SAMNANGER KOMMUNE 1 of 25 MØTEINNKALLING Utval: Administrasjonsutvalet Møtedato Møtetid: Kl Møtestad: Kommunehuset Varamedlem skal i

SAMNANGER KOMMUNE 1 of 25 MØTEINNKALLING Utval: Administrasjonsutvalet Møtedato 14.03.2019 Møtetid: Kl. 13.00 Møtestad: Kommunehuset Varamedlem skal ikkje møta utan nærare innkalling Forfall til møtet må meldast snarast råd til sørvissenteret (tlf. 56 58 74 00 eller e-post postmottak@samnanger.kommune.no), som vil kalla inn varamedlem. Me ber om at alle som kan vera ugilde i ei eller fleire saker på sakslista melder frå om dette til sørvissenteret. Knut Harald Frøland ordførar

2 of 25 SAKLISTE Saker til handsaming på møtet Sak nr. Arkivsak Sakstittel Merknad 001/2019 19/262 Faste saker 002/2019 19/250 Revisjon av lønspolitisk plan 003/2019 19/251 Revisjon av personalvedtekter 004/2019 18/1210 Arbeidstid og spisepausar for tilsette i Samnanger kommune - ny handsaming 14.03.2019 005/2019 18/509 Løn til assistentar/ufaglærte med lang ansiennitet og same arbeidsoppgåver som fagarbeidarkollegaer 006/2019 18/1210 Reisetid og deltaking på kurs/seminar/konferansar utanfor ordinær arbeidstid - spørsmål om kompensasjon Oversikt faste saker Godkjenning av innkalling og sakliste Eventuelle merknader til protokoll frå førre møte Delegerte vedtak/referatsaker Utvalet sitt kvarter Side 2 av 22

SAMNANGER KOMMUNE 3 of 25 SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jan Erik Boge Arkivkode: FE-033 Arkivsaksnr: 19/262 Løpenr: 19/1868 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet 14.03.2019 001/2019 Faste saker Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Møteinnkallinga og saklista vert godkjent. Delegerte vedtak/referatsaker vert tekne til orientering. Oversikt over faste saker: Godkjenning av innkalling og sakliste. Eventuelle merknader til protokoll frå førre møte. Delegerte vedtak/referatsaker. Utvalet sitt kvarter. Side 3 av 22

SAMNANGER KOMMUNE 4 of 25 SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jan Erik Boge Arkivkode: FE-500 Arkivsaksnr: 19/250 Løpenr: 19/1802 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet 14.03.2019 002/2019 Revisjon av lønspolitisk plan Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen får ansvar for å utarbeida framlegg til revidert lønspolitisk plan til administrasjonsutvalet sitt neste møte, 09.05.2019. Heile planen (både del I og II) skal reviderast. Rådmannen vurderer og avgjer korleis arbeidet skal leggjast opp. Fagforeiningane må involverast i arbeidet, i samsvar med reglane i avtaleverket. Dokument som ikkje er vedlagt: Hovudtariffavtalen, Gjeldande lønspolitisk plan for Samnanger kommune, E-post frå Fagforbundet og Utdanningsforbundet Kva saka gjeld: Fagforbundet og Utdanningsforbundet har i e-post sendt 28.02.2019 bedt om at revisjon av Lønspolitisk plan og Personalvedtektene med seniorpolitisk plan og permisjonsvedtekter kjem opp som sak i administrasjonsutvalet. Sak om revisjon av Lønspolitisk plan var sist oppe i administrasjonsutvalet 08.06.2017. Det vart då gjort vedtak om å utsetja saka. Etter dette har saka ikkje vore oppe til handsaming. Lønspolitisk plan er delt i ein overordna del (Del I) og ein administrativ del (Del II). Heile planen vart sist revidert hausten 2014. Administrasjonsutvalet vedtok i januar 2016 (sak 003/16) at planen skulle reviderast i første halvår av 2016. Dette arbeidet vart utsett, og sak om revisjon kom ikkje opp i administrasjonsutvalet før 08.06.2017, men vart då som nevnt ovanfor utsett. Gjeldande Lønspolitisk plan kan lastast ned frå kommunen si heimeside: (https://www.samnanger.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=61&filid=304) Både fagforeiningane og administrasjonen er samde om at det er behov for å revidera Lønspolitisk plan. Det er spesielt stort behov for å revidera Del II av planen (administrativ del). Det er i samband med revisjonen mellom anna behov for å sjå på detaljeringsgraden for lønsmål i planen, sjå meir informasjon om dette under «Vurderingar og konsekvensar» nedanfor.

5 of 25 Vurderingar og konsekvensar: Revisjon av lønspolitisk plan vil krevja ein del arbeid frå administrasjonen si side. Behovet for revisjon av lønspolitisk plan bør sjåast opp mot andre viktige oppgåver for administrasjonen i tida som kjem, for eksempel utarbeiding av ny arkivplan, nytt sakshandsamarreglement og revisjon av personalvedtektene. Frå administrasjonen vil truleg både løns-/personalkontoret og rådgjevar måtte involverast i arbeidet med revisjon av lønspolitisk plan. Det går fram av Hovudtariffavtalen, kapittel 3, 3.2 at kommunen skal ha ein lokal lønspolitikk, som må gjerast kjent for alle tilsette. Det er òg krav om at arbeidgjevar tek initiativ til regelmessig revidering av den lokale lønspolitikken, samt at den lokale lønspolitikken og kriterier for lokale lønstillegg skal utformast etter drøftingar med dei tilsette sine organisasjonar. Det er i 3.2 lista opp ein del krav til den lokale lønspolitikken, mellom anna: Hovudtariffavtalen kan lastast ned frå KS sine nettsider (https://www.ks.no/link/ad226d6f974b482bb3d4c5b195e6c007.aspx). Det er lagt opp til at kommunestyret i 2020 skal vedta ein samla planstrategi for kommunen, der det mellom anna vil stå noko om tidsplan og prioritering for utarbeiding/revisjon av ulike planar og reglement. Det kan nok bli lenge dersom me skal venta til 2020 med å få avklart tidsplan for revisjon av lønspolitisk plan. Den lønspolitiske planen er i utgangspunktet eit nyttig verktøy i samband med lokale lønsforhandlingar, og det er ønskeleg at kommunen har ein plan som er oppdatert. Slik sett er det viktig at planen blir revidert før dei lokale lønsforhandlingane som skal gjennomførast seinare i 2019 (truleg i haust). Det er pr. no ikkje avklart om det i 2019 blir lokale lønsforhandlingar for alle grupper av tilsette i kommunen, eller berre for tilsette som er løna etter kapittel 3 eller 5 i hovudtariffavtalen. I administrasjonsutvalet 08.06.2017 vart det stilt spørsmål ved om det er behov for at den lønspolitiske planen inneheld så detaljerte lønsmål for stillingar/stillingsgrupper som i dag. Dette spørsmålet bør diskuterast i administrasjonsutvalet 14.03.2019. Administrasjonen si vurdering er at det kanskje ikkje er ønskeleg/nødvendig å ha detaljerte lønsmål for alle typar stillingar/ stillingsgrupper i planen. Administrasjonen foreslår at arbeidet med revisjon av lønspolitisk plan blir gjort våren 2019, og at framlegg til revidert lønspolitisk plan blir lagt fram for administrasjonutvalet i mai 2019. Administrasjonen foreslår at rådmannen får ansvaret for å utarbeida og leggja fram framlegg til revidert lønspolitisk plan. Det må som ein del av dette arbeidet gjennomførast drøftingar med fagforeiningane, jf. krav om dette i avtaleverket. Rådmannen må også vurdera om fagforeiningane skal involverast i arbeidet ut over dette, jf. reglar i avtaleverket.

SAMNANGER KOMMUNE 6 of 25 SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jan Erik Boge Arkivkode: FE-400 Arkivsaksnr: 19/251 Løpenr: 19/1805 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet 14.03.2019 003/2019 Revisjon av personalvedtekter Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen får ansvar for å utarbeida framlegg til reviderte personalvedtekter til administrasjonsutvalet sitt neste møte, 09.05.2019. Rådmannen vurderer og avgjer korleis arbeidet skal leggjast opp. Fagforeiningane må involverast i arbeidet, i samsvar med reglane i avtaleverket. Dokument som ikkje er vedlagt: Gjeldande personalvedtekter, Hovudavtalen, E-post frå Fagforbundet og Utdanningsforbundet Kva saka gjeld: Fagforbundet og Utdanningsforbundet har i e-post 28.02.2019 bedt om at revisjon av Lønspolitisk plan og Personalvedtektene med seniorpolitisk plan og permisjonsvedtekter kjem opp som sak i administrasjonsutvalet. Personalvedtekter Dei gjeldande personalvedtektene vart vedtekne av kommunestyret 26.09.2011. Personalvedtektene innheld følgjande kapittel: Personalvedtektene kan lastast ned frå kommunen sine heimesider (https://www.samnanger.kommune.no/artikkel.aspx?mid1=61&aid=345).

7 of 25 Seniorpolitisk plan Kommunen sin seniorpolitiske plan vart sist vedteken av kommunestyret 24.09.2014. I kommunestyret sitt budsjettvedtak for 2016 vedtok kommunestyret å avvikla to av dei økonomiske seniortiltaka i planen; lønstillegg og tilretteleggingstilskot for tilsette som er 62 år eller eldre. Dette betyr at kommunen i dag ikkje lenger har desse to seniortiltaka. Seniorpolitisk plan kan lastast ned frå kommunen sine nettsider (https://www.samnanger.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=61&filid=21). Vurderingar og konsekvensar: Personalvedtektene Det er stort behov for å revidera personalvedtektene. Det er både behov for å ajourføra vedtekene i forhold til endringar i sentralt lov- og avtaleverk, og for å vurdera om det er behov for å gjera andre endringar. Det kan her nemnast at det som følgje av den nye kommunelova som trer i kraft hausten 2019, vil vera behov for å endra tilsetjingsvedtekene. Det vil vera eit relativt omfattande arbeid dersom alle kapitla i personalvedtektene skal reviderast. Dersom personalvedtektene skal reviderast, bør det som ein del av revisjonsarbeidet sjåast på om vedtektene kan forenklast i forhold til i dag. Seniorpolitisk plan Administrasjonen ønskjer at tilsettrepresentantane gir ei orientering i administrasjonsutvalet 14.03.2019 om kvifor dei ønskjer at seniorpolitisk plan skal reviderast. Det går fram av Hovudtariffavtalen kapittel 3, 3.2.3 at kommunen skal ha seniorpolitiske tiltak, og utvikla verkemiddel for å motivera arbeidstakarar til å stå lenger i arbeid, men det er ikkje krav om at kommunen skal ha ein seniorpolitisk plan. Hovudtariffavtalen kan lastast ned frå KS sine nettsider (https://www.ks.no/link/ad226d6f974b482bb3d4c5b195e6c007.aspx) Prioriteringar/behov Behovet for revisjon av personalvedtektene og seniorpolitisk plan bør sjåast opp mot andre viktige oppgåver for administrasjonen i tida som kjem, for eksempel utarbeiding av ny arkivplan, nytt sakshandsamarreglement og revisjon av lønspolitisk plan. Frå administrasjonen vil truleg både løn/personalkontoret og rådgjevar måtte involverast i arbeidet med revisjon av personalvedtektene og eventuelt òg seniorpolitisk plan. Det er lagt opp til at kommunestyret i 2020 skal vedta ein samla planstrategi for kommunen, der det mellom anna vil stå noko om tidsplan og prioritering for utarbeiding/revisjon av ulike planar og reglement. Det vil uansett vera behov for å revidera delar av personalvedtektene før dette. Dette gjeld i alle fall tilsetjingsvedtektene, som må endrast som følgje av endringar i kommunelova som trer i kraft hausten 2019. Eventuelle forslag til endringar i tilsetjingsvedtektene vil måtte sjåast i samanheng med reglane om tilsetjingsmynde i kommunen sitt delegeringsreglement. Konklusjon/tilråding Rådmannen tilrår at arbeidet med revisjon av personalvedtektene blir gjort våren 2019, og at framlegg til reviderte personalvedtekter blir lagt fram for administrasjonsutvalet i mai 2019. Det bør i arbeidet leggjast vekt på å sjå om personalvedtektene kan forenklast i forhold til i dag. Fagforeiningane må involverast i arbeidet, i samsvar med reglane i avtaleverket.

8 of 25 Når det gjeld eventuell revisjon av seniorpolitisk plan, vil rådmannen avventa eventuell tilråding til tilsettrepresentane har gitt informasjon i administrasjonsutvalsmøtet 14.03.2019 om kvifor dei ønskjer at denne planen blir revidert.

SAMNANGER KOMMUNE 9 of 25 SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jan Erik Boge Arkivkode: FE-403 Arkivsaksnr: 18/1210 Løpenr: 19/1730 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet 14.03.2019 004/2019 Arbeidstid og spisepausar for tilsette i Samnanger kommune - ny handsaming 14.03.2019 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen skal saman med einingsleiarane gå gjennom dei noverande arbeidstidsordningane for tilsette i kommunen, for å vurdera om ordningane er i samsvar med gjeldande reglar i lov- og avtaleverket og tidlegare vedtak og avtalar gjort i Samnanger kommune. Det skal i gjennomgangen òg sjåast på om det er likebehandling i kommunen med omsyn til kva grupper som har betalt og ikkje-betalt spisepause. Dersom rådmannen meiner det bør gjerast endringar i arbeidstidsordninga for ei eller fleire grupper av tilsette, må gjeldande prosedyrereglar knytt til slike endringar følgjast. Følgjande generelle reglar skal gjelda for spisepausar for tilsette i Samnanger kommune: 1. Som hovudregel er spisepausen for tilsette i kommunen 30 minuttar. Dersom dette er praktisk vanskeleg å gjennomføra av tenestlege omsyn, kan spisepausen verta korta ned til minimum 20 minuttar. Rådmannen (eller den rådmannen delegerer dette myndet til) tek avgjerd om lengda på spisepausar. 2. Dersom det oppstår tvil/usemje om ei gruppe av tilsette skal ha betalt eller ikkje betalt spisepause, skal rådmannen (eller den rådmannen delegerer dette myndet til) ta avgjerd etter reglane i gjeldande lov- og avtaleverk. 3. Dersom ein tilsett som normalt har ubetalt spisepause, ikkje får høve til å ta pause som oppfyller krava i Arbeidsmiljølova til ubetalt spisepause, har den tilsette krav på betalt spisepause den aktuelle dagen. 4. Tilsette på ein arbeidsplass har ikkje rett på felles spisepause, men dersom tenesta ikkje er til hinder for det bør det leggjast opp til felles spisepausar på arbeidsplassane. 5. Tidspunktet for spisepause kan unntaksvis forskyvast opptil ein time i forhold til normaltidspunkt for spisepause (opptil ein time fram eller ein time tilbake) utan at dette vert kompensert økonomisk. 6. Tilsette i kontorstillingar på kommunehuset skal framleis ha den arbeidstidsordninga som går fram av forhandlingsprotokoll frå 1987 (samt godkjenning i Formannskapet frå same år), jf sikringsregel i Hovudtariffavtalen, kapittel 1, 4.2.1. Arbeidstida for denne gruppa er 38 t. 10 min. pr. veke inkludert spisepause (som gjennomsnitt i løpet av eit kalenderår). 7. For tilsette som har ubetalt spisepause, skal tenesta leggjast opp slik at dei fritt skal kunna

10 of 25 forlata arbeidsstaden i spisepausen. Dersom dette vilkåret ikkje er oppfylt, skal spisepausen vera betalt. 8. Rådmannen (eller den rådmannen delegerer dette myndet til) avgjer om spisepausen for ei gruppe av tilsette er fritid eller ikkje, ut frå reglane ovanfor og reglane i Arbeidsmiljølova. Rådmannen får i oppgåve å vurdera om nokon andre grupper kjem inn under den same arbeidstidsordninga som tilsette på kommunehuset. Denne vurderinga må gjerast på grunnlag av gjeldande reglar i lov- og avtaleverket, samt tidlegare vedtak og avtalar som er gjort i Samnanger kommune. Dette vedtaket opphevar punkt 3 i administrasjonsutvalet sitt vedtak gjort 05.06.2009 i sak 004/2009. Dokument som er vedlagt: Oppsummering av telefonmøte 29.11.2018 Arbeidstid for tilsette - situasjon pr. mars 2019 Dokument som ikkje er vedlagt: Arbeidsmiljølova, Hovudtariffavtalen, KS si personalhandbok, Personalvedtekter for Samnanger kommune Kva saka gjeld: Administrasjonsutvalet gjorde 20.09.2018 følgjande vedtak i sak 005/2018 om arbeidstid og spisepausar for tilsette i Samnanger kommune: «Det skal på neste møte i administrasjonsutvalet leggjast fram oversikt som viser arbeidstid og spisepausar for alle grupper av tilsette i kommunen. Rådmannen må i tillegg leggja fram kva endringar ho meiner bør gjerast i forhold til i dag når det gjeld arbeidstid og spisepausar for tilsette.» På grunn av sjukdom i administrasjonen har det ikkje vore møte i administrasjonsutvalet sidan 20.09.2018. Saka kjem derfor først opp i administrasjonsutvalet 14.03.2019. Bakgrunn for saka Spørsmål om arbeidstidsordning for kontoradministrasjonen Det har kome spørsmål til administrasjonen om arbeidstidsordninga som gjeld for kontoradministrasjonen i kommunen. Arbeidstida for denne gruppa er som følgjer: Arbeidstid pr. veke på 37,5 time inkl. spisepause i sommarhalvåret (normalarbeidstid kl. 07.30 15.00). Arbeidstid pr. veke på 38,75 timar inkl. spisepause i vinterhalvåret (normalarbeidstid kl. 07.45 15.30). Gjennomsnittleg arbeidstid for heile året blir då 38,125 timar inkl. spisepause. Denne arbeidstidsordninga har vore gjeldande for kontoradministrasjonen i Samnanger kommune i mange år (truleg sidan 1983). I saksdokumenta frå 1983 er ikkje omgrepet «kontoradministrasjonen» brukt, men «kommunetilsette med arbeidsstad i kommunehuset». Det går fram av punkt 6.2 i kommunen sine personalvedtekter at arbeidstidsordninga ovanfor gjeld for tilsette i kommunen som

har fleksitidsordning. 11 of 25 Administrasjonen har fått følgjande spørsmål knytt til arbeidstidsordninga ovanfor: 1. Kva grupper av tilsette i kommunen gjeld denne arbeidstidsordninga for i dag? 2. Er det mogleg å endra på denne arbeidstidsordninga, slik at det blir arbeidstid pr. veke på 37,5 timar heile året inkl. spisepause? Definisjon av «arbeidstid, jf. Hovudtariffavtalen, kapittel 1, 4.1: «Arbeidstid er den tid arbeidstaker etter lov og avtale står til disposisjon for arbeidsgiver. Aktivt arbeid regnes i sin helhet med i arbeidstiden, mens hjemmevakt medregnes forholdsmessig, jf. punkt 4.3. For undervisningspersonalet gjelder egne arbeidstidsbestemmelser.» Hovudtariffavtalen sin definisjon av arbeidstid er basert på ordlyden i Arbeidsmiljølova 10-1: (1) Med arbeidstid menes den tid arbeidstaker står til disposisjon for arbeidsgiver. I kommentarutgåve til Arbeidsmiljølova («Arbeidsmiljøloven Kommentarer og praksis Gyldendal 2. utgave 2016») står det på side 327 mellom anna følgjande presisering til 10-1: «Arbeidstid er den tiden arbeidstakeren står til disposisjon for arbeidsgiver for å utføre arbeid i henhold til arbeidsavtalen. Spørsmål om spisepausar for tilsette i kommunen Administrasjonen har fått informasjon (mellom anna frå Sjukepleiarforbundet) om at det er misnøye med at nokon grupper av tilsette har betalt spisepause, medan andre grupper ikkje har det - og om at det til dels ser ut til å vera «tilfeldig» kva grupper som har høvesvis betalt og ikkje-betalt spisepause. Administrasjonsutvalet behandla i 05.06.2009 (sak 004/2009) sak om spisepausar for tilsette i kommunen. Det vart då gjort følgjande vedtak: «ADM-004/09 Vedtak: 1. Ordninga for spisepausar på kveldsvakter for tilsette i bufellesskapet på Haga skal takast endeleg stilling til i samband med organisasjonsgjennomgang/utarbeiding av nye turnusar i eining for pleie og omsorg sommaren 2009. Dersom det kan innførast betalt spisepause på kveldsvakter på Haga utan ekstra kostnader for eininga, bør det innførast slik ordning. 2. Assistentar i skule/sfo med rett til spisepause skal frå 01.08.2009 ha 30 minuttars ubetalt spisepause. Spisepausane skal vera reell fritid, d.v.s. at assistentane ikkje skal disponerast av arbeidsgjevar i spisepausen.

12 of 25 3. Generelle reglar for spisepausar: Som hovudregel er spisepausen for tilsette i kommunen 30 minuttar. Dersom dette er praktisk vanskeleg å gjennomføra av tenestlege omsyn, kan spisepausen verta korta ned til minimum 20 minuttar. Arbeidsgjevar tek avgjerd om lengda på spisepausar. Dersom det oppstår tvil/usemje om ei gruppe av tilsette skal ha betalt eller ikkje betalt spisepause, skal einingsleiar ta avgjerd etter reglane i gjeldande lov- og avtaleverk. I tvilstilfelle skal einingsleiar rådføra seg med kommuneadministrasjonen. Dersom ein tilsett som normalt har ubetalt spisepause, ikkje får høve til å ta pause som oppfyller krava i Arbeidsmiljølova til ubetalt spisepause, har den tilsette krav på betalt spisepause den aktuelle dagen. Tilsette på ein arbeidsplass har ikkje rett på felles spisepause, men dersom tenesta ikkje er til hinder for det bør det leggjast opp til felles spisepausar på arbeidsplassane. Tidspunktet for spisepause kan unntaksvis forskyvast opptil ein time i forhold til normaltidspunkt for spisepause (opptil ein time fram eller ein time tilbake) utan at dette vert kompensert økonomisk. Tilsette i kontorstillingar på kommunehuset skal framleis ha delvis betalt spisepause i samsvar med forhandlingsprotokoll frå 1987 (samt godkjenning i Formannskapet frå same år). Arbeidstida for denne gruppa er 38 t. 10 min. pr. veke inkludert spisepause (som gjennomsnitt i løpet av eit kalenderår). Denne ordninga gjeld også for følgjande andre grupper: Administrativt personale i pleie og omsorg Tilsette på vaskeriet på Samnangerheimen Reinhaldarar Administrativt personale på skulane Administrativt personale på helsetunet For tilsette som har ubetalt spisepause, skal tenesta leggjast opp slik at dei fritt skal kunna forlata arbeidsstaden i spisepausen. Dersom dette vilkåret ikkje er oppfylt, skal spisepausen vera betalt. Arbeidsgjevar avgjer om spisepausen for ei gruppe av tilsette er fritid eller ikkje, ut frå desse reglane og reglane i Arbeidsmiljølova.» Det er no behov for å vurdera om det er behov for å gjera endringar i forhold til vedtaket som administrasjonsutvalet gjorde i 2009. Vedlagt følgjer ei oversikt som viser kva arbeidstidsordning ulike grupper av tilsette i kommunen i praksis har i dag. Oversikta er basert på informasjon som administrasjonen har fått inn frå einingsleiarane i mars 2019. Dersom tilsettreprenesentantane i administrasjonsutvalet finn feil i oversikta, er det ønskeleg at dette vert meldt inn til sakshandsamar før møtet 14.03.2019. Reglar om kvilepausar/spisepausar I Hovudtariffavtalen kapittel 1, 4.4 («Hvilepauser/spisepauser») er det berre vist til arbeidsmiljølova 10-9. Etter arbeidsmiljølova 10-9 skal arbeidstakar ha minst ein pause dersom den daglege arbeidstida overstig fem og ein halv time. Dersom arbeidstakar ikkje fritt kan forlata arbeidsplassen under pausen, eller det ikkje finst tilfredsstillande pauserom, skal pausen reknast som ein del av arbeidstida. I kommentarutgåve til Arbeidsmiljølova («Arbeidsmiljøloven Kommentarer og praksis Gyldendal 2. utgave 2016») står det på side 390 mellom anna følgjande om pausar: «Pausen regnes i utgangspunktet ikke med i arbeidstiden. Men viss arbeidstakeren ikkje fritt kan forlate arbeidsplassen i pausen, står vedkommende i realiteten til disposisjon for arbeidsgiveren, jf. 10-1 (1) og pausen regnes da med i arbeidstiden.»

13 of 25 Det står på side 390 òg partane ikkje fritt kan bestemma at arbeidstakaren skal stå til arbeidsgjevar sin disposisjon i pausen, dette kan berre avtalast dersom det er nødvendig at arbeidstakaren ikkje har heilt fri i pausane. I KS si personalhandbok står det mellom anna følgjande om kvilepausar/spisepausar: «Spisepauser som tilfredsstiller de kravene som er satt i aml. 10-9 (1) regnes ikke med i arbeidstiden dersom arbeidstaker fritt kan forlate arbeidsstedet i pausene. Hvorvidt arbeidstiden skal inngå i arbeidstiden, er avhengig av om: arbeidstakeren står til arbeidsgivers disposisjon i pausene eller ikke, jf. aml. 10-1 (1) apiserommet er tilfredsstillende, jf. aml. 10-9 (1) virksomhetens art gjør det nødvendig at arbeidstakeren blir på arbeidsstedet og står til arbeidsgivers disposisjon i pausen, eller om arbeidstaker fritt kan forlate arbeidsstedet.» Når det gjeld kontorpersonalet i kommunane, så går det fram av KS si personalhandbok at tariffpartane heilt sidan 1986 har vore samde om at det generelt ikkje er tariffmessig høve til å påleggja kontorpersonalet å stå til arbeidsgjevar sin disposisjon i spisepausar, og at spisepausane for kontortilsette skal vera fritid. Vurderingar og konsekvensar: Arbeidstidsordninga for kontoradministrasjonen Etter Hovudtariffavtalen kapittel 1, 4.2 er den ordinære arbeidstida i kommunal sektor som hovudregel 37, 5 timar pr. veke for tilsette som ikkje arbeider i turnus/skiftordning. Utgangspunktet for kontortilsette er at spisepausen er fritid (ubetalt) og kjem i tillegg til arbeidstida på 37,5 timar. Bakgrunnen for at kontoradministrasjonen i Samnanger kommune ikkje har arbeidstid i samsvar med hovudreglen ovanfor, er at det er ein sikringsregel i 4.2.1 om at «kontoradministrasjonens ordinære arbeidstid skal være den som nå gjelder i den enkelte kommune». Denne sikringsregelen har så vidt administrasjonen forstår stått i hovudtariffavtalen sidan tariffrevisjonen i 1986. Utgangspunktet for sikringsregelen er at arbeidstida skal vera den same som den arbeidstida som vart innført ved arbeidstidsreduksjonen 01.01.1987. På dette tidspunktet var arbeidstida til kommunetilsette med arbeidsstad i kommunehuset den same som i dag. Denne sikringsregelen gjer at Samnanger kommune ikkje har høve til å gjera endringar i arbeidstida til kontoradministrasjonen. Den einaste endringa kommunen har høve til å gjera, er å gå vekk frå ordninga med ulik arbeidstid i sommar- og vinterhalvåret. Arbeidstida må i så fall bli gjennomsnittet av noverande sommar- og vinterarbeidstid (d.v.s. arbeidstid pr. veke på 38,125 timar inkl. spisepause). Det er i merknad til 4.2.2 òg opna for at det lokalt kan avtalast at kontoradministrasjonen skal følgja hovudregelen i 4.2.1 (arbeidstid på 37,5 timar + ubetalt spisepause), mot ein økonomisk kompensasjon. Det kan om ønskeleg drøftast/forhandlast med fagforeiningane i kommunen om ein slik avtale kan vera aktuell i Samnanger. Det er grunn til å tru at kan det bli vanskeleg å få i stand ein slik avtale, både fordi den vil gje lenger arbeidstid enn i dag for kontoradministrasjonen og auka (løns)kostnader for kommunen. Administrasjonen er kjent med at det varierer kva arbeidstid andre kommunar har for kontoradministrasjonen. Ein del kommunar har arbeidstid på 37,5 timar pr. veke inkl. spisepause (betalt spisepause), medan andre kommunar har nokolunde tilsvarande arbeidstidsordning som Samnanger. Det kan vera ulike årsaker til at arbeidstidsordninga for kontoradministrasjonen varierer

14 of 25 frå kommune til kommune, men me går ikkje nærmare inn på dette i denne saksutgreiinga. Leiar løn/personal Anette Følid og rådgjevar Jan Erik Boge hadde 29.11.2018 eit telefonmøte med KSadvokat Øyvind Gjeldstad, der Gjelstad stadfesta at forståinga ovanfor av sikringsregelen for kontoradministrasjon er korrekt. Han orienterte også om at dei sentrale tariffpartane allereie for mange år sidan vart samde om at spisepausen for kontoradministrasjon er fritid, så sant arbeidsgjevar tilbyr godkjent spiserom, og at det er opp til arbeidsgjevar å bestemma kor lang spisepausen skal vera (for eksempel 20 minutt eller 30 minutt). Det er ikkje eintydig kva gruppe av tilsette som høyrer til «kontoradministrasjonen». Som nevnt ovanfor vart omgrepet «dei kommunetilsette med arbeidsstad i kommunehuset» brukt i sakspapir i Samnanger kommune frå 1980-talet. Dette kan tyda på at det i utgangspunktet berre var tilsette på kommunehuset som på den tida vart rekna som «kontoradministrasjonen». Det vart i løpet av siste halvdel av 1980-talet gjort vedtak om/avtalt om at også følgjande andre grupper i Samnanger kommune skulle ha same arbeidstidsordning som kommunetilsette med arbeidsstad på kommunehuset: Tilsette ved vaskeriet Reinhaldarar Utearbeidarane ved teknisk etat Gravar Styrar og vaktmeister ved alders- og sjukeheimen Sjukepleiesjef I telefonmøtet med Øyvind Gjelstad 29.11.2018 stadfesta han at det berre er tilsette innanfor kontoradministrasjon som er omfatta av sikringsreglen i 4.2.1. Han sa òg at andre grupper av tilsette bør følgja Hovudtariffavtalen sine hovudreglar for arbeidstid. Spisepausar Administrasjonen si vurdering er at det bør vurderast å gjera følgjande endringar i forhold til vedtaket administrasjonsutvalet gjorde 05.06.2009: Flytta avgjerdsmynde om spisepausar (om spisepausen skal vera betalt eller ubetalt) frå einingsleiar til rådmannen. Gjera endringar i den delen av vedtaket der det står at følgjande grupper av tilsette skal ha same arbeidstidsordning som tilsette i kontorstillingar på kommunehuset: Administrativt personale i pleie og omsorg Tilsette på vaskeriet på Samnangerheimen Reinhaldarar Administrativt personale på skulane Administrativt personale på helsetunet Vedrørande spørsmål 1 ovanfor, kan det vera grunn til å tru at dersom avgjerdsmynde om spisepausar blir lagt til rådmannen, vil det vera enklare å sikra likebehandling på tvers av einingane i kommunen. På den andre sida vil det vanlegvis vera einingsleiar som kjenner forholda i eininga si best. Samla sett tilrår administrasjonen at avgjerdsmynde om spisepausar vert lagt til rådmannen. Vedrørande spørsmål 2 ovanfor, så går det fram av den vedlagte arbeidstidsoversikta at ingen av gruppene som er nevnt i administrasjonsutvalet sitt vedtak frå 05.06.2009 har same arbeidstid som kontortilsette på kommunehuset i dag. Rådmannen tilrår at administrasjonsutvalet gjer vedtak der desse gruppene ikkje vert nevnt. Administrasjonen bør så saman med einingsleiarane gå gjennom arbeidstidsordningane for alle grupper av tilsette i kommunen. I denne gjennomgangen må det

15 of 25 vurderast om noverande arbeidstidsordning er i samsvar med gjeldande reglar i lov- og avtaleverket, og om det er likebehandling i kommunen med omsyn til betalt/ikkje-betalt spisepause. Dersom rådmannen meiner det bør gjerast endringar i arbeidstidsordninga for ei eller fleire gruppe av tilsette, må gjeldande prosedyrereglar knytt til slike endringar følgjast. Det må òg avklarast om det er juridisk høve til å gjera endringar i arbeidstidsordninga for den aktuelle gruppa.

SAMNANGER KOMMUNE Rådmannskontoret 16 of 25 Informasjonsnotat/orientering Frå: Jan Erik Boge Arbeidstid og spisepausar for kontoradministrasjon Oppsummering frå samtale 29.11.2018 med KS-advokat Øyvind Gjelstad Saknr/Journalnr Arkivkode Dato: 18/1210/18/9618//JEB FE-403 10.12.2018 På det planlagte møtet i administrasjonsutvalet 29.11.2018 var det avtalt at KS-advokat Øyvind Gjelstad skulle vera med (over telefon). Han skulle der orientera og svara på spørsmål om arbeidstid og spisepausar for kontoradministrasjon, jf. sikringsregelen i HTA kapittel 1, 4.2.1. Møtet 29.11.2018 vart avlyst på grunn av at mange av medlemmene ikkje hadde høve til å møta. Anette Følid og eg valde likevel å ha ein telefonsamtale med Øyvind Gjelstad, i og med at me allereie hadde ein timeavtale med han denne dagen. Nedanfor følgjer ei oppsummering av informasjonen/avklaringane me fekk frå han om arbeidstid og spisepausar for kontoradministrasjon : 1. Sikringsregelen i 4.2.1 gjer at Samnanger kommune ikkje har høve til å endra på den noverande arbeidstidsordninga til tilsette innan kontoradministrasjon. a. Den einaste endringa kommunen har høve til å gjera, er å gå vekk frå ordninga med ulik arbeidstid i sommar- og vinterhalvåret. Arbeidstida vil i så fall bli lik heile året, og vil vera gjennomsnittet av noverande sommar- og vinterarbeidstid. Arbeidstida vil i så fall bli 38,125 timar arbeidstid pr. veke inkl. spisepause (dette vil vera uheldig, fordi 0,125 timar tilsvarar sju og eit halvt minutt). b. Kommunen kan også inngå avtale med fagforeiningane om å endra arbeidstidsordninga for tilsette innan kontoradminstrasjon (jf. merknad til 4.2.1). Det som så fall vil vera aktuelt, er å forlenga arbeidstida slik at den blir 37,5 timar pr. veke pluss ubetalt spisepause. I så fall må det avtalast ein økonomisk kompensasjon for dei tilsette fordi dei vil få lenger arbeidstid enn i dag. 2. Dei sentrale tariffpartane vart for mange år sidan samde om at spisepausen for kontoradministrasjon er fritid, så sant arbeidsgjevar tilbyr godkjent spiserom (jf. reglar i arbeidsmiljølova m/føresegner). a. Det er opp til arbeidsgjevar å bestemma kor lang spisepausen skal vera (alternativ vil oftast vera 20 eller 30 minuttar). 3. Det er berre tilsette innan kontoradministrasjon som er omfatta av sikringsreglen i 4.2.1. Andre grupper av tilsette bør følgja HTA sine hovudreglar for arbeidstid. 1

17 of 25 Arbeidstid for tilsette i Samnanger kommune - pr. mars 2019 Stillingsgruppe Arbeidstid pr. veke Spisepause medrekna i arbeidstida? Betalt spisepause? Arbeidstid pr. veke inkl. spisepause Merknad Lærarar 37,5 timar Medrekna Ja 37,5 timar Sentral særavtale/arbeidstidsavtale Kontortilsette på kommunehuset 38,125 timar Medrekna Delvis 38,125 timar Sommarhalvåret: 37,5 timar Vinterhalvåret: 38,75 timar Reinhaldarar 37,5 timar Ikkje medrekna Nei 40 timar (Ikkje fått stadfesting om arbeidstida for denne gruppa). Assistentar barneskulen 37,5 timar Medrekna Ja 37,5 timar Komprimert arbeidsår. (Ikke fått stadfesting om arbeidstida for denne gruppa). Assistentar ungdomsskulen 37,5 timar Medrekna Ja 37,5 timar Komprimert arbeidsår Merkantilt personale ved skulane 38,125 timar Medrekna Delvis 38,125 timar Komprimert arbeidsår (Ikkje fått stadfesting om arbeidstida for denne gruppa). Fagarbeidarar/vedlikehaldsarbeidarar i 37,5 timar Medrekna Ja 37,5 timar (Ikkje fått stadfesting om arbeidstida for denne gruppa). teknisk drift Leiarar i pleie. og omsorgstenestene 37.5 timar Ikkje medrekna Nei 40 timar som ikkje arbeider turnus Administrativt personale i pleie og 37.5 timar Ikkje medrekna Nei 40 timar omsorgstenestene Tilsette i psykiatritenesta 37,5 timar Ikkje medrekna 40 timar Kjøkkenpersonalet i pleie og omsorg 35,5 timar Ikkje medrekna Nei 38 timar Turnus Tilsette i heimesjukepleien 35,5 timar Ikkje medrekna Nei 38 timar Turnus.Betalt spisepause på kveldsvakter og helgevakter Reinhaldarar i heimehjelpstenesta 37,5 timar Ikkje medrekna Nei 40 timar Reinhaldarar i heimehjelpstenestea 37,5 timar Medrekna Ja 37,5 timar (som arbeider etter «gammal avtale») Assistentar og helsefagarbeidarar ved 35,5 timar Ikkje medrekna Nei 38 timar Turnus. Betalt spisepause på kveldsvakter Samnangerheimen Sjukepleiarar ved Samnangerheimen 35,5 timar Ikkje medrekna Nei 38 timar Turnus. Betalt spisepause på kveldsvakter og helgevakter Nattevakter ved Samnangerheimen 35,5 timar Medrekna Ja 35,5 timar Turnus. Tilsette i bufellesskapet 35,5 timar Medrekna Ja 35,5 timar Turnus Kommunefysioterapeut 36 timar Medrekna Ja 36 timar Heimla i sentral særavtale Andre tilsette ved helsetunet 38,125 timar Medrekna Delvis 38,125 timar (einingsleiar, kommunepsykolog, jordmor, helsesøster, helsesekrætærar, legar) Tilsette i barnehagane 37,5 timar Medrekna Ja 37,5 timar Tilsette på kommunehuset og andre dagtilsette i kommunen som kan ta seg fri frå arbeidet får fri julafta og nyttårsafta utan trekk i løn (vedtak i kommunestyret 12.12.1984).

SAMNANGER KOMMUNE 18 of 25 SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jan Erik Boge Arkivkode: FE-515 Arkivsaksnr: 18/509 Løpenr: 19/1777 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet 14.03.2019 005/2019 Løn til assistentar/ufaglærte med lang ansiennitet og same arbeidsoppgåver som fagarbeidarkollegaer Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Uttale frå administrasjonsutvalet: Administrasjonutvalet tilrår ikkje at kommunen innfører ordning med fagarbeidarløn til ufaglærte med lang ansiennitet. Kommunen må ha fokus på å leggja til rette for at ufaglærte får høve til å ta fagbrev. Dokument som er vedlagt: Utdrag frå Hovudtariffavtalen - Garantilønstabell Dokument som ikkje er vedlagt: Hovudavtalen, Personalvedtekter for Samnanger kommune, Lønspolitisk plan for Samnanger kommune Kva saka gjeld: Fagforbundet i Samnanger har sett fram krav om fagarbeidarløn til ufaglærte som har meir enn 20 års ansiennitet og «same arbeidsoppgåver som fagarbeidarkollegaer». Fagforbundet sette sommaren/hausten 2018 fram slikt krav for fem medlemmer/tilsette, men kravet ser no ut til i realiteten å vera utvida til å gjelda minst 18 medlemmer. Fagforbundet har kravd forhandlingar for dei medlemmene dei har sett fram krav om fagarbeidarløn for. Arbeidsgjevar må då etter reglane i Hovudavtalen gjennomføra forhandlingar med Fagforbundet om løn for desse medarbeidarane. Administrasjonen ønskjer før forhandlingane å leggja fram sak for administrasjonsutvalet om kva ordning kommunen skal ha for ufaglærte med lang ansiennitet og tilsvarande arbeidsoppgåver som fagarbeidarkollegaer. Kravet frå Fagforbundet gjeld medlemmer/tilsette i følgjande stillingsgrupper: Reinhaldar

Assistent i skule/sfo/barnehage Pleiemedarbeidar/arbeidsterapeut 19 of 25 Dei tilsette som krava gjeld er i dag løna etter hovudtariffavtalen sin garantilønstabell for stillingar utan særskilt krav til utdanning. Fagforbundet krev at dei i staden blir løna etter garantilønstabellen for fagarbeidarstillingar/tilsvarande fagarbeidarstillingar. Årsløna til dei kvar av dei aktuelle tilsette vil i utgangspunktet auka med om lag 13.000 kroner dersom kravet til Fagforbundet blir imøtekome. Kopi av hovudtariffavtalen sin garantilønstabell er vedlagt. Kostnaden for kommunen dersom det blir innført ordning med fagarbeidarløn for alle ufaglærte som har minst 20 års ansiennitet, vil truleg bli mellom 200.000 og 300.000 kroner i året. Dette er basert på at ein rask gjennomgang administrasjonen har gjort, viser at det er minst 25 ufaglærte i kommunen som har 20 års lønsansiennitet eller meir. Grunngjeving for Fagforbundet sitt krav Fagforbundet har grunngjeve kravet sitt som følgjer: «Kommunen har bestemt at lang ansiennitet og same arbeidsoppgåver som fagarbeiderkollegaer, skal utløysa fagarbeidarløn.». Bakgrunnen for denne grunngjevinga er at ein medarbeidar i teknisk drift har fått fagarbeidarløn sjølv om han ikkje har fagbrev. Då dette vart bestemt i mai 2018, varsla Fagforbundet at dei ville setja i gang arbeidet med at øvrige tilsette som ikkje har fagbrev, men som har lang ansiennitet og utfører same oppgåver som tilsette med fagbrev, også skal innplasserast i stillingskode som fagarbeidar, og lønast som fagarbeidar. Krava som Fagforbundet no har sett fram, gjeld berre lønsauke (til fagarbeidarløn), ikkje endring til stillingskode som fagarbeidar. Vurderingar og konsekvensar: Administrasjonen er ikkje samd i det Fagforbundet skriv om at «kommunen har bestemt at lang ansiennitet og same arbeidsoppgåver som fagarbeiderkollegaer, skal utløysa fagarbeidarløn». I den aktuelle saka i teknisk drift, gjorde arbeidsgjevar ei konkret vurdering av alle momenta/forholda i saka, og landa på at den tilsette skulle få fagarbeidarløn og fagarbeidarkode. Det går fram av protokollen frå denne lønsreguleringa at det var fleire årsaker til arbeidsgjevar sin konklusjon (behov for å behalda arbeidstakar, utilsikta konsekvensar av tidlegare endring av lønsramme for den aktuelle tilsette m.m.). Meir informasjon om dette vil om ønskeleg kunne gjevast i administrasjonsutvalsmøtet 14.03.2019. Slik administrasjonen vurderer det, bør det krevjast svært gode argument dersom ein medarbeidar utan fagbrev skal få fagarbeidarløn. Dette bør berre unntaksvis vera aktuelt, og då berre for medarbeidarar som har kompetanse (teoretisk og/eller praktisk utdanning/arbeidserfaring) som arbeidsgjevar vurderer som likestilt med fagbrev. Lang ansiennitet bør i seg sjølv ikkje utløysa fagarbeidarløn. Det å ha «same arbeidsoppgåver som fagarbeiderkollegaer» bør heller ikkje utløysa fagarbeidarløn. Det kan i samband med denne saka nemnast at det finst eit par grupper i Samnanger kommune der medarbeidarane har fått fagarbeidarløn utan at alle i stillingsgruppa nødvendigvis har fagbrev. Dette gjeld sekretærar og deltidsbrannmannskap. Det er nok mest «historiske årsaker» til ordninga som gjeld for desse gruppene. I Samnanger kommune sin lønspolitiske plan er det ikkje reglar som tilseier at tilsette utan fagbrev skal få fagarbeidarløn (med unnatak av sekretærar). Det imidlertid eit punkt i planen om lønskompensasjon for realkompetanse (punkt 7.3.4.1.4). Der står det følgjande:

20 of 25 Det kan vera eit alternativ å vurdera realkompetansen til dei tilsette som Fagforbundet sitt krav gjeld, for å avklara om nokon av dei har realkompetanse som tilseier at dei bør få lønmessig kompensasjon etter regelen ovanfor. Lønspolitisk plan kan lastast ned frå kommuen si heimeside (https://www.samnanger.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=61&filid=304). Som nevnt ovanfor i saksframlegget, vil kommunen ha plikt til å gjennomføra forhandlingar med Fagforbundet når dei har sett fram krav om forhandlingar. Dette har administrasjonen fått stadfesta av KS. I forhandlingane kan kommunen velja å avvisa krava, men kan då risikera at saka går vidare til behandling i såkalla «lokal nemnd». I lokal nemnd vil ein nøytral ekstern nemndleiar (for eksempel krinsmeklingsmannen) i realiteten ta avgjerd i saka. Administrasjonen si vurdering er at det må gjennomførast forhandlingar med Fagforbundet for dei tilsette Fagforbundet har sett fram krav for. Administrasjonen meiner at kommunen ikkje bør tilby å innføra generell ordning med fagarbeidarløn til ufaglærte med minst 20 års ansiennitet. Alternativa vil i så fall vera Alternativ 1: Avvisa alle krava frå Fagforbundet. Alternativ 2: Gjennomføra separate forhandlingar for kvar enkelt tilsett som Fagforbundet har sett fram krav for, og der avklara om nokon av dei har kompetanse (teoretisk og/eller praktisk utdanning/arbeidserfaring) som kan likestillast med fagbrevkompetanse. Alternativ 3: Tilby Fagforbundet at det blir gjort ei realkompetansevurdering for den enkelte tilsette som Fagforbundet har sett fram krav for, for å vurdera om nokon har realkompetanse som tilseier at dei kan få realkompetansetillegg etter punkt 7.3.4.1.4 i lønspolitisk plan. Dersom kommunen innfører generell ordning med fagarbeidarløn til alle ufaglærte med minst 20 års ansienntet, vil ordninga i praksis truleg måtte gjelda minst 25 tilsette. Jf. informasjonen ovanfor i saksframlegget om kor mange ufaglærte som har 20 års lønsansiennitet eller meir. I staden for å innføra ordning med fagarbeidarløn til ufaglærte med minst 20 års ansiennitet, meiner administrasjonen det heller bør arbeidast vidare med å leggja til rette for at fleire ufaglærte tek fagbrev. Kommunen har allereie fokus på dette, og dette fokuset må halda fram. Både for dei kommunale tenestene og dei tilsette sjølv vil det vera positivt at fleire ufaglærte tek fagbrev. Administrasjonsutvalet sitt mynde i saka Administrasjonsutvalet har slik administrasjonen ser det ikkje avgjerdsmynde i denne saka, men kan sjølvsagt uttala seg i saka. Administrasjonen har skrive framlegg til slik uttale.

21 of 25 Utdrag frå Hovudtariffavtalen 4.1 Garantilønn og lønnstillegg for ansiennitet tabell pr. 1.5.2018

SAMNANGER KOMMUNE 22 of 25 SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jan Erik Boge Arkivkode: FE-403 Arkivsaksnr: 18/1210 Løpenr: 19/1830 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet 14.03.2019 006/2019 Reisetid og deltaking på kurs/seminar/konferansar utanfor ordinær arbeidstid - spørsmål om kompensasjon Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Samnanger kommune skal ha følgjande praksis for reisetid på tenestereiser utanom ordinær arbeidstid og ved deltaking på kurs/seminar/konferansar: Tilsette får ikkje kompensasjon (verken betaling eller avspsasering) for reisetid på tenestereiser utanfor ordinær arbeidstid. Tilsette får ikkje kompensasjon (verken ekstra betaling eller avspasering) ved deltaking på kurs/seminar/konferansar som ikkje vert avslutta innanfor ordinær arbeidstid. I eventuelle tilfelle der sentralt avtaleverk (særavtalar m.m.) har reglar som «overstyrer» reglane i Samnanger kommune sin praksis, vil reglane i sentralt avtaleverk gjelda. Dokument som ikkje er vedlagt: Hovudtariffavtalen, Reiseregulativet, Personalvedtekter for Samnanger kommune Kva saka gjeld: Administrasjonen får med «jamne mellomrom» spørsmål om kva reglar som gjeld for tilsette når dei er på tenestereise eller kurs/seminar/konferansar utanom ordinær arbeidstid. Spørsmålet er om tida dei brukar på tenestereiser utanom ordinær arbeidstid blir kompensert på nokon måte. Administrasjonen får òg spørsmål om kva reglar som gjeld når tilsette deltek på kurs/seminar/konferansar som ikkje blir avslutta innanfor ordinær arbeidstid (d.v.s. som varer utover ettermiddagen/kvelden). Gjeldande praksis i Samnanger kommune Hovudregelen i Samnanger kommune har vore at tilsette ikkje får kompensasjon (verken betaling

23 of 25 eller avspsasering) for reisetid på tenestereiser utanfor ordinær arbeidstid, men praksisen kan nok variera noko frå eining til eining. Når det gjeld deltaking på kurs/seminar/konferansar som ikkje vert avslutta innanfor ordinær arbeidstid, er hovudregelen at den tilsette berre får betalt for ein ordinær arbeidsdag. Dette gjeld sjølv om kurset/seminaret/konferansen ikkje blir avslutta før utpå ettermiddagen/kvelden. Også her kan nok praksisen variera noko frå eining til eining. Det er behov for å arbeida for at det så langt som mogleg er ein felles praksis i heile kommunen. Reglar i hovudtariffavtalen og det kommunale reiseregulativet Når det gjeld tenestereiser, så står følgjande regel i Hovudtariffavtalen kapittel 1, 4.7: «Arbeidstakere som pålegges å reise utenom ordinær arbeidstid, inngår avtale med arbeidsgiver om godtgjøring/avspasering av denne reisetiden.» Tenestereise er å forstå som «Pålagte og/eller godkjente reiser av ikke fast karakter i oppdrag for arbeidsgiver/oppdragsgiver», jf. KS Personalhåndbok. Så langt sakshandsamar har funne ut, er det i sentralt avtaleverk ikkje reglar om kva vilkår som skal gjelda ved deltaking på kurs/seminar/konferansar som varer ut over ordinær arbeidstid. Reglar i Samnanger kommune sine personalvedtekter Punkt 6.6 i personalvedtektene inneheld reglar om tenestereiser for tilsette i Samnanger kommune. Det står der følgjande om kurs, møte og konferansar: «Heildagsfråvær i samband med tenestereiser (m.a. kurs, møte og konferansar) vert godskrive som ein ordinær arbeidsdag i fleksitidsrekneskapen.» Reglar i andre sentrale særavtalar Den sentrale særavtalen «SGS 1010: Følge av pasient/klient/bruker/elev» inneheld eigne reglar om godtgjersle. Desse reglane vil kunne gjelda for tilsette i Samnanger kommune i nokre tilfelle, men me går ikkje nærmare inn på desse reglane her. Definisjon av arbeidstid I Hovudtariffavtalen kapittel 1, 4.1 er arbeidstid definert som følgjer: «Arbeidstid er den tid arbeidstaker etter lov og avtale står til disposisjon for arbeidsgiver. Aktivt arbeid regnes i sin helhet med i arbeidstiden, mens hjemmevakt medregnes forholdsvis, jf. punkt 4.3. For undervisningspersonalet gjelder egne arbeidstidsbestemmelser.» Hovudtariffavtalen sin definisjon av arbeidstid er basert på ordlyden i Arbeidsmiljølova 10-1: (1) Med arbeidstid menes den tid arbeidstaker står til disposisjon for arbeidsgiver. I kommentarutgåve til Arbeidsmiljølova («Arbeidsmiljøloven Kommentarer og praksis Gyldendal 2. utgave 2016») står det på side 327 mellom anna følgjande presisering til 10-1: «Arbeidstid er den tiden arbeidstakeren står til disposisjon for arbeidsgiver for å utføre arbeid i henhold til arbeidsavtalen.»

24 of 25 Vurderingar og konsekvensar: Som nevnt ovanfor, er det ønskeleg at einingane i kommunen så langt som mogleg har ein felles praksis når det gjeld kva vilkår tilsette har på tenestereiser og kurs/seminar/konferansar. Når det er bestemt kva praksis Samnanger kommune skal ha vidare framover, bør alle einingane påleggjast å følgja denne praksisen. I eventuelle tilfelle der sentralt avtaleverk (for eksempel særavtale SGS 1010) har reglar som «overstyrer» reglane i Samnanger kommune sin «hovudpraksis», vil reglane i den aktuelle sentrale særavtalen gjelda. Informasjon frå KS Medlemsservice Sakshandsamar har vore i kontakt med KS Medlemsservice, både om reglar for tenestereiser og kurs/seminar/konferansar. Nedanfor følgjer eit samandrag av informasjonen KS har gitt. Regelen i Hovudtariffavtalen kapittel 1, 4.7 er ikkje ein «pliktregel». Dette betyr at kommunen ikkje har plikt til å inngå avtale med tilsette om godtgjering/avspasering for reisetid utanom ordinær arbeidstid på tenestereiser. Kommunen må vurdera om me ønskjer å ha slik ordning. Dersom kommunen vil inngå avtale med tilsette om godtgjering for reisetid utanom ordinær arbeidstid på tenestereiser, står kommunen fritt med omsyn til kva godtgjering/avspasering som skal gjevast/avtalast. Avtale etter Hovudtariffavtalen kapittel 1, 4.7 kan berre inngåast individuelt, d.v.s. mellom kommunen og den enkelte tilsette. Kommunen kan likevel ha retningslinjer for slike avtalar, slik at kommunen si praktisering blir einheitleg. KS har ikkje gitt føringar om kva godtgjering/avspasering som bør gjevast. Det er ikkje vanleg at tilsette får betalt for «kurstid» ut over normal arbeidstid. Tilsette har heller ikkje krav på slik betaling med mindre dette er avtalt på førehand. Rådmannen si vurdering er at Samnanger kommune bør halda fram med same hovudpraksis som i dag, d.v.s.: Tilsette får ikkje kompensasjon (verken betaling eller avspsasering) for reisetid på tenestereiser utanfor ordinær arbeidstid. Tilsette får ikkje kompensasjon (verken ekstra betaling eller avspasering) ved deltaking på kurs/seminar/konferansar som ikkje vert avslutta innanfor ordinær arbeidstid. Det kan sjølvsagt vera ulike meiningar om kor vidt ordninga ovanfor vil vera «rimeleg» eller «urimeleg» for tilsette i kommunen. Nokon vil nok meine at det er urimeleg at tilsette ikkje får kompensasjon dersom dei må bruka av fritida si på reiser til kurs/seminar/konferansar, eller når eit kurs/seminar/konferanse varer til langt utpå ettermiddagen. På den andre sida kan det også argumenterast for at det ofte kan vera eit «gode» for tilsette å få høve til å delta på kurs/seminar/konferansar, samt at i ein del tilfelle er slike dagar i realiteten «korte arbeidsdagar» for den tilsette (for eksempel med kursstart kl. 10.00 og avslutning kl. 14.00). På slike «korte dagar» vil den tilsette likevel få godskrive ein heil arbeidsdag. Nokon vil sikkert også meine at det bør skiljast mellom «pålagte» og «ikkje-pålagte» kurs/seminar/konferansar. Eit slikt skilje vil truleg vera vanskeleg å praktisera, fordi det i mange tilfelle kan vera ulike oppfatningar av om eit kurs/seminar/konferanse er «pålagt» eller ikkje. Ordningar i andre kommunar Det vil nok variera noko kva ordningar andre kommunar har. Nokre kommunar har ganske sikkert ordningar med kompensasjon til tilsette for reisetid og kurs/seminar/konferansar utanom ordinær arbeidstid. Administrasjonen har ikkje undersøkt kva ordningar andre kommunar har. Ordningar i staten

25 of 25 Staten har ordning for sine tilsette, der reisetid utanom ordinær arbeidstid som hovudregel blir kompensert med fri eit tilsvarande tal timar ein annan virkedag (jf. reglar i det statlege avtaleverket, sjå https://lovdata.no/dokument/sph/sph-2019/kapittel_7-3-8#kapittel_7-3-8). Om møte og andre tenesteoppdrag utanfor ordinær arbeidstid I dette saksframlegget er primært berre kurs/seminar/konferansar omtalt. Det kan vera spørsmål om det skal gjelda andre reglar for kompensasjon for møte/andre tenesteoppdrag utanfor ordinær arbeidstid enn for kurs/seminar/konferansar utanfor ordinær arbeidstid. I denne samanhengen vil definisjonen av kva som er å rekna som «arbeidstid» truleg vera viktig. Det vert ikkje gått nærmare inn på denne problemstillinga i dette saksframlegget, men det kan om ønskeleg leggjast fram sak om dette i admnistrasjonsutvalet ved eit seinare høve. Oppsummering Administrasjonsutvalet må 14.03.2019 vurdera om saka er godt nok utgreidd til at det kan gjerast vedtak. Administrasjonen har hatt avgrensa tid til utarbeidinga av dette saksframlegget, og vil om ønskeleg kunne utgreia saka meir grundig dersom administrasjonsutvalet meiner det er nødvendig. I så fall bør saka utsetjast og koma opp igjen på neste møte i utvalet.