Referat fra møte i delprosjekt System, arkiv og digitalisering Tjeldsund 2020 Til: Prosjektrådmannen Kopi til: Hjemmeside Tjeldsund 2020, referansegruppe Fra: Arkiv Tjeldsund 2020 Saksnr.17/824 Arkivkode 009 Dato: 16.11.18 Sted Tilstede Forfall Referent Evenskjer 30.10.18 Mona Lill-Grethe Kristine Bente Mona Andre møtende Under sak Sak nr. Hva saken gjelder og konklusjon Agenda for møtet Status prosjektet Skånland og Tjeldsund, jfr. vedlagte oversikt. Hvor er vi og hva har vi gjort? Oppfølging Ansvar/frist Vi tok en gjennomgang av hele prosjektet og hva som må være fokusområder denne høsten. Tar utgangspunkt i «boksene» for prosjektet vårt. Delprosjekt 1 Anskaffelse nytt sak-arkivsystem. Prosess juni-desember 2018. Innkjøpskontoret AS forestår anskaffelsen. Faggruppe har jobbet med behovsbeskrivelse og forberedelser til forhandlinger 12.11.18. Evalueringsmøte 21.11.18. Kontrakt primo desember 2018. Delprosjekt 2 Organisering av dokumentforvaltningen i ny kommune Mona har fra og med juni 2018 utredet Organisering av ny arkiv- og dokumentforvaltning Tjeldsund 2020. Prosjektgruppa behandlet forslaget ferdig i dette møtet. Vi har lagt inn i Faggruppe Prosjektrådmann Mona har oversendt dokumentet til prosjektrådmann. Prosjektrådmann tar
dokumentet det som gjelder for Tjeldsund. Forslag: Sentralisert arkiv- og dokumentforvaltning med scanning til sak-/arkiv og fagsystemer i åpen og sikker sone. Navn: Dokumentsenter. Delprosjekt 3 Utarbeidelse ny arkivplan dette videre i organisasjonen. Etter kommunesammenslåing Delprosjekt 4 Uttrekk elektronisk sak-/arkivsystem. Hovedmål: Avslutning arkivskaper Skånland og Tjeldsund nåværende sak-/arkivsystem. Skånland: Startet arbeidet juni 2017. Uttrekk fullelektronisk arkiv ESA Skånland periode 2013-15 overlevert mai 2018 til testing Arkiv Troms. 09/18: Vi har igangsatt prosess for å ta uttrekk av 16-17. Periodisert elektronisk arkiv 16-17 og 18. Vi må sette av ressurser på kontoret til forberedelser uttrekk. Fortsette å arbeide med avslutning av saker periode 16-17. Høst 2018. Mona, Bente, Skånland Lill-Grethe, Tjeldsund 23.10.18 Arkiv Troms på møte i Skånland. Overleverte datadump fra historisk arkiv 1999-2007. Jobber videre med denne. Status: Tjeldsund: Ephorte. Dette må prioriteres snarest. Må komme i gang med dette. Sette opp tidsplan. Først periodisering. Opprette nye arkivdeler. Avslutte hver arkivdel. Mål: Få et komplett sakarkiv for Tjeldsund kommune som skal legges ned som arkivskaper. Skånland har siden august 18 tilbudt hjelp med periodisering og generell hjelp til å komme i gang. Samarbeid med EVRY. Tjeldsund har startet jobben med opprydding i ephorte for å klargjøre for periodisering. Det har ikke vært periodisert etter 2010. Vi har hatt en gjennomgang med saksbehandlerne for å få avsluttet og ryddet i deres saker. Vi har også arkivansvaret for PLU Evenes. Samarbeidsavtalen mellom Evenes og Tjeldsund er sagt opp fra og med 01.07.2019. Avslutning av dette arkivet er påbegynt oktober 2018 i samarbeid med arkivansvarlig i Evenes.
Delprosjekt 5 Rydding og avslutning fagsystemer. Skarpt skille 01.01.2020. Databasedump. Ivaretakelse av virksomhetsspesifikke metadata. Avlevering til depot. Mona, Skånland Lill-Grethe, Tjeldsund Hovedmål: Dokumentfangst og avslutning Skånland og Tjeldsund som arkivskaper og fullstendige papirarkiv for alle fagsystemer 01.01.2020. (Ingen fagsystemer i noen av kommunene er fullelektronisk.) Dette gjelder hele organisasjonen i begge kommunene. Skånland: Status og vurderinger som er gjort: Informasjon til alle driftsenhetene på mail desember 17/januar 18. Det er behov for oppfølging. Gjennomfører derfor arkivfaglige møter/besøk på driftsenhetene september/oktober/november/desember 2018. Hva skal bevares? Regelverk: Riksarkivarens forskrift kap. IV og Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950. Fagsystemer Visma Barnehage - er integrert med ESA. Trenger ikke gjøre noe utover det vi gjør med avslutning av saker og uttrekk i ESA. Visma Rekruttering - er integrert med ESA. Trenger ikke gjøre noe utover det vi gjør med avslutning av saker og uttrekk i ESA. Visma Profil. Sak-/arkivdelen. Fullstendig papirarkiv for sak-/arkivdelen. Søknad om helseog omsorgstjenester. Inngående dokument, saksfremlegg inntakskomiteen og vedtak. Her har jeg og Per Eivind den 09.08.18 kartlagt at vi har disse dokumentene på papir på brukermappe og i sakspapirene til inntakskomiteen. Ikke behov for å kjøre mer ut fra selve saksarkivet. Vi skal kjøre ut postliste/journal fra 2004-2019. Da oppfyller vi arkivregelverket. 23.10.18 Arkiv Troms på møte i Skånland. Startet en prosess med prøveuttrekk Visma Profil Skånland. Etablert kontakt mellom Arkiv Troms og FUNN, Narvik.
Visma Velferd. Møte med Reidar 06.03.18 og 24.09.18. NAV Stat har ikke vi ansvar for, men her er både rullearkivet fra NAV og den statlige delen av arkivet flyttet over til bortsettingsarkivet på rådhuset. Dette grunnet flytting til nytt NAVkontor. Skånland og Tjeldsund blir ett NAV-kontor fra slutten av året 2018. Den kommunale delen av Skånland sitt arkiv holdes separat fra Tjeldsund kommune sitt arkiv ut 2019. Er fortsatt to arkivskapere. Skarpt skille settes 31.12.19. Visma Flyt Skole og Visma Flyt Sampro. Dokumentene i begge fagsystemene er arkivverdige; klasselister, vitnemålsprotokoller og individuelle opplæringsplaner må kjøres ut på papir og pakkes og merkes. Veiledning Hilde og Lisbeth Skånland skole 13.09.18 og 04.12.18. Veiledning Vanja Grov skole 27.11.18. Visma Familia (ETS Barneverntjeneste). Møte med Ranja 10.10.18. Her har vi kontroll. ETS Barnevern jobber med å pakke og merke avsluttede saker for barn i Skånland og Tjeldsund så det er klart til overflytting til Tjeldsund 2020 når ETS Barneverntjeneste legges ned. Aktive saker for barn i Skånland og Tjeldsund flyttes over til den nye kommunen og må registreres i Familia på ny arkivskaper Tjeldsund 2020. CGM Helsestasjon, CGM Jordmor, ProMed. 28.02.18 Møte med Oddveig og Britt Elin. Innkalle til nytt oppfølgingsmøte. CGM Legejournal. Møte med Barbro og Grethe 08.03.18. Fastlegene har selv arkivansvar for sine pasientjournaler. Brev fra Arkivverket 17.04.12. Kommunen har arkivansvar for den delen de er kommunal tilsynslege sykehjem og lege på helsestasjonen. Arkivmessig skjer det en sammenblanding her, derfor er det ikke enkelt å skille ut dokumentasjon som kommunen har arkivansvar for. Tjeldsund:
Lill-Grethe og Kristine deltok på ledermøtet og gikk gjennom konsekvensnotatet til prosjektplanen Avslutning av arkiv Tjeldsund 1852 for å orientere om prosessen videre. Visma Profil. Fullstendig papirarkiv. Vi har hatt en gjennomgang med alle avdelinger enkeltvis høsten 2017 med utgangpunkt i arkivplanen for å kartlegge hva som er på papir og hva som må skrives ut. Videre oppfølging og veiledning ved å bruke råd og materiell fra Arkiv Troms planlagt utført januar/februar 2019. Visma Velferd. Møte med NAV høsten 2017 for kartlegging av papirarkiv. Kommunal del av arkivet mottatt og satt på fjernarkivet på rådhuset november 2018. Statlig del mottatt og midlertidig satt på fjernarkiv på rådhuset november 2018. Helsestasjon. Møte med helsesøster høsten 2017. Mottatt eldre papirjournaler og oppbevares i låst skap på rådhuset. CGM Helsestasjon avklares nærmere januar/februar 2019. Barnehagene. Møte med styrer i Ramsund og i Kanutten barnehage høsten 2017. Papirarkiv ute i barnehagene. Søknader om barnehageplass registreres i ephorte. Planlagt oppfølging jan./feb. 2019. Må også ta med Kongsvik barnehage. Visma Flyt skole. Møte med rektor Ramsund skole og Fjelldal skole høsten 2017. Gjennomgang for å kartlegge hva som finnes av papirarkiv. Vi har mottatt papirarkiv uordnet fra begge skolene i forbindelse med riving av Ramsund skole og nedlegging av Fjelldal skole. Dette er satt midlertidig på bortsettingsarkiv på rådhuset i påvente av at de selv skal ordne og klargjøre for avlevering til depot. Vi har også mottatt uordnet eldre papirarkiv fra Kongsvik skole. Dette må følges opp i løpet av første halvår 2019. Delprosjekt 6: Digitalisering Delprosjekt 7: Depotleverandør Delprosjekt 8: Arkivlokaler Delprosjekt 9: Avslutte eksisterende arkivrelaterte avtaler Delprosjekt 10: Opplæring Mona foreslår kompetanseheving blant de ansatte Skånland og Tjeldsund arkiv- og dokumenttjenesten første halvår 2019. Kan Arkiv Troms lage et opplegg og gjennomføre opplæringen? Henvendelse januar 2019. Mona