Et handlekraftig kontrollutvalg er viktig for å sikre demokratisk innsyn og kontroll Årsrapport 2017 Kontrollutvalget Oppland fylkeskommune Kontrollutvalget OFK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET INNLANDET - et interkommunalt samarbeid som ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal og Oppland og Hedmark fylkeskommuner
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning... 2 2 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING... 2 3 MØTER... 2 4 KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2017... 2 4.1 Budsjett for kontrollutvalget... 3 4.2 Oppfølging av revisjonen... 3 4.3 Kontrollutvalgets årsrapport for 2016... 4 4.4 Kontrollutvalgets uttalelse til fylkeskommunens årsregnskap for 2016... 4 4.5 Årsplan for kontrollutvalget for 2018... 4 4.6 Valg av revisor til fellesnemnda - regionreform... 4 4.7 Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i 2017... 5 4.7.1 Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter... 6 4.7.2 Forvaltningsrevisjonsrapporter og andre undersøkelser... 6 4.7.3 Behandlede foranalyser og prosjektplaner... 9 4.8 Selskapskontroller i 2017... 11 4.8.1 Foranalysen "Selskapskontroll attføringsbedriftene"... 11 4.8.2 "NDLA del 2"... 11 4.8.3 Selskapskontroll av VIGO IKS invitasjon til samarbeid av Trøndelag... 12 4.8.4 Oppfølging av selskapskontrollen "Overordnet eierskap"... 12 4.9 Orienteringer i 2017... 13 1
1 INNLEDNING Kontrollutvalget utfører sine tilsynsoppgaver på vegne av fylkestinget og har som mål at utvalgets arbeid kan være et bidrag til at innbyggerne har tillitt til fylkeskommunens egenkontroll. Det er i den anledning viktig at fylkeskommunens øverste politiske organ får en tilbakemelding på utvalgets totale aktivitet i året som har gått i tillegg til løpende tilbakemelding gjennom året. Kontrollutvalget har derfor i tråd med tidligere praksis laget en årsrapport om sin virksomhet til fylkestinget for forrige år. Kontrollutvalgets oppgaver er nedfelt i 77 i kommuneloven og i "Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner". 2 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalget ble valgt høsten 2015 og består av 5 faste medlemmer og 5 varamedlemmer: Medlemmer Varamedlemmer H Bjørn Haugen Morstad (leder) Tove Beate Skjolddal Karlsen FrP Harald Eivind Bakke (nestleder) Norodd Jemtland Moen Ap Dagny Christin Sten Kurt Gjerstad (SV) Sp Linda Mæhlum Robøle Per Prestrud V Roger Granum Bjørg S. Lien Sekretariatsfunksjonen ivaretas av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet - et interkommunalt samarbeid med Lillehammer, Gausdal og Øyer kommuner og Hedmark fylkeskommune. Kontrollutvalgets leder sitter i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 3 MØTER Utvalget har i løpet av året hatt 6 møter og behandlet i alt 32 registrerte saker. Flere forhold er også drøftet under eventuelt, referatsaker eller orienteringer. Orienteringer fra fylkesrådmannen benyttes for å få et første og grunnleggende inntrykk av status for noen aktuelle tema, og er en viktig kontrollform for at utvalget til enhver tid skal ha god forståelse for risikobildet i fylkeskommunen. Møtene holdes for åpne dører. Fylkesordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i utvalgets møter. Kontrollutvalget kan også innkalle fylkesrådmannen eller andre fra administrasjonen i forbindelse med behandling av sakene eller orienteringer. Saker legges ut på sekretariatets hjemmeside ca. 10 dager før møtene (www.kontrollinnlandet.no). Medlemmene av kontrollutvalget får i tillegg tilgang til saksdokumenter via egne Ipader og emeetings. Utvalgsmedlemmene Roger Granum og Bjørn Morstad Haugen deltok på Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen den 1.-2. februar 2017. 4 KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2017 Saker som betraktes administrative trekkes ikke fram i denne rapporten. De sakene kontrollutvalget ønsker å vise til i 2017 omtales under. 2
4.1 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget utarbeider årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen, jf. 18 i kontrollutvalgsforskriften. Budsjett 2017: Kontrollutvalget vedtok i sak 30/16 den 18.10.2016 en total ramme for utvalget sin aktivitet i 2017 på kr. 4.928.100,-. Rammen fordelte seg med kr. 401.500,- til kontrollutvalget selv, kr. 818.000,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr. 3.708.600,- til Innlandet Revisjon IKS. Fylkestinget vedtok forslaget fra kontrollutvalget. Forbruk 2017: Revisjonstjenester i 2017 fordeler seg på denne måten: Regnskapsrevisjon inkludert attestasjoner og veiledning; 1117 timer; kr. 1 038 810,- Bestilt forvaltningsrevisjon og selskapskontroll; 2320 timer; kr. 2 294 480,- Møter i kontrollutvalget og fylkestinget; 45 timer kr. 45 900,- Det vil si at det til sammen er benyttet revisjonstjenester for kr. 3 379 081,-. Innlandet Revisjon IKS har i henhold til selskapsavtalen og oppdragsavtalen sendt avregninger i løpet av kalenderåret 2017 som tilsvarer oppdragsavtalen for 2017 til sammen kr. 3.708.100,-. For mye innbetalt (kr. 329 519,-) vil bli trukket fra akontobeløpet for andre tertial 2018. Revisjonsomfanget vil variere fra år til år. For 2017 ligger leverte bestillinger av forvaltningsrevisjon ganske tett opp mot oppdragsavtalen. Kontrollutvalget har for øvrig ytterligere bestillinger som vil bli belastet budsjettet for 2018. Avregningsbrevet fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet pr. 31.12.2017 viser at fylkeskommunens andel av sekretariatsamarbeidet ble kr. 701 812,- (mot kr. 818.000,- i budsjett, dvs. et mindreforbruk på kr. 116 188,-). Utgiftene til kontrollutvalget selv i 2017 endte på kr. 276 043,- (mot. kr. 401.500,- i budsjettet, dvs. et mindreforbruk på kr. 125 457,-). Totalt var det da et mindreforbruk innen kontrollutvalgets område på kr. 571 164,- i 2017. Budsjett 2018: Kontrollutvalget vedtok i sak 19/17 den 12.09.2017 forslag til «Kontrollutvalgets budsjett 2018» på til sammen kr. 5.065.600,-. Dette var fordelt med kr. 415.000,- til kontrollutvalget, kr 840.000,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr. 3.810.600,- til Innlandet Revisjon IKS. Fylkestinget behandlet budsjett for 2018 i sak 86/17. 4.2 OPPFØLGING AV REVISJONEN Kontrollutvalget inngår på vegne av fylkestinget årlig oppdragsavtale med fylkeskommunens revisor Innlandet Revisjon IKS. Kontrollutvalget har i løpet av året fulgt opp sine oppgaver med å påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via tertialvis rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi og løpende dialog med 3
revisjonen der det bl.a. settes fokus på om revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor. Kontrollutvalget har i større grad påvirkning på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll enn på regnskapsrevisjon. Sammen med kontrollutvalgssekretariatet vurderer kontrollutvalget bl.a. kvaliteten på revisjonsrapporten og om rapporten svarer på de forventninger utvalget hadde til undersøkelsen. Kontrollutvalget påser videre at oppdragsansvarlig revisor oppfyller lovbestemte krav til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon) og krav til uavhengighet. Innlandet Revisjon IKS er underlagt Norges kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll. Det blir årlig gjennomført undersøkelser som viser sammenligninger av pris med andre kommunale revisjonsordninger (benchmarking). Denne undersøkelsen ble presentert for utvalget den 12.09.17. Kontrollutvalget ble den 29.11.2016 via referatsak 27-28/16 orientert om evaluering av kontrollutvalgets tilsynsansvar for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Evalueringen gjøres årlig og er basert på anbefalinger gitt av Norges kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget har delegert dette til sekretariatet. 4.3 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2016 Kontrollutvalget behandlet sin årsrapport for 2016 i møtet den 24.2.2017 (sak 4/17). Fylkestinget tok rapporten til orientering i møte den 4.4.2017 (sak 22/17). 4.4 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL FYLKESKOMMUNENS ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Kontrollutvalget fikk presentert årsregnskapet og behandlet sin uttalelse til regnskapet for 2017 den 24.3.2017 (sak 11/17). Utvalgets uttalelse var vedlagt når årsregnskapet ble behandlet av fylkestinget. 4.5 ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET FOR 2018 Årsplan for 2018 ble vedtatt i møte den 8.12.2017. Møteplanen for hele 2018 er lagt inn i årsplanen. Kontrollutvalget vedtok å sende årsplanen til fylkestinget til orientering, og den ble behandlet som referatsak i fylkestinget den 13.2.2018. 4.6 VALG AV REVISOR TIL FELLESNEMNDA - REGIONREFORM Den 8. juni 2017 ble det vedtatt at Hedmark og Oppland fylkeskommuner skal slås sammen fra 1.1.2020. Etter et slikt vedtak om sammenslåing, skal det etter inndelingsloven opprettes en fellesnemnd som skal forberede og gjennomføre sammenslutningen. Etter Inndelingsloven 25 skal fellesmøtet blant annet drøfte valg av revisor for fellesnemda. Valg av revisor skjer deretter i de respektive fylkestingene. Inndelingsloven sier ikke noe om kontrollutvalgets rolle i behandlingen. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) har utarbeidet en sjekkliste for de som er i en sammenslåingsprosess. Her anbefales det at man følger vanlig prosedyre for valg av revisor i fylkeskommunene. Dette vil si at valg bør foretas av fylkestingene etter innstilling fra kontrollutvalgene i de sammenslående fylkeskommunene. 4
I sjekklista står følgende: I praksis vil valg av revisor ikke volde noe problem, så lenge de kommunene som skal slå seg sammen, har samme revisor. Når kommunene har forskjellig revisor, vil det kunne tenkes at kontrollutvalgene ikke innstiller på samme revisor. Her er det lovens forutsetning at spørsmålet skal drøftes og avklares på fellesmøtet, og at kommunestyrene deretter fatter likelydende vedtak. Normalt føres fellesnemndas regnskap av en av de berørte kommunene. Den praktiske løsningen vil da være at regnskapsførende kommunes revisor også velges som revisor for fellesnemnda. Hedmark og Oppland fylkeskommuner er medeiere i hvert sin revisjonsselskap. Kontrollutvalget i Oppland innstilte i sak 22/17 på sin egen revisor for fellesnemnda, nemlig Innlandet Revisjon IKS. Etter hvert ble det avklart at det er Hedmark fylkeskommune som skal føre regnskapet for fellesnemnda og Hedmark revisjon IKS ble dermed valgt som revisor. " 4.7 FORVALTNINGSREVISJONER OG ANDRE UNDERSØKELSER I 2017 Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av fylkestinget som innstilt fra kontrollutvalget den 11.10.2016. Følgende tema var prioritert: 1. Kvalitet og ressursbruk i videregående opplæring a. Elevtjenesten b. Spesialundervisning c. Mobbing og psykososialt miljø 2. Nærings- og stedsutvikling a. Tildeling og oppfølging av tilskudd b. Ivaretakelsen av rollen som regional utviklingsaktør både innen videregående opplæring og samferdsel c. Det grønne skiftet 3. Internkontroll og kvalitetssikring a. Prosjektstyring ved bygging av store bygg b. Internkontroll og kvalitetssystem inkl. oppfølging av politiske vedtak c. Innkjøpsfunksjonen d. Åpenhet; etterlevelse av forvaltningslov og offentlighetslov inkl. journalføring av henvendelser og forvaltningskompetanse i organisasjonen Øvrige aktuelle tema: Videregående opplæring o Fag- og yrkesopplæring o Helhetlig tilnærming til integrering av innvandrere inkl. språkopplæring Internkontroll og kvalitetssikring o IKT-sikkerhet o Vedlikehold og avhending av eiendommer Kulturminne o Fylkeskommunen som kulturminnemyndighet Folkehelse (inkludert tannhelse) 5
Planen er utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen og gjelder for 2016-2019. Det har i 2017 vært jobbet mest med prioritert tema 1, videregående opplæring samt prioritert tema 3, internkontroll. Prioritert tema 2 vil følges ytterligere opp i 2018. De enkelte tema blir beskrevet mer i detalj under. Andre undersøkelser som utvalget har valgt å se på omtales også. 4.7.1 Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter Forvaltningsrevisjoner gir vanligvis anbefalinger til fylkeskommunen med mål om å forbedre forvaltningen innen det aktuelle fagområdet. Kontrollutvalget følger alltid opp hvordan administrasjonen har jobbet med anbefalingene i etterkant. Tilbakemeldingen fra administrasjonen gis som oftest i skriftlig form, og disse vurderes opp mot anbefalingene. Saker som omhandler oppfølging sendes videre til fylkestinget til behandling der. I 2017 har det vært oppfølging av en tidligere forvaltningsrevisjon. 4.7.1.1 «Oppfølging og registrering av kunst» I sak 22/14 bestilte kontrollutvalget foranalyse og prosjektplan om temaet "Håndtering og registrering av kunst". Foranalyse og prosjektplan ble behandlet den 20.5.2015 og revisjonsrapporten ble behandlet den 9.2.2016 (sak 2/16). Formålet var å undersøke om fylkeskommunen har tilfredsstillende oversikt og kontroll med kunst de er i besittelse av. Revisjonen ga følgende anbefalinger: Fylkesrådmannen bør gå gjennom bestemmelsene i kapittel 11.1 i økonomihåndboka og vurdere om reglene kan presiseres slik at de gir klarere anvisninger for hva som skal registreres og hvilke opplysninger om kunsten som skal registreres. Det er viktig at en ved registreringen legger til rette for identifisering av kunstgjenstandene, f.eks. ved fotodokumentasjon eller merking. Retningslinjene bør legge til rette for etterlevelse av reglene i åndsverksloven, spesielt når det gjelder at kunstner skal varsles hvis originalkunst ødelegges eller endres. Systemer for registrering av kunst bør tilrettelegges med rutiner som sikrer jevnlig oppdatering ved endringer. Her er det viktig å sørge for oversikt over kunst som flyttes fra en enhet (f.eks. skole) til en annen enhet. Det bør vurderes om de antatt mest verdifulle gjenstander bør verdivurderes av hensyn til eventuelle forsikringsoppgjør. Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget, og ba om en tilbakemelding på hvordan anbefalingene var fulgt opp innen 31.12.2016. Oppfølgingen ble behandlet av kontrollutvalget den 24.2.2017 og av fylkestinget den 4.4.2017. Oppfølgingen ble tatt til orientering og fylkestinget merket seg at anbefalingene var fulgt opp på en god måte. Det var blant annet igangsatt et eget prosjekt for å sikre registrering av inventer, utstyr og kunst. 4.7.2 Forvaltningsrevisjonsrapporter og andre undersøkelser Hver forvaltningsrevisjon er innom kontrollutvalget flere ganger, helt fra bestilling av orientering eller foranalyse til oppfølging av de funn som blir gjort i undersøkelsen. I dette avsnittet omtales de revisjonsrapporter og andre undersøkelser som har blitt ferdigstilt i løpet av 2017 og som kontrollutvalget har behandlet. 4.7.2.1 "Overordnet kartlegging - kvalitet og ressursbruk i videregående opplæring" I forbindelse med vedtak av plan for forvaltningsrevisjon bestilte kontrollutvalget foranalyse om temaet "Overordnet kartlegging - kvalitet og ressursbruk i videregående opplæring". Foranalyse ble lagt fram den 18.10.2016 og prosjektplan den 29.11.2016. Dette prosjektet er ikke en egentlig 6
forvaltningsrevisjon, men en kartlegging og et beskrivende prosjekt. Formålet med undersøkelsen var å gi en oversikt over kvalitet og ressursbruk i videregående skole i Oppland. Nytteverdien var først og fremst å danne et kunnskapsgrunnlag for gjennomføring av forvaltningsrevisjoner innenfor videregående opplæring. Rapporten ble presentert for kontrollutvalget den 24.2.2017 og de vedtok følgende i punkt 1 i sak 1/17: "Kontrollutvalget tar rapporten "Overordnet kartlegging - kvalitet og ressursbruk i videregående opplæring" til orientering, og ber om å få forelagt oppdatert versjon som referatsak etter innspill som kom i møtet. Denne oversendes deretter som referatsak til fylkestinget." Den oppdaterte versjonen ble lagt fram som en referatsak den 24.3.2017. Fylkestinget fikk denne rapporten forelagt som referatsak den 13.6.2017. 4.7.2.2 "Næringsutvikling i Oppland fylkeskommune" Kontrollutvalget bestilte foranalyse om "Næringsutvikling i Oppland fylkeskommune" den 7.10.2015. Prosjektplan ble lagt fram den 7.3.2016. Formålet var å vurdere fylkeskommunens rolle for å fremme næringsutvikling i Oppland. Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten den 24.3.2017 i sak 6/17, og fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i møte den 4.4.2017: 1. Fylkestinget tar revisjonsrapporten "Næringsutvikling i Oppland fylkeskommune" til orientering. Fylkestinget synes kontrollutvalgets undersøkelse er nyttig for både fylkestinget og for fylkesrådmannens videre arbeidet med næringsutvikling. 2. Fylkestinget merker seg at Oppland fylkeskommune oppfattes som en konstruktiv og kompetent bidragsyter i næringsutviklingsarbeidet. Fylkeskommunen har i betydelig grad vektlagt partnerskap med næringslivet og lokale og regionale aktører i prioriteringen av sentrale midler til næringsutvikling. 3. Fylkestinget merker seg at det er et forbedringspotensial spesielt i forhold til manglende krav til rapportering fra tilskuddsmottagere og evaluering av oppnådde resultater. Fylkestinget forventer at fylkesrådmannen følger opp anbefalingene gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten og peker spesielt på: a. Vurdere om en større andel tilskudd i næringsutviklingsarbeidet burde være basert på søkbare tilskuddsordninger. Revisor begrunner anbefalingen både med henvisning til føringer i retningslinjer, samt potensiale for å realisere flere gode prosjekter og tiltak for å styrke næringsutviklingen i Oppland. b. Strategiske prioriteringer og satsinger i næringsutviklingsarbeidet hva angår Innovasjon Norges prioritering av midler må være klarere. c. Prioritere tydeligere mellom støtte til prosjekter for næringsutvikling ut fra forventet resultat/effekt. d. Utforme skriftlige tilsagnsbrev for alle saker der det gis støtte til prosjekter og sørge for at disse arkiveres. e. Utforme tilsagnsbrev slik at de er presise på hva det gis støtte til samt premisser for tilskuddet. Revisor viser blant annet til at dagens praksis med å utbetale inntil 50% av kostnadene ved oppstart ikke er i tråd med gjeldende retningslinjer. f. Stille strengere krav til oppfølging, årlig rapportering og sluttrapportering ved tildeling av støtte til prosjekter. g. Styrke arbeidet med å vurdere/evaluere resultater av arbeidet med næringsutvikling i fylket, både gjennom den ordinære rapporteringen, samt vurderinger av hvordan 7
ulike ordninger og tiltak fungerer. Dette bør inkludere vurdering av resultater ved bruk av egne midler. h. Gjennomgå omfanget og innretning av søkbare tilskuddsordninger til næringsutvikling med jevne mellomrom, jf. retningslinjer for bruk av statlige midler til næringsutvikling. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging av anbefalingene i rapporten innen 1.11.2017. Tilbakemeldingen fra fylkesrådmannen forventes å bli lagt fram for kontrollutvalget i det første møtet i 2018. 4.7.2.3 "Oppfølgingsprosjekt planprosesser - samhandling og rolleavklaring" Forvaltningsrevisjonsrapporten "Regionale planprosesser" ble behandlet av fylkestinget den 19.6.2015. Fylkestinget bestilte da en oppfølging av rapporten som skulle se nærmere på samhandling og rolleavklaring i de to planprosessene Rondane-Sølnkletten og Ottadalsområdet, basert på funn i rapporten. Hensikten med en ny revisjonsrapport på området var å ha noe lik innfallsvinkel, men å undersøke regionale planer som var mer like i utgangspunktet enn de var i rapporten fra 2015. Prosjektplan ble bestilt av kontrollutvalget den 7.10.2015 og behandlet den 9.2.2016. Det tok relativt lang tid fra bestilling til revisjonsrapport ble lagt fram for kontrollutvalget. Kontrollutvalget fikk derfor en ekstra orientering om status underveis i arbeidet. Kontrollutvalget behandlet rapporten den 23.5.2017, og fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i møte den 13.6.2017: "Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Oppfølgingsprosjekt planprosesser - samhandling og rolleavklaring" til orientering. Fylkestinget merker seg at lovkravene er fulgt i de to planprosessene, selv om de er gjennomført forskjellig." Da saken ble tatt til orientering, vil den ikke bli fulgt opp ytterligere. 4.7.2.4 "Spesialundervisning ved videregående skoler i Oppland" Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon om spesialundervisning i møte den 18.10.2016. Formålet med forvaltningsrevisjonen var å undersøke om spesialundervisning blir tildelt i samsvar med regelverket i opplæringsloven og forvaltningsloven. Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet den 8.12.2017 og skal behandles av fylkestinget den 13.2.2018. Kontrollutvalget innstilte følgende for fylkestinget: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Spesialundervisning ved videregående skoler i Oppland fylkeskommune" til orientering. Fylkestinget merker seg at praksis ikke alltid følger vedtatte rutiner og at vedtak om oppfølging av elevene i for liten grad journalføres. 2. Fylkestinget merker seg at tilstandsrapporten ser ut til å gi feil bilde av antall elever som får vedtak om spesialundervisning og ber kontrollutvalget gjennomføre en forvaltningsrevisjon som kvalitetssikrer innholdet i rapporten på dette punktet. 3. Fylkestinget forventer at fylkesrådmannen følger opp anbefalingene gitt i forvaltningsrevisjonen: a. Fylkesrådmannen må følge opp at arbeidet med det innholdsmessige i kvalitetssystemet samt organiseringen på fylkeskommunens hjemmesider blir sluttført. b. Fylkesrådmannen må følge opp at alle skolene journalfører alle enkeltvedtak, IOP og årsrapporter i P360. 8
4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølgingsarbeidet innen 1.5.2018. I tilbakemeldingen bes det om at fylkesrådmannen også viser til svar og etterarbeid etter Fylkesmannens tilsyn. Saken vil bli fulgt opp av kontrollutvalget etter behandling i fylkestinget og etter at fylkesrådmannen har gitt en tilbakemelding på oppfølging. 4.7.2.5 "Åpenhet; journalføring, meroffentlighet og svar på henvendelser" Kontrollutvalget bestilte en foranalyse om et mulig prosjekt om åpenhet den 23.9.2016. Foranalyse ble lagt fram 29.11.2016 og prosjektplan 24.2.2017. Ved behandling av prosjektplanen ba kontrollutvalget om en tilleggsproblemstilling om kommunelovens bestemmelser om møteåpenhet sett i lys av at det hadde vært felles møter mellom politisk og administrativ ledelse. Forvaltningsrevisjonen fikk tittelen "Åpenhet journalføring, meroffentlighet og svar på henvendelser". Formålet var å finne ut om fylkeskommunens praksis når det gjelder journalføring, bruk av unntaksbestemmelser og svar på henvendelser var i samsvar med regelverket. Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i møte den 8.12.2017, og den vil bli behandlet av fylkestinget den 13.2.2018. Kontrollutvalget innstilte følgende for fylkestinget: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Åpenhet; journalføring, meroffentlighet og svar på henvendelser" til orientering. 2. Fylkestinget forventer at fylkesrådmannen følger opp anbefalingene om at fylkesrådmannen må: a. Sørge for at rutiner implementeres og at de følges opp (kontrollrutine). b. Sørge for fortsatt opplæring om regelverket for journalføring og arkivering ved skolene. Det er blant annet behov for mer veiledning om bruk av sikker sone. c. Se på rutinene om forhåndsklassifisering for å få de i samsvar med offentlighetsloven. d. Sørge for opplæring av politikerne slik at de bevisstgjøres på sitt ansvar når det gjelder journalføring og arkivering. e. Minne enhetene på at det skal sendes foreløpige svar i henhold til forvaltningsloven 11a hvis det tar uforholdsmessig lang tid (over 1 mnd for enkeltvedtak) å besvare en henvendelse. Dersom foreløpig svar gis på annen måte bør dette dokumenteres i P360. 3. Fylkestinget merker seg at revisjonen mener det er hensiktsmessig om fylkesutvalget og fylkestinget selv vurderer hvordan den politiske organiseringen fungerer i forhold til opposisjonens rolle og eventuelt utarbeider kjøreregler for felles ledermøter. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på hvordan anbefalingene har blitt fulgt opp innen den 1.5.2018. Saken vil bli fulgt opp av kontrollutvalget etter behandling i fylkestinget og etter at fylkesrådmannen har gitt en tilbakemelding på oppfølging. 4.7.3 Behandlede foranalyser og prosjektplaner Kontrollutvalget begynner som regel sine bestillinger av forvaltningsrevisjon med å bestille en foranalyse fra revisjonen. Dette er for at revisjonen skal gå mer inn i temaet og vurdere om det er et aktuelt tema. Kontrollutvalget har i 2017 fulgt opp plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Det har derfor blitt bestilt en del foranalyser og prosjektplaner som omtales under. Prosjekt som er lagt fram som forvaltningsrevisjon i 2017 beskrives ikke ytterligere her selv om foranalyse og prosjektplan kan ha blitt behandlet i 2017. 9
4.7.3.1 Foranalyse «Nærings- og stedsutvikling» I forbindelse med arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for inneværende valgperiode, ble det den 23.9.2016 bestilt en foranalyse som "skulle beskrive et overordnet prosjekt med dette som hovedtema. Undertema som revisjonen må ha med "tildeling og oppfølging av tilskudd", "ivaretakelse av rollen som regional utviklingsaktør innen både videregående opplæring og samferdsel" og "det grønne skiftet". Prosjektet må ses i sammenheng med allerede bestilt forvaltningsrevisjon omkring næringsutvikling." Foranalysen ble lagt fram den 24.3.2017. Formålet med foranalysen var å vurdere de ulike temaene under hovedtemaet Nærings- og stedsutvikling i plan for forvaltningsrevisjon. Foranalysen ga også noen vurderinger på hvilke innfallsvinkler som ble vurdert som mest aktuelle. Kontrollutvalget tok foranalysen til orientering og ba sekretariatet følge opp temaene når plan for forvaltningsrevisjon skulle rulleres i overgangen 2017-2018. Planen ble fulgt opp den 30.10.2017 og det ble da bestilt en oppdatert foranalyse med prosjektplan om "Tildeling og oppfølging av tilskudd" og "det grønne skiftet". 4.7.3.2 Foranalyse og prosjektplan "Ressursbruk yrkesfag" Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten "Overordnet kartlegging kvalitet og ressursbruk i vgo" i 2017. Som en oppfølging av funn i denne rapporten, ble det bestilt en foranalyse om hvorfor Oppland fylkeskommune ser ut til å bruke mindre på yrkesfag enn landsgjennomsnittet. Foranalysen ble lagt fram for kontrollutvalget den 12.9.2017. Kontrollutvalget vedtok å bestille et prosjekt hvor alle tre problemstillinger som revisjonen antok var aktuelle, skulle være med. De tre problemstillingene var: 1. Har Oppland fylkeskommune lavere utgifter til elever på yrkesfag enn landet for øvrig og andre relevante sammenligningsgrunnlag? 2. I den grad problemstilling avdekker lavere utgifter enn sammenligningsgrunnlaget hva kan årsakene til dette være? 3. Er det spesielle utdanningsprogram som har spesielt lave utgifter, og hva kan årsaken være? Prosjektplan ble lagt fram som referatsak i møte den 30.10.2018. Prosjektet forventes å kunne bli lagt fram første halvår 2018. 4.7.3.3 Foranalysen "Overføringsordningen" Kontrollutvalget fikk den 18.10.2016 en orientering om overordnet revisjonsstrategi. Det ble da bestilt innspill fra regnskapsrevisjonen på aktuelle tema til forvaltningsrevisjon. Den 24.3.2017 ble det lagt fram et notat for kontrollutvalget som svar på bestillingen. Dette var basert på at årsregnskapet for 2016 var revidert, og at revisjonen hadde merket seg noen punkter som kunne være aktuelle for kontrollutvalget å se nærmere på. Det temaet kontrollutvalget ønsket å se videre på var overføringsordningen, og bestilte en foranalyse om dette. Foranalysen ble lagt fram for kontrollutvalget den 30.10.2017. Formålet med en eventuell undersøkelse mente revisjonen kunne være å evaluere overføringsordningen og undersøke om den fungerer etter hensikten. Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon på temaet og prosjektplan ble lagt fram som en referatsak den 8.12.2017. Prosjektet er forventet å være klart i slutten av 2018. 10
4.8 SELSKAPSKONTROLLER I 2017 Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for selskapskontroll minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert. Plan for selskapskontroll ble vedtatt av fylkestinget den 11.10.2016. Planen har følgende prioriteringer: 1. Attføringsbedriftene TOPRO AS, LIPRO AS, Hadelandsprodukter AS, Giax AS og Valdres kompetansevekst AS. 2. Energiråd Innlandet AS 3. KUF-fondet AS 4. Vegfinans AS 5. Overordnet eierskapskontroll I sak om oppfølging av plan for selskapskontroll, kom det fram at Energiråd Innlandet AS avvikles fra januar 2018. Selskapet er dermed ikke lengre prioritert. Kontrollutvalget har blitt invitert til å delta i to felles selskapskontroller med andre fylkeskommuner. Dette har resultert i forvaltningsrevisjoner, men omtales under selskapskontroller da de også omhandler eierskap. Følgende saker om selskapskontroller er gjennomført/behandlet i 2017: 4.8.1 Foranalysen "Selskapskontroll attføringsbedriftene" Attføringsbedriftene ble prioritert som nr. 1 i plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget fulgte opp plan for selskapskontroll i møte den 24.3.2017 og bestilte da en foranalyse om attføringsbedriftene. Foranalysen ble behandlet den 8.12.2017. Det hadde da gått en del tid siden foranalysen ble bestilt. Dette kom av at revisjonen i bestillingen ble bedt om å vurdere nytteverdien opp mot egne tiltak i OFK som ble forespeilet når eiermeldingen for 2016 ble lagt fram. Kontrollutvalget vedtok å ikke bestille en selskapskontroll. Det ble for øvrig bestilt en orientering fra eierskapsutvalget på hvordan det er tenkt at man skal følge opp vedtaket i fylkestinget om attføringsbedriftene. 4.8.2 "NDLA del 2" Kontrollutvalget i Oppland fikk en henvendelse fra kontrollutvalget i Hordaland med forespørsel om å delta på en felles forvaltningsrevisjon av Norsk digital læringsarena (NDLA). Prosjektet var tenkt som en videreføring av en tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon av NDLA. Alle fylkeskommuner som er medeiere i NDLA fikk tilsvarende forespørsel. Kontrollutvalget behandlet denne henvendelsen den 5.4.2016 og takket ja til å være med å spleise på revisjonen. Formålet med prosjektet var å avdekke om NDLA sine innkjøp, samhandling med leverandører og arbeidsmiljø samsvarer med regelverk, interne rutiner og etiske retningslinjer. Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet av kontrollutvalget i Oppland den 30.10.2017. Fylkestinget skulle behandle denne i desember 2017, men det ble utsatt til det første møtet i 2018 da Deloitte ikke kunne komme og legge fram rapporten i desember. Kontrollutvalget innstilte følgende for fylkestinget: 1. Fylkestinget i Oppland tar Fylkestinget i Hordaland sin sak 73/2017 "Behandling av forvaltningsrevisjonsrapporten Nasjonal digital læringsarena II (NDLA)" til orientering. Fylkestinget i Oppland merker seg at fylkesrådmannen i Hordaland og NDLA er bedt om å sørge for følgende: 1) Sikre at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkeleg informert om relevante rutinar og internkontrolltiltak knytt til anskaffingar og innkjøp. 11
2) Etablere rutinar for fakturahandsaming som sikrar at det blir utført kontroll av at fakturaar frå leverandørar inneheld all naudsynt informasjon. 3) Fullføre arbeidet med å etablere rutinar for kommunikasjon og rapportering mellom dagleg leiing og styret. 4) Tydeleggjere overfor medarbeidarane i NDLA kven som har kva roller i samarbeidet når det gjeld innkjøp, samt korleis NDLA er organisert med omsyn til bestilling og avgjersler rundt utviklingsarbeid. 5) Gå gjennom og avklarar med dei ulike involverte partane korleis handsaming av personopplysningar om NDLA sine brukarar skal organiserast og dokumenterast, og inngår databehandlaravtalar som manglar for å sikre at handsaming av personopplysningar blir regulert i samsvar med gjeldande regelverk. 6) Sikre at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkeleg informert om system og rutinar for: i. Avviksmelding og -handtering. ii. Varsling om kritikkverdige forhold. 7) Sikre at medarbeidarar som varslar om kritikkverdige forhold i samsvar med arbeidsmiljølova, blir følgt opp og teke hand om i samsvar med gjeldande føresegn om vern mot gjengjelding ved varsling. 8) Å laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan 01.12.2017 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga 2. Fylkestinget ber om at kontrollutvalget i Hordaland oversender handlingsplanen de har bedt om innen den 1.12.2017 til kontrollutvalget i Oppland. Kontrollutvalget i Oppland bes om å gjøre fylkestinget kjent med denne oppfølgingen i egen sak når den foreligger. 3. Fylkestinget forventer at egen representant i NDLA er med på å følge opp at anbefalinger gitt i rapporten følges opp. Saken vil bli fulgt opp av kontrollutvalget på fellesmøte med kontrollutvalget i Hedmark i mai 2018. 4.8.3 Selskapskontroll av VIGO IKS invitasjon til samarbeid av Trøndelag Kontrollutvalget mottok en invitasjon fra kontrollutvalget i Sør-Trøndelag om å delta i felles selskapskontroll av VIGO IKS, et selskap eid av alle fylkeskommunene i Norge samt Oslo. VIGO IKS er et selskap som skal utvikle/videreutvikle, eie og/eller drifte fylkeskommunenes felles inntaks- og forvaltningssystem for elever/lærlinger Vigo og skoleadministrative systemer. Invitasjonen ble behandlet av kontrollutvalget den 23.5.2017 og utvalget gikk for å være med på prosjektet under forutsetning av at prosjektplan ble oversendt slik at utvalget kunne få uttalt seg om denne. Prosjektplan ble behandlet av kontrollutvalget den 8.12.2017, og prosjektplanen ble godkjent. Som en del av arbeidet vil Oppland sin revisor også være med på prosjektet ved å gjennomføre en eierskapskontroll som vil se på hvordan Oppland utøver sitt eierskap i dette selskapet. Det resterende arbeidet vil bli i all hovedsak utført av Revisjon Midt-Norge IKS. 4.8.4 Oppfølging av selskapskontrollen "Overordnet eierskap" Kontrollutvalget i forrige valgperiode behandlet den 26.11.2014 sak om rullering av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det ble vurdert at et overordnet prosjekt om eierskapet til Oppland fylkeskommune kunne være nyttig for både det nye kontrollutvalget og fylkestinget fra 12
høsten 2015. Kontrollutvalget bestilte dermed en prosjektplan om overordnet eierskap som ble presentert for utvalget den 25.2.2015. Følgende problemstillinger lå til grunn: 1. Hvordan følger fylkeskommunen opp egne krav til et godt eierskap i den første eierskapsmeldingen? 2. På hvilken måte blir fylkestingets vedtak om eierskap fulgt opp? 3. Er fylkeskommunens praksis rundt eierskap i henhold til anerkjente prinsipper på området? 4. Hvordan har fylkeskommunen fulgt opp anbefalingene gitt i forvaltningsrevisjon om eierskap i 2010/2011? Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 7.6.2016 og av fylkestinget den 14.6.2016 (sak 48/16). Fylkestinget vedtok følgende: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Overordnet eierskapskontroll" til orientering, og merker seg at rapporten konkluderer med at det er et godt system for å følge opp vedtak i eiermeldingene. 2. Med henvisning til anbefalingene i rapporten forventer fylkestinget at fylkesrådmannen og eierskapsutvalget: a. Gjennomgår KS anbefaling med sikte på å innarbeide denne i egen eierskapsutøvelse og i de årlige eierskapsmeldingene, og fremhever spesielt KS' anbefaling nr. 5 knyttet opp mot eierstrategi. b. Påser at fylkeskommunens egne retningslinjer, KS' anbefalinger og forvaltningsloven følges når det gjelder habilitet i utøvelse av styreverv og rollen som daglig leder i selskaper. c. Gir kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging av anbefalingene innen 1.1.2017. 3. Fylkestinget merker seg at anbefalingene fra tilsvarende forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2010/2011 bare er fulgt opp i beskjeden grad. Anbefalingene var: a. Fylkeskommunen bør i tråd med fylkestingsvedtakene og de refererte anbefalingene formulere mål og strategier for de selskaper den er eier i. b. Eierskapsutvalgets rolle og oppgaver i forbindelse med valg av styremedlemmer bør avklares. c. Eierskapsmeldingene bør inneholde prinsipper for eierstyring og juridisk styringsgrunnlag knyttet til de selskaper fylkeskommunen er eier i. Oppfølgingen ble behandlet av kontrollutvalget den 24.3.2017 og av fylkestinget den 13.6.2017. I kontrollutvalgets møte ble eierskapsutvalget invitert med for å orientere om både tilbakemeldingen og sitt arbeid. Kontrollutvalget og fylkestinget tok tilbakemeldingen til orientering. 4.9 ORIENTERINGER I 2017 Kontrollutvalget har i løpet av året fått flere orienteringer. Dette kan være tema som står i planen for forvaltningsrevisjon, men som foreløpig kun ønskes som orientering. Det kan også være tema som kommer opp i løpet av året og som kontrollutvalget ønsker nærmere informasjon om. Utvalget har også fått orienteringer fra Innlandet Revisjon IKS. Dette er tema som inngår i utvalgets påse-rolle overfor revisjonen, og omtales ikke her. Kontrollutvalget har fått følgende orienteringer i 2017: Møte 24.2.2017 Fylkesrådmannen orienterte årsregnskapet for 2016. 13
Møte 24.3.2017 Eierskapsutvalget orienterte om sitt arbeid samt oppfølging av forvaltningsrevisjon som gikk på overordnet eierskap. Fylkesrådmannen orienterte kort om endelig årsregnskap og årsmelding for 2016. Møte 23.5.2017 Fylkesrådmannen ved leder for strategisk samferdsel orienterte om fylkeskommunen som vegeier; vedlikehold, trafikksikkerhet, etterslep og samhandling med andre vegeiere. Fylkesrådmannen ved leder for eiendomsavdelingen orienterte om forvaltning av eiendommer; drift, vedlikehold og avhending samt energieffektivisering ut fra nasjonale mål og forventninger om effektivisering innen 2020. Fylkesrådmannen orienterte om planprogram for verdiskaping; om planen, prosess og resultat. Møte 12.09.2017 Fylkesrådmannen ved elev- og lærlingeombudet orienterte om opplæringsloven bestemmelser om psykososialt miljø/mobbing og implementering av denne. Det ble også gitt en generell presentasjon av elev- og lærlingeombudet. Møte 30.10.2017 Fylkesrådmannen orienterte om digitaliseringsarbeidet i fylkeskommunen. Møte 8.12.2017 Fylkesrådmannen ved juridisk rådgiver orienterte om den nye personvernforordningen som kommer i mai 2018. Økonomileder orienterte om status på budsjettarbeidet samt økonomisk status etter forslag til statsbudsjett. Fylkesrådmannen ved rådgiver fra regional utvikling orienterte om den nylig publiserte Opplandsstatistikken. 14