6. januar 2016 Innkalling til NBFs Årsmøte 2016 Kjære NBF-medlem, du innkalles herved til Billedhoggerforeningens Årsmøte 2016 Tid: Torsdag 10. mars 2016, kl. 14.00 Sted: Billedhoggerforeningens Hus, Hekkveien 5, Oslo. Legg merke til klokkeslettet, det er tidligere enn vanlig. I løpet av møtet vil det bli en pause med forfriskninger, etter møtet serveres et enkelt måltid. Foreløpig dagsorden med forslag til forretningsorden ligger vedlagt som PDF. Endelig dagsorden og samtlige sakspapirer sendes ut i uke 8. Vi vil gjøre oppmerksom på følgende: 1) Saker til årsmøtet 2) Mal for saker til behandling på årsmøtet 3) Kandidater til NBFs verv 4) Forretningsorden 5) Valgprosedyre 1) Saker til årsmøtet NBFs vedtekter 5-7: «Saker til årsmøtet fremmes til styret og må være innkommet 4 uker før årsmøtet.» Styret vil forberede saker til årsmøtet i styremøte 11. februar. Medlemmer som ønsker å fremme saker til behandling på årsmøtet, bes om å sende disse til styret via administrasjonens e-postadresse: nbf@skulptur.no innen 7. februar. Merk mailen «Sak til årsmøtet - forslag fra medlem» 2) Mal for saker til behandling på årsmøtet Saker som ønskes behandlet på årsmøtet settes opp etter følgende mal: - Overskrift - Navn på forslagsstiller - Ingress: Kort beskrivelse av sakens hovedproblemstilling - Saksbeskrivelse: Argumentasjon/ begrunnelse for at saken fremmes, beskrivelse av eventuelle konsekvenser. (Spesielt viktig for forslag om vedtektsendringer) - Forslag til vedtak: Konkret og klar tekst, formulert på en måte som det kan stemmes over. For vedtektsendringer må ny tekst for paragrafen formuleres. 3) Kandidater til NBFs verv
NBFs vedtekter 5-7: «Representanter til alle verv velges for 2 år. Vara velges for ett år. Samme person kan ikke velges til flere av organisasjonens organer.» NBFs vedtekter 8-1: «Nominasjonsutvalget skal under hensyn til forslag fra styret og medlemmene, nominere kandidater til valg av styreleder, øvrige styremedlemmer og nominasjonsutvalg.» På valg i år er: - 3 faste styremedlemmer - 3 varamedlemmer til styret - 1 varamedlem til nominasjonsutvalget Forslag til kandidater sendes nominasjonsutvalget via NBFs administrasjon: nbf@skulptur.no Merk mailen «Kandidatforslag til NBFs verv» Frist: 1. februar 4) Forretningsorden Kjøreregler for gjennomføring av årsmøtet fastsettes gjennom at årsmøtet vedtar en forretningsorden i forbindelse med konstitueringen i starten av møtet. NBF har ikke vært formelle på dette tidligere, men styret ønsker nå å innføre dette som fast post - en konsekvens av arbeidet med å profesjonalisere NBFs interne rutiner. Styret har brukt forretningsorden for NBKs Landsmøter som mal, og justert denne til bruk hos oss. Styrets forslag til forretningsorden ligger vedlagt. 5) Valgprosedyre Prosedyren for gjennomføring av valg defineres i forretningsorden. Styret ønsker å henlede medlemmenes oppmerksomhet til følgende punkt: «Alle kandidater må være presentert for NBFs medlemmer senest 14 dager før årsmøtet.» (se under «Valg») Dette punktet avviker fra tidligere praksis i NBF. Praksis har til nå vært slik: «Alle kandidater presenteres i forkant av den enkelte avstemningen og alle benkeforslag må foreligge før denne presentasjonen.» Styret foreslår altså at man istedenfor muligheten for å fremme benkeforslag på årsmøtet innfører en praksis om at «benkeforslag» meldes inn i forkant, og at medlemmene forelegges alle aktuelle kandidater senest 14 dager før årsmøtet. Begrunnelse for forslaget: - NBF er en landsomfattende organisasjon, ikke alle har mulighet til å stille på årsmøtet i egen person og sender derfor fullmakt. Benkeforslag er i denne sammenhengen problematisk. Medlemmer som pga lang reiseavstand stemmer via fullmakt har ikke anledning til å ta stilling til kandidater som presenteres som følge av benkeforslag. I praksis utelukkes distriktsmedlemmer fra deler av valget. Dette er lite demokratisk. - Enkelte benkeforslag kan skje svært spontant. Kandidaten som forespørres på årsmøtet gis ikke nok tid til å gjøre en grundig vurdering mht å påta seg et krevende verv. Årsmøtedeltakerne gis heller ikke nok tid til grundig refleksjon for å gjøre seg opp en mening om den aktuelle kandidatens egnethet i forkant av stemmeavgivning. Medlemmenes demokratiske rett til å forelegge sine kandidatforslag for årsmøtet ivaretas på følgende måte: - Medlemmene oppfordres til å sende inn forslag om kandidater til NBFs verv innen 1. februar. - NBFs nominasjonsutvalg tar stilling til alle innkomne forslag før de gjør sin innstilling. - Medlemmer som foreslår kandidater som ikke prioriteres i nominiasjonsutvalgets innstilling, gis anledning til å sende en egen presentasjon av den/ de aktuelle kandidatene. Det lages en egen kandidatliste på
bakgrunn av dette. Kandidatene på denne listen er valgbare på lik linje med kandidatene i nominasjonsutvalgets innstilling. - Alle aktuelle kandidater for valg må være forespurt og ha bekreftet sitt kandidatur. - Kandidatene skal presenteres for NBFs medlemmer og inkludere en kortfattet CV, samt kandidatens egen motivasjon for vervet. I tillegg skal det også informeres om forslagsstillerens navn. - Presentasjon av samtlige aktuelle kandidater til NBFs verv vil følge sakspapirene som sendes ut senest 2 uker før årsmøtet. Vi håper på stort oppmøte den 10. mars! Vennlig hilsen NBFs styre og administrasjon Christine Aspelund Styreleder Erik Steen Daglig leder Foreløpig dagsorden 1. Konstituering 1.1 Valg av møteledere (inkl. ordstyrer), referent, protokollunderskrivere og tellekorps 1.2 Godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden 2. Gjennomgang av årsrapport og årsberetninger 2015 3. Gjennomgang og godkjenning av regnskap og revisjonsberetning 2015 4. Saker fremmet av styret 5. Saker fremmet av medlemmer 6. Gjennomgang og godkjenning av handlingsprogram for 2016 7. Gjennomgang og godkjenning av budsjett for 2016 8. Fastsettelse av medlemskontingent 9. Valg 9.1 Nominasjonutvalget presenterer sin innstilling til nye styremedlemmer og vararepresentanter. 9.2 Evt. presentasjon av andre kandidater til vervene i styret og nominasjonskomitéen. 9.3 Avstemning
Forslag til forretningsorden Møteledelse: Styreleder og nestleder leder møtet. Ordstyring: Ordstyreren gir ordet til delegatene etter hvert som de tegner seg. Ønske om innlegg fremsettes ved å rekke hånden i været. Saksfremlegg skal holdes fra fremvist pass og ikke være på mer enn 5 minutter. Innlegg skal holdes fra anvist plass og ikke være på mer enn 3 minutter. Replikk må knytte seg til siste innlegg og ikke være mer enn 1 minutt. Møteleder kan gi varsel 30 sekunder før tiden er ute. Møtedeltakerne kan når som helst kreve ordet for kommentarer til dagsorden eller forretningsorden. Møtedeltager som ber om ordet, viser det ved tegn som vist under. Talerett: Talerett på årsmøtet har alle medlemmer av NBF. Administrasjonen gir saksopplysninger til saker når dette er ønskelig. Eventuelle eksterne sakkyndige deltar på møtet med talerett på sine særområder i den utstrekning møteledelsen finner det aktuelt. Stemmerett: Hvert medlem har én stemme. Vedtak fattes med alminnelig flertall dersom vedtektene ikke bestemmer noe annet. Alminnelig flertall betyr at det forslag som har fått mer enn halvparten av de avgitte stemmene er vedtatt. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. (OBS: NBFs vedtekter 5-3: «Medlemmer som ikke kan møte på Årsmøtet kan gi skriftlig fullmakt til et annet medlem. Fullmakt med åpent mandat sendes et medlem, fullmakt med bundet mandat sendes styret. Ingen medlemmer kan ha mer enn to fullmakter»). Votering: Dersom det foreligger flere forslag, foreslår møteledelsen voteringsrekkefølgen. Normalt stemmes det over eventuelt avvisningsforslag først, deretter voteres det over det - eller de - mest ytterliggående forslag. Møteledelsen kan henvise en sak til en oppnevnt redaksjonskomité som skal samordne vedtaksforslagene. Avstemninger foregår normalt ved at stemmetegn rekkes i været, men skriftlig avstemning skjer dersom et av medlemmene ber om det.
Forslag: Forslag skal fremmes skriftlig for møtelederne på anvist måte. Forslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. Forslag kan heller ikke trekkes dersom noen av medlemmene krever det opprettholdt. Valg: Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt. Alle kandidater må være presentert for NBFs medlemmer senest 14 dager før årsmøtet. Alle kandidatene velges i én avstemning. Stemmesedlene skal inneholde det antall forskjellige kandidater som det skal velges ved vedkommende avstemming. For å anses som valgt må alle ha absolutt flertall, det vil si mer enn halvparten av de avgitte stemmene. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentanter. Vararepresentanter velges særskilt. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd flertall i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas da bundet omvalg mellom de øvrige kandidatene, og i denne avstemmingen anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Styret fremmer følgende forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner forretningsordenen.