For bystyret 6

7 manglet opplysninger fra to av 59 medlemmer og fra 15 av 87 varamedlemmer. Det manglet opplysninger fra tre av kontrollutvalgets medlemmer/varamedlemmer. Registeret ble fra utvidet til å omfatte bydelsutvalgenes medlemmer og varamedlemmer. Rapporten gir på side 4 6 oversikt over oppslutning pr. bydel og samlet. Sekretariatslederen fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar Bystyrets sekretariats rapport om registrering, vedlikehold og bruk av økonomiregisteret for perioden juni 2017 juni 2018 til orientering. Dokumenter innkommet: Sekretariatslederens innstilling av m/vedlegg Sekretariatslederens forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar Bystyrets sekretariats rapport om registrering, vedlikehold og bruk av økonomiregisteret for perioden juni 2017 juni 2018 til orientering. 58/18 Kontrollutvalgets tilsyn med Kommunerevisjonen intern og ekstern kvalitetssikring Sendt til arkiv Kopi til Kommunerevisjonen Kommuneloven har i 77 nr. 4 og 5 bestemmelser som pålegger kontrollutvalget ansvar for å påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte og at det foretas forvaltningsrevisjon, eierskapskontroll og selskapskontroll. I forskrift om kontrollutvalg er det gitt nærmere bestemmelser om ansvaret. I denne saken informeres det om kompetanse, uavhengighet, systemer og rutiner i Kommunerevisjonen som bidrar til å sikre betryggende revisjon i Oslo kommune. Sekretariatslederen fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar saken om intern og ekstern kvalitetssikring i Kommunerevisjonen til orientering. 7

8 Dokumenter innkommet: Sekretariatslederens innstilling av Sekretariatslederens forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar saken om intern og ekstern kvalitetssikring i Kommunerevisjonen til orientering. 59/18 Restanseliste for kontrollutvalgets saker pr Sendt til arkiv Det legges fram restanseliste til kontrollutvalget to ganger årlig. Listen inneholder saker som er behandlet av utvalget, men hvor det avventes ytterligere informasjon. Oversikten over sakene fulgte som trykt vedlegg. Det var fem saker til oppfølging pr Pr var det fire saker til oppfølging. Sekretariatslederen fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets restanseliste pr tas til orientering. Dokumenter innkommet: Sekretariatslederens innstilling av m/vedlegg Sekretariatslederens forslag ble enstemmig vedtatt. 8

9 Kontrollutvalgets restanseliste pr tas til orientering. 60/18 Endelig innberetning om grov tjenesteforsømmelse og tyveri fra beboere i en bydel Sendt til arkiv Kopi til byråden for eldre, helse og arbeid, bydelen, Kommunerevisjonen Kontrollutvalget behandlet foreløpig innberetning i møte , sak 87. I den foreløpige innberetningen gikk det fram at bydelen hadde mistanke om økonomiske misligheter og grov uforstand i tjenesten utført av én ansatt mot to beboere i et kommunalt bofellesskap. Den ansatte hadde fullmakt til å forvalte økonomiske midler for flere i en av bydelens bofellesskap. Ved en anledning hadde vedkommende tatt ut kr 1000 til kjøp av egenandelskuponger for TT-reiser. Bydelens undersøkelser viste at bankkortet var levert tilbake til bruker uten at det forelå kuponghefte eller penger hos beboeren. Det ble også avdekket at den ansatte hadde unnlatt å følge en annen beboer til nødvendig helseoppfølging ved sykehus og gjennom flere måneder latt være å ta ut og håndtere post til beboeren. Beboeren hadde blitt påføst kostnader for egenandeler for timer som vedkommende ikke hadde møtt til. Bydelen har i denne saken dekket beboernes tap på i alt kr Bydelen mente den ansatte hadde utvist grov uforstand i tjenesten. Den ansatte ble avskjediget gjeldende fra Bydelen gikk til politianmeldelse , saken er blitt henlagt. Bydelen har krevd erstating fra den tidligere ansatte for tapt beløp, men beløpet er per ikke innbetalt. Det er sendt purring på krav om erstatning og varslet om prosess etter tvisteloven 5-2. Bydelen har iverksatt flere tiltak knyttet til å bedre internkontrollen, både i bydelens boliger generelt og i bofelleskapet for denne saken. Dette gjelder rutiner knyttet til journalføring, henting av post og beboers økonomi. Når det gjelder beboers økonomi, er det gjennomført risikoanalyser som avdekket behov for å beskrive tyveri som en mulig risiko. Ansatte må bekrefte å ha lest og forstått instruks for beboerøkonomi. Det er videre ny ansvarlig for nøkkel til safe, leder ved boligen og teamleder har gjennomgått og utbedret rutinenen for beboerøkonomi, alle kontoer med kort avstemmes hver måned og beboerøkonomi er fast sak på personalmøter. Kommunerevisoren fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonens endelige innberetning av om grov tjensteforsømmelse og tyveri fra beboere i en bydel til orientering. 9

10 Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens innstilling av Kommunerevisorens forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonens endelige innberetning av om grov tjensteforsømmelse og tyveri fra beboere i en bydel til orientering. 61/18 Oppsummering av revisjon av beboerregnskap for 2017 Sendt til helse- og sosialkomiteen Kopi til byråden for eldre, helse og arbeid, Sykehjemsetaten, alle bydelene, Kommunerevisjonen Kommunerevisjonen la fram en orientering om resultatene av revisjonen av beboerregnskap for Kommunerevisjonen har en lovpålagt oppgave med å revidere beboerregnskapene til beboere ved kommunens institusjoner som ifølge legevedtak ikke er i stand til å forvalte sine midler, jf. Helse- og omsorgstjenesteloven 12-4 og Forskrift om disponering av kontantytelser fra folketrygden under opphold i kommunal helse- og omsorgsinstitusjon i spesialhelsetjeneste 9. Kommunen har nedfelt rutiner i Instruks for disponering av økonomiske midler tilhørende tjenestemottaker i institusjon og utenfor institusjon samt håndtering av tjenestemottakers egne midler (byrådens sak 12/2010). Kommunerevisjonen har ikke funnet vesentlige feil eller mangler ved beboerregnskapene som er revidert ved institusjonene. Beboerregnskap for beboere på legevedtak utgjør ca. 1/4 av totalt antall beboerregnskap ved institusjonene til Sykehjemsetaten. Det er fortsatt stor variasjon når det gjelder antall beboere på legevedtak, noe som kan indikere ulik praksis for hvordan institusjonene klassifiserer beboere etter legevedtak og frivillig forvalting. Som oppfølging fra tidligere års revisjoner, har Sykehjemsetaten meldt at de i felles møte med alle institusjonssjefene har fulgt opp rutiner for forvaltning av beboerregnskap samt tatt opp den store variasjonen mellom sykehjemmene. Kommunerevisoren fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonens oppsummering av revisjon av beboerregnskap for 2017 av til orientering. 10

11 Dokumenter innkommet: Kommunerevisorens innstilling av m/vedlegg Kommunerevisorens forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonens oppsummering av revisjon av beboerregnskap for 2017 av til orientering. Eventuelt 1. Kommunerevisoren orienterte kort om status for granskingene av Boligbygg. Deloitterapporten var fortsatt ikke avgitt pr Kontrollutvalget behandlet i sitt møte status for arbeidet med beredskapsplan for bortfall av vann. Byrådet vedtok , byrådssak 1075/18, Overordnet beredskapsplan for bortfall av vann i Oslo kommune. Planen er vedlagt byrådssaken. Beredskapsetaten skal i samarbeid med Vann- og avløpsetaten koordinere videre oppfølging av den overordnede planen. 3. Kommunerevisjonen informerte om at Bymiljøetatens egen evaluering av snøbrøytingen forrige vinter forventes å foreligge før kommende brøytesesong. 4. Kontrollutvalget tok i sitt møte til orientering at ansettelsesforholdene ved Tannlegevakta skulle ordnes i løpet av første halvår. Kommunerevisjonen opplyste at det likevel ikke er skjedd noen avklaring og vil komme tilbake med informasjon når det er mottatt redegjørelse fra byrådsavdelingen 5. Kontrollutvalget har mottatt henvendelser fra: en innbygger bl.a. om påståtte uregelmessigheter i Plan- og bygningsetatens journalføring. Kontrollutvalget har i sak 56 vedtatt en revisjon av Plan- og bygningsetaten, og henvendelsen er videresendt Kommunerevisjonen. partiet NyeBorgerlige om en avdelingsdirektør i Utviklings- og kompetanseetaten. en innbygger med spørsmål om riktig instans for å ta opp mulige brudd på taushetsplikt. 11

12 6. Bystyret behandlet Anmodning om granskning i en barnevernssak kontrollutvalgets sak 23 av Bystyret fattet likelydende vedtak som kontrollutvalget. Opptak av debatten i bystyret er tilgjengelig her (sak 212): 7. Finanskomiteen behandlet Skatteetatens kontrollrapport for 2017 vedrørende skatteoppkreveren i Oslo kontrollutvalgets sak 46 av Samferdsels- og miljøkomiteen behandlet Orientering om Oslo kommunes beredskap ved bortfall av vannforsyningen kontrollutvalgets sak 43 av Kontrollutvalgets sekretariat, Reidar Enger sekretariatsleder Godkjent og ekspedert elektronisk 12