MØTEPROTOKOLL Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunetunet Møtedato: 22.11.2016 Tid: kl.14:00-16:45 Innkalling til møtet vart gjort i samsvar med 32 i kommunelova. Saklista vart gjort tilgjengeleg elektronisk 15.11.16. Møtet vart kunngjort på heimesida. Desse medlemene møtte: Siw Ingrid Kaland Svanhild Håland Riise Aud-May Boge Bjarte Samnøy Svein Lang Parti Ap H Krf Sp Forfall Parti Møtande varamedlemmer Parti Anne-Grete Gjerdevik Ap Ingen Møtenotat: Andre som var til stades under heile møtet: Konstituert rådmann Elisabeth Farstad Merknader til innkalling og sakliste: Det var to merknader til innkalling og sakliste: 1. «Møte i administrasjonsutvalet 22.11.16 merknad til saklista» frå Dette dokumentet vart delt ut i møtet og har følgjande ordlyd: «Møte i administrasjonsutvalet 22.11.16: Merknad til saklista: Kommunelova 32 har fylgjande overskrift: Fastsetting av møter. Sakliste. Innkalling. Møteledelse. I 32 pkt. 2 heiter det: Lederen av folkevalgt organ setter opp sakliste for det enkelte møte. Innkalling til møte skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles. Utvalsleiaren vil peika på at innspel frå medlemane, innsendt på mail den 15.09.16 saman med saklista, ikkje er sendt ut til adm-utvalet. Det er heller ikkje drøftingspunkt som gjeld «Skodd for framtida» innsendt 21.09.16. Lenkje som gjeld Staten sine varslingsrutinar om varsling, er heller ikkje utsende.
Utvalsleiar bad seinast om at dette vart utsendt etter saksfordelingsmøtet hos rådmannen for ca. 14 dagar sidan.» 2. «Sakliste til adm.utvalet den 22.11.16» frå Dette dokumentet vart delt ut i møtet og hadde slik ordlyd: «Sakliste til adm-møtet den 22.11.16 Merknad til innkalling og sakliste Godkjenning av møtebok 12.09.16 Vidareføring av drøfting sak om budsjett og økonomiplan -drøftingsdel, sjå innspel frå medlemane, etter oppmoding frå konst.rådmann. «Skodd for framtida, del 2-«Den gode arbeidsplassen» Sjå e-post av 15.09.16 Lønspolitisk plan, evaluering/justering. Som overordna organ på personalområdet, må adm-utvalet vera premissleverandør i saka. Regelverk om varsling Jfr. Staten sin rettleiar. Sjå vedlagt lenkje. Som overordna organ på personalområdet, må adm-utvalet vera premissleverandør i sak om varslingsrutinar i kommunen. Opplæring for adm.utvalet Deltaking på kurs, lokal opplæring Tillitsvaldordninga Sak frå rådmannen som leiar vil ta opp Adm-utvalet og andre politiske organ si samhandling med tillitsvalde Eventuelt: Status for delegasjonsreglement/retningslinjer for adm-utval Neste møte? Viser til vedtak i adm-utvalet den 12.09.16 m.a. om fleire opplysningar om korleis informasjonsflyten fungerer i organisasjonen. Fylgjande innspel er pr no komne frå medlemane: Leggja opp til jamlege møtepunkt mellom einingsleiarar og politikarar. Få dialog, tillit og samarbeid betre på tvers i organisasjonen. Politikarane må sikra at vedtaka er basert på konsekvensutgreidde faktaopplysningar, Ikkje budsjettendringar som benkeforslag. Få utlevert innkallingar og referatsom viser prosessen, involvering av tilsette og tillitsvalde i 2014, 2015 og 2016 «Vedteken organisering» for eining samfunnsutvikling, økonomi og service. Få utlevert innkallingar og referat som viser korleis drøftingsplikta i HA er gjennomført i eininga i forhold til kutt som vart vedteke i revidert budsjett. Få utlevert møterefer med både tillitsvalde og tilsette. Få utlevert møtereferat både tillitsvalde og tilsette i oppvekstsektoren som er haldne frå hausten 2015 og fram til 12.09.16 Budsjettprosessen 2017: Få utlevert innkallingar og møtereferat som viser korleis tilsette og tillitsvalde er involvert Er det opplysningar som er teiepliktige, så får de sladda dei.» Leiar leia møtet. Side 2
Evt. merknader til protokollen må sendast til Fusa kommune innan 14 dagar. Eikelandsosen, 25.11.16 Leiar Sakliste Magda Haugen Ansvarleg sekretær Sak nr. Tittel 026/2016 Saker frå leiar i adm. utvalet 027/2016 Godkjenning av møteprotokoll 028/2016 Tillitsvaldordninga i Fusa kommune 029/2016 Budsjett 2017 - Økonomiplan 2017-2020 030/2016 Lønspolitisk plan 031/2016 Skodd for framtida - vidare arbeid 032/2016 Eventuelt Side 3
026/2016: Saker frå leiar i adm. utvalet Fra: [mailto:hans.ekeberg@fusi.no] Sendt: 15. november 2016 11:17 Til: Bjørn Vik Solheim Kopi: Elisabeth Farstad; Atle Kvåle; Terje Raunsgard Emne: Sakliste adm møte 22.11.16 Hei! Utvalsleiar vil presisera at sakliste innsend på mail den 15.09 til Bjørn Vik Solheim, Elisabeth Farstad og Atle Kvåle,- med tilleggsopplysningar på mail den 21.09.16, skal fylgjast. Den siste mailen gjekk til Terje Raunsgard, Bjørn Vik Solheim, Atle Kvåle, Gro Elisabeth Almås og Elisabeth Farstad. Desse sakene vart innsend med tanke på adm-møtet den 17.10, som vart flytt til 22.11. 16 kl. 14.00. Mvh leiar i adm-utvalet Den 15. sep. 2016 kl. 14.37 skrev <hans.ekeberg@fusi.no>: Hei Sakliste til adm-møtet den 17.10.16 vert slik: Godkjenning av møtebok 12.09.16. Vidareføring av sak om budsjett og økonomiplan osv "Skodd for framtida del 2- Den gode arbeidsplassen" Lønspolitisk plan, evaluering/justering. Evt Viser til vedtak i adm-utvalet den 12.09.16 m.a. om fleire opplysningar om korleis informasjonsflyten fungerer i organisasjonen. Fylgjande innspel er komne frå medlemane: Leggja opp til jamlege møtepunkt mellom einingsleiarar og politikarar. Få dialog, tillit og samarbeid betre på tvers i organisasjonen. Politikarane må sikra at vedtaka er basert på konsekvensutgreidde faktaopplysningar, Ikkje budsjettendringar som benkeforslag. Få utlevert "Vedteken organisering" for eining samfunnsutvikling, økonomi og service. Få utlevert referat som viser korleis drøftingsplikta i HA er gjennomført i eininga i forhold til kutt som vart vedteke i revidert budsjett. Få utlevert møtereferat både med tillitsvalde og tilsette i oppvekstsektoren som er haldne frå hausten 2015 og fram 12.09.16 Mvh leiar i adm-utvalet. Side 4
Den 21..09.16. sendte følgnade mail. Hei! "Skodd for framtida- Den gode arbeidsplassen" er høgt prioritert på sakskartet til adm-møtet den 17.10. Som leiar i adm-utvalet ber eg om at utvalet på komande møte legg ei "ramme" omkring arbeidet vidare, der det må ta omsyn til fylgjande moment: Involvering av nye politikarar, tilsette og tillitsvalde som ikkje kjenner til målet med arbeidet og kva som er utført. "Skodd for framtida skal vera tema på "Dialogmøtet". Gjennomføring av Dialogmøtet med fagleg bistand frå KS-representant. Dato for Dialogmøte vert fastsett når Ks-representant kan møta. Etter Dialogmøtet førebur arbeidsgruppa saka for politisk handsaming i adm-utvalet. Etter politiske vedtak: Plan for involvering på ulike nivå. o.s.v Viser til s. 25 i "Skodd for framtida"- KS, der det m.a. heiter: "For å oppnå varige resultater trenger vi å legge til rette for gode og involverende prosesser." Mvh leiar i adm-utvalet,, Leiar bad om at administrasjonen si sakliste måtte leggjast til side p.g.a at den ikkje var i samsvar med Kommunelova 32 pkt. 2. Dette vart avvist av administrasjonen v/sekretæren då det vart opplyst at det ikkje var mogeleg å gjera datatekniske endringar på det aktuelle tidspunkt. Administrasjonen si sakliste vart fylgd. Punkt som ikkje fell naturleg inn under saklista, vert handsama under siste sak nr. 32/2016 Eventuelt. ADM- 026/2016 Vedtak: Det vart ikkje gjort noko vedtak sak 26/16 Side 5
027/2016: Godkjenning av møteprotokoll Møteprotokoll frå møte 12.09.16. vert godkjent. Rådmannen sitt framlegg vart samrøystes vedteke. ADM- 027/2016 Vedtak: Møteprotokoll frå møte 12.09.16.vert godkjent. 028/2016: Tillitsvaldordninga i Fusa kommune Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Administrasjonsuvalet til saka til orientering. Det vart ikkje lagt fram fleire framlegg til vedtak. Rådmannen sitt framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke ADM- 028/2016 Vedtak: Administrasjonsutvaletet tek saka til orientering. 029/2016: Budsjett 2017 - Økonomiplan 2017-2020 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Side 6
Fellesframlegg: «Administrasjonsutvalet avventar kommunestyret sitt vedtak». ADM- 029/2016 Vedtak: Administrasjonsutvalet avventar kommunestyret sitt vedtak. 030/2016: Lønspolitisk plan Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Administrasjonsutvalet tek saka til orientering. Fellesframlegg: «Administrasjonsutvalet får ei evaluering til februarmøtet. Endeleg framlegg til plan skal vera ferdig til aprilmøtet.» ADM- 030/2016 Vedtak: Administrasjonsutvalet får ei evaluering til februarmøtet. Endeleg framlegg til plan skal vera ferdig til aprilmøtet. 031/2016: Skodd for framtida - vidare arbeid Side 7
Framlegg frå Aud May Boge H: «Saka vert utsett til neste møte i adm.utvalet.» ADM- 031/2016 Vedtak: Saka vert utsett til neste møte i adm.utvalet 032/2016: Eventuelt Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Her drøfta utvalet utvalet tre saker: 1. Mandat for Administrasjonsutvalet. Det vart sett fram følgjande fellesframlegg: «Administrasjonsutvalet set ned ei arbeidsgruppe med minst tre medlemmer som lagar framlegg til mandat for administrasjonsutvalet. Medlemmer vert: Ein frå administrasjonen, ein tillitsvald, og ein politikar frå administrasjonsutvalet.» 2. Regelverk for varsling i Fusa kommune. Det vart sett fram følgjande fellesframlegg: «Admutvalet deltek på dagskurs i varsling i regi av Fagakademiet 06.12.16 og arbeider vidare med saka derifrå.» Side 8
3. Delegeringsreglement for Fusa kommune. Konstituert rådmann Elisabeth Farstad orienterte om arbeidet med å få på plass eit delegeringsreglement for Fusa kommune. Utvalet tok dette til orientering. ADM- 032/2016 Vedtak: 1. Administrasjonsutvalet set ned ei arbeidsgruppe med minst tre medlemmer som lagar framlegg til mandat for administrasjonsutvalet. Medlemmer vert: Ein frå administrasjonen, ein tillitsvald, og ein politikar frå administrasjonsutvalet. 2. Admutvalet deltek på dagskurs i varsling i regi av Fagakademiet 06.12.16 og arbeider vidare med saka derifrå. Side 9