Vår referanse: 2018/24329-3 Dato: 5. november 2018 Etisk standard for Bergen kommune Innhold 1. Innledning 2. Åpenhet, ytringsfrihet, lojalitet og taushetsplikt 3. Respekt og mangfold 4. Bruk av kommunens eiendeler 5. Ansattes medvirkningsplikt 6. Varsling ved kritikkverdige forhold 7. Overgang til annen virksomhet 8. Kontakt med tidligere kolleger 9. Habilitet og interessekonflikter 10. Forebygging av korrupsjon og økonomiske misligheter 11. Fordeler og gaver 12. Virksomhetsetikk 13. Relasjoner mellom ansatte 14. Informasjonssikkerhet, databruk og sosiale medier 15. Natur og miljø 16. Sanksjoner ved brudd på etisk standard 17. Etikk i praksis en utfordring som krever prosess 1. INNLEDNING Bergen kommune legger stor vekt på å opptre skikkelig i all vår virksomhet. Fordi vi forvalter samfunnets fellesmidler er det høye krav til den etiske holdning hver enkelt viser i virket for kommunen. Alle plikter å overholde lover, forskrifter, avtaler og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Den som overtrer Bergen kommunes regler eller retningslinjer må være forberedt på å bli møtt med reaksjoner tilpasset overtredelsens art og omfang. Ansattes rett til og ansvar for å si fra om uetiske forhold i virksomheten, blir ivaretatt gjennom rutiner for varsling. Alle som er ansatt eller utfører arbeid eller verv for Bergen kommune må være bevisst at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdning til kommunen og hvilket omdømme kommunen har som tjenesteleverandør og arbeidsplass. Bergen kommune skal kjennetegnes av høy etisk standard. Den etiske standarden skal bidra til å klargjøre hva som er rett og galt i gitte situasjoner. I mange tilfeller handler etikken imidlertid om dilemmaer, gråsoner og vanskelige valg. Derfor er det nødvendig at ansatte og andre i Bergen kommune skal trenes til å se og reflektere over etiske dilemmaer. Retningslinjene skal gi en rettesnor for slike vurderinger. Den etiske standarden skal også bidra til å oppfylle formålsbestemmelsen i kommuneloven 1 der det fremgår at loven skal tilrettelegge for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Den etiske standarden må sees i sammenheng med Bergen kommunes HR-strategi. Med strategien er det vedtatt at de fire verdiene kompetent, åpen, pålitelig og samfunnsengasjert er våre overordnede verdier. Kommunens medarbeidere skal strekke seg etter disse verdiene når de arbeider for kommunen. Den etiske standarden utfyller verdiene i HR-strategien. Ledere har et særskilt ansvar for at den etiske standarden er kjent og blir fulgt. Alle har et ansvar for at egne handlinger er i tråd med den etiske standarden.
Standarden gjelder for alle som er ansatt eller utfører arbeid eller verv for Bergen kommune. Både fast ansatte og ansatte i midlertidige stillinger er omfattet, herunder også innleide konsulenter og oppdragstakere. Folkevalgte er også omfattet. Retningslinjene gjelder for hele Bergen kommunes organisasjon, herunder også kommunale foretak. Bergen og Omland havnevesen er også omfattet. Bystyret forutsetter at aksjeselskaper der Bergen kommune har flertall følger den etiske standarden, med eventuelle tilpasninger. Videre anmodes det om at selskaper der kommunen har mindretallsinteresser også implementerer standarden, med eventuelle tilpasninger. 2. ÅPENHET, YTRINGSFRIHET, LOJALITET OG TAUSHETSPLIKT Bergen kommune skal legge til rette for åpenhet og innsyn i den kommunale forvaltningen. I dette ligger også ansattes rett til å ta del i den offentlige debatten. Ytringsfriheten gjelder alle. Retten til fri meningsutveksling er hjemlet i grunnloven og internasjonale konvensjoner som er en del av norsk lov. Derfor kan ansatte i Bergen kommune delta i den offentlige debatten i saker som angår Bergen kommune. Det er en vid adgang til å ytre seg kritisk til Bergen kommune. Som arbeidstakere er også ansatte i kommunen underlagt en generell lojalitetsplikt. Dette kan sette grenser for hva det er riktig å gå ut i mediene med. Dette gjelder ikke minst fortrolig og taushetsbelagte saker. Kommuneansatte kan også uttale seg om sitt eget fagfelt, selv om lojalitetsplikten i noen sammenhenger kan begrense ytringsfriheten. Jo mer ledende stilling vedkommende som uttaler seg har, og derved adgang til fortrolig informasjon, jo hyppigere vil man oppleve begrensninger på å ytre seg fritt. Det finnes ikke klare grenser mellom ytringsfrihet og lojalitetsplikt. Den enkelte må reflektere over dette i den konkrete situasjonen. I tillegg er det viktig å tenke gjennom hvorvidt man blir oppfattet utad som en representant for Bergen kommune. Hvis så er tilfelle er det viktig å presisere at uttalelsen står for egen regning. Prinsippet om åpenhet innebærer også å sikre at alle saksrelaterte og arkivverdige dokumenter som kommunen sender ut eller mottar blir journalført. Ved krav om innsyn i dokumenter som ikke er underlagt lovbestemt taushetsplikt, skal meroffentlighetsprinsippet bli vurdert. Innbyggernes kontroll med forvaltningen forutsetter at allmenheten får innsyn også i kritikkverdige forhold. Enhver som utfører tjeneste for Bergen kommune plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til taushetsbelagte opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet arbeidet eller tjenesten. Dessuten gjelder taushetsplikten overfor tidligere kolleger. Som ansatt i Bergen kommune er det forbudt å lese, søke etter eller på annen måte tilegne seg taushetsbelagte opplysninger når dette ikke er begrunnet i arbeidet for kommunen. 3. RESPEKT OG MANGFOLD Bergen kommune skal preges av respekt for ulikhet og det enkelte individ, slik at mangfold blir verdsatt og viser igjen i hele kommunen. Med mangfold menes ulikhet i kjønn, etnisitet, religion, livssyn, seksuell orientering, kjønnsidentitet/ kjønnsuttrykk, politisk standpunkt, alder og funksjonsnivå. Side 2 av 6
4. BRUK AV KOMMUNENS EIENDELER Kommunens ressurser og eiendeler skal tas vare på, og brukes på den mest økonomiske og rasjonelle måte. Privat bruk av kommunens eiendeler skal som hovedregel ikke forekomme. Alle har et ansvar for å melde fra om forhold som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade, slik at det kan iverksettes tiltak med sikte på å unngå eller begrense tapet eller skaden. 5. ANSATTES MEDVIRKNINGSPLIKT Ansatte har plikt til å medvirke i virksomhetens helse-, miljø og sikkerhetsarbeid. Alle plikter å rapportere feil og mangler som kan medføre fare for liv eller helse, trakassering, diskriminering, og skader eller sykdom som kan ha sin grunn i arbeidet eller forhold på arbeidsstedet. 6. VARSLING VED KRITIKKVERDIGE FORHOLD Det er et mål for Bergen kommune at kritikkverdige forhold skal avdekkes og følges opp. Ansatte som opplever eller oppdager kritikkverdige eller uetiske forhold må si fra. Varsling av kritikkverdige forhold skal fortrinnsvis skje til nærmeste leder eller leders overordnede. Andre måter arbeidstaker kan varsle på er til tillitsvalgt eller verneombud. Bergen kommune har opprettet en varslingsgruppe. Det er en alternativ kanal for varslingssaker som av ulike grunner ikke kan tas opp med leder, tillitsvalgt eller verneombud. 7. OVERGANG TIL ANNEN VIRKSOMHET Ved overgang til stillinger utenfor Bergen kommune er det viktig å sikre at samfunnets tillit til forvaltningen ikke blir svekket, eller at kommunens interesser i et forhandlings- eller samhandlingsforhold ikke blir skadelidende. 8. KONTAKT MED TIDLIGERE KOLLEGER Kommunens ansatte skal være varsomme med hvordan man behandler sensitive opplysninger overfor tidligere kolleger, og spesielt dersom de representerer en partsinteresse i forhold hvor kommunen er beslutningsmyndighet, eller er ansatt i virksomhet som er i et samhandlings eller forhandlingsforhold til Bergen kommune. 9. HABILITET OG INTERESSEKONFLIKTER Situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser, skal unngås. Skjønnsmessige vurderinger skal være basert på refleksjon og åpenhet. Dersom en har personlige interesser i en sak en har faglig ansvar for, eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en avstå fra å tilrettelegge grunnlaget for eller treffe beslutning i saken. Forholdet skal tas opp med nærmeste overordnede. Eksempler på interessekonflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. Lønnet bierverv som kan påvirke ens arbeid i kommunen. Side 3 av 6
Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunes virksomhet. Familiære og andre nære sosiale forbindelser. Verv i organisasjoner, idrettslag m.m. Selv om det i en konkret sak strengt juridisk sett ikke foreligger inhabilitet, kan det likevel være aktuelt å erklære seg inhabil hvis omgivelsene kan oppfatte at det foreligger en interessekonflikt. Den enkelte har ansvar for å vurdere egen habilitet og eventuelle interessekonflikter. Når det ikke klart og entydig kan legges til grunn at det ikke foreligger noen interessekonflikt, skal den ansatte drøfte situasjonen med nærmeste leder. 10. FOREBYGGING AV KORRUPSJON OG ØKONOMISKE MISLIGHETER Kommunens virksomhet må drives slik at innbyggere, brukere og leverandører har tillit til kommunen som forvalter av innbyggernes fellesmidler og som forretningspart og tjenesteyter. I alle typer kontakt og nettverksbygging er vi bevisst på grensen mot kameraderi, smøring og korrupsjon og beveger oss ikke mot denne grensen. Det må derfor fremgå klart at man ikke lar seg påvirke av fordeler, godtgjørelser eller kontaktnett for å innta bestemte standpunkt eller utføre spesielle handlinger. Den enkelte skal innrette sine handlinger slik at man overholder lovverket, herunder straffelovens bestemmelser om bedrageri, korrupsjon, påvirkningshandel og utroskap. Se også Bergen kommunes antikorrupsjonsregler. 11. FORDELER OG GAVER Gaver og andre fordeler kan uansett størrelse skape en form for lojalitet, bevisst eller ubevisst. Ansatte i Bergen kommune skal som hovedregel ikke motta gaver eller andre personlige fordeler. Unntaket er gaver av ubetydelig verdi, eksempelvis mindre profilgaver eller blomster i forbindelse med foredrag eller liknende. I tillegg til verdien må det sees hen til hvilken kontekst gaven gis i. I noen situasjoner kan selv ubetydelige gaver påvirke, eller gi inntrykk av å påvirke, beslutninger, handlinger, saksforberedelse eller vedtak, og skal derfor unngås. Det skal være åpenhet rundt tilbud om gaver og fordeler. Dersom en ansatt er usikker på om gave kan mottas skal leder kontaktes. Bergen kommune skal alltid betale for ansattes tjenestereiser. Relasjonsbygging gjennom gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Det er viktig å være oppmerksom på mulige habilitetsproblemer som kan oppstå i disse tilfellene. Side 4 av 6
Ansatte i Bergen kommune har begrenset anledning til å gi gaver eller andre fordeler. Gavens/fordelens verdi skal være av symbolsk karakter og beskjedent omfang og ikke være egnet til å påvirke mottakeren. 12. VIRKSOMHETSETIKK Bergen kommune er avhengig av at innbyggere og leverandører har tillit til at vår virksomhet skjer i lovlige former. Kommunens virksomhet skal skje på en slik måte at den bidrar til at kommunens fastsatte mål blir nådd, og at driften skjer innenfor rammen av gjeldende lov og forskrifter. Lov om offentlige anskaffelser legger premissene for hvordan offentlige innkjøp skal foregå. Grunnleggende krav er konkurranse, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og likebehandling. Kommunens markedsposisjon skal ikke utnyttes til eget privat bruk. 13. RELASJONER MELLOM ANSATTE Relasjoner mellom ansatte i kommunen skal preges av gjensidig respekt med det siktemål at den enkelte ansattes integritet vektlegges og sikres. 14. INFORMASJONSSIKKERHET, DATABRUK OG SOSIALE MEDIER Digitale kommunikasjonsverktøy må brukes med nødvendig varsomhet og bevissthet. Den enkelte må sikre at Bergen kommune ikke blir eksponert på nettet med opplysninger som ikke er beregnet på uvedkommende. Personsensitive og konfidensielle opplysninger må ikke kommuniseres på en måte som gjør dem tilgjengelig for uvedkommende. Kommunens datanettverk skal ikke benyttes for bruk eller nedlasting av pornografisk materiale, pengespill eller opphavsbeskyttet materiale, eller tilsvarende handlinger. Den enkelte skal opptre etisk reflektert og varsomt på sosiale medier. 15. NATUR OG MILJØ Bergen kommune og dens representanter skal opptre slik at miljøbelastninger og forurensninger unngås eller reduseres til et minimum. 16. SANKSJONER VED BRUDD PÅ ETISK STANDARD Brudd på etisk standard kan få konsekvenser for den enkeltes arbeidsforhold i Bergen kommune. 17. ETIKK I PRAKSIS EN UTFORDRING SOM KREVER PROSESS Spekteret av arbeidsoppgaver i Bergen kommune er omfattende. Jevnlige møter med publikum og brukere med individuelle behov, utfordrer våre holdninger og aktualiserer etiske problemstillinger og etiske dilemmaer. Ledere og medarbeidere må ta disse problemstillingene/dilemmaene inn i kollegiet til samtale, refleksjon og korreksjon. Den enkelte leder i Bergen kommune må være bevisst på egne holdninger og arbeide for å integrere god etisk praksis i virksomheten, herunder ta opp vanskelige problemstillinger i sin virksomhet og sikre åpenhet og diskusjon om aktuelle tema. Slike prosesser er viktige for å styrke og utvikle den etiske standard som skal kjennetegne Bergen kommune. Side 5 av 6
Referanser (Lover, reglementer og retningslinjer) - Personopplysningsloven, Lov av 14. april 2000 - Offentleglova, Lov av 19. mai 2006 nr. 16, sist endret 16.12.2011. - Forvaltningsloven, Lov av 10. februar 1967 - Kommuneloven, Lov av 25. september 1992 nr. 107 - Arbeidsmiljøloven, Lov av 17. juni 2005 nr. 62 - Lov om offentlige anskaffelser, Lov av 16. juli 1999 nr. 69 - Straffeloven især kapittel 30 - Bedrageri, skattesvik og liknende økonomisk kriminalitet - Personal- og arbeidsreglement for Bergen kommune; rutiner for varsling, punkt 35, taushetserklæring, punkt 25 og vilkår for godkjenning av lønnet bierverv, punkt 18 - Bergen kommunes innkjøpsstrategi - Retningslinjer for IT-sikkerhet - Bergen kommunes retningslinjer for bruk av sosiale medier - Reglement for merinnsyn og åpenhet i Bergen kommune Side 6 av 6